B-4.37 Besluit B&W inzake vlootschouw 2020 d.d. 22-12-20.pdf

-1Afdeling: Beheer Openbare Ruimte Behandelaar: Vogel, Cody Telefoonnummer: 06-34243520 Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. 1081 Barneveld, 30 november 2020 Portefeuillehouder: A.H. van de Burgwal Op overzicht Bestaand beleid (website)

Collegevoorstel vlootschouw 2020

Gevraagde beslissing: 1. Instemmen met de bijgevoegde memo 'Uitkomst vlootschouw & voorstel vervolgproces' 2. Instemmen met de voorgestelde aanwending van de door de raad beschikbaar gestelde incidentele beleidstoevoeging tbv de organisatieontwikkeling van € 500.000 in 2020 (programmabegroting 2020) en € 500.000 in 2021 (programmabegroting 2021). 3. De reeds in de Programmabegroting 2020 en 2021 opgenomen incidentele beleidstoevoeging gepland in 2022, inclusief de dekking vanuit de algemene reserve, naar voren te halen naar 2021 en aan te wenden volgens dit voorstel. 4. De reeds in de Programmabegroting 2022 opgenomen structurele beleidstoevoeging aan te wenden voor de dekking van de structurele personeelslasten voortvloeiend uit de vlootschouw. 5. De voorgestelde wijziging door de raad te laten autoriseren via de maandrapportage. Inleiding Op 12 november 2020 heeft de gemeenteraad de programmabegroting 2021 vastgesteld. In paragraaf 7 Bedrijfsvoering (pagina 90 – 91) van de begroting wordt ingegaan op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. In deze paragraaf wordt ook de koppeling gelegd tussen het realiseren van onze organisatievisie en de vlootschouw. Met deze memo willen wij u graag informeren over de integraal afgewogen keuzes die de directie en het management hebben gemaakt ten aanzien van de vlootschouw en het bijbehorende vervolgproces.

Bijlagen 

Memo Uitkomst vlootschouw & voorstel vervolgproces inclusief bijlagen: - Bijlage I vlootschouw 2020 – prioritering. - Bijlage II - Input prioritering vlootschouw 6 november 2020 - alle afdelingen.

Memo

Datum: 30 november 2020 Onderwerp:

Ter attentie van:

Afzender:

Uitkomst vlootschouw & voorstel vervolgproces College Directie en management Inleiding Op 12 november 2020 heeft de gemeenteraad de programmabegroting 2021 vastgesteld. In paragraaf 7 Bedrijfsvoering (pagina 90 – 91) van de begroting wordt ingegaan op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. In deze paragraaf wordt ook de koppeling gelegd tussen het realiseren van onze organisatievisie en de vlootschouw. Met deze memo willen wij u graag informeren over de integraal afgewogen keuzes die de directie en het management hebben gemaakt ten aanzien van de vlootschouw. Daarnaast informeren wij u over het bijbehorende vervolgproces.

Proces tot nu toe De laatste vlootschouw dateert van 2018. Destijds is de ambtelijke organisatie op een niveau gebracht passend bij de schaal van de gemeente op dat moment. Het aantal inwoners en de daarbij behorende middelen in het gemeentefonds, zijn de afgelopen jaren verder ontwikkeld. Het is zaak te voorkomen dat de organisatie achterloopt op de financiële- en bevolkingsgroei. Om dit te voorkomen heeft het managementteam de afgelopen maanden een vlootschouw uitgevoerd. Deze analyse op de personeelsbehoefte en de uitkomsten van de vlootschouw 2020 zijn tot stand gekomen op basis van ambtelijk behoefteonderzoek en gesprekken. De vlootschouw geeft derhalve inzicht in de personeelsbehoefte vanuit de teams en met medeneming van de bestuurlijke ambitie op de korte termijn. Met ingang van de begroting 2022 wordt in structureel 50% van de personeelsbehoefte (op basis van de vlootschouw) voorzien om zo de hoogste nood te lenigen. In 2020 wordt reeds gestart met de invulling van deze formatie

met bestaande incidentele middelen. Deze middelen zijn reeds opgenomen in het huidige meerjarenperspectief voor de jaren 2020, 2021 en 2022. Concreet is er voor de jaren 2020, 2021 en 2022 incidenteel in totaal € 1,5 miljoen beschikbaar en vanaf 2022 structureel € 1,2 miljoen. Prioritering In bijlage II Input prioritering vlootschouw 6 november 2020 - alle afdelingen bij deze memo staat een overzicht van de volledige vlootschouw. Op 6 november 2020 heeft de directie samen met het management de prioritering van al deze rollen besproken en integraal afgewogen. Gezien de financiële ruimte zien wij dit als de meest optimale mix voor de korte termijn. Prioritering heeft plaatsgevonden op basis van “terugverdientijd”, bijdrage aan de ontwikkeling van de organisatie, nodig als gevolg van areaaluitbreiding, vereiste ontwikkelkracht etc. Daarbij hebben we een balans gezocht tussen invalshoeken zoals intern / extern, basis op orde / ontwikkelkracht, concern / afdelingen en ambitie / keuzes maken. In bijlage I vlootschouw 2020 – prioritering staat een overzicht van de integraal afgewogen functies in detail. Samengevat per afdeling zien we de onderstaande formatieve ontwikkeling. Afdeling

Formatie

Bestuur en Dienstverlening

2,2

Beheer Openbare Ruimte

3,0

Bedrijfsvoering

7,8

Ruimtelijke Ontwikkeling

4,3

Sociaal Domein

1,8

Vastgoed en infrastructuur

1,5

TOTAAL

20,5

Uitwerking korte termijn We stellen voor om de incidentele middelen voor de jaren 2020, 2021 en 2022 te bundelen in 2021 om daarmee voldoende budget aan te kunnen wenden voor zowel de incidentele formatie in 2021 die in de bovenstaande lijst staat als een start te maken met het structureel invullen van de formatie zoals hierboven genoemd. De ervaring is dat functies niet allemaal in het begin van het jaar ingevuld (kunnen) worden maar dat dat gefaseerd in de tijd gaat. Daarmee ontstaat er financiële ruimte om in 2021 ook de incidentele formatie te dekken. Vanaf 2022 wordt de structurele formatie vervolgens structureel gedekt conform begroting. In het lopende jaar 2020 heeft de directie voor organisatie ontwikkelingen in de afdelingen Bedrijfsvoering en Bestuur & Dienstverlening besluiten genomen

waarvan de kosten gedekt worden uit het incidentele budget. Het gaat om een bedrag van in totaal ongeveer € 300.000,-. Het zijn kosten die betrekking hebben op de inzet van de concerncontroller en voor de inzet van teamleiders bij de teams P&O en F&C. Dit betekent dat er incidenteel circa € 1,2 miljoen resteert voor de vlootschouw in 2021. Het team P&O van de afdeling Bedrijfsvoering maakt in de komende weken (in afstemming met de afdelingshoofden) een plan voor de implementatie, waar het gaat om bijvoorbeeld manier en moment van werving, de eventuele fasering (en dus prioritering) daarin en daar waar aan de orde het inschalen van nieuwe functies conform de HR21-systematiek. De ondernemingsraad zal hiervan ook op de hoogte worden gehouden. De lange termijn, de toekomst van de gemeente en de Barneveldse vloot Met de vlootschouw is een expertoordeel uitgebracht dat aangeeft dat er zowel in capaciteit als in kwaliteit (structurele) investeringen nodig zijn. Een passende structurele groei moet in balans zijn met toekomstige ontwikkelingen als de Omgevingswet, opgavegericht werken en benutting van digitale mogelijkheden en synergiemogelijkheden. Dit vraagt om een open gesprek met het bestuur, directie, management en medewerkers over inrichting, aansturing en functioneren van bestaande structuren.

Hierbij geholpen door een kritische blik van buiten en een scherpe analyse van inrichting en organisatie. Concreet betekent dit dat hiertoe begin 2021 een onderzoek start met behulp van externe expertise, waarvoor we begin 2021 een plan van aanpak willen laten opstellen.

Bestuur en Dienstverlening

Formatie

Team Economische Zaken 1,0 Team inkoop 0,5 Team Veiligheid, Vergunningen en Toezicht (VVT) 0,3 KCC en Publiekszaken 0,4 2,2 Beheer Openbare Ruimte Team bomen, bermen en sloten Team bedrijfsbureau Team bedrijfsbureau

Bedrijfsvoering Team P&O Team P&O Team P&O Team P&O Team P&O Team I&A: Team I&A: Team I&A: Team I&A: Team Administraties Team F&C Team F&C

Ruimtelijke Ontwikkeling Team SDO Team SDO Team ontwikkeling Team ontwikkeling Team planologie, bewaar en beroep Team planologie, bewaar en beroep Team planologie, bewaar en beroep

Sociaal Domein

Formatie 1,0 1,0 1,0 3,0 Formatie 0,89 0,06 0,22 0,18 0,50 1,00 1,00 1,00 1,40 0,50 0,50 0,50 7,75 Formatie 1,00 0,44 1,00 1,00 0,44 p.m. 0,44 4,32 Formatie

Algemeen sociaal domein Samen oud worden

1,00 0,75 1,75

Vastgoed en infrastructuur

Formatie

Team civiel en water Team civiel en water

1,00 0,50 1,50

TOTAAL

20,52

Incidenteel / Toelichting structureel structureel* Regio, strategisch en bestuurlijk advies *0,5 FTE dekken uit projecten / GREX structureel Inkoper Sociaal Domein structureel Uitbreiding VVT in kader van ondermijning structureel Advies en regie Incidenteel / Toelichting structureel structureel boombeheer structureel projectadviseur / beleidsregisseur incidenteel beheerder licht O.V. een jaar incidenteel bovenformatief ikv overdracht beheer Incidenteel / Toelichting structureel structureel Verankering arbobeleid/-regels middels KAM-coördinator structureel Preventiemedewerker structureel formatie medewerker P&O structureel Ondersteuning inhuurportaal structureel teamleidersrol structureel helpdesk structureel Projectleider I-projecten concernbreed structureel Data-analist (in eerste instantie ingezet voor SOC, dan verbreden naar concern) structureel beheer zaakgericht werken structureel interne controle / kwaliteit en control (combineren met team F&C) structureel interne controle / kwaliteit en control (combineren met team administraties) structureel teamleidersrol Incidenteel / Toelichting structureel structureel energieloket incidenteel Projectleider Windenergie (een jaar incidenteel bovenformatief) structureel projectleider structureel informatie designer - grafische vormgever structureel regisseur OddV incidenteel voorbereiding Omgevingswet incidenteel deelprojectleider VTH

processen (een jaar incidenteel bovenformatief) Incidenteel / Toelichting structureel structureel Projectmatige capaciteit structureel Gespreksvoerder Incidenteel / Toelichting structureel structureel toezichthouder groen structureel grondstromencoördinator