Bijlage 1 Nota reserves en voorzieningen 2025 - Gemeente Barneveld

Nota Reserves en Voorzieningen 2025 Gemeente Barneveld

April 2025

Inhoudsopgave 1. Inleiding...................................................................................................................................................................... 2 2. Reserves ..................................................................................................................................................................... 3 3. Voorzieningen ........................................................................................................................................................... 5 4. Vormen en opheffen van reserves en voorzieningen .................................................................................... 6 5. Rentetoerekening .................................................................................................................................................... 7 6. Overzicht reserves en voorzieningen ................................................................................................................. 7 Bijlage: voorbeeld format instellen Reserves en Voorzieningen ....................................................................8

1

1. Inleiding De reserves en voorzieningen vormen een belangrijk onderdeel van de vermogenspositie van de gemeente Barneveld. Zowel vanuit bestuurlijk als bedrijfseconomisch oogpunt is het belangrijk het beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen te beschrijven en periodiek te actualiseren. De “Financiële verordening gemeente Barneveld” bepaalt daarom in artikel 7 dat het college tenminste eenmaal per vier jaar de nota reserves en voorzieningen beoordeelt op actualiteit en de raad informeert over de uitkomst. Dit heeft geleid tot deze nieuwe nota reserves en voorzieningen 2025. In deze nota wordt het geldende juridisch kader uiteengezet. Daarbij zijn de geldende verslaggevingsvoorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Verordening voor het financieel beheer en beleid betrokken.

2

2. Reserves Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat (voor bestemming) zoals dat volgt uit de jaarrekening (artikel 42 BBV). De reserves zijn te onderscheiden in de algemene reserve en de bestemmingsreserves (artikel 43 BBV, lid 1) en zijn bedrijfseconomisch vrij te besteden. Het is de bevoegdheid van de raad om te besluiten over het vormen en opheffen van en het storten of onttrekken aan reserves. Kenmerken reserve Eigen vermogen Vrij besteedbaar Raad besluit over vorming, bestemming en aanwending van de reserve voor een specifiek doel of resultaat. De raad kan de bestedingsrichting wijzigen of de reserve opheffen. De raad kan aanwending van de reserve delegeren aan het college van burgemeester en wethouders. Kan onderdeel zijn van de beschikbareweerstandscapaciteit. Toevoegingen en onttrekkingen verlopen via de exploitatie Algemene reserve De algemene reserve bestaat uit de componenten van het eigen vermogen waaraan de raad geen ‘bepaalde’ bestemming heeft gegeven. De algemene reserve heeft als belangrijkste functie het vormen van een buffer voor financiële tegenvallers (weerstandsvermogen gemeentefinanciën).

De incidentele tekorten en overschotten van de begroting en ook de tekorten en de overschotten op de jaarrekening die niet ten laste of ten gunste van bestemmingsreserves komen, brengen we ten laste respectievelijk ten gunste van de algemene reserve. In de gemeente Barneveld is in de nota risicomanagement en weerstandsvermogen bepaald dat enkel de algemene reserve leidend is voor het beschikbare weerstandsvermogen. In beginsel mag men ook andere beleidsmatige reserves aanwijzen om onderdeel van het beschikbare weerstandsvermogen uit te laten maken. Vanuit het oogpunt van financiële behoedzaamheid is hier niet voor gekozen. Deze keuze komt overeen met het advies van de provinciale toezichthouder. De minimale hoogte van de algemene reserve wordt, door de raad, mede bepaald door de noodzakelijke omvang van het weerstandsvermogen. Het BBV verplicht gemeenten aandacht te besteden aan de (financiële) risico’s. Het weerstandsvermogen weerspiegelt de mate waarin de gemeente Barneveld in staat is de middelen vrij te maken om deze risico’s op te kunnen vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid direct aangepast moet worden. In de nota risicomanagement en weerstandsvermogen is vastgelegd wat de omvang van de algemene reserve als financiële buffer ten opzichte van de omvang van de risico’s moet bedragen.

In de Notitie Structurele en incidentele baten en lasten 2024 van de Commissie BBV is een surplus van de algemene reserve gedefinieerd. Het surplus is het deel van de algemene reserve dat niet nodig is voor het afdekken van risico’s, volgens de kaders uit onze nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Gemeenten mogen met ingang van 1 januari 2024 van het surplus van de algemene reserve jaarlijks maximaal 10% inzetten voor het dekken van structurele lasten, onder voorwaarde dat de solvabiliteit groter of gelijk aan 20% is en blijft. De bevoegdheid van het inzetten van het surplus van de algemene reserve ligt bij de raad. Bestemmingsreserves Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft

3

meegegeven (artikel 43 BBV, lid 2). De bestemmingsreserves worden tot het eigen vermogen gerekend omdat deze reserves bij een heroverweging van beleid een andere bestemming kunnen krijgen dan wel aan de algemene reserve kunnen worden toegevoegd. Van bestemmingsreserves moet de doelstelling en de randvoorwaarden zijn geformuleerd. Het is aan de raad om bij de instelling of wijziging van bestemmingsreserves expliciet te besluiten of de bevoegdheid om bestedingen te dekken uit de betreffende bestemmingsreserve wordt gedelegeerd aan het college; de raad heeft de mogelijkheid om een al bepaalde bestemming op enig moment te wijzigen. Indeling bestemmingsreserves In de gemeente Barneveld zijn de reserves als volgt ingedeeld: A. Bestemmingsreserves met een bestedingsfunctie Bij deze reserves gaat het om het apart zetten van gelden met als doel een bepaalde bestemming te geven aan deze middelen. B. Bestemmingsreserves voor het opvangen van de lasten van investeringen (bestemmingsreserve kapitaallasten) Investeringen moeten altijd geactiveerd worden. Reserves mogen niet direct met een investering verrekend worden. Bij investeringen kunnen de afschrijvingslasten geëlimineerd worden in de exploitatie door een onttrekking aan een bestemmingsreserve kapitaallasten.

Als er gekozen wordt voor de dekking van een investering via een bestemmingsreserve kapitaallasten dan heeft het de voorkeur dat de afschrijvingen over de volledige investering op die manier gedekt worden. Hier kan bij raadsbesluit van worden afgeweken. We onderscheiden drie fases die inzichtelijk worden gemaakt in de begroting/jaarrekening: • Opbouwfase: het krediet is nog niet geautoriseerd en de reserve wordt opgebouwd met een eenmalige of meerjarige stortingen; • Investeringsfase: het krediet is geautoriseerd en de investering loopt, waarbij de hoogte van de reserve ongewijzigd blijft tenzij de hoogte van het krediet ook (via een raadsbesluit) wijzigt; • Afschrijvingsfase: het krediet is afgerond en de jaarlijkse afschrijvingen worden structureel onttrokken aan de reserve. Begroten en realiseren van stortingen en onttrekkingen aan reserves en resultaatbestemming In het kader van de begrotingsrechtmatigheid, begroten wij zo realistisch mogelijk de stortingen en onttrekkingen aan de algemene en bestemmingsreserves via de begroting, tussenrapportages of separate raadsbesluiten. De werkelijke stortingen en onttrekkingen aan de algemene en bestemmingsreserves in de jaarrekening kunnen van de begroting afwijken voor zover de aan de onttrekking of storting gerelateerde lasten (aanwending) of baten (voeding) ook afwijken van de begroting.

Een hogere onttrekking dan begroot kan alleen voor zover er bij de reserve bevoegdheid is gedelegeerd aan het college. Een afwijking op stortingen en onttrekkingen aan reserves ten opzichte van de begroting wordt toegelicht in de jaarstukken. Voor onttrekkingen of stortingen aan reserves waarvoor de bevoegdheid bij de raad ligt en die betrekking hebben op een bepaald boekjaar, doet het college bij de resultaatbestemming van de jaarstukken van dat boekjaar een voorstel aan de raad.

4

3. Voorzieningen Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen en moeten verplicht worden ingesteld bij voorzienbare verplichtingen tegenover derden waarvan het bestaan en de omvang nog onzeker zijn, maar wel redelijkerwijs kunnen worden ingeschat. De voorzieningen worden gevormd voor onder meer verplichtingen en verwachte verliezen, kostenegalisatie en middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is (artikel 44 BBV). Kenmerken voorziening Vreemd vermogen (Risico's ter zake van bepaalde te verwachten) verplichtingen of verliezen en waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten Vaste bestemming Nooit onderdeel van beschikbare weerstandscapaciteit Vorming / opheffing volgt uit een wettelijk voorschrift of is in sommige gevallen raadsbevoegdheid Duidelijke onderbouwing van gewenste/noodzakelijke omvang vereist, inclusief tijdsbestek Toevoegingen aan de voorziening begroot / verantwoord op de programma’s Aanwenden van de voorziening direct ten laste van de voorziening Aanwending vanwege de schuld / verplichting / bestemming waarop de voorziening ziet, is een collegebevoegdheid Voorzieningen worden hiermee niet gevormd voor risico’s waarvan geen redelijke inschatting gemaakt kan worden van het bedrag van de schade of het verlies. In deze gevallen schrijft het BBV voor dat deze risico’s moeten worden meegenomen in de berekeningen rondom het weerstandsvermogen.

Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor verplichtingen en risico’s. Ze mogen daarom niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Toevoegingen moeten zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang. Voorzieningen ter egalisatie van kosten en/of heffingen worden afgestemd op de door de raad bepaalde kaders (in het bijzonder de beheerplannen die zien op de openbare ruimte). Als een voorziening voor verplichtingen en risico’s of ter egalisatie van lasten (niet zijnde vanuit een heffing) een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijke niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. De accountant toetst bij de Jaarstukken altijd de omvang, de onderbouwing en de dotaties/onttrekkingen aan de voorzieningen. Indeling voorzieningen: In de gemeente Barneveld zijn de voorzieningen als volgt ingedeeld: A. Voorzieningen voor verplichtingen en specifieke risico’s (art. 44 lid 1 letter a en b BBV) Voorzieningen kunnen worden gevormd voor verplichtingen en specifieke risico’s waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is maar redelijkerwijs wel valt in te schatten. De overige risico’s worden gedekt vanuit de algemene reserve. B. Voorzieningen ter egalisering van lasten (art. 44 lid 1 letter c BBV) Deze voorziening is voor een gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren.

Het gaat hierbij om kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, maar waarvan de oorsprong mede in het huidige jaar ligt. Het gaat hier met name om onderhoudsvoorzieningen. C. Voorzieningen ter egalisering van lasten vanuit een heffing (art. 44 lid 2 BBV) De ontvangsten vanuit de heffing moeten, op basis van het meerjarenplan, op langere termijn gelijklopen met de kosten. Echter, op jaarbasis kan dit verschillen en zonder dit te egaliseren

5

kan het verschil leiden tot jaarlijks fluctuerende tarieven. De ontvangsten vanuit de heffing moeten specifiek voor de taak worden ingezet, en kunnen daardoor niet tot de ‘reserves’ worden gerekend. Het college doet voorstellen aan de raad op welke wijze de middelen kunnen worden ingezet voor de taak. De inzet mag, indien wettelijk toegestaan, een bijdrage aan een toekomstige vervangingsinvestering zijn (voorziening art. 44 lid 3 BBV). Deze voorzieningen hebben een plafond van 20% van de totale gerealiseerde lasten in het laatste afgesloten boekjaar waarvoor de heffing plaatsvindt. In beheer-/beleidsplannen die door de raad worden vastgesteld kan onderbouwd van dit percentage worden afgeweken. Als bij de jaarrekening blijkt dat het plafond overschreden wordt, dan moet het college bij de daaropvolgende begroting een voorstel doen op welke wijze het bedrag boven het plafond concreet ingezet wordt voor de taak. Het voorstel mag bij een heffing die jaarlijks aan alle inwoners wordt geheven (afval en riool) ook zijn dat de overtollige gelden met een eenmalige korting worden ‘teruggegeven’ aan de inwoners. Presentatie in begrotingen en jaarrekeningen Bovenstaande betekent dat de reserves en voorzieningen in begrotingen en jaarrekeningen overeenkomstig deze indeling worden gepresenteerd.

4. Vormen en opheffen van reserves en voorzieningen Het creëren of opheffen van reserves is een raadsbevoegdheid. De raadsbesluiten daarover worden genomen op het daartoe geëigende moment (bijvoorbeeld bij jaarrekening, begroting of individueel raadsbesluit). Vormen en opheffen van reserves Om het aantal bestemmingsreserves tot een minimum te beperken, gelden voor het vormen van bestemmingsreserves de volgende uitgangspunten: 1. Het instellen van reserves past binnen de geldende regelgeving (Gemeentewet, BBV en de Financiële verordening gemeente Barneveld); 2. Het instellen van nieuwe reserves leidt tot het aantoonbaar en aanmerkelijk beter realiseren van het gestelde beleidsdoel dan via een reguliere begrotingspost. Om deze reden heeft een reserve in beginsel een minimale startomvang van € 100.000; 3. Bij het instellen van reserves moet inzicht worden gegeven in: o het specifieke doel van de reserve; o het begrotingsprogramma waarop de reserve betrekking heeft; o de voeding van de reserve; o de (minimale en maximale) omvang van de reserve; o de maximale looptijd. 4. Bij het instellen van reserves moet inzicht gegeven worden in of de raad de bevoegdheid om middelen te onttrekken heeft gedelegeerd aan het college; 5. Een voorbeeld van een format voor instellen van een reserve/voorziening is als bijlage opgenomen; 6.

De reden voor het vormen van reserves mag niet het voorkomen van integrale afwegingen zijn; 7. Jaarlijks zal tijdens het kadernota- of begrotingsproces door het college bezien worden of er binnen de bestaande reserves budgettaire ruimte is ontstaan. Als dit het geval is dan vallen de betreffende middelen, ter integrale afweging, vrij uit de reserve. Wanneer dit leidt tot een saldo van € 0 zal dit in beginsel ook leiden tot het opheffen van de betreffende reserve. Voor opheffing van een reserve zal een concreet beslispunt aan de raad voorgelegd worden.

6

Vormen en opheffen van voorzieningen Het creëren of opheffen van voorzieningen voor verplichtingen en specifieke risico’s is een bevoegdheid van het college, omdat dit volgens wettelijk voorschrift moet plaatsvinden in de Jaarstukken. De accountant toetst bij de Jaarstukken altijd de omvang, de onderbouwing en de dotaties/onttrekkingen aan de voorzieningen. Het instellen en opheffen van voorzieningen ter egalisatie van kosten (zoals onderhoudsvoorzieningen en voorzieningen gerelateerd aan heffingen) blijft een bevoegdheid van de raad. Het instellen van reserves en voorzieningen past binnen de geldende regelgeving (Gemeentewet, BBV en de Financiële verordening gemeente Barneveld).

5. Rentetoerekening Rentetoerekening aan reserves Het is toegestaan om rente toe te rekenen aan reserves. De Commissie BBV adviseert om dit niet te doen, met oog op transparantie, eenvoud en het niet onnodig belasten van de exploitatie. De gemeente Barneveld volgt deze lijn en rekent geen rente toe aan de reserves. Rentetoerekening aan voorzieningen Het toerekenen van rente aan de voorzieningen is niet toegestaan. De voorzieningen moeten naar de beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Toevoegingen moeten zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang van de voorziening.

6. Overzicht reserves en voorzieningen Wij hebben in deze nota geen overzicht van de huidige reserves en voorzieningen opgenomen. De looptijd van deze nota reserves en voorzieningen is in beginsel minimaal vier jaar en een dergelijk overzicht is bij een volgende jaarrekening/begroting al verouderd. Bij het raadsvoorstel tot vaststelling van deze nota reserves en voorzieningen 2025 is wel een overzicht opgenomen van de op dat moment bestaande reserves en voorzieningen met een nadere toelichting. Het meest actuele overzicht van de reserves en voorzieningen met financiële gegevens staat in de laatste jaarrekening/begroting.

7

Bijlage: voorbeeld format instellen Reserves en Voorzieningen Naam Programma en beleidsproduct Type Doel

Datum instellingsbesluit Bevoegdheid onttrekkingen gedelegeerd aan college ja / nee Omvang Ondergrens en bovengrens

Maximale looptijd Voeding

Aanwending

Overige opmerkingen

8