Bijlage Notitie informatieverstrekking openbaarheid versie 2021-10-26 (1).pdf

versie 26 oktober 2021

NOTITIE INFORMATIEVERSTREKKING EN OPENBAARHEID 2021 AFDELING BESTUUR & DIENSTVERLENING 1. Inleiding De overheid moet transparant zijn. Dit maakt immers inzichtelijk hoe zij tot besluitvorming gekomen is. Volgens de wet is openbaarheid van informatie die bij de overheid berust daarom de regel, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Deze notitie beoogt te verduidelijken hoe dit onderwerp geregeld is en wat de relatie is met situaties van informatieverstrekking in de gemeentelijke praktijk. Er is niet alleen aandacht voor de relatie tussen de bestuursorganen die de gemeente kent (raad, college en burgemeester) en externen. Ook de onderlinge relatie tussen die bestuursorganen komt in deze notitie aan bod, omdat ook bij de onderlinge informatieverstrekking relevant is in hoeverre de betreffende informatie openbaar is.

2. Juridische kaders openbaarheid en informatieverstrekking Vooral de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) biedt het juridisch kader om te bepalen of informatie openbaar of niet-openbaar is. Zoals hierboven al is opgemerkt volgt uit deze wet dat informatie die bij een overheid berust in principe openbaar is. Absolute weigeringsgronden Van openbaarheid is alleen geen sprake als één of meer van de in artikel 10 en 11 van de Wob genoemde weigeringsgronden daarop van toepassing is. Deze zijn onderverdeeld in absolute en relatieve weigeringsgronden. Als een absolute weigeringsgrond van toepassing is dan dient de verstrekking daarvan altijd achterwege te blijven. Voor de gemeentelijke praktijk zijn vooral de volgende gronden van belang: • bedrijfs- of fabricagegegevens die vertrouwelijk zijn medegedeeld; en • bijzondere persoonsgegevens met betrekking tot ras, godsdienst, politieke gezindheid, e.d. Relatieve weigeringsgronden In geval van een relatieve weigeringsgrond moet er een afweging gemaakt worden tussen het in de weigeringsgrond genoemde belang dat bescherming behoeft en het belang van de openbaarmaking. Als het belang dat bescherming behoeft zwaarder weegt dan het belang van openbaarmaking dan wordt de informatie niet verstrekt.

Voor de gemeentelijke praktijk betreft het vooral de volgende belangen: • de economische of financiële belangen van de gemeente; • inspectie, controle en toezicht door de gemeente; • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; • het belang om als eerste kennis te kunnen nemen van de betreffende informatie; • het voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van de bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke of rechtspersonen, dan wel derden. Milieu-informatie: specifiek regime Als de informatie als milieu-informatie aangemerkt kan worden, geldt er volgens de Wob een specifiek openbaarmakingsregime. Alle hierboven genoemde weigeringsgronden zijn in dat geval relatieve weigeringsgronden. Emissiegegevens zijn voorts openbaar, tenzij deze als bedrijfs- of fabricagegegevens moeten worden aangemerkt. In dat geval is er een afweging nodig tussen het belang van vertrouwelijkheid van deze gegevens en het belang van openbaarmaking. Verder gelden er alleen voor milieu-informatie de volgende weigeringsgronden: • bescherming van het milieu; en 1

versie 26 oktober 2021

•

beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage.

Stukken ten behoeve van intern beraad Ook documenten die bestemd zijn voor intern beraad, zoals ambtelijke adviezen met voorstellen tot bestuurlijke besluitvorming, concepten van stukken, agenda’s en notulen, zijn in beginsel openbare informatie. In de Wob is echter wel bepaald dat persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren en bestuurders die in stukken van intern beraad zijn vermeld niet voor openbaarmaking in aanmerking komen. Er dient dus binnen dergelijke documenten een schifting gemaakt te worden tussen persoonlijke beleidsopvattingen en informatie van andere aard, zoals feiten, prognoses, beleidsalternatieven. Als die ‘informatie van andere aard’ dusdanig verweven is met persoonlijke beleidsopvattingen hoeft het gehele document echter niet openbaar gemaakt te worden. Informatieverstrekking in geval van weigeringsgronden Het is niet toegestaan om informatie die niet-openbaar is aan externen te verstrekken. Wat betreft de informatie die het college/de burgemeester aan de raad verstrekt is ook de Gemeentewet van belang. In die wet wordt onder meer beschreven dat het college/de burgemeester de raad gevraagd en ongevraagd dient te informeren, zodat hij zijn taken kan uitoefenen. Voor zover de betreffende informatie niet openbaar is volgens de Wob, wordt deze onder voorwaarden aan de raad verstrekt. Deze voorwaarden worden besproken in paragraaf 4.2.

3. Informatieverstrekking bij voorstellen voor college- of burgemeesterbesluiten Algemeen In deze paragraaf wordt het bovenstaande juridische kader toegespitst op de situatie dat de informatie een voorstel aan het college of de burgemeester is om een bepaalde beslissing te nemen. Deze paragraaf is kort, omdat er al een interne handreiking voor ambtenaren beschikbaar is, waarin beschreven is waar vooral zij in het kader van openbaarheid op moeten letten als zij een voorstel voor een college- of een burgemeestersbeslissing opstellen en indienen. Kenbaar maken niet-openbaarheid Een dergelijk voorstel bevat in ieder geval de voorgestelde beslissing en een onderbouwing daarvan. Daarnaast kunnen er bijlagen aan toegevoegd zijn. Het is aan het college of de burgemeester om te beslissen of deze informatie openbaar is en dus aan externen verstrekt kan worden. Deze beslissing dienen zij op basis van een ambtelijk advies te nemen. Als er reden is om de informatie geheel of gedeeltelijk permanent of tijdelijk (waaronder situaties waarin stukken onder embargo (= tijdelijk nietopenbaar) verstrekt worden) als niet-openbaar aan te merken, dient de steller dit dus in het voorstel aan te geven als beslispunt en te onderbouwen aan de hand van minstens één van de in de vorige paragraaf besproken Wob-weigeringsgronden.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de eventuele nietopenbaarheid ook moet blijken uit de wijze waarop de stukken in iBabs aangeleverd worden. Na aanpassingen of verwerping ambtelijk voorstel Als een ambtelijk voorstel niet, of pas na aanpassingen, door het college/de burgemeester wordt overgenomen, dan blijft het (oorspronkelijke) voorstel een document ten behoeve van intern beraad en zijn de persoonlijke beleidsopvattingen van de betreffende ambtenaar op grond van artikel 11 van de Wob niet-openbaar. Opsomming van mogelijkheden Voorstellen als bedoeld in de vorige subparagraaf en bijbehorende stukken kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën: -

het voorstel, het besluit en de bijlagen zijn openbaar; het voorstel en het besluit zijn openbaar, maar (een deel van) de bijlage(n) niet, dan wel niet volledig, op grond van één of meerdere uitzonderingsgronden uit de Wob. In dit geval dient de nietopenbaarmaking als beslispunt te worden opgenomen; 2

versie 26 oktober 2021

-

-

het besluit is openbaar, maar het voorstel en (een deel van) de bijlage(n) niet, dan wel niet volledig, op grond van één of meerdere uitzonderingsgronden van de Wob. In dit geval dient de nietopenbaarmaking als beslispunt te worden opgenomen; en het voorstel, het besluit en de bijlage(n) zijn niet openbaar op grond van één of meerdere uitzonderingsgronden van de Wob. In dit geval dient de niet-openbaarmaking als beslispunt te worden opgenomen.

4. Informatieverstrekking aan de raad 4.1 Passieve en actieve informatieplicht Voorwaarde voor een goede taakuitoefening van de raad in een dualistisch stelsel is dat hij tijdig en volledig geïnformeerd wordt. In de Gemeentewet is met dit doel zowel een actieve en passieve informatieverplichting vastgelegd. Actieve informatieverplichting Per geval dient steeds beoordeeld te worden hoe de raad volledig, maar niet onnodig gedetailleerd, geïnformeerd kan worden. Er is daarbij een spanningsveld tussen enerzijds de wettelijke verplichting van het college/de burgemeester om de raad actief alle inlichtingen te geven die hij voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, en anderzijds het feit dat de raad zich op de hoofdlijnen van het beleid concentreert en dus niet overstelpt wil worden met onnodige informatie. Bij deze afweging zal bijvoorbeeld een rol kunnen spelen of (1) de raad zelf of het college/de burgemeester het bevoegde bestuursorgaan is, (2) in hoeverre het onderwerp beleidsmatig en/of uitvoeringsmatig van aard is, (3) in hoeverre het onderwerp in welk opzicht dan ook als afwijkend van de gebruikelijke gang van zaken is aan te merken. In het licht van het hierboven bedoelde spanningsveld is het zaak om steeds per situatie af te wegen of de raad wel behoefte heeft aan alle stukken die feitelijk over het betreffende onderwerp beschikbaar zijn.

In dit kader is het bijvoorbeeld de vraag of het standaard één op één ter beschikking stellen van alle bijlagen die behoren bij de besluiten van het college/de burgemeester wel iets toevoegt aan de informatiepositie van de raad of deze door een overdaad aan details juist vertroebelt. Om de informatiebehoefte en informatieaanbod beter met elkaar in balans te houden, verdient het de voorkeur om alleen die bijlagen die behoren bij de items op de (openbare en niet-openbare) besluitenlijsten actief aan de raad te verstrekken, die voor de raad toegevoegde waarde kunnen hebben. Mocht een raadslid interesse hebben in een niet gedeeld document, dan kan dat desgevraagd alsnog ter beschikking worden gesteld met, voor zover aan de orde, daarin en daarop aangegeven dat het niet-openbare informatie betreft. In artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet is een bijzondere informatieverplichting opgenomen voor het college. Als een specifieke, aldaar genoemde, collegebevoegdheid “ingrijpende gevolgen” heeft voor de gemeente is het college gehouden de raad vooraf daarover te informeren en hem te vragen zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van het voorgenomen collegebesluit kenbaar te maken.

Het gaat bijvoorbeeld over privaatrechtelijke rechtshandelingen, besluiten om rechtsgedingen te voeren namens de gemeente, besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen e.d. Het college dient steeds bij voorbaat in te schatten wat de raad als zodanig zal aanmerken en aan de hand daarvan te beslissen of de raad gevraagd wordt om zijn wensen en bedenkingen eerst te uiten. Passieve informatieverplichting De passieve informatieverplichting houdt in dat het college/de burgemeester op verzoek van één of meer raadsleden mondeling of schriftelijk inlichtingen aan de raad verstrekt. Een voorbeeld hiervan is de beantwoording van schriftelijke vragen met een politieke strekking van raadsleden door het college/de burgemeester op grond van artikel 42 van de Organisatieverordening van de gemeenteraad. Volgens de Gemeentewet behoeft de gevraagde informatie niet verstrekt te worden als dit in strijd is 3

versie 26 oktober 2021

met het openbare belang. Gelet op het belang van informatieverschaffing aan de raad zal er dan sprake moeten zijn van zwaarwegende omstandigheden die rechtvaardigen dat de betreffende informatie niet verstrekt wordt. Met nadruk wordt opgemerkt dat het voldoen aan een Wob-verzoek van raadsleden in juridisch opzicht niet aan te merken is als het voldoen aan de passieve informatieplicht. Dit komt doordat informatie die op basis van de Wob openbaar gemaakt wordt volgens die wet niet alleen voor de betreffende verzoeker, maar voor iedereen openbaar wordt. Dat geldt niet, althans niet automatisch, voor informatie die het college/de burgemeester met de raad deelt om zijn op grond van de Gemeentewet vastgelegde taken te kunnen uitoefenen.

4.2 Openbaarheid van aan raad verstrekte informatie De aan de raad te verstrekken informatie is in principe openbaar. Het college/de burgemeester heeft volgens de Gemeentewet de bevoegdheid om voorlopige geheimhouding op te leggen met betrekking tot een onderwerp waarvoor hij zich tot de raad als orgaan richt. De geheimhouding moet dan wel op grond van een belang als bedoeld in artikel 10 van de Wob nodig zijn. De verplichting tot geheimhouding dient door de raad bekrachtigd te worden en kan alleen door de raad worden opgeheven. Volgens de Gemeentewet maakt het verschil dat de betreffende informatie niet aan de raad als orgaan maar aan een of meer individuele raadsleden ondershands onder geheimhouding is overgelegd. In het laatstgenoemde geval is het namelijk niet aan de raad, maar aan het college/de burgemeester om de geheimhouding op te heffen. Er zijn voorts situaties denkbaar waarin de aan de raad te verstrekken informatie niet-openbaar is, omdat er één of meerdere Wob-weigeringsgrond(en) van toepassing is/zijn (zie paragraaf 2), terwijl deze niet van dien aard is dat het nodig is om geheimhouding op te leggen. In dergelijke gevallen wordt op de betreffende informatie vermeld dat het niet-openbare informatie betreft. In 2009 is ervoor gekozen om ‘niet-openbaar’ als aparte categorie te onderscheiden van de categorie ‘geheim’.

In het kader van de Gemeentewet zijn er maar twee soorten informatie: openbaar en geheim. De geheimhoudingsregeling van de Gemeentewet heeft alleen betrekking op formele vergaderingen en documenten van raad en commissies, terwijl er in de praktijk ook informele informatiestromen en bijeenkomsten zijn. De extra categorie ‘niet-openbaar’ wordt mede daarom om praktische redenen gehanteerd. Als het hanteren van deze categorie gestaakt wordt zou dit in de praktijk tot meer duidelijkheid kunnen leiden. Het nadeel hiervan is echter dat dit meer administratieve lasten tot gevolg zal hebben. Ingeval van beslissingen over het opleggen en het opheffen van geheimhouding dienen immers steeds de formele voorschriften hierover uit de Gemeentewet nauwlettend gevolgd te worden. De toename van de formalisering zal vooral merkbaar zijn bij Wob-verzoeken die zich richten op dergelijke documenten. Volgens vaste rechtspraak dienen zij namelijk ook als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding aangemerkt te worden. Omdat bij het vervallen van de bedoelde extra categorie de geheimhoudingsprocedure meestal niet in verhouding staat tot de reden waarom het document volgens de Wob niet-openbaar moet zijn, overschaduwt het nadeel het voordeel hiervan. Daarom blijft deze categorie gehandhaafd.

Net als het openbaar maken van informatie ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd kan het openbaar maken van informatie uit niet-openbare stukken strafrechtelijke gevolgen hebben. Tevens zijn politieke gevolgen mogelijk. In dit licht wordt verwezen naar de algemene geheimhoudingsplicht van artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Wel geldt dat het regime van geheimhouding in de Gemeentewet strikter geregeld en daardoor beter handhaafbaar is. Verder is de Gedragscode politieke ambtsdragers gemeente Barneveld van belang om in dit kader te noemen, waarin staat dat “een politieke ambtsdrager zorgvuldig en correct omgaat met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt en dat niet-openbare informatie veilig wordt 4

versie 26 oktober 2021

opgeborgen (…)”. De raad kan dan ook politieke gevolgen verbinden aan het schenden van zowel geheimhouding als niet-openbaarheid. Vragen over openbaarheid van aan de raad te verstrekken informatie kunnen ook aan de orde zijn bij beantwoording van raadsvragen van technische en/of feitelijke aard die ambtenaren informeel mogen afdoen. Gezien de aard van deze vragen zal de kans op het daarbij moeten verstrekken van nietopenbaar te houden informatie echter kleiner zijn dan bij de vragen met een politiek(-bestuurlijke) strekking op grond van artikel 42 van de Organisatieverordening van de gemeenteraad. De (beantwoording van de) laatstgenoemde categorie vragen is per definitie openbaar. Eventueel kan er sprake zijn van een niet-openbare bijlage.

4.3 Opsomming mogelijkheden Voor de goede orde volgt tot besluit van deze paragraaf een opsomming van de vier mogelijkheden ten aanzien van het verstrekken van informatie aan de raad: - de informatie wordt zonder meer verstrekt; - de informatie wordt als ‘niet-openbaar verstrekt; - de informatie wordt onder geheimhouding verstrekt; en - de informatie wordt niet verstrekt vanwege strijd met het openbaar belang.

5. Informatie tijdens raadscommissie- en raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten 5.1. Soorten vergaderingen en bijeenkomsten Wij onderscheiden de volgende soorten vergaderingen en bijeenkomsten: 1. Formele vergaderingen van de raad en de vaste raadscommissies (Bestuur, Samenleving en Grondgebied). 2. Vergaderingen van overige commissies (zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet). In Barneveld zijn dit: presidium, werkgeverscommissie, agendacommissie en auditcommissie. De openbaarheid hiervan wordt geregeld bij de instelling ervan door de raad. 3. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming. Hiervoor geldt een specifieke en zeer strikte wettelijke regeling (art. 61 van de Gemeentewet). 4. Overige bijeenkomsten van raadsleden en/of raadscommissieleden. Dit zijn informele bijeenkomsten. 5. Informele bijeenkomsten op initiatief van het college, waarbij raads- en/of commissieleden worden uitgenodigd. 6. Ad hoc raadswerkgroepen (bijvoorbeeld over participatie, communicatie, Omgevingswet)

ad 1. Formele vergaderingen van de raad en vaste raadscommissies. Deze vergaderingen zijn standaard openbaar. In bijzondere gevallen kunnen de deuren worden gesloten. Dit gebeurt in elk geval indien op het te bespreken stuk geheimhouding is opgelegd. Op de bespreking kan na afloop ook geheimhouding worden opgelegd. Het sluiten van de deuren en het opleggen van geheimhouding op stukken en op het besprokene vraagt steeds een expliciet besluit van de betreffende vergadering.

ad 2. Vergaderingen van overige commissies: presidium, werkgeverscommissie, agendacommissie en auditcommissie. De openbaarheid hiervan is geregeld bij de instelling ervan door de raad: a. Presidium: de vergaderingen zijn besloten en de afsprakenlijsten zijn niet openbaar. Het presidium heeft het voornemen om in het vervolg een openbare versie van de besluitenlijst te maken. b. Werkgeverscommissie: de vergaderingen zijn besloten. Dit is inherent aan het onderwerp (betreft de werkgeversrol van de raad ten aanzien van de griffier en eventuele griffiemedewerkers). Er is geen sprake van reguliere besluitenlijsten. 5

versie 26 oktober 2021

c. Agendacommissie: de vergaderingen zijn besloten; de afsprakenlijsten zijn openbaar. De besluitenlijsten worden sinds april 2021 actief openbaar gemaakt via de website (met terugwerkende kracht tot april 2018). d. Auditcommissie (artikel 26 van de Financiële verordening): “De vergaderingen zijn niet openbaar. Van de vergaderingen wordt een afsprakenlijst gemaakt, die ter kennisname van de gemeenteraad wordt gebracht.” Dat laatste impliceert dat deze afsprakenlijst openbaar ter kennisname van de raad wordt gebracht. In het bovenstaande is alleen sprake van openbaarheid van de vergadering en van de besluitenlijst; er wordt niets gezegd over openbaarheid van overige stukken en van het besprokene. De bepaling dat een vergadering niet openbaar is, betekent uitsluitend dat de vergadering besloten is, in de zin van: niet toegankelijk voor derden. Het zegt nog niets over het (niet) openbaar zijn van stukken en van het besprokene. In de praktijk wordt er impliciet van uitgegaan dat een niet-openbare vergadering ook betekent dat de stukken en het besprokene niet openbaar zijn. Op zichzelf is dat ook wel logisch. Van deelnemers mag worden verwacht dat ze kunnen beoordelen dat zulke informatie in beginsel niet bedoeld is voor openbaarmaking. Dit sluit aan bij de algemene uitgangspunten in de Gedragscode en artikel 2:5 Awb over het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Maar om daarover volledige duidelijkheid te creëren zou de betreffende commissie (net als de raad) daarover per geval expliciete afspraken moeten maken, i.c. geheimhouding opleggen (zie artikel 86 van de Gemeentewet). Omdat het in de praktijk lastig zal zijn om dat per situatie expliciet te regelen, verdient het aanbeveling om hierover uitdrukkelijk enkele algemene uitgangspunten af te spreken: zie onder, 5.2. Algemeen.

ad 3. Vertrouwenscommissie. Deze blijft hier buiten beschouwing, omdat dit volledig is geregeld in de Gemeentewet.

ad 4. Overige, informele, bijeenkomsten van raadsleden en/of raadscommissieleden. Omdat het om informele bijeenkomsten gaat, is het aan de raad zelf om hierover regels te stellen. De raad kan het wel of niet openbaar of besloten zijn van de bijeenkomst regelen, maar niet het formele geheimhoudingsregime van de Gemeentewet toepassen. Wel blijft de Wob van toepassing op documenten die tijdens een bijeenkomst worden gedeeld. Dergelijke informele bijeenkomsten zijn in het algemeen bedoeld om de raadsleden te informeren en bij te praten over bepaalde ontwikkelingen, voorlopige plannen e.d. De behoefte aan dergelijke bijpraatsessies kan zowel vanuit de raad zelf bestaan, als vanuit het college. In de praktijk is er behoefte aan zowel openbare raadsinformatiebijeenkomsten (bijvoorbeeld de raadsinformatieavonden over een maatschappelijk relevant thema) als aan meer informele tot expliciet vertrouwelijke bijeenkomsten. Voor sommige daarvan is niet-openbaarheid uit de aard van de bijeenkomst evident, bijvoorbeeld een cursus of training voor raadsleden. Een wat minder duidelijk voorbeeld is een workshop of brainstormsessie (bijv. over het GVVP), waarin zowel informatie wordt verstrekt als vrijblijvend wordt gesproken over mogelijkheden en wensen met betrekking tot nog te maken keuzen.

Gezien het uitgangspunt om zoveel mogelijk in openbaarheid te werken, worden de volgende uitgangspunten voorgesteld: • Workshops en bijpraatsessies zijn openbaar. Indien de aard van het onderwerp toch vraagt om een besloten setting, wordt gekozen voor een formele besloten vergadering van de raad of een commissie. Ze worden openbaar aangekondigd, maar derden hoeven niet actief te worden geïnformeerd/uitgenodigd en er is geen webcast e.d. Belangstellenden kunnen plaatsnemen op de tribune (bij digitale vergaderingen: op de ‘digitale tribune’: wel inloggen maar niet meepraten). • Brainstormsessies zijn gelet op het informele karakter ervan besloten. • Cursussen en trainingen zijn uit de aard van de zaak besloten. Hierbij is echter geen sprake van het delen van niet openbare informatie. 6

versie 26 oktober 2021

•

•

In bijzondere gevallen kan door het presidium of de agendacommissie worden afgeweken van bovenstaande. In dat geval gelden wat betreft (niet) openbaarheid de algemene bepalingen van artikel 2:5 van de Awb over omgaan met vertrouwelijke informatie en wat hierover in onze eigen Gedragscode staat. In alle gevallen geldt dat er geen verslag of besluitenlijst hoeft te worden gemaakt.

ad 5. Informele bijeenkomsten, op initiatief van het college, waarbij raads- en/of commissieleden worden uitgenodigd. Hiervoor geldt hetzelfde als bij 4. In dit geval is echter het college de uitnodigende instantie en dus ook verantwoordelijk voor het wel of niet openbaar zijn van de bijeenkomst. Het college hanteert hierbij dezelfde uitgangspunten als bij 4.

ad 6. Raadswerkgroepen Raadswerkgroepen zijn uit de aard van de te bespreken onderwerpen informeel. Een raadswerkgroep kan elementen van een workshop, brainstormsessie en training in zich hebben. Gezien het interne en oriënterende karakter is het niet handig als zo’n werkgroep openbaar zou moeten vergaderen en publiek zou moeten toelaten. Anderzijds: het is in het algemeen niet geheim wat er wordt besproken. Uitgangspunt is daarom dat vergaderingen van raadswerkgroepen besloten zijn, in die zin dat ze niet toegankelijk zijn voor derden. Op het besprokene berust geen vertrouwelijkheid, tenzij dit expliciet (op onderdelen) anders is afgesproken of uit de aard van de kwestie voortvloeit (bijvoorbeeld bespreking van een niet openbaar document). Er wordt in het algemeen geen verslag gemaakt. Indien het gewenst is een verslag of besluitenlijst ter kennis van de raad te brengen, gebeurt dit openbaar. (Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de raadswerkgroep Omgevingswet.) 5.2. Algemeen Hieronder zijn enkele algemene uitgangspunten over vertrouwelijkheid benoemd. a. Als de aard van het besprokene vertrouwelijk is, bijvoorbeeld met betrekking tot niet openbare stukken, geldt het besprokene ook als niet openbaar. Deelnemers aan een besloten vergadering verklaren zich door hun deelname bereid hier zorgvuldig mee om te gaan.

Bij twijfel worden hierover ter vergadering expliciete afspraken gemaakt. b. Van informele bijeenkomsten (categorie 4, 5 en 6) behoeft geen verslag of besluitenlijst te worden gemaakt. c. Interne memo’s en conceptstukken worden beschouwd als eigendom van de opsteller en worden niet openbaar gemaakt door degenen die ze ter informatie of ter bespreking ontvangen. Raad, college en burgemeester onderschrijven deze uitgangspunten door het vaststellen van deze notitie. Beschikbaarheid van niet-openbare en geheime informatie: Niet-openbare informatie die niet expliciet geheim is, is via iBabs toegankelijk voor alle raads- en burgerleden en collegeleden. Stukken waarop geheimhouding is opgelegd, worden eveneens via iBabs (met ‘slotje’) beschikbaar gemaakt voor deze doelgroepen, tenzij de aard van de informatie een nog beperktere publicatie noodzakelijk maakt; in dat geval ligt de informatie uitsluitend ter inzage bij de griffie.

6. Afsluiting Uit het bovenstaande blijkt dat steeds het uitgangspunt is dat informatie die bij de gemeente berust openbaar is. Het desgevraagd verstrekken van informatie die bij welk bestuursorgaan van de gemeente dan ook berust, mag en moet uitsluitend achterwege worden gelaten als minstens één van de in artikel 10 en 11 van de Wob genoemde weigeringsgronden daarop van toepassing zijn. Interne afspraken zonder meer dat bepaalde documenten niet voor externen beschikbaar mogen zijn, zijn dus bijvoorbeeld in juridisch opzicht niet doorslaggevend.

7

versie 26 oktober 2021

In het geval dat een bepaald document overeenkomstig de Gemeentewet als geheim is aangemerkt geldt dit evenzeer. Een Wob-verzoek dat ziet op een dergelijk document, moet immers -zoals hierboven is uitgelegd- tevens aangemerkt worden als een verzoek tot opheffing van die geheimhouding. Het opleggen van geheimhouding is volgens de Gemeentewet alleen toegestaan als dat nodig is ter bescherming van de belangen die genoemd zijn in minstens één van de hierboven genoemde weigeringsgronden van de Wob. Een afwijzing van dit opheffingsverzoek kan alleen in juridisch opzicht standhouden als duidelijk is dat die weigeringsgrond(en) terecht als grondslag daarvoor zijn gebruikt. Het is dus zaak dat ambtenaren, college/burgemeester en raad zich er bewust van zijn en blijven dat het handelen van de gemeente en haar vertegenwoordigers gebonden is aan wettelijke regels over openbaarheid, die ook bij de rechter afgedwongen kunnen worden.

7. Informatie Voor vragen over deze notitie, met uitzondering van paragraaf 5, kan contact opgenomen worden met het team Juridische Zaken van de afdeling Bestuur & Dienstverlening, via juridisch@barneveld.nl. Voor vragen over paragraaf 5 is de raadsgriffier aanspreekpunt.

8