B-4.37 Besluit B&W inzake vlootschouw 2020 Bijlage II (1).pdf
Tekst van het document
Wat is nu het voorstel voor de vlootschouw? Bestuur en Dienstverlening
Team EZ formatiebehoefte ingroeien via vlootschouw
FTE
Incidenteel / structureel
1
structureel (Adv Is12)
Toelichting
Schrappen van dure inhuur m.b.t. regiofunctie advisering en participatie in regionale ontwikkelingen/processen structureel te borgen Nieuwe governancestructuur Food Valley wordt geïntensiveerd en vraagt van deelnemers meer capaciteit. Sterk toegenomen behoefte aan strategisch advies en bestuursondersteuning Structureel borgen van eigen kennis en advisering om regionale, provinciale en landelijk/Europese processen te verweven met lokale ambities
Op welke manier zou je ook op Wat merken bewoners van Wat merkt de Welke ambities van het bestuur Waarom móet een andere Prioriteit Barneveld als deze functie niet organisatie als deze worden niet gehaald als de deze functie manier of op een Vlootschouw op korte termijn wordt functie niet op korte functie niet op korte termijn worden later tijdstip ingevuld? termijn wordt ingevuld? wordt ingevuld? ingevuld? invulling geven aan deze functie? 1
Vertraging dan wel niet doorgaan van belangrijke lokale sleutelprojecten
Sleutelprojecten komen in de knel (denk bij voorbeeld aan maatwerkvoorstel kantoorontwikkeling Thorbeckelaan Zuid, ontwikkeling werk - en woonlocaties)
Ambities van het college om raad om positie van Barneveld in de regio te versterken. In Food Valley en regio Amersfoort. En in de toeristische regio Veluwe
Deze Doorgaan met belangrijke inhuur,maar is portfolio relatief zeer wordt nu kostbaar en geen Voorbeeld: realisering ingevuld via dekking in bedrijventerreinen Barneveld minimale begroting. en de kernen (dure) inhuur, Om zo eigen gemeentelijke Infrastructurele projecten waarbjj ambities en dus gemeente Uitstel Vertraging Barneveld op juiste niveau in anderen structurele binnen team ontwikkellocaties/woningbouw regio/provincie te positioneren Integraliteit van advies borging kan ertoe bijspringen. en daardoor te kunnen voldoen vanuit organisatie leiden dat aan lokale behoeften van Dit alles is een richting bestuur komt Barneveld op Aan economische kracht , inwoners en ondernemers. noodverband onder druk te staan. Dat cruciale aantrekkelijk woon en en vraagt nu terwijl ontwikkelingen Bij vertrek wethouder De Kruijf onderdelen de werkklimaat inboeten en echt om steeds complexer heeft college expliciet bevestigd boot mist. daardoor o.a. werkgelegenheid structurele en worden en daardoor juist dat het zijn functie in het verliezen. meer afstemming en bestuur van de regio wenst te meer Mislopen van extra gelden uitgebreide integraal advies vergen . behouden en daarbij zowel voor eigen majeure projecten invulling. Zie bestuurlijk als ambtelijk een (regiodeals, voorgaande prominente rol te willen Agrifoodprogramma) tekst. (blijven) spelen.
Niet invullen betekent ook continuering van uitholling
overige functies binnen team Inkoper Sociaal Domein
0,5
structureel (Adv II s11)
Voorheen voerde afdeling Sociaal Domein haar inkooptrajecten uit. Gebleken is dat specifieke Kennis en tijd ontbreken. Gebeurt nu met behulp dure inhuur en komt structureel ten laste van incidentele ruimte. Ongewenste situatie.
1
te late oplevering van zorgtrajecten
Verdere toename werkdruk
Geen leveranciersmanagement en controle op juiste prestatielevering inwoners.
herstelacties i.v.m. voorkomen onrechtmatigheid
Leveren van voldoende zorgvoorzieningen voor inwoners tegen aanvaardbare kosten
Bij voortduring incidentele kostenoverschrijding vanwege inschakeling inhuur ter compensatie ontbreken eigen kennis
Structureel borgen van eigen kennis en advisering is vereist door aantrekken inkoper t.b.v. sociaal domein.
Uitschakelen door de inhuur te van onnodig blijven duur inhuren continueren op via allerlei basis van een kunstgrepen duidelijk m.b.t. de toegekend budgetten budget in begroting (is ook Nu zelf uitbreiding) invullen bespaart geld.
vermindering advieskosten en vlootschouw Uitbreiding VVT in kader van ondermijning
uitbreiding uren voor advies en regie Pub KCC
0.3
structureel (Adv II s11)l
0.4
structureel (Adv 3 s10)
Aanpak ondermijning binnen gemeentelijk en regionaal/landelijk beleid heeft zich ontwikkeld tot topprioriteit. Gemeente Barneveld heeft daaraan afgeleid een eigen programma. Uitvoering leidt tot uitbreiding van de aanpak van ondermijnende activiteiten. Daarbij is meer capaciteit en vooral ook juridische advisering vereist.
1
Afgelopen zomer (na indiening vlootschouw) nog extra scan uitgevoerd. Invulling beleidsregisseur voor PUB-processen topprioriteit!
1
Diverse maatschappelijke ongewenste en voor inwoners bedreigende situaties kunnen worden aangepakt
integrale aanpak van ondermijnende activiteiten ; aanpak adresfraude, mensenhandel, identiteit- en zorgfraude
Een veilig Barneveld. Ambities m.b.t. aanpak ondermijning zijn expliciet benoemd in coalitieakkoord
Wie A heeft temporiseren kan gezegd, moet altijd, maar ook B zeggen. bestuurlijke prioriteit ligt bij Aanpakken dit onderwerp betekent heel hoog. leveren. Als dat niet kan, dan komt de aanpak ter discussie De bestuurlijke wens is eerder om zaken nog verder uit te breiden.
langere afhandelingtermijn aanvragen en met grote kans op fouten
Team PUB vervult een Zie coalitieakkoord: eigentijdse Bij team Pub nee , uitstel niet spilfunctie bij de omslag dienstverlening aan inwoners op wordt de mogelijk in gemeentelijke basis van een integraal inhoudelijke Nu acteren. dienstverlening. Taken in dienstverleningsconcept. regierol gemist de backoffice nemen toe en wordt met en zijn steeds complexer. deels Inhoudelijke advies en vormgegeven
sturing is dringend nodig om te komen tot juiste en snelle dienstverleningsbesluiten
Zorgt voor extra kennis en inhoudelijk regie op soepel uitvoeren van steeds complexer wordende processen en aanvragen binnen PUB
Bij niet vervullen gaat kans op maken van fouten en afhandelingduur verder omhoog.
via tijdelijke dure inhuur Dat is onnodig duur en niet langer gewenst
Integrale veranderingsprocessen waaraan PUB deelneemt, worden geraakt. Uitbreiding t.b.v. griffietaken en ondersteuning college
0,77
structureel
Enige jaren geleden is bij (Ondersteuning griffie en ondersteuning formatie wegbezuinigd (1S9) 1.5 fte). Nu echter te maken met andere omstandigheden: meer extra taken en intensivering van de ondersteuning (mede te maken met veranderende rol raad t.o.v. college). Huidige bezetting voldoet geenszins meer. Dit geldt ook voor ondersteuning college
2*
informatievoorziening en De organisatie is in dit Ambitie van een nabije Dit is slechts Raad en college interactie tussen kiezer en geval ook de overheid/bestuur. een stellen hun Wel zeer gemeenteraad en bescheiden ambities naar noodzakelijk gekozene komt onder niveau Raad heeft eigen ambities (en daaraan afgeleid het verhoging in beneden bij . maar B-route en is niet langer passend bij en dus extra activiteiten) gesteld college. te overwegen bij hedendaagse via eigen programma/voorstel relatie tot wat of ontwikkelingen en nieuwe echt nodig is. via Driehoek, Noodzakelijke uitbreiding raadscommunicatie/participatie. Binnen behoeften van inwoners presidium, van Nodig om aan organisatie wordt raad informatievoorziening en minimale vanuit een innovaties kunnen niet ambities te zittende functie doorgaan. kunnen iemand voldoen en om Beperken tot overgeplaatst tegelijk ook de hoogstnoodzakelijke (neemt formatie veel te hoge going concern zaken mee). werkdruk te heeft zijn weerslag op verminderen andere organisatieonderdelen . Kwaliteitscontrole op voorstellen etc. omlaag en afhandeling informatieverzoeken (w.o. schriftelijke vragen ) verder vertragen
Griffier geeft aan de voorgesteld =e invulling het absolute minimum te vinden
2.97
!! * Belangrijke noot bij overzicht afdeling B&D (laatstelijk aangepast do 5 nov 17.30u) !! Bij prioritering aanvankelijk alles met prioriteit 1 aangegeven. Dit heeft te maken met feit dat in het oorspronkelijk ingediende vlootschouwvoorstel van B&D (in juli 2020) niet alle wensen vanuit ambities waren opgenomen, maar daar was dus al fors voorgesorteerd met de (toen nog) zeer beperkte budgettaire in het achterhoofd. Dat maakt dat dit voorstel echt nodig is om aan onze
basistaken en ondersteuning richting andere afdeling toe kunnenkomen en alles aanvankelijk op 1 was geprioriteerd. Gehoord het MT-overleg van 5 november jl. verder nagedacht over begaanbare route om er met elkaar goed uit te kunnen komen en om zo te doen wat voor ons allen zeer nodig is. Dit heeft ertoe geleid dat ik de formatieverzoek ondersteuning griffie op prio 2 heb gezet en ik doe dit met enige schroom. Wij ondersteunen als afdeling de organisatie en daarmee het college , maar ook de raad. En dus – bij het niet hebben van een zelfstandige griffie – is het logisch dat je bij vlootschouw ook benodigde ruimte opneemt voor ondersteuning raad. Je kunt dit principieel benaderen en zo vasthouden of je bewandelt een min of meer pragmatische weg en je laat de gevraagde formatieruimte voor griffie via een apart voorstel beoordelen aan het orgaan die daar ook als primair belanghebbende overgaat, te weten de raad. Ik begreep van de griffier dat er zeer onlangs nog via andere overheidskanalen zeer dringend een beroep is gedaan op raden om meer middelen beschikbaar te stellen voor hun eigen ondersteuning. Om kort te gaan: de gevraagde ondersteuning is weliswaar op korte termijn wel dringend nodig, maar het zou via een B-route (separaat voorstel richting raad) kunnen lopen en daarmee buiten deze vlootschouw kunnen worden gehouden.
Dat motiveer je dan ook dat de raad zijn eigen gewenste ondersteuning moet inrichten in overleg met griffier en betrokken (kern)afdeling. Het is weliswaar een bypass, maar het kan praktisch bijdragen aan onze beraadslaging om tot een goede invulling van de vlootschouwruimte te kunnen komen. Vandaar deze aanpassing van mijn kant. Wat resteert (geen 2.97, maar 2,2 fte), daarvan is de classificering 1 verder onderbouwd en moet gezien worden als een ondergrens om zaken op orde te houden en om andere afdelingen (zie bijvoorbeeld bij Inkoop) goed te ondersteunen. Bert Komdeur
Wat is nu het voorstel voor de vlootschouw? Beheer Openbare Ruimte
2021
Incidenteel Toelichting / structureel
Prioriteit Vlootschouw
Wat merken Wat merkt de bewoners van organisatie als deze Barneveld als deze functie niet op korte functie niet op korte termijn wordt termijn wordt ingevuld? ingevuld? Beeldkwaliteit Hoge werkdruk. verslechtert, kwaliteit Spanning in team / leefomgeving wordt niet halen resultaten. minder.
Welke ambities van het Waarom móet deze bestuur worden niet gehaald functie worden als de functie niet op korte ingevuld? termijn wordt ingevuld?
Op welke manier zou je ook op een andere manier of op een later tijdstip invulling geven aan deze functie?
Kwalitatief goed onderhouden buitenruimte en beeldkwaliteit.
Realiseren ambities beheer en onderhoud. Vastgesteld beleid.
Eerst een beheerplan opstellen en de capaciteit kwalitatief en kwantitatief onderbouwen. Betrekken verloop door pensioengerechtigden. Idem. dekking kan mogelijk worden gevonden in de toevoeging financieel vanuit areaaluitbreiding huishoudens. Collegevoorstel volgt icm instroom doelgroepregister.
Team groen en schoon
1
structureel areaaluitbreiding
2
Team groen en schoon
1
structureel areaaluitbreiding
2
Beeldkwaliteit verslechtert, kwaliteit leefomgeving wordt minder.
Hoge werkdruk. Spanning in team / niet halen resultaten.
Kwalitatief goed onderhouden buitenruimte en beeldkwaliteit.
Realiseren ambities beheer en onderhoud. Vastgesteld beleid.
Team groenplus
pm
-
-
-
-
-
Team bomen, bermen en sloten
1
structureel uitstroom icm instroom doelgroepregister = collegevoorstel structureel boombeheer
1
Veiligheidsrisico's boombeheer.
Meer klachten, meldingen en schadeclaims.
Kwalitatief goed onderhouden buitenruimte en beeldkwaliteit. Beheersen risico's en aansprakelijkheid.
Achterstanden in beheer en afhandeling meldingen.
Team sport, spelen en begraven
pm
Team straten, riolering en verkeer
pm
Team reiniging
1
pm
teamanalyse moet nog worden gemaakt structureel nav rioolonderzoek (dekking via rioolheffing) structureel afvalstoffenheffing
-
-
-
-
-
-
-
-
3
Door deze functie in In relatie met ander teams in te vullen vergroten het beheer bekijken of er we het team geschoven kan worden met boombeheer van 2 formatie. Een eerste indruk is naar 3. Dat werkt dat dat niet het geval is. een stuk effectiever dan nu en wordt de productiviteit en de kwaliteit ten goede. -
-
-
Areaaluitbreding maar dekking via de afvalstoffenheffing.
Team bedrijfsbureau
1
structureel projectadviseur / beleidsregisseur
1
Team bedrijfsbureau
1
incidenteel beheerder licht O.V.
1
Team bedrijfsbureau
0,5
via bedrijfsvoering
Team bedrijfsbureau
0,5
structureel data analyse optimalisatie bedrijfsvoering structureel KAM/coördinatie
7
via bedrijfsvoering
Planmatiger en Meer structuur minder kwalitatief betere ad hoc. dienstverlening naar Duidelijkheid geeft bewoners / bedrijven. houvast en doelmatige Onder meer bij inzet van beleidsontwikkeling, betrokkenen. participatie en integraal werken. Snel en adequaat Voorsorteren op beheer van de OV pensioen huidige beheerder
Planmatige aanpak geeft bestuur meer comfort bij beleidsontwikkeling, projectleiding en participatie.
Kennis en capaciteit schiet te kort waardoor er zowel in de afdeling als bestuurlijk afbreukrisico's ontstaan.
Projectmatige inhuur via incidentele (als beschikbaar) middelen
Uitvoeren nieuwe beleidsplan licht
Geen warme overdracht huidige beheerder naar nieuwe beheerder.
Incidenteel boven de sterkte inhuren. Dekking mogelijk uit kortdurende openstaande vacatures.
Wat is nu het voorstel voor de vlootschouw? Bedrijfsvoering 202 1 Team P&O
0,89
Team P&O
0,06
Team P&O
0,89
Wat merken bewoners Wat merkt de Welke ambities van het van Barneveld als deze organisatie als deze bestuur worden niet Incidenteel / Prioriteit Waarom móet deze functie Toelichting functie niet op korte functie niet op korte gehaald als de functie structureel Vlootschouw worden ingevuld? termijn wordt termijn wordt niet op korte termijn ingevuld? ingevuld? wordt ingevuld? structureel Verankering 1 Er wordt niet voldaan Er wordt niet voldaan Goed werkgeverschap, Wettelijke verplichting, arbobeleid/-regels aan wet- en aan wet- en regelgeving een veilige bedrijfsrisico's/persoonlijke middels KAMregelgeving met met mogelijk werkomgeving, zorg voor risico's bij het niet invullen coördinator, mogelijk ongelukken of ongelukken of uitval als de medewerkers hiervan. Als het niet stuctureel wettelijke uitval als gevolg. Dit gevolg. Het gaat hier om wordt ingevuld, moet er verplichting. kan tot politieke of het welzijn van de worden ingehuurd. Dit past niet publicitaire aandacht medewerker en de bij de ambitie om inhuur terug leiden. veiligheid van onze te dringen, is een duurdere werkomgeving. oplossing en geen bestendige invulling.
structureel Preventiemedewerk 1 Er wordt niet voldaan Er wordt niet voldaan Goed werkgeverschap, Wettelijke verplichting, er, wettelijke aan wet- en aan wet- en regelgeving een veilige bedrijfsrisico's/persoonlijke verplichting regelgeving met met mogelijk werkomgeving, zorg voor risico's bij het niet invullen mogelijk ongelukken of ongelukken of uitval als de medewerkers hiervan. Als het niet stuctureel uitval als gevolg. Dit gevolg. Het gaat hier om wordt ingevuld, moet er kan tot politieke of het welzijn van de worden ingehuurd. Dit past niet publicitaire aandacht medeweker en de bij de ambitie om inhuur terug leiden. veiligheid van onze te dringen, is een duurdere werkomgeving oplossing en geen bestendige (specifiek voor het invulling. gemeentehuis en voor BOR). structureel formatie 1 Niets De belasting van de Goed werkgeverschap, Overbelasting van de huidige medewerker P&O. uren van de enige snelle vacaturevervulling, collega, risico's op vertraging in LET OP: de medewerker van dit terugdringen inhuur de processen. gevraagde moment is te hoog. uitbreiding is niet Overbelasting is al aan 0,89 fte maar 0,22 de orde. Alle personele fte (zodat het totaal wisselingen en bv 0,89 fte wordt) selectiegesprekken leiden tot een veelheid van administratief werk van structurele aard. Als deze uitbreiding niet
Op welke manier zou je ook op een andere manier of op een later tijdstip invulling geven aan deze functie? Geen
Geen
Aantal en snelheid van selectieprocedures terugbrengen, meer wachttijd op administratieve afhandeling van personele zaken accepteren en communiceren. Accepteren dat de ambitie om inhuur te
Team P&O
0,18
structureel
Ondersteuning inhuurportaal en DAS. LET OP: gezien de recente ervaringen is het de vraag of deze omvang niet te beperkt is tov de huidige behoefte.
1
Niets
Team P&O
0,5
structureel
teamleidersrol
1
Niets
wordt gerealiseerd, ontstaan/blijven er achterstanden ook in de communicatie naar collega's, en kan het zijn dat bijvoorbeeld selectieprocedures uitgesteld/gefaseerd moeten worden. We hebben principieel Rechtmatig handelen gekozen voor het standaardgebruik van inhuurportaal en DAS. Hier zitten onlosmakelijk ondersteunende werkzaamheden aan vast. Als deze plek niet wordt ingevuld, zal de belasting elders in de organisatie terechtkomen (met name bij leidinggevenden) en kan er vertraging en fouten (onrechtmatigheid) in processen ontstaan. Overigens is in dit proces rechtmatig handelen uiteraard niet alleen afhankelijk van de beschikbaarheid van deze capaciteit. De teamleden mogen Organisatievisie Blij met een adequaat ingerichte Barneveld aansturing verwachten. De cruciale rol van het team in het reguliere proces maar ook in alle ontwikkeling van en dynamiek van de organisatie, vraagt hier ook om. Door de vele wisselingen in het team en de geuite behoefte van klantafdelingen om integraler en stabieler bediend te worden, zal het niet invullen van deze rol een risico zijn voor de teamsamenwerking en
verminderen in mindere mate wordt gerealiseerd.
Niet invullen betekent dat Inhuur verlengen. Dit is leidinggevenden als echter een duurdere verantwoordelijken zelf deze optie en leidt niet tot taken zouden moeten kennisopbouw binnen de realiseren. Dat is niet hun werk eigen organisatie. en is een te grote aanslag op Daarnaast gaat het hier hun tijd. om structurele processen.
De aansturing van de teams vraagt hierom. Het afdelingshoofd kan deze aansturing niet overnemen. In april 2020 is in het MT afgesproken dat er een teamleider op dit team zou komen. De inzet van het afdelingshoofd voor strategische vraagstukken is blijvend nodig.
Geen.
de resultaten. Ook zal de belasting van het afdelingshoofd verder toenemen en zal zijn tijd meer moeten gaan naar operationeel/tactische dan strategische zaken. Team Belastingen Team I&A:
pm 1
structureel
helpdesk
1
Team I&A:
1
structureel
Projectleider Iprojecten concernbreed
1
Applicaties die Niet alle vragen en Werken in de toekomst, Dit is als voorwaarde mogelijk niet werken verzoeken bij de plaats- en opgenomen in het besluit over waardoor inwoners helpdesk kunnen in tijdsonafhankelijk de thuiswerkregeling. Het geen zaken kunnen behandeling worden werken, goed toenemende digitaal/op doen met de genomen. Het aantal werkgeverschap afstand werken maakt sowieso gemeente, medewerkers groeit, nu al dat de grenzen van de thuiswerkvoorzieninge het aantal devices helpdeskcapaciteit zijn bereikt. n die onvoldoende groeit, er ligt een Een ontwikkeling als Werken in functioneren of voorstel voor de uitrol de toekomst zal dan ook niet beschikbaar zijn van middelen rond adequaat kunnen worden waardoor thuiswerken en de ondersteund door de helpdesk. medewerkers minder behoefte aan inzetbaar zijn of gebruikersondersteunin onvoldoende g is gegroeid door het bereikbaar. thuiswerken en nieuwe faciliteiten als Teams en Office 365. De uitrol van middelen rond thuiswerken/Werken in de Toekomst kan ook niet plaatsvinden naast het huidige reguliere werk. Innovatie en realisatie Realisatie van ambities Doorontwikkeling Vanwege de bestuurlijke van voorzieningen blijft vanuit bijvoorbeeld het (digitale) dienstverlening ambities en de daaruit achter.
programma voortvloeiende behoefte van Dienstverlening of het onder andere de afdelingen beleidsplan Digitaal Bestuur & Dienstverlening en Werken stuit nu Sociaal Domein. constant op het ontbreken van projectleiders op dit vlak. Gevolg is dat projecten niet of later dan gewenst worden uitgevoerd, of geleid moeten worden door collega's van vakafdelingen die dit naast hun reguliere werk moeten doen en/of andere competenties hebben.
Geen.
Ambities op (digitale) doorontwikkeling terugschroeven.
Team I&A:
1
structureel
Data-analist
1
Team I&A:
1,4
structureel
beheer zaakgericht werken
1
Team Administraties
1
structureel
interne controle / kwaliteit en control
1
Beleids- en Geen mogelijkheid om Kostenbesparing in de Vanwege de bestuurlijke vraag Ambities op uitvoeringskeuzes die substantieel te werken primaire processen, om efficiency en doorontwikkeling minder adequaat zijn aan datagericht werken waaronder sociaal kostenbesparing en de daaruit datagericht werken omdat ze niet en het inzetten van de domein. Innoveren in de voortvloeiende behoefte van terugschroeven en structureel meer dan voordelen daarvan, dienstverlening. vrijwel alle andere afdelingen. accepteren dat bepaalde nu op data en analyses zoals bijvoorbeeld Beleidsplan Digitaal Met name binnen Sociaal bezuinigingsopgaven niet gebaseerd zijn. Minder kostenbesparingen in Werken Domein is dit precair. of in mindere mate kostenbesparingen en het sociaal domein, het gehaald zullen worden. dus mogelijk meer verbeteren van interne tekorten, waarvan het databestanden en het effect wellicht op beter funderen van inwoners afgewenteld (complexe) kan worden in de beleidskeuzes. toekomst. Een zaaksysteem is Een zaaksysteem is Zaakgericht werken Het project gaat in 2021 van Geen. straks een belangrijke straks een belangrijke (onderdeel begroting start (bij accordering van de basis onder onze basis onder onze 2021), doorontwikkeling begroting) en de dienstverlening en dienstverlening en (digitale) dienstverlening, beheercapaciteit is qua dekking interne processen. Als interne processen.
Als integrale interne geen onderdeel van het we straks een systeem we straks een systeem processen projectplan. Daarbij: dit project hebben maar geen hebben maar geen heeft geen waarde zonder beheercapaciteit, is er beheercapaciteit, is er ingericht beheer. niemand van beheer niemand van beheer straks en zullen de straks en zullen effecten ervan ook foutmeldingen en voor inwoners aanpassingsverzoeken merkbaar worden. niet geadresseerd kunnen worden en dus niet worden verwerkt. Fouten of Vanuit oa de controle Rechtmatigheid, Er wordt op dit moment Zie vorige kolommen achterstanden bij jaarrekening 2019 financiële strategie & in gewerkt aan een factuurverwerkingen. liggen er een aantal control zijn doorontwikkelplan voor F&C en verbetervoorstellen Administraties, mede op grond waar het gaat om van de bevindingen vanuit het kwaliteit en monitoring. traject jaarrekening 2019. Er ligt De implementatie een verslag voor de daarvan kan niet interimcontrole dat ook om plaatsvinden bij het deze ontwikkeling vraagt. uitblijven van deze Daarnaast loopt er op dit (overigens al moment een project geminimaliseerde) Verbijzonderde Interne uitbreiding. Het signaal Controle en wordt in 2021 de naar de organisatie zou P&C-cyclus opnieuw tegen het daarmee kunnen zijn licht gehouden.
Hiernaast dat we hieraan geen is er in algemene zin een grote prioriteit geven, en dat verandering van het vakgebied is in tegenspraak met aanstaande die veel extra andere uitingen. inspanning zal vragen: https://www.aeno.nl/digitaliseringverandert-financiele-functie-vangemeenten-ingrijpend
Concreet moet je denken aan extra werkzaamheden/ontwikkelinge n als: • • • • • • •
Team F&C
1
structureel
interne controle / kwaliteit en control
1
Politieke of publicitaire aandacht voor financiële tegenvallers of onvoorziene ontwikkelingen. Toenemende kans op een afkeurende verklaring van de accountant.
Vanuit oa de controle jaarrekening 2019 liggen er een aantal verbetervoorstellen waar het gaat om kwaliteit en monitoring. De implementatie daarvan kan niet plaatsvinden bij het uitblijven van deze (overigens al geminimaliseerde) uitbreiding. Het signaal naar de organisatie zou daarmee kunnen zijn dat we hieraan geen prioriteit geven, en dat is in tegenspraak met andere uitingen.
Rechtmatigheid, financiële strategie & in control zijn
Periodieke budgetbewaking kredieten en incidentele projecten Versterken financieeladministratieve functie Kwetsbaarheid sleutelposities verminderen Beschikbaar maken structurele managementinformatie Functiescheiding en 4ogenprincipe Kennisdeling en opleiding budgethouders en beslissers Versterken integrale advisering
Er wordt op dit moment gewerkt aan een doorontwikkelplan voor F&C en Administraties, mede op grond van de bevindingen vanuit het traject jaarrekening 2019. Er ligt een verslag voor de interimcontrole dat ook om deze ontwikkeling vraagt. Daarnaast loopt er op dit moment een project Verbijzonderde Interne Controle en wordt in 2021 de P&C-cyclus opnieuw tegen het licht gehouden. Hiernaast is er in algemene zin een grote verandering van het vakgebied aanstaande die veel extra inspanning zal vragen: https://www.aeno.nl/digitaliseringverandert-financiele-functie-vangemeenten-ingrijpend
Concreet moet je denken aan extra werkzaamheden/ontwikkelinge n als: • • • •
Periodieke budgetbewaking kredieten en incidentele projecten Versterken financieeladministratieve functie Kwetsbaarheid sleutelposities verminderen Beschikbaar maken structurele managementinformatie
Zie vorige kolommen
• • •
Team F&C
0,5
9,42
structureel
teamleidersrol
1
Niets
De teamleden mogen Organisatievisie Blij met een adequaat ingerichte Barneveld aansturing verwachten. De cruciale rol van het team in het reguliere proces maar ook in alle ontwikkeling van en dynamiek van de organisatie, vraagt hier ook om. Door de op dit moment ingezette teamontwikkeling en de geuite behoefte van klantafdelingen om integraler en stabieler bediend te worden, zal het niet invullen van deze rol een risico zijn voor de teamsamenwerking en de resultaten. Ook zal de belasting van het afdelingshoofd verder toenemen en zal zijn tijd meer moeten gaan naar operationeel/tactische dan strategische zaken.
Functiescheiding en 4ogenprincipe Kennisdeling en opleiding budgethouders en beslissers Versterken integrale advisering
De aansturing van de teams vraagt hierom. Het afdelingshoofd kan deze aansturing niet overnemen. In april 2020 is in het MT afgesproken dat er een teamleider op dit team zou komen. De inzet van het afdelingshoofd voor strategische vraagstukken is blijvend nodig.
Geen.
Wat is nu het voorstel voor de vlootschouw? Sociaal Domein
2021
Algemeen Sociaal Domein
1
1
Incidenteel / Toelichting structureel structureel
structureel
Prioriteit Vlootschouw
Data-analist
1
Projectleiders capaciteit (voor projecten binnen de afdeling en organisatiebreed )
1
Wat merken bewoners van Barneveld als deze functie niet op korte termijn wordt ingevuld?
Wat merkt de organisatie als deze functie niet op korte termijn wordt ingevuld?
Welke ambities van het bestuur worden niet gehaald als de functie niet op korte termijn wordt ingevuld?
Data-analyses helpen om gerichter in te spelen op de maatschappelijke vraag. Daarnaast kunnen wij de werking van onze inspanningen meten waardoor wij zeker weten dat wij het juiste doen voor de inwoners.
Het is een belangrijk beheersinstrument voor de afdeling, bijvoorbeeld om de tekorten in het Sociaal Domein te kunnen reduceren. Zonder data-analyses is het lastiger om tijdig bij te sturen. We hebben in 2019 gemerkt dat het toepassen van dataanalyse een positieve bijdrage heeft geleverd aan de kostenreductie waardoor we 9 ton bespaard hebben. Het is belangrijk dit breder te trekken naar de andere opgaven.
Gemis in inzicht aan wat er speelt. Daarnaast kunnen wij de werking van nieuwe interventies monitoren en nagaan of transformatieplannen ook daadwerkelijk leiden tot veranderingen/vernieuwin gen waardoor doelen minder snel behaald worden.
Beleidsmedewerkers of andere medewerkers binnen de afdeling hebben naast hun (structurele) taken geen ruimte en/of competenties om incidentele projecten op te pakken terwijl deze incidentele taken versterkend en versnellend kunnen werken voor het bereiken van de beoogde resultaten binnen de 3 opgaven van het Sociaal Domein. Daarnaast is het niet mogelijk om uitvoering te geven aan projecten op het
Op welke manier zou je ook op een andere Waarom móet deze manier of op een functie worden ingevuld? later tijdstip invulling geven aan deze functie? Sociaal Domein is geen harde domein waarbij waardes kunnen worden geobjectiveerd. Daarnaast hebben veel zaken binnen Sociaal Domein maatschappelijke oorzaak die niet direct herleidbaar is. Dataanalyses helpen in ieder geval om te begrijpen wat er speelt zodat beleidvorming gerichter kan plaatsvinden.
Ambities op doorontwikkeling datagericht werken terugschroeven en accepteren dat bepaalde bezuinigingsopgaven niet of in mindere mate zullen worden gehaald. We hebben inmiddels genoeg data om te starten. Hoe langer we wachten, hoe meer kansen we missen. We kunnen deze functie ook vervullen via de aanvraag vanuit bedrijfsvoering, alleen zullen er dan waarschijnlijk minder uren voor de afdeling beschikbaar zijn.
De ambities van het bestuur zijn groot en bij het niet invullen van de functie zullen er keuzes moeten worden gemaakt en sommige projecten kunnen niet of later dan gewenst en met vertraging worden uitgevoerd omdat dit niet binnen de huidige capaciteit past.
Ambities op doorontwikkeling terugschroeven. Wanneer er voor de organisatie projectleiderscapaciteit beschikbaar komt, hoeft er niet altijd een beroep gedaan te worden op medewerkers vanuit de processen binnen het Sociaal Domein.
Groeien naar Zelfstandigheid
1
structureel
Inhuur coördinator Taskforce Jeugd
3
De gemeente is verantwoordelijk voor de jeugdhulptaken. De huidige jeugdhulptaken hebben onze intensieve aandacht om ze (zorginhoudelijk en financieel) beheersbaar te maken en ondertussen is er een wijziging van de jeugdwet gaande die gevolgen heeft voor het werkveld van de gemeenten. Vooral residentiele jeugdhulpverlening en de veiligheidsketen wordt er meer gevraagd van gemeenten. Momenteel is het mogelijk om (een vorm van coördinatie van) deze intensivering van taken te bekostigen vanuit incidentiele transformatiemiddelen. Na 2022 vervallen deze middelen terwijl wij nog steeds verantwoordelijk blijven voor deze vormen van jeugdhulp (residentieel en veiligheid). Als gemeente willen wij passende maatwerk blijven bieden voor deze hulpvragen van inwoners.
Meedoen naar vermogen
1
incidenteel
gespreksvoerder schuldhulpverlen ing
5
Door de Wgs krijgt de gemeente expliciet de nieuwe taak vroegsignalering vorm te geven. Alle inwoners waarvan we een signaal van betalingsachterstand ontvangen moeten per 1 januari 2021 worden
--> kunnen beschikken over incidenteel budget om zodra
gebied van automatisering (zoals implementatie Suite4SocialeRegie) en projecten die vanuit de organisatie gevraagd worden, zoals blockchain, datagedreven werken, programma dienstverlening etc. De residentiele jeugdhulpverlening icm de jeugdveiligheidsketen heeft een grote zorginhoudelijke en financiële impact op de binnen het Jeugdveld van Barneveld (o.a. financiële tekorten). Momenteel lopen er transformatieprojecten om o.a. vernieuwing binnen de residentiele jeugdhulpverlening te realiseren. De coördinator speelt een grote rol in het bereiken van deze resultaten. De bekostiging van de transformatieprojecten t/m 2021 dekken wij momenteel uit de transformatiemiddelen die beschikbaar worden gesteld aan Jeugdhulpregio’s voor de uitvoering van het Actieprogramma Zorg voor de Jeugd. De transformatieprojecten moeten leiden tot transformatie van het residentiele zorglandschap maar een deel van de taken van de coördinator zijn ook na 2022 nodig om de residentiele jeugdhulpverlening blijvend te beheersen. Door mogelijke piekbelastin g als gevolg van Wgs worden medewerkers overvraagd en is er sprake van een niet hanteerbare werkload. Dit heeft mogelijk consequenties voor
Op de korte termijn (t/m 2021) is er nog bekostiging vanuit landelijk beschikbaar gestelde transformatiemiddelen. Het risico is dat vanaf 2022 het bereikte transformatie-effect (terugverdieneffect in de vorm van kostengroeidemping) weer omslaan in een kostengroei (bij gebrek aan coördinatie).
Als de gemeente dit niet blijft coördineren dan zijn we overgeleverd aan autonome ontwikkelingen in het jeugdveld waar we weinig tot geen grip op hebben.
Door de beschikking over transformatiemiddelen kunnen wij dit dekken van 2019 t/m 2021. De structurele behoefte speelt vanaf 2022.
Wanneer we onvoldoende (incidentele) mankracht hebben zullen lokale ambities (imagoprobleem SHV, pilot ontzorgen statushouders) mogelijk moeten wijken om alsnog op de juiste manier invulling te geven aan deze wettelijke taak.
Het idee was deze functie (al dan niet) tijdelijk in te zetten indien er sprake is van een piek in ondersteuningsverzoeken. Enk el op die manier kunnen we snel schakelen in geval van piekbelasting en de overige projecten naast elkaar
Via de incidentele begrotingsruimte
de situatie daar om vraagt gespreksvoering in te kunnen huren.
gewezen op de mogelijkheid hun duurzame van een gesprek. Onduidelijk inzetbaarheid. is hoeveel extra gesprekken gevoerd zullen worden n.a.v. deze nieuwe Wgs, zeker in de eerste maanden. We gaan uit van gemiddeld 250 signalen per maand. Mocht de Wgs leiden tot een piekbelasting van medewerkers dan merken inwoners: - dat er mogelijk wachtlijsten ontstaan,
voortzetten. Eventuele piekbelasting zou een gevolg kunnen zijn van corona maar mogelijk is er ook een andere reden.
- dat hen niet tijdig passende en op maat gemaakte ondersteuning kan worden geboden (bijv. budgetcoaching/budgetbehe er door GV) - dat reguliere dienstverlening lijdt onder deze taak 0,5
Samen oud worden
Aanpassing: deze komt te vervallen, lossen we op een andere manier op 1 aanpassing: we vragen 0,75 fte in de vlootschouw en zetten 0,25 fte in uit vacatureruimt e
5,5 (correctie: 4,75)
incidenteel
structureel
administratie
10
--> wellicht andere invulling mogelijk door kijken naar inzet DGR; uitbreiden van de inzet van de kandidaat uit het doelgroepregister en daardoor andere financiële bronnen kunnen aanspreken.
gespreksvoerder
1
wachttijd voor afhandeling van melding loopt op, inwoner moet langer wachten op passende oplossing, risico dat problematiek toeneemt (met name voor bv inwoners met GGz problematiek of problemen op meerdere levensgebieden en, indien we deze voorrang geven, langere wachttermijnen voor inwoners met minder prangende problemen
ervaren werkdruk medewerkers neemt toe, mogelijk meer ontevreden klanten/klachten , overschrijding termijnen, hogere kosten door inzet duurdere inhuur
t.a..v. het speerpunt betaalbare passende maatschappelijke ondersteuning slaat het college een flater als we inwoners met een beperking te lang laten wachten op een oplossing voor hun probleem. Vanuit de raad is er veel aandacht voor wachtlijsten.
Anders kunnen we aanvragen niet binnen de wettelijke termijnen afhandelen (en bestaat het risico dat we dwangsommen moeten gaan betalen); toename problematiek, ontevreden klanten
Door inzet van inhuurpersoneel. Momenteel huren we 2 fte in bekostigd vanuit incidentele middelen bovenop de formatie. Eind dit jaar valt dit weg. Om dit deels op te vangen, vragen we nu 0,75 fte, waarvan we nog 0.25 fte ruimte hebben van medewerkers die minder zijn gaan werken.
Wat is nu het voorstel voor de vlootschouw? Ruimtelijke Ontwikkeling 202 1
Incidenteel / Toelichting structureel
Team SDO
1,44 incidenteel
landschap
Team SDO
1
incidenteel / structureel
energieloket
Team SDO
0,44 incidenteel
Projectleider Windenergie
1
projectleider
Team ontwikkeling
structureel
Wat merken bewoners Wat merkt de Welke ambities van het van Barneveld als deze organisatie als deze bestuur worden niet Prioriteit functie niet op korte functie niet op korte gehaald als de functie niet Vlootschouw termijn wordt termijn wordt op korte termijn wordt ingevuld? ingevuld? ingevuld? 4 projecten duren idem als bij de projecten duren voordat langer; hebben een bewoners; collega's ze in uitvoering kunnen langere doorlooptijd in zitten op elkaar te worden gebracht. de ontwerpfase wachten 1 bewoners kunnen er komen vragen er ontstaat meer nergens met hun binnen bij de weerstand tegen de vragen terecht/worden medewerkers van energietransitie bij de niet ondersteund bij de duurzaamheid die zij bewoners waardoor de energietransitie. niet kunnen transitie vertraging beantwoorden. oploopt. 1 er komt duidelijkheid doordat er een visie toezegging aan de raad over de plaatsing van op windenergie om medio 2021 met de windmolens. ontbreekt kunnen structuurvisie wind te initiatieven niet komen worden behandeld. Er ontstaat een kans dat er een aanwijzing van de provincie volgt. 1 er is onvoldoende tijd er zal een projecten lopen om projecten op te herverdeling van de vertraging op. Sluit niet pakken. projecten moeten aan bij de ambitie. plaatsvinden, waardoor bijv. de verdienlocaties niet kunnen worden opgepakt.
Opmerking hierbij: dit is geen uitbreiding, maar het structureel maken van de functie van Paula, doordat Reinard volledig als programmaleider bezig is.
Op welke manier zou je Waarom móet ook op een andere manier deze functie of op een later tijdstip worden ingevuld? invulling geven aan deze functie? capaciteit sluit later kan, maar dan lopen niet aan bij de plannen vertraging op. ontwikkelambitie we huren nu in voor deze functie en dat kost circa € 200.000,-- per jaar.
nee, dat levert ongewenst vertragingen op.
onvoldoende capaciteit en kennis binnen de eigen organisatie.
geen alternatief.
zie hiervoor
inhuren van projectleiding hetgeen in mijn ogen vele malen duurder is.
Team ontwikkeling
1
structureel
informatie designer
3
Team planologie, bewaar en beroep
0,44 structureel
regisseur OddV
1
Team planologie, bewaar en beroep
pm
planologisch juridisch medewerkers
1
Team planologie, bewaar en beroep
0,44 incidenteel deelprojectlei der VTH processen
1
5,76
incidenteel
informatie komt niet in de behoefte aan duidelijke steeds grotere een overzichtelijke en infopraphics vanuit informatieverstrekking behoefte aan duidelijke infographic de organisatie naar de bewoners. informatie op een naar ze toe, terwijl hier neemt toe. Dit is de duidelijke en met een steeds grotere functie van Aline en weinig tekst behoefte aan ontstaat. haar contract loopt kenbaar te maken. eind dit jaar af. Wordt deze invulling niet gehonoreerd dan zullen opdrachten buiten de deur gedaan moeten worden tegen veel hogere kosten. In directe zin merken er is geen Er kan geen invulling Gebleken is dat ze niks. Indirect wel verbindende schakel gegevens worden aan de regie op de omdat budgetten beter tussen de behoefte bij raad en opdracht aan de beheerd worden en er organisatie en de college om voldoende OddV noodzakelijk geen overschrijdingen OddV. Er zijn geen of sturing te geven. is. doorberekend hoeven onvoldoende Vergaderingen van het te worden aan de sturingsmogelijkalgemeen en dagelijks burger. heden op de bestuur worden niet goed opdracht aan de voorbereid. OddV. Er is geen tijdig zicht op budgettaire overschrijdingen. aanvragen lopen er is geen capaciteit niet goed voorbereid op extra inhuur is vertraging op.
bij de eigen de Omgevingswet of er nodig om 'tijdens medewerkers om komen klagende burgers de verbouwing de zich bezig te houden dat de behandeling van winkel open te met de hun verzoeken te lang houden'. noodzakelijke voorduurt. bereidingen voor de Omgevingswet. als de processen en vergunningen er zullen meer zie hiervoor. intake van de worden van handhavingsprocedures vergunningverlening rechtswege verleend moeten worden gestart. niet op voorhand goed als de processen niet Vaak geen favoriete geregeld wordt, blijven goed verlopen. bezigheid voor burgers daar last van Consequentie is bestuurders. houden, doordat meer capaciteit bij aanvragen niet goed in handhaving nodig en behandeling kunnen minder worden genomen en legesopbrengsten. illegale bouwwerken ontstaan in hun directe omgeving.
uitbesteden aan dure bureaus
geen alternatief.
geen alternatief.
moet opgepakt worden door zittend personeel, waardoor andere zaken vertraging oplopen.
Wat is nu het voorstel voor de vlootschouw? Vastgoed en infrastructuur
V&I
Team verkeer
Incidenteel 2021 / Toelichting structureel
Prioriteit Vlootschouw
0,5
-
1
structureel KAM/coördinatie
structureel data analyse
2
Wat merken bewoners van Barneveld als deze functie niet op korte termijn wordt ingevuld?
Wat merkt de organisatie als deze functie niet op korte termijn wordt ingevuld? De deskundigheid en coördinatie inzake KAM is onvoldoende belegd in onze organisatie.
Welke ambities van het bestuur worden niet gehaald als de functie niet op korte termijn wordt ingevuld?
Waarom móet deze functie worden ingevuld?
Op welke manier zou je ook op een andere manier of op een later tijdstip invulling geven aan deze functie?
Invulling van Is door BDV opgenomen wettelijke taak en in vlootschouw. Dubbel. zorg voor personeel -ons grootste goed.
Meerdere functies We nemen van V&I hebben te (on)bewust en maken met (on)bedoelde "extra" arbo en risico’s met onze milieu-eisen collega's en als vanwege werken organisatie wat met installaties en behoorlijke bouw en buitenconsequenties kan activiteiten. hebben. Is een nieuwe en Verkeersveiligheid Voortuitzien is regeren. Sluit aan bij ipv uitbreiding met 1 fte aanvullende manier wordt momenteel ontwikkelingen zoals oorspronkelijk van werken. Hiermee aangepakt op basis Aansluiting bij en kansen en gaat ingebracht is het voorstel kunnen in de nabije van ongevallen en maatschappelijke uit van een risico- m.i.v. 2022 opwaardering toekomst incidenten. Met de ontwikkelingen en kansen gestuurde aanpak. van huidige schaal 9 naar verkeersvraagstukken nieuwe manier van waarvan mag worden nieuwe rol in schaal 10 ook op andere (prowerken willen we verwacht dat we als Willen gericht op data-analist actieve) wijze worden meer risicogestuurd overheid hier gebruik van aantrekkelijke verkeer ipv benaderd/geadviseerd. de vraagststukken maken en toepassen. organisatie zijn. verkeerskundige op gebied van Daarbij hoort ook adviseur. verkeersveiligheid het creëren aanpakken.
Pronieuwe Dit vraagt om beperkte actief met als doel rollen/functies budget-aanpassing van de waarmee we onze 8.300 euro/jaar waarmee verkeersveiligheid opgaven nog we deze ambitie kunnen te vergroten en beter kunnen waarmaken. ongevallen te invullen. verminderen.
Team civiel en water
1
0,5
structureel toezichthouder groen
structureel grondstromen coördinator
1
1
Een groene wijk geeft een positieve beleving. Het is daarom belangrijk dat het groen goed wordt aangelegd en onderhouden. Door de inwoners van Barneveld wordt het groen ook als zeer belangrijk ervaren waarbij wij zien dat er veel meldingen worden gedaan als het groen niet goed aanslaat.
Risico's op volksgezondheid en milieu. Vertrouwen in overheid.
Ervaringen bij de aanleg van nieuwe woonwijken zoals de Burgt en Veller leren ons dat dagelijks toezicht noodzakelijk is om ervoor te zorgen dat het groen ook daadwerkelijk aanslaat. Dit vraagt om intensief toezicht tijden het aanplanten.
Afbreukrisico kwaliteit buitenruimte.
Was onderdeel in Niet. vlootschouw 2.0 en vooralsnog niet Binnen organisatie zit (te) Veel meldingen en ingevuld. kennis en kunde en klachten bewoners. ambitie bij enkele Inmiddels in collega's BOR. Onvoorziene extra kosten natuurinclusief De functie biedt doorgroei die niet voorzien zijn in bouwen de norm en ontwikkelperspectief de GREX of reguliere en vraagt groen voor hen. onderhoudsbudgetten. nog meer Invulling betekent De extra kosten kunnen aandacht, al mogelijk dat gat ontstaat in aanlegstadium door tijdens aanleg bij BOR waarvan het reëel investering op dagelijks cruciaal leert de is deze aan cq in te vullen. en deskundig toezicht ervaring. veelal voorkomen In de huidige worden en/of belegd Ervaringen in formatie van team worden bij aannemer. Burgt en Veller Civiel is noch de leert ons dat we kennis noch de tijd te maken krijgen beschikbaar om het met onvoorzien dagelijks toezicht en hoge op een goede vervangingskosten manier uit te ten laste van voeren. gemeente. Eea heeft ook positieve invloed op samenwerking ikv overdracht groen aan BOR. Er is te weinig Een ambtelijk advies om kennis in de als organisatie een organisatie over de dergelijke functie in te Bbk. vullen dateert uit 2017. We hebben de ketenhandhaving Bbk onvoldoende geborgd in onze organisatie waardoor we risico's nemen.
Voorkomen van een tweede zanddossier.
Samenwerken BMC concludeerde in het met bijv zanddossier-onderzoek in gemeente Ede of 2019 dat deze rol structurele inhuur ontbreekt in de expertise bij organisatie en belegd adviesbureau. moet worden. Toezegging is gedaan. Borging ontbreekt vooralsnog.
Goed beheer op grondstromen heeft Er is nog niet gesproken ook een financieel waar binnen het fysiek aspect. Barneveld domein deze rol het heeft vele beste kan worden belegd. ruimtelijke projecten waarbij goede grondbalans binnen projecten en
Nader bezien met businesscase ism ODDV en RO of dekking mogelijk is uit evt opzet gronddepot Barneveld. Door ontwikkelingen in Barneveld waar veel grond aan- en afvoer plaatsvindt is theoretisch een gronddepot aantrekkelijk qua kosten.
tussen projecten kansen biedt. Team vastgoed
0,3
structureel projectleider
0 vervalt was een 10
DT toezegging en besluit uit 2019 die per abuis niet was verwerkt in begroting. Inmiddels opgelost door afroming beperkt deel inhuur budget V&I
3,3