B-4.15 Besluit B&W inzake bestuurlijke planning 2023 d.d. 7-3-23.pdf

-1Afdeling: In- en externe dienstverlening Behandelaar: M. Tillema/F.Stultiens Telefoonnummer: Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. <Neem dossiernr over uit Ibabs> Barneveld, Portefeuillehouder: W. Oosterwijk Op overzicht Bestaand beleid (website)

Bestuurlijke planning 2023

Gevraagde beslissing: 1. In te stemmen met de bestuurlijke planning planning & control producten 2023; 2. Na vaststelling formeel de raad informeren

1. Inleiding Aangeboden wordt de bestuurlijke planning van de planning & control (P&C) producten voor 2023. De voorliggende planning is in overleg met de griffie tot stand gekomen. Op 13 februari j.l. is de bestuurlijke planning door het CT vastgesteld. De bestuurlijke planning 2023 is een inzicht gevend document waarmee het college de raad en het presidium inzicht geeft in de stukken die het in 2023 voornemens is naar de raad te sturen, m.a.w. wanneer de P&Cproducten te verwachten zijn. De planning is gebaseerd op huidige inzichten en nadrukkelijk wordt gestreefd deze ook uit te voeren. In de bestuurlijke planning is aangegeven wanneer besluitvorming plaatsvindt.

2. Beoogd effect a) Meetbaar effect Evenals in voorgaande jaren informeert het college het presidium over de bestuurlijke planning van de planning & control (P&C) producten voor het komende jaar, te weten: (1) Programmarekening 2023; (2) Kadernota (3) 2-tal tussenrapportages; (4) Programmabegroting 2024-2027; Voor de programmabegroting en de programmarekening gelden wettelijke bepalingen inzake raadsbesluitvorming en aanlevering aan de provincie Gelderland. Voor de overige P&C-producten, te weten de Kadernota en de 2 tussenrapportages gelden geen wettelijke bepalingen. Een P&C cyclus omvat voor de gemeente Barneveld de kadernota, begroting, een 2-tal tussentijdse rapportages en de jaarstukken (Programmarekening). Deze documenten worden zo opgesteld, dat ze zowel financieel als inhoudelijk op elkaar aansluiten. Het bestuurlijke besluitvormingsproces in 2023 kan worden opgedeeld in drie onderdelen van de P&C cyclus. In de jaarstukken 2022 wordt verantwoording afgelegd over het in de begroting 2022 vastgestelde beleid en de gerealiseerde financiën van het afgelopen jaar. Besluitvorming door de raad over de jaarstukken vind plaats in juni 2023. Gelijktijdig met de besluitvorming over het voorgaande jaar wordt ook vooruitgekeken naar de komende jaren in de kadernota 2024.

In deze kadernota wordt het beleid en financiële kader voor de komende begroting 2024-2027 voorgelegd aan de raad. Na besluitvorming over de kadernota wordt de begroting opgesteld. Daarin worden alle keuzes uitgewerkt in beleid voor de komende vier jaar en de daarvoor benodigde financiën. Besluitvorming over de begroting vindt plaats in november 2023. Gedurende het lopende jaar wordt met twee tussenrapportages (Turap I & II) de raad geïnformeerd over de financiële afwijkingen van het lopende jaar. Het eerste moment van verantwoording zal gelijktijdig met de jaarstukken 2022 en de kadernota 2024 worden aangeboden en behandeld. Besluitvorming over tweede en daarmee laatste rapportage van 2023 vindt plaats in november, tegelijk met de programmabegroting.

-2-

b) Maatschappelijk effect 3. Argumenten

4. Kanttekeningen Indien de bestuurlijke planning niet wordt vastgesteld of de termijnen niet worden gehaald, kan dit leiden tot een overschrijding van de wettelijke data dat de raad de verschillende P&C producten dient vast te stellen. En aldus zou dan mogelijk het maatregelenbeleid (i.c. het opschorten van de algemene uitkering) kunnen geschieden.

5. Financiën N.v.t.

6. Participatie en communicatie a) Participatie b) Communicatie

7. Uitvoering Na vaststelling van de bestuurlijke planning 2023 door het College, doorgeleiden naar de raad.

8. Bijlagen Bestuurlijke planning 2023

Hoofdlijnen (nieuwe) jaarplanning P&C 2023 jan

jan

feb

mrt

feb

mrt

apr

mei

apr

mei

jun

jul Bestuurlijke behandeling Kadernota 2024 1e Tussenrapportage 2023 Jaarverslaggeving 2022 jun jul Ambtelijke voorbereiding

aug

sep

1e Tussenrapportage 2023

BESTUURLIJKE KALENDER 2023 Jaarverslaggeving 2022 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Datum 16 jan-3 feb 2023 3-apr-23 10 april-19 mei 2023 1-mei-23 9-mei-23 30-mei-23 1-jun-23 8-jun-23 13-jun-23 15-19 juni 2023 15-jun-23 20-jun-23 28-jun-23

1 2 3 4 5 6

6-jun-23 8-jun-23 13-jun-23 15-jun-23 20-jun-23 28-jun-23

Onderdeel Scrumsessies (schrijversbijeenkomsten) Concept jaarrekening gereed tbv accountant Accountantscontrole Voorlopige versie CT Voorlopige vaststelling college Definitieve vaststelling college Jaarverslaggeving, accountantsrapport en reactie college op accountantsrapport onder embargo naar de raad Stukken openbaar Technische vragenavond OPTIE schriftelijke vragen (tot 15 juni vragen stellen; tot 19 juni; 16.00 uur beantwoording Accountantsrapport in auditcommissie Commissie Bestuur Behandeling Jaarverslaggeving 2022 in raad

Jaarverslaggeving 2022 (alternatieve planning) Definitieve vaststelling college (incl. reactie op accountantsrapport); incl. 1e Tussenrapportage Jaarverslaggeving, accountantsrapport en reactie college op accountantsrapport (openbaar) naar de raad Technische vragenavond Jaarverslaggeving (en 1e Tussenrapportage 2023 en Kadernota ) Accountantsrapport en reactie college in auditcommissie Commissie Bestuur: Bespreking Jaarverslaggeving (en 1e Tussenrapportage en Kadernota ) Behandeling Jaarverslaggeving 2022 in raad

Toelichting: de raad ontvangt de stukken een week later. Deze zijn dan ook gelijk openbaar.

1e Tussenrapportage 2023 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

16-mrt-23 Aftrapsessie (bespreking planning en aanpak) 3-apr-23 Startsessie programma-coördinatoren 19-apr-23 Aanlevering input door organisatie 1-mei-23 Voorlopige versie CT (sessie 1) 9-mei-23 Voorlopige vaststelling college (sessie 1) 15-mei-23 Definitieve versie CT (sessie 2) 23-5-2023 (30 mei 2023)Definitieve vaststelling college (sessie 2) 1-jun-23 Stukken naar de Raad (OPENBAAR) ; incl. infographic 13-jun-23 Technische vragenavond 15-19 juni 2023 OPTIE schriftelijke vragen (tot 15 juni vragen stellen; tot 19 juni; 16.00 uur beantwoording 20-jun-23 Commissie Bestuur 28-jun-23 Behandeling 1e tussenrapportage 2023 in raad

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

13-feb-23 20-feb-23 Week 13 maart 28-mrt-23 Week 10 april 2023 Week 17 april 8-mei-23 Maandag 15 mei 2023 22-mei 23-mei 30-mei-23 1-jun-23 13-jun-23 15-19 juni 2023 20-jun-23 28-jun-23

1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 10 11

29-jun-23 17-jul-23 24-aug-23 7-sep-23 19-sep-23 28-sep-23 10-okt-23 12-okt-23 24-okt-23 26-30 okt 2023 31-okt-23 8-nov-23

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

24-apr-23 8-mei-23 12-jun-23 3-jul-23 17 juli-19 augustus 4-sep-23 14-sep-23 19-sep-23 20-sep-23 28-sep-23 3-okt-23 6-okt-23 12-okt-23 26-30 okt 2023 24-okt-23 31-okt-23 8-nov-23

Kadernota 2024 Bespreking aanpak Kadernota 2024 in CT Aanpak in CT vaststellen Startbijeenkomst (programmacoördinatoren/teamleiders/beleidsafdeling) CT + college - richtinggevend gesprek kadernota 1e input speerpunten Memo in CT; 1e financiële uitgangspunten Sessie 1: Ophalen input programmateksten en beleidstoevoegingen PH/CT-lid/PC/schrijvers MIP consequenties gereed Memo CT: eerste totaalbeeld aanleveringen (incl. MIP/meerjarenperspectief/teksten) 2e behandeling CT (incl. MIP/meerjarenperspectief/teksten) 1e behandeling college behandeling College Stukken naar de Raad Informatie-avond OPTIE schriftelijke vragen (tot 15 juni vragen stellen; tot 19 juni; 16.00 uur beantwoording Commissie Bestuur Behandeling Kadernota 2024 in raad

2e Tussenrapportage 2023 Aftrapsessie (bespreking planning en aanpak) Startsessie programma-coördinatoren Aanlevering input door organisatie Voorlopige versie CT (sessie 1) Voorlopige vaststelling college (sessie 1) Definitieve versie CT (sessie 2) Definitieve vaststelling college (sessie 2) Stukken naar de Raad Technische vragenavond OPTIE schriftelijke vragen (tot 26 oktober vragen stellen; tot 30 oktober; 16.00 uur beantwoording) Commissie Bestuur Behandeling 2e Tussenrapportage in Raad

Programmabegroting 2024 Teamoverleg F&C: proces, planning e.v. uitgangspunten Proces, planning e.v. uitgangspunten: CT Startbrief naar organisatie en bijeenkomst progr.coordinatoren Met PFH bespreken belangrijkste ontwikkelingen / aandachtspunten B24 Scrumsessies met programma-coordinatoren Bespreking beleidsteksten per PFH Beleidsteksten en Financien in CT (sessie 1) 1e behandeling in college (sessie 1) Technische info-avond (onder voorbehoud); NOG NADER TE BEPALEN DATUM Beleidsteksten en Financien in CT (sessie 2) Definitieve behandeling in college (sessie 2) Stukken (onder embargo) naar de raad; incl. infographic Begroting in krant, stukken openbaar OPTIE schriftelijke vragen (tot 26 oktober vragen stellen; tot 30 oktober; 16.00 uur beantwoording) Technische vragenavond Commissie Bestuur Behandeling Programmabegroting in Raad

nov

dec

Programmabegroting 2024 2e Tussenrapportage 2023 aug

sep

Kadernota 2024

Jaarverslaggeving 2022

okt

Programmabegroting 2024 2e Tussenrapportage 2023

okt

nov

dec