Bijlage 8 Accountantsverslag 2021.pdf

Omgevingsdienst De Vallei Accountantsverslag 2021 Rapportage aan het algemeen bestuur

Ondernemende Accountants

Het algemeen bestuur van Omgevingsdienst De Vallei Postbus 9024 6710 HM Ede GLD Elst, 14 maart 2022

Accountantsverslag 2021 Geachte leden van het algemeen bestuur, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Omgevingsdienst De Vallei (hierna ‘ODDV’). Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: • Kernpunten uit onze rapportage; • Uitkomsten jaarrekeningcontrole; • Kwaliteit beheersorganisatie; • Onafhankelijkheid en controleproces.

Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening 2021. Bij de uitvoering van onze controle ondervinden wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van ODDV.

Indien gewenst lichten wij dit accountantsverslag graag toe. U kunt dan contact met mij opnemen. Tot slot maken wij u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen en dagelijks bestuur van ODDV. Indien ons verslag onderdeel is van een verzoek uit hoofde van de Wet Openbaarheid Bestuur, verzoeken wij u met ons contact op te nemen. Hoogachtend, de Jong & Laan accountants belastingadviseurs

Het concept van dit verslag is afgestemd met de directeur en business-controller van uw organisatie op 10 maart 2022. Origineel getekend door N.C. van der Wolf MSc RA

2

Inhoudsopgave

• Kernpunten uit onze rapportage • Uitkomsten jaarrekeningcontrole • Kwaliteit beheersorganisatie • Rechtmatigheidsbeheer

Bijlage

• Onafhankelijkheid en controleproces

3

Kernpunten uit onze rapportage De kernpunten uit onze rapportage Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Conclusie van onze controle

De door ons geconstateerde controle- en presentatieverschillen voor getrouwheid vallen binnen de door u vastgestelde toleranties. Wij hebben geen controleverschillen ten aanzien van rechtmatigheid geconstateerd.

De jaarrekening voldoet aan de vereisten van het BBV

Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2021 van ODDV. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2021 zijn ingericht in overeenstemming met de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de in de jaarrekening opgenomen balans en toelichting en staat van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van ODDV.

De baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn rechtmatig

Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening met betrekking tot het aspect rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021 in overeenstemming zijn met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader van ODDV.

Financiële positie

Presentatie resultaat

De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico’s waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen, de capaciteit van middelen en mogelijkheden die ODDV heeft om niet geraamde kosten op te vangen. De deelnemers aan de regeling hebben bepaald dat ODDV geen reservepositie mag vormen anders dan door het Algemeen Bestuur bepaalde reserves. Zodoende is de feitelijke weerstandscapaciteit € 541K en de berekende benodigde weerstandscapaciteit is € 388K. Het weerstandsvermogen wordt voldoende geacht, rekening houdend ook met de post onvoorzien ad €100K. Over 2021 is een positief resultaat van € 237k gerealiseerd. Aan het algemeen bestuur wordt een voorstel gedaan voor de verdeling van het resultaat aan de deelnemers op basis van outputfinanciering.

Interne beheersing

Tussentijdse controle

Gemeente Ede voert voor ODDV onder andere de financiële en de salarisadministratie. Bij onze tussentijdse controle hebben wij de administratieve organisatie en interne controle beoordeeld (opzet en bestaan), voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole (zie pagina 8).

4

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van het resultaat 2021 Voordelig resultaat nader besproken

Resultaat

Het saldo van baten en lasten (na bestemming) bedraagt over het jaar 2021 € 237k voordelig, ten opzichte van een begroot sluitend saldo van 0.

Over 2021 is een positief resultaat van € 237k gerealiseerd. Overeenkomstig Artikel 31 van de regeling ODDV wordt een batig saldo van de jaarrekening toegevoegd aan de reserves tot een maximum van 5% van de jaarlijkse exploitatielasten of € 500K en wel de laagste van deze twee.

Het gerealiseerde resultaat over 2021 kan ten opzichte van de begroting als volgt worden weergegeven: Bedragen x € 1.000

Begroting 2021

Realisatie 2021

Afwijking

Resultaatbestemming Aan het algemeen bestuur wordt een voorstel gedaan voor de verdeling van het resultaat aan de deelnemers op basis van outputfinanciering.

Begrotingsbeheer

Baten programma’s

14.500

14.258

-242

Lasten programma’s

10.772

10.443

330

Overhead en onvoorzien

4.012

3.860

152

Saldo baten en lasten

-282

-45

237

Mutatie bestemmingsreserves

282

282

-

Gerealiseerd resultaat

0

237

237

Uit het schema blijkt dat de werkelijke lasten lager zijn dan de door het algemeen bestuur geautoriseerde lasten, daarnaast zien we dat de baten tevens deels lager zijn. Bij programma 1 zijn de kosten hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door de toegenomen vraag van bouwvergunningen. Bij de overige programma’s zijn de kosten lager dan begroot. In het hoofdstuk rechtmatigheidsbeheer gaan wij verder in op dit onderwerp, waarbij ook de gevolgen van Covid-19 aan bod komen.

5

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle Wet normering topinkomens

Schatkistbankieren

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

De centrale overheden zijn verplicht om hun overtollige middelen in ‘s Rijks schatkist aan te houden. Om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen is er een drempelbedrag, afhankelijk van het begrotingstotaal, dat buiten de schatkist mag worden gehouden. Het drempelbedrag is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen. Indien het begrotingstotaal hoger is dan € 500 miljoen is de drempel gelijk aan € 3,75 miljoen plus 0,2% van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. De drempel is nooit lager dan € 250.000. De benutting van het drempelbedrag wordt berekend als gemiddelde over alle bedragen in het kwartaal. Gemiddeld mag een decentrale overheid dus maximaal het drempelbedrag buiten de schatkist hebben gehouden. Vanaf 1 juli heeft er een wijziging plaatsgevonden in het drempelbedrag. Het percentage onder de € 500 miljoen is verhoogd naar 2% met een minimum van € 1 miljoen. Boven de € 500 miljoen is de € 3,75 miljoen verhoogd naar € 10 miljoen. het percentage boven de €500 miljoen is gelijk gebleven.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2021 heeft uw gemeenschappelijke regeling een analyse uitgevoerd van topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben hierbij een correctie en presentatiewijzigingen voorgesteld. Deze correctie is verwerkt in de WNT-verantwoording van de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de toelichting na wijziging voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling

In het BBV zijn regels opgenomen over het rapporteren over (het gebruik van) het drempelbedrag in de jaarrekening. In de toelichting bij de balans moet worden gerapporteerd over het drempelbedrag en het gebruik daarvan in elk kwartaal. Teneinde de onrechtmatigheid hiervan te wegen in het accountantsoordeel wordt de mogelijke overschrijding met het geldende rentepercentage vermenigvuldigd zijnde het gemiste bedrag voor de staat. Bij ODDV is geen sprake van overschrijdingen.

Naar onze mening zijn de door het dagelijks bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichting in de jaarrekening.

6

Kwaliteit beheersingsorganisatie Interne beheersingsmaatregelen Algemeen

Automatisering

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2021 van ODDV hebben wij de interne beheersingsmaatregelen, die onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van ODDV, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet en bestaan van de interne beheeringsmaatregelen onderzocht voor zover wij dat in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten.

Uit onze beoordeling van de automatiseringsomgeving van ODDV blijkt dat de IT volledig is uitbesteed aan de gemeente Ede. De afspraken zijn vastgelegd in een SLA. ODDV ontvangt vanuit de gemeente Ede geen tussentijdse rapportages met betrekking tot naleving van de SLA. De tussentijdse rapportages zijn van belang mede in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2022 door het bestuur opgenomen dient te worden in de jaarrekening.

Een groot deel van de autorisaties met betrekking tot inkoopfacturen is gedigitaliseerd, we merken hierbij het volgende op:

De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Wij merken hierbij op dat onze controle niet primair gericht was op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en dat wij daartoe ook geen specifieke opdracht van het management voor hebben ontvangen.

•

•

In 2021 vindt een groot deel van de autorisaties plaats per mail. Het risico hierbij is dat de audit-trail verloren gaat zodra de mailboxen worden opgeschoond. Onze ervaring is dat mails niet altijd eenzelfde bewaartermijn hebben als de overige documenten. Hierdoor betreft de e-mailback-up en bewaartermijn een aandachtspunt. In aanvulling hierop hebben we vastgesteld dat de medewerker bedrijfsvoering in de Corsa-applicatie een toelichting opneemt inzake de autorisatie van de inkopenfacturen. Wij zijn van mening dat zeer beperkte zekerheid kan worden ontleend aan deze werkwijze. Door de uitgebreide rechten kan de medewerker bedrijfsvoering een inkoopfactuur autoriseren zonder dat er een autorisatie plaats heeft gevonden door de budgethouders.

Personeel Contractwijzigingen worden enkel verstuurd naar de medewerker zonder dat hierbij ondertekening van de medewerker plaatsvindt. Bij geschillen kan dit een risico oplevering. Wij adviseren derhalve om wijzigingen te laten ondertekenen door de medewerkers.

In dit controlejaar hebben wij ervoor gekozen om de controle gegevensgericht uit te voeren. Wij hebben hierbij geen materiële afwijkingen geconstateerd of bevindingen die een indicatie geven van fraude.

7

Kwaliteit beheersingsorganisatie Interne beheersingsmaatregelen Corruptie Vooral ten aanzien van de toezichthoudende taken van ODDV onderkennen wij corruptierisico’s. Dit risico is aan de orde gekomen in de gesprekken die wij voeren met directie en controller en wij hebben vastgesteld dat dit risico intern ook wordt onderkend en dat maatregelen worden genomen om deze risico’s te beperken.

8

Rechtmatigheidsbeheer Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2021 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (hierna: BADO) en het controleprotocol van ODDV. Voor het boekjaar 2021 hebben wij hierbij specifiek aandacht besteed aan de gevolgen van Covid-19 op de bedrijfsvoering en daarmee de jaarrekening en ons oordeel ten aanzien van de (Begrotings-)rechtmatigheid. Daarbij is rekening gehouden met de risico’s zoals opgenomen in de op 26 februari 2021 door het BADO uitgebracht notitie omtrent dit onderwerp.

Indien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan het algemeen bestuur, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid, deze wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten of kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door het algemeen bestuur worden geautoriseerd.

Begrotingscriterium Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het algemeen bestuur is gerespecteerd. Wij beoordelen bij onze controle de overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten per programma. Dit betreffen enkel de lasten omdat hierop een beoordeling en rapportering van de accountant wordt gevraagd vanuit de Kadernota Rechtmatigheid.

Specifieke risico’s als gevolg van Covid-19 Ten eerste hebben wij aandacht besteed aan het risico dat de levering van producten of diensten gedurende 2021 niet (volledig) heeft plaatsgevonden als gevolg van Covid-19, wat tot onrechtmatige betalingen zou hebben kunnen leiden. Wij hebben in onze controle geen bestedingen vastgesteld waarvoor dit het geval is.

Het algemeen bestuur autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur om begrotingsafwijkingen tijdig te signaleren en te rapporteren aan het algemeen bestuur. Door een goede inrichting van de planning & controlcyclus zorgt het dagelijks bestuur er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen.

Ook kan sprake zijn van het niet of op andere wijze uitvoeren van begrote activiteiten door de omgevingsdienst, waarvoor wel bijdragen zijn ontvangen van de deelnemers. Uit de concept-notulen van 1 november 2021 blijkt dat het bestuur heeft vastgesteld dat ODDV door Covid-19 haar taken anders heeft moeten uitvoeren en dat de deelnemers hiermee akkoord gaan.

9

Rechtmatigheidsbeheer Europese aanbestedingen Als decentraal overheidsorgaan valt ODDV onder de Europese richtlijnen voor aanbesteden. In het geval de geraamde waarde van een opdracht evenveel of meer bedraagt dan de Europese drempelwaarden, moet ODDV deze in beginsel Europees aanbesteden. Voor diensten bedraagt deze drempel in 2021 € 214.000. Wij hebben de opzet en het bestaan vastgesteld van de interne procedures van ODDV om te voldoen aan deze richtlijn en tevens een beoordeling uitgevoerd op de verantwoorde bestedingen in 2021 en hierbij geen onrechtmatigheid geconstateerd met betrekking tot de naleving van deze richtlijn.

10

Rechtmatigheidsbeheer Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting. Wij constateren de volgende overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van de begroting. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de lasten overschrijdingen niet toezien op programma’s maar op aparte onderdelen van de financiële begroting. Lastenoverschrijding programma

Begrotingsafwijking

Salariskosten Primair proces en management excl. inhuur Totaal € 406k

Dit wordt veroorzaakt door een daling van de lasten bij de inhuur van € 250K. Daarnaast wordt de stijging veroorzaakt door een CAO stijging met een eenmalige uitkering van € 1.200 per FTE. Deze kosten waren niet opgenomen in de begroting en zijn voor 2021 € 213K.

In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is door het dagelijks bestuur een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen de bestaande beleid of worden gecompenseerd door lagere binnen overige onderdelen van de programma’s. Het dagelijks bestuur stelt het algemeen bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2021. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings-)rechtmatigheid.

11

Rechtmatigheidsbeheer Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Niet financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag.

Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij ODDV betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

Wijzigingen in 2022 Vanaf 2022 zal het bestuur van ODDV zelf een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening en hiervoor de noodzakelijk interne controleprocedures voor moeten uitvoeren en vastleggen. Omdat deze verantwoording onderdeel is van de jaarrekening geven wij met ons getrouwheidsoordeel in de controleverklaring tevens een oordeel over deze rechtmatigheidsverantwoording. Ondanks dat wij in 2022 in onze controleverklaring geen specifiek oordeel meer zullen geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening zullen wij in het kader van de getrouwheid wel moeten toetsen of het oordeel van het bestuur juist is. Wij zullen dan ook nog steeds werkzaamheden verrichten gericht op het vaststellen van de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen financiële mutaties.

12

Onafhankelijkheid Bijlage 1 Onafhankelijkheid De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2015 is op alle assurance opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO betreffen: • Langdurige betrokkenheid • Samenloop van dienstverlening • Geschenken en giften

Bevestiging Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Daar waar onafhankelijkheidsregels dit vereisen, hebben wij aanvullende waarborgen ingevoerd. Wij kunnen u bevestigen dat wij zowel als organisatie en als controleteam onafhankelijk zijn van ODDV.

13

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1 Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2021 van ODDV gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol en het Controleprotocol WNT 2021. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekening dient te hanteren.

Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het algemeen bestuur bepaald op een minimumbedrag van € 50.000.

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

> 1% < 3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

De goedkeuringstolerantie is op 1 november 2021 vastgesteld door het algemeen bestuur. Gelijktijdig is tevens het normenkader vastgesteld. Op grond van de jaarrekening 2021 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 143.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 429.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden.

14

Ondernemende Accountants