Bijlage Evaluatie Evenementenfonds Barneveld '20-'24

Evaluatie Evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

november 2024

Inhoud 1 Inleiding 

3

Drie fondsen 

3

Omschrijving en beleidsdoel 

2 Financiën 

Aanvragen en toekenningen per jaar  Conclusies financiën 

2 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

3

4 4 5

3 Uitkomsten enquête aanvragers  Enquêteresultaten 

Conclusies enquête 

4 Conclusies en aanbevelingen  Conclusies 

Aanbevelingen 

6 6 8

9 9 10

1. Inleiding Op 1 januari 2020 is het evenementenfonds Gemeente Barneveld formeel van start gegaan. In 2019 is al een voorzichtige start gemaakt met het subsidiëren van een paar evenementen. Eerder is afgesproken om in 2024 met een totaalevaluatie van het fonds over de afgelopen jaren te komen. Omdat de regeling in 2020 daadwerkelijk is vastgesteld is 2019 buiten beschouwing gelaten in deze evaluatie. In deze evaluatie komt ten eerste de financiële analyse over de afgelopen jaren inclusief 2024 aan bod. Daarnaast wordt ingegaan op de enquête die is uitgezet onder de aanvragers van de afgelopen jaren. In deze enquête is gevraagd hoe ze het fonds hebben ervaren. Als laatste wordt een aantal aanbevelingen gedaan over het fonds. Bij het instellen van het fonds zijn in het collegevoorstel de volgende omschrijving en beleidsdoelen gekozen:

Omschrijving en beleidsdoel Het steunen van initiatieven, activiteiten, evenementen en projecten die een bijdrage leveren aan de doelstellingen op het gebied van evenementen in de gemeente Barneveld. Doelen: x Evenementen dienen bij te dragen aan de aantrekkelijkheid van de kernen van de gemeente Barneveld voor haar inwoners en gasten. x Evenementen dienen een maatschappelijk dan wel economisch positief effect te hebben op Barneveld of één van haar kernen.

3 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

Op basis van de omschrijving en de doelen is het de afgelopen jaren gelukt een veelheid aan waardevolle evenementen in de kernen te ondersteunen. In de afgelopen jaren zijn er zo’n 84 evenementen ondersteund. Dit betreft ook een aantal terugkerende evenementen. Hierbij moet worden aangetekend dat voor 2024 nog een klein aantal aanvragen moet worden afgehandeld. In 2023 en 2024 zien we een forse toename van het aantal aanvragen. De financiële consequenties hiervan worden in het hoofdstuk financiën in kaart gebracht. Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid en de aantrekkelijkheid van de gemeente Barneveld en haar kernen, zowel voor inwoners als voor gasten. Evenementen zorgen ook voor economische spin- off doordat bezoekers ook geld uitgeven in winkels, horeca, e.d. Evenementen zijn van maatschappelijke, sociale, culturele en sportieve waarde geweest. Deze initiatieven worden gedragen door vele vrijwilligers. Ook dragen evenementen bij aan sociale cohesie. De subsidies uit het evenementenfonds stimuleren organisatoren van evenementen om hun bestaande evenementen te professionaliseren en om nieuwe evenementen op te zetten. De afgelopen jaren is het gelukt om in de meeste kernen evenementen te ondersteunen. Door hun omvang zijn de meeste evenementen in Barneveld en Voorthuizen ondersteund. Maar ook in de kleinere kernen zijn één of meerdere evenementen ondersteund.

Drie fondsen Naast het evenementenfonds kent de gemeente Barneveld ook een sport- en een cultuurfonds. Alle drie de fondsen hebben € 25.000,- beschikbaar en een eigen adviescommissie. Er is een tweetal aanvraagformulieren ontwikkeld: één voor het sport- en cultuurfonds gezamenlijk en één voor het evenementenfonds. Ook kennen de fondsen overlap, hierover vindt in voorkomende gevallen overleg plaats. Er wordt gewerkt aan het harmoniseren van de aanvraag­ formulieren en de informatie op de website. Hierbij moet het voor aanvragers duidelijker worden bij welk fonds er een aanvraag kan worden ingediend.

2. Financiën In dit hoofdstuk gaan we in op de financiën van het fonds over de jaren 2020 t/m 2024. Hierbij aangetekend dat dit 2024 tot en met de maand september betreft. De gemeenteraad had voor de periode van 2019 tot en met 2021 per jaar € 25.000,- ter beschikking gesteld. Tijdens de Covid 19 pandemie zijn de middelen niet volledig benut. Het overgebleven budget van ongeveer € 35.000,- werd doorgeschoven en grotendeels besteed in 2022. Voor 2023 en 2024 heeft de gemeenteraad vervolgens wederom € 25.000,- ter beschikking gesteld. Voor 2025 is er nog geen budget beschikbaar gesteld. Per aanvraag is het maximale subsidiebedrag gesteld op € 2500,-. Een groot deel van de subsidies ligt echter ver onder dit bedrag. In veel gevallen gaat het om subsidies van € 500,- of € 750,-. Soms wordt er meer dan € 2500,- aangevraagd. In dit geval wordt contact gezocht met de aanvrager en wordt niet meer dan het maximale bedrag toegekend.

Aanvragen en toekenningen per jaar 2020 In 2020 zijn 13 aanvragen geweest, hiervan zijn 11 toegekend en 2 afgewezen. Uiteindelijk zijn door de beperkingen vanwege de Covid 19 pandemie uiteindelijk 5 evenementen doorgegaan. Hiervoor is € 8500,- subsidie uitbetaald. Het resterende budget van € 16.500,- is doorgeschoven naar het jaar 2021.

2021 Ook in 2021 zijn 13 aanvragen ontvangen. Hiervan is 1 aanvraag afgewezen. 1 evenement kon vanwege de geldende beperkingen niet doorgaan. 1 aanvraag is doorverwezen naar andere fondsen en 1 evenement is doorgeschoven naar 2022. Dit betekent dat er 9 evenementen zijn ondersteund. Voor deze

4 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

evenementen is € 20.010,- subsidie uitbetaald. Het restbudget van 2021 is samen met dat van 2020 en het resterende startbudget doorgeschoven naar 2022. Het betrof totaal € 35.200,-

2022 Voor 2022 is er geen budget beschikbaar gesteld, maar zijn de overgebleven budgetten van de jaren 2019 tot en met 2021 besteed. Omdat de corona beperkingen in 2022 zijn opgeheven is het aantal aanvragen in dat jaar een stuk hoger geweest. In 2022 zijn er in totaal 22 aanvragen geweest. Hiervan is slechts 1 doorverwezen naar andere fondsen. De overige 21 zijn toegewezen en hebben ook doorgang gevonden. Hierbij is het totaalbudget van € 35.200,toegekend als subsidie. Doordat er uiteindelijk een paar subsidies lager zijn vastgesteld. Is er nog € 3000,- doorgeschoven naar 2023.

2023 Voor 2023 is € 25.000,- beschikbaar gesteld aan subsidie. Er zijn in 2023 maar liefst 32 aanvragen voor het fonds gedaan. Hiervan zijn er 25 toegewezen met een totaalbedrag van € 30.850,-. 2 aanvragen zijn afgewezen. 2 aanvragen zijn doorverwezen naar andere fondsen en uiteindelijk zijn 2 evenementen niet doorgegaan. Omdat er door het aantal toekenningen een gat ontstond, is dit aangevuld uit het budget van team economische zaken. Dit betrof nog een bedrag van € 2850,-. Er resteerde geen budget meer om door te schuiven naar 2024.

2024 Voor 2024 is wederom € 25.000,- beschikbaar gesteld. Tot oktober 2024 zijn er in totaal 31 aanvragen binnengekomen. Hiervan zijn er 26 toegekend. 2 aanvragen zijn afgewezen. 1 aanvraag wordt doorgeschoven naar 2025, omdat het evenement pas in 2025 plaatsvindt. Voor 2 aanvragen is overleg gaande om tot een aangepaste aanvraag te komen. Dit gezien de hoogte van de gevraagde subsidie en het overlappende karakter van de evenementen.

Naar verwachting zullen deze ook doorschuiven naar 2025 mits er dan nog budget beschikbaar is. Tot op heden is er € 32.690,- aan subsidie toegezegd. Het tekort is wederom bijgepast uit het budget van team economische zaken. Dit is voor de komende jaren onwenselijk, omdat dit andere taken vanuit het team kan belemmeren. De reden om de subsidies wel toe te kennen is gelegen in het feit dat de subsidies pasten in de voorwaarden en de meerwaarde die de evenementen hadden.

Conclusies financiën x De kosten van de evenementen zijn de afgelopen jaren toegenomen. Ondanks dat is er de afgelopen jaren niet geïndexeerd. Het beschikbare budget is € 25.000,- gebleven. x Organisatoren weten het fonds de afgelopen jaren telkens beter te vinden, dit leidt tot meer aanvragen en meer toekenningen vanuit het fonds. Behalve overschrijding van het budget leidt dit ook tot meer beroep op ambtelijke capaciteit. x In 2023 en 2024 is er al een overschrijding geweest welke is bijgepast uit budgetten van het team economie. Het fonds wordt kortom overvraagd. Dit is niet houdbaar. x Organisatoren uit bijna alle kernen weten het evenementenfonds te vinden. x De meeste aanvragen komen wel uit de grotere kernen waar ook de meeste activiteiten gericht op inwoners maar ook op recreanten en toeristen plaatsvinden.

5 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

3. Uitkomsten enquête aanvragers In augustus 2024 is een enquête uitgezet onder de aanvragers van het evenementfonds. In deze korte enquête is een zevental vragen voorgelegd over het fonds. Van de benaderde mailadressen heeft iets minder dan de helft (14) gereageerd op de enquête. Gezien het aantal evenementen lijkt dit weinig er zijn echter verschillende evenementen die door dezelfde stichting of vereniging wordt georganiseerd. In dit hoofdstuk zijn de reacties opgenomen.

2. Bent u tevreden over de aanvraagprocedure van het fonds?

Enquêteresultaten De gemeenteraad had voor de periode van 2019 tot en met 2021 per jaar € 25.000,- ter beschikking gesteld. Tijdens de Covid 19 pandemie zijn de middelen niet volledig benut. Het overgebleven budget van ongeveer € 35.000,- werd doorgeschoven en grotendeels besteed in 2022. Voor 2023 en 2024 heeft de gemeenteraad vervolgens wederom € 25.000,- ter beschikking gesteld. Voor 2025 is er nog geen budget beschikbaar gesteld. 1. Wat is uw waardering voor het evenementen fonds?

6 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

3. Wat kunnen we verbeteren in de aanvraagprocedure voor het fonds? x Duidelijk proces, start aanvraag is eenvoudig te vinden op jullie website x Begroting en/of budget, niet iedere subsidie aanvraag heeft direct een budget en/of begroting. x Eenvoudiger budget/begroting niet in alle gevallen is dat zo eenvoudig en direct aan te geven x Zorgen dat de aanvraag niet zoekraakt. x Voor dat er duidelijk was waar je moest zijn mag wel iets beter.

4. Mocht het fonds worden voortgezet gaat uw organisatie dan ook weer een aanvraag doen?

5. Zou uw evenement zonder de subsidie uit het fonds doorgang kunnen vinden?

7 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

6. Kunt u toelichten waarom uw evenement niet meer zou doorgaan zonder subsidie uit het fonds? x De kosten voor het organiseren van evenementen worden steeds hoger, terwijl het beschikbare geld of inkomsten vaak hetzelfde of minder is. x Ons evenement heeft geen inkomsten. We kunnen het alleen organiseren met financiële ondersteuning van de gemeente en (particuliere) donateurs. x Het bedrijfsleven wordt steeds vaker gevraagd bij te dragen, je merkt dat dat steeds lastiger wordt. Het leidt tot meer draagvlak als zowel vanuit bedrijfsleven als vanuit de lokale overheid positief tegenover de activiteit wordt aan gekeken. x Helaas zien we dat de prijzen voor entertainment en voorzieningen elk jaar stijgen. Hierdoor is een bijdrage uit het Evenementenfonds voor ons enorm van belang. Hierdoor kunnen gelukkig de kwaliteit die we al jaren bieden tijdens verschillende evenementen behouden. Wij hopen wel dat de prijsstijging niet nog verder oploopt. Dit zou anders voor ons betekenen dat we evenementen moeten schrappen of ons aanbod tijdens evenementen moeten verkleinen waardoor we bang zijn dat de kwaliteit en animo zal afnemen.

x Deels zal dit dorpsevenement gewoon wel doorgaan, Maar het zaterdagmiddag gedeelte voor kinderen "Gein op het plein" wat geheel gratis is voor kinderen zal dan moeten komen te vervallen, de aanvraag wordt geheel besteedt door een optreden van een clown en middag spelen en gratis suikerspinnen. x Kleinschalige en/of lustrum evenement zijn vaak afhankelijk van subsidies en/of sponsoring. x Te weinig inkomsten om het Vier 5 mei festival te realiseren. x Door de enorme stijging van kosten/inflatie en de achterblijvende (sponsor)inkomsten. x Kosten zijn voor onze club te hoog om zelf te kunnen dragen.

7. Wat wilt u de gemeente Barneveld nog meegeven over het evenementenfonds? x Stel vooral voldoende geld en vooral middelen beschikbaar om de vele evenementen in Voorthuizen op de agenda te laten staan. Het toerisme is een zeer belangrijke factor in de gemeente Barneveld, dat staat zeker in verband met de vele evenementen die hier georganiseerd worden. x Kleine of grotere evenementen verlevendigen de stad en/of het dorp. Vaak zijn er vrijwilligers en buurtgenoten die helpen. Een evenement draagt bij aan gemeenschapszin en saamhorigheid. In ons geval trekt het ook toeristen. We willen meegeven dat het fonds belangrijk is voor verbindende evenementen en een nuttige besteding is van gemeenschap geld. x Inzicht geven op basis waarvan tot een bepaald bedrag aan subsidie wordt besloten. x Ik heb in de afgelopen 2 jaar prettig samengewerkt met dit fonds. Ik ben er zeer over te spreken. x In brede zin zou ik willen zeggen dat evenementen denk ik een stimulans geven aan aantrekkingskracht wat uiteindelijk weer doorstroomd naar welzijn en welvaart. x Dit soort dorpsevenementen voor alle lagen van de bevolking, kunnen eigenlijk niet zonder zo'n fonds, gezien dat wij dit voor alle kinderen gratis willen en eigenlijk moeten houden.

8 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

x Heel fijn dat deze subsidie bestaat! Dit jaar hebben wij subsidie aangevraagd voor ons evenement Bourgondisch Voorthuizen, waarvan het succes erg afhankelijk is van de weersomstandigheden. De toekenning van de subsidie aanvraag geeft meer financiële zekerheid. x Zorg dat evenementen kunnen blijven bestaan, vereniging hebben het al moeilijk genoeg om vrijwilligers te krijgen en dan is subsidie noodzakelijk om evenementen te kunnen bekostigen door inhuur van mensen en materialen. Bijvoorbeeld met verkeersregelaars die overal voor gevraagd worden, vrijwillig en daarvoor zou een klein subsidie moeten zijn om is het al maar eens uit teamgeest samen te kunnen laten eten of iets drinken. x Ga er vooral mee door, vooral verenigingen hebben dit nodig. x Belangstelling stellen we ook zeker op prijs! Het gaat bij ons om de gezelligheid en dan is het ondersteunend als de gemeente ons ook op die wijze ondersteunt. Wethouder Pluimers deed het erg leuk!! x Doorgaan!

Conclusies enquête x Over het algemeen is men zeer positief over het fonds. x Er worden wel opmerkingen gemaakt over de aanvraagprocedure. Deze worden meegenomen in de aanpassing van het aanvraagformulier. x Uit de beantwoording van de vragen blijkt dat het fonds in een grote behoefte voorziet. x Een groot deel van de evenementen zou in de problemen komen als het evenementenfonds ophoudt te bestaan. Hierdoor zullen evenementen in de verschillende kernen verdwijnen wat ten koste gaat van het bezoek aan de kernen. x Daarnaast komt de levendigheid in de winkelcentra onder druk te staan. Dit pleit ervoor om het fonds na 2024 in stand te houden. x Met een relatief klein budget zijn er de afgelopen jaren relatief veel waardevolle evenementen ondersteund.

4. Conclusies en aanbevelingen Na een moeizame start heeft het fonds de laatste jaren een belangrijke functie vervuld. Dit blijkt zowel door het toenemend aantal aanvragen als uit de positieve reacties die organisatoren teruggeven. Uit de enquêtes maar ook uit gesprekken met organisatoren blijkt dat het fonds voorziet in een duidelijke behoefte. In een groot aantal gevallen kunnen evenementen zonder ondersteuning van het fonds geen doorgang vinden. Ook staat de inhoud, de omvang en kwaliteit van een evenement, onder druk bij wegvallen van de subsidie. Door het stijgend aantal aanvragen blijkt dat het budget niet toereikend is. In 2023 en 2024 is het gelukt om de tekorten af te dekken met een ander budget. Dit is voor de komende jaren geen optie meer. Dit betekent dat het budget of moet worden verhoogd of dat de voorwaarden moeten worden aangescherpt. Gezien het aantal evenementen dat met het relatief kleine budget wordt ondersteund, de waarde die de gemeente hecht aan de evenementen en de brede betekenis voor de samenleving, heeft het de voorkeur om het evenementenbudget te verhogen. Daarnaast is het waardevol ook goed te kijken naar de criteria, zeker in relatie tot de andere fondsen in de gemeente. Op basis van de gehouden enquête kunnen we concluderen dat bijna alle aanvragers zeer positief zijn over het fonds en de bijdrage die het levert.

Wat opvalt is dat een groot deel van de organisatoren aangeeft dat het evenement in de problemen komt zonder subsidie uit het fonds. Dit ondanks de relatief kleine bijdrage per evenement.

9 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

Conclusies Voorziet in behoefte Na een moeilijke start in de jaren 2020 en 2021 die bijna volledig was te wijten aan de Covid19 pandemie is het fonds vanaf 2022 op stoom gekomen. In zowel 2022, 2023 als 2024 is er ruim meer dan € 25.000,- aan subsidies toegezegd en uitbetaald. Dit geeft wel aan dat het fonds in een behoefte voorziet. Draagt bij aan vitaliteit, welzijn en aantrekkelijkheid van gemeente We kunnen concluderen dat er heel veel gebeurt dat bijdraagt aan de vitaliteit en het welzijn van de dorpen in gemeente Barneveld. Van de vrijwilligers wordt meer en meer gevraagd doordat regelgeving strakker wordt en de kosten toenemen. Maakt evenementen mede mogelijk Het evenementenfonds fungeert als smeerolie om zaken mogelijk te maken. Zonder de subsidie wordt het moeilijker voor organisatoren om evenementen mogelijk te maken en bestaat de kans dat deze geen doorgang kunnen vinden. Uit de uitkomsten van de enquête in hoofdstuk 3 blijkt dat 64,3% van de respondenten aangeeft dat evenementen zonder subsidie geen doorgang kunnen vinden. Organisatoren zijn veelal vrijwilligers die dit alles naast hun bestaande bezigheden en werkzaamheden organiseren. De kwetsbaarheden van evenementen voor zowel de doorgang van het evenement en ook de inhoud (de kwaliteit) staan financieel gezien onder druk zoals blijkt uit de evaluatie.

Toenemende vraag en de toekomst We zien een toenemende vraag om subsidies op ons af komen. Afgelopen jaren is al gebleken dat het aantal evenementen flink hoger is dan in het begin. Ook door de groei van de gemeente Barneveld ligt het in de lijn der verwachting dat het aantal evenementen eerder zal toenemen dan zal afnemen.

Aanbevelingen Ga door met het fonds Gezien de positieve ontwikkelingen de afgelopen jaren is de belangrijkste aanbeveling het voorzetten van het fonds, omdat het voorziet in een behoefte en er veel evenementen zijn mogelijk gemaakt. Behoud de losse fondsen en voeg de fondsen niet samen Het hebben van een eigen fonds voor de sport- en cultuursector is ook een stuk erkenning voor de maatschappelijke meerwaarde van deze sector en waardering voor de vrijwilligers binnen deze sectoren. Ook hebben de drie fondsen verschillende doelen, die aansluiten bij de sector waarvoor het fonds is. Daarnaast is er goed ingezet op de naamsbekendheid van de drie fondsen en dit zou opnieuw moeten gebeuren bij het samenvoegen van de fondsen. Verhoog indien mogelijk het budget Het budget is vanaf 2020 al € 25.000,- geweest. Uit de reacties van organisatoren en ook het toenemend aantal aanvragen blijkt dat dit een relatief beperkt bedrag is. Dat zou er voor pleiten om het budget jaarlijks te indexeren en/of te verhogen. Dit is ook in lijn met de toegekende subsidies over 2022, 2023 en 2024. Een andere mogelijkheid is om het plafond op € 25.000,- te houden en strengere kaders op te stellen. Gezien de kleinschaligheid van de meeste evenementen lijkt dit onwenselijk.

Zorg voor capaciteit voor advisering en afhandelen van aanvragen Door de pensionering van de (ingehuurde) fondscoördinator is er op dit moment geen advies en administratieve capaciteit beschikbaar voor het fonds. Als gevolg worden de taken nu opgepakt door een beleidsadviseur vanuit het team economie. Dit gaat ten koste van andere werkzaamheden. Daarnaast komt het uitvoeringsbudget per 2025 te vervallen. Aanbeveling op dit vlak is om capaciteit (0,2 fte) vrij te maken voor de coördinatie, begeleiding en afhandeling van de aanvragen.

10 | Evaluatie evenementenfonds Barneveld 2020 - 2024

Zorg voor een eenduidige en laagdrempelige manier van aanvragen en verantwoorden Sommige aanvragen worden meerdere fondsen worden ingediend, of soms zijn de aangeleverde documenten niet compleet. Aanbeveling is daarom om te werken aan praktische punten binnen de drie fondsen. Denk hierbij aan een gezamenlijk aanvraagformulier en dezelfde aanvraagrondes. Intern zijn hiervoor al stappen gezet. Houd de voorwaarden tegen het licht Naast het verhogen van het budget, is ook een aanbeveling de voorwaarden van het fonds tegen het licht te houden. Dit in overleg met de andere fondsen binnen de gemeente. Dit voorkomt ‘shoppen’ tussen de fondsen. Stap af van een adviescommissie Gezien de omvang van het fonds is een aanbeveling om af te stappen van een adviescommissie bij het evenementenfonds. De maximale subsidies zijn ook beperkt daarom kunnen aanvragen ook ambtelijk worden afgedaan. Dit vergroot de snelheid van afhandeling. Verhoog indien mogelijk het budget Het budget is vanaf 2020 al € 25.000, - geweest. Uit de reacties van organisatoren, het toenemend aantal aanvragen, de sterke inflatie en dus verhoging van de kosten, blijkt dat dit een relatief beperkt bedrag is. Dat zou ervoor pleiten om het budget jaarlijks te indexeren en/of te verhogen. Dit is ook in lijn met de toegekende subsidies over 2022, 2023 en 2024.

Een andere mogelijkheid is om het plafond op € 25.000, - te houden en strengere kaders op te stellen. Gezien de kleinschaligheid van de meeste evenementen, dat evenementen gedragen worden door vele vrijwilligers en de samenleving als geheel en de maatschappelijke waarde van deze evenementen, wordt dit als onwenselijk beschouwd.