B-4.22 Memo Veranderingen Gemeentelijke informatiepagina 'Het Gemeentenieuws' d.d. 5-12-23

Raadsmemo Veranderingen gemeentelijke informatiepagina’s ‘Het Gemeentenieuws’

Datum:

5 december 2023

Onderwerp:

Veranderingen per 1 januari 2024 gemeentelijke informatiepagina’s “Het Gemeentenieuws”

Ter attentie van:

De Raad

Afzender:

Het college van B & W

Portefeuillehouder:

M. Pluimers

Mail behandelaar

p.vanputten@barneveld.nl

Samenvatting Als gemeente staan we voor goede dienstverlening en communicatie voor onze inwoners. Op verschillende manieren willen we onze inwoners meenemen in allerlei ontwikkelingen die in hun leefomgeving spelen. Dit doen we onder andere via ‘Het Gemeentenieuws’, onze gemeentelijke informatiepagina’s in de huis-aan-huiseditie van de Barneveldse Krant. Per 1 januari 2024 verandert een aantal zaken in ‘Het gemeentenieuws’. Via deze memo willen we u via informeren over deze veranderingen. De gemeentelijke informatiepagina’s ‘Het Gemeentenieuws’ De gemeente Barneveld publiceert wekelijks op donderdag de gemeentelijke informatiepagina’s (kortweg ’Het Gemeentenieuws’) in de lokale huis-aanhuiseditie van de Barneveldse Krant in onze gemeente. De pagina’s bestaan uit een redactioneel gedeelte met diverse informatieve artikelen voor onze inwoners en een opsomming van de bekendmakingen. Periodiek verschijnt ook de rubriek ‘Nieuws van de Raad’ en zijn er themapagina’s rond bepaalde onderwerpen, bijvoorbeeld over duurzaamheid, verkiezingen of het jaarverslag. Nieuwe Europese aanbesteding Het bestaande contract voor publicatie van ‘Het Gemeentenieuws’ met de BDU liep af. Europese aanbesteding van de pagina was nodig om aan de bestaande richtlijnen te voldoen. Deze zomer zijn de pagina’s Europees aanbesteed.

Per 1 november 2023 is er sprake van een nieuw contract met de BDU voor publicatie in de Barneveldse Krant. ‘Nieuws van de Raad’ De gemeenteraad voert haar eigen communicatie met een eigen budget. Op de gemeentelijke informatiepagina’s in de huis-aan-huiskrant publiceert de griffie in opdracht van de gemeenteraad periodiek de rubriek ‘Nieuws van de Raad’. We hebben deze rubriek gefaciliteerd door deze mee te nemen in het aanbestedingstraject, waarmee de raadsrubriek valt onder het nieuwe contract voor publicatie in de Barneveldse Krant.

Publicatie huis-aan-huisblad wettelijk niet verplicht, eigen keuze gemeente ’Het Gemeentenieuws’ in de huis-aan-huiskrant is één van de meer traditionele communicatiekanalen die de gemeente inzet om onze inwoners zo goed mogelijk te informeren over allerlei relevante zaken. De keuze om al dan niet in een huis-aan-huisblad te publiceren ligt bij gemeenten zelf en kent geen wettelijke verplichting. Dit geldt voor alle berichten, dus ook voor de bekendmakingen. Hoewel onze publicatie in de krant geen wettelijke verplichting kent, vinden we het tegelijkertijd als gemeente belangrijk om het nieuws van de gemeente via deze pagina’s als extra vorm van dienstverlening aan onze inwoners aan te bieden. Grotere inzet digitale kanalen In lijn met de steeds verder gaande digitalisering in onze samenleving, zetten we als gemeente steeds meer in op onze digitale kanalen om onze inwoners te bereiken. Voorbeelden zijn de digitale gemeentelijke nieuwsbrief waarin inwoners wekelijks nieuwsberichten en bekendmakingen ia een e-mail ontvangen, de gemeentelijke website en onze social media kanalen. Deze digitale kanalen sluiten goed aan bij ons dienstverleningsconcept waarin we met ‘Digitaal, tenzij….’ hebben vastgelegd hoe we onze diensten willen verlenen.

Het coalitieakkoord 2022-2026 ‘Ondernemend betrouwbaar en zorgzaam’ geeft mede richting aan de doorontwikkeling van de communicatiefunctie van de gemeente. Website officielebekendmakingen.nl is het platform voor officiële bekendmakingen (dit is een wettelijke verplichting) De officiële publicatie van de bekendmakingen via een digitaal kanaal kwam in juli 2021 door de Wet elektronische publicaties (Stb. 2020, 262) in een stroomversnelling. Het is sindsdien bij wet verplicht om alle officiële bekendmakingen digitaal te publiceren. Dat gebeurt via www.officielebekendmakingen.nl (onderdeel van Overheid.nl). Daarnaast kunnen inwoners zich via de websites www.overheid.nl en www.officielebekendmakingen.nl abonneren op een emailservice om bekendmakingen te ontvangen die voor hen relevant zijn. Daardoor ontvangen inwoners naar eigen behoefte de bekendmakingen meer “op maat”. Vanuit de gemeente promoten we deze emailservice al enige tijd actief en dit blijven we doen. Emailservice ‘Berichten over uw Buurt’ bereikt nog meer inwoners De overheid introduceert binnenkort ook in onze gemeente (naar verwachting voor maart 2024) de emailservice ‘Berichten over uw Buurt’. Via deze service krijgen inwoners van 25 jaar en ouder met een MijnOverheid-account straks automatisch de voor hen relevante bekendmakingen in hun digitale postvak.

Daardoor zijn ze tijdig op de hoogte van bouwplannen, gewijzigde bestemmingsplannen, verkeersbesluiten of te verstrekken omgevingsvergunningen in hun straat, buurt of woonplaats. Inwoners kunnen daarmee dus besluiten die betrekking hebben op hun directe leefomgeving gemakkelijk en snel digitaal inzien. Groot deel inwoners heeft voorkeur voor digitale kanalen We zien vanuit overheid en bedrijven een steeds grotere inzet van digitale kanalen die inspelen op de behoeften van onze samenleving. Dit heeft te maken met gebruikersgemak en de hoge snelheid van informatieuitwisseling. Die behoefte zien we ook terug in de betrokkenheidsprofielen van Citisens1 waar we als gemeente gebruik van maken om onze communicatie zo effectief mogelijk te laten zijn. We zien daarin dat een relatief klein aandeel inwoners (rond de 17% - met name senioren) de voorkeur heeft om informatie via de gemeentepagina/huis-aan-huis bladen te ontvangen. Een groot deel van de inwoners heeft voorkeur voor digitale

1 De Citisens betrokkenheidsprofielen gaan er vanuit dat dé inwoner niet bestaat. Op basis van sociaal-demografische kenmerken zoals

leeftijd, opleidingsniveau, welstandsniveau en andere data onderscheidt het verschillende groepen inwoners die van elkaar verschillen. Iedere groep heeft een eigen communicatievoorkeur.

kanalen. In een recent gehouden onderzoek onder ons inwonerspanel2 naar de inzet van onze communicatiemiddelen zien we die voorkeur voor digitale kanalen (website, social media, digitale nieuwsbrief, overheid.nl) om informatie en berichten van de gemeente te ontvangen ook terug. Een kleiner aandeel (24%) wil ook in de toekomst gemeentelijke informatie graag via ‘Het Gemeentenieuws’ ontvangen. ‘Het Gemeentenieuws’ belangrijke bron van informatie We zijn ons ervan bewust dat er inwoners zijn die moeite hebben met het gebruik van digitale apparaten, zoals een computer of smartphone. Voor deze doelgroep blijft ‘Het Gemeentenieuws’ een belangrijke bron van informatie. De rol van ‘Het Gemeentenieuws’ blijft ook belangrijk voor onderwerpen die een zo groot mogelijk bereik vragen, vanwege onder andere een hoge impact of omdat het gaat om actieve ondersteuning aan een deel van onze inwoners (denk aan minimaregelingen). Nieuwe opzet ‘Het Gemeentenieuws’ vanaf 1 januari 2024 Vanwege het belang dat wij hechten aan de informatievoorziening via gemeentelijke informatiepagina’s in de krant, blijven we vanaf 1 januari 2024 ‘Het Gemeentenieuws’ op donderdag in de Barneveldse Krant publiceren. De inhoud en vorm verandert wel, om meer rekening te houden met de grote inzet van digitale kanalen die aansluit bij de behoeften van onze inwoners.

Wat gaan we doen? Kernachtig nieuws met doorverwijzing naar digitale kanalen Continu staan de vragen centraal: Wat biedt deze informatie onze inwoner? En hoe helpt het onze inwoner? In de nieuwe versie van ‘Het Gemeentenieuws’ publiceren we daarom uitsluitend gemeentelijke informatie/nieuws met: • een grote maatschappelijke impact, • nuttige informatie over regelingen, openingstijden etc., • een hoge relevantie en die goed aansluit bij de groep inwoners die de gemeentepagina als voorkeurskanaal gebruikt. Het gaat dan bijvoorbeeld om wegwerkzaamheden of een project met veel impact, informatieavonden, gewijzigde openingstijden, subsidiemogelijkheden, minimaregelingen of andere aan bestaanszekerheid gerelateerde onderwerpen etc.. In deze opzet publiceren we een hoofdartikel, met daarnaast meerdere kortere artikelen. We verwijzen met QR-code’s en/of verkorte URL’s naar de website voor eventueel aanvullende informatie. Vanzelfsprekend heeft een inwoner altijd de mogelijkheid de gemeente te bellen voor informatie. Compact overzicht van bekendmakingen met doorverwijzing naar digitale kanalen De publicaties van onze bekendmakingen op de gemeentelijke informatiepagina brengen we terug tot een compact overzicht van ongeveer een halve pagina. We verwijzen daarbij actief naar www.officielebekendmakingen.nl en de emailservice. Ook hier gebruiken we QR-codes en/of verkorte URL’s.

Totaal twee pagina’s per week binnen budget Op deze wijze publiceren we onze gemeentelijke informatiepagina’s op maximaal twee pagina’s per week. Een paar keer per jaar willen we daarnaast onze inwoners via de krant blijven informeren over speciale thema’s, zoals bijvoorbeeld rond de belastingaanslag, het jaarverslag of als er verkiezingen zijn. Ondanks de fors gestegen paginaprijzen van de krant, verwachten we met deze opzet binnen het beschikbare communicatiebudget voor de gemeentelijke publicaties te kunnen blijven.

2 Dit onderzoek is pas recent afgerond en is nog niet gepubliceerd. Publicatie volgt zo snel mogelijk.

Campagne digitale bekendmakingen De komende periode promoten we onder inwoners de landelijke emailservice over bekendmakingen en ontwikkelingen in de buurt (op www.officielebekendmakingen.nl). We stimuleren inwoners ook actief om zich aan te melden voor de digitale nieuwsbrief van de gemeente. Daarnaast verwachten we dat de gemeente Barneveld uiterlijk maart 2024 aan de beurt is voor de uitrol van de emailservice ‘Berichten over uw buurt’ van Overheid.nl. Onze inwoners die al aangesloten zijn op MijnOverheid en aan de voorwaarden voldoen, ontvangen de bekendmakingen dan automatisch. Ook dit willen we actief en op diverse manieren onder de aandacht brengen. Ondersteuning inwoners bij opzoeken van digitale bekendmakingen Ook in onze gemeente zijn er inwoners die moeite hebben met lezen, schrijven en/of het gebruik van digitale apparaten. We schatten in dat deze groep inwoners hulp nodig heeft om de digitale bekendmakingen te vinden en in te zien. We werken hierin samen met verschillende instanties, zoals het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO). Daar kunnen inwoners met vragen over online overheidsdienstverlening terecht. Ook kunnen, de ouderenadviseur bij het Informatie- en adviespunt, en medewerkers van MEE en het Sociaal Juridisch Steunpunt Ouderen in de bibliotheken mensen met vragen op weg helpen. We brengen dit actief onder de aandacht van onze inwoners.

Tenslotte We verwachten met deze veranderingen onze dienstverlening op peil te houden en daarbij goed in te spelen op de vergaande digitalisering in onze samenleving. Daarnaast hebben we ook oog voor onze minder digitale inwoners zodat iedereen kan meedoen. We blijven het gebruik door onze inwoners van ‘Het Gemeentenieuws’ monitoren en willen een jaar na 1 januari 2024 de veranderingen evalueren.