B-4.11 Besluit B&W inzake voorkeurslocatie asielzoekerscentrum d.d. 4-4-23.pdf

de mogelijkheden van type huisvesting kwamen we tot de conclusie dat het model van Burgum (duurzame woonwijk) goed bij Barneveld past. Niet alleen voor wat betreft het gebruik maar ook de opstallen. Dit met de volgende redenen: • De vorm past goed bij de voorkeurslocatie; aangrenzend aan de locatie wordt een nieuwe woonwijk (Bloemendal) ontwikkeld en door te kiezen voor een meer permanent concept kunnen de opstallen na de evaluatie eventueel worden ingezet voor andere doelgroepen/gebruik; • De locatie ziet er als woonwijk niet uit als een typisch azc-locatie. Het integreert hiermee zo natuurlijk mogelijk in de wijk en het zorgt voor een goede fysieke inpassing; • Een azc in de vorm van een woonwijk en de daarbij behorende termijn van tien jaar, bevordert de integratie en geeft de zowel de asielzoeker als het azc een plek midden in de Barneveldse samenleving; • De opvang voor meerdere jaren geeft zowel de asielzoekers als de lokale samenleving meer rust en duidelijkheid. Er kunnen betere en meer structurele voorzieningen worden getroffen, zoals onderwijs, zorg en vrijwilligerswerk. Door de langere periode is er meer gelegenheid om dat in goede samenwerking met alle betrokken partijen te organiseren en te bestendigen.

Voor wat betreft de opstallen geldt dat voor een azc in de vorm van een duurzame woonwijk, gelet op de benodigde investering, een termijn van tien jaar noodzakelijk is. Bij een termijn korter dan tien jaar realiseert het COA geen permanente woningbouw. Dan is er sprake van tijdelijke huisvesting, bijvoorbeeld in de vorm van units. Daarnaast is een azc in de vorm van een duurzame woonwijk ook op het gebied van energieprestaties beter te realiseren (woningen met zonnepanelen, warmtepompen/gasloos en goede isolatie). Ook is er ruimte voor natuur en biodiversiteit (natuurvriendelijke oever, nestverblijven en inheemse beplanting). Verder kunnen er op het terrein meerdere voorzieningen (bijvoorbeeld een kinderopvang of een buurtcentrumfunctie) en speel- en sportplekken worden gerealiseerd die een ‘bovenwijkse’ functie hebben. In dit concept zijn het bijbehorende kantoor/dienstengebouw en activiteitencentrum wel demontabel om deze locatie in de toekomst mogelijk voor een ander doel in te zetten. Na de periode van tien jaar kunnen deze verwijderd worden. De woningen kunnen vervolgens worden ingezet ten behoeve van andere doelgroepen (gebruik), als uit de herijkingsevaluatie blijkt dat dit wenselijk is.

In dit ‘totaal-woon-concept’ kan de Woningstichting Barneveld (WSB) mogelijk een rol spelen in de uitwerking en realisatie, bijvoorbeeld door mee te denken over het soort te bouwen woningen.

6.2 Azc in bestaande bouw In de aangedragen locaties zat uiteindelijk geen geschikte bestaande locatie die gebruikt zou kunnen worden om een toekomstig azc in te vestigen.

6.3 Voorkeursvorm Om te komen tot een voorkeursvorm, zijn de volgende stappen ondernomen: • Gesprekken met het COA • Deskresearch • Twee werkbezoeken met gesprekken met locatiemanagers en andere betrokkenen bij verschillende soorten azc’s Het betrof het azc Burgum (een azc in de vorm van 2 woonblokken in een wijk) en het azc Apeldoorn (een azc in een gebouw dat al aanwezig was in de gemeente). Het besluit van de gemeenteraad betrof het uitgangspunt een locatie te realiseren voor tenminste 5 jaar (gebruik). Tijdens onze werkbezoeken en de gesprekken die zijn gevoerd met het COA over

18 | Locatiekeuze AZC Barneveld

Locatiekeuze AZC Barneveld | 19

7. Vervolgstappen Nadat de gemeenteraad heeft ingestemd met Nijkerkerweg 132 als voorkeurslocatie, worden de financiële details en vergoedingen in kaart gebracht. De vergoedingen voor een opvanglocatie zijn gebaseerd op het Faciliteitenbesluit. Uitgangspunt van het Faciliteitenbesluit is dat de opvang voor de gemeente budgettair neutraal plaatsvindt. Al de afspraken en verantwoordelijkheden tussen de gemeente en het COA worden vervolgens vervat in een bestuursovereenkomst. Na het sluiten van de bestuursovereenkomst start het traject van de omgevingsvergunning. Deze wordt aangevraagd door het COA. De vergunning kan binnen acht weken verleend worden, waarna de beroeps- en bezwaarprocedure start. Deze procedure kan, afhankelijk van aard en omvang, geruime tijd in beslag nemen zodat de gehele procedure in totaal circa twee jaar kan duren. Voor realisatie van het azc is een programma van eisen, stedenbouwkundig plan en inrichtingsplan vereist. In deze planfase is aandacht nodig voor kabels en leidingen, waterhuishouding en bodemopbouw. Nauwe samenhang tussen het bovengronds stedenbouwkundig ontwerp en het ondergrondse ontwerp is essentieel. Dit traject neemt 1 tot 2 maanden in beslag. Het bouwrijp maken van het perceel duurt, inclusief het schrijven van het bestek en de aanbestedingsperiode, 10 tot 12 maanden.

Dit betreft gemiddelde doorlooptijden waarbij er op onderdelen versneld kan worden. Het COA heeft aangegeven dat de bouw van het azc 9 tot 10 maanden in beslag neemt. Daar waar mogelijk zullen we in bovenstaande genoemde stappen procedures versneld of tegelijk laten plaatsvinden.

20 | Locatiekeuze AZC Barneveld

8. B  etrekken van inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties Na de voorlopige locatiekeuze van het college van B en W ontvangen omwonenden, bedrijven in de buurt van de locatie, maatschappelijke organisaties en andere belanghebbenden een brief met daarin de locatiekeuze. Zij worden uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst. De gemeenteraad wordt ook via een brief geïnformeerd, er verschijnen berichten op de gemeentelijke informatiepagina in de krant en op social media. Ook wordt de pers uitgenodigd om een toelichting op de locatiekeuze en het vervolgtraject te krijgen. Collegeleden gaan persoonlijk op bezoek bij enkele belanghebbenden die dicht bij de locatie wonen, indien zij daar behoefte aan hebben. Ook worden de projectontwikkelaars persoonlijk op de hoogte gesteld. Tijdens de informatiebijeenkomsten in mei krijgen de belanghebbenden meer achtergrondinformatie over de argumenten die ten grondslag liggen aan de locatiekeuze. Zij kunnen vragen stellen en hun input geven. Centraal staat dan de vraag ‘‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen de komende jaren zo plezierig mogelijk samen kan wonen in de wijk”. Daarbij inventariseren we ook welke eventuele zorgen er leven. Gezamenlijk bedenken we mogelijke oplossingsrichtingen, om rekening mee te houden bij de inrichting van het terrein. De belanghebbenden hebben daar dus een adviserende rol.

We zullen daarbij ook duidelijk aangeven wat de kaders en randvoorwaarden zijn waarbinnen zij hun advies kunnen geven. Ook vinden er gesprekken plaats met maatschappelijke organisaties, om te bekijken waar zij een bijdrage kunnen leveren aan een goede integratie van de vluchtelingen in de wijk. De opmerkingen en adviezen van de belanghebbenden gaan in een participatieverslag mee met het raadsvoorstel naar de gemeenteraad. De gemeenteraad kan dit gebruiken bij de besluitvorming over de locatie en over wat er eventueel verder nodig is om het samen leven in de wijk positief te bevorderen.

Locatiekeuze AZC Barneveld | 21

Bijlage 1 Plattegrond met alle aangedragen locaties

22 | Locatiekeuze AZC Barneveld

Locatiekeuze AZC Barneveld | 23

Bijlage 2 Toelichting beoordelingscriteria locaties Inleiding Door de projectgroep AZC zijn alle aangedragen locaties voor een AZC in vier fases beoordeeld. In de eerste fase zijn de locaties afgevallen die om heel diverse redenen op voorhand niet haalbaar zijn. Daarbij kan gedacht worden aan de ligging buiten de gemeentegrens, het inmiddels niet meer beschikbaar zijn van de locatie, een bestuurlijke toezegging, te geringe oppervlakte en evidente ongeschiktheid. In de tweede fase zijn de resterende locaties nader inhoudelijk beoordeeld volgens onderstaand model. Beoordelingscriteria fase 2 Door de projectgroep AZC zijn de hieronder opgesomde en toegelichte beoordelingscriteria gehanteerd. Bij elk van deze criteria is een score toegekend: Score 1

De locatie onderscheidt zich ongunstig

Score 2

Nader te onderzoeken c.q. neutraal

Score 3

De locatie onderscheidt zich gunstig

Beoordelingscriterium

Toelichting

A. Omvang locatie

Het COA hanteert voor het azc een minimale oppervlakte van 1,5 à 2,0 hectare (in eerste instantie was aangegeven meer dat 1 hectare, maar later is deze minimale grootte na overleg met COA in het beoordelingsmodel iets opgehoogd naar 1,5 tot 2 hectare). De locaties die zonder twijfel te klein zijn, zijn afgevallen in de eerste beoordelingsfase. Een tweetal locaties met een omvang van circa 2 hectare zijn in de tweede fase beoordeeld, maar scoren in tegenstelling tot de grotere locaties 2 in plaats van 3 punten.

B. Planning/duur

Onder dit criterium vallen drie sub-criteria: -

-

-

C. Perspectief

24 | Locatiekeuze AZC Barneveld

Snelheid van realisatie. Omdat voor alle locaties dezelfde procedure doorlopen dient te worden scoren alle locaties een 2. Eigendomspositie grond. Het kunnen beschikken over de locatie bepaalt voor een aanzienlijk deel de snelheid. Percelen die in eigendom zijn van derden scoren een 1, locaties die in eigendom zijn van eigenaren die hun locatie zelf hebben aangedragen en eigenaren met wie de gemeente vaker zaken doet scoren een 2, terwijl aan de gronden die van de gemeente zijn, of ten aanzien waarvan gecontracteerd is, een score 3 is toegekend. Duur beschikbaarheid. Locaties die vrijwel zeker geen vijf jaar beschikbaar zijn scoren een 1, als daarover twijfel bestaat is een 2 toegekend. Een score 3 is toegekend als de beschikbaarheid van 5 jaar buiten kijf staat.

Er is nagegaan of de locaties zich na het verstrijken van de periode van 5 jaar lenen voor alternatieve vormen van huisvesting, zoals jongerenhuisvesting. De score bedraagt een 1 als dat zeker niet het geval is, een 2 als dat twijfelachtig is (bijvoorbeeld omdat de locatie nog niet is aangewezen in de structuurvisie) en een 3 als de locatie wel is aangewezen in de structuurvisie.

D. Verkeer en bereikbaarheid

De locaties zijn beoordeeld op bereikbaarheid en verkeersveiligheid. Geïnventariseerd is de nabijheid van winkels (fietsafstand) en openbaar vervoer (loopafstand).

E. Ruimtelijke ordening

Bij dit criterium is geïnventariseerd in welke mate de locatie geschikt is vanuit perspectief van planologie, stedenbouw, geluid, luchtkwaliteit, externe veiligheid, milieuzonering, ecologie, archeologie, bodemkwaliteit en provinciaal beleid en andere wet- en regelgeving. Locaties waarbij op meer dan één onderdeel mogelijke knelpunten worden voorzien scoren een 1, locaties waarbij dat voor één onderdeel geldt scoren een 2 en locaties waar op voorhand geen problemen worden verwacht scoren een 3.

F. Andere projecten

Hierbij is nagaan in hoeverre realisatie van een azc op de betreffende locatie (mogelijk) ongewenste gevolgen heeft voor andere projecten en ontwikkelingen.

G. Omgeving

Er is globaal geïnventariseerd hoeveel direct omwonenden er zijn

H. Openbare orde en veiligheid

Er is met name gekeken naar de afstand tot omliggende bewoning (aan de ene kant niet te dicht op woonwijken, aan de andere kant niet te veraf van voorzieningen), de aard van het terrein en de mogelijkheid om beveiligingsmaatregelen effectief toe te passen.

Weging Alle criteria wegen even zwaar mee in de eindbeoordeling. Eindscore De locaties met >30 punten in dit beoordelingsmodel worden inhoudelijk nader onderzocht in een omgevingsscan op een veelheid aan aspecten. Beoordelingscriteria fase 3: omgevingsscan De locaties in fase 3 worden beoordeeld door middel van een omgevingsscan. In deze omgevingsscan wordt een dieper onderzoek gedaan door betreffende inhoudelijke vakcollega’s op de volgende onderdelen met daarachter ook de mogelijke scores die geven kunnen worden Deze collega’s geven aan hun vakinhoudelijke onderdelen een van de volgende scores: Onderdelen omgevingsscan

Score 1

Score 2

Score 3

Bodem

Ongeschikt

Nog niet geschikt/ bodemonderzoek noodzakelijk

Geschikt, niet verdacht, maximaal historisch onderzoek noodzakelijk

Ecologie soorten: Flora en Fauna

Bebouwing moet gesloopt worden

Beplanting aanwezig

Alleen grasland

Ecologie: gebieden

Minder dan 2 km

2-5 km

Meer dan 5 km

Externe veiligheid

Er is sprake van forse beperkingen

Onderzoek is nodig of gedeeltelijke beperking

Geen beperking

Geluid

Beperkingen door geluidsniveau

Hogere grenswaarde nodig i.c.m. (bouwkundige) maatregelen

Geen beperkingen, max hogere grenswaarden tot 53 dB

Luchtkwaliteit

Belemmering

Gedeeltelijke belemmering

Geen overschrijdingen

Luchtkwaliteit agrarisch

Belemmering

Gedeeltelijke belemmering

Geen belemmeringen

Geur

Belemmering

Gedeeltelijke belemmering

Geen belemmeringen

Trillingen

Hinder

Mogelijke hinder

Geen hinder te verwachten

Milieuzonering

Belemmering (waardoor er niet voldoende hectare resteert)

Niet van toepassing

Geen belemmering (of er resteert voldoende hectare)

Locatiekeuze AZC Barneveld | 25

Onderdelen omgevingsscan

Score 1

Score 2

Score 3

Ontplofbare oorlogsresten

Belemmering

Gedeeltelijke belemmering

Geen belemmering (of er resteert voldoende hectare)

Opkomstnorm brandweer

Ongunstig

Gemiddeld

Goed

Om- en aanwonenden

Veel

Gemiddeld

Weinig tot geen

Planschade

Groot risico

Gemiddeld risico

Laag risico

Verkeer

Beperkingen

Aanpassingen nodig

Geen beperkingen

Water

Huidige aansluiting niet geschikt

Minder geschikt

Geschikt

Bijlage 3 Presentatie Burgum

Beoordelingscriteria fase 4: laatste 3 locaties Vervolgens is de top 3 nader beschouwd op aspecten als eigendom, economische uitvoerbaarheid alsmede stedenbouwkundige en landschappelijke wenselijkheid en haalbaarheid. Ook een mogelijke vervolgfunctie en aansluiting bij lopende ontwikkelingen maar ook eventuele belemmeringen van lopende ontwikkelingen speelden een rol.

26 | Locatiekeuze AZC Barneveld

Locatiekeuze AZC Barneveld | 27

19 25 14

34

11

Voorthuizen 13 23

Stroe 39

20

15

12

Harselaar

22 10

3

9

8

Mogelijke locatie AZC

17

4

16 40 1

35

32 18

27

27 2

5

31 30

29 24

36

Kootwijkerbroek

26 38 33

Barneveld

6

7

1

21

mogelijke locatie AZC gemeentegrens

37

schaal 1 : 11000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Kallenbroekerweg (nabij huisnr. 121) Oldenbarnevelderweg (weiland tegenover huisnr. 155 (Lidl)) Nijkerkerweg 132 Esweg 12 Norschoterweg 1 Hessenweg (terrein voormalig Maluka/Muda) Gelkenhorsterweg 1-3 Wencopperweg (perceel L) Wencopperweg 28 Stockholmweg (terrein achter Stockholmweg) Noordersingel (perceel nabij Noordersingel) Baron van Nagellstraat/De Voortse Ring Holzenboschlaan/Baron van Nagellstraat Hunnenweg (golfbaan voormalig Edda Huzid) Garderbroekerweg 29 (MOB complex) Wesselseweg/Wencopperweg Bloemendal Noordoost

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Stationsweg (Koewei bij kasteel De Schaffelaar) Hunnenweg (locatie voormalig AZC) Zeumerseweg (perceel VHZ02 G2654) Scherpenzeelseweg (nabij huisnr. 94) Harselaar (2 leegstaande kantoorpanden) Breveenseweg/Heetkamperweg Churchillstraat (grasveld Lijsterhof) Voorthuizerweg 11 (voormalig pand Zwanenberg (Struik), gem. Nijkerk) Van Zuijlen van Nieveltlaan 75 (terrein Rijnvallei) Nieuwe Markt 6-8 (Veluwehal) Kallenbroekerweg 121 (gemeentewerf) Churchillstraat/Bouwheerstraat (Theaterplein) Zonnebloemstraat 25 (gesloten locatie MBO De Meerwaarde) Van Zuijlen van Nieveltlaan/Drostendijk (weiland) Gasthuisstraat/Stationsweg (weiland) Valkseweg 62 (terrein Vink Holding BV) Roelenengweg 25 (Trefpunt/Oranjevereniging Voorthuizen) Wesselseweg (terrein tegenover De Schuur/Coop) Puurveenseweg (naast de molen) Veller (omgeving) Gelreweg 22 (Dorcasgebouw) Garderbroekerweg 50 (Costa del Zeumeren) Jacob Catsstraat Radioweg (Radio Kootwijk, gem. Apeldoorn) (niet op tekening)

Herontwikking azc Burgum azc in de vorm van een woonwijk

W. Sproncken, jan. 2023 1

Herontwikking azc Burgum azc in de vorm van een woonwijk

2

Azc Burgum •

Gezinslocatie

•

Bestaat al sinds 2000

•

Goede samenwerking met de gemeente

•

Bestuursovereenkomst voor onbepaalde tijd

•

Locatie in eigendom

•

Groei van 400 naar 600 bewoners

•

Oude gebouwen voldeden niet meer

3

Luchtfoto oude gebouwen azc Burgum

Bestaande gebouwen einde technische levensduur Goede ligging tussen bedrijfsterrein en woonbuurt

4

Herontwikkeling Burgum •

‘Openbaar’ azc (geen hek, maar beukenhaag en ‘vrij’ toegankelijk)

•

Toekomstwaarde: Indeling als woonbuurt (opvolgende bestemming)

•

Bouw: 64 ‘standaard’ woningen en 2 dienstengebouwen

•

Duurzaam: zonnepanelen, warmtepompen (gasloos) en goede isolatie

•

Circulairiteit: Kantoor en activiteitencentrum demontabel

•

Natuur en biodiversiteit: natuurvriendelijke oever, nestverblijven en inheemse beplanting.

5

Stedenbouwkundige opzet •

Aansluiting bij de omgeving (o.a. woonwijk, bedrijventerrein en sportvelden)

•

Kleinschaligheid en ‘plekken’ creeren door 3 hofjes van verschillende grootte

•

Meerdere speel- en sportplekken om bewoners te activeren.

•

Activiteitengebouw in het midden met woningen er omheen (leefwereld bewoners) en kantoor, receptie, diensten en magazijn aan de kop/zijkant (leefwereld medewerkers).

6

Indeling azc

7

8

9

10

Beeldkwaliteit Openbare ruimte

11

Woning plattegrond

110 personen in 1 woning (1 woonkamer, 1 badkamer, 2 wc’s, 4 x 2 persoonskamers en 2x 1 person

12

o Noodl

Bouwfasering

catie

Fase 2

Fase 1

Planning Centrum blijft tijdens de bouw operationeel (400 bewoners) •

Start sloop fase 1: mei 2019

•

Start niewbouw fase 1: september 2019

•

Oplevering fase 1: mei 2020

•

Start sloop fase 2: juni 2020

•

Start niewbouw fase 2: september 2020

•

Oplevering nieuwbouw fase 2: mei 2021

•

Fase 3 (o.a. noodopvang): aug - dec 2021

14

15

Andere ‘beelden’ voor nieuwbouw AZC

16

Communicatie- en participatieplan Realisatie Asielzoekerscentrum in Barneveld

Maart 2023

Inleiding Besluit gemeenteraad Door oorlogen en geweld ontvluchten duizenden mensen hun land. De nood aan opvangplekken voor vluchtelingen is hoog. De verwachting is dat dit de komende jaren verder toeneemt. Voortdurend dreigen onwenselijke situaties van (crisis)noodopvang in tenten en sporthallen. De urgentie rondom de opvang van vluchtelingen is de afgelopen periode steeds duidelijker naar voren gekomen. Het college van B en W van Barneveld wil haar verantwoordelijkheid nemen door een azc in de gemeente te realiseren. De vestiging van een azc draagt bij aan de dringende en urgente opvang van vluchtelingen. De gemeenteraad van Barneveld heeft op 6 juli jl. ingestemd met de vestiging van een asielzoekerscentrum (azc) in de gemeente. Zelfstandig Azc De gemeente Barneveld heeft gekozen voor de opvang van 300 personen voor de duur van ten minste vijf jaar. Dat is het minimale aantal en de minimale termijn waarmee het voor het COA mogelijk is om een zelfstandige opvanglocatie neer te zetten met alle daarbij behorende faciliteiten. Het COA levert het personeel en de locatiemanager. Het voordeel van een opvang voor meerdere jaren is dat het voor vluchtelingen en de lokale samenleving meer duidelijkheid en rust geeft. Er kunnen betere voorzieningen worden getroffen, zoals onderwijs, zorg en vrijwilligerswerk.

Ook is er meer gelegenheid om dat in goede samenwerking met alle betrokken partijen te organiseren. Het doet een appel op de kracht van de Barneveldse samenleving. Locatie Na het besluit van de gemeenteraad heeft er een locatieonderzoek plaatsgevonden. De samenleving heeft locaties aangedragen en ook vanuit de gemeente waren er enkele potentieel kansrijke locaties. Het college stelde in overleg met het COA criteria vast, waar een locatie minimaal aan moet voldoen. De aangedragen plekken zijn eerst op deze criteria getoetst. De locaties die aan de basiscriteria voldeden, zijn vervolgens diepgaander onderzocht. Zij zijn gescoord via een beoordelingsmodel. Uiteindelijk kwam er als voorkeurslocatie de Nijkerkerweg132 uit. Het college van b en w stelt de gemeenteraad begin juli voor om akkoord te gaan met deze locatie. Bij het voorstel komt een verslag van reacties van belanghebbenden. Draagvlak Het is belangrijk om de belanghebbenden te betrekken bij de komst van het azc in hun buurt. Dit communicatie- en participatieplan is gericht op het informeren en betrekken van deze belanghebbenden. Een zorgvuldig communicatie- en participatietraject met oog voor eventuele zorgen van de belanghebbenden én mogelijke oplossingen draagt bij aan de acceptatie van het azc. Communicatie en participatie Dit plan gaat eerst in op de participatie van belanghebbenden.

Bij de uitwerking ervan speelt ook communicatie een belangrijke rol. Kanttekening De huisvesting van vluchtelingen is een politiek en maatschappelijk gevoelig onderwerp. Van 2000 2004 is er een AZC gevestigd geweest in Voorthuizen. Dit kan van invloed zijn op het sentiment.

Participatie realisatie AZC in de gemeente Barneveld De komst van een asielzoekerscentrum in de gemeente wordt over het algemeen vooraf door inwoners en ondernemers als ingrijpend ervaren. Het is van belang om hen te betrekken bij het proces. De focus ligt daarbij vooral op luisteren, verbinding maken en houden, bruggen bouwen en informeren. Op sommige moeten in het proces kunnen de belanghebbenden meedenken/adviseren. Het is belangrijk om het gesprek met omwonenden en belanghebbenden zorgvuldig te voeren. Uit ervaringen van andere gemeenten blijkt, dat wanneer belanghebbenden te weinig zijn betrokken bij het proces, dit leidt tot problemen aan de achterkant. We willen dat iedereen zich zo comfortabel mogelijk voelt binnen het gegeven dat het azc er komt. Een goed participatie- en communicatieproces kan bijdragen aan de volgende doelen: • • • •

Omwonenden en betrokkenen weten waarom Barneveld het belangrijk vindt om asielzoekers te huisvesten en waarom de Nijkerkerweg 132 Barneveld is gekozen als locatie. Bij de latere uitwerking van het plan zijn ze ook op de hoogte van meer details. (“meeweten”). Omwonenden en betrokkenen kunnen hun zorgen uiten en vragen stellen. Omwonenden en betrokkenen kunnen meedenken over flankerende maatregelen. Zij voelen zich gehoord en er wordt naar ze geluisterd, zodat alle bewoners van de wijk zo goed mogelijk kunnen samenleven. Omwonenden en betrokkenen accepteren de komst van het azc in hun buurt.

Participatiemeter en participatietrede Conform het participatiebeleid hebben we gebruik gemaakt van de participatiemeter om de participatie goed in te kunnen richten. Daaruit volgt dan de manier van participatie die passend is voor het project.

De vier vragen van de participatieladder hebben we als volgt beantwoord: 1. In hoeverre voorziet de komst van het azc in algemene maatschappelijke behoeften? Antwoord: Score 5. De opvang van vluchtelingen is maatschappelijk gezien een groot, urgent en landelijk gedeeld probleem. 2. Verwacht u veel media/politieke aandacht? Antwoord: Score 5. Het onderwerp azc is een onderwerp waar media over het algemeen veel aandacht aanbesteden. Ook vanuit de gemeenteraad wordt het proces op de voet gevolgd. 3. Hoeveel impact heeft het azc op inwoners en de omgeving? Zowel ruimtelijke effecten als leefbaarheid. Antwoord: 2. Het azc heeft weinig effect op de leefomgeving of de fysieke omgeving. Deze mensen wonen in de buurt, gaan naar school en werk, wonen in nette huizen die het COA laat bouwen. 4. Wie ondervinden er gevolgen van het azc (belanghebbenden)? Antwoord: 4 (het dorp). Omdat het deelgebied direct aangrenzend aan het azc-terrein nog moet worden ontwikkeld, zijn er op dit moment niet veel mensen die heel dicht bij het azc wonen. In het kader van integratie gaan de vluchtelingen wel gebruikmaken van

voorzieningen die niet alleen voor hen zijn. Ze gaan bijvoorbeeld naar de taalklas en op een gegeven moment naar een bestaande school. Ook doen ze hun boodschappen in het dorp. Wanneer we de aantallen punten optellen komen we op 5+5+2+4 = 16. Gemiddeld is dat dus het cijfer 4. Volgens de participatieladder is het dan raadzaam om de belanghebbenden te laten adviseren. Dat past ook goed binnen de kaders: over sommige punten kunnen belanghebbenden meedenken. Andere punten staan vast in randvoorwaarden. Randvoorwaarden Randvoorwaarden voor de komst van het asielzoekerscentrum zijn: - Er is geen discussie over de vraag óf er een azc in de gemeente Barneveld komt De gemeenteraad heeft hierover een positief besluit genomen. - De locatie waar het azc komt, staat vast. Hier is een gedegen onderzoek aan vooraf gegaan op basis van vastgestelde criteria. - Voor sommige voorzieningen is de gemeente afhankelijk van het COA of van een besluit van de gemeenteraad - Aangedragen ideeën worden ook afgewogen tegen een financieel kader Beleidsruimte Graag gaan we met de omwonenden en andere belanghebbenden in gesprek over de vraag ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen de komende jaren zo plezierig mogelijk samen kan wonen in de wijk”. Daarbij inventariseren we welke zorgen er leven.

Gezamenlijk inventariseren we ook mogelijke oplossingsrichtingen, om rekening mee te houden bij de inrichting van het terrein. De opbrengst van de participatie wordt als advies meegenomen in het bepalen van de aanvullende maatregelen op en rond de locatie. Capaciteit en geld (voor bijvoorbeeld aanvullende maatregelen) zal vrijgemaakt moeten worden door de betrokken partijen en in eerste instantie door COA. Dit, om de belanghebbenden ook daadwerkelijk tegemoet te kunnen komen waar wenselijk. Participatie op drie momenten De participatie met betrekking tot het azc vindt plaats op drie momenten: a. Participatie voorafgaand aan de voorlopige locatiekeuze b. Participatie direct na de voorlopige locatiekeuze c. Participatie bij de invulling/uitwerking van de locatie a. Participatie voorafgaand aan de locatiekeuze In de zomer van 2021 kon iedereen die dat wilde, mogelijk kansrijke locaties voor de realisatie van een azc melden via het mailadres azc@barneveld.nl. Zij waren daartoe opgeroepen via de gemeentelijke website, social media, de gemeentelijke informatiepagina in de krant en een redactioneel artikel in de Barneveldse Krant. Bij de oproep stonden enkele randvoorwaarden over een terrein. Vijfentwintig mensen maakten van deze gelegenheid gebruik. Zij leverden in totaal 45 locaties aan. Nadat de dubbelingen daar uit waren gehaald, bleven er 33 locaties over.

Deze locaties zijn allemaal beoordeeld op basis van de randvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld grootte, grondeigendom, nabijheid van voorzieningen, enzovoorts. De locaties die na deze eerste selectie overbleven, werden allemaal gewogen via een beoordelingsmodel met criteria. Daarbij werd gekeken naar bijvoorbeeld bodemverontreiniging, bestemmingsplan, mogelijkheden op het terrein goed te ontsluiten, aanwezigheid van zeldzame flora en fauna, enzovoorts. Uit deze weging kwam een voorkeurslocatie, die het college van B en W ter besluitvorming voorlegt aan de gemeenteraad. Alle mensen die een mogelijk kansrijke locatie hebben aangemeld, krijgen een schriftelijke terugkoppeling over het proces en hoe de locatie is beoordeeld. b. Participatie direct na de voorlopige locatiekeuze Tussen de voorlopige locatiekeuze van het college van B en W (eind maart/begin april) en de definitieve besluitvorming in de gemeenteraad (eind juni/begin juli 2023) is het tweede moment van communicatie en participatie voor de belanghebbenden. Een (Factor-C-)analyse van de omgeving draagt bij aan het bepalen van de kring van belanghebbenden. De gebiedsregisseurs worden hierbij

ook betrokken. We informeren de belanghebbenden over de argumenten die ten grondslag liggen aan de locatiekeuze. Zij kunnen vragen stellen en hun input geven. Centraal staat dan de vraag ‘‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen de komende jaren zo plezierig mogelijk samen kan wonen in de wijk”. Daarbij inventariseren we ook welke eventuele zorgen er leven. Gezamenlijk bedenken we mogelijke oplossingsrichtingen, om rekening mee te houden bij de inrichting van het terrein. De belanghebbenden hebben daar dus weer een adviserende rol. We zullen daarbij ook duidelijk aangeven wat de kaders en randvoorwaarden zijn waarbinnen zij hun advies kunnen geven. De gemeente is er om een afweging te maken tussen verschillende belangen, de regels, de beleidsdoelen, kosten en kansen. Waar mogelijk willen we rekening houden met wensen van belanghebbenden. En daarbij geldt ook: verschillende wensen zin niet altijd goed samen te brengen. De opmerkingen en adviezen van de belanghebbenden gaan in een participatieverslag mee met het raadsvoorstel naar de gemeenteraad. De gemeenteraad kan dit gebruiken bij de besluitvorming over de locatie en over wat er eventueel verder nodig is om het samen leven in de wijk positief te beïnvloeden. Ook gaan we in gesprek met de maatschappelijke organisaties, bijvoorbeeld kerken.

Samen bekijken we dan welke rol zij kunnen spelen om de komst en het verblijf van de vluchtelingen tot een succes te maken. c. Participatie bij de invulling/uitwerking van de locatie Na de definitieve besluitvorming over de locatie, starten de daadwerkelijke voorbereiding, uitwerking en realisatie van het azc. Gedurende die periode kunnen belanghebbenden (bijvoorbeeld via een kleine groep vertegenwoordigers) adviseren/meedenken over de invulling van de locatie. Daarbij worden de zorgpunten met mogelijke oplossingsrichtingen uit het participatieverslag betrokken. Doelgroepen Er zijn veel actoren die te maken hebben met de komst van het azc. Zij zijn in meerdere of mindere mate betrokken en hebben verschillende rollen. Er vindt nog een stakeholders-analyse volgens de methodiek van Factor-C plaats als check, om zeker te weten dat we alle belanghebbenden in beeld hebben. Daarbij worden ook de gebiedsregisseurs betrokken. Actoren

Factoren die een rol spelen

Omwonenden

- beeldvorming over asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - zicht op locatie - overlast, veiligheid, leefbaarheid - negatieve berichtgeving rond opvanglocaties/aantallen elders in het land - eigen mensen krijgen moeilijk een woning - beeldvorming over asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - zicht op locatie - overlast, veiligheid, leefbaarheid - negatieve berichtgeving rond opvanglocaties/aantallen elders in het land - namen van deze kopers zijn bij de gemeente niet bekend (privacywetgeving; ontwikkelaars, woningbouwstichting)

Mensen die een kavel gekocht hebben in Bloemendal voordat bekend werd dat het azc hier komt

Kansen & bedreigingen Kans: - acceptatie aanwezigheid azc

Impact

Bedreiging: - negatief beïnvloeden proces

- angst voor waardedaling huis/pand - Verandering uitzicht/leefomgeving - aantasting imago woonomgeving -Angst voor veiligheid

Kans: -Acceptatie aanwezigheid azc - meeste woningen worden opgeleverd ruim nadat het azc er staat. Mogelijk loopt alles dan al op rolletjes

Impact: angst voor waardedaling huis/pand - Verandering uitzicht/leefomgeving - aantasting imago woonomgeving -Angst voor veiligheid

Bedreiging: -negatief beïnvloeden proces -mogelijk willen mensen door vooroordeel van hun kavel af

Belangengroepen (wijkplatform, plaatselijk belang)

Ondernemers in de omgeving (incl Harselaar)

Bewoners in de kern Barneveld

(lokale) organisaties/ Instellingen/vereniging en/kerken enz

Onderwijsinstellingen

Overige geïnteresseerden in de gemeente Barneveld

- beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - vertegenwoordigen belangen inwoners - overlast, veiligheid, leefbaarheid - berichtgeving rond opvanglocaties /aantallen elders in het land - beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - overlast, veiligheid - bedrijfsvoering - berichtgeving rond opvanglocaties / aantallen elders in het land - beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - overlast, veiligheid, leefbaarheid - berichtgeving rond opvanglocaties / aantallen elders in het land

- beeldvorming asielzoekers en huisvesting - rol en betrokkenheid richting omgeving - maatschappelijke verantwoordelijkheid - mogelijkheden tot betrokkenheid bij azc - leerplicht kinderen asielzoekers - school op terrein of onderwijs azc-kinderen op bestaande scholen? - relatie met gemeente (onderwijs) -beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen gemeente en COA - berichtgeving rond opvanglocaties/aantallen elders in het land

Lokale samenwerkingspartners , zoals Vluchtelingenwerk

- Begeleiding asielzoekers

Politie/GHOR/GGD

- Extra inzet (beeldvorming)

Kans: - meenemen in proces en benutten als schakel/ambassadeur Bedreiging: - zorgen leefbaarheid - Gegroepeerde weerstand Kans: - extra klandizie/omzet - leveren aan azc Bedreiging: - aansluiten bij eventuele negatieve gevoelens bevolking Kans: - acceptatie aanwezigheid azc - nemen maatschappelijke verantwoordelijkheid (helpen medemens, vrijwilliger) Bedreiging: - negatief beïnvloeden proces - angst voor overlast Kans: - ambassadeurs/ sleutelfiguren scharen zich achter komst azc (ervaring met crisisnoodopvang) Bedreiging: - onvoldoende vrijwilligers Kans: - extra leerlingen

- zorgen bij achterban - druk van achterban

- azc kan extra inkomsten genereren - maatregelen ter begeleiding van asielzoekers om eventuele overlast te voorkomen - aantasting imago woonomgeving - gevoelens van sociale onveiligheid

- uitbreiding doelgroep, meer leden meer hulp nodig - meer druk op vrijwilligers door grotere vraag

- extra leerlingen met extra zorg - aanpassen lesprogramma

Bedreiging: - capaciteitsproblemen Kans: - acceptatie - NIMBY Bedreiging: - discussie over locatie -negatief beïnvloeden proces Kans: -positieve verhalen uit ervaring - inzetten als ambassadeur Kans:

- meer beroep doen op samenwerkingspartners door meer vraag - meer inzet

- positieve ervaringen van andere locaties delen -laten zien dat er extra controle is> bijdrage aan veiligheidsgevoel

Projectontwikkelaars /verkopers van grond die actief zijn in Bloemendal

Bedreiging: - capaciteit Kans: -acceptatie van azc -hulp bij bereiken kopers grond

-grond verkopen met andere uitgangspunten (een azc in de buurt) -hebben de adressen van de kopers van de grond

Media

- imago (asielopvang)locaties - beeldvorming noodzaak opvang - feiten en cijfers (betrouwbaarheid, media zal kritisch volgen of partijen doen wat ze zeggen) -

Gemeenteraad

-- imago (asielopvang)locaties - beeldvorming noodzaak opvang - feiten en cijfers -ervaringen met voormalig azc, opvang Oekraïners en crisisnoodopvang

Gemeentelijke organisatie

COA

- imago (asielopvang)locaties - beeldvorming noodzaak opvang - feiten en cijfers -KCC op de hoogte om vragen te beantwoorden

-beeldvorming over COA

-

Beeldvorming over locatie waar zij grond verkopen

Bedreiging: Negatieve gevoelens Kans: - media pakken verhaal positief op Bedreiging: - platform voor tegenstanders Kans: -ambassadeurs

-meer vragen/reacties van inwoners

Bedreiging: -Inwoners proberen via de gemeenteraad een ander besluit te forceren Kans: -ambassadeurs

-meer vragen/reacties van inwoners

Bedreiging: -Overbelasting KCC Kans: -delen positieve ervaringen, inzetten ambassadeur

-

Strategie Zorgvuldige participatie en communicatie met aandacht is van groot belang. We zetten in op de relatie met de betrokkenen. We sluiten aan op hun beleefwereld. Aan de voorkant maken we duidelijk waar mensen wel en geen invloed op kunnen hebben. Van belang zijn informatievoorziening, betekenisgeving en schadebeperking. •

Informatievoorziening Doelgroepen kennen de feiten en cijfers rond het azc (aantallen/duur/maatregelen) en waarom deze locatie geschikt is. Zo snel, transparant en nauwkeurig mogelijk. Als het nog niet

mogelijk is om ergens inhoudelijk over te communiceren, is er altijd de mogelijkheid van procesinformatie. •

Betekenisgeving Doelgroepen zien de noodzaak van het realiseren van opvanglocaties en accepteren dat het op deze locatie is. Daarvoor is het nodig om te luisteren naar en aansluiten bij de emoties van de buitenwereld. Puur feitelijke communicatie, leidt tot weerstand. Het is waardevol om regelmatig signalen en sentimenten uit de buurt op te halen. Bijvoorbeeld via de gebiedsregisseurs of de maatschappelijke partners. In het omgaan met de emoties van de buitenwereld passen we ‘BAM’ toe: Benoemen, Aansluiten, Meenemen. We benoemen de emoties en zorgen die we zien en vatten ze samen. We sluiten aan door aan te geven dat we begrip hebben voor die gevoelens. En we nemen ze mee in waarom we als gemeente toch overgaan tot asielopvang. Kortom: je hoeft het niet eens te zijn met elkaars mening, maar je moet ze wel erkennen. Dat gaat twee kanten op.

•

Schadebeperking Doelgroepen weten in hoeverre zij betrokken kunnen zijn bij de ontwikkeling van het azc, welke ruimte er is om invloed te hebben (en welke niet). Zij weten wat ze moeten doen als ze vragen hebben, of bijvoorbeeld waar ze zich kunnen melden als zij overlast ervaren, of zich kunnen aanmelden als vrijwilliger.

Uitgangspunten in de communicatiestrategie: • We zorgen voor commitment in de gemeenteraad • Participatie op drie momenten (1 al afgerond); communicatie regelmatig tijdens het gehele proces. • Gericht op het bouwen van relaties: niet alleen zenden, maar steeds blijven luisteren • Open, tijdig, persoonlijk en eenduidig (persoonlijk is dus ook kleinschalig, in sommige gevallen zelfs 1 op 1). • Aansluiten bij zorgen en emoties, zonder er in mee te gaan • Verwachtingen managen: geen participatie over de locatie, wel over maatregelen die eventuele zorgen (enigszins) weg kunnen nemen. • Wisselgeld geven: welke extra maatregelen kunnen wij/COA bieden mbt de zorgen/vragen die bij betrokkenen leven (nog te onderzoeken welke dat zijn!). Maar ook bijvoorbeeld wisselgeld in de vorm van ideeën, bijvoorbeeld mogelijkheden voor ondernemers om iets op te zetten op het terrein. • Dilemma’s delen • Samen optrekken, maar wel met heldere rolverdeling (gemeente en COA). • We geven de nieuwe bewoners (vluchtelingen) een gezicht: kinderen die spelen, mensen die een toekomst opbouwen, die onze huizen bouwen, lekkende kraan repareren, enz. • Aandacht geven aan positieve geluiden/initiatieven in de samenleving zonder de negatieve geluiden te negeren. Hierbij kan ook het succes van de crisisnoodopvang genoemd worden.

Wellicht zijn er omwonenden van de CNO die bereid zijn om iets te vertellen over hun (uiteindelijk positieve) ervaringen? • We benoemen regelmatig dat het vluchtelingen zijn; ons (christelijke) hart staat open voor het opvangen van mensen die alles achter hebben moeten laten, omdat ze niet meer veilig waren. • We betrekken stakeholders, zoals kerken, verenigingen en het wijkplatform uit de omgeving bij de opvang. Leerpunten bij andere azc-locaties in het land Waardevolle leerpunten vanuit diverse andere locaties kunnen ons helpen om eerder draagvlak te krijgen. Uit gesprekken met vertegenwoordigers van andere locaties blijkt: • • •

Het initiatief om asielzoekers op te vangen wordt door inwoners altijd als een risico ervaren. Men is bang voor een negatieve impact op het persoonlijk leven en de eigen leefomgeving. Hoe sneller het proces verloopt (dus hoe minder je de omwonenden meeneemt), hoe meer weerstand er is. Als je aan de voorkant aan mensen onvoldoende mogelijkheden biedt om zich te uiten, zoeken zij zelf andere mogelijkheden (tijdens vergaderingen van de gemeenteraad, via de pers enz).

• • • • • • • • • •

Maak de kring waarmee je communiceert rondom de locatie groot. Mensen willen gezien worden, erkend worden in het gevoel “dat zij er ook direct mee te maken hebben”. Hoe meer vluchtelingen worden opgevangen, hoe negatiever het sentiment. De locatie is van belang. Wijken met een redelijk tot goede sociale structuur reageren veel positiever (minder weerstand) dan achterstandswijken. Er is significant minder kans op agressie als (sociale) partners (GGD, wijkagenten, buurtcoaches etc.) aan de voorkant worden betrokken bij het proces. Zij kunnen vaak goed inschatten wat het sentiment is in een wijk en gemeenschap. Inwoners willen weten of het besluit om een azc te realiseren rechtmatig was. Daarom willen zij uitleg krijgen hoe het besluitvormingsproces verloopt. Door goede procesinformatie krijgen zij meer begrip. Vooraf duidelijkheid geven in waar betrokkenen inspraak in hebben en waarin dat niet het geval is, zorgt voor minder weerstand. De perceptie kan afwijken van de feiten: inwoners kunnen voelen dat een risico groter is dan het daadwerkelijk is. Heb begrip voor die emotie. Er moet ruimte zijn voor inwoners om hun zorgen en emoties te ventileren. Inwoners die te laat of te vluchtig worden geïnformeerd, voelen zich overvallen. Dat zorgt voor meer weerstand en het risico op escalatie stijgt. Organiseer meerdere bewonersavonden/klankbordgroepen/etc.

waar omwonenden hun zorgen en emoties kunnen uiten. Maak vooraf een analyse van de buurt. Wat speelt er, zijn er gevoelige issues, wat voor soort buurt is het, enz

Kernboodschap Fase 1, het delen van de voorkeurslocatie van het college van B en W: “De gemeente Barneveld en het COA hebben het locatieonderzoek voor de realisatie van een asielzoekerscentrum afgerond. De voorkeurslocatie van het college van B en W voor de opvang van 300 vluchtelingen gedurende 10 jaar, is de Nijkerkerweg 132 Barneveld. Deze locatie komt als meest geschikt naar voren na een uitgebreid onderzoek met een beoordelingskader. Daarin zijn 43 locaties beoordeeld op basis van vastgestelde criteria. De locaties waren deels ingediend door inwoners van de gemeente Barneveld. Aan het einde van de opvangperiode volgt er een evaluatie om te bepalen voor welk doeleinde deze bebouwing daarna kan worden ingezet. Wij willen de komende maanden graag met de omwonenden en belanghebbenden in gesprek. De voorkeurslocatie staat vast. Maar graag horen wij hoe u tegen de komst van het azc aankijkt en wat er voor u nodig is om de komst van het azc zo goed mogelijk te laten verlopen. Zodat iedereen in de wijk zo goed mogelijk kan samenleven.” Fase 2, na besluitvorming in de gemeenteraad: “Er komt rond XX-XXXX een asielzoekerscentrum op de locatie Nijkerkerweg 132 Barneveld. Er worden gedurende tien jaar 300 vluchtelingen opgevangen. Dat heeft de gemeenteraad van Barneveld besloten nadat het college van B en W deze als voorkeurslocatie had voorgedragen.

Hier ging een uitgebreid locatieonderzoek aan vooraf. Graag gaan wij in gesprek met omwonenden en andere belanghebbenden om te horen welke maatregelen volgens u nodig zijn om de aanwezigheid van het azc zo goed mogelijk te laten verlopen.” Participatie- en communicatiemiddelen De direct-betrokkenen (belanghebbenden) worden op verschillende manieren geïnformeerd en kunnen participeren. -

-

Persoonlijk gesprek: collegeleden informeren de direct aanwonenden / betrokkenen in een persoonlijk gesprek aan de ‘keukentafel’. Dat geldt ook voor enkele stakeholders vanuit het maatschappelijk middenveld. Brieven: geselecteerde doelgroepen worden door middel van een brief geïnformeerd en uitgenodigd voor (een) bijeenkomst(en). Meerdere brieven zijn aan te raden. Bijvoorbeeld over het voornemen, als de werkzaamheden beginnen, enz. Participatiebijeenkomsten: De belanghebbenden worden uitgenodigd voor bijeenkomsten. Vooraf wordt duidelijk gemaakt waarover zij kunnen adviseren en wat randvoorwaarden zijn.

Ze worden eerst plenair bijgepraat over de plannen. Vervolgens gaan ze in groepjes uiteen onder begeleiding van (per groep) een collegelid, iemand van de projectgroep, een notulist. Mogelijke zorgen worden geïnventariseerd. In een tweede bijeenkomst kunnen mensen op thema meedenken over oplossingsrichtingen voor de zorgen die zijn geuit. Daarbij staat ook de vraag centraal: ”Hoe zorgen we ervoor dat iedereen in de wijk zo prettig mogelijk kan same leven.” In de loop van het traject kunnen we gaan werken met een afvaardiging van de belanghebbenden, wanneer zij dat ook willen. Er zijn steeds medewerkers van de gemeente, het COA en eventueel ambassadeurs aanwezig om vragen te beantwoorden. Overigens is de precieze invulling van de bijeenkomsten ook afhankelijk van het aantal aanmeldingen. Mogelijk zijn meerdere dezelfde bijeenkomsten op 1 avond nodig wanneer de belangstelling groot is. -

Tzt rondleiding op locatie voordat de vluchtelingen er zijn Filmpje met toelichting + laten zien hoe het erbinnen uitziet (voorbeeld Oegstgeest) Telefoonnummer delen voor vragen/klachten/overlast, aanmelden als vrijwilliger enz. Klankbordgroep

De volgende communicatiemiddelen kunnen op verschillende momenten in het proces voor de andere doelgroepen worden ingezet. Algemeen (voor iedereen) - Gemeentenieuws op de wekelijkse eigen pagina in de Barneveldse Krant plaatsen we informatie - Website: op www.barneveld.nl is alle informatie te vinden, incl. schetsen/tekeningen - Q & A (zowel op website, als bij KCC, voor beantwoorden van vragen) - Mailbox: via het e-mailadres azc@barneveld.nl kunnen vragen gesteld worden. - Social media: persberichten of andere nieuwtjes worden doorgeplaatst op de gemeentelijke social media. - Eventueel: Inloopbijeenkomst. Tijdens een inloopbijeenkomst in de buurt van de locatie wordt het plan toegelicht, worden schetsen getoond, medewerkers van de gemeente, het COA en eventueel ambassadeurs zijn aanwezig om vragen te beantwoorden. - Maillijst: doelgroepen kunnen hun e-mailadres achterlaten bij bijeenkomsten of via de website en zo op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen. - Inloopspreekuur waar inwoners langs kunnen komen om vragen te stellen. Vragen die daar binnenkomen weer verwerken in de Q&A op de website - Klankbordgroep met omwonenden en anderen (medewerkers van gemeente, Coa enz). De klankbordgroep komt gedurende de opvangperiode meerdere keren bij elkaar om te praten over de opvang. Hier worden zowel de dingen die goed gaan gedeeld, als de dingen die niet goed gaan.

Afstemming en korte lijntjes om zaken aan te passen/op te pakken. Maatschappelijke partners (vrijwilligersorganisaties, kerken, verenigingen, onderwijs enz) - Collegeleden informeren enkele stakeholders persoonlijk. - Informatiebrief - Bijeenkomst om informatie te geven en samen te bekijken of en zo ja welke hulp de organisaties eventueel kunnen geven. Ook luisteren naar hun zorgen. (bijvoorbeeld van sportverenigingen in de buurt). - Telefoonnummer delen voor vragen, aanmelden als vrijwilliger enz. Ondernemers - Informatiebrief - Aansluiten bij een vergadering die zij zelf hebben om vragen te beantwoorden - Eventueel een aparte bijeenkomst Gemeenteraad - Burgemeester informeert fractievoorzitters persoonlijk. - Collegevoorstel met rapportage versturen naar de raadsleden - Uitnodigen als toehoorder bij participatiebijeenkomsten - Rondleiding op locatie voordat de vluchtelingen er zijn

Pers -

Presentatie voor raadsleden/presidium Persgesprek: tijdens een persgesprek lichten collegeleden de locatiekeuze toe. Persbericht: rond belangrijke communicatiemomenten wordt een persbericht verspreid Rondleiding op locatie voordat de vluchtelingen er zijn

Interne organisatie • Intranetberichten incl. waar/bij wie zij meer informatie kunnen krijgen. • Filmpje met toelichting + laten zien hoe het erbinnen uitziet (voorbeeld Oegstgeest) • Informatie via de wekelijkse “Even bijpraten” van de gemeentesecretaris. • Informatie via de wekelijkse Interne nieuwsbrief

Bijlage 1: Communicatie / participatie fase 1 Fase 1: Communiceren voorlopige locatiekeuze NB: Besluitvorming + eerste indicatie van gesprekken met omwonenden: - Collegevergadering maart 2023 - Raadsvergadering juni/begin juli 2023 (voor de zomervakantie) Het plan is nog niet tot in detail klaar. Er is een voorlopige schets en er zijn ideeën/onderzoeken geweest. De voorkeurslocatie van het college is bekend. Voor de omwonenden van de locatie brengt deze eerste boodschap de meeste emotie met zich mee. De ervaring leert, dat zij een AZC niet “in hun achtertuin” willen. In een latere fase van de communicatie richten zij zich meer op ‘het voorkomen van zoveel mogelijk problemen, binnen het gegeven dat het besluit nu eenmaal is genomen’. Dat betekent dat juist deze eerste communicatie erg belangrijk is. Proces-informatie en het aanhoren van hun gevoelens zijn erg belangrijk. Het moet heel duidelijk zijn, waar ze over mee kunnen praten en wat randvoorwaarden (vaste gegevens) zijn. Zorgvuldig, met aandacht en persoonlijk communiceren, omdat: - Als er aan de voorkant geen ruimte wordt geboden om het gevoel te uiten, zoeken mensen hun eigen mogelijkheden op. Ze zullen dan bijvoorbeeld naar de raadszaal komen, de media opzoeken, enz.

- Hoe zorgvuldiger de communicatie al vanaf het begin is, hoe meer draagvlak er uiteindelijk zal zijn - Als gemeente willen we onze inwoners zo goed mogelijk bedienen. Als zij door gemeentelijke keuzes negatieve emoties ervaren, verdienen ze het ook dat de gemeente daarnaar luistert en hun zorgen meeneemt in het vervolgproces. Voorstel communicatiemiddelen en -planning fase 1 Doelgroep

Wat

Wie

Wanneer

Omwonenden (incl. kopers van kavels in nieuwbouwwijk Bloemendal)

Brief met informatie en uitnodiging

Communicatie + ondersteuning voor adressen, versturen en bezorgen Burgemeester, wethouders, Projectgroep Organisatie door projectondersteuner

Woe 12 april

Burgemeester, wethouders

Tussen 12 april en 11 mei, hiervoor paar momenten in de agenda's collegeleden.

Burgemeester

In de week van het collegebesluit (week 28 maart of week 4 april)

Griffie

Op de dag dat de fractievoorzitters worden geïnformeerd, worden het collegevoorstel en de

Informatieavond

Gemeenteraad

Persoonlijk bezoeken direct aanwonenden Bij de brief voor een kleine groep mensen zit een aparte voetnoot waarin wordt aangegeven dat ze het in hun aanmelding kunnen aangeven als ze een persoonlijk bezoek van een collegelid willen. Burgemeester informeert de fractievoorzitters vertrouwelijk persoonlijk Collegevoorstel naar de raad

Do 11 mei

Maatschappelijke organisaties/ondernemers in de buurt

Brief met informatie en uitnodiging om als toehoorder aanwezig te zijn bij bijeenkomsten Telefonisch contact met enkele stakeholders

Projectleider/Communicatie/Griffie

Brief met informatie en uitnodiging voor gesprek

Communicatie met Soc. Domein

Leden van het college

rapportage verstuurd onder embargo. Vertrouwelijk tot en met 12 april. 12 april

Tussen het moment van collegebesluit en bijeenkomst op 11 mei 12 april

Bijeenkomst maatschappelijke partners

11 mei einde middag met broodje (voor de andere bijeenkomst aan)

Partijen die in Bloemendal bezig zijn met verkoop grond (projectontwikkelaars, makelaars, woningstichting?)

Persoonlijk telefoontje van contactpersoon bij gemeente/projectleider

Programmadirecteur fysieke ontwikkelopgaven

12 april tweede helft van de middag

Pers

Persbericht en persgesprek Persgesprek na bijeenkomst

Communicatie en burgemeester

12 april middag

Communicatie/burgemeester

11 mei

Interne organisatie

Bericht op intranet ‘Even bijpraten’ Wabe Reguliere interne nieuwsbrief

Communicatie Gemeentesecretaris Webteam

12 april 17 april Overleggen met webteam, maar na 12 april

Algemeen (voor iedereen)

Q&A op website Mailadres azc@barneveld.nl in gebruik en bijhouden Gemeentepagina in huis-aan-huisblad Reguliere externe gemeentelijke nieuwsbrief Social media

Webteam Al gereed

12 april gereed Al gereed

Communicatie

13 april

Webteam

Overleggen met webteam, maar na 12 april 12 april namiddag

Communicatie

Belangrijk: directe belanghebbenden en gemeenteraadsleden informeren vóórdat de informatie in de krant staat Uitwerking Brieven In de brief naar omwonenden staat: - Wat, waar, hoe lang, hoeveel (de informatie die we wel hebben) - Proces (wat gebeurt er de komende weken) - Uitnodiging voor informatieavond live en/of dag later digitale bijeenkomst

-

Doel avond (Locatie azc staat niet ter discussie, waarom dan toch avond) Dat we vervolgavonden organiseren om in gesprek te gaan over de verdere invulling van het azc

*Brieven worden persoonlijk bezorgd waar dat kan en verstuurd naar mensen die er nog niet wonen, maar wel een kavel hebben gekocht. *Direct omwonenden waar collegeleden 1-op-1 mee gaan praten, krijgen aangepaste brief waarin aangegeven wordt dat ze een afspraak kunnen maken voor bezoek van collegelid. In de brief naar maatschappelijke organisaties (ook scholen, kerken enz.) en ondernemers staat: - Wat, waar, hoe lang, hoeveel (de informatie die we wel hebben) - Proces wat gebeurt er de komende weken) - Dat we hen graag in het nieuwe jaar uitnodigen om in gesprek te gaan over hoe we er samen voor kunnen zorgen dat de komst van het azc zo goed mogelijk verloopt In de brief naar de gemeenteraad staat: - Wat, waar, hoe lang, hoeveel (de informatie die we wel hebben) - Proces (wat gebeurt er de komende weken) - Hoe we de belanghebbenden betrekken - Dat ze als toehoorder aanwezig kunnen zijn bij informatieavond live en/of dag later digitale bijeenkomst - Doel avond (Locatie staat niet ter discussie, waarom dan toch avond)

Participatie avond Datum: donderdag 11 mei - Het kost tijd om via diverse partijen de adressen te krijgen, de cirkel van genodigden te bepalen, ervoor te zorgen dat ook alle andere communicatiemiddelen tegelijkertijd klaarstaan (Q en A, persbericht, brieven naar raad, andere doelgroepen, interne communicatie, enz.). - Voorafgaand aan de informatieavond moeten de direct omwonenden zijn bezocht door collegeleden. Ook dat kost tijd, aangezien dat op afspraak gaat. - Er moet wat tijd zitten tussen de uitnodiging en het moment van de informatieavond. Anders hebben mensen het gevoel dat ze niet serieus worden genomen; ze moeten hun eventuele afspraken kunnen verzetten, oppas regelen enz. De direct omwonenden worden daarvoor al persoonlijk bezocht. Voorstel locatie - Hulpverleningscentrum aan de Nijkerkerweg (grote vergaderzaal of de kantine), indien mogelijk voor aantal genodigden - De Oosterboshal in Barneveld. - Johannes Fontanus College in Barneveld Genodigden Er moet door een groep mensen worden gekeken naar de exacte cirkel. - In ieder geval worden de mensen uitgenodigd in het gebied begrensd door A1(West), spoorlijn (Noord), Bloemendaallaan (Oost) en Laan van Verzet (Zuid)). Daarin liggen bijvoorbeeld straten als Nijkerkerweg, Peutweg, Buitenhuisweg).

- Omdat de beoogde locatie aan de Nijkerkerweg in/bij plangebied 2a van nieuwbouwwijk Bloemendal ligt, is het verstandig om ook toekomstige bewoners van Bloemendal uit te nodigen (kopers/bewoners gebied 1 en potentiële kopers 2b, verkoop onlangs gestart). Waarschijnlijk komen zij er niet speciaal voor. Ze krijgen op deze manier toch de mogelijkheid om de informatie te krijgen en hun mening te geven. - Plaatselijk Belang Barneveld en Wijkplatform Noord-Oost - Raadsleden - Men moet zich vooraf aanmelden via het mailadres azc@barneveld.nl

Gespreksleider Het is verstandig om een externe gespreksleider voor de informatieavond in te huren. Deze kan de orde bewaren, structuur aanbrengen, enzovoorts. Dit is ook gebleken tijdens de informatieavonden rondom de crisisnoodopvang in Voorthuizen. Opzet van de avond - Persoonlijk welkom heten bij de deur (burgemeester en wethouder(s)) - Opening door gespreksleider, incl. spelregels, duidelijk aangeven wat het eindtijdstip is, inkadering van waar het over gaat (locatie niet ter discussie, wel graag horen hoe men er tegenaan kijkt en wanneer/waarover men nog mee kan praten) - Informatie geven over nut, noodzaak, hoe lang, hoeveel enz. (burgemeester) - Ruimte geven voor reacties uit de zaal (gespreksleider leidt in goede banen) - Aan het einde van het plenaire stuk aangeven hoe het vervolgproces eruitziet en dat we bij hen terugkomen zodra er meer bekend is. - In kleinere groepjes uiteen, zodat we echt aandacht kunnen hebben voor individuele vragen/zorgen. Aandachtspunten - We zijn er deze avond voor de aanwezigen - Een duidelijke eindtijd noemen en aanhouden. - Vooral input ophalen, niet direct inhoudelijk reageren, vooral luisteren.

- Achter de keuze staan, duidelijk laten merken dat de gemeente vluchtelingen opvangt vanuit overtuiging - Vriendelijk blijven; dit zijn mensen met zorgen, die deze soms ongenuanceerd brengen Inhoud die aan bod moet komen - informatie geven over noodzaak, waarom die locatie en feiten en cijfers (hoeveel, hoe lang, wanneer, enz.) - informatie over het proces en waar men invloed op heeft - Gevoelens en gedachten van omwonenden ophalen. - Vervolgproces schetsen: nog vervolgavonden en eventueel een klankbordgroep Persoonlijke gesprekken met direct omwonenden - Bepalen welke woningen horen bij de direct omwonenden - In die brieven aangeven dat een collegelid graag een half uurtje langskomt om te praten over de komst van het azc. Zij kunnen daarvoor een afspraak maken met het secretariaat - Gesprek bestaat uit: i. Kort vertellen wat de plannen zijn ii. Luisteren naar reactie iii. Aangeven dat er nog een informatieavond komt en een digitale avond en dat we ook de komende maanden bij hen terugkomen.