B-4.6 Besluit B&W inzake doorontwikkeling werkprocessen en applicatie Belastingen d.d. 1-6-21.pdf

Onderwerp Doorontwikkeling werkprocessen en applicatie Belastingen.

Gevraagde beslissing Beschikbaar stellen van aanvullend budget voor 2021 ter grootte van € 63.516,- en dit autoriseren via de maandrapportage en ten laste brengen van de algemene reserve.

1. Inleiding De komende periode spelen er diverse ontwikkelingen in het werkproces van het team Belastingen. Deze zijn te categoriseren onder drie noemers: doorontwikkeling van het dienstverleningsproces, voldoen aan wettelijke vereisten en bijblijven in de doorontwikkeling van de belastingapplicatie. Doorontwikkeling dienstverleningsproces 1. Dit jaar moeten we in het taxatieproces klaar zijn om waardebepalingen van objecten voortaan niet meer in kubieke meters maar in vierkante meters te doen (project Gebruiksoppervlakte, wettelijke verplichting). Dit geeft ons tijd om onze inwoners en bedrijven straks goed mee te nemen in de wijzigingen in de manier van registratie die dit met zich meebrengt. Daarnaast kunnen we zo initieel en structureel een extra kwaliteitscheck op deze grote ‘omrekenoperatie’ doen maar ook op overige objectkenmerken, voordat formele aanslagen worden verstuurd. Hiervoor is het nodig om aan de belastingapplicatie van GouwIT de module Voormelding toe te voegen. Hiermee kunnen we rechtstreeks vanuit het systeem ‘vooraankondigingen’ versturen van een voorlopige waarde met zo mogelijk de objectkenmerken, en inwoners en bedrijven vooraf de gelegenheid geven daar nog op te reageren. Voor de inrichting hiervan zijn licentie- en onderhoudskosten en consultancykosten van de leverancier aan de orde. Deze waren in de lopende begroting niet voorzien. 2.

In het kader van het project ‘Duidelijke taal’ (programma Dienstverlening) is recent afgesproken dat team Belastingen meedoet in de vorm van het ontwikkelen van een nieuw aanslagbiljet en andere documenten en brieven. Voor het implementeren (het ‘inbouwen’) van deze nieuwe documenten binnen de technische context van het belastingsysteem, is inzet van de leverancier nodig. Voldoen aan wettelijke vereisten 1. Als gemeente zijn we verplicht om voor bedrijven de voorziening eHerkenning in te richten, en daarom ook in de verbinding met de belastingapplicatie te implementeren. Voor dat laatste moet er vanuit de leverancier een onvoorziene extra inspanning worden geleverd. Ditzelfde geldt voor het voorzien in de koppelingen met de GBA/Nieuw Handelsregister en met de BAG. Deze koppelingen moeten technisch vernieuwd worden (om operationeel te blijven) of geoptimaliseerd worden. Ook hiervoor zijn consultancyuren van leverancier GouwIT nodig. Helderheid over beide benodigde aanpassingen is pas dit jaar van de kant van de leverancier verkregen. 2. De Waarderingskamer vraagt in haar beoordeling van het belastingproces al een aantal jaar nadrukkelijk aandacht voor het inrichten van het modelmatig waarderen, kort gezegd: het volledig in het systeem inrichten van een uitgewerkt taxatiemodel met alle bijbehorende kenmerken van objecten en waardes.

De eerder genoemde omslag naar het werken met gebruiksoppervlaktes (vierkante meters) maakt het momentum om nu die inrichting gelijk ook op te pakken. Op deze manier gaan we op dit punt voldoen aan de wettelijke vereisten en dekken we een risico af (zie Argumenten). Dit heeft niet alleen effect voor de systeeminrichting, maar ook voor de toeleidende werkprocessen naar de taxaties. Dat maakt dat er in de omvang van een aantal maanden aanvullende expertise nodig is voor inrichting en begeleiding van dit proces en opleiding van de betrokken medewerkers. Dit verklaart de benodigde doorlooptijd en het benodigde

startmoment van heden. In dat laatste speelt ook mee dat we voor het volgende (zelf)evaluatiemoment van het auditproces (oktober) gereed willen zijn. Bijblijven in de doorontwikkeling van de belastingapplicatie Ontwikkelingen aan de leverancierskant noodzaken ons op sommige momenten om over te gaan op een nieuwe release van onze belastingapplicatie. Dit vraagt in projectmatige vorm om technische inrichting, migratie en instructie, zoals nu aan de orde is voor de overstap naar de jaarrelease 2021. In die jaarrelease wordt onder andere het invorderingsproces naar een nieuwe omgeving overgezet, omdat de oude niet meer ondersteund wordt straks door de leverancier. Hierin hebben we kortom geen keus. Dit vraagt aandacht in de reguliere P&C-cyclus.

2. Beoogd effect 1. Het dienstverleningsproces aan de inwoners en bedrijven doorontwikkelen. 2. Voldoen aan wettelijke vereisten. 3. Bijblijven in de doorontwikkeling van de belastingapplicatie.

3. Argumenten 1.1 We willen blijven ontwikkelen in de aansluiting tussen onze werkprocessen en de behoeften van inwoners en bedrijven. Belangrijk hierin is in dit geval: belastingplichtigen tijdig informeren en hun inbreng in het proces mogelijk maken. 1.2 We moeten als gemeente voldoen aan de wettelijke vereisten en de faciliteiten in de lucht brengen en houden die leiden tot het voldoen aan deze vereisten. Het kan in het dienstverleningsproces niet zo zijn dat we koppelingen met andere systemen en voorzieningen niet op orde hebben, en daarvan de belastingplichtige de dupe laten worden. Daarnaast moet het risico worden afgedicht als het gaat om het punt van het modelmatig waarderen. We moeten het moment voor zijn dat de Waarderingskamer deze omissie in het proces daadwerkelijk meerekent in haar eindoordeel (tot nu toe is steeds akkoord gegaan met een nadere toelichting op de procesafwijking). Het is denkbaar dat dit in de huidige situatie een effect heeft in orde van grootte van teruggang van de huidige 5 sterren (maximaal haalbare score, ‘meerjarig Goed’) naar bijvoorbeeld 3 (‘Voldoende’) of wellicht 2 sterren.

Voor de beeldvorming: bij 2 sterren zegt de toelichting ‘Dit algemeen oordeel is van toepassing op een gemeente die op één of meer belangrijke onderdelen van het WOZ-werkproces niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.’ Bij gemeenten waarvoor dit geldt, kom intensiever toezicht vanuit de Waarderingskamer aan de orde. Hoe dan ook is een dergelijke teruggang qua uitstralingseffect in algemene zin, maar ook gezien het lopende proces van herindeling, geen wenselijke situatie. Omdat de rol van inspecteur voor Barneveld binnenkort naar een ander overgaat en het denkbaar is dat ook voor de Waarderingskamer de overgang naar de waardering op gebruiksoppervlakte het momentum is om proceseisen strakker aan te trekken, is het nodig om nu de nodige maatregelen te nemen. 1.3 We moeten bijblijven in de doorontwikkeling van de belastingapplicatie. Bepaalde processen worden op korte termijn niet meer ondersteund vanuit een ouder deel van het platform waarop een en ander draait.

4. Kanttekeningen Er loopt momenteel een proces rond het omgaan met budgetten in de maandrapportages naar aanleiding van het gehouden raadsonderzoek. Dit heeft ook een relevantie voor behoeften zoals verwoord in dit voorstel.

5. Financiën

De kosten voor regulier onderhoud en ondersteuning vanuit GouwIT zijn onderdeel van de begroting, voor de zaken uit dit voorstel geldt dat ze aanvullend zijn. Voor de consultancy vanuit GouwIT is het aanschaffen van strippenkaarten het meest voordelig. In onderstaande financiële calculatie zijn daarom alle consultancyuren samengenomen en omgeslagen naar een bedrag ter grootte van het benodigde aantal strippenkaarten. Initiële kosten: Licentiekosten Voormelding Licentiekosten eHerkenning Bijdrage lay-out aanslagbiljet (aanname) Consultancy GouwIT Project Modelmatig waarderen Totaal

€ 5.000 € 5.000 € 1.500 € 41.760 € 44.460 € 97.720

Beschikbaar budget Restant budget project Gebruiksoppervlakte In formatie: deel vacature teamleider In formatie: 0,23 fte vacature schaal 6 Totaal

€ 10.474 € 11.814 € 11.916 € 34.204

Dit maakt een bedrag aan gevraagd aanvullend budget van € 63.516. Voor zowel het onderhoud van de module Voormelding als voor eHerkenning moet daarnaast structureel € 1.000 in de begroting worden opgenomen.

6. Uitvoering Direct in de komende maanden van 2021.