Bijlage Raadsmemo Totaaloverzicht bepreking subonderwerpen versie 15 december

H. Overige 21

Onderwerp Wat is de afspraak Bron afspraak Hoe werkt dit/bevinding

Aanbeveling Actie

Onderwerp Wat is de afspraak

Bron afspraak Hoe werkt dit/bevinding

Aanbeveling Actie

H.1. Elektronisch formulier met keuzemenu Invoering van een (elektronisch) formulier met een keuzemenu voor de instrumenten van een raadslid als experiment voor een half jaar. Indien uit evaluatie blijkt dat dit goed werkt, dan structureel invoeren. 5.3. Meldformulier, aanbeveling (pagina 7) van het advies van de Werkgroep verbetering werkwijze raad. Toelichting aanbeveling: gelet op de diverse mogelijkheden voor raadsleden om vragen te stellen en onderwerpen te agenderen, verdient het aanbeveling om een (web-based) formulier te maken met diverse keuzemogelijkheden. Via een menu met keuzemogelijkheden met daarbij een korte toelichting, wordt een raadslid geholpen bij zijn keuze voor het juiste instrument. Bovendien kan dan bij de te maken keuze een motivering worden gevraagd. Dit elektronisch formulier is nog niet ontwikkeld. Raadsleden zijn eerst overgestapt naar een Teamsomgeving. De mogelijkheden die dit biedt, worden nog niet optimaal benut, zodat hier eerst op ingezet kan worden. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van de advisering door de griffie. Geen uitvoering geven aan een elektronisch formulier met keuzemenu. Geen

H.2. Flexibele opstelling bij commissievergaderingen Als aandachtpunt bij een eventuele volgende aanpassing van de raadzaal meegeven: Hanteer bij commissievergaderingen in de raadzaal een flexibele opstelling, die past bij het onderwerp en die het gesprek bevordert. 5.4. De vergaderruimten (pag 7) van het advies van de Werkgroep verbetering werkwijze raad. De commissieleden zitten op een vaste fractieplaats in de raadzaal tijdens commissievergaderingen. De plaats van de fractie wordt bepaald door de fractiegrootte. Omdat in de commissievergaderingen niet met naambordjes voor personen werd gewerkt, maar met fracties, is een vaste volgorde handig voor het inrichten van de zaal. Tegelijkertijd heeft het iets statisch en de plekken het dichtst bij het spreekgestoelte zijn voor de voorzitter wat lastiger te zien. Het pasjessysteem maakt het mogelijk om flexibeler om te gaan met de tafelschikking. Daarnaast is de ontvangstkamer nu ook ingericht om met het pasjessysteem te vergaderen. Huidige situatie handhaven. Geen

I. Schriftelijke vragen Onderwerp Wat is de afspraak

I.1. Schriftelijke vragen De praktische invulling van het vragenrecht is geregeld in de Organisatieverordening in het wel bekende artikel 42 Schriftelijke vragen: 1. De schriftelijke vragen hebben een politieke strekking en worden bij het college ingediend 2. De vragen worden uiterlijk binnen dertig dagen schriftelijk beantwoord 3. De vragen en antwoorden worden verstrekt aan alle raadsleden In het presidium is afgesproken dat Art. 42 vragen alleen door raadsleden worden gesteld. Commissieleden kunnen art. 42 vragen opstellen, maar deze worden onder de naam van een raadslid ingediend.

22

Bron afspraak Hoe werkt dit/bevinding

Aanbeveling

Actie

Het voorafgaand aan de commissie stellen van schriftelijke vragen t.a.v. een geagendeerd onderwerp wordt als hinderlijk ervaren. Door dit op deze wijze te doen, wordt de commissievergadering overbodig. Afgesproken wordt dat partijen daar waar mogelijk geen schriftelijke vragen over een onderwerp stellen in de aanloop naar de commissievergadering. Deze afspraak komt uit een eindadvies van de werkgroep vernieuwend vergaderen uit 2014. Gemeentewet (art. 155 lid 1 en GW art. 169 lid 3) Organisatieverordening (art. 42); Presidium, 07-06-2018, eindadvies werkgroep vernieuwend vergaderen 2014 De beantwoordingstermijn van 30 dagen wordt regelmatig overschreden. Raadsleden die de vragen hebben gesteld krijgen bericht wanneer de data overschreden worden. Het kunnen sturen van een uitstelbericht legitimeert de vertraging echter niet (‘ik heb het toch gemeld') maar is bedoeld om de vraagsteller te informeren wanneer de beantwoording per abuis meer tijd vergt. Dit bericht wordt nog niet altijd verzonden en soms bevat het bericht geen (duidelijke) reden voor uitstel. De afgelopen tijd moet vaker (door griffie of andere raadsleden) worden gewezen op de afspraak om geen schriftelijke vragen te stellen over onderwerpen die zijn geagendeerd voor bespreking in de commissie. Hoewel het vragenrecht van raadsleden (art.

155) niet kan worden ingeperkt kunnen er wel redenen zijn om met elkaar verdere afspraken te maken. Het stellen van art. 42 vragen over een onderwerp op de commissieagenda maakt de commissie – of de vragen zelf – enigszins overbodig. De schriftelijke vragen kunnen immers ook aan bod komen in de commissie. Wanneer deze vragen in de commissie worden besproken hebben ook andere fracties de gelegenheid om deze te stellen en kan er een uitgebreider gesprek over worden gevoerd. Afspraken handhaven. Blijvende aandacht voor tijdige beantwoording schriftelijke vragen. Eventueel beter borgen of herhalen van de afspraak om geen schriftelijke vragen te stellen over een voorstel/onderwerp geagendeerd voor een commissie- of raadsvergadering. Geen

23