B-4.7 Besluit B&W over Interbestuurlijk toezicht Provincie Gelderland Archief & Informatiebeheer, d.d. 10 februari 2026

Aandachtsgebied: Dienstverlening Team DIV Behandelaar: Kathleen van Dijk Telefoonnummer: 06-10103600 Onderwerp:

Voorstelnr. 4527 Barneveld, 19 januari 2026 Portefeuillehouder: W. Oosterwijk

Collegevoorstel IBT Provincie Gelderland op Informatiebeheer 30-1-2026

Gevraagde beslissing: 1. Akkoord te gaan met de aanlevering van toezichtsinformatie binnen domein Archief en Informatiebeheer over 2025 aan Provincie Gelderland; 2. Het stuk ter kennisgeving aan te bieden aan de gemeenteraad.

1. Inleiding De gemeente wordt gevraagd om jaarlijks toezichtsinformatie aan te leveren aan de Provincie Gelderland in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht. Deze informatie bestaat uit een actuele en volledig ingevulde KPI-lijst, waarin de prestaties op de belangrijkste wettelijke taken op het gebied van Archief en Informatiebeheer zijn vastgelegd. De provincie gebruikt deze gegevens om te beoordelen of de gemeente haar taken rechtmatig, doelmatig en volgens de afgesproken kwaliteitsnormen uitvoert. Door deze informatie te delen, voldoet de gemeente aan haar wettelijke verantwoordingsplicht en draagt zij bij aan de kwaliteit van het openbaar bestuur. Goed archief en informatiebeheer bevordert transparantie van besluitvorming, borgt rechtmatigheid van handelen en draagt bij aan gevoel van vertrouwen in de overheid. Het oordeel over het jaar 2024 is dat gemeente Barneveld niet voldoet. Reden voor deze beoordeling is dat de toezichstinformatie niet conform procedure is aangeleverd. De gevraagde KPI-lijst is wel ingevuld, maar niet aan college en raad aangeboden. De oorzaak hiervan is dat de interne procedure hiervoor onvoldoende is ingericht. Inmiddels heeft een gesprek met de toezichthouder van provincie Gelderland plaatsgevonden. Afgesproken is dat gemeente Barneveld vanaf heden de gevraagde informatie tijdig en conform gestelde procedure zal aanleveren.

Het college wordt daarom voorgesteld in te stemmen met de aanlevering van de toezichtsinformatie zoals opgenomen in de bijgevoegde KPI-lijst.

2. Beoogd effect Het doel is dat gemeente Barneveld jaarlijks vóór 1 maart volledige en actuele toezichtsinformatie, inclusief de ingevulde KPI-lijst en voorgelegd aan college en raad, aanlevert aan de Provincie Gelderland. Hierdoor kan de provincie het Interbestuurlijk Toezicht tijdig uitvoeren. Het aanleveren van de toezichtsinformatie wordt door de afdeling DIV gecoördineerd. Het proces om het inhoudelijk toezicht uit te voeren dient intern opnieuw tegen het licht worden gehouden. Er moeten nieuwe afspraken worden gemaakt over taken en verantwoordelijkheden.

3. Argumenten Om te voldoen aan de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WGT) en aan de Archiefwet is gemeente Barneveld verplicht om de toezichtsinformatie zoals gevraagd door Provincie Gelderland te verzamelen, vast te laten stellen door college en raad en vervolgens te verstrekken aan de Provincie.

4. Kanttekeningen

-2-

Niet van toepassing, betreft een wettelijke verplichting.

5. Financiën Niet van toepassing.

6. Participatie en communicatie a) Participatie

Niet van toepassing.

b) Communicatie

Niet van toepassing.

7. Vervolgstap Na vaststelling door het college, dient dit voorstel ter kennisgeving aangeboden te worden aan de gemeenteraad. Daarnaast zal het interne proces met betrekking tot toezicht op Archief en Informatiebeheer op korte termijn herzien moeten worden. Het daaruit voortvloeiende voorstel dient ter vaststelling aangeboden te worden aan het college.

8. Bijlagen 1. Checklist en format aanlevering toezichtinformatie IBT domein Archief en Informatiebeheer 2. Brief Provincie Gelderland d.d. 26 november 2025 met als onderwerp "Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief en Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025".

*1 *2 *3

Toelichting format systematische toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer Het bijgevoegde format is bedoeld om actuele informatie over uw archief en informatiebeheer op een duidelijke en efficiënte manier aan te leveren. Met actuele informatie wordt bedoeld informatie die in ieder geval laat zien hoe de situatie in 2025 was. Het format helpt bij het eenvoudiger en efficiënter opstellen van toezichtinformatie Het interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer werkt op grond van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Gelderland*1. De uitgevraagde toezichtcriteria is gebaseerd op het Aanvullend beleidskader archieftoezicht Nieuwe Schoenen*2. Bij de inhoudelijke criteria staan verwijzingen naar VNG raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren*3 (VNG Archief KPI’s). Hierdoor sluit het format aan op bestaande rapportages, zoals het toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur. Dit betekent dat informatie hergebruikt kan worden. Dit beperkt administratieve lasten. Aanwijzingen voor het compleet en inhoudelijk invullen van het format •Vul het format met aanvullende, objectieve en inhoudelijke criteria volledig in. •Voeg waar mogelijk links of toelichtingen toe, zoals gevraagd per criterium in de kolom ‘Suggesties voor toelichting’. •Voeg bijlagen toe die relevant zijn voor de beoordeling van de toezichtinformatie.

•Voeg aanvullende informatie toe die verzocht wordt in de brief ‘Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025’. Opbouw van het format Het format is opgebouwd uit drie onderling samenhangende delen die gezamenlijk een volledig beeld geven van de staat van het archief- en informatiebeheer binnen de organisatie. Elk deel heeft een eigen focus en draagt bij aan een transparante en toetsbare verantwoording. 1.Aanvullende criteria: gericht op een bredere context van archief en informatiebeheer. 2.Objectieve criteria: gericht op horizontale verantwoording. 3.Inhoudelijke criteria: gericht op het zicht krijgen op het invullen van medebewindstaken, gebaseerd op de VNG Archief KPI’s. Bij ieder criterium wordt een antwoord gevraagd in de vorm van “Ja”, “Nee” of “Deels”. Deze antwoorden geven niet de volledige context weer. Om die reden is per criterium een ‘suggestie voor toelichting’ opgenomen. Belangrijkste aanpassingen in de opzet en toelichting van het format De drie typen criteria zijn niet nieuw, maar zijn in dit format explicieter gemaakt. Per criterium is een suggestie voor toelichting toegevoegd. Ook is bij de inhoudelijke criteria aangegeven met welke VNG Archief KPI’s deze corresponderen.

Verordening systematische toezichtinformatie provincie Gelderland Aanvullend beleidskader archieftoezicht Nieuwe Schoenen VNG raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren

Checklist en format aanlevering toezichtinformatie Interbestuurlijk toezicht (IBT) domein Archief en Informatiebeheer

Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen vóór 1 maart naar: post@gelderland.nl

Naam organisatie:

Gemeente Barneveld Toezichtinformatie over de periode/jaar:

2025 Aanvullende criteria Nr. AC 1

Aanvullende criteria Meest actuele toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur.

AC 2

De nader uitgevraagde informatie vanuit de laatst ontvangen beoordelingsbrief van de Gedeputeerde Staten is aangeleverd.

Ja, Nee, Deels

Toelichting

Objectieve en inhoudelijke criteria Nr. OC 1

Objectieve criteria Het college heeft de vastgestelde toezichtinformatie voorgelegd aan de raad.

Ja, Nee, Deels Nee

Toelichting

Nr.

Inhoudelijke toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie Ja, Nee, Deels van de KPI's van de VNG) Heeft de gemeenteraad een actuele archiefverordening vastgesteld? Ja (VNG Archief KPI 1.1) - Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? - Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Toelichting

Zijn er nadere afspraken vastgesteld voor de informatiebeheertaken onder mandaat bij Deels gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten en andere uitbestedings- of samenwerkingsvormen? (VNG Archief KPI's 1.4, 1.5 en 1.7) Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan. Wordt er gewerkt volgens een gestructureerde aanpak voor de continue kwaliteitsverbetering Nee van het archief- en informatiebeheer? (VNG Archief KPI's 4.1 en 4.2) Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem. Deels Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de korte termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.1) De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.

Dienstverleningsovereenkomst archief met de OddV. Contractnr. 658105 (Geen link beschikbaar). Geen afspraken vastgesteld in de overige gemeenschappelijke regelingen.

IC 1

IC 2

IC 3

IC 4

Ja. Besluit van de raad van de gemeente Barneveld tot vaststelling van de Archiefverordening gemeente Barneveld Geldend van 01-01-2020 t/m heden. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR631333/1 • De verordening is niet gemeld aan Gedeputeerde Staten.

De gemeente Barneveld beschikt niet over een gedefinieerd kwaliteitssysteem. En is voornemen te gaan werken met de applicatie Key2Control. De fysieke archiefdepots voldoen. Met uitzondering van de wanden. Die zijn niet glad. Digitale archiefbescheiden worden voor de korte termijn bewaard in vakapplicaties. Er is geen voorziening voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden op de lange termijn (eDepot). De fysieke archiefdepots voldoen. Met uitzondering van de wanden. Die zijn niet glad. Er is geen voorziening voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden op de lange termijn (eDepot).

IC 5

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de lange termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.2 en 3.3) De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen.

Deels

IC 6

Heeft het college een archiefbewaarplaats aangewezen? (VNG Archief KPI 3.2) Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager.

Ja

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR630827/1

IC 7

Heeft het college een archivaris, middels een aanwijzingsbesluit, aangewezen? (VNG Archief KPI 4.3) De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw. Is de (materiële) staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden voor zolang als nodig geborgd? (VNG Archief KPI's 5.4 - 5.6) De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Deels

Er is een aanwijzingsbesluit uit 2020 deze is niet actueel. Sindsdien zijn er zes tijdelijke benoemingen geweest. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR631967?&showwti=true De materiële staat van fysieke archieven is in orde. Er is geen voorziening voor de langdurig duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden (eDepot)

IC 9

Is de geordende en toegankelijke staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.3, 5.8 - 5.11 en 6.2) De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.

Deels

Van de fysieke archieven t/m 1990 zijn er (dossier)inventarissen. Het archiefblok 1991-2000 is in bewerking. Digitale archieven die raadpleegbaar waren in DMS Verseon zijn gemigreeerd naar MyLex. er is geen verklaring van migratie opgesteld. Bouwvergunning worden beheerd in een eigen ontwikkelde applicatie (Vergunning in Beeld)

IC 10

Is de authenticiteit en context van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.2) De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema.

Ja

Ja. Het samenhangend overzicht bestaat uit MyLex, Zaaksysteem.nl de applicatie 'Vergunning in Beeld' en vakapplicaties. De gemeente Barneveld beschikte sinds 2024 over een metadataschema.

IC 11

Zijn zowel de fysieke als de digitale archiefbescheiden, volgens Archiefwet- en regelgeving, overgebracht naar een archiefbewaarplaats? (VNG Archief KPI's 7.1 - 7.3) De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; - er is een verklaring van overbrenging opgesteld, of; - de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.

Deels

De archieven t/m 1990 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Archiefblok 1991-2000 is in bewerking.

IC 12a

Is er een klanten- of bezoekersreglement voor terbeschikkingstelling, of juist niet, van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI's 8.1 - 8.5) De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; - beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; - de overgebrachte archieven zijn voor eenieder kosteloos raadpleegbaar; - de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

Ja

https://gemeentearchief.barneveld.nl/studiezaal

IC 12b

Heeft het college besluiten genomen over (beperkingen van) de terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden? (VNG Archief KPI 8.1 en 8.4) Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang: - besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en; - besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. Heeft het college besluit(en) voor vervanging volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld? (VNG Archief KPI 6.1) De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld.

Ja

In de collegebesluiten aangaande overbrenging naar de bewaarplaats worden beperkende maatregelen benoemd.

Ja

http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR688180

IC 14

Zorgt het college dat de archiefbescheiden volgens wet- en regelgeving worden vernietigd of afgezien wordt van de vernietigingsplicht? (VNG Archief KPI's 6.3 - 6.4) Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld.

Ja

Er is een jaarlijkse cyclus voor de vernietiging van archiefbescheden. Hhierbij wordt gebruik gemaakt van de bewaartermijnen aangegeven in de I-navigator

IC 15

Heeft het college besluit(en) voor vervreemding volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld in de afgelopen 5 jaar? (VNG Archief KPI 6.5) Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld. Verloopt de uitlening van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI 8.5) Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

Nee

Dit is in de praktijk niet voorgekomen

Ja

In een voorkomend geval wordt hiervan een overeenkomst van uitlening opgesteld.

IC 8

IC 13

IC 16

Nr.

Deels

Datum

26 november 2025 Zaaknummer

2025-012341 Onderwerp

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld Postbus 63 3770 AB BARNEVELD

Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025 Inlichtingen bij

Provincieloket 026 359 99 99 post@gelderland.nl Blad

1 van 2

Geacht college, De provincie beoordeelt op grond van de Wet revitalisering generiek toezicht of gemeenten hun medebewindstaken goed uitvoeren. Dit heet interbestuurlijk toezicht. Wij doen dit stap voor stap volgens de interventieladder: van signaleren tot en met het eventueel overnemen van de taak. Zo zorgen wij ervoor dat de overheid betrouwbaar werkt en inwoners kunnen rekenen op een zorgvuldige uitvoering. Het afgelopen jaar hebben wij het interbestuurlijk toezicht verder ontwikkeld. Ook hebben wij het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025 - 2028 geactualiseerd. In dit programma staat hoe wij de komende jaren werken aan het interbestuurlijk toezicht. U ontvangt deze beoordelingsbrief in het kader van interbestuurlijk toezicht. Vorig jaar keek de provincie vooral naar het proces. Dit jaar is de toezichtinformatie ook inhoudelijk beoordeeld op grond van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Gelderland. Deze beoordeling gaat specifiek over uw zorgdragerschap op het gebied van archief en informatiebeheer. Als zorgdrager, zoals bedoeld in Artikel 1 Archiefwet 1995, bent u verantwoordelijk voor een goede uitvoering van deze taak. Ons oordeel is dat u niet voldoet Wij hebben van u geen toezichtinformatie ontvangen over 2024. De deadline hiervoor was 1 maart 2025. Ook na onze herinneringsbrief aan uw gemeentesecretaris van d.d.

6 mei 2025 hebben wij geen informatie van u ontvangen.

Datum

26 november 2025 Zaaknummer

2025-012341 Blad

2 van 2

Wij willen met u in gesprek Het niet aanleveren van toezichtinformatie is een verontrustend signaal. Om te verkennen hoe deze situatie kan worden verbeterd, willen wij in gesprek. Wij nemen hiervoor contact met u op. Actuele informatie aanleveren vóór 1 maart 2026 Wij wijzen u erop dat u te allen tijde de actuele informatie op tijd, volledig en horizontaal verantwoord bij ons dient aan te leveren. Met actuele informatie bedoelen wij informatie die in ieder geval laat zien hoe de situatie in 2025 was. Wij adviseren u hiervoor bijgevoegd vernieuwd Format systematische toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer te gebruiken. Indien u niet tijdig, volledig en horizontaal verantwoord de informatie bij ons aanlevert, kunnen wij genoodzaakt zijn om over te gaan naar stap drie van de interventieladder. Wij vragen u om deze beoordelingsbrief te delen met uw gemeenteraad. Neem bij vragen contact met ons op Heeft u naar aanleiding van deze brief nog vragen, neem dan contact op met uw interbestuurlijk toezichthouder Archief & Informatiebeheer via post@gelderland.nl. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Gelderland

Daniël Wigboldus Commissaris van de Koning

Johan Osinga Secretaris

Bijlagen  Beoordelingscategorieën  Format systematische toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer