B-4.8 memo B&W Notitie informatieverstrekking en openbaarheid d.d. 12-11-24

Raadsmemo Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid (update)

Datum: Onderwerp: Ter attentie van: Afzender:

4 november 2024

update Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid De Raad College van Burgemeester en Wethouders

Portefeuillehouder

J. van der Tak

Mail behandelaar

l.berg@barneveld.nl Telefoonnummer 06- 21 38 21 66

Samenvatting

De bijgevoegde ‘Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid’ vervangt de versie van die notitie die in 2022 door u vastgesteld is. Het betreft een actualisering zonder beleidsmatige wijzigingen. Doel

Ter kennisneming. Inhoud memo

Op 9 februari 2022 heeft de raad de ‘Notitie informatieverstrekking en Openbaarheid’ vastgesteld, nadat het college/de burgemeester dit al hadden gedaan. Die notitie bespreekt onderwerpen die te maken hebben met de verstrekking van (schriftelijke) informatie tussen met name het college/de burgemeester en de raad onderling in het licht van de openbaarheids- en geheimhoudingswetgeving. Sinds de vaststelling is de Wet open overheid in de plaats gekomen van de Wet openbaarheid van bestuur en zijn de geheimhoudingsregels uit de Gemeentewet veranderd. Dat maakt dat de Notitie niet meer up to date is. Inmiddels is de tekst hiervan geactualiseerd. Het resultaat hiervan is de bijgevoegde versie van die notitie. Er zijn geen beleidsmatige wijzigingen in opgenomen. Vervolg

Geen. Eventuele vragen over deze notitie kunt u stellen bij de medewerkers van het team bestuursondersteuning/juridische zaken. Wat paragraaf 5 van de notitie betreft is de raadsgriffier uw aanspreekpunt.

2024

NOTITIE INFORMATIEVERSTREKKING EN OPENBAARHEID TEAM BESTUURSONDERSTEUNING/JURIDISCHE ZAKEN 1. Inleiding De overheid moet transparant zijn. Dit maakt immers inzichtelijk hoe zij tot besluitvorming gekomen is. Volgens de wet is openbaarheid van informatie die bij de overheid berust daarom de regel, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Deze notitie beoogt te verduidelijken hoe dit onderwerp geregeld is en wat de relatie is met situaties van informatieverstrekking in de gemeentelijke praktijk. Er is niet alleen aandacht voor de relatie tussen de bestuursorganen die de gemeente kent (raad, college en burgemeester) en externen. Ook de onderlinge relatie tussen die bestuursorganen komt in deze notitie aan bod, omdat ook bij de onderlinge informatieverstrekking relevant is in hoeverre de betreffende informatie openbaar is. De vorige versie van deze notitie is door college en raad vastgesteld op respectievelijk 26 oktober 2021 en 9 februari 2022. De voorliggende versie is een update na invoering van de Wet open overheid en de wijziging van de Gemeentewet ten aanzien van de geheimhoudingsregels. De notitie is daarop aangepast, er zijn geen beleidsmatige wijzigingen opgenomen. 2. Juridische kaders openbaarheid en informatieverstrekking Vooral de Wet open overheid (Woo) biedt het juridisch kader om te bepalen of informatie openbaar of niet-openbaar is.

Zoals hierboven al is opgemerkt volgt uit deze wet dat informatie die bij een overheid berust in principe openbaar is. Van openbaarheid is alleen geen sprake als één of meer van de in artikel 5.1 en 5.2 van de Woo genoemde weigeringsgronden daarop van toepassing is. Deze zijn onderverdeeld in absolute en relatieve weigeringsgronden. Absolute uitzonderingsgronden (artikel 5.1 lid 1) Als een absolute uitzonderingsgrond van toepassing is dan dient de verstrekking daarvan altijd achterwege te blijven. Voor de gemeentelijke praktijk zijn vooral de volgende gronden van belang: • bedrijfs- of fabricagegegevens die vertrouwelijk zijn medegedeeld; en • bijzondere persoonsgegevens met betrekking tot ras, godsdienst, politieke gezindheid, e.d. Relatieve uitzonderingsgronden (artikel 5.1 lid 2) In geval van een relatieve uitzonderingsgrond moet er een afweging gemaakt worden tussen het in de grond genoemde belang dat bescherming behoeft en het belang van de openbaarmaking. Als het belang dat bescherming behoeft zwaarder weegt dan het belang van openbaarmaking dan wordt de informatie niet verstrekt. Voor de gemeentelijke praktijk betreft het vooral de volgende belangen: • de economische of financiële belangen van de gemeente; • inspectie, controle en toezicht door de gemeente; en • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

Stukken ten behoeve van intern beraad (artikel 5.2) Ook documenten die bestemd zijn voor intern beraad, zoals ambtelijke adviezen met voorstellen tot bestuurlijke besluitvorming, concepten van stukken, agenda’s en notulen, zijn in beginsel openbare informatie. In de Woo is echter wel bepaald dat persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren en bestuurders (artikel 5.2) die in stukken van intern beraad zijn vermeld niet voor openbaarmaking in 1

2024 aanmerking komen. Er dient dus binnen dergelijke documenten een schifting gemaakt te worden tussen persoonlijke beleidsopvattingen en informatie van andere aard, zoals feiten, prognoses en beleidsalternatieven. Als die ‘informatie van andere aard’ dusdanig verweven is met persoonlijke beleidsopvattingen hoeft het gehele document echter niet openbaar gemaakt te worden. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat er ten aanzien van de artikelen 5.1 en 5.2 afwijkingen gelden van wat hierboven besproken is, als de documenten milieu-informatie bevatten. Informatieverstrekking in geval van weigeringsgronden Het is niet toegestaan om informatie die niet-openbaar is aan personen en organisaties buiten de gemeente te verstrekken. Wat betreft de informatie die het college/de burgemeester formeel aan de raad verstrekt is ook de Gemeentewet van belang. In die wet wordt onder meer beschreven dat het college/de burgemeester de raad gevraagd en ongevraagd dient te informeren, zodat hij zijn taken kan uitoefenen. Voor zover de betreffende informatie niet openbaar is volgens de Woo, wordt deze onder voorwaarden aan de raad verstrekt. Deze voorwaarden worden besproken in paragraaf 4.2. 3.

Informatieverstrekking bij voorstellen voor college- of burgemeestersbesluiten Algemeen In deze paragraaf wordt het bovenstaande juridische kader toegespitst op de situatie dat de informatie een voorstel aan het college of de burgemeester is om een bepaalde beslissing te nemen. Deze paragraaf is kort, omdat er al een interne handreiking voor ambtenaren beschikbaar is, waarin beschreven is waar vooral zij in het kader van openbaarheid op moeten letten als zij een voorstel voor een college- of een burgemeestersbesluit opstellen en voor besluitvorming aanbieden. Kenbaar maken niet-openbaarheid Een dergelijk voorstel bevat in ieder geval de voorgestelde beslissing en een onderbouwing daarvan. Daarnaast kunnen er bijlagen aan toegevoegd zijn. Het is aan het college of de burgemeester om te beslissen of deze informatie openbaar is en dus aan externen verstrekt kan worden. Deze beslissing dienen zij op basis van een ambtelijk advies te nemen. Als er reden is om de informatie geheel of gedeeltelijk permanent of tijdelijk (waaronder situaties waarin stukken onder embargo (= tijdelijk niet-openbaar) verstrekt worden) als niet-openbaar aan te merken, dient de steller dit dus in het voorstel aan te geven als beslispunt en te onderbouwen aan de hand van minstens één van de in de vorige paragraaf besproken Woo-weigeringsgronden.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de eventuele niet-openbaarheid ook moet blijken uit de wijze waarop de stukken in iBabs aangeleverd worden. Na aanpassingen of verwerping ambtelijk voorstel Als een ambtelijk voorstel niet, of pas na aanpassingen, door het college/de burgemeester wordt overgenomen, dan blijft het (oorspronkelijke) voorstel een document ten behoeve van intern beraad en zijn de persoonlijke beleidsopvattingen van de betreffende ambtenaar op grond van artikel 5.2 van de Woo niet-openbaar. Documenten ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming Voor de goede orde wordt opgemerkt dat een ambtelijk voorstel waarover wel door het college/de burgemeester een besluit wordt genomen, aan te merken is als ‘een document ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming’. Voor deze categorie documenten geldt sinds de inwerkingtreding van de Woo dat de hierin vermelde persoonlijke beleidsopvattingen openbaar zijn, behalve als het kunnen voeren van intern beraad hierdoor onevenredig geschaad wordt. Het is wel toegestaan om die opvattingen te verstrekken in een niet tot personen herleidbare vorm. In de praktijk van de gemeente Barneveld werden zulke voorstellen desgevraagd, na besluitvorming van het college of de burgemeester daarop, al integraal aan externen verstrekt. 2

2024 Opsomming van mogelijkheden Voorstellen als bedoeld in de vorige subparagraaf en bijbehorende stukken kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën: -

-

-

het voorstel, het besluit en de bijlagen zijn openbaar; het voorstel en het besluit zijn openbaar, maar (een deel van) de bijlage(n) niet, dan wel niet volledig, op grond van één of meerdere uitzonderingsgronden uit de Woo. In dit geval dient de aanmerking als niet-openbaar als beslispunt te worden opgenomen; het besluit is openbaar, maar het voorstel en (een deel van) de bijlage(n) niet, dan wel niet volledig, op grond van één of meerdere uitzonderingsgronden van de Woo. In dit geval dient de aanmerking als niet-openbaar als beslispunt te worden opgenomen; en het voorstel, het besluit en de bijlage(n) zijn niet openbaar op grond van één of meerdere uitzonderingsgronden van de Woo. In dit geval dient de aanmerking als niet-openbaar als beslispunt te worden opgenomen.

4. Informatieverstrekking aan de raad 4.1 Passieve en actieve informatieplicht Voorwaarde voor een goede taakuitoefening van de raad is dat hij tijdig en volledig geïnformeerd wordt. In de Gemeentewet is met dit doel zowel een actieve als passieve informatieplicht vastgelegd. Actieve informatieplicht Per geval dient steeds beoordeeld te worden hoe de raad volledig, maar niet onnodig gedetailleerd, geïnformeerd moet worden. Er is daarbij een spanningsveld tussen enerzijds de wettelijke verplichting van het college/de burgemeester om de raad actief alle inlichtingen te geven die hij voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, en anderzijds het feit dat de raad zich op de hoofdlijnen van het beleid concentreert en dus niet overstelpt wordt met onnodige informatie. Bij deze afweging zal bijvoorbeeld een rol kunnen spelen (1) of de raad zelf of het college/de burgemeester het bevoegde bestuursorgaan is, (2) in hoeverre het onderwerp beleidsmatig en/of uitvoeringsmatig van aard is, (3) in hoeverre het onderwerp in welk opzicht dan ook als afwijkend van de gebruikelijke gang van zaken is aan te merken en (4) of er uitvoering gegeven wordt aan toezeggingen aan de raad. In het licht van het hierboven bedoelde spanningsveld is het zaak om aandacht te hebben voor de vraag of de stukken die feitelijk over het betreffende onderwerp beschikbaar zijn wel relevant zijn voor de raad.

Mocht een raadslid interesse hebben in een document dat nog niet actief met de raad gedeeld is, dan kan dat hem desgevraagd alsnog ter beschikking worden gesteld met, voor zover aan de orde, daarin en daarop duidelijk aangegeven dat het niet-openbare informatie betreft. In zo’n geval behoort overigens niet alleen het vragende raadslid het document te ontvangen, maar ook de andere leden van de raad (zie artikel 169, derde lid van de Gemeentewet). In artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet is een bijzondere informatieverplichting opgenomen voor het college. Als een specifieke, aldaar genoemde, collegebevoegdheid “ingrijpende gevolgen” heeft voor de gemeente is het college gehouden de raad vooraf daarover te informeren en hem te vragen zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van het voorgenomen collegebesluit kenbaar te maken. Het gaat bijvoorbeeld over privaatrechtelijke rechtshandelingen, besluiten om rechtsgedingen te voeren namens de gemeente, besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen e.d. Het college dient steeds bij voorbaat in te schatten wat de raad als zodanig zal aanmerken en aan de hand daarvan te beslissen of de raad gevraagd wordt om zijn wensen en bedenkingen eerst te uiten.

3

2024 Passieve informatieplicht De passieve informatieplicht houdt in dat het college/de burgemeester op verzoek van één of meer raadsleden mondeling of schriftelijk inlichtingen aan de raad verstrekt. Deze plicht is vastgelegd in de Gemeentewet en heeft geen relatie met de Woo. Een voorbeeld hiervan is de beantwoording van schriftelijke vragen met een politieke strekking van raadsleden door het college/de burgemeester op grond van artikel 42 van de Organisatieverordening van de gemeenteraad. Volgens de Gemeentewet behoeft de gevraagde informatie niet verstrekt te worden als dit in strijd is met het openbaar belang. Gelet op het belang van informatieverschaffing aan de raad zal er dan sprake moeten zijn van zwaarwegende omstandigheden die rechtvaardigen dat de betreffende informatie niet verstrekt wordt. 4.2 Openbaarheid van aan de raad verstrekte informatie De aan de raad te verstrekken informatie is in principe openbaar. Onder andere het college en de burgemeester hebben volgens de Gemeentewet (artikelen 87 tot en met 89) de bevoegdheid om te beslissen dat een document geheim is. De geheimhouding moet dan wel op grond van een belang als bedoeld in artikel 5.1 van de Woo nodig zijn. Vanaf het moment dat de raad onder geheimhouding verstrekte informatie heeft ontvangen, is hij bij uitsluiting bevoegd om de geheimhouding op te heffen.

In situaties waarin informatie desgevraagd aan de raad verstrekt wordt die niet-openbaar is, omdat er één of meerdere Woo-weigeringsgrond(en) van toepassing is/zijn (zie paragraaf 2), wordt op de betreffende informatie vermeld dat het niet-openbare informatie betreft. In 2009 is ervoor gekozen om ‘niet-openbaar’ als aparte categorie te onderscheiden van de categorie ‘geheim’. In het kader van de Gemeentewet zijn er formeel maar twee soorten informatie: openbaar en geheim. De geheimhoudingsregeling van de Gemeentewet heeft alleen betrekking op formele vergaderingen en formeel gedeelde documenten (die actief verstrekt zijn bij een raadsvoorstel of een raadsmemo), terwijl er in de praktijk andere wat informelere informatiestromen en bijeenkomsten zijn. De extra categorie ‘niet-openbaar’ wordt mede daarom om praktische redenen gehanteerd. Als ook in dergelijke situaties steeds standaard geheimhouding opgelegd zou worden heeft dit een toename van administratieve lasten tot gevolg in het geval het betreffende document op verzoek van de raad aan hem verstrekt is en daarna inwoners, bedrijven of dergelijke een Woo-verzoek over dat document indienen. Volgens vaste rechtspraak dienen dergelijke Woo-verzoeken namelijk ook als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding aangemerkt te worden.

Zoals hierboven al bleek is uitsluitend de raad bevoegd om daarover te beslissen, wat in ieder geval leidt tot een toeneming van beslismomenten door of namens de raad. Vooral omdat bij het vervallen van de bedoelde extra categorie ‘niet-openbaar’ de extra administratieve lasten meestal niet in verhouding staan tot de reden waarom het document volgens de Woo niet-openbaar moet zijn, overschaduwt het nadeel het voordeel hiervan. Daarom blijft de derde categorie ‘niet-openbaar’ gehandhaafd. Net als het openbaar maken van informatie ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd kan het openbaar maken van informatie uit niet-openbare stukken strafrechtelijke gevolgen hebben. Tevens zijn politieke gevolgen mogelijk. In dit licht wordt verwezen naar de algemene geheimhoudingsplicht van artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Wel geldt dat het regime van geheimhouding in de Gemeentewet strikter geregeld en daardoor beter handhaafbaar is. Verder is de Gedragscode politieke ambtsdragersgemeente Barneveld van belang om in dit kader te noemen, waarin staat dat “een politieke ambtsdrager zorgvuldig en correct omgaat met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt en dat niet-openbare informatie veilig wordt opgeborgen (…)”. 4

2024 Openbaarheid van aan de raad te verstrekken informatie kan ook aan de orde zijn bij raadsvragen van technische en/of feitelijke aard die ambtenaren mogen beantwoorden. Gezien de aard van deze vragen zal de kans op het daarbij moeten verstrekken van niet-openbaar/geheim te houden informatie echter kleiner zijn dan bij de vragen met een politiek(-bestuurlijke) strekking op grond van artikel 42 van de Organisatieverordening van de gemeenteraad. De (beantwoording van de) laatstgenoemde categorie vragen is per definitie openbaar. Eventueel kan er sprake zijn van een niet-openbare/geheime bijlage. 4.3 Opsomming mogelijkheden Voor de goede orde volgt tot besluit van deze paragraaf een opsomming van de vier mogelijkheden ten aanzien van het verstrekken van informatie aan de raad: - de informatie wordt zonder meer verstrekt; - de informatie wordt als ‘niet-openbaar’ verstrekt (bij informelere informatiestromen); - de informatie wordt onder geheimhouding verstrekt (bij formele informatiestromen); en - de informatie wordt niet verstrekt vanwege strijd met het openbaar belang. 5. Informatie tijdens raadscommissie- en raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten 5.1 Soorten vergaderingen en bijeenkomsten Wij onderscheiden de volgende soorten vergaderingen en bijeenkomsten: 1. Vergaderingen van de raad en de vaste raadscommissies (Bestuur, Samenleving en Grondgebied). 2.

Vergaderingen van overige commissies (zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet). In Barneveld zijn dit: presidium, werkgeverscommissie, agendacommissie en auditcommissie. De openbaarheid hiervan wordt geregeld bij de instelling ervan door de raad. 3. Vertrouwenscommissie burgemeesters(her)benoeming en klankbordgesprekken. Hiervoor geldt een specifieke en zeer strikte wettelijke regeling (artikel 61 van de Gemeentewet). 4. Overige bijeenkomsten van raadsleden en/of raadscommissieleden. 5. Bijeenkomsten op initiatief van het college, waarbij raads- en/of commissieleden worden uitgenodigd. 6. Ad hoc raadswerkgroepen (bijvoorbeeld over participatie, communicatie, Omgevingswet). ad 1. Vergaderingen van de raad en vaste raadscommissies Deze vergaderingen zijn standaard openbaar. In bijzondere gevallen kunnen de deuren worden gesloten. Dit gebeurt in elk geval indien op het te bespreken stuk geheimhouding is opgelegd. Op de bespreking ligt automatisch geheimhouding, die ter plekke kan worden opgeheven. Het sluiten van de deuren en het opheffen van de geheimhouding op het besprokene vraagt steeds een expliciet besluit van de betreffende vergadering. ad 2. Vergaderingen van overige commissies: presidium, werkgeverscommissie, agendacommissie en auditcommissie De openbaarheid hiervan is geregeld bij de instelling ervan door de raad: a.

Presidium: de vergaderingen zijn niet openbaar en de besluitenlijsten zijn openbaar. b. Werkgeverscommissie: de vergaderingen zijn niet openbaar. Dit is inherent aan het onderwerp (betreft de werkgeversrol van de raad ten aanzien van de griffier). Er is geen sprake van reguliere besluitenlijsten. c. Agendacommissie: de vergaderingen zijn niet openbaar; de besluitenlijsten zijn openbaar. d. Auditcommissie (artikel 26 van de Financiële verordening): “De vergaderingen zijn niet openbaar. Van de vergaderingen wordt een afsprakenlijst gemaakt, die ter kennisname van de gemeenteraad wordt gebracht.” Dat laatste impliceert dat deze afsprakenlijst openbaar ter kennisname van de raad wordt gebracht. 5

2024 In het bovenstaande is alleen sprake van (niet-)openbaarheid van de vergadering en van de besluitenlijst; er wordt niets gezegd over openbaarheid van overige stukken en van het besprokene. De bepaling dat een vergadering niet openbaar is, betekent uitsluitend dat de vergadering niet toegankelijk is voor derden. Het zegt nog niets over het (niet) openbaar zijn van stukken en van het besprokene. In de praktijk wordt er impliciet van uitgegaan dat een niet-openbare vergadering ook betekent dat de stukken en het besprokene niet openbaar zijn. Op zichzelf is dat ook wel logisch. Van deelnemers mag worden verwacht dat ze kunnen beoordelen dat zulke informatie in beginsel niet bedoeld is voor openbaarmaking. Dit sluit aan bij de algemene uitgangspunten in de Gedragscode en artikel 2:5 Awb over het omgaan met vertrouwelijke informatie. Maar om daarover volledige duidelijkheid te creëren zou de betreffende commissie (net als de raad) daarover per geval expliciete afspraken moeten maken, i.c. geheimhouding opleggen. Omdat het in de praktijk lastig zal zijn om dat per situatie expliciet te regelen, verdient het aanbeveling om hierover uitdrukkelijk enkele algemene uitgangspunten af te spreken: zie onder, 5.2. Algemeen. ad 3. Vertrouwenscommissie Deze blijft hier buiten beschouwing, omdat dit volledig is geregeld in de Gemeentewet. ad 4.

Overige bijeenkomsten van raadsleden en/of raadscommissieleden Omdat het om interne bijeenkomsten gaat, is het aan de raad zelf om hierover regels te stellen. De raad kan het wel of niet openbaar zijn van de bijeenkomst regelen, maar niet het formele geheimhoudingsregime van de Gemeentewet toepassen. Wel blijft de Woo van toepassing op documenten die tijdens een bijeenkomst worden gedeeld. Dergelijke interne bijeenkomsten zijn in het algemeen bedoeld om de raadsleden te informeren en bij te praten over bepaalde ontwikkelingen, voorlopige plannen e.d. De behoefte aan dergelijke bijpraatsessies kan zowel vanuit de raad zelf bestaan, als vanuit het college. In de praktijk is er behoefte aan zowel openbare raadsinformatiebijeenkomsten (bijvoorbeeld de raadsinformatieavonden over een maatschappelijk relevant thema) als aan meer interne werkbijeenkomsten. Voor sommige daarvan is niet-openbaarheid uit de aard van de bijeenkomst evident, bijvoorbeeld een cursus of training voor raadsleden. Een wat minder duidelijk voorbeeld is een brainstormsessie (bijv. over het GVVP), waarin zowel informatie wordt verstrekt als vrijblijvend wordt gesproken over mogelijkheden en wensen met betrekking tot nog te maken keuzen. Gezien het uitgangspunt om zoveel mogelijk in openbaarheid te werken, worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: a.

Brainstormsessies en workshops zijn gelet op het a-politieke karakter ervan niet openbaar. b. Cursussen en trainingen zijn uit de aard van de zaak niet-openbaar. Hierbij is echter geen sprake van het delen van niet openbare informatie. c. In bijzondere gevallen kan door het presidium of de agendacommissie worden afgeweken van bovenstaande. In dat geval gelden wat betreft (niet) openbaarheid de algemene bepalingen van artikel 2:5 van de Awb over omgaan met informatie en wat hierover in onze eigen Gedragscode staat. d. In alle gevallen geldt dat er geen verslag of besluitenlijst hoeft te worden gemaakt. ad 5. Bijeenkomsten, op initiatief van het college, waarbij raads- en/of commissieleden worden uitgenodigd Hiervoor geldt hetzelfde als bij 4. In dit geval is echter het college de uitnodigende instantie en dus ook verantwoordelijk voor het wel of niet openbaar zijn van de bijeenkomst. Het college hanteert hierbij dezelfde uitgangspunten als bij 4.

6

2024 ad 6. Raadswerkgroepen Raadswerkgroepen zijn uit de aard van de te bespreken onderwerpen niet openbaar. Een raadswerkgroep kan elementen van een workshop, brainstormsessie en training in zich hebben. Gezien het interne en oriënterende karakter is het niet handig als zo’n werkgroep openbaar zou moeten vergaderen en publiek zou moeten toelaten. Anderzijds: het is in het algemeen niet geheim wat er wordt besproken. Uitgangspunt is daarom dat vergaderingen van raadswerkgroepen niet openbaar zijn, in die zin dat ze niet toegankelijk zijn voor derden. Het besprokene is niet geheim, tenzij dit expliciet (op onderdelen) anders is afgesproken of uit de aard van de kwestie voortvloeit (bijvoorbeeld bespreking van een niet openbaar/geheim document). Er wordt in het algemeen geen verslag gemaakt. Indien het gewenst is een verslag of besluitenlijst ter kennis van de raad te brengen, gebeurt dit openbaar. (Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de raadswerkgroep Omgevingswet.) 5.2 Algemeen Hieronder zijn enkele algemene uitgangspunten over (niet) openbaarheid benoemd. a. Als de aard van het besprokene niet openbaar is, bijvoorbeeld met betrekking tot niet openbare stukken, geldt het besprokene ook als niet openbaar. Deelnemers aan een niet openbare vergadering verklaren zich door hun deelname bereid hier zorgvuldig mee om te gaan.

Bij twijfel worden hierover in de vergadering expliciete afspraken gemaakt. b. Van interne werkbijeenkomsten bijeenkomsten (categorie 4, 5 en 6) behoeft geen verslag of besluitenlijst te worden gemaakt. c. Interne memo’s en conceptstukken worden beschouwd als eigendom van de opsteller en worden niet openbaar gemaakt door degenen die ze ter informatie of ter bespreking ontvangen. Beschikbaarheid van niet-openbare en geheime informatie Niet-openbare informatie die niet expliciet geheim is, is via iBabs toegankelijk voor alle raads- en commissieleden en collegeleden. Stukken waarop geheimhouding is opgelegd, worden eveneens via iBabs (met ‘slotje’) beschikbaar gemaakt voor deze doelgroepen (commissieleden hebben toegang tot geheime stukken als deze ook in de commissies worden besproken; als stukken alleen in de raadsvergadering worden behandeld hebben alleen raadsleden daartoe toegang). 6. Afsluiting Uit het bovenstaande blijkt dat steeds het uitgangspunt is dat informatie die bij de gemeente berust openbaar is. Het desgevraagd verstrekken van informatie die bij welk bestuursorgaan van de gemeente dan ook berust, mag en moet uitsluitend achterwege worden gelaten als minstens één van de in artikel 5.1 van de Woo genoemde uitzonderingsgronden daarop van toepassing zijn.

Interne afspraken dat zonder meer bepaalde documenten niet voor externen beschikbaar mogen zijn, zijn dus bijvoorbeeld in juridisch opzicht niet doorslaggevend. In het geval dat een bepaald document overeenkomstig de Gemeentewet als geheim is aangemerkt geldt dit evenzeer. Een Woo-verzoek dat ziet op een dergelijk document, moet immers -zoals hierboven is uitgelegd- tevens aangemerkt worden als een verzoek tot opheffing van die geheimhouding. Het opleggen van geheimhouding is volgens de Gemeentewet alleen toegestaan als dat nodig is ter bescherming van de belangen die genoemd zijn in minstens één van de hierboven genoemde weigeringsgronden van de Woo. Een afwijzing van dit opheffingsverzoek kan alleen in juridisch opzicht standhouden als duidelijk is dat die weigeringsgrond(en) terecht als grondslag daarvoor zijn gebruikt.

7

2024 Het is dus zaak dat ambtenaren, college/burgemeester en raad zich er bewust van zijn en blijven dat het handelen van de gemeente en haar vertegenwoordigers gebonden is aan wettelijke regels over openbaarheid, die ook bij de rechter afgedwongen kunnen worden. 7. Informatie Voor vragen over deze notitie, met uitzondering van paragraaf 5, kan contact opgenomen worden met het team Bestuursondersteuning/Juridische Zaken, via juridisch@barneveld.nl. Voor vragen over paragraaf 5 is de raadsgriffier het aanspreekpunt.

8