B-3.8 Memo B&W Eindrapportage co-creatie 'Herstel Pastoriebos' d.d. 22-4-25

Memo

Datum: 14 april 2025 Onderwerp: Ter attentie van: Afzender:

Eindrapportage co-creatie project ‘herstel Pastoriebos’ Gemeenteraad Het college van Burgmeester en wethouders Portefeuillehouder: MHJ Pluimers-Foeken Behandelend ambtenaar: P. Valkier 1. Inleiding In november 2022 heeft uw raad ingestemd met het herstellen van het gemeentelijk deel Pastorie- Sparrenbos in Voorthuizen. Het doel van dit project was om samen met de voorstanders van het behoud van het Pastoriebos en de gemeente een inrichtingsplan voor het Pastoriebos te maken en uit te voeren. Dit plan moest in samenspraak met hen en andere belangengroepen in Voorthuizen worden opgesteld. Uw raad heeft ingestemd met het herstelplan en het participatieproces. Daarbij is afgesproken om na oplevering de gehele aanpak te evalueren. 2. Doel Uitvoering geven aan de afgesproken evaluatie en het informeren van de gemeenteraad. 3. Proces Participatieproces Er zijn drie inhoudelijke bijeenkomsten gehouden om tot een ontwerp te komen, gevolgd door een algemene bijeenkomst waarin de omgevingswerkgroep het ontwerp zelfstandig aan de buurt presenteerde. De werkgroep is voortgezet tot aan oplevering waarbij de aannemer voldoende momenten bood om vragen te stellen tijdens de uitvoering. Eindrapportage participatieproces Gelijktijdig met de vaststelling van het plan van aanpak is met u afgesproken om u via een memo op de hoogte te houden van het participatieproces.

Daarnaast is besproken dat er aan het einde van dit project een eindrapportage werd gemaakt samen met de omgevingswerkgroep. Het is niet gebruikelijk om dit met de raad te delen, vanwege het uitvoeringkarakter en dit mandaat bij het college ligt. Maar vanwege dit unieke co-creatieproject willen we hier toch graag eenmalig gehoor aan geven. De evaluatie vond plaats op 29 januari 2025. Hieronder leest u de uitkomsten.

4. Samenvatting van de resultaten van de eindrapportage met inwoners Onderwerp

Reactie

Algemene ervaringen

Bewoners geven aan dat het goed is verlopen, vooral de communicatie. Heldere uitleg en netjes gewerkt. Hovenier Wencop zorgde elke drie weken voor een moment met de buurt. Project liep volgens planning. Complimenten van bewoners. Vooral vragen over de Pastorietuin, opening liever niet tijdens werktijd, extra afvalbak voor honden nog plaatsen. Mailtjes waren duidelijk en informatief. Bewoners voelden zich veilig om vragen te stellen en zorgen te delen. Fijn één vast aanspreekpunt en betrokken bij beslissingen. Prettige samenwerking, geen bijzonderheden. Iedereen had dezelfde wensen (bos en wandelen). Planning verliep perfect en volgens schema. Geen vertragingen of wijzigingen. Kwaliteit per deelgebied wordt anders ervaren. Achterste deel is meer bos en wordt als mooier gezien. Over het algemeen tevreden met eindresultaat. Geen hinder ondervonden in uitvoering dankzij Wencop Hoveniers. Meer licht in huis en openheid naar de weg. Er wordt vaker gewandeld, nu drukker in het bos met kleine kinderen. Het bos wordt goed gebruikt Alle activiteiten zijn uitgevoerd binnen het daarvoor geraamde budget. Er zijn voorafgaand aan het project zaken beloofd die niet zijn nagekomen. Advies: doe wat je zegt. Angst voor verval bij slecht onderhoud daarom aandacht hiervoor (inmiddels ligt er een onderhoudsafspraak met de hovenier voor twee jaar).

Pastorietuin niet gelijk meegenomen; dit wordt als een gemiste kans ervaren. Aspecten die behouden moeten blijven: sturen op planning, duidelijk communiceren, één aanspreekpunt.

Verbetering Communicatie en betrokkenheid Samenwerking Planning en uitvoering

Impact en tevredenheid Budget Verbeterpunten voor de toekomst

5. Conclusies De belangrijkste lessen vanuit de omgevingswerkgroep voor het project zijn: dat het van belang is te zorgen voor één aanspreekpunt en een goede procesbegeleider. Goede voorbereiding voorafgaand aan bijeenkomsten is het halve werk.

6. • • •

Aanbevelingen Gebruik woorden samen met visuele middelen voor duidelijkheid. Geef iedereen de ruimte om te spreken en luister om te begrijpen. Maak keuzes inzichtelijk voor betrokkenheid en realisme.

2

• • •

Luister goed naar inbreng van participanten en houd het klein. Door stappen klein en overzichtelijk te houden, kun je meer successen vieren en lossen problemen zich soms vanzelf op. Zorg voor heldere afspraken. Plan gelijk een vervolgafspraak met acties. Deze aanbevelingen worden overgenomen bij toekomstige projecten.

3