B-4.11 Besluit B&W inzake Niet gedekte extra inhuurkosten afdeling B&D.pdf

-1Afdeling: Bestuur en Dienstverlening Behandelaar: Wessels, Jan Telefoonnummer: 0342 - 495 846 Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. <Neem dossiernr over uit Ibabs> Barneveld, Portefeuillehouder: A.H. van de Burgwal Op overzicht Bestaand beleid (website)

Niet gedekte extra inhuurkosten afdeling Bestuur & Dienstverlening eerste helft 2020

Gevraagde beslissing: 1. Een extra bedrag van € 134.693,-- beschikbaar te stellen voor het budget voor inhuur personeel derden. 2. Het benodigde extra budget te dekken door verlaging van de incidentele begrotingsruimte 2020. 3. Dit bedrag door de raad te laten autoriseren via de maandrapportage (rubriek F) .

1. Inleiding Door diverse omstandigheden en redenen is het nodig om – zoals ook reeds bij de afdelingsrapportages over april en mei van dit jaar gemeld - voor de afdeling Bestuur & Dienstverlening voor de eerste helft van 2020 een budgetaanpassing te doen vanuit de incidentele begrotingsruimte 2020 om daarmee noodzakelijkerwijs extra gemaakte inhuurkosten te kunnen dekken. In dit voorstel zal ik deze nader toelichten.

2. Beoogd effect a) Meetbaar effect: Niet van toepassing. b) Maatschappelijk effect: Ondanks diverse personele en organisatorische ontwikkelingen is de continuïteit van de bedrijfsvoering op diverse terreinen gewaarborgd gebleven.

3. Argumenten 3.1.1 De procedure voor het beschikbaar stellen van extra budget verloopt via uw college. De algehele werkwijze met betrekking tot de dekking van inhuurkosten is dat deze kosten worden gedekt door eventuele vacaturegelden binnen de afdeling, eventueel gecombineerd met het kunnen doen van een aanspraak op het bestaande concernbudget ten behoeve van vervanging wegens ziekte. Een aanvraag van alle overige extra kosten van benodigde inhuur verloopt via uw college in het kader van de maandrapportage (incidentele begrotingsruimte). 3.1.2 Als gevolg van diverse personele en organisatorische redenen is het in de eerste helft van 2020 noodzakelijk geweest om extra kosten te maken ten behoeve van de tijdelijke inhuur van extern personeel. In totaal gaat dan het om een bedrag van € 134,693, die zijn gemaakt ten behoeve van de hierna volgende onderdelen:  Concern-control (€ 36.800)  Juridische Zaken (€ 20.000)  Communicatie (€ 77.893) Extra kosten inhuur/nieuwe medewerker Concern-control: € 36.800 In december 2019 is een vacature ontstaan voor de functie van concerncontroller. Deze functie is begin door de directie eerst tijdelijk ingevuld door middel van de inhuur van een externe concerncontroller. De meerkosten voor het eerste half t.o.v. het beschikbare vacaturebudget bedragen tot 1-7-2020 € 36.800.

Door de directie is besloten om eerst nader onderzoek te doen naar de juiste invulling van de functie. Het wervingstraject zal naar verwachting in de tweede helft van dit jaar worden doorlopen. De extra kosten ontstaan als gevolg van het feit dat inhuur sowieso substantieel duurder is dan het kunnen beschikken over een reguliere functionaris. Extra kosten inhuur Team Juridische Zaken € 20.000 Hier worden eveneens noodzakelijkerwijs extra inhuur kosten gemaakt. Vanwege een tijdelijke uitplaatsing van een medewerker bij een andere gemeente kon nog geen definitieve invulling worden gegeven aan ontstane vacatureruimte. Vandaar de extra kosten. Zeer recent is overigens duidelijk dat de externe uitplaatsing definitief is geworden voor betrokken medewerker. Er kan nu gewerkt worden aan verdere definitieve invulling van de vacatureruimte bij het team in de tweede helft van dit jaar, waardoor inhuurkosten in de loop van dit jaar kunnen worden afgebouwd.

-2Communicatiekosten als gevolg van extra inhuur: € 77.893 In de vorige budgetrapportage van de afdeling B&D aan uw college in december 2019 is uitgebreid gerapporteerd over het transformatieproces bij team Communicatie. Onder leiding van een teamleider a.i. wordt gewerkt aan de definitieve invulling van het team Communicatie op basis van toegekende vaste formatie. We kunnen melden dat we onlangs twee medewerkers hebben kunnen aanstellen. Verheugend nieuws. Zeker, nadat eerdere werving steeds maar niet tot resultaat kon leiden. Nu dus wel! De twee nieuwe medewerkers stromen de komende tijd in. De transformatie is daarmee nog niet afgerond en nog niet alle vacatureruimte is ingevuld. Inhuur is nog nodig. Zeker ook gezien de afgelopen periode van de “zandcrisis” en de huidige periode, waarin we geconfronteerd werden met COVID-19 maatregelen. Extra inhuur is onmisbaar is om alle taken goed te kunnen vervullen met alle daarbij behorende extra communicatieactiviteiten.

4. Kanttekeningen Alles is er op gericht om in de tweede helft van dit jaar maatregelen te treffen om de extra inhuur af te bouwen. Er zijn maatregelen noodzakelijk om te voorkomen dat de extra kosten zich doorzetten in de tweede helft van 2020. Extra kosten worden ook hier verklaard door het feit dat inhuur sowieso substantieel duurder is als reguliere bezetting. Alles is erop gericht om in tweede helft van dit jaar de reguliere bezetting zo veel mogelijk te voltooien. Voorzienbaarheid van de noodzakelijke uitgaven Het tijdig rapporteren over budgetafwijking(en) is in de praktijk nogal eens lastig. Het kan dan gebeuren dat het dan in zekere zin de facto een autorisatie achteraf wordt, omdat een en ander niet tijdig genoeg kon worden geagendeerd. Afgesproken is om in dit najaar op concernniveau hierover nieuwe afspraken te maken gericht op het tijdig in beeld brengen van mogelijke extra incidentele kosten gedurende het lopende begrotingsjaar en deze voor te leggen aan het college. .

5. Financiën Met inhuur is in de eerste helft van 2020 een bedrag van € 134.693,-- gemoeid. Het is noodzakelijk dat hiervoor aanvullend budget beschikbaar wordt gesteld.

6. Uitvoering Planning: Er zijn reeds diverse trajecten in gang gezet op de inhuur in de tweede helft van 2020 af te bouwen.