B-4.2 Besluit B&W inzake informele bezwaarschriftafhandeling d.d. 6-7-21.pdf

-1Afdeling: Bestuur en Dienstverlening Behandelaar: Iking-de Jong, Trudy Telefoonnummer: 0342-495260

Voorstelnr. 1469 Barneveld, 28 juni 2021 Portefeuillehouder: J.J. Luteijn

Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Op overzicht Bestaand beleid (website)

Informele bezwaarschriftafhandeling

Gevraagde beslissing: 1. Kennis te nemen van de memo tussenrapportage over de informele fase bezwaarschriftafhandeling; 2. De raad middels bijgevoegde memo via rubriek B te informeren over deze tussenrapportage.

1. Inleiding In november 2020 is de nieuwe werkwijze voor het afhandelen van bezwaren in werking getreden. Onderdeel daarvan is de invoering van de informele fase. Beloofd is om deze nieuwe werkwijze na een half jaar tussentijds te evalueren.

2. Beoogd effect Met deze raadsmemo wordt bereikt dat de raad, zoals eind vorig jaar toegezegd, tussentijds wordt geïnformeerd over de wijze waarop de informele bezwaarschriftafhandeling plaats vindt.

3. Argumenten U wordt verwezen naar de inhoud van bijgevoegde raadsmemo. U wordt geadviseerd in te stemmen met de memo en deze ter kennisname aan de raad te sturen.

4. Bijlagen Raadsmemo inzake informele bezwaarschriftafhandeling

Raadsmemo inzake informele bezwaarschriftbehandeling

Datum:

Onderwerp: Ter attentie van: Afzender: Portefeuillehouder: Mail behandelaar

22 juni 2021 Tussenrapportage over toevoeging informele fase aan bezwaarbehandeling. De raad College van Burgemeester en Wethouders J.J. Luteijn t.iking@barneveld.nl

Telefoonnummer

(0342) 495 260

Samenvatting Sinds begin november 2020 maakt een zogeheten informele fase deel uit van de bezwaarbehandeling. Met dit memo delen wij de eerste ervaringen tot medio maart 2021. Doel Dit memo is ter kennisneming. Inleiding Sinds begin november 2020 geldt in de gemeente Barneveld als uitgangspunt dat een informele fase deel uitmaakt van de behandeling van een bezwaarschrift. Deze fase houdt in dat er voorafgaande aan de (formelere) behandeling bij de onafhankelijke adviescommissie bezwaarschriften er contact opgenomen wordt met bezwaarde en eventuele andere belanghebbenden om te bezien of er minnelijk een oplossing te bereiken is voor het betreffende geschil. Hiermee wordt beoogd de tevredenheid over de bezwaarbehandeling te vergroten en, voor zover mogelijk, het geschil op een andere manier op te lossen. De afdelingen zijn aan de slag gegaan met deze nieuwe manier van werken. Het is niet zinvol om hier nu al een volledig evaluatieonderzoek naar te doen. De tijd die sinds het begin verstreken is, is daarvoor te kort. Daarnaast hebben de betrokken medewerkers tijd nodig om zich door middel van opleiding en ervaring verder te bekwamen in de kwaliteiten die nodig zijn om de mogelijkheden die de informele fase kan bieden optimaal te benutten. Onze verwachting is dat zij door ervaring op te doen daar de komend tijd steeds meer in zullen groeien.

Dit geldt des te meer als de gevolgen van de coronamaatregelen minder invloed zullen hebben op de werkzaamheden. Desalniettemin leek het ons goed om bij deze alvast de eerste ervaringen met het doorlopen van de informele fase met u te delen.

Eerste ervaringen in cijfers In de periode van begin november 2020 tot medio maart 2021 zijn in totaal 65 bezwaarschriften ontvangen. Op de peildatum1 voor deze tussenrapportage had er al in 24 gevallen een informeel gesprek met bezwaarde(n) en eventuele andere betrokkenen plaatsgevonden. Dat is circa 37%. Hierbij dient opgemerkt te worden dat 33 in behandeling genomen, maar nog niet afgeronde bezwaarschriften (circa 51%) niet meer goed kon worden achterhaald of er al dan niet een informeel traject is gestart of doorlopen. Dat geeft dus een enigszins vertekend beeld. In de navolgende tabel wordt e.e.a. verduidelijkt. Ja

Informeel gesprek al plaatsgevonden?

Nee

In behandeling, maar nog niet afgerond*



Bestuur en Dienstverlening Ruimtelijke Ontwikkeling Sociaal Domein Totaal

Totaal

7

88%

1

12%

-

-

8

100%

8

22%

-

-

29

78%

37

100%

9 24

45% 37%

7 8

35% 12%

4 33

20% 51%

20 65

100% 100%

* Voor de gehanteerde peildatum is niet goed vast te stellen of er al dan niet een informeel traject is gedaan dan wel gestart, waarbij opgemerkt dat het informele traject niet altijd kon en kan worden toegepast. Dit laatste ter beoordeling van de secretaris in afstemming met de portefeuillehouder, zoals opgenomen in het geaccordeerde collegevoorstel rondom de nieuwe werkwijze. Van de 24 keer dat er in de periode van begin november 2020 tot medio maart 2021 een informele behandelingswijze is ingezet bij bezwaarschriften, heeft dit in 15 gevallen geleid tot een oplossing van het geschil door intrekking van het bezwaarschrift. Dat is circa 63%, wat op zich positief te noemen is. Het hierboven genoemde aantal nog niet in behandeling genomen bezwaarschriften maakt echter wel dat aan dit percentage enige nuance behoeft. Een onderverdeling naar afdeling volgt in de onderstaande tabel. Ja

Opgelost na informeel gesprek?  Bestuur en Dienstverlening Ruimtelijke Ontwikkeling Sociaal Domein Totaal

Nee

Totaal

4

57%

3

43%

7

100%

4

50%

4

50%

8

100%

7 15

78% 63%

2 9

22% 37%

9 24

100% 100%

Vervolg Wij blijven u op de hoogte houden van de ontwikkelingen en ervaringen op het gebied van de bezwaarschriftbehandeling in het algemeen. Wij zullen dit doen via de reguliere jaarverslaggeving waarin we rapporteren over de bezwaarschriftbehandeling 2021.

1.

De peildatum is 26 maart 2021