B-4.16 Besluit B&W inzake Gunningsadvies aanbesteding zaaksysteem d.d. 3-8-21.pdf

-1Afdeling: Bestuur en Dienstverlening Behandelaar: Lange - Zoetebier, Margot de Telefoonnummer: Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. 1582 Barneveld, 27 juli 2021 Portefeuillehouder: A.H. van de Burgwal Op overzicht Bestaand beleid (website)

Gunningsadvies ten behoeve van aanbesteding zaaksysteem

Gevraagde beslissing: 1. In te stemmen met het gunningsadvies voor de aanbesteding kern van de zaak. Op basis van de criteria die zijn bepaald in de aanbesteding komt de leverancier Mintlab als beoogde winnaar naar voren. Het college wordt gevraagd om deze keuze te bekrachtigen

1. Inleiding De huidige overeenkomst voor Verseon past niet meer bij de wensen en behoeften van Gemeente Barneveld om invulling te kunnen geven aan het dienstverleningsconcept “Blij met Barneveld” van de gemeente. Binnen het programma dienstverlening is vorig jaar een plan van aanpak zaakgericht werken opgesteld onder de naam “Kern van de Zaak”. Onderdeel van dit – vastgestelde plan van aanpak – is de aanschaf van een zaaksysteem voor het ondersteunen van het dienstverleningsconcept en het verbeteren van de bedrijfsvoering. Op basis van de eisen en wensen van Gemeente Barneveld is een Europees openbare aanbesteding gestart waarbinnen rekening is gehouden met het gereserveerde en beschikbare budget door het instellen van een plafondbedrag. 2. Beoogd effect a) Meetbaar effect Het borgen van de rechtmatigheid en het continueren van dienstverlening. b) Maatschappelijk effect Door de inzet van het zaaksysteem kunnen we de digitale dienstverlening aan inwoners, bedrijven en ketenpartners vormgeven (een ingang een antwoord, zelfredzaamheid van inwoners, terugdringen (onnodig) telefooncontact). 3. Argumenten 1.1 De beoogde winnaar biedt de meeste kwaliteit voor de laagste prijs. Op basis van de gekozen beoordelingsmethodiek ‘gunnen op waarde’ heeft de beoogde winnaar (Mintlab) de meeste aftrekwaarde gekregen voor de te leveren kwaliteit.

De kwaliteitswaarde van Mintlab is € 439.631 tegenover € 108.377,84 voor Visma Circle. Bij het bijgesloten gunningsadvies is de onderbouwing opgenomen. 4. Kanttekeningen 1.1. De beoogde winnaar biedt minder ondersteuning voor het KCC. De ondersteuning voor het KCC is matig De oplossing biedt geen standaard klantcontactmodule. Het dashboard en de inrichting voor het KCC moet de aanbestedende dienst zelf bepalen en inrichten wat tijd en inzet van de interne medewerkers vraagt. 5. Financiën Financiering is mogelijk binnen het beschikbare budget.

-2-

De totale onderhoudskosten bedragen € 73.998,25 per jaar (beschikbaar budget € 100.000). De implementatie kosten bedragen € 42.000 (beschikbaar budget € 55.000). 6. Uitvoering Planning: Start in september 2021 Communicatie: volgens het projectplan Evaluatie/controle augustus 2022 7. Bijlagen Gunningsadvies Zaaksysteem