B-4.3 Besluit B&W over Eindrapportage evaluatie participatiebeleid, d.d. 9 december 2025

Aandachtsgebied: Leefomgeving Team Planologie, Bezwaar en Beroep Behandelaar: M. Moulijn Telefoonnummer: 06 2976 9097 Onderwerp:

Voorstelnr. Barneveld, 4 december 2025 Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken

Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Gevraagde beslissing: 1. 2. 3. 4.

De ‘Eindevaluatie participatiebeleid gemeente Barneveld’ vast te stellen. De eindevaluatie ter beschikking te stellen aan de gemeenteraad. Opdracht te geven aan de organisatie om de conclusies en aanbevelingen uit te werken in een herijking van het Participatiebeleid en in de Ontwikkelagenda bewonersparticipatie 2026. Opdracht te geven aan de organisatie om de uitgangspunten en leidende principes van het Participatiebeleid 2022 opnieuw te beschouwen in het licht van de huidige ontwikkelingen.

1. Inleiding De gemeente Barneveld is trots op de kracht van haar samenleving. Inwoners, ondernemers en organisaties zetten zich actief in voor hun omgeving. Participatie is daarbij een essentieel instrument. Het helpt ons om samen te werken aan de opgaven van vandaag en morgen. Daarom zet de gemeente Barneveld in op participatie, op basis van het Participatiebeleid. Dit beleid is vanaf 1 januari 2023 in werking getreden en wordt tijdens de implementatieperiode jaarlijks geëvalueerd. Na 3 jaar implementatie wordt nu de eindevaluatie opgeleverd. Dit is de passende procedure om te bekijken hoe het nieuwe beleid in de praktijk wordt uitgevoerd en wat wel of niet werkt. Uit zowel de eerste, tweede als deze eindevaluatie blijkt dat er veel positiefs is gebeurd en het betrekken van inwoners steeds meer en professioneler plaatsvindt. Tegelijkertijd blijkt dat verdere ontwikkeling nodig blijft, ook door nieuwe wetgeving en ontwikkelingen in de samenleving. Daarbij is ook van belang om de uitgangspunten en leidende principes uit het Participatiebeleid opnieuw te beschouwen. Ondertussen zijn er nu een aantal jaren ervaringen op gedaan, zijn er diverse ontwikkelingen geweest en is er sprake van nieuwe wetgeving op een aantal gebieden.

Het lijkt het college daarom passend om het huidige participatiebeleid te beschouwen en dit voor te leggen aan de nieuwe gemeenteraad in het voorjaar van 2026. Tegelijkertijd willen en moeten we verder werken aan bewonersparticipatie, ook omdat er (nieuwe) wettelijke verplichtingen zijn, waaraan gemeenten moeten voldoen. Daarom zal -waar dat mogelijk is en passend in het huidige beleid- in de praktijk al verder gewerkt worden aan de implementatie van de aanbevelingen. De aanbevelingen uit de evaluatie zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Stel het proces om de participatietrede te bepalen iets bij en voorkom overvragen. Borging in de organisatie vergt meer tijd, houd een participatiestrateeg aan boord en investeer in verdere ontwikkeling (leren en evalueren). Verwerk inwonersinitiatieven beter in de organisatie en processen (op basis van de resultaten van de pilot). Blijf doorontwikkelen in hulpmiddelen, formats en mix van participatievormen. Pas het Participatiebeleid aan op basis van ervaringen en nieuwe wetgeving.

-2-

2. Beoogd effect 1. 2.

Het leren van de implementatie van het participatiebeleid met als doel inwoners beter te betrekken bij het beleid en projecten en als gemeente beter betrokken te zijn bij de initiatieven van inwoners. Het verbeteren van het Participatiebeleid door conclusies en aanbevelingen, uit de evaluatie mee te nemen, inclusief een bredere beschouwing, in de herijking van het participatiebeleid.

3. Argumenten 1.1 In het Participatiebeleid zijn afspraken over evaluatie van het Participatiebeleid gemaakt In het Participatiebeleid is opgenomen dat het Participatiebeleid regelmatig geëvalueerd wordt. Met deze evaluatie geven we hier opnieuw invulling aan. 1.2 De eindevaluatie geeft aanleiding om het Participatiebeleid gedeeltelijk te herzien Uit de evaluatie blijkt dat veel wat in het Participatiebeleid staat, wordt toegepast en ook meerwaarde heeft. Maar enkele punten vragen om een herziening. Een aantal in het oog springende voorbeelden zijn: a) Er worden er in het Participatiebeleid extra voorwaarden gesteld aan initiatiefnemers van spoor 1. Dat is echter niet in overeenstemming met de Omgevingswet, waarin alleen een aanvraagvereiste geldt. De gemeente kan geen voorwaarden aan de participatie stellen. Een aanpassing van het participatiebeleid op dit punt is wenselijk. b) De participatiemeter blijkt niet in alle gevallen bruikbaar. Vooral in niet-ruimtelijke projecten komt er een te hoge participatietrede uit. Een aanpassing van de participatiemeter is wenselijk. c) Er moet voorkomen worden dat inwoners overvraagd worden qua participatie. Daarvoor is het wenselijk om het beleid aan te passen qua de randvoorwaarden en de afwegingen bij de keuze van de participatietrede. d) Er waren onduidelijkheden over de rol van de raad en hoe zij geconsulteerd worden.

Het is wenselijk om het beleid op dit punt te verduidelijken. Voor de overige conclusies en aanbevelingen verwijzen wij u naar bijlage 1: Eindrapportage evaluatie participatiebeleid 1.3 De eindevaluatie geeft aanleiding om te bespreken hoe de raad aankijkt tegen participatie en wanneer dit wel en niet toegepast zou moeten worden. Er is regelmatig discussie of de gemeente niet teveel of juist te weinig participeert. Sommige inwoners voelen zich overvraagd of juist niet gekend en ook in de raad is soms discussie of participatie over bepaalde onderwerpen wel nodig is. Ook vanuit de ambtenaren worden vragen gesteld of in sommige situaties participatie iets toevoegt, bijvoorbeeld als er weinig ruimte is om (nog) iets in het plan aan te passen. Ook daarom is een herbeschouwing wenselijk.

4. Kanttekeningen 1.1 In het Participatiebeleid moet er vaker geëvalueerd worden In het Participatiebeleid is afgesproken om het beleid 2x per jaar te evalueren. Aangezien participatietrajecten vaak enkele maanden duren, bleek al gauw dat deze frequentie geen toegevoegde waarde had. Er is nu 3x een jaarlijkse evaluatie geweest. Hierover is de raad geïnformeerd.

-3In de evaluatie wordt aanbevolen om de evaluatiefrequentie te verlagen en tegelijkertijd verder te blijven ontwikkelen met behulp van ontwikkelagenda’s. 1.2 De voorgestelde wijzigingen in het Participatiebeleid zijn kleine aanpassingen, verdere doorontwikkeling blijft wenselijk In het algemeen werkt het Participatiebeleid goed. Er wordt ook nog steeds meer ervaring opgedaan en verder ontwikkeld. Uit de evaluatie blijkt dat verdere ontwikkeling ook wenselijk is. Het is een cultuur- en structuuromslag, die nog niet klaar is. De wijzigingen die worden voorgesteld zijn klein, het is geen grote herziening en die zouden meteen doorgevoerd kunnen worden. Tegelijkertijd zijn er soms ook vragen over de uitgangspunten en leidende principes in het Participatiebeleid: wordt er bijvoorbeeld niet teveel geparticipeerd of te weinig (cq op een te lage trede)? Belangrijke vragen die tot een meer ingrijpende wijziging zou kunnen leiden. Daarom wordt de nieuwe gemeenteraad geconsulteerd over dit onderwerp voordat het Participatiebeleid daadwerkelijk gewijzigd wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. 1.3 Gemeenten hebben steeds vaker een wettelijke participatieplicht Een herbezinning op participatie kost extra tijd in het proces en tegelijkertijd stelt de rijksoverheid participatie steeds vaker verplicht, bijvoorbeeld in de wetgeving in het sociale domein, de omgevingswet en energiewetgeving.

Dus gemeenten hebben steeds minder ruimte om te bepalen of er wel of geen participatie plaatsvindt. Ook vanuit de Wet Versterking Participatie op Decentraal Niveau worden eisen aan de gemeente gesteld, waaronder het hebben van een Participatieverordening voor 1-1-2027. Het participatiebeleid heeft invloed op de keuzes die in de verordening worden gemaakt. Dus uitstel voor herbezinning op participatie is ook uitstel van de verordening. Die tijd is er nog, maar dient wel in de overwegingen meegenomen te worden.

5. Financiën

De evaluatie en herijking van het Participatiebeleid heeft geen directe financiële consequenties. Kosten voor participatietrajecten worden opgenomen in de financiering van het betreffende project. Een aandachtspunt is wel de personele invulling van het verdere ontwikkeltraject. In 2026 zijn er nog middelen beschikbaar voor een participatiemedewerker. Daarna niet meer. Vanuit de organisatie wordt aangegeven dat inzet van een participatiemedewerker ook in de toekomst nodig is om de participatie met de samenleving blijvend te versterken.

6. Participatie en communicatie a) Participatie

Inwoners en initiatiefnemers zijn betrokken geweest bij de evaluaties van het Participatiebeleid. Dit is onder andere gebeurd via bijeenkomsten met grote initiatiefnemers, het inwonerspanel en feedback bij participatietrajecten.

b) Communicatie

Pas bij het herijken van het Participatiebeleid (en de verplichte participatieverordening) wordt weer gecommuniceerd met inwoners over dit onderwerp.

7. Vervolgstap •

Voorjaar 2026 Op basis van de evaluatie wordt voorgesteld om samen met de nieuwe gemeenteraad de uitgangspunten en leidende principes uit het Participatiebeleid opnieuw te beschouwen door middel van een consultatie voor het reguliere besluitvormingsproces (voorjaar 2026).

•

Najaar 2026 Op basis van de beschouwing, de eindevaluatie en de verplichtingen die voortkomen uit nieuwe wetgeving wordt vervolgens een voorstel gedaan aan de gemeenteraad voor herijking van het Participatiebeleid en dit wordt samen met een verplichte Participatieverordening ter besluitvorming voorgelegd aan college en de gemeenteraad in september/oktober van 2026.

8. Bijlagen 1. 2.

-4-

Eindrapportage evaluatie participatiebeleid Opdracht herijking Participatiebeleid

Eindrapportage evaluatie participatiebeleid Samen met inwoners, organisaties en ondernemers beleid en projecten voorbereiden en uitvoeren

Inhoud 1. Samenvatting ..........................................................................................................................................3 2. Achtergrond ............................................................................................................................................5 2.1

Inleiding..............................................................................................................................................................................................5

2.2

Participatie in beeld ......................................................................................................................................................................5

2.3

Voorbeelden .....................................................................................................................................................................................5

2.4

Wat is er gedaan?............................................................................................................................................................................6

3. Reacties van inwoners en organisaties .........................................................................................7 3.1 Spoor 1 .........................................................................................................................................................................................................7 3.2 Spoor 2 .........................................................................................................................................................................................................7 3.3 Spoor 3 .........................................................................................................................................................................................................7

4. Reacties uit de gemeentelijke organisatie ....................................................................................9 4.1 Spoor 1 .........................................................................................................................................................................................................9 4.2 Spoor 2 .........................................................................................................................................................................................................9 4.3 Spoor 3 ......................................................................................................................................................................................................10

5. Conclusies en aanbevelingen ..........................................................................................................11

2 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

1. Samenvatting De gemeente Barneveld is trots op de kracht van haar samenleving. Inwoners, ondernemers en organisaties zetten zich actief in voor hun omgeving. En de gemeente Barneveld betrekt inwoners, organisaties en ondernemers actief bij plannen en projecten. Participatie is essentieel om samen te werken aan de opgaven van vandaag en morgen. Daarom zet de gemeente Barneveld in op participatie, op basis van het Participatiebeleid. Dit beleid is vanaf 1 januari 2023 in werking getreden en wordt tijdens de implementatieperiode jaarlijks geëvalueerd. Dit is de eindevaluatie. Uit zowel de eerste, tweede als deze eindevaluatie blijkt dat er veel positiefs is gebeurd en het betrekken van inwoners steeds meer en professioneler plaatsvindt. Tegelijkertijd blijkt dat verdere ontwikkeling nodig blijft, ook door nieuwe wetgeving en ontwikkelingen in de samenleving. Het Participatiebeleid van de gemeente Barneveld onderscheidt drie sporen: • • •

Spoor 1: Initiatieven van externe partijen (zoals projectontwikkelaars) Spoor 2: Projecten van de gemeente zelf Spoor 3: Maatschappelijke ideeën en initiatieven van inwoners (en maatschappelijke organisaties)

Sinds de inwerkingtreding van het Participatiebeleid wordt vooraf bepaald of participatie nodig is en zo ja, hoe het traject vormgegeven wordt met behulp van een stappenplan, ambtenaren zijn getraind om beter te kunnen participeren, er is een participatietoolkit ontwikkeld, er zijn participatiemiddelen aangeschaft, handleidingen gemaakt, er is een participatieparagraaf toegevoegd en er is geëvalueerd, geleerd en verbeterd. Er zijn veel mooie participatietrajecten geweest, wat vaak leidde tot betere voorstellen met meer draagvlak. En er is een pilot inwonersinitiatieven gestart. Tegelijkertijd hebben we ook geleerd dat participeren tijd en geld kost. Het vraagt om andere vaardigheden van medewerkers dan zonder participatie. Participatie is in sommige gevallen echt niet eenvoudig. Participatiebijeenkomsten worden vaak als participatievorm toegepast maar dit spreekt niet alle inwoners aan, een participatiemix van verschillende participatievormen zou beter zijn. Ook hebben we geleerd dat participatie onder andere praktische en digitale ondersteuning vraagt vanuit de organisatie.

3 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Kortom: veel gaat goed, we ontwikkelen gestaag door naar een participerende gemeente, we leren nog iedere dag en daar passen we ons op aan. Mede dankzij de reacties en aanbeveling van onze inwoners en vanuit de organisatie. Hieronder volgt een samenvatting van de bevindingen van deze evaluatie. Resultaten 2024-2025 272 projecten met participatie zijn geregistreerd 54 participatiebijeenkomsten Er zijn ±40 inwonersinitiatieven binnengekomen. Een pilot initiatievenmakelaar is gestart om inwoners beter te begeleiden bij hun ideeën. Wat zeggen inwoners en organisaties? Veel waardering dat de gemeente inzet op participatie, voor de participatiebijeenkomsten en voor de gebiedsregisseurs. Ook de adviezen aan initiatiefnemers worden gewaardeerd. Verbeterpunten: • Communicatie mag eerder en duidelijker zijn over wat inwoners kunnen verwachten van de participatie. • Een open houding en goede terugkoppeling is belangrijk: wat is er gedaan met de input van inwoners? • Er is een mix van participatievormen gewenst, niet alleen bijeenkomsten, maar ook vragenlijsten of online meedenken. • Overvraag niet, spreid participatietrajecten/-momenten. Wat zegt de organisatie zelf? Medewerkers zijn positief. Ze waarderen de adviezen, trainingen en de participatietoolkit. Er is meer bewustwording over het belang van participatie. In het algemeen is er ook veel waardering voor de inzet van inwoners.

Maar ze zien ook uitdagingen: • Participatie kost tijd en vraagt om goede voorbereiding. • Omgang met (verbale) agressie en weerstand blijkt een uitdaging. • Er is behoefte aan nog meer formats, hulpmiddelen en ondersteuning. • Inwonersinitiatieven vragen om een duidelijker proces en meer capaciteit. • Aanpassen van lijst projecten met een participatieplicht en de participatiemeter om nog beter in te schatten wanneer participatietrajecten een meerwaarde hebben.

•

• • •

Overvragen van inwoners voorkomen door beter te plannen en te zorgen voor een participatiemix van verschillende participatievormen. Evalueren en leren op een realistische manier: niet te vaak, maar wel structureel. Beter traject voor raadsconsultatie bij trede 4 trajecten (co-creatie) en verduidelijken rol van de raad. Omgevingswet proof maken van het Participatiebeleid.

Aanbevelingen: 1. 2.

3. 4. 5.

Stel het proces om de participatietrede te bepalen iets bij en voorkom overvragen. Borging in de organisatie vergt meer tijd, houd een participatiestrateeg aan boord en investeer in verdere ontwikkeling (leren en evalueren). Verwerk inwonersinitiatieven beter in de organisatie en processen (op basis van de resultaten van de pilot). Blijf doorontwikkelen in hulpmiddelen, formats en mix van participatievormen. Pas het Participatiebeleid aan op basis van ervaringen en nieuwe wetgeving.

4 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

2. Achtergrond In dit hoofdstuk wordt eerst ingegaan op waarom en wanneer het Participatiebeleid is vastgesteld. Daarna wordt weergegeven wat bekend is qua cijfers. Er worden voorbeelden gegeven en uiteengezet wat er gedaan is qua uitvoering van het Participatiebeleid.

2.1 Inleiding

invoeren van een participatiekalender is het beeld verduidelijkt. Hier wordt nog verder aan gewerkt.

Als gemeente Barneveld willen we een betrokken overheid zijn, die luistert, zegt wat het doet en doet wat het zegt. Die aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving, ophaalt wat er leeft en op effectieve wijze doet wat nodig is en dat vooral ook doet samen met inwoners, organisaties en bedrijven.

Tussen 1 juli 2024 en 1 juli 2025 zijn er 272 projecten met een participatietraject geregistreerd. Deze zijn onderverdeeld in 119 spoor 1 en 73 spoor 2 projecten.

Om hierop in te zetten is in 2022 het Participatiebeleid vastgesteld met daarin 3 sporen: 1. Spoor 1: Ruimtelijke initiatieven door derden (Omgevingswet) 2. Spoor 2: Initiatieven van de gemeente (bewonersparticipatie) 3. Spoor 3: Maatschappelijke initiatieven vanuit de samenleving (overheidsparticipatie) De komst van de Omgevingswet (2023) en de Wet Participatie op Decentraal Niveau (2024) hebben ervoor gezorgd dat de landelijke overheid meer verplichtingen stelt ten aanzien van participatie, waaraan gemeenten moeten voldoen. Afgelopen 2 jaar is er elk jaar een tussentijdse rapportage opgesteld, waarin beschreven werd hoe de uitvoering van het Participatiebeleid verliep, wat goed ging en wat nog ontwikkelpunten waren. Vorig jaar is de eerste Ontwikkelagenda Participatiebeleid opgesteld. Meer samen met inwoners, organisaties en ondernemersbeleid en projecten voorbereiden en uitvoeren is een veranderproces voor iedereen. Het betekent soms ook lastige gesprekken met vallen en opstaan. Een proces waarbij we ons als gemeente kwetsbaar moeten opstellen om goed te leren van de soms schurende participatieprocessen. Ook inwoners, organisaties en ondernemers moeten soms hun (hoge) verwachtingen van de gemeente bijstellen. Dat verander- en leerproces eindigt niet, maar zal de komende jaren voortgezet worden.

2.2 Participatie in beeld Afgelopen jaren is getracht het aantal participatietrajecten beter in beeld te krijgen. Dat is best lastig. Door een betere registratie en het

5 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Noot: niet alle projecten met een participatietraject zijn vastgelegd en sommige projecten staan meerdere keren in het systeem omdat het project verschillende fasen heeft. In juli 2024 is gestart met een participatiekalender. Hierin staan de participatiebijeenkomsten vermeld. Vanaf 1 juli 2024 tot 1 juli 2025 zijn er 54 bijeenkomsten opgenomen in de kalender. Noot: in het begin zijn niet alle bijeenkomsten vastgelegd. Het duurde even voordat de participatiekalender door iedereen werd ingevuld. Bij participatietrajecten vinden niet altijd bijeenkomsten plaats. Er kunnen ook andere participatievormen worden ingezet. Het komt ook voor dat er meerdere bijeenkomsten plaatvinden voor 1 project. Het aantal inwonersinitiatieven (spoor 3) is niet goed in beeld. Dit komt omdat initiatieven op verschillende manieren bij de gemeente binnenkomen, onder andere via de website (ideeënloket), gebiedsregisseurs en/of inhoudelijke medewerkers. Naar schatting zijn er afgelopen jaar 40 ideeën binnengekomen, waarvan een deel inwonersinitiatieven zijn. Sommige ideeën zijn gezamenlijk opgepakt, aan anderen kan de gemeente niet mee werken en andere initiatieven zijn nog in behandeling. Er is een pilot initiatievenmakelaar gestart om initiatieven beter in beeld te krijgen en af te handelen.

2.3 Voorbeelden In afbeelding 1 is een aantal voorbeelden van projecten te zien waarbij participatie heeft plaatsgevonden door de gemeente. Voorbeelden zijn: de woonzorgvisie, AZC, reconstructie Wolweg, sporthal Terschuur, energiebeleidsprogramma, Omgevingsvisie en maatregelenpakket ombuigingen.

•

•

•

•

Afbeelding 1. Voorbeelden van spoor 2 projecten met participatie in 2024/2025

In afbeelding 2 is een aantal voorbeelden van ideeën van inwoners en organisaties, die bij de gemeente zijn ingediend. Voorbeelden zijn: de muziektent, opruimactie, buurtkamer, levensgroot schaakspel en lichtbesparingsactie.

•

•

•

• Afbeelding 2. Voorbeelden van ingediende inwonersinitiatieven in 2024-2025 (spoor 3)

2.4 Wat is er gedaan? Hieronder is kort weergegeven wat er allemaal is gedaan afgelopen 3 jaar.

6 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

•

Anders werken: Het Participatiebeleid is betrokken bij het Barneveld Groeit-traject, opgavegericht werken, projectmatig werken, gebiedsgericht werken. Participatieparagraaf en -kalender: Er is een participatieparagraaf toegevoegd bij alle raads- en collegevoorstellen, plannen van aanpak, projectopdrachten en er is een interne participatiekalender ingesteld. Informatievoorziening: De website is aangepast zodat er informatie te vinden is over spoor 1, 2 en 3; er zijn handleidingen en een inspiratiegids opgesteld. Inzicht en advies: Er zijn bewonersbetrokkenheidsprofielen opgesteld, die worden gebruikt voor de keuzes in participatie- en communicatiemiddelen, het zaaksysteem is aangepast en er wordt advies gegeven aan projectleiders, beleids-medewerkers en externe initiatiefnemers. Coördinatie en leergang: Er is een participatiecoördinator aangesteld en er is een leergang participatie ontwikkeld, waaronder een basiscursus voor nieuwe medewerkers, trainingen in gespreksvoering in een ingewikkelde maatschappelijke context, gespreksleiderstrainingen, bijeenkomsten over verwachtingenmanagement, schrijven van participatieverslagen en het bereiken van doelgroepen die minder vaak participeren. Participatietools: Er zijn nieuwe participatiemiddelen aangeschaft, zoals participatiekoffers en middelen om zichtbaar te zijn op straat.

Ook is de aanschaf van een online participatietool voorbereid. Evaluatie en doorontwikkeling: Elk jaar is het participatiebeleid geëvalueerd en is er een verbeterplan opgesteld. Vorig jaar is de eerste Ontwikkelagenda opgesteld voor de doorontwikkeling van het participatief werken. Pilot spoor 3: Er is een pilot initiatievenmakelaar gestart om initiatieven beter in beeld te krijgen, te begeleiden en af te handelen. Afspraken met vaste participatiepartners: Er zijn afspraken gemaakt met Adviesraad Sociaal Domein, Jongerenraad, Plaatselijk belangorganisaties en Wijkplatforms.

3. Reacties van inwoners en organisaties In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de reacties zijn van inwoners en organisaties op het participatiebeleid. Hiervoor zijn er twee bijeenkomsten geweest met grote initiatiefnemers (spoor 1) voor en nadat de Omgevingswet in werking is getreden. Er is vorig jaar een enquête geweest bij het Inwonerspanel over het participatiebeleid en er is input opgehaald uit de evaluaties van participatietrajecten.

3.1 Spoor 1

3.2 Spoor 2

Participatie bij ruimtelijke initiatieven door externe initiatiefnemers is in veel gevallen niet verplicht. Als de participatieplicht geldt1, dan is participatie verplicht. De gemeente mag geen eisen stellen hoe dat gebeurt. De gemeente stimuleert de werkwijze uit het Participatiebeleid.

Inwoners waarderen het dat het gemeente-bestuur inzet op participatie. Ook de inzet van de gebiedsregisseurs wordt gewaardeerd. De kwaliteit van participatiebijeenkomsten wordt in het algemeen als goed beoordeeld. In veel gevallen zijn inwoners tevreden over het participatietraject, maar helaas niet altijd.

Initiatiefnemers zijn in veel gevallen bereid om te participeren en adviezen worden vaak opgevolgd. Sommige initiatiefnemers zien de voordelen van participatie, anderen zien het als een verplicht nummer. Grote initiatiefnemers hadden gehoopt dat participatie tot minder bezwaar en beroep zou leiden, maar tot nu toe is er geen verandering zichtbaar in de cijfers. Sommige initiatiefnemers vinden het veel extra werk dat weinig oplevert. Initiatiefnemers hadden behoefte aan meer duidelijkheid over wat er in een participatieverslag moet staan. Hiervoor is een korte handreiking geschreven. Initiatiefnemers die weinig ervaring met participatie hebben, vinden het organiseren van een participatietraject lastig. Dit geldt ook voor initiatieven waartegen weerstand is. De gemeente adviseert in sommige gevallen intensief en dat wordt op prijs gesteld. Hoewel sommige initiatiefnemers vinden dat de gemeente te veel van hen vraagt. Voor deelnemers aan het participatieproces is niet altijd duidelijk wat de rol is van de gemeente en de initiatiefnemer. Inwoners denken soms dat de participatie door de gemeente georganiseerd wordt. Het verschil tussen spoor 1 (externe initiatiefnemers) en spoor 2 (gemeente als initiatiefnemer) is niet altijd duidelijk. Om die reden is er een extra handreiking gemaakt voor deelnemers aan een participatieproces van spoor 1 en de website is aangepast.

Verbeterpunten, waaraan wordt gewerkt: 1. Communicatie - Zorg voor tijdige en duidelijke communicatie - Gebruik verschillende communicatiekanalen 2. Verwachtingenmanagement - Geen aan hoe het proces eruit ziet - Geef aan waarop inwoners invloed hebben en waarop niet 3. Open houding - Luister naar behoeften van inwoners - Sta open voor hun ideeën en meningen - Geef meer ruimte voor alternatieve ideeën 4. Terugkoppeling - Geef aan wat er met de input gebeurt. 5. Online inspraak en niet overvragen - Er is een grote bereidheid van inwoners om regelmatig mee te denken met de gemeente, maar organiseer niet te veel bijeenkomsten en stuur niet te veel vragenlijsten in een bepaalde periode. Er is nu meer aandacht voor spreiding, onder andere via de participatiekalender. - De voorkeur gaat uit naar vragenlijsten, inwonerspanel en andere online inspraakmethoden. Naar aanleiding van deze uitkomsten, wordt nu ingezet op een mix van participatiemiddelen, waaronder een online participatietool.

3.3 Spoor 3 1 Er is een participatieplicht bij een aanvraag

omgevingsvergunning met toepassing van een BOPA (buitenplanse omgevingsplanactiviteit) , die op de lijst van verplichte participatie staat.

7 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Er zit veel energie in de samenleving. Daar kan beter op ingespeeld worden. Dit wordt nu nog beperkt gedaan omdat de organisatie nog onvoldoende is toegerust om flexibel te kunnen inspelen (financieel en qua capaciteit) op inwonersinitiatieven. Dit is een

ontwikkelpunt en vergt verdere aanpassingen in de gemeentelijke organisatie en budgetten. Om dit te verbeteren is er een pilot initiatievenmakelaar gestart als onderdeel van de vast getelde Ontwikkelagenda. Ook is in de eerder vastgestelde ‘Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken’ aandacht voor het samenlevingsperspectief binnen de organisatie. En er is aandacht voor het aansluiten van initiatieven vanuit de samenleving op de gemeentelijke processen en structuren. Initiatiefnemers geven nu aan dat het vaak lang duurt. Zij krijgen soms niet of heel laat een reactie. Het komt regelmatig voor dat er niet aan een initiatief meegewerkt kan worden. Inwoners begrijpen de redenen daarvan niet altijd. Van de initiatiefnemers waaraan wel medewerking wordt verleend, is er in het algemeen waardering voor de gemeente. Hoewel ook zij aangeven dat het vaak wel langdurige trajecten zijn. In de pilot met de initiatievenmakelaar wordt nu onderzocht of met behulp van een duidelijker proces kleinschalige projecten sneller afgehandeld kunnen worden. Grote en/of dure projecten kunnen beter worden meegenomen in het proces van de gebiedsagenda’s, waarbij wordt aangesloten op bestaande gemeentelijke processen.

8 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Deelnemers aan het inwonerspanel geven aan dat ze graag een vast contactpersoon, meer informatie over hoe je een inwonersinitiatief tot stand brengt en financiële ondersteuning willen. In de pilot initiatievenmakelaar is rekening gehouden met deze wensen. In de pilot wordt ook rekening gehouden met de recent ontwikkelde “Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken” en de bijbehorende gebiedsagenda’s. We borgen dat initiatieven op de juiste plek landen en worden opgepakt. De initiatievenmakelaar is gestart in augustus van 2025. De pilot heeft een looptijd van een half jaar. Het doel is dat meerdere initiatieven worden begeleid, het proces voor bewonersinitiatieven wordt doorontwikkeld en een evaluatie van de pilot wordt verzorgd. Het streven is dat het proces van inwoners-initiatieven daarna duidelijk is en een plek in de organisatie heeft. De reacties van initiatiefnemers op de initiatievenmakelaar zijn tot nu toe zeer positief. Initiatiefnemers waarderen het meedenken en de adviezen van de gemeente. In het eerste kwartaal van 2026 volgt een evaluatie van de pilot en een vervolgvoorstel.

4. Reacties uit de gemeentelijke organisatie In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de reacties zijn van projectleiders, beleidsmedewerkers, projectondersteuners, communicatieadviseurs, gebiedsregisseurs en alle anderen die vanuit de gemeentelijke organisatie betrokken zijn bij participatietrajecten. Om input op te halen zijn er afgelopen jaren evaluatiegesprekken gevoerd met alle teams, die participatietrajecten hebben uitgevoerd. Ook de vragen en opmerkingen die ambtelijk ontvangen zijn van raadsleden en de bijeenkomsten met de raad zijn hierin meegenomen. kritisch te bekijken. Is dit bijvoorbeeld wel nodig bij bijvoorbeeld woningsplitsing? En er zijn wellicht andere gevallen, waarbij een participatieplicht wel gewenst is.

4.1 Spoor 1 De gemeente informeert, adviseert en enthousiasmeert externe initiatiefnemers voor participatie op de website, in brieven en tijdens het vooronderzoek. Initiatiefnemers geven regelmatig aan dat ze de informatie en begeleiding door de gemeente waarderen. In veel gevallen past de initiatiefnemer participatie toe. Bij kleine plannen of als er geen goede relaties zijn met de buurt dan gebeurt het niet. Ook dan is het wel wenselijk, de gemeente kan het echter niet afdwingen, behalve als er een participatieplicht geldt.

4.2 Spoor 2 In veel gevallen zijn medewerkers tevreden over het verloop van participatietrajecten. Afgelopen jaren zijn er positieve ervaringen op gedaan met heel veel participatietrajecten. In een aantal gevallen was men ontevreden en daarvan is geleerd. Verbeterpunten zijn: Participatiefase 1: Randvoorwaarden Verduidelijken van participatiedoelen bij een traject. Dit gaat al steeds beter. - Meer aandacht voor veiligheid: hoe ga je om met agressieve deelnemers en weerstand? Dit pakken we al aan onder andere met trainingen, bewustwording en afspraken met gespreksleiders. Maar het blijft een aandachtspunt. -

In het algemeen is de gemeente tevreden over de participatie, maar er zijn ook gevallen die beter kunnen. Verbeterpunten zijn: - Betere verslaglegging. - Betere verwoording van de input, die wordt nu soms te positief gekleurd. - Vaker iets wijzigen aan het plan naar aanleiding van de input, dat gebeurt nu te weinig. - Alle belanghebbende uitnodigen, soms worden er belanghebbenden overgeslagen. De gemeente vraagt in dit soort gevallen wel om aanvullende informatie en verbetering van het participatieverslag. Maar de kwaliteit van de participatie mag geen afwijzingsgrond zijn. Dit maakt het soms lastig. Ook de gemeenteraad kan beter worden geïnformeerd over hoe er naar participatie en participatieverslagen gekeken mag worden door de gemeente. De medewerkers geven aan dat om initiatiefnemers beter te kunnen adviseren nog nodig is: - Naast een handreiking voor het participatieverslag een standaardinvulformulier en/of voorbeelden van participatieverslagen - Voorbeelden per participatietrede Ook wordt aangegeven dat het verstandig is om de lijst (BOPA) plannen met een participatieplicht

9 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Participatiefase 2 Opstellen gesprekskader/ participatieplan - Participatietrede bepalen: meer rekening houden met de participatieruimte, het type project, doorlooptijd en de kosten van het project. Het komt nu soms voor dat bij heel kleine/goedkope projecten of projecten waar weinig uitvoeringsruimte is het participatietraject groot wordt opgezet en daarmee niet in verhouding staat tot wat de participatie oplevert. - Verwachtingenmanagement: vooraf duidelijker aangeven wat participanten kunnen verwachten qua proces, trede en kaders. Er is hierover al een training gegeven, maar het blijft een aandachtspunt. - Uitnodigingen en locatie: tijdig uitnodigen, voldoende voorbereidingstijd inplannen en geschikte locatiekeuzes maken waar participatiebijeenkomsten georganiseerd worden - Raad en vervolgproces: duidelijkheid over de rol van de raad en de route van een raadsconsultatie bij participatietrede 4. Dit is verduidelijkt is een raadsbrief en er is overleg met de griffie naar

-

-

-

-

aanleiding van de pilot raadsconsultatie. Er zijn twee mogelijkheden: consultatie tijdens een commissievergadering (pilot) of consultatie van de raad door een wensen en bedenkingen procedure. Bereiken van belanghebbenden: meer aandacht voor het “stille midden” en meer verschillende participatievormen inzetten. Hiervoor zijn trainingen georganiseerd en er is een handreiking opgesteld. Participatiefase 3: het gesprek/de participatie Gespreksleiding: zorg voor goede gespreksleiders en scheid wie inhoudelijk reageert en wie het proces begeleidt. Hiervoor zijn trainingen georganiseerd. Participatiefase 4: de terugkoppeling Terugkoppeling aan deelnemers kan beter: geef aan wat er is gedaan met de input. Hier wordt steeds meer aandacht aan besteed, onder andere door een andere opzet van projectpagina’s op de gemeentelijke website. Verwerking: ideeën/input verwerken in het plan/beleid vraagt creativiteit en een open houding en dat kan beter.

Algemeen - Rol van communicatie en gebiedsregie in participatietrajecten verduidelijken. - Sommige collega’s missen het gevoel van bestuurlijke rugdekking bij trajecten, waar sprake is van maatschappelijke weerstand, bij andere trajecten wordt dit wel gevoeld. - Tijdsinvestering en doorlooptijd zijn soms erg groot. - Meer voorbeelden, formats en hulpmiddelen, onder andere tools om input te digitaliseren. Hieraan is al gewerkt door een toolkit te maken en de aanschaf van een online tool is voorbereid. - Participatieve kwaliteiten in de organisatie verder versterken door het structureel opleiden van projectleiders, beleidsmedewerkers en projectondersteuners. Dit wordt al gedaan in de leergang participatie. Die trainingen worden goed gewaardeerd,

4.3 Spoor 3 Inwonersinitiatieven komen nu op verschillende manier binnen:

10 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

-

Via meld een idee op de website Via beleid- en projectmedewerkers Via raadsleden, burgermeester en wethouders Via Plaatselijk Belangen, Wijkplatforms en gebiedsregie Ervaringen De gemeente Barneveld is trots op de kracht van haar samenleving. Inwoners, ondernemers en organisaties zetten zich actief in voor hun omgeving. Er was in het verleden geen vast contactpersoon, geen vaste werkwijze en een beperkt budget vanuit gebiedsregie. Hierdoor zijn er grote verschillen ontstaan in of en hoe inwonersinitiatieven worden opgepakt. Inwonersinitiatieven geven medewerkers van alle teams soms extra werkdruk en er zijn geen duidelijke kaders. Dit zorgt ervoor dat sommige medewerkers moeite hebben met inwonersinitiatieven. Anderen vinden het juist jammer dat er in de organisatie (vanwege bezuinigingen en personele bezetting) weinig ruimte is voor inwonersinitiatieven. Daarom is er een nieuwe aanpak ontwikkeld, die lijkt op de aanpak van het Vooronderzoek bij vergunningen. Nieuwe aanpak Initiatieven komen via de initiatievenmakelaar binnen. Er wordt gekeken naar de mate van maatschappelijk belang, mogelijkheden om anderen te betrekken bij het plan, de grootte van het plan en dan pas wat de gemeentelijke inbreng is. Er is voor kleine initiatieven ook een fonds beschikbaar tijdens de pilot.

Deze werk-wijze wordt nu getest en aan het eind van het jaar geëvalueerd met initiatiefnemers, medewerkers, gemeenteraad en college. Het streven is een goede werkwijze te ontwikkelen. Om sneller op initiatieven te kunnen inspelen, zijn er capaciteit en middelen in verschillende teams nodig. Om zo efficiënt mogelijk te werken, zijn teams nu vol geboekt. Daardoor is pas op lange termijn ruimte om mee te werken aan inwonersinitiatieven.

5. Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de conclusies en aanbevelingen zijn voor het Participatiebeleid. Afgelopen 3 jaar heeft de gemeente Barneveld grote stappen gemaakt om inwoners, organisaties en ondernemers beter te betrekken bij beleid en projecten. Door de aandacht voor participatie en het duidelijke stappenplan, wordt veel bewuster bepaald wanneer er participatie wordt toegepast en zo ja, welke participatietrede. En er wordt vooraf nagedacht over het participatieproces en wie betrokken worden (in het zogenaamde participatieplan of gesprekskader). Er blijven ook ontwikkelpunten. 1. Stel het proces om de participatietrede te bepalen iets bij en voorkom overvragen Conclusies Op dit moment wordt de participatiemeter als hulpmiddel gebruikt voor het bepalen van de participatietrede. Maar er zijn een aantal nadelen: • Deze meter is vooral geschikt voor fysieke projecten. • De invulling van de meter is enigszins subjectief. • Er wordt te weinig rekening gehouden met de participatieruimte. Daardoor mogen inwoners soms intensief meedenken over projecten, waar nauwelijks ruimte is om iets te veranderen aan het plan. • Er wordt geen rekening gehouden met de grootte en het budget van een project.

Bij projecten met een klein budget kan de participatie onevenredig veel kosten met zich meebrengen, zonder dat er veel mogelijkheden zijn om aan wensen van inwoners tegemoet te komen. Aanbevelingen Aanbevolen wordt om bij het bepalen van de participatietrede de uitvoeringsruimte en het projectbudget mee te nemen. Ook worden enkele tekstuele aanpassingen aanbevolen om de participatiemeter ook voor niet-fysieke projecten bruikbaar te maken. Daarnaast wordt aanbevolen om standaard afspraken te maken over de participatietrede bij projecten die regelmatig voorkomen, zoals bij beheer en realisatie. De participatiemeter is een hulpmiddel. Bij het bepalen van de participatietrede moet ook worden bekeken in hoeverre inwoners betrokken willen zijn bij het betreffende onderwerp en hoe zij betrokken willen worden.

11 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Door dat mee te wegen wordt voorkomen dat inwoners overvraagd worden qua participatie. 2. Borging in de organisatie vergt meer tijd, houd een participatiestrateeg aan boord en investeer in verdere ontwikkeling (leren en evalueren) Conclusies In het Participatiebeleid wordt ervan uit gegaan dat participatie na 2 jaar implementatie in de organisatie geborgd zou zijn, zonder extra personele inzet. Dit blijkt een utopie te zijn, ook na verlenging van de implementatieperiode met een extra jaar. Participeren, samen leren en ontwikkelen is in gang gezet, maar vraagt een cultuurverandering binnen de gemeentelijke organisatie en daarbuiten. Dat duurt langer dan de implementatieperiode van 3 jaar. En niet alles kan direct, er zijn keuzes nodig wat er nu verder wordt ontwikkeld en wat er later wordt opgepakt. Er is positieve ervaring opgedaan met het werken van ontwikkelagenda’s en evaluaties. Er blijft aansturing nodig om ervoor te zorgen dat de in gang gezette ontwikkeling doorgaat. Daarom is ervoor gekozen om de functie van participatiecoördinator voorlopig te behouden.

Die als taak heeft om participatieadvies te geven bij ingewikkelde participatietrajecten, ontwikkelingen op het gebied van bewonersparticipatie in de gaten te houden, te onderzoeken wat er in de organisatie nodig is om het Participatiebeleid uit te voeren en ervoor te zorgen dat er meer van buiten naar binnen wordt gewerkt. Tegelijkertijd is gebleken dat door coaching en de leergang participatie de deskundigheid over participatietrajecten bij projectleiders, beleidsmedewerkers, project-en beleidsondersteuners en communicatieadviseurs wel enorm is toegenomen.

Aanbevelingen Aanbevolen wordt om een strategische participatiemedewerker in de organisatie te behouden, die bij ingewikkelde participatie-trajecten adviseert en die verantwoordelijk is voor de organisatieontwikkeling van buiten naar binnen werken. Daarnaast wordt geadviseerd om te blijven ontwikkelen in de participatie-vaardigheden van projectleiders, beleids-medewerkers, project- en beleidsondersteuners en

communicatiemedewerkers door middel van coaching en leergang participatie.

Het Participatiebeleid op een aantal onderdelen aanpassen is gewenst. Dit betreft onder andere:

Ook is het wenselijk om het opstellen van evaluaties en ontwikkelagenda’s te continueren. Dat hoeft alleen niet meer jaarlijks te gebeuren.

• Omgevingswetproof maken Op dit moment worden er eisen gesteld aan initiatiefnemers spoor 1, die wettelijk niet gesteld mogen worden. • Participatiemeter De Participatiemeter geeft niet altijd de meest geschikte participatietrede aan onder andere omdat het geen rekening houdt met de grootte van het project, de uitvoeringsruimte en met niet-fysieke projecten. • Leren en evalueren Al gauw bleek dat het (halfjaarlijks) evalueren niet realistisch is. Veel participatietrajecten lopen een paar maanden. Dan is het niet effectief om elk half jaar te evalueren. • Rol van de raad en raadsconsultatie Raadsleden gaven aan dat de rol van de raad niet duidelijk is in het Participatiebeleid.

3. Verwerk inwonersinitiatieven beter in de organisatie en processen (op basis van de resultaten van de pilot). Conclusies Voor spoor 3 zijn er verschillende maatregelen genomen, zoals de pilot van de initiatievenmakelaar en het werken met gebiedsagenda's. Dit is echter nog onvoldoende ingebed in de organisatie en blijft ook na de pilot verdere aandacht nodig hebben. Aanbeveling Aanbevolen wordt om dit onderwerp op te nemen in de Ontwikkelagenda van 2026/2027, in samenhang met de Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken. 4. Blijf doorontwikkelen in hulpmiddelen, formats en mix van participatievormen Conclusies Tijdens de implementatie van het Participatiebeleid zijn er verschillende hulpmiddelen aangeschaft, formats ontwikkeld en participatievormen verkend, waaronder online mogelijkheden. Die moeten nu verder toegepast worden om ervaring op te doen. Ook is dit nog niet in alle teams evenveel ontwikkeld. Daarnaast blijft het participatieveld in ontwikkeling. Dus inspelen op nieuwe mogelijkheden en wensen blijft in de toekomst nodig. Ook is te zien dat er nu vaak wordt ingezet op standaard participatievormen (zoals bijeenkomsten), waardoor maar een deel van de inwoners wordt bereikt. Inzet op een mix van participatievormen is wenselijk.

Aanbevelingen Aanbevolen wordt dat de organisatie verder aan de slag gaat met de doorontwikkeling van hulpmiddelen, formats en participatievormen. Met prioriteit voor de teams waar nog minder ontwikkeld is. Ook meer ervaring opdoen met online participatie en andere participatievormen dan bijeenkomsten is gewenst. 5. Pas het Participatiebeleid aan op basis van ervaringen en nieuwe wetgeving Conclusies

12 | Eindrapportage evaluatie participatiebeleid

Aanbeveling Aanbevolen wordt om het Participatiebeleid te herijken op basis van de eindevaluatie.

Bijlage bij collegevoorstel evaluatie participatiebeleid

Opdracht herijking participatiebeleid Nu we enige jaren ervaring hebben opgedaan is het goed om het beleid en de uitgangspunten te beschouwen en te herijken. Dit mede in het licht van actuele en wettelijke ontwikkelingen. De opdracht is om inzichtelijk te maken welke keuzes de gemeenteraad heeft wat betreft participatie door de gemeente en de verschillende mogelijkheden met de nieuwe gemeenteraad te bespreken. Doe op basis hiervan en op basis van de eindevaluatie een voorstel voor herijking van het Participatiebeleid. Ga ondertussen door met het uitvoeren van de aanbevelingen die volgen uit de evaluatie van het Participatiebeleid, passend zijn binnen het huidige beleid en toekomstig beleid niet in de weg zitten. Zorg ervoor dat we voldoen aan de wettelijke vereiste door voor 1 januari 2027 een Participatieverordening (die past bij het herijkte Participatiebeleid) te hebben.

Deelstappen: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Februari 2026 Breng in kaart wat de wettelijke vereisten zijn voor participatie door gemeenten (Volgt vanuit de VNG). April 2026 Leg het college een memo voor met de verschillende wettelijke ontwikkelingen en de uitgangspunten. En welke principiële keuzemogelijkheden er zijn en hoe deze aan de raad voorgelegd worden in een raadsconsultatie. Mei 2026 Organiseer in afstemming met de griffie een informatiebijeenkomst voor de nieuwe gemeenteraad over het huidige participatiebeleid en de wettelijke vereisten. Mei/juni 2026 Organiseer in overleg met de griffie een raadsconsultatie met een memo over de verschillende wettelijke ontwikkelingen en de uitgangspunten, vergezeld met een aantal concrete vragen over principiële keuzes voor het participatiebeleid. Juni/juli 2026 Consulteer (indien er andere keuzes worden gemaakt dan de huidige beleidsuitgangspunten) het inwonerspanel en vaste participatiepartners, zoals de Adviesraad Sociaal Domein, de Jongerenraad en de wijkplatforms en plaatselijk belangen. September/oktober 2026 Maak op basis van de consultaties een herijking van het Participatiebeleid en de doorwerking daarvan in de Participatieverordening. Dit wordt ter besluitvorming ingebracht bij college en daarna bij de gemeenteraad.