brief reactie college raadsrapporteurs.pdf

Raadhuisplein 2 Postbus 63 3770 AB Barneveld Telefoon 14 0342 Fax (0342) 495 376 E-mail info@barneveld.nl Internet www.barneveld.nl

Raad gemeente Barneveld

Geachte gemeenteraad, Datum: 25 maart 2021

Ons kenmerk:

Behandeld door: A. van Heumen email: a.vanheumen@barneveld.nl Onderwerp: reactie college rapport 'maandrapportages met hogere informatiewaarde'

Met interesse en waardering hebben wij uw rapport ‘hogere informatiewaarde maandrapportages’ gelezen. In dit rapport heeft u een aantal analyses gemaakt op de maandrapportages van 2016 t/m 2019. U heeft zich in dit onderzoek gericht op de centrale vraag; ‘hoe is de werking en de voorspellende waarde van de maandrapportages richting de uitkomsten van de jaarrekeningen’. In het rapport heeft u conclusies en aanbevelingen opgenomen. De aanbevelingen richten zich erop de raad in staat te stellen haar kaderstellende en controlerende rol te nemen. Uw vraagt het college in overleg met de auditcommissie een voorstel voor te leggen ter uitwerking van deze aanbevelingen. College Graag nemen wij uw rapport in ontvangst. Wij waarderen het ten zeerste dat u het initiatief neemt en tijd investeert om vanuit analyse een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de informatievoorziening. In het rapport maakt u een analyse op de maandrapportages en de voorspellende waarde van deze maandrapportages voor de jaarrekening. Wij lezen dat u hiervoor de maandrapportages, begrotingswijzigingen, financiele kaders en informatievoorziening in de maandrapportages heeft onderzocht. Zo lezen we in het rapport dat u heeft gekeken naar de presentatie van informatie, de timing, de hoeveelheid, de leesbaarheid (detaillering) en kwaliteit van de informatie.

Het onderzoek leidt tot 14 aanbevelingen die u verdeelt in 4 groepen: - Verhoog de informatieve waarde van de maandrapportages - Heldere kaders voor handelingsruimte en zelfredzaamheid - Eerder rapporteren biedt kansen voor integrale afweging - (Te) afhankelijk van de bijdragen uit Grondexploitaties Afweging en reactie De kaderstellende rol van de raad is vooral vertaald in haar verantwoordelijkheid de (financiële) verordeningen vast te stellen. Met het vaststellen van de (meerjaren-)begroting stelt de raad het beleids- en financiële jaarkader vast. De controlerende taak van de raad vindt zijn weerslag in de vaststelling van de voortgangs-/maandrapportages, de jaarrekening en de opdracht aan de accountant. Om deze beide rollen goed te kunnen vervullen voorziet het college de raad van informatie. Een van de rapportagetools is de maandrapportage. Graag zouden we de aanbevelingen die voortkomen uit uw rapport meenemen in een grotere gezamenlijke afweging hoe het college u als raad (op onderwerpen) beter of anders kan voorzien van de door u benodigde informatie. Hiervoor zouden we graag met (een afvaardiging van) u in gesprek gaan. Ons voorstel is hierbij de groepen aanbevelingen die u in uw rapport aangeeft als uitgangspunt te nemen;

-

-

-

-

Verhoog de informatieve waarde van de maandrapportages Gespreksonderwerpen kunnen zijn; welke informatie heeft u nodig, mist u, leesbaarheid, volgtijdelijkheid informatie. Heldere kaders voor handelingsruimte en zelfredzaamheid Gespreksonderwerp hierbij is met name de financiële verordening en de toepassing hiervan. Eerder rapporteren biedt kansen voor integrale afweging Gespreksonderwerp hierbij kan zijn welke informatie heeft op welk moment toegevoegde waarde en/of is nodig. (Te) afhankelijk van de bijdragen uit Grondexploitaties Gespreksonderwerp; grondexploitaties in ruime zin

We vragen de griffier, in samenspraak met u en de ambtelijke organisatie, deze gesprekken op te nemen in de agenda. Uiteindelijk doel van de gesprekken is te komen tot een informatievoorziening die de raad helpt haar rol te nemen en die realistisch/haalbaar is voor de organisatie. Met vriendelijke groet, College gemeente Barneveld