B-4.1 Besluit B&W digitale toegankelijkheid, beleid en svz d.d. 17-9-24

Aandachtsgebied: Dienstverlening Team KCC/Publiekszaken Behandelaar: E. Kok Telefoonnummer: 0342495286

Voorstelnr. NOG VULLEN Barneveld, 9 september 2024 Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken

Onderwerp: Digitale toegankelijkheid, beleid en stand van zaken

Gevraagde beslissing: 1. Kennisnemen van en instemmen met het voorgestelde beleid en prioritering omtrent digitale toegankelijkheid van het online landschap van de gemeente Barneveld; 2. Kennisnemen van en instemmen met de toegankelijkheidsverklaringen voor de websites en apps die in opdracht van de gemeente Barneveld tot stand zijn gekomen; 3. De raad informeren via Rubriek B van de lijst van ingekomen stukken.

1. Inleiding Zoals de organisatie sinds begin 2024 ook in woord benadrukt bij de entree van ons gemeentehuis is iedereen welkom bij onze gemeente. In lijn hiermee heeft iedereen het recht om gelijkwaardig toegang te krijgen tot alle openbare digitale informatie en dienstverlening. Dat geldt dus ook voor mensen met een (functie)beperking. Nederlandse overheidswebsites en -apps moeten daarom verplicht toegankelijk worden gemaakt. We streven ernaar dat iedereen zoveel mogelijk mee kan doen in de maatschappij. • Overheidsorganisaties hebben een continue inspanningsverplichting om al hun websites, apps en webbased systemen toegankelijk(er) te maken en houden. De Europese standaard die hierbij geldt is de EN 301 549 (waarin op dit moment WCAG 2.1 niveau A en AA als norm voor overheden is gesteld). o Denk hierbij aan het correct gebruik contrast, betekenisvolle links, alternatieve teksten bij afbeeldingen en een logische structuur en opbouw van sites en documenten. • Overheidsorganisaties zijn verplicht om minimaal 1 keer per jaar voor alle websites en apps een actuele toegankelijkheidsverklaring op te stellen. Daarnaast stellen ze een overzicht van deze verklaringen beschikbaar. De verklaringen zijn onderbouwd met een onafhankelijk onderzoek.

• In een toegankelijkheidsverklaring staan de status en de maatregelen die de organisatie neemt, inclusief een planning, om de website of app toegankelijk(er) te maken en te houden. • De overheidsorganisaties hebben een feedback- en klachtenmechanisme ingebouwd voor ontoegankelijkheden. De wet waarin bovenstaande is neergelegd is de Wet digitale overheid (Wdo), uitgewerkt in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Dit besluit geldt vanaf juli 2018. Vanaf juli 2023 is het besluit onderdeel geworden van de Wet digitale overheid. Digitale toegankelijkheid is ook onderdeel van ons lokaal inclusiebeleid zoals beschreven in het beleidskader inclusie ‘Meedoen is vanzelfsprekend’. Om toegankelijkheid te behouden en verbetering te bereiken in onze organisatie is er behoefte aan afspraken in onze organisatie. Dit zijn afspraken over hoe we aan deze eisen gaan voldoen en hoe we steeds een stap vooruit zullen zetten en geen stap terugzetten.. De laatste verantwoording aan het college was in september 2022. In bijlage II is een overzicht van de verklaringen opgenomen. Dit leggen wij aan u voor omdat u als college verantwoordelijk bent voor de digitale toegankelijkheid van de gemeente.

2. Beoogd effect

a) Meetbaar effect • De Gemeente Barneveld heeft actuele verklaringen opgesteld over de websites en applicaties van de gemeente. Hierin is de mate van toegankelijkheid van de betreffende website of

-2applicatie opgenomen en de beoogde maatregelen om deze toegankelijkheid te verbeteren én te behouden. • Op www.barneveld.nl/over-de-site-en-privacyverklaring/digitale-toegankelijkheid is een overzicht gepubliceerd van websites en webapplicaties die onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Barneveld vallen, waar de toegankelijkheidsverklaringen zijn in te zien en hoe burgers problemen rondom toegankelijkheid kunnen melden. b) Maatschappelijk effect • De Gemeente Barneveld heeft een organisatie breed vastgesteld beleid en prioritering voor digitale toegankelijkheid. Hierdoor bereikt de gemeente om duurzaam ‘in control’ te zijn op ons online landschap. • De websites, applicaties en webbased systemen van de gemeente Barneveld worden kwalitatief beter en hebben een grotere vindbaarheid door de juiste toepassing van de richtlijnen digitale toegankelijkheid. • Iedereen in de Barneveldse samenleving kan (zelfstandig) de websites en applicaties van onze organisatie bezoeken en gebruiken.

3. Argumenten 1.1 Draagvlak door centrale afspraken en prioritering Het vraagstuk digitale toegankelijkheid is om verschillende redenen een uitdaging. Het raakt verschillende (werk)processen door de gehele organisatie en het geldt voor alle interne en externe websites, applicaties en webbased systemen. Daarnaast heeft het toegankelijker maken van het bestaande online landschap een andere aanpak nodig dan die van het nieuwe online landschap. Daarom zijn er centrale afspraken en prioritering nodig. Door deze centrale afspraken en prioritering wordt er draagvlak gecreëerd voor de aanpak digitale toegankelijkheid in onze organisatie en kan er ook controle plaatsvinden. Waardoor we als organisatie steeds een stapje verbeteren. 1.2 (Digitale) Inclusie Door een beleid op digitale toegankelijkheid wordt (digitale) inclusie versterkt in onze organisatie. Onze dienstverlening moet toegankelijk zijn voor iedereen.

De criteria waaraan een website of app moeten voldoen in het kader van toegankelijkheid bieden diverse voordelen voor zowel de gebruiker als de gemeente: • iedereen kan makkelijker navigeren over websites en in apps van de gemeente Barneveld; • door kwalitatieve verbetering is gemeentelijke informatie beter te vinden en te doorzoeken; • het leidt tot positieve klantbeleving omdat websites en apps beter functioneren; • door digitale toegankelijkheid (de juiste toepassing van de internationale norm WCAG die instructies geeft over contrast, alternatieve teksten, toetsenbordnavigatie, etc.) kunnen personen met een (functie)beperking zelfstandig de websites en diensten van de gemeente gebruiken. 1.3 Raakvlak andere wetgeving Toegankelijkheid raakt ook andere wetgeving, zoals de Wet open overheid. Om ook aan deze wettelijke verplichtingen te voldoen is een aanpak voor digitale toegankelijkheid cruciaal. 2.1 Wettelijk verplicht Onder onze wettelijke verplichting valt het publiceren van actuele toegankelijkheidsverklaringen. Hiermee maken we de resultaten van onze inspanningsverplichting inzichtelijk. 3.1 Het toezenden van de stukken naar de raad via rubriek B is de gebruikelijke wijze.

4. Kanttekeningen •

De toegankelijkheidsverklaringen geven een momentopname. De gemeente werkt continu aan de toegankelijkheid van de door ons ingezette websites en apps, maar niet alle tussentijdse inspanningen zijn hiermee zichtbaar te maken. Op basis van de toegankelijkheidsverklaringen kan een vertekend beeld ontstaan. Wel worden de toegankelijkheidsverklaringen in ieder geval jaarlijks bijgewerkt om dit zo veel mogelijk tegen te gaan.

•

-3Hoewel er rondom toegankelijkheid wordt gesproken in termen van websites en apps, is het Besluit van toepassing op domeinen, intranetten, extranetten en cloudapplicaties. Bij een groot aantal applicaties is medewerking van de leverancier vereist. Als opheffen of het aanschaffen van een nieuw product geen optie is, dan is het aanpassen van deze applicaties een ingrijpend en tijdrovend proces. Om die reden moet de gemeente in haar aanpak van dit totale applicatielandschap prioriteren. De prioritering is bijgewerkt in het document Beleid digitale toegankelijkheid van juli 2024. Met betrekking tot het bestaande online landschap is bepaald dat ons hoofddienstverleningskanaal www.barneveld.nl en haar subsites/themasites de hoogste prioriteit hebben, alsmede de websites en apps waarlangs 80% van onze dienstverlening plaatsvindt.

5. Financiën Voor 2024 en 2025 is er per jaar binnen het budget van het programma dienstverlening €15.000 beschikbaar voor digitale toegankelijkheid (toegankelijkheidsonderzoeken).

6. Participatie en communicatie

a) Participatie Participatie is niet van toepassing op dit voorstel. b) Communicatie Na vaststelling van het voorgestelde beleid zal de inhoud en uitvoering in de reguliere communicatie over dienstverlening worden meegenomen.

7. Vervolgstap

De functionaris verzorgt vanaf 2024 jaarlijks de verantwoording over de status van de diverse toegankelijkheidsverklaringen en de organisatorische maatregelen aan het college en dit wordt ter kennisneming aangeboden aan de raad. Na vaststelling van het voorgestelde beleid en prioritering zal tot begin 2025 de nadruk liggen op het concretiseren en uitrollen van de adoptie en borging van digitale toegankelijkheid in onze organisatie.

8. Bijlagen

Bijlage 1: Beleid digitale toegankelijkheid Bijlage 2: Overzicht toegankelijkheidsverklaringen

Beleid digitale toegankelijkheid Versie 1.0 augustus 2024

Inhoud 1.

Inleiding .........................................................................................................................................................................2

2.

Verklaringen en onderzoek ...................................................................................................................................2

3.

Prioriteiten en onderdelen online landschap ................................................................................................2

4.

Voorgestelde prioritering t.a.v. het bestaande online landschap..........................................................3 4.1 PDF en kantoorbestandsformaten ...................................................................................................................5

5.

Voorgestelde besluiten t.a.v. nieuwe websites, apps en webbased systemen.................................6 5.1 PDF en kantoorbestandsformaten ...................................................................................................................8 5.2 Online (visuele) content .......................................................................................................................................9

6.

Kennis en vaardigheden ..........................................................................................................................................9

Bijlage 1 Adoptie en borging ........................................................................................................................................10 Bewustwording .............................................................................................................................................................10 Handreiking ....................................................................................................................................................................10 Opleiding ..........................................................................................................................................................................10 Vraagstuk kantoorbestandsformaten en PDF..................................................................................................11 Verantwoording ............................................................................................................................................................11 Bijlage 2 Grondslag wet- en regelgeving .................................................................................................................12

Versie 0.1 (concept) 0.5 (concept)

1.0

Auteur Eva Kok Eva Kok

Eva Kok

Distributie Jacqueline Kok-du Mez Jacqueline Kok-du Mez Peter ter Telgte Erik Jager Ruud Booltink Jacqueline Kok-du Mez

Aanpassingen -

Inleiding opgenomen Tekst onder 4 en 4.1 na vragen verduidelijkt Adoptie en borging in bijlage toegevoegd Zinsbouw en tekstuele aanpassingen

1

1. Inleiding Iedereen heeft het recht om gelijkwaardig toegang te krijgen tot alle openbare digitale informatie en dienstverlening. Dat geldt dus ook voor mensen met een (functie)beperking. Nederlandse overheidswebsites en -apps moeten daarom verplicht toegankelijk worden gemaakt. Zo kan iedereen meedoen in de maatschappij. •

•

• •

Overheidsorganisaties hebben een continue inspanningsverplichting om al hun websites, apps en webbased systemen toegankelijk te maken en te houden. De Europese standaard die hierbij geldt is de EN 301 549 (waarin op dit moment WCAG 2.1 niveau A en AA als norm voor overheden is gesteld). Overheidsorganisaties zijn verplicht om minimaal 1 keer per jaar voor alle websites en apps een actuele toegankelijkheidsverklaring op te stellen. Daarnaast stellen ze een overzicht van deze verklaringen beschikbaar. In een toegankelijkheidsverklaring staan de status en de maatregelen die de organisatie neemt, inclusief een planning, om de website of app toegankelijk(er) te maken en te houden. De overheidsorganisaties hebben een feedback- en klachtenmechanisme ingebouwd voor ontoegankelijkheden.

De wet waarin bovenstaande is neergelegd is de Wet digitale overheid (Wdo), uitgewerkt in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Dit besluit geldt vanaf juli 2018. Vanaf juli 2023 is het besluit onderdeel geworden van de Wet digitale overheid.

2. Verklaringen en onderzoek De weg naar digitale toegankelijkheid is een continue inspanningsverplichting. Jaarlijks worden de toegankelijkheidsverklaringen van de verschillende websites, webbased systemen en mobiele applicaties van de gemeente Barneveld bijgewerkt. Deze toegankelijkheidsverklaringen moeten worden onderbouwd met een toegankelijkheidsonderzoek volgens onderzoeksmethode WCAG-EM. Voor de uitvoering van deze onderzoeken wordt samenwerking gezocht met de leverancier van het product en laat de gemeente Barneveld een volledig of een deelonderzoek (techniek/content) uitvoeren. Een dergelijk verplicht toegankelijkheidsonderzoek is maximaal 3 jaar geldig en wordt uitgevoerd door een onafhankelijk onderzoeksbureau tegen de dan geldende norm.

3. Prioriteiten en onderdelen online landschap Om in control te raken op digitale toegankelijkheid is het nodig om een aantal prioriteiten te stellen in de aanpak. Hierin maken we onderscheid naar: I. het bestaande online landschap van de gemeente Barneveld en II. nieuwe toevoegingen aan het online landschap of uitbreiding/updates/upgrades binnen het landschap.

2

In het online landschap onderscheiden we de volgende onderdelen: 1. websites: a. volledig in opdracht van de gemeente Barneveld; b. deels in opdracht van de gemeente Barneveld of deelname aan een website als onderdeel van een bestuurlijke samenwerking; c. ontwikkeld voor de uitvoering van een publieke taak namens de gemeente Barneveld; d. delen van lokale informatie op websites van ‘hogere’ overheden; 2. webbased systemen, cloudapplicaties, extranetten, intranetten (simpelweg: alle systemen waar de inwoner, ondernemer of medewerker via een internetbrowser toegang toe krijgt); 3. mobiele applicaties ofwel ‘apps’ bedoeld voor mobiele apparatuur als tablet of smartphone; 4. informatie gepubliceerd in kantoorbestandsformaten op platformen zoals vermeld bij nummers 1 t/m 3 (pdf’s).

4. Voorgestelde prioritering t.a.v. het bestaande online landschap In het toegankelijk maken van het bestaande online landschap van de gemeente Barneveld hanteren we de volgende prioritering: 1) Ons hoofd dienstverleningskanaal: www.barneveld.nl en haar subsites/themasites hebben de hoogste prioriteit. Dit zijn websites die volledig in opdracht van gemeente Barneveld zijn gebouwd. De toegankelijkheidsvereisten zijn opgenomen in beheer- en onderhoudsovereenkomsten. De kennis van toegankelijke websites en toegankelijk schrijven is onderdeel van de competenties en vaardigheden van de medewerkers van het webteam. Toegankelijk schrijven is een competentie en vaardigheid van alle medewerkers die beleidsdocumenten opstellen. 2) Webbased systemen en apps waarlangs 80% van alle online dienstverlening plaatsvindt. Het startpunt voor deze dienstverlening ligt voor de burger op een pagina op www.barneveld.nl. Hiertoe moeten afspraken worden gemaakt met leveranciers van de achterliggende systemen. We breken geen contracten open. Op basis van de aanbestedingskalender wordt bij het eerstvolgende natuurlijke moment de afspraken met de leveranciers herijkt. We herijken dan overeenkomsten en stellen dezelfde eisen m.b.t. toegankelijkheid in de overeenkomst zoals geformuleerd voor het inkopen van nieuwe apps, websites en webbased systemen. We voeren hier actief leveranciersmanagement op.

Om in aanmerking te komen, moet een leverancier bij aanvang van de nieuwe periode aan minimaal 80% van de WCAG-normen voldoen en een plan van 3

aanpak hebben om binnen 2 jaar 100% te voldoen. 3) De websites buiten het domein barneveld.nl om die volledig in opdracht van de gemeente Barneveld zijn gebouwd. De decentrale eigenaar kan kiezen uit de volgende scenario’s: Scenario A: website opheffen Scenario B: website opheffen en informatie overbrengen naar thema- of subsite onder het barneveld.nl- domein. Het beheer van de website wordt gecentraliseerd bij communicatie/webteam. Scenario C: website continueren; De decentrale eigenaar laat deze toetsen door onafhankelijk bureau aan de WCAG-normen, aan de site wordt een toegankelijkheidsverklaring toegevoegd inclusief een plan van aanpak voor verbetering op de geconstateerde problemen. De verklaring en het plan van aanpak worden geactualiseerd. De decentraal redacteur laat zich scholen in digitale toegankelijkheid en toegankelijk schrijven voor het web. 4) De reeds online gepubliceerde pdf’s of ander type kantoorbestanden, gepubliceerd vanaf 23 september 2018 Zie verder bij pdf’s voor aanpak 5) De websites die de gemeente buiten het barneveld.nl domein om samen met partners heeft gebouwd of waar Barneveld via een subsidie of convenant een aandeel in heeft. Hierbij zoeken we naar natuurlijke momenten om de afspraken met partners en diens leverancier(s) te herijken om aan de verplichting van digitale toegankelijkheid te voldoen.

Dit wordt in de subsidievoorwaarden of convenant opgenomen. 6) Webbased systemen en apps waarlangs de overige 20% van de online dienstverlening plaatsvindt in opdracht van gemeente Barneveld. Hierbij zoeken we naar natuurlijke momenten om de afspraken met leveranciers te herijken; we volgen hierin de vervangingskalender van contractbeheer en I&A. Hierbij staan we toe dat een systeem nog niet volledig toegankelijk is, mits er contractueel een aanpak is vastgesteld dat tijdens looptijd van de overeenkomst er voortuitgang wordt geboekt en deze ook wordt bewezen en gerapporteerd door de leverancier.

4

7) Websites ontwikkeld voor de uitvoering van een publieke taak namens de gemeente Barneveld; Hierbij zoeken we naar natuurlijke momenten om de afspraken met leveranciers te herijken; we volgen hierin de vervangingskalender van contractbeheer en I&A. Hierbij staan we toe dat een systeem nog niet volledig toegankelijk is, mits er contractueel een aanpak is vastgesteld dat tijdens looptijd van de overeenkomst er voortuitgang wordt geboekt en deze ook wordt bewezen en gerapporteerd door de leverancier. 8) Webbased systemen, apps en intranet bedoeld voor intern gebruik. Hierbij zoeken we naar natuurlijke momenten om de afspraken met leveranciers te herijken; we volgen hierin de vervangingskalender van contractbeheer en I&A. Hierbij staan we toe dat een systeem nog niet volledig toegankelijk is, mits er contractueel een aanpak is vastgesteld dat tijdens looptijd van de overeenkomst er voortuitgang wordt geboekt en deze ook wordt bewezen en gerapporteerd door de leverancier. 9) Indien de gemeente Barneveld informatie (verplicht) publiceert in webbased systemen, dan wel op websites, of gebruik maakt van apps van hogere overheden, volgen wij het ontwikkelpad van de betreffende overheidsinstantie. Hierbij vinden wij het wel onze verantwoordelijkheid om ervaren problemen met de toegankelijkheid van het webbased systeem, de app of website te melden aan de betreffende instantie.

10) De reeds online gepubliceerde pdf’s of ander type kantoorbestanden van vóór 23 september 2018 die nog onderdeel zijn van een actief administratief proces. Zie verder aanpak pdf’s.

4.1 PDF en kantoorbestandsformaten Aanpak van pdf’s of kantoorbestandsformaten die sinds 23 september 2018 door de gemeente online zijn gepubliceerd • •

•

Uitgangspunt voor digitale formulieren is het Zaaksysteem, waar dit niet mogelijk is wordt een Pdf formulier omgebouwd naar een e-formulier. Indien het betreffende document een rapport of soortgelijk naslagwerk betreft: deze wordt of in een toegankelijke pdf gepubliceerd of we nemen een samenvatting in html op en maken het hele rapport opvraagbaar. Indien de informatie in de pdf ‘gefixeerde’ juridische informatie (informatie waarbij om juridische redenen het brondocument niet gewijzigd mag worden) betreft: o Is deze nog actueel het komende jaar (gerekend vanaf 1 oktober 2024)? Zo ja: brondocument om laten bouwen en toegankelijke pdf publiceren. Zo nee: informatie verwijderen.

5

• •

• • •

Indien het een document betreft met een wettelijke publicatieplicht met vormvereisten: vormvereisten volgen. Beleidsregels en verordeningen: zijn toegankelijk gepubliceerd en beschikbaar op overheid.nl na vaststelling door het betreffende bestuursorgaan. Er is online een toegankelijke versie beschikbaar; de versies in iBabs gaan we niet meer corrigeren. We verwijzen in communicatie naar de toegankelijke versie op overheid.nl. Bekendmakingen: zijn toegankelijk gepubliceerd op overheid.nl; we verwijzen naar deze bekendmakingen en maken geen lokale kopieën aan. Kennisgevingen; zijn toegankelijk gepubliceerd op overheid.nl; we verwijzen naar deze kennisgevingen en maken geen lokale kopieën aan. Vergaderstukken in iBabs De hoofdlijn: de gemeente geeft in haar inspanningen voorrang aan het toegankelijk krijgen van aankomende bestuurlijke besluitvorming en de bijbehorende documentatie. Aanpak ten aanzien van de bestaande gepubliceerde set vergaderstukken: o verordeningen: niet aanpassen of verwijzen naar officiële versie op overheid.nl o visies, plannen, onderzoeksrapporten, beleidsdocumenten: ▪ Als document binnen 1 jaar vervangen wordt door nieuwe versie: niets mee doen. ▪ Als document binnen 2 jaar vervangen wordt door nieuwe versie: eerst pdf technisch beter laten functioneren door metadata toe te voegen.

▪ Overige documenten: eerst pdf technisch beter laten functioneren door metadata toe te voegen. Brondocument (laten) aanpassen en toegankelijke versie publiceren op basis van meldingen via de feedback procedure. o ingestuurde brieven (van derden): niets mee doen o moties, schriftelijke vragen: omwille van de juridische integriteit alleen pdf technisch beter laten functioneren; het bronbestand niet bewerken.

5. Voorgestelde besluiten t.a.v. nieuwe websites, apps en webbased systemen 1. Alle nieuwe websites, apps en webbased systemen kopen we in onder GIBIT ongeacht de waarde van de opdracht. 2. Bij uitvraag in het kader van aanbesteding, neemt de gemeente Barneveld op: - De te leveren ICT-prestatie dient te voldoen aan de internationale standaard EN 301 549 en de geldende WCAG-norm met betrekking tot toegankelijkheid en de leverancier dient dit bij oplevering van de ICT-prestatie door middel van een toegankelijkheidsonderzoek aan te tonen; - Indien uit het onderzoek blijkt dat de ICT-prestatie bij oplevering nog niet volledig aan de op dat moment geldende toegankelijkheidnorm voldoet, dient de leverancier per afwijking gespecifieerd aan te geven wat de oorzaak is, het gevolg voor gebruikers van de ICT-prestatie, of een alternatief beschikbaar is, welke maatregel genomen gaat worden om de afwijking op te heffen en een datum waarop de maatregel zal zijn uitgevoerd. 6

-

-

De leverancier dient het toegankelijkheidsonderzoek aan de gemeente ter beschikking te stellen. Het toegankelijkheidsonderzoek dient als onderbouwing van de door de gemeente op te stellen toegankelijkheidsverklaring met betrekking tot de leveren ICT-prestatie en zal in dat verband gepubliceerd worden. De leverancier dient gedurende de looptijd van het contract jaarlijks voor een nader te bepalen datum te rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot de toegankelijkheid van de te leveren ICT-prestatie.

3. In de overeenkomst neemt de gemeente Barneveld op: - De ICT-prestatie voldoet aan de internationale standaard EN 301 549 en de geldende WCAG-norm met betrekking tot toegankelijkheid en de leverancier toont dit bij oplevering van de ICT-prestatie door middel van een toegankelijkheidsonderzoek aan. - Indien uit het onderzoek blijkt dat de ICT-prestatie bij oplevering nog niet volledig aan de geldende toegankelijkheidnorm voldoet, geeft de leverancier per afwijking gespecifieerd aan wat de oorzaak van de afwijking is, het gevolg voor gebruikers van de ICT-prestatie, of een alternatief beschikbaar is, welke maatregel genomen gaat worden om de afwijking op te heffen en een datum waarop de maatregel zal zijn uitgevoerd. - De leverancier stelt het toegankelijkheidsonderzoek aan de gemeente ter beschikking. - Het toegankelijkheidsonderzoek dient als onderbouwing van de door de gemeente op te stellen toegankelijkheidsverklaring met betrekking tot de leveren ICTprestatie en zal in dat verband gepubliceerd worden. - Gedurende de looptijd van het contract rapporteert de leverancier jaarlijks vóór 1 september over de stand van zaken met de toegankelijkheid van de geleverde ICTprestatie. 4.

Leveranciers die op basis van onafhankelijk onderzoek nog niet aan de geldende WCAGnorm conform EN 301 549 kunnen voldoen, kunnen (nog) wel in aanmerking voor de opdracht komen onder de volgende voorwaarden: a. Als het websites, apps en webbased systemen betreft die kritisch zijn voor de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening: leveranciers leveren een plan van aanpak waaruit blijkt dat zij binnen een jaar minimaal 80% van niet behaalde criteria voor hun product op orde maken. Het plan van aanpak beslaat de hele contractperiode en het einddoel is volledige conformiteit. b. Als het websites, apps en webbased systemen betreft die ondersteunend zijn aan de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening: leveranciers leveren een plan van aanpak waaruit blijkt dat zij binnen twee jaar minimaal 80% van de niet behaalde criteria voor hun product op orde maken. Het plan van aanpak beslaat de hele contractperiode en het einddoel is volledige conformiteit. c. Als het websites, apps en webbased systemen betreft die bedoeld zijn voor intern gebruik door de gemeente: leveranciers leveren een plan van aanpak waaruit blijkt dat er jaarlijks een significant aantal criteria waaraan niet voldaan wordt op orde gemaakt wordt. Het plan van aanpak beslaat de hele contractperiode en het einddoel is volledige conformiteit. 7

5.1 PDF en kantoorbestandsformaten Voorgestelde besluiten t.a.v. nieuwe online te publiceren kantoorbestanden op websites, in apps of webbased systemen (pdf’s) 1. Wij publiceren online geen informatie in kantoorbestandsformaten (voor relevante informatie is html het voorkeursformaat), tenzij er sprake is van één van de volgende situaties: o Er is sprake van een downloadbaar bestand voor offline gebruik, dat niet op andere wijze is aangeboden of aan te bieden is in html. Dit type bestand heeft geen beperking qua publicatietijd. Bijvoorbeeld een gemeentelijk formulier dat de inwoner moet printen om bij een andere instantie iets aan te vragen. o

Er is sprake van een downloadbaar bestand bedoeld als naslagwerk om grote hoeveelheden informatie op een later tijdstip tot je te nemen. De informatie wordt op geen andere plek online aangeboden en is altijd in opdracht van de gemeente Barneveld tot stand gekomen. Dit type bestand is altijd tijdelijk. Bijvoorbeeld: een boek of een onderzoeksrapport.

o

Er is sprake van informatie waarbij de integriteit van de informatie expliciet bewaakt moet worden, waardoor een gefixeerde inhoud juridisch noodzakelijk is. Hier ligt een besluit van directie of bestuur aan ten grondslag. Deze informatie is per definitie ook tijdelijk gepubliceerd op een website. De publicatietijd wordt bepaald op basis van juridische noodzaak. Bijvoorbeeld: de financiële onderbouwing van het coalitieakkoord

o

Er is sprake van een wettelijke publicatieplicht waarbij ook een vormvereiste is gesteld (dus het bestandsformaat is ook bij wet voorgeschreven). Deze informatie is per definitie ook tijdelijk gepubliceerd op de website. De publicatietijd wordt bepaald op basis van juridische noodzaak. Bijvoorbeeld: de csv-bestanden met de verkiezingsuitslag.

o

Beleidsregels, besluiten, verordeningen, bekendmakingen, kennisgevingen, beleidsdocumenten en bestuurlijke vergaderstukken die of via iBabs, dan wel via Overheid.nl, in het kader van wetgeving of openbaarheid online gedeeld moeten worden. Barneveld biedt deze documenten alleen aan op de (door de wet) aangegeven online locatie en volgt hierin de vormvereisten van het betreffende online medium. Officiële stukken zijn online beschikbaar conform wettelijke vereisten en zijn dus toegankelijk.

2. Als de gemeente besluit tot publiceren van een kantoorbestand, dan is dit altijd een bestand dat voldoet aan de toegankelijkheidseisen. Bij opdrachten bij externe instanties voor onderzoeken, rapporten geven we bij de opdrachtbriefing mee dat wat gepubliceerd moet worden moet voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidsvereisten (de dan geldende WCAG-norm).

8

Indien dit niet mogelijk is moet er een toegankelijk alternatief worden geboden direct naast de ontoegankelijke informatie.

5.2 Online (visuele) content Bij een toegankelijke website hoort ook toegankelijke content. Als de gemeente besluit tot publiceren van content zoals een afbeelding, video, infographic, grafiek, etc., moet deze content ook voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidsvereisten (de dan geldende WCAG-norm). Bij opdrachten bij externe instanties voor het creëren van content geven we bij de opdrachtbriefing mee dat wat gepubliceerd moet worden moet voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidsvereisten (de dan geldende WCAG-norm). Indien dit niet mogelijk is moet er een toegankelijk alternatief worden geboden direct naast de ontoegankelijke content/informatie.

6. Kennis en vaardigheden De kennis van toegankelijke websites en toegankelijk schrijven is onderdeel van competenties en vaardigheden van medewerkers webteam en communicatie. Toegankelijk schrijven is een competentie en vaardigheid van alle medewerkers die beleidsdocumenten opstellen. Toegankelijke content creëren is een competentie en vaardigheid van de medewerkers die deze content opmaken en/of publiceren.

9

Bijlage 1 Adoptie en borging In 2022 is het Project Digitale toegankelijkheid bij de gemeente Barneveld afgerond. Voor een goede adoptie en borging van digitale toegankelijkheid vanuit het project in de lijnorganisatie is er onder meer een rolbeschrijving voor functionaris digitale toegankelijkheid uitgezet. Met de komst van de functionaris digitale toegankelijkheid in januari 2024 is hier een eerste stap gezet. In het eerste half jaar van 2024 heeft de functionaris gewerkt aan het vormgeven van bovenstaand beleid, een inventarisatie van het vraagstuk en de behoefte vanuit de organisatie. Ook heeft de functionaris gewerkt om in control te zijn en aan het blijven voldoen van de wettelijke verplichting van digitale toegankelijkheid. In het tweede half jaar van 2024 en begin 2025 zal er nadruk liggen op verdere bewustwording, adoptie en borging van digitale toegankelijkheid in de lijnorganisatie. Er wordt een concreet plan van aanpak gemaakt, incl. benodigde capaciteit en financiën, en worden doelstellingen geformuleerd. Tegelijkertijd is er ook een eerste stap gezet in de organisatie voor een centraal beleid en eigenaarschap van het online landschap (websites, app's, webbased systemen). De functionaris digitale toegankelijkheid is hier nauw bij betrokken.

Bewustwording Om een goede bewustwording in de organisatie te creëren en verankeren zal er op verschillende manieren aandacht worden gegeven aan digitale toegankelijkheid. Zo loopt digitale toegankelijkheid mee in de communicatie onder de noemer Barneveld Transparant. Ook wordt er gekeken naar een overkoepelend trainings- of kennismakingsprogramma met digitale toegankelijkheid, begrijpelijke taal en de Wet open overheid waarin er wordt samengewerkt aan een toegankelijke en transparante gemeente. Bij vaststelling van dit beleid zal dit ook in de reguliere communicatie over dienstverlening worden meegenomen. En zal een platform als intranet een informatieve en kennisbankfunctie hebben, om de organisatie te (blijven) informeren. Ook zal er maatwerk worden toegepast door het informeren en bijstaan van de toegankelijkheidsexperts die de gemeente al heeft (zoals de I-adviseurs, medewerkers communicatie [webteam], etc.). Maar ook een laagdrempelige wijze van informeren, bijvoorbeeld door awareness sessies en basistrainingen.

Handreiking Om de kennis over digitale toegankelijkheid toe te kunnen passen en te helpen bij de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers zal er op verschillende manieren een handreiking worden gegeven. In de vorm van werkinstructies, correcte sjablonen (incl. uitleg in het gebruik ervan) en het actualiseren van de intranetpagina van digitale toegankelijkheid als kennisbank. De functionaris is er ook voor beantwoording van praktische vragen van collega's over digitale toegankelijkheid. Al steeds meer medewerkers weten de functionaris hierin ook te vinden.

Opleiding De stappen van bewustwording en handreiking dragen bij aan het in kaart brengen van de kennis en vaardigheden van de verschillende medewerkers en op welke plekken er opleiding nodig is. Planning hiervoor is Q4 2024/Q1 2025. 10

Hierbij wordt vooral gekozen voor effectieve manieren van training voor de verschillende groepen medewerkers. Ook wordt de aansluiting gezocht met lopende trajecten (zoals Barneveld Transparant) binnen en buiten onze organisatie. Zo wordt er op dit moment een basiscursus ontwikkeld die beschikbaar zal worden via het leerplatform RADIO.

Vraagstuk kantoorbestandsformaten en PDF Bij vaststelling van dit beleid zal er een concretere en praktische uitwerking van het PDFvraagstuk nodig zijn. Belangrijkst is dat deze aanpak ervoor zorgt dat alle nieuw gecreëerde kantoorbestandsformaten en PDF-bestanden toegankelijk zijn en er geen ontoegankelijke bestanden meer worden gepubliceerd. Voor de bestaande documenten die nu nog ontoegankelijk zijn, wordt in Q3/Q4 2024 een plan voor aanpassing worden gemaakt. Hierbij zal een bepaalde prioritering nodig zijn, waarbij voorrang wordt gegeven aan documenten horend bij onderwerpen die speerpunten van het college zijn en documenten die frequent worden geraadpleegd. In sommige gevallen kan de oplossing zijn om de informatie uit ontoegankelijke documenten op een alternatieve manier aan te bieden, bijvoorbeeld in html. Afhankelijk van de hoeveelheid ontoegankelijke documenten zal hiervoor ook een tijdsplanning worden gemaakt.

Verantwoording De functionaris verzorgt vanaf 2024 jaarlijks de verantwoording over de status van de diverse toegankelijkheidsverklaringen en de organisatorische maatregelen aan het college en dit wordt ter kennisneming aangeboden aan de raad.

11

Bijlage 2 Grondslag wet- en regelgeving • • • • •

(Artikel 1) Grondwet Wet digitale overheid Besluit digitale toegankelijkheid overheid Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte Europese richtlijn 2016/2102, Europese standaard voor digitale toegankelijkheid, EN301 549 (norm WCAG) • European Accessibility Act, richtlijn 2019/882 • VN-verdrag voor rechten van mensen met een beperking

12

Bijlage 2 Overzicht toegankelijkheidsverklaringen Augustus 2024 - Gemeente Barneveld Toelichting statussen van verklaringen: bij een status A (voldoet volledig), status B (voldoet gedeeltelijk) en status C (eerste maatregelen genomen) wordt voldaan aan de wettelijke verplichting. Bij een status D (voldoet niet) en E (geen verklaring) wordt niet voldaan aan de wettelijke verplichting. Naam en url

Website/app /webbased systeem

September 2022 Status:

Januari 2024 Status:

Augustus 2024 Status:

Toelichting

1. Hoofdwebsite gemeente Barneveld www.barneveld.nl

Website

B

B

B

2. Werkenbij Barneveld werkenbij.barneveld.nl

Website

B

D

B

3. Zaaksysteem www.zaak.barneveld.nl

Webbased systeem

-

A

A

Met de livegang van de nieuwe website streven we naar een A-status. Hierbij zijn we ook afhankelijk of de leverancier voor de techniek een A-status zal behalen (Q3 nieuw rapport beschikbaar). Contentonderzoek wordt op korte termijn ingepland. In april is de content van de vernieuwde Werkenbij website onderzocht. De verbeterpunten uit het rapport worden op dit moment aangepakt. Voor enkele punten is de leverancier nodig. Q3 nieuw (techniek)onderzoek verwacht. Na afronding een verbeterde status verwacht. Behouden van A-status. Nieuw onderzoek verwacht in 2025.

4. Mijn Afvalwijzer www.mijnafvalwijzer.nl

Website

-

A

C

6. Duurzaam Barneveld Duurzaam.barneveld.nl

Website

B

B

B

7. Regionaal energieloket Gemeente Barneveld | Regionaal Energieloket

website

-

-

A

Subdomein afspraak.barneveld.nl

De Afvalwijzer is overgenomen door een nieuwe leverancier. De omgevingen worden vernieuwd en gelanceerd in Q3. Dan wordt ook op toegankelijkheid getoetst. Voor de huidige website (waarvoor het onderzoeksrapport begin mei 2024 verliep) wordt door de leverancier geen nieuw onderzoek meer gedaan. Voor eind 2024 nieuw onderzoek en status verwacht. Q3 2024 nieuw (techniek)onderzoek van de leverancier verwacht. Nieuw (content)onderzoek verwacht in 2025. Er zijn algemene onderzoeksrapporten beschikbaar voor het regionaal energieloket beschikbaar. Hieruit volgt ook het regionaal energieloket

Naam en url

Website/app /webbased systeem

September 2022 Status:

Januari 2024 Status:

Augustus 2024 Status:

Toelichting Barneveld aan alle toegankelijkheidscriteria voldoet. Q3 2024 nieuw (techniek)onderzoek van de leverancier verwacht. Nieuw (content)onderzoek verwacht in 2025. Vooruitgang geboekt naar status B. De verbeterpunten voor deze website liggen bij de leverancier. De leverancier heeft in 2023 de hele website en vormgeving vernieuwd, in januari 2024 is een audit uitgevoerd. De punten die in dit rapport voorkomen, zullen in de zomer van 2024 verwerkt worden waarna er een hercontrole plaatsvindt. Daarna zullen alle ledenwebsites een eigen rapport krijgen omdat elke website een eigen controle op de tekst krijgt. De verwachting is dat dit eind 2024 is afgerond. Behouden van A-status.

8. Gemeentearchief Barneveld Gemeentearchief.barneveld.nl

Website

C

B

B

9. Archiefweb barneveld.archiefweb.eu/#archive

Website

-

E

B

10. Parkeerservice Barneveld.parkeerservice.nl

Webbased systeem

-

E

C

11. Inwonerspanel Barneveld panelinwoners.nl/Barneveld

Website

A

A

A

12. Connect (Voorheen: Be Active & Creative) beactivecreative.nl/barneveld

Website

B

B

B

Zelfstandige stichting geworden. Voor eind 2024moeten nieuwe onderzoeken gepland worden.

13. Cultuureducatie Barneveld cultuureducatie.barneveld.nl 14. Geldvraag Barneveld www.geldvraagbarneveld.nl 15. Raadsinformatiesysteem (iBabs) barneveld.bestuurlijkeinformatie.nl

Website

B

B

B

Website

C

B

B

Valt onder stichting Connect. Voor eind 2024 moeten nieuwe onderzoeken gepland worden. Verklaring bijwerken.

Webbased systeem

B

C

B

ibabsonline.eu/Kalender.aspx? site=barneveld

In januari 2024 is een nieuw techniekonderzoek door de leverancier uitgevoerd en hiermee is in combinatie met het contentonderzoek uit eind 2023 een B-status behaald. Verbeterpunten liggen deels bij de leverancier en bij de gemeente (met name het verbeteren van toegankelijkheid van de content zoals kantoorbestanden [PDF]).

Naam en url

Website/app /webbased systeem

September 2022 Status:

Januari 2024 Status:

Augustus 2024 Status:

Toelichting

16. eDiensten Burgerzaken edienstenburgerzaken.barneveld.nl /Verhuizen/Login/

Webbased systeem

A

A

B

17. Afvalwijzer-app (iOS en Android)

App

B

B

C

18. Digitaal belasting loket belastingloket.barneveld.nl/view/LOGIN

Webbased systeem

-

D

B

19. Gezondverzekerd

Website

-

D

B

20. Channel royalcast channel.royalcast.com/gemeentebarneveld

Website

-

D

D

21. Langetermijnagenda gemeente Barneveld barneveld.langetermijnagenda.nl

Website

-

D

D

22. Publicaties Publicaties.barneveld.nl 23. Kaart.barneveld.nl

Website

-

C

C

Website

-

E

C

Er is een nieuw onderzoek beschikbaar en deze is verwerkt in de toegankelijkheids-verklaringen. De leverancier en de gemeente Barneveld werken aan de verbeterpunten. De Afvalwijzer is overgenomen door een nieuwe leverancier. De omgevingen worden vernieuwd en gelanceerd in Q3. Dan wordt ook op toegankelijkheid getoetst. Voor de huidige website (waarvoor het onderzoeksrapport begin mei 2024 verliep) wordt door de leverancier geen nieuw onderzoek meer gedaan. Voor eind 2024 nieuw onderzoek en status verwacht. In juni 2024 een contentonderzoek laten uitvoeren. De verbeterpunten worden op dit moment opgepakt, waarbij ook de samenwerking met de leverancier wordt gezocht. Techniekonderzoek beschikbaar. In 2023 is een nieuw design van de website opgeleverd, de leverancier heeft in 2024 een onderzoek uit laten voeren en werkt aan de verbeterpunten. We zijn hierbij afhankelijk van de leverancier. Voldoet op dit moment niet. Leverancier is voornemens een toegankelijkheids-onderzoek uit te laten voeren. VNG benadrukt het belang hiervan in gesprekken met de leverancier. Voldoet op dit moment niet. Leverancier heeft geen toegankelijkheidsonderzoek beschikbaar. We zijn op dit moment in overleg met de Griffie over een oplossing, eind 2024 duidelijkheid over hoe deze informatie toegankelijk kan worden aangeboden. Deze website zal binnenkort worden opgeheven, pagina’s worden gearchiveerd.

Wordt opgegeven per 31 oktober 2024

www.gezondverzekerd.nl/ gemeente/barneveld/

Naam en url

Website/app /webbased systeem

September 2022 Status:

Januari 2024 Status:

Augustus 2024 Status:

Toelichting

24. Veteranenbarneveld.nl 25. MijnGemeente / MeldDesk

Website App

D D

D -

-

Opgeheven Opgeheven

Website/app /webbased systeem Website

September 2022 Status: B

Januari 2024 Status: B

Juli 2024 Status: B

Toelichting

Website

B

B

B

Website

E

B

B

Website

E

B

B

Stichting Centrum Jeugd en Gezin Barneveld verklaart over deze website. Stichting Visit Regio Barneveld verklaart over deze website. GR Valleihopper verklaart over deze website.

Websites waarin de Gemeente Barneveld participeert: Naam en url Archieval – Gemeentearchieven www.archieval.nl

Centrum voor Jeugd en Gezin www.cjgbarneveld.nl Visit Regio Barneveld www.visitregiobarneveld.nl Valleihopper www.valleihopper.nl

De gemeente Ede verklaart over deze website.