B-4.14 Memo B&W over Actualisatie inkoopbeleid d.d. 14-1-25
Tekst van het document
Raadsmemo Actualisatie Inkoopbeleid
Datum: Onderwerp: Ter attentie van: Afzender:
15 januari 2025 Actualisatie Inkoopbeleid De Raad College van Burgemeester en Wethouders
Portefeuillehouder
W. Oosterwijk
Mail behandelaar
Kees Schipstra - Inkoop - Bestuursondersteuning Telefoonnummer 0631943025 Samenvatting Het huidige inkoopbeleid dateert van juni 2016 en is toe aan enkele aanpassingen. Deze zijn doorgevoerd in het geactualiseerde inkoopbeleid: 1. Bij meervoudig onderhandse procedures worden, voor zo ver mogelijk, tenminste één lokale marktpartij, één marktpartij uit de regio FoodValley en één van buiten deze regio uitgenodigd. 2. Enkele drempelbedragen zijn verhoogd. 3. Geactualiseerd is hoe omgegaan wordt met klachtenbehandeling bij aanbestedingsprocedures. 4. Aangesloten is op het VNG model Inkoopbeleid 2019.
Doel Het doel van deze memo is de Raad te informeren over de vaststelling door het College van het geactualiseerde inkoopbeleid dat met ingang van 1 februari 2025 van kracht is.
Toelichting Het inkoopbeleid is een afgeleide van alle voor inkoop relevante gemeentelijke beleidsstukken en is als zodanig indirect ondersteunend bij diverse beleidsdoelen van de gemeente. Deze actualisering van het inkoopbeleid is noodzakelijk om die ondersteuning op de juiste manier te blijven leveren. Het bestaande inkoopbeleid is nog steeds in lijn met de bestuurlijke doelen van de huidige bestuursperiode.
Kansen lokale ondernemers Vanuit de Raad is de wens geuit de kansen voor lokale ondernemers bij opdrachten te vergroten. Deze wens is door het College gehonoreerd en is in het geactualiseerde inkoopbeleid opgenomen. In het huidige inkoopbeleid staat: “Om de lokale en regionale markt te stimuleren en zich verder te ontwikkelen hanteert de gemeente Barneveld bij meervoudig onderhandse uitvragen de volgende stelregel. Bij een meervoudig onderhandse uitvraag zullen minimaal twee van het aantal marktpartijen van binnen de regio Food Valley, waarbinnen ook de gemeente Barneveld valt, worden uitgenodigd en minimaal één van buiten de regio.” In het nieuwe inkoopbeleid staat in plaats daarvan: “De Gemeente wil de lokale en regionale economie stimuleren en nodigt daarom bij meervoudig onderhandse procedures, voor zo ver mogelijk, tenminste één lokale marktpartij, één marktpartij uit de regio FoodValley en één van buiten deze regio uit.” Drempelbedragen Een andere gehonoreerde wens vanuit de raad is enkele drempelbedragen aan te passen. Voor het aanbesteden van Werken is de bovengrens voor een meervoudig onderhandse procedure verhoogd van € 1.500.000 naar € 2000.000. Voor Sociale en Specifieke diensten is het drempelbedrag voor een enkelvoudig onderhandse procedure verhoogd van € 50.000 naar € 75.000.
Drempelbedragen huidig inkoopbeleid Type Drempelbedrag (exclusief BTW) aanbesteding Werken
Leveringen
Diensten
Sociale, specifieke diensten
< € 150.000
< € 50.000
< € 50.000
< € 50.000
Meervoudig onderhands
€ 50.000 € 221.000
€ 50.000 € 221.000
€ 50.000 € 750.000
Europese >€ aanbesteding 5.538.000
> € 221.000
> € 221.000
> € 750.000,-
Enkelvoudig onderhands
€ 150.000 € 1.500.000 € 1.500.000 Nationale aanbesteding € 5.538.000
Drempelbedragen geactualiseerd inkoopbeleid
Drempelbedrag (exclusief BTW) Procedure
Werken
Leveringen
Diensten
Sociale, specifieke diensten
Enkelvoudig onderhands
< € 150.000
< € 50.000
< € 50.000
< € 75.000
€ 50.000 € 221.000
€ 50.000 € 221.000
€ 75.000 € 750.000
> € 221.000
> € 221.000
> € 750.000
Meervoudig onderhands
€ 150.000 € 2.000.000
Nationale € 2.000.000 aanbesteding € 5.538.000 Europese >€ aanbesteding 5.538.000
Herziene versie VNG model Inkoopbeleid 2019 Bij het opstellen van dit inkoopbeleid is het model Inkoopbeleid van de VNG gevolgd. Zo wordt de markt door de gemeente meer uniform benaderd, waarbij wel ruimte is voor lokale beleidsaccenten. Daarnaast faciliteert de VNG de gemeente met versies die voldoen aan wet- en regelgeving. Klachtenbehandeling Daarnaast is het Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd als gevolg van gewijzigde regelgeving en jurisprudentie op het gebied van rechtsbescherming van aanbieders bij aanbestedingstrajecten. Dit levert geen beleidsinhoudelijk wijziging op maar wel een inhoudelijke wijziging van de wijze van klachtafhandeling. De essentie hiervan is dat iedere inschrijver zijn klachten over een aanbestedingstraject kan indienen bij een aanbestedingsklachtenloket, waarbij klachten worden behandeld door een inkoopexpert die niet bij de betreffende aanbesteding is betrokken. In de praktijd betekent dit dat de strategisch inkoopcoördinator de klachten zal behandelen, tenzij deze zelf bij de betreffende aanbesteding is betrokken, dan wordt de klacht door een inkoopadviseur van het team Bestuursondersteuning behandeld.
Kanttekeningen De gemeente hanteert een voorkeursbeleid voor lokale en regionale ondernemers: bij meervoudig onderhandse aanbestedingen worden partijen uitgenodigd in de verhouding één lokaal, één uit de FoodValley en één buiten de FoodValley. De bedoeling is om hiermee de lokale en regionale economie te stimuleren binnen de regels van wet- en regelgeving. Deelname van buiten de regio is hiermee niet uitgesloten, dat is ook niet toelaatbaar vanuit het aanbestedingsbeginsel van non-discriminatie. Boven de Europese drempelwaarden is een dergelijke beleidskeuze niet toelaatbaar. Daarom ziet dit alleen op meervoudige onderhandse aanbestedingen.
Om ‘afdoende weerbaarheid’ te waarborgen van ingekochte diensten die (direct) invloed hebben op onze vitale processen worden bij de aanbestedingen standaardeisen gesteld waardoor de gemeente veel zekerheid krijgt voor wat betreft de integriteit van bedrijven waar zaken mee wordt gedaan. Per aanbesteding wordt daarnaast bepaald welke eisen daarbovenop gesteld moeten worden, specifiek voor die in te kopen dienst of levering of voor dat specifieke werk. Voor bepaalde segmenten bestaat dan ook nog de mogelijkheid om de wet Bibob te hanteren. Vervolg Met ingang van februari 2025 is het geactualiseerde inkoopbeleid van kracht.
Inkoopbeleid Gemeente Barneveld 2025
Vastgesteld door Burgemeester en Wethouders Gemeente Barneveld d.d. 01-02-2025 Voorstel/nummer 3813 / 427990
Inhoudsopgave Inleiding
3
Definities
4
1 Gemeentelijke doelstellingen
5
2 Juridische uitgangspunten
6
2.1 Algemeen juridisch kader
6
2.2 Algemene beginselen bij inkopen
6
2.3 Uniforme documenten
7
2.4 Mandaat en volmacht
7
2.5 Afwijkingsbevoegdheid
7
2.6 Klachtenregeling
7
3. Ethische en ideële uitgangspunten
8
3.1 Integriteit
8
3.2 Duurzaamheid en circulaire economie
8
4. Economische uitgangspunten
10
4.1 Product- en marktanalyse
10
4.2 Onafhankelijkheid
10
4.3 Lokale economie, MKB en impactondernemingen
10
4.4 Innovatie
11
4.5 Samenwerkingsverbanden
11
4.6 Bepalen van de inkoopprocedure
11
4.7 Raming en budget
12
4.8 Mededinging en commerciële belangen
12
5. Organisatorische uitgangspunten
13
5.1 Inkoopproces
13
5.2 Inkopen in de organisatie
14
5.3 Verantwoordelijken
14
Inleiding Het Inkoopbeleid schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen Inkopen in de Gemeente Barneveld plaatsvindt. Dit Inkoopbeleid sluit aan op het algemene beleid van de Gemeente Barneveld, het coalitieakkoord Barneveld 2022-2026 en is gebaseerd op de herziene uitgave (juli 2019) van het VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het Inkoopbeleid is bedoeld voor bestuurders en gemeenteambtenaren die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheermatig, controlematig of uitvoerend) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Daarnaast biedt het aan geïnteresseerden inzicht in de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de Gemeente bij haar inkopen hanteert, hetgeen bijdraagt aan een transparante werkwijze op het terrein van inkopen en aanbesteden van de lokale overheid. Specifiek bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten hanteert de gemeente de volgende uitgangspunten die in dit document zijn uitgewerkt:
Ethisch/Ideëel
Juridisch Hoe gaat de Gemeente om met relevante regelgeving? Hoofdstuk 2
Hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? Hoofdstuk 3 Inkoop uitgangspunten
Economisch
Organisatorisch
Hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? Hoofdstuk 4
Hoe koopt de Gemeente in? Hoofdstuk 5
Definities In dit Inkoopbeleid wordt verstaan onder: Aanbesteden
Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen. Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot contractering van een geschikte contractpartner met het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest gunstige prijs, waarbij de prijs/kwaliteit verhouding een belangrijke factor is.
Contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente
De Gemeente Barneveld.
Inkopen
(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Inschrijving
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek, ook ‘offerte’ genoemd.
Leveringen
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
1 Gemeentelijke doelstellingen De Gemeente wil met dit Inkoopbeleid de ambities uit het coalitieakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren: a Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
b Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c Het creëren van de meest maatschappelijke Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en waarde voor de publieke middelen. maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. d Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke daarmee bijdragen aan de realisatie van maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de de maatschappelijke doelstellingen van de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Gemeente. e Een continue positieve bijdrage leveren aan Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van het goed presteren van de Gemeente. de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. f Admi nistratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers.
Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
2 Juridische uitgangspunten 2.1
Algemeen juridisch kader
a De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Geboden mogelijkheden tot uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving benut de Gemeente op een manier waarbij het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving niet wordt uitgehold. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit: Aanbestedingswet
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis.
Burgerlijk Wetboek
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Gemeentewet
Het wettelijke kader voor gemeenten.
Gids Proportionaliteit
De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
Aanbestedingsreglement Werken
In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
2.2
Algemene beginselen bij Inkopen a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling
Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie
Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid)
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.
b
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
2.3 Uniforme documenten De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen toe: * Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Barneveld (AIV) * Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) * De Nieuwe Regeling (DNR) * Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV)
2.4 Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
2.5 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van de in dit Inkoopbeleid opgenomen inkoopprocedures zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is en voorzien van een advies van Inkoop en van Juridische Zaken.
2.6 Klachten De Gemeente staat achter het principe dat Gemeenten en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Aanbesteding neemt de Gemeente op hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht behandelt. Indien een Ondernemer een klacht heeft, dient deze in eerste instantie de mogelijkheid tot het stellen van vragen te gebruiken zoals omschreven in de aanbesteding. Mocht het antwoord niet voldoende worden geacht of mocht de klacht ontstaan na het publiceren van de Nota van Inlichtingen, kan de Ondernemer melding maken van de klacht. In het algemeen geldt dat een Ondernemer een klacht kan indienen via inkoop@barneveld.nl en dat de klacht wordt behandeld door een inkoopdeskundige die niet inhoudelijk betrokken is bij de aanbesteding waarop de klacht ziet.
3 Ethische en ideële uitgangspunten 3.1 a
Integriteit De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde Gedragscode integriteit gemeente Barneveld. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. B
Gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.
De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of Illegale praktijken en die internationale afspraken over arbeid onderschrijven, zoals de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) en afspraken opgesteld door de Internationale Arbeidsorganisatie (International Labour Organization (ILO)). Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet. Waar nodig wordt gebruik gemaakt van het RIEC-LIEC en de wet Bibob; de uitkomst van de Bibobtoets kan een uitsluitingsgrond voor opdrachten vormen. Ook slechte prestaties van een leverancier in de vorm van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen in het verleden, kunnen een uitsluitingsgrond voor opdrachten vormen. 3.2 a
Duurzaamheid en Circulaire economie Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
De Gemeente draagt bij aan een circulaire economie: een economisch systeem dat bedoeld is om herbruikbaarheid van producten en grondstoffen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Dit sluit nauw aan bij de inrichting van een duurzame samenleving omdat deze voorziet in de behoefte van de huidige generaties zonder die van toekomstige generaties in gevaar te brengen en zonder verschuiving van negatieve effecten naar elders. De Gemeente stimuleert daarom de integratie van sociale, ecologische en economische aspecten bij aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen. In het inkoopproces wordt een weloverwogen keuze gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Ondernemers die op het gebied van duurzaamheid en circulaire economie inspanningen verrichten, vergroten hun kans uitgenodigd te worden deel te nemen aan een aanbestedingstraject evenals hun kans op de gunning van een opdracht.
Bij een inkooptraject worden waar mogelijk de volgende aspecten geïntegreerd: • duurzame energieproductie • energiebesparing • duurzame mobiliteit • herbruikbaarheid producten en grondstoffen • biodiversiteit Bij de beoordeling van inschrijvingen wordt zo veel mogelijk gerekend naar de totale levenscycluskosten waarbij niet alleen de aanschafkosten worden meegenomen maar ook bijkomende kosten zoals die voor onderhoud, levensduur, voorraad, inspectie en energie. b
Sociaal Ondernemen
De Gemeente wil alleen zaken doen met leveranciers die aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied voldoen. Leveranciers die op dit vlak extra inspanningen verrichten, vergroten hun kans uitgenodigd te worden deel te nemen aan een aanbestedingstraject evenals hun kans op de gunning van een opdracht. Samenwerking met inclusieve organisaties In Barneveld werken ondernemers, onderwijsinstellingen en overheid nauw samen waarbij ook het bereiken van een steeds meer inclusieve samenleving tot de doelstellingen behoort. Met inclusieve organisaties doet de Gemeente daarom graag zaken. Inclusieve organisaties zijn organisaties die werkgelegenheid bieden aan werkzoekenden met een afstand tot de arbeidsmarkt, die om kunnen gaan met verschillen tussen mensen en de meerwaarde van diversiteit in hun organisatie weten te benutten. In daarvoor geëigende aanbestedingen worden hierop toegespitste gunningscriteria opgenomen.
Samenwerken met sociale organisaties Eenzelfde positieve houding neemt de Gemeente aan ten opzichte van organisaties die sociaal ondernemen. Naast inspanningen op het gebied van inclusiviteit zoeken deze organisaties innovatieve oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen zoals vroegtijdige schoolverlaters, mensen die vereenzamen en armoede. Bij een sociale organisatie is geld verdienen niet het hoofddoel maar een middel om een missie te bereiken; het doel is maatschappelijke meerwaarde creëren. Sociaal werkgeverschap, eerlijke handel en zorg voor de aarde zijn hierin de belangrijkste kenmerken. In de praktijk komt de positieve houding naar sociale organisaties tot uitdrukking door, waar mogelijk, de deelname aan een procedure voor de gunning van een overheidsopdracht voor te behouden aan organisaties die een personeelsbestand hebben dat voor minimaal 30% bestaat uit mensen met een afstand tot werk of met een beperking. Participatiebedrijf De Gemeente heeft met Werkkracht een participatiebedrijf waarin de integrale dienstverlening aan werkzoekenden met afstand tot de arbeidsmarkt is vormgegeven. De positieve houding van de Gemeente naar inclusieve organisaties is mede gebaseerd op het doel zo veel mogelijk mensen met een arbeidsbeperking aan het werk te helpen. Hierbij maakt de Gemeente ook gebruik van het Regionaal Werkbedrijf (RWB) in de Arbeidsmarktregio FoodValley.
Het RWB vormt de schakel tussen werkgevers en mensen met een arbeidsbeperking. Daarnaast werkt de Gemeente nauw samen met het Werkgevers Service Punt en andere sociale partners om een goede invulling te geven aan de uitvoering van de Participatiewet. Social Return On Investment Voor aanbestedingen die niet voorbehouden kunnen worden aan inclusieve organisaties wordt boven een Opdrachtwaarde van € 200.000 exclusief BTW Social Return On Investment (SROI) toegepast. Dit heeft tot doel het creëren van meer arbeidsplaatsen en leer-, stage-, en werkplekken. Door de inzet van dit instrument wordt blijvend gewerkt aan de sociale, maatschappelijke en economische ontwikkeling van lokale burgers. De afgelopen jaren heeft dit instrument bewezen dat meer commercieel gedreven ondernemingen ook een ‘socialer’ gezicht krijgen en dat de meer sociale ondernemingen meer ‘ondernemender’ kunnen worden gemaakt. Het streven is om bij deze aanbestedingen gemiddeld 5% van de aanneemsom of 11% van de loonsom in te zetten voor het creëren van werkgelegenheid. Bij het creëren van werkgelegenheid richt de Gemeente zich op de doelgroep die werkzoekend is. c
Burgerparticipatie
De Gemeente draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de inzet van publieke middelen. Daar waar burgers zich betrokken voelen, wil de Gemeente hen zo veel mogelijk ruimte geven om te participeren. Afhankelijk van het inkooptraject kan dit betekenen dat burgers actief meedoen met de planning, ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie. Het gaat hier om het “Right to Challenge”: een groep bewoners toont aan dat zij een taak van de Gemeente beter, slimmer en/of goedkoper kan uitvoeren met als gevolg dat deze taak, met inachtneming van de wet- en regelgeving, kan worden overgenomen van de Gemeente. Naast een verbetering van de sociale cohesie kan dit betekenen dat voordelen worden behaald in kwaliteit en/of prijs.
4 Economische uitgangspunten 4.1
Product- en marktanalyse
a Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen en zal daarom regelmatig een marktverkenning doen door productanalyse en/of marktanalyse. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product in de relevante markt. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt, de leveranciers die daarop opereren en hoe de markt- en machtsverhoudingen zijn, bijvoorbeeld een kopers- of verkopersmarkt. Een marktconsultatie kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse, waarbij waar mogelijk lokale en regionale leveranciers worden betrokken.
4.2
Onafhankelijkheid De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk en tracht vendor lock-in te voorkomen. De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen, ook vanwege de naleving van de wet- en regelgeving.
a
b
De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. De Gemeente stimuleert dat Ondernemers onafhankelijk van haar zijn voor wat betreft hun voortbestaan. Voor aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel wil de Gemeente daarom bij voorkeur dat de omzet die een Ondernemer bij de Gemeente realiseert, niet groter is dan maximaal 50% van de gemiddelde jaaromzet in 3 jaar. Hiermee wordt voorkomen dat een Ondernemer niet kan voortbestaan als de Gemeente als klant wegvalt en wordt een Ondernemer gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers aan te trekken.
4.3
Lokale economie, MKB en impact ondernemingen De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. De Gemeente wil de lokale en regionale economie stimuleren en nodigt daarom bij meervoudig onderhandse procedures, voor zo ver mogelijk, tenminste één lokale marktpartij, één marktpartij uit de regio FoodValley en één van buiten deze regio uit. Afwijken van deze verdeling is mogelijk, mits dat gemotiveerd wordt. De Gemeente voorziet in de behoefte aan informatie van lokale en regionale bedrijven middels bekendmakingen op TenderNed, de gemeentelijke website of de wekelijkse gemeentelijke infopagina in het lokale nieuwsblad. De Gemeente moedigt lokale en regionale bedrijven aan zich naar de Gemeente toe actief te profileren, innovatieve voorstellen voor te leggen en te zoeken naar alternatieve vormen van samenwerking bij inschrijvingen. a
b
De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
c
De Gemeente heeft oog voor impactondernemingen.
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of impactondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en impactondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.
4.4 Innovatie De Gemeente moedigt innovatiegericht inkopen aan en wil maximaal gebruik maken van de kennis en de Innovatiekracht in de markt. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de leverancier om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan gaan om een volledig innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product of bestaande dienstverlening. In plaats van gebruik te maken van een volledig gedetailleerd Programma van Eisen, kiest de Gemeente voor meer inbreng vanuit de aanbieder. Dit kan praktisch gezien betekenen dat de traditionele wijze van uitvragen en uitvoeren plaats maakt voor andere werkwijzen.
4.5 Samenwerkingsverbanden De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Op inkoopgebied werkt de gemeente Barneveld nauw samen met de gemeente Ede. Sinds 2012 is een gezamenlijk inkoopteam operationeel.
4.6 Bepalen van de inkoopprocedure De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Wanneer wordt uitbesteed of samengewerkt, kan dat door middel van subsidie, een verbonden partij, treasury, een lening, garantie, inhuur of inkoop. Bij de keuze worden alle mogelijke integrale kosten en belangen in overweging genomen. Aanbestedende diensten die door de Gemeente al dan niet samen met andere gemeenten zijn opgericht, kunnen diensten of producten aan de Gemeente leveren. Hierbij heeft de Gemeente de mogelijkheid, indien aan de voorwaarden hiertoe wordt voldaan, opdrachten voor te behouden aan deze andere aanbestedende diensten. De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Enkelvoudig onderhands: De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Bij enkelvoudig onderhandse aanbestedingen kiest de Gemeente, indien mogelijk, een lokale leverancier, rekening houdend met het criterium ”maximaal toegevoegde maatschappelijke waarde.” Meervoudig onderhands: De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Nationaal: De opdracht wordt gepubliceerd op TenderNed, alle in Nederland gevestigde Ondernemers kunnen inschrijven. Europees: Boven de Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden waarbij de opdracht wordt gepubliceerd op TenderNed. Andere procedures Sociale en andere specifieke diensten kennen een hogere Europese drempelwaarde dan die voor de Aanbesteding van andere diensten. De specifieke diensten zijn vermeld in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24. Naast de reeds genoemde procedures kan bij deze diensten een procedure worden gekozen waarbij door middel van overleg langdurige, flexibele overeenkomsten met leveranciers worden afgesloten. De Gemeente stelt marktconforme voorwaarden op en elke aanbieder die tegen deze voorwaarden kan leveren, kan aansluiten. De Gemeente kondigt de opdracht aan bij een waarde boven het Europese drempelbedrag. Naast de reeds genoemde procedures kan gekozen worden voor de mededingingsprocedure met onderhandeling, de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging, de concurrentiegerichte dialoog, de prijsvraag, de elektronische veiling en het innovatiepartnerschap.
Drempelbedrag* (exclusief BTW) Procedure
Werken
Leveringen
Diensten
Sociale, specifieke diensten
Enkelvoudig onderhands
< € 150.000
< € 50.000
< € 50.000
< € 75.000
€ 150.000 € 2.000.000
€ 50.000 € 221.000
€ 50.000 € 221.000
€ 75.000 € 750.000
> € 221.000
> € 221.000
> € 750.000
Meervoudig onderhands Nationale aanbesteding
Europese aanbesteding
€ 2.000.000 € 5.538.000
> € 5.538.000
* Bedragen zijn exclusief BTW. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden kunnen elk even jaar worden aangepast waardoor toepassing van de drempelbedragen plaatsvindt aan de hand van de op het moment van aanbesteden actueel geldende bedragen .
4.7 Raming en budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
4.8 Mededinging en commerciële belangen De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking, ook op de lange termijn. De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
5 Organisatorische uitgangspunten 5.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer. Inkoop ondersteunt in het voortraject en draagt zorg voor het aanbestedingsproces dat bestaat uit specificeren, selecteren en contracteren. Bestellen, bewaken en nazorg zijn aangelegenheden van de betreffende vakafdelingen.
Interne klant
Voor traject
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
Leverancier
Aanbesteding
Stap Fase inkoopproces Toelichting 1
Voortraject
• Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) • Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Aanbesteding
2
Specificeren
• Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Aanbesteding
3
Selecteren
• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Aanbesteding, de website of
TenderNed • Inschrijvingen evalueren • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) • Gunning aan winnende Ondernemer 4
Contracteren
• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Registreren getekende overeenkomst • Informeren afgewezen Ondernemers
5
Bestellen
• Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
• Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken. • Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant
G12
5.2 Inkopen in de organisatie Inkoop is in de Gemeente georganiseerd volgens het model van de gecoördineerde inkoopfunctie. Team Inkoop heeft een centrale coördinerende en beleidsmatige rol op strategisch en tactisch inkoopgebied. Samen met de voor het relevante vakgebied opererende inkoopadviseur bepaalt de budgethouder de inkoopstrategie voor de inkopen die binnen de opdracht en het budget van de budgethouder vallen. Bij een opdrachtwaarde van € 100.000,- en meer, gerekend over vier jaar en exclusief BTW, sluit Team Inkoop verplicht aan en wordt het inkoopproces onder regie van de inkoopadviseur van Team Inkoop uitgevoerd. De Gemeente onderscheidt vier inkoopsegmenten die toegewezen zijn aan één of meerdere gespecialiseerde inkoopadviseurs: Sociaal Domein, Grond Weg Water, Personeel Financieel Facilitair, IT en Bouw. Binnen Team Inkoop is plaats ingeruimd voor het beheer van inkoopcontracten en het uitvoeren van spendanalyses.
5.3 Verantwoordelijken Inkopen wordt concreet uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. De naleving van het beleid start bij de budgethouder of de projectleider. De budgethouder of de projectleider werkt daarom actief mee aan een goede uitvoering van rechtmatige gemeentelijke inkopen. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoopbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/ opdrachtgever en inkoopadviseur essentieel. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid vindt doorlopend controle plaats op alle facetten van het inkoopproces.