Bijlage 1 Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid 21-8-24

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid gemeente Barneveld

Foto: participatiebijeenkomst in het kader van de woonzorgvisie

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Colofon Opgesteld door: Werkgroep Implementatie Participatiebeleid Vormgeving en druk: Gemeente Barneveld Datum: augustus 2024 Contact: m.moulijn@Barneveld.nl

2

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Voorwoord: leren participeren We willen de kwaliteit van participatieprocessen in de gemeente Barneveld verbeteren. Dat is niet van de ene op de andere dag geregeld. Maar we hebben afgelopen 2 jaar met het nieuwe participatiebeleid een goed begin gemaakt. Dat is te lezen in deze tweede tussentijdse rapportage. Elke verbetering juichen we toe, maar we weten ook dat het een veranderproces is van lange adem, van lastige gesprekken en van vallen en opstaan. Een proces waarbij we ons als gemeente ook kwetsbaar moeten opstellen om goed te leren van de soms schurende participatieprocessen, zodat het daarna weer beter gaat. En we zijn volop aan het leren participeren. Onder andere in wijken en dorpen, bij de Omgevingsvisie en grote gebiedsontwikkelingen, met de cultuurvisie, de woonzorgvisie, de herinrichting van straten en het bomenbeleid. Komende maanden worden die lessen en de verplichtingen uit de Wet Participatie op Decentraal Niveau vastgelegd in een nieuwe Participatieverordening. En door middel van een ontwikkelagenda willen we stapsgewijs zoveel mogelijk verankeren in de organisatie en in houding en gedrag van alle ambtenaren. Want goede participatie is een verantwoordelijkheid van de hele gemeente; medewerkers van alle teams en diensten, en ook van het bestuur. Het begint bij een gemeenteraad die duidelijke kaders stelt en aandacht heeft voor de kwaliteit van participatie.

En bij bewoners die serieus worden genomen en mee kunnen praten en doen met het bestuur. In deze tweede tussentijdse evaluatie willen we inzicht geven in hoe er uitvoering wordt gegeven aan het Participatiebeleid en wat daarmee tot dusver is bereikt. Dat inzicht is nu nog onvolledig. Daarvoor moeten we de kwaliteit van participatie nog beter evalueren en monitoren. Deze tweede tussentijdse evaluatie zal in de zomer 2025 dan ook worden opgevolgd door een Participatiejaarverslag over het jaar 2024 waarin de kwaliteit van participatie wordt gemonitord. We wensen u veel leesplezier.

Mijntje Pluimers-Foeken Wethouder Participatie Barneveld, 17 augustus 2024

3

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Inhoud

Voorwoord: leren participeren .............................................................................................................3 Inhoud.....................................................................................................................................................4 1. Inleiding .............................................................................................................................................6 2. Stand van zaken uitvoering participatiebeleid ..............................................................................7 2.1. Stand van zaken per spoor ......................................................................................................7 2.2. Participatie volgens inwoners ................................................................................................13 2.2.1. Waardering ...........................................................................................................................13 2.2.2. Onderwerpen ........................................................................................................................13 2.2.3. Bereidheid .............................................................................................................................13 2.2.4.

Participatievormen ...............................................................................................................13 2.2.5. Verwachtingen van gemeente ...........................................................................................13 2.2.6. Inwonersinitiatieven .............................................................................................................13 2.2.7. Duiding ..................................................................................................................................14 2.3. Participatie volgens de raad ..................................................................................................15 2.4. Opvolging aanbevelingen eerste tussentijds evaluatie .....................................................15 3.

Conclusies en aanbevelingen ......................................................................................................17 3.1.Samen leren en ontwikkelen ..................................................................................................17 3.2 Inwonerinitiatieven (spoor 3) ..................................................................................................17 3.3 Participatie voor iedereen .......................................................................................................18 3.4 Doorontwikkeling spoor 1........................................................................................................18 Bijlagen.................................................................................................................................................19 Bijlage 1. Voorbeeld kennisgeving participatie spoor 1 ............................................................20 Bijlage 2. Verslag werksessie gemeenteraad: samen leren en evalueren.............................21 Bijlage 3 Verslag lunchlezing participatie: leren luisteren .........................................................25

4

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

5

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

1. Inleiding In 2022 stelde de gemeenteraad het participatiebeleid vast. In het coalitieakkoord is in hoofdstuk 3 samenwerken in netwerken als speerpunt opgenomen: “voortvarend verder aan de slag met het ingezette participatiebeleid”. Vorig jaar is de eerste tussentijdse evaluatie1 uitgekomen. Hieruit bleek dat er al veel is gebeurd, maar dat er ook nog veel te doen is: • De doelstellingen zijn ambitieus in relatie tot de ter beschikking gestelde middelen en het tijdspad. • De implementatieperiode van 2 jaar is te kort. • De nieuwe participatierollen van participatiecoaches en -experts kunnen niet uitgevoerd worden binnen de bestaande formatie. • Er is behoefte aan uitvoerende participatiemedewerkers als ondersteuning voor projectleiders. • Tot slot is duidelijk geworden dat in de organisatie weinig financiële en uitvoerende ruimte is voor het faciliteren van inwonersinitiatieven. Op basis van de evaluatie is een actieplan opgesteld en daar is hard aan gewerkt. In het actieplan is onder andere opgenomen dat er een ontwikkelagenda opgesteld moest worden en een voorstel in de Kadernota voor extra financiële middelen. De raad heeft de Kadernota inmiddels op 10 juli 2024 vastgesteld. En de ontwikkelagenda wordt gelijktijdig aangeboden aan de gemeenteraad met deze evaluatie. Hierin wordt een realistisch ontwikkelvoorstel gedaan voor 2025.

Dit is de tweede tussentijdse evaluatie, met resultaten van 1-6-2023 tot 1-6-2024. Ambitie Het participatiebeleid heeft tot doel “vroegtijdig via de passende participatietrede in gesprek te gaan met inwoners om hen te betrekken bij beleids- en visievorming, uitvoering en evaluatie”. Dit doen we door vroegtijdig de verbinding te zoeken en te bouwen aan een duurzame relatie met de samenleving. Per situatie zoeken we de best passende participatie. Hierdoor spelen we beter in op vragen en initiatieven uit de samenleving, met een heldere en eenduidige verdeling van verantwoordelijkheden. Methode tweede tussentijdse evaluatie Bij de eerste tussentijdse evaluatie constateerde raad en college dat die te intern gericht was. Daarom is nu voor een andere onderzoeksopzet gekozen. Voor deze tussentijdse evaluatie gebruikten we de volgende informatiebronnen: 1. Uitvoering aanbevelingen eerste tussentijdse evaluatie en actieplan 2. Interviews met teamleiders 3. Werksessie met raadsleden en een enquête 4. Enquête via het inwonerspanel 5. Reacties van initiatiefnemers spoor 1 6. Evaluaties van participatietrajecten Leeswijzer Hoofdstuk 2 beschrijft de stand van zaken. In hoofdstuk 3 staan de geleerde lessen, conclusies en aanbevelingen voor het vervolg centraal. 1 Document Barneveld - B-4.16 Besluit B&W over eerste tussentijdse evaluatie participatiebeleid d.d. 29-8-23 -

iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl) 6

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

2. Stand van zaken uitvoering participatiebeleid In dit hoofdstuk wordt uiteengezet wat de stand van zaken is qua uitvoering van het participatiebeleid. Eerst wordt er een uiteenzetting gegeven per spoor. Daarna wat inwoners respectievelijk de gemeenteraad van de uitvoering van het Participatiebeleid vinden. En tot slot wat er is gebeurd met de aanbevelingen uit de vorige tussentijdse evaluatie.

2.1. Stand van zaken per spoor SPOOR 1: ruimtelijke initiatieven van inwoners Tussenstand: in ontwikkeling (inwerking getreden per 1-1-2024) Acties • Initiatiefnemers worden geïnformeerd over het participatiebeleid en verwezen naar de handleiding en inspiratiegids[1]. • Er zijn nog 2 folders opgesteld naar aanleiding van de eerste evaluatie, te weten informatie voor belanghebbenden en een handreiking voor het participatieverslag. • De participatiecoördinator schuift -indien nodig- als participatie expert aan bij de intake- en omgevingstafel en adviseert planologen en initiatiefnemers over de participatietrajecten. • Er wordt informatie over participatietrajecten gepubliceerd (kennisgeving, zie bijlage 1).

Afbeelding: voorkant van de folder informatie voor belanghebbenden spoor 1 Wat goed gaat • Initiatiefnemers passen participatie toe bij de plannen die de gemeente in behandeling heeft. • Bij een wijziging van het Omgevingsplan dient er een kennisgeving participatie gepubliceerd te worden (verplichting in de Omgevingswet). Omdat de participatie meestal plaatsvindt tijdens het uitwerkingsverzoek en dan nog onbekend is met welke procedure het plan mogelijk gemaakt kan worden (omgevingsvergunning, Bopa of wijziging van het omgevingsplan) volgt in al die gevallen een kennisgeving participatie. • Initiatiefnemers stellen de informatie en het advies van de gemeente op prijs.

[1] Zie https://www.barneveld.nl/melden-en-meedoen/omgevingswet/participatie

7

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Aandachtspunten • In de Omgevingswet is participatie belangrijk, maar gemeenten hebben weinig juridische mogelijkheden om participatie af te dwingen. In het Barneveldse participatiebeleid is hiermee geen rekening gehouden. o Zo staat op pagina 27 dat een vergunning geweigerd kan worden op basis van de participatie opbrengsten. Juridisch gezien mag dit niet. Participatie is slechts een aanvraagvereiste en het college is het bevoegd gezag om hierop te toetsen. Desondanks komt het voor dat de raad een plan niet wil vaststellen in verband met het participatietraject. Er zijn uitvoeringsafspraken gemaakt hoe hiermee om te gaan. Daarover is de raad geïnformeerd. o Op pagina 10 van het participatiebeleid staat dat het college de raad consulteert over het gesprekskader bij een buitenplanse omgevingsactiviteit met adviesrecht voor de raad en een participatieverplichting. Ook dat is strijdig met de Omgevingswet. De participatievorm is - ook wanneer er een participatieplicht geldt – namelijk niet afdwingbaar. > Aanbevolen wordt om het participatiebeleid hierop aan te passen. • Initiatiefnemers zijn in ons beleid verantwoordelijk voor het participatietraject, de gemeente is slechts adviseur. Toch wordt er bij ingewikkelde onderwerpen of plannen waar veel weerstand tegen is, een grotere rol van de gemeente verwacht.

Ook weigeren inwoners soms om in gesprek te gaan met een initiatiefnemer, waardoor er geen participatie kan plaatsvinden door de initiatiefnemer. In het geval van een omgevingsplanwijziging is de gemeente (juridisch) verantwoordelijk voor het participatietraject. De gemeente overlegt dan met de initiatiefnemer en maakt afspraken over het participatietraject. • Elk dossier vergt weer een nieuwe afweging (maatwerk). Dit kost meer tijd en capaciteit dan van te voren ingeschat was. Als de participatie onvoldoende is, dan is de gemeente op basis van de Awb verplicht om zelf onderzoek te doen. > Aanbevolen wordt om hiervoor een werkwijze te ontwikkelen en de kosten hiervan door te berekenen aan de initiatiefnemer. • Initiatiefnemers geven aan dat participatie hen veel tijd en geld kost, maar dat het niet altijd leidt tot minder bezwaar en beroep. En als inwoners niet willen participeren dan is een participatietraject onmogelijk. Voorbeeld: huisvesting arbeidsmigranten Wat houdt het in? Een initiatiefnemer wil graag meer arbeidsmigranten huisvesten dan in het beleid is toegestaan. Voor het principeverzoek in de raad, houdt de initiatiefnemer keukentafelgesprekken in de buurt. Uit deze gesprekken blijkt dat er zowel voor- als tegenstanders zijn.

De initiatiefnemer ziet het positief in en schrijft een optimistisch participatieverslag, waarin hij aangeeft dat aan de zorgen en bezwaren van de omwonenden tegemoet gekomen wordt. De omwonenden zijn het niet eens met deze conclusie. Wat gaat goed? De initiatiefnemer spreekt met alle belanghebbenden en maakt een verslag met alle voor- en nadelen van het plan. Wat leren we ervan? Terugkoppeling van het verslag ter kennisgeving aan de belanghebbenden is belangrijk. En de toon en woordkeuze van een verslag kunnen tot verzet leiden in de omgeving. De bezwaren moeten wel serieus worden genomen. Omdat de gemeente slechts adviseur is, zijn we erg afhankelijk van de initiatiefnemer hoe de participatie plaatsvindt. Inwoners (en insprekers) beter informeren over het proces en de rollen van gemeente en initiatiefnemer is wenselijk.

8

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

SPOOR 2: initiatieven van de gemeente Tussenstand: een lerende organisatie Acties Er wordt volop ingezet op leren en ontwikkelen, bijvoorbeeld door een basisworkshop voor nieuwe medewerkers en inspirerende lunchlezingen. Participatie is opgenomen in werkprocessen en voor trede 1 en 2 zijn werkvormen, brieven en draaiboeken gestandaardiseerd. Medewerkers in een participatietraject kunnen gebruikmaken van advies en coaching on the job. Wat goed gaat • Medewerkers maken vaak gebruik van de adviezen van de participatiecoördinator. • Het opleidingstraject is gestart. • Bij elk project of beleidsvoorstel is participatie een onderdeel. Aandachtspunten • Vooralsnog kost het participatiebeleid extra tijd en capaciteit. Naar verwachting kunnen we op korte termijn nog niet rekenen op terugverdieneffecten. Hiermee moet rekening gehouden worden in de planning en begroting. • Er is geen capaciteit beschikbaar voor participatiecoaches en participatiedeskundigen. Vooralsnog neemt de participatiecoördinator deze rollen op zich. Borging in de organisatie is hierdoor nog niet geeffectueerd. Dit maakt de organisatie kwetsbaar omdat het bij 1 persoon is ondergebracht. • Uit de evaluatie met de raadsleden blijkt dat de kaderstellende en controlerende rol van de raad in participatietrajecten nog verduidelijking vergt.

• Investeren in e-democracy en vernieuwende participatievormen is gewenst vanuit inwoners en om te voorkomen dat vaak dezelfde inwoners worden betrokken. • Aandacht voor inclusieve participatie: iedereen wordt uitgenodigd om mee te doen, niet alleen betrokkenen die al vaker van zich laten horen. Voorbeeld participatietrede 2: Herinrichting Wolweg Voor de herinrichting van de Wolweg zijn inwoners eerst schriftelijk geïnformeerd over wat er veranderd gaat worden en hoe het proces eruit ziet. Ook is er gevraagd of inwoners vooraf al aandachtspunten en wensen wilden meegeven aan de ontwerpers. Deze reacties zijn in het voorlopig ontwerp meegenomen. Het voorlopig ontwerp is zowel op de website als in een presentatie toegelicht. Inwoners konden vervolgens een reactie geven op het ontwerp. Op basis van de reacties is het ontwerp aangepast en is het definitief ontwerp met uitleg over de gemaakte keuzes gepresenteerd. Wat gaat goed? Er was grote betrokkenheid van inwoners, ondernemers en lokale belangenverenigingen. Zo kregen we een goed beeld van aandachtspunten en wensen. Wat leren we ervan? We hebben op basis van de Wolweg het participatietraject voor een trede 2 project gestandaardiseerd. Inmiddels wordt dit format ook in andere trajecten toegepast. Het format werkt efficiënter en is duidelijker voor zowel participanten als het projectteam.

Om meer inwoners te bereiken is er ingezet op zowel een bijeenkomst als online communicatie. Dit werkt. Voorbeeld participatietrede 3: Economische visie Een economische visie kan alléén tot stand komen vanuit een actieve deelname van alle partijen die samen de Barneveldse economie maken. Ondernemers in al hun diversiteit: grote en kleine bedrijven, zzp’ers en grote bedrijven met veel medewerkers, van bouw en industrie tot zakelijke dienstverlening. Het uitgangspunt is het besef dat we elkaar nodig hebben. Daarom hebben we de ondernemers zoveel mogelijk betrokken bij het opstellen van de visie. Eerst waren er afzonderlijke gesprekken met een gevarieerde groep van ondernemers. Daarna hielden we een grote bijeenkomst in het Schaffelaartheater, met een open uitnodiging aan ondernemers uit alle sectoren, om mee te denken met de invulling van de economische visie. Op basis van de input uit de eerste ronde met ondernemers en de bijeenkomst in het theater is een conceptvisie opgesteld. De conceptvisie is voorgelegd aan een ‘meeleesgroep’ van ondernemers uit verschillende branches en van verschillende omvang. Tot slot is er op 10 april nog een informerende raadsbijeenkomst gehouden waarbij ook weer

9

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

ondernemers zijn uitgenodigd. De input vanuit de meeleesgroep en de raadsbijeenkomst zijn verwerkt in het eindconcept zoals dat 18 juni is voorgelegd aan de raadscommissie. Wat gaat goed? Er was grote betrokkenheid bij de ondernemers om mee te denken en input te geven Wat leren we ervan? Vaak worden dezelfde contactpersonen van bedrijven benaderd. Het zou goed zijn om ook anderen dan de “usual suspects” te benaderen. Bij een economische visie kun je ook andere belanghebbenden dan ondernemers betrekken. Voorbeeld participatietrede 4: Herstel Pastoriebos Samen met buurtbewoners is er een ontwerp en beplantingsplan opgesteld. Er is eerst een informatieavond geweest voor de gehele buurt. Daarna konden buurtbewoners zich aanmelden voor een werkgroep, die samen met de gemeente in ontwerpsessies aan de slag gingen. Tot slot hebben de werkgroepleden het plan aan de buurt gepresenteerd. Een participatietraject met betrokken en tevreden inwoners. Wat gaat goed? Het is gelukt om de sfeer in de buurt te herstellen en door open en transparant te werken het vertrouwen in de gemeente deels te herstellen. Er is een ontwerp gemaakt met veel betrokkenheid vanuit de buurt. Wat leren we ervan? Het ontwerp is verrassend anders geworden dan in eerste instantie door interne deskundigen gevisualiseerd was. Het is goed om te durven loslaten en oprecht te luisteren naar de ideeën van inwoners.

Dan kom je tot een gedragen ontwerp voor degenen die er ook daadwerkelijk gebruik van maken.

10

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

SPOOR 3: maatschappelijke initiatieven Tussenstand: in ontwikkeling In het beleid is aangegeven: We bieden mogelijkheden en faciliteren inwonersinitiatieven die bijdragen aan de gemeenschappelijke en lokale opgaven. Acties • Er is in kaart gebracht wat voor ideeën en initiatieven zijn ingebracht via het ideeënloket. • Er is een handleiding voor inwonersinitiatieven opgesteld. • Er is een voorstel gemaakt om de informatie op de website over inwonersinitiatieven aan te passen. • Er is bekeken hoe de gemeente initiatieven beter zou kunnen ondersteunen, bijvoorbeeld met hulp van fondsen, initiatievenmakelaars of vouchers.

Wat gaat er goed • Er zijn meerdere inwoners met (maatschappelijke) ideeën en wensen en verschillende mogelijkheden voor inwoners om deze aan de gemeente voor te leggen. Afgelopen jaar waren er 115 meldingen via het ideeënloket binnengekomen. Deze worden (tijdelijk) bekeken door de gebiedsregisseurs en samen met inhoudelijk betrokken collega’s wordt onderzocht of en hoe ze gerealiseerd kunnen worden. • Door bewonersgroepen uit dorpen en wijken worden dorpsplannen opgesteld met ideeën en wensen vanuit inwoners. Het Dorpsplan wordt vertaald in een gezamenlijk door inwoners en gemeente gedragen Gebiedsagenda. Dit is een uitwerking in concrete acties uit het Dorpsplan, uitgesplitst naar haalbaarheid, termijn en verantwoordelijkheid. De gebiedsregisseurs begeleiden dit proces. De eerste Gebiedsagenda’s zijn inmiddels opgesteld.

11

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Aandachtspunten • Er is geen contactpersoon en werkwijze hoe om te gaan met inwonersinitiatieven en right to challenge. • Er is te weinig capaciteit beschikbaar om maatschappelijke initiatieven, zoals uit de ideeënbus, op te pakken, zowel bij de inhoudelijke medewerkers als bij de gebiedsregisseurs. • Doorontwikkeling van gebiedsregie en vernieuwing van de samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken is vertraagd. • De taken van de gebiedsregisseurs zijn nu niet in verhouding tot de beschikbare capaciteit. Daarom is de inzet kwetsbaar. Voorbeeld: speelwensen In het speelbeleid is bepaald dat de gemeente zich concentreert op wat grotere speelplekken, goed verdeeld over de dorpen en wijken en rekening houdend met de leeftijdsopbouw. Bij nieuwe of aanpassing van speelplekken mogen inwoners meedenken over de invulling. Toch ontvangt de gemeente regelmatig verzoeken om kleine speelplekken in de straat. En daar willen inwoners zelf ook aan bijdragen. Daar kunnen we binnen het huidige speelbeleid niet aan meewerken. Wel zijn op verzoek van inwoners bestaande speelplekken aangepast.

Afbeelding: artikel uit de Barneveldse krant 27 september 2023, een voorbeeld over hoe de gemeente wel snel inspeelt op een inwonersinitiatief.

12

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

2.2. Participatie volgens inwoners Als onderdeel van de evaluatie van het participatiebeleid hebben we inwoners via het inwonerspanel bevraagd. Er hebben 331 inwoners deelgenomen aan deze peiling. Het is de bedoeling om dit onderzoek elke drie jaar te herhalen. Hieronder een korte samenvatting2.

2.2.1. Waardering Gemiddeld geven deelnemers de manier waarop de gemeente inwoners betrekt bij het ontwikkelen van nieuw beleid, plannen en projecten een 5,8. Er zijn grote verschillen in perceptie. Sommigen zijn ontevreden, anderen juist erg tevreden. Deelnemers benoemen dat er waardering is voor de informatieavonden, de gebiedsregisseurs, dat de gemeente de tijd neemt om een weloverwogen beslissing te nemen, de communicatie via huis aan huis, brieven en krant, en dat participatie hoog op de agenda staat bij de gemeente. Deelnemers geven aan graag eerder betrokken te willen worden in het besluitvorming proces en hebben behoefte aan duidelijke communicatie en openheid vanuit de gemeente. Deelnemers zijn ook bezorgd over hogere financiële lasten voor bewoners doordat (participatie)processen veel tijd en geld kosten.

2.2.2. Onderwerpen Inwoners hebben meegedacht over 1) Verandering in straat aan groen, wegen, parkeren, 2) Verandering in wijk, buurt of dorp over inrichting, bereikbaarheid, groen of parkeren en 3) Veiligheid en openbare orde. Dit zijn ook de onderwerpen waar inwoners graag over willen meedenken. Daarnaast worden bouwprojecten genoemd als onderwerp waarover inwoners willen meedenken.

2.2.3. Bereidheid Er is grote bereidheid bij de deelnemers om te participeren. Bijna vier op de tien (38%) deelnemers wil met de gemeente meedenken over een belangrijk onderwerp door mee te praten. Een kwart wil meedenken door mee te doen (25%) of mee te beslissen (24%). Inwoners bereiken om mee te denken kan nog verbeterd worden. 58% is nog nooit uitgenodigd of heeft geen oproep gezien om mee te denken.

2.2.4. Participatievormen Gewenste participatievormen zijn: 1) Via een digitale vragenlijst, 2) Als lid van het inwonerspanel en 3) Tijdens een fysieke bijeenkomst op locatie.

2.2.5. Verwachtingen van gemeente Ruim drie kwart (77%) van de deelnemers vindt het belangrijk dat er duidelijkheid is vanuit de gemeente zodat inwoners weten wat ze kunnen verwachten. (Bijna) zeven op de tien deelnemers vindt het belangrijk dat de gemeente open staat voor ideeën en meningen van deelnemers (71%) en/of dat er duidelijke terugkoppeling is over wat er met de inbreng is gedaan en waarom (68%).

2.2.6. Inwonersinitiatieven Er is grote bereidheid om zelf een initiatief te nemen. Bijna vier op de tien (37%) deelnemers wist dat het mogelijk is om als inwoner een inwonersinitiatief in te dienen bij de gemeente, 2 De rapportage is te vinden op: https://panelinwoners.nl/blog/2024/07/09/bewonersparticipatie

13

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

maar heeft dit (nog) niet gedaan. 10% heeft dit al wel gedaan. Een derde (34%) wist niet dat dit bestond, maar zou dit wel willen doen. Eén op de vijf (19%) deelnemers wist niet dat het bestond en zou dit ook niet willen doen. Als reden wordt vaak genoemd dat deelnemers hier geen zin, tijd of behoefte aan hebben en/of hier geen energie voor hebben (bijvoorbeeld door hoge leeftijd). Wat hebben inwoners nodig bij een inwonersinitiatief? 1) 2) 3)

Vier op de tien (41%) deelnemers heeft een vast contactpersoon bij de gemeente nodig voor informatie, hulp en advies. Ruim een derde (36%) heeft een online platform met informatie/veel gestelde vragen/stappenplan nodig. Eén op de vijf (20%) deelnemers wil graag financiële ondersteuning van de gemeente.

2.2.7. Duiding We zien dat een groot deel van de respondenten (2/3) tevreden is over hoe de gemeente inwoners betrekt bij het beleid. Helaas zijn er ook respondenten die ontevreden zijn. Inwoners waarderen de gemeente voor de bijeenkomsten, de communicatie en de gebiedsregisseurs. Ook worden inwoners bij onderwerpen betrokken die ze interessant vinden. Wat beter kan is meer online participatie organiseren, beter informeren over participatiemogelijkheden, inwoners tijdig betrekken en een meer open communicatie. Ook is meer informatie over en ondersteuning van inwonersinitiatieven gewenst. Wat opvalt is dat de bereidheid om te participeren en inwonersinitiatieven te starten erg groot is.

14

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

2.3. Participatie volgens de raad Er is een werksessie georganiseerd voor fractieleden. Het verslag is te vinden in bijlage 2. Daarnaast is er een enquête verstuurd. Deze is door 2 fracties ingevuld. Dit gaat er goed volgens fractieleden: In het algemeen vindt men dat het betrekken van inwoners steeds beter gaat. De processen en rol van de gemeente zijn steeds duidelijker. Er wordt duidelijk onderscheid gemaakt in de mate van participatie en er worden verschillende participatievormen gebruikt. Dit kan er beter volgens de fractieleden: Soms worden niet alle belanghebbenden gehoord. Er zijn zorgen over hoe de stem van alle inwoners wordt gehoord en niet alleen die van een selecte groep. Nog niet alle participatietrajecten verlopen even gestructureerd. Verwachtingen, proces en terugkoppeling hebben extra aandacht nodig. En de rol van de raad zou verduidelijkt moeten worden.

2.4. Opvolging aanbevelingen eerste tussentijds evaluatie In de eerste tussentijdse evaluatie is er een aantal aanbevelingen gedaan. Hieronder wordt per aanbeveling aangegeven hoe deze opgevolgd zijn. Aanbeveling 1 Samen leren en ontwikkelen Geef meer aandacht aan samen leren en evalueren van participatietrajecten door inwoners, raad, college en ambtenaren door middel van een ontwikkeltraject met haalbare doelen Opvolging: • De evaluatieopzet is verbreed. Er is voor de evaluatie ook input opgehaald bij de gemeenteraad en het inwonerspanel. • Er is een ontwikkelagenda opgesteld, waarin voor 2025 het ontwikkeltraject is aangegeven met haalbare doelen. Niet alles kan, ook vanwege financiële en personele beperkingen. Maar stapsgewijs ontwikkelen we het participatiebeleid door. • Daarnaast leren we samen door bijeenkomsten en opleidingen over participatie te organiseren (zie bijlage 3). Aanbeveling 2 Doorontwikkeling spoor 3 Ontwikkel spoor 3 door binnen het nieuwe Programma Samenwerken in Netwerken, zorg voor meer flexibiliteit en duidelijkheid in de organisatie en communiceer beter wat wel en niet kan Er is een bestuursopdracht opgesteld voor het nieuwe Programma Samenwerken in Netwerken. Er is in kaart gebracht welke wensen en ideeën bij de gemeente zijn binnengekomen en wat daarmee is gedaan.

Geconcludeerd is dat de organisatie onvoldoende in staat is om te kunnen inspelen op inwonersinitiatieven. Er is geen werkwijze hiervoor ontwikkeld en er is geen verantwoordelijke. De komende tijd gaat verkend worden hoe dit beter geborgd kan worden in de organisatie, wat de organisatie wel en niet kan uitvoeren en wat daarvoor nodig is. Daarvoor is al een korte verkenning gedaan hoe andere gemeenten omgaan met inwonersinitiatieven. Bij de VNG is specifiek de vraag voorgelegd hoe het (straks wettelijk verplichte) right to challenge in andere gemeenten is geregeld/geborgd.

15

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Aanbeveling 3 Hulpmiddelen, standaardisatie en methoden Overweeg om de participatiemeter aan te passen, zorg voor extra hulpmiddelen, zoals formats en handreikingen, deel goede voorbeelden en investeer in nieuwe participatiemethoden Afgelopen jaar zijn er hulpmiddelen, zoals formats en handreikingen, ontwikkeld. Er ligt een voorstel om de participatiemeter aan te passen. Goede voorbeelden worden in de organisatie gedeeld. En er is een eerste verkenning uitgevoerd naar online participatietools. Aanbeveling 4 Borging, capaciteit, implementatieperiode en evaluatiemomenten Neem meer tijd voor de implementatie, heb meer aandacht voor borging in de organisatie en de beschikbare capaciteit, breid de volgende evaluatie uit en stel deze uit tot de zomer 2024. Er is een ontwikkelagenda opgesteld, waardoor meer tijd wordt genomen voor de implementatie. Er is verkend hoe de borging in de organisatie geregeld kan worden, maar hierover is nog geen besluit genomen. De evaluatie is in de zomer van 2024 uitgevoerd en uitgebreid met input van de raad en het inwonerspanel. In onderstaande tabel is te zien wat er afgelopen jaar is gedaan. Ondersteuning Medewerkers en initiatiefnemers hebben ondersteuning gekregen bij het opstellen van een participatiekader en -verslag (spoor 1 en 2)

Verkenning Spoor 2: 1) Eerste verkenning online participatietool 2) Alternatieve ideeën verkend voor borging participatie in de organisatie 3) In kaart brengen behoefte aan hulpmiddelen 4) Verkenning hoe participatievaardigheden in HR te integreren zijn Spoor 3: 5) Inzicht in ingebrachte ideeën vanuit samenleving

Ontwikkeling 1) Ontwikkelagenda 2) Verbreding evaluatieopzet 3) Bestuursopdracht Samenwerken in netwerken Spoor 1: 4) Handreiking voor participanten 5) Handreiking participatieverslag 6) Stroomschema participatie spoor 1 en opgenomen in werkbeschrijvingen Spoor 2: 7) Formats voor brieven en draaiboeken bijeenkomsten, participatieplan en participatieverslag 8) Participatie is onderdeel van projectmatig werken Spoor 3: 9) Handleiding spoor 3

Leren en evalueren Alle sporen: 1) Ervaringen delen: lunchlezing 2) Werksessie met de raad 3) Enquête inwonerspanel 4) Evaluatie met adviseurs spoor 1 5) Basistrainingen voor nieuwe medewerkers

Foto: participatiebijeenkomst in het kader van de herinrichting Roelenengweg Voorthuizen

16

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

3. Conclusies en aanbevelingen Het participatiebeleid heeft als doel om samen met inwoners, organisaties en ondernemers plannen te maken en als gemeente aan te sluiten bij initiatieven vanuit de samenleving. Door het participatiebeleid is er meer eenduidigheid en duidelijkheid in onze werkwijze. Afgelopen jaar is er weer veel gedaan en geleerd qua participatie in de gemeente Barneveld. Daarin is een lerende lijn te zien en die willen we graag doorzetten. Aandachtspunten zijn er nog wel. Daarom is er een ontwikkelagenda opgesteld. Een aandachtspunt is de structurele borging in de organisatie. Op dit moment vervult de tijdelijke participatie coördinator de borging. Naar aanleiding van de ervaringen van afgelopen jaren wordt opnieuw bekeken hoe participatie en de nieuwe rollen het beste geborgd kunnen worden in de organisatie. Daarnaast is te zien dat coaching on the job en advies goede resultaten afleveren om de kwaliteit van participatietrajecten te verbeteren. Extra aandacht is er nog wel nodig voor andere participatievormen, waaronder online, en het bereiken van alle inwoners en niet alleen bepaalde groepen in de samenleving. Tot slot blijft de inzet voor het ondersteunen van inwonersinitiatieven achter bij de ambities. Dit vergt een organisatieverandering en extra investeringen en capaciteit (structureel). Hieronder staan vier conclusies en aanbevelingen.

3.1.Samen leren en ontwikkelen Participatie blijft aandacht vragen. Er is veel geleerd en ontwikkeld, maar het is nog niet vanzelfsprekend in de organisatie en de samenleving. Als dit niet blijvend aandacht krijgt, dan is de kans groot dat het wegzakt. Belangrijk is de vraag hoe dit in de organisatie geborgd gaat worden. Via ontwikkelagenda’s, evaluaties, jaarverslagen participatie en structurele inzet is dit onder andere mogelijk. Aanbeveling 1: Gebruik evaluaties, jaarverslagen, ontwikkelagenda’s en structurele personele inzet om het leer- en ontwikkeltraject voor participatie door te zetten en participatie te borgen in de organisatie

3.2 Inwonerinitiatieven (spoor 3) Op dit moment is er nog weinig ruimte, zowel financieel als qua capaciteit, om in te spelen op inwonersinitiatieven. Dit vraagt om een organisatieverandering en aanpassingen in meerjarige investeringsprogramma’s. Inwoners geven aan dat ondersteuning van inwonersinitiatieven kan helpen daarbij, bijvoorbeeld door een vast contactpersoon die inwoners helpt bij het uitwerken van hun idee, breng initiatiefnemer in contact met fondsen en subsidies en/of stel vouchers of subsidies ter beschikking voor medefinanciering van plannen. De taakopvatting, het takenpakket en de opdracht van de gebiedsregisseurs vragen meer duidelijkheid, zeker hun rol in spoor 3. De taken zijn nu niet in verhouding tot de beschikbare capaciteit van het aantal gebiedsregisseurs. Daarom is de inzet kwetsbaar. Hun inzet wordt erg gewaardeerd door inwoners. Aanbeveling 2: Investeer in spoor 3, verduidelijk de rol van gebiedsregie hierin en zorg ervoor dat inwoners met een goed idee hulp kunnen krijgen om hun idee te verwezenlijken.

17

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

3.3 Participatie voor iedereen Bij participatietrajecten zien we vaak dezelfde inwoners terug. Ook organiseren we vaak inspraakbijeenkomsten. Daar is vaak meer ruimte voor extraverte inwoners die het niet erg vinden om in grote groepen hun mening te laten weten. Om ervoor te zorgen dat alle inwoners de kans krijgen om betrokken te zijn bij participatietrajecten is het verstandig om de kennis en vaardigheden over inclusieve participatie breder te verspreiden onder de ambtenaren. Ook is het wenselijk om inwoners via verschillende participatievormen te betrekken. Vanuit inwoners is er een wens voor online participatievormen. Aanbeveling 3: Zorg voor meer kennis en vaardigheden om alle inwoners te betrekken bij de participatie en investeer in andere participatievormen, waaronder online

3.4 Doorontwikkeling spoor 1 De Omgevingswet en de daarbij behorende participatieplicht is nieuw en ontwikkelt zich steeds verder. We verwachten ook dat er jurisprudentie gaat komen op dit onderwerp. Dat betekent dat we dit goed in de gaten moeten blijven houden. Ook voor initiatiefnemers en omwonenden, raad, college en ambtenaren is niet altijd duidelijk wat de rol van wie is in een participatietraject. Komend jaar is het verstandig om hierover te blijven communiceren en dit spoor verder te ontwikkelen. Daarnaast staan sommige bepalingen in het Participatiebeleid op gespannen voet met de Omgevingswet. Voorgesteld wordt om het participatiebeleid Omgevingswetproof te maken. Aanbeveling 4: Investeer in communicatie en doorontwikkeling van spoor 1 en pas het participatiebeleid aan bij de verplichtingen uit de Omgevingswet

18

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Bijlagen 1) Voorbeeld kennisgeving participatie spoor 1 2) Verslag werksessie gemeenteraad (11-6-2024)

Foto: participatietraject herinrichting Vellertsheuvel, opstellen van het voorlopig ontwerp rekening houdend met de wensen van omwonenden

19

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Bijlage 1. Voorbeeld kennisgeving participatie spoor 1 Een kennisgeving participatie spoor 1 is in sommige gevallen een verplichting die voortkomt uit de Omgevingswet. Een voorbeeld van een kennisgeving is hieronder te vinden. Kennisgevingen zijn te vinden op: https://www.barneveld.nl/nieuws/bekendmakingen

20

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Bijlage 2. Verslag werksessie gemeenteraad: samen leren en evalueren Er is op 11 juni 2024 een werksessie georganiseerd voor de gemeenteraad. Hierin is uitgelegd hoe het participatiebeleid eruit ziet. Daarnaast is gevraagd wat de fracties goed vonden gaan en wat verbetering behoeft. Hieronder volgt een kort verslag. 1. Inleiding: hoe zat het ook alweer? De ambtenaren hebben via een interactief proces samengevat wat het participatiebeleid inhoudt en welke kaders de raad aan het college en de ambtenaren hebben meegegeven. Wat opviel is dat de fracties niet goed meer weten wat er in het beleid staat. Meer informatie en toelichting hierover is wenselijk. Hieronder staan een aantal vragen die aan de fracties zijn gesteld, met hun antwoorden en vervolgens het goede antwoord. Wanneer is het participatiebeleid aangenomen?

Hoeveel sporen onderscheidt het beleid?

21

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Hoeveel processtappen zijn er in het beleid?

Welke participatietreden worden in de gemeente Barneveld gebruikt?

22

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Wat is de participatiemeter?

Wat zijn redenen om geen participatie uit te voeren? (randvoorwaarden)

23

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Ga jij weleens als een toeschouwer naar een participatiebijeenkomst?

Wat is de rol van de raad in een participatieproces?

1.2. Algemene ronde: wat gaat goed en wat kan beter qua participatie? Goed Toetsingskader landelijk gebied omdat de wethouder luisterde, het stuk terugnam en alsnog in gesprek ging Bestemmingsplan Centrum omdat er weinig zienswijzen waren

Kan beter Toetsingskader landelijk gebied omdat alleen belanghebbenden met een economisch belang (boeren) werden gehoord Churchillstraat omdat dezelfde schreeuwerds hun zin kregen zonder na te denken over de consequenties, onduidelijkheid over de besluitvorming en terugkoppeling aan degenen die niet participeerden Verduidelijken wat participatie is, wat men kan verwachten en ingaan op zorgen (emoties) van inwoners Onduidelijk hoe participatieproces is verlopen, onderbouwen van keuzes Arbeidsmigranten Postweg en Hessenweg: procedure onduidelijk, bevoegdheden onduidelijk, inwoners te laat betrokken Terugkoppeling: inwoners moeten weten wat er met participatie gebeurt Zuiverheid belanghebbenden Positionering raad, verduidelijking van rol

De wil om participatie in te zetten hoe dat bedoeld is Betrekken inwoners gaat steeds beter en participatie is onderdeel van de besluitvorming Centrumvisie, uiteindelijk Pastoriebos en AZC (daarin ook de rol van de burgemeester: persoonlijk contact met de inwoners) Omgevingsvisie: langs de dorpen input ophalen dmv spel Onderscheid maken in mate van participatie Verscheidenheid van participatievormen Processen en rol gemeente verbeterd 1.3 Vervolg

Vanwege de tijd is afgesproken dat de vragen over de kaderstellende en controlerende rol schriftelijk aan de raadsfracties worden gesteld. 24

Tweede tussentijdse evaluatie participatiebeleid

Bijlage 3 Verslag lunchlezing participatie: leren luisteren In het kader van samen leren worden ervaringen met participatietrajecten uitgewisseld tussen collega’s. Er is in dat kader op 28 mei een lunchlezing georganiseerd voor alle medewerkers van de gemeente Barneveld. Samen! In vijf talen straalt deze kreet op de welkomstsheet de deelnemers tegemoet bij de lunchlezing participatie: leren luisteren. Projectleider Paula Valkier neemt ons mee in de successen en valkuilen van bewonersparticipatie bij het herinrichtingsproject Oldenbarneveldplein (trede 4: co-creatie). Gezamenlijkheid staat centraal Het betreft een aanpak waarbij gezamenlijkheid centraal staat: onder regie van de projectleider hebben de omwonenden en andere belanghebbenden een beslissende stem in aanpak en nieuwe inrichting van het plein. Doelstelling van de herinrichting is van het plein weer een prettige en veilige verblijfsruimte te maken. Een waarin alle bewoners zich thuis voelen. Als centrale ontmoetingsplek moet het plein daarnaast zijn sociale functie terugkrijgen: de verbondenheid en samenhang versterken in de wijk. Resultaat door te luisteren In de presentatie laat Paula zien wat de duidelijke do’s en don’ts zijn in de samenwerking met de inwoners. Zo is het belangrijk eerst de ruimte vast te stellen die de bewoners hebben om inbreng te leveren.

Mogen ze alleen maar kennisnemen van de plannen? Of bepalen ze mee in de invulling? Ook is het voor de organisatie van belang het juiste klimaat te scheppen waarin de bewoners zich vrij voelen mee te praten over het project. In een leuke oefening maakt Paula de deelnemers duidelijk hoe belangrijk, en hoe lastig soms, goed luisteren is. Om echt resultaat te halen uit de gesprekken met de bewoners gebruik je bijvoorbeeld de uitgangspunten laat OMA thuis (OMA= Oordeel, Mening, Advies) en NIVEA (niet Invullen Voor Een Ander). Zo bied je de bewoners ruimte en de vrijheid om met hun inbreng te komen.

Tijdswinst door participatie Het heringerichte Oldenbarneveldplein wordt eind 2024 opgeleverd, maar de participatie geldt nu al als een groot succes. De gezamenlijke inspanning van jong en oud, man en vrouw en verschillende nationaliteiten zorgde ervoor dat het project een aanzienlijke subsidie binnenhaalde van de provincie. Daarnaast groeide het onderlinge vertrouwen tussen de partijen tijdens het traject en ontstond hieruit een sociaal netwerk. Tot slot leverde het participatietraject tijdwinst op: in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht kan een goed participatietraject blijkbaar een versnellende werking hebben in plaats van een vertragende.

25