Document · PDF

B-3.31 Memo B&W inzake svz implementatie participatiebeleid Omgevingswet d.d. 6-12-22.pdf

Gemeenteraad 14 december 2022, gemeente BarneveldBij agendapunt: Ingekomen en uitgaande stukken18.492 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Raadsmemo stand van zaken implementatie participatiebeleid Datum:

Onderwerp:

Ter attentie van:

Afzender:

6 december 2022

Aanbieding participatie inspiratiegids en handleiding en de stand van zaken over de implementatie van het participatiebeleid De Raad College van Burgemeester en Wethouders

Portefeuillehouder

M.H.J. Pluimers-Foeken

Mail behandelaar

m.moulijn@barneveld.nl Telefoonnummer: 06-2976 9097

Samenvatting Hierbij ontvangt uw raad de participatie inspiratiegids en handleiding. Deze worden vanaf 8 december gedeeld met inwoners en externe adviseurs die in Barneveld een vergunning aanvragen (spoor 1). In dit memo geven we daarnaast een overzicht van de stand van zaken qua uitvoering van het participatiebeleid in Barneveld. Doel Het doel van dit raadsmemo is het tussentijds informeren van de raad over de implementatie van het participatiebeleid en het ter informatie verstrekken van de handleiding en inspiratiegids. Inhoud memo Terugblik participatiebeleid In april jl. heeft de gemeenteraad het nieuwe integrale participatiebeleid vastgesteld. Daarmee voldoet Barneveld aan de eisen die de Omgevingswet daaraan per 1 juli 2023 stelt. In de praktijk gaan we, daarop vooruitlopend, per 1 januari 2023 met het nieuwe beleid werken. De aanleiding voor het nieuwe integrale participatiebeleid is namelijk niet alleen de invoering van de Omgevingswet. Ook de veranderende samenleving en daarmee ook de veranderende rol van de overheid is een reden. En daarnaast heeft uw raad de wens om participatie in beleid te versterken en afspraken te maken over ambitieniveau en rolverdeling. Wanneer gemeente en initiatiefnemers de omgeving in het voortraject beter betrekken, dan verwachten wij betere voorstellen met meer draagvlak en daardoor minder vertraging in het natraject.

Er worden 3 sporen onderscheiden in het participatiebeleid: SPOOR 1

SPOOR 2

SPOOR 3

Inwonersparticipatie bij ruimtelijke initiatieven

Inwonersparticipatie bij initiatieven van de overheid

Overheidsparticipatie bij maatschappelijke initiatieven vanuit de gemeenschap

“Dit gaat over het betrekken van de omgeving bij initiatieven en plannen met een ruimtelijke impact.

“Dit is de manier waarop de gemeente met de inwoners samenwerkt bij de ontwikkeling, uitvoering of evaluatie van beleid.”

“Dit is de manier waarop de gemeente samenwerkt met inwoners of ondernemers met een initiatief.”

Plan van de initiatiefnemer Gemeente als adviseur Gedacht vanuit concreet plan/realisatie

Initiatief van de gemeente Inwoner als deelnemer Gedacht vanuit visie, beleid of beleidsuitvoering

Initiatief van inwoner(s) Overheid als deelnemer Gedacht vanuit kansen en wensen

Belangrijk is dat de gemeente zelf het goede voorbeeld geeft. Daarom moet spoor 2 goed ingebed zijn in de organisatie, voordat spoor 1 verplicht wordt in die gevallen die daarvoor zijn aangewezen (participatieplicht in de Omgevingswet). Daar wordt hard aan gewerkt, zoals u hieronder kunt lezen. Maar ook met spoor 1 gaan we alvast aan de slag door initiatiefnemers te stimuleren en enthousiasmeren om de omgeving goed te betrekken. Want dat heeft voor iedereen voordelen. En zo kunnen we alvast ervaring opdoen voor het moment dat de Omgevingswet van kracht wordt. In spoor 3 spelen de gebiedsregisseurs een grote rol. In het voorjaar van 2023 gaan we hun rol evalueren en voorstellen doen om spoor 3 beter te borgen in de organisatie. Dan wordt ook een handleiding opgesteld voor inwoners met een burgerinitiatief. Afgesproken is dat het beleid de eerste 2 jaar elk half jaar wordt geëvalueerd. Ontwikkelingen De afgelopen periode van april tot en met november 2022 is flink gewerkt aan de voorbereiding van de implementatie van het participatiebeleid. Enkele van de belangrijkste zijn: • Per 1 oktober is er een projectleider bewonersparticipatie aangesteld (0,5 fte) voor 2 jaar. Zij is enthousiast aan de slag gegaan om ervoor te zorgen dat het nieuwe beleid daadwerkelijk ingebed raakt in ons dagelijks werk.

• Er is een handleiding en inspiratiegids participatie opgesteld voor initiatiefnemers in het ruimtelijk domein (spoor 1). • Er is een interne handleiding in concept opgesteld voor projectleiders en beleidsmedewerkers, die nu in een aantal trajecten getest wordt (spoor 2). • Diverse werkprocessen zijn aangepast aan het nieuwe participatiebeleid (spoor 1 en 2). • Het participatiebeleid wordt onder de aandacht gebracht in de gehele gemeentelijke organisatie (spoor 2). • Er is geleerd van trajecten waarbij de participatie tekort is geschoten (spoor 2). • Er wordt ervaring opgedaan met het nieuwe participatiebeleid in verschillende trajecten, onder andere de omgevingsvisie, nota bodembeheer en het inclusiebeleid (spoor 2).

Gevolgen uitstel Omgevingswet Door het uitstel van de Omgevingswet zal de exacte uitwerking van spoor 1 onvermijdelijk vertraging oplopen. Dit beleidsspoor gaat officieel pas van kracht als de participatieplicht die in de Omgevingswet staat, ingaat. Tot die tijd zullen wij initiatiefnemers bij een vergunningaanvraag enthousiasmeren en vragen hun omgeving wel te betrekken, maar dat kunnen we niet verplicht stellen. Vervolg Tot 1 januari 2023

•

• Vanaf 1-1-2023

• •

• Voor 1-7-2023 • • • •

Op 8 december wordt er (op hun verzoek) een informatiebijeenkomst georganiseerd voor grote initiatiefnemers en externe adviseurs, zoals projectontwikkelaars en makelaars, over het participatiebeleid (spoor 1). De belangstelling is groot; De website wordt aangepast met informatie over het participatiebeleid, de handleiding en de inspiratiegids. Gedrukte versies van de handleiding en inspiratiegids worden op verschillende locaties aangeboden (spoor 1); Medewerkers worden verder geïnformeerd over het participatiebeleid (spoor 2). Initiatiefnemers die een vergunning aanvragen, ontvangen informatie over het participatiebeleid (spoor 1). Er wordt vanaf nu werkenderwijs geleerd hoe spoor 1 en 2 het beste toegepast kunnen worden. Initiatiefnemers en ambtenaren worden hierbij ondersteund met advies en indien nodig/wenselijk trainingen, coaching on the job of andere ondersteuning waaraan behoefte is; In elk raadsvoorstel staat een participatieparagraaf.

Vaststellen participatieverordening (spoor 1 en 3) door de raad; Evaluatie rol gebiedsregisseurs en betere inbedding van de gebiedsregisseurs in de organisatie (spoor 3); Aanpassing van de informatie op de website en de handleiding in verband met de participatieplicht door de komst van de omgevingswet; Een raadsworkshop over de rolneming van de raad in het nieuwe participatiebeleid aan de hand van een casus (in het kader van de evaluatie van het participatiebeleid, leerpunten over de rol van de raad in een participatietraject).

Voor 1-9-2023 • Evaluatie van het participatiebeleid; • Een raadsbrief over de eerste evaluatie en voortgang van het implementatietraject. Voor 12-122023

• Handleiding voor burgerinitiatieven zodat inwoners beter weten waar zij ondersteund kunnen worden bij hun initiatief (spoor 3). • Raadsmemo aanbieding handleiding ten behoeve van spoor 3

Bijlagen: Ter informatie ontvangt u de handleiding en inspiratiegids. Deze worden vanaf 8 december online en gedrukt gedeeld met inwoners en andere initiatiefnemers. - Handleiding participatie: deze wordt verspreid onder inwoners en organisaties die een omgevingsvergunning aanvragen (spoor 1) - Inspiratiegids participatie: deze is zowel voor spoor 1 (inwoners en organisaties) als ambtenaren (spoor 2) bedoeld. Er is een digitale en een fysieke variant.

Barneveld

OMGEVINGSWET

INSPIRATIEGIDS voor het goede gesprek bij (ver)bouwing en andere veranderingen van de omgeving

STAP 1 Lees eerst de handleiding voor het betrekken van de omgeving. De handleiding vindt u online op: www.barneveld.nl/participatiehandleiding.

STAP 2

Bepaal met behulp van de participatiemeter in de handleiding op welk participatieniveau u de omgeving moet betrekken. Mogen zij meeweten, meedenken, meewerken of meebepalen?

STAP 3

Kijk vervolgens in deze inspiratiegids. Hierin vindt u per participatieniveau een aantal voorbeelden van hoe u met de omgeving in gesprek kan. Welke manier spreekt u aan?

te bedenken. Houd wel rekening mee dat wat u kiest goed aansluit bij mensen die u bij uw plan moet betrekken. Het doel is tenslotte om samen het goede gesprek over uw plan te voeren.

In deze inspiratiegids spreken we over het goede gesprek. Hiermee wordt bedoeld dat u contact opneemt met de

STAP 4

belanghebbenden. Dat kan in de vorm van een gesprek.

Kijk in de uitgebreide versie van deze gids op de website (www.barneveld.nl/participatie/inspiratiegids) voor meer informatie over het voorbeeld of de voorbeelden, die u inspirerend vindt.

1. MEEWETEN

De voorbeelden uit deze gids zijn succesvol gebleken, in de gemeente Barneveld of in andere Nederlandse gemeenten. U kiest zelf of u de ideeën uit deze inspiratiegids gebruikt. U bent ook vrij om iets anders

Maar er zijn ook andere manieren om dat te doen, bijvoorbeeld via een brief.

2. MEEDENKEN

3. MEEWERKEN

4. MEEBEPALEN

Participatieniveau 1:

MEEWETEN | INFORMEREN Informeren betekent dat u als initiatiefnemer de omgeving vertelt wat uw plan is. De omgeving kan u vragen stellen over uw plan, die u in alle redelijkheid beantwoordt.

Brief of mail

Hebt u een kleine verbouwing of gaat u een boom kappen? Stuur dan een bericht aan de mensen in de buurt. Dat kan via een brief in de bus, een e-mail of app-berichtje. Vertel hen wat u gaat doen, wanneer en wat voor overlast ze kunnen verwachten. Zorg dat de mensen in de buurt weten hoe ze u kunnen bereiken als ze vragen hebben. En vraag tijdig een vergunning aan bij de gemeente.

Inloopuur of inloopbijeenkomst

Inloopmoment op de bouwplaats

1. MEEWETEN

Informatiebijeenkomst

Participatieniveau 2:

MEEDENKEN | RAADPLEGEN Meedenken/raadplegen betekent dat u als initiatiefnemer de omgeving laat meedenken over uw plan. Via gesprekken met belanghebbenden haalt u hun meningen, standpunten, ervaringen en ideeën op. U als initiatiefnemer beslist of u uw plan hierop aanpast. Besef wel dat u met informatie uit de omgeving een sterker plan kunt maken, dat beter aansluit op de omgeving.

Vragenlijst

Wilt u belanghebbenden op een schriftelijke manier raadplegen? Laat belanghebbenden dan een vragenlijst invullen. Op die manier haalt u overzichtelijk hun standpunten en meningen op over uw plan.

Keukentafelgesprek

Debatavond

2. MEEDENKEN

Speeddate

Wilt u op een snelle, aantrekkelijke manier de standpunten over uw plan horen van belanghebbenden? Ga dan speeddaten.

Ga korte 1 op 1 gesprekken aan tussen de initiatiefnemers en de belanghebbenden. Belanghebbenden kunnen een van hun vragen, wensen en bezwaren voorleggen aan een initiatiefnemer en daarop een reactie krijgen. Daarna schuiven ze door naar de volgende initiatiefnemer.

Participizza

Wilt u op een gezellige meer informele manier de standpunten over u plan horen van belanghebbenden? Ga dan een open gesprek aan onder het genot van een stukje pizza (of ontbijt, lunch, BBQ etc).

Participatieplatform

Wilt u belanghebbenden snel laten meedenken over uw plan? Kies dan voor een digitaal platform, zoals www.ikpraatmee.nl, of gebruik een fysiek platform, bijvoorbeeld een prikbord op een plek waar veel mensen komen. U kunt dan een keuze in uw plan voorleggen, belangen en wensen inventariseren of deelnemers om concrete ideeën vragen. Belanghebbenden kunnen meedenken op het moment dat het hen het beste uitkomt.

Participatieniveau 3:

MEEWERKEN | ADVISEREN Meewerken/adviseren houdt in dat u als initiatiefnemer de belanghebbenden laat meewerken aan uw plan. Dat kan via verdiepende gesprekken en werkbijeenkomsten, maar ook door het schriftelijk uit te vragen.

Klankbordgroep

Wilt u dat belanghebbenden op verschillende momenten en in verschillende fasen van uw plan kritisch meewerken en adviseren over nog te maken keuzes? Dan biedt een klankbordgroep mogelijk uitkomst. Het is een goede manier om informatie uit te omgeving te verzamelen.

Werkgroep

Wilt u met een kleine, vaste groep mensen een paar gespreksbijeenkomsten organiseren om uw plan te bespreken? Een werkgroep is dan een prima middel. De wensen van de belanghebbenden bepalen het programma.

Brainwrite

3. MEEWERKEN

Wilt u snel persoonlijke ideeën ophalen, waarbij de luidste stemmen niet de overhand krijgen? Organiseer dan een brainstormbijeenkomst, waarbij iedereen persoonlijk zijn of haar ideeën en wensen kan opschrijven. De wensen van de belanghebbenden bepalen het programma.

Stemmen tellen

Wit u dat belanghebbenden hun mening delen door te stemmen over verschillende onderdelen van uw plan? Dan biedt deze praktische werkvorm uitkomst. De resultaten worden meteen samen met de deelnemers op papier uitgewerkt.

Participatieniveau 3:

MEEBEPALEN | CO-CREATIE Bij meebepalen/co-creatie maken u, als initiatiefnemer, en de belanghebbenden samen een plan dat past bij de omgeving. De belanghebbenden zijn medebepalend voor hoe uw plan eruit komt te zien. Het doel is om te komen tot één gezamenlijk plan. Het voordeel van co-creatie is dat u direct tijdens de bijeenkomsten de informatie die u ophaalt samen in het plan verwerkt. Bepaal van tevoren wel de kaders: wat kan er echt niet en wat moet er in ieder geval gebeuren.

Ontwerpatelier

Wilt u de belanghebbenden uitdagen om na te denken over de beste manier om een plan te realiseren en dit ook te ontwerpen? Kies dan voor dit intensieve en creatieve traject van vier bijeenkomsten, bestaand uit 3 ontwerpbijeenkomsten en 1 afsluitende bijeenkomst.

Samenwerkingsverband

Wilt u uw plan samen met belanghebbenden vormgeven? Dan biedt dit intensieve traject zeker mogelijkheden. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de betrokken partijen elkaar goed kennen. Zij maken met elkaar samenwerkingsafspraken over het realiseren van het plan.

Keuze bijeenkomst

4. MEEBEPALEN

Het woord zegt het al. Tijdens deze interactieve gespreksbijeenkomst bepalen de keuzen van belanghebbenden de toekomst van uw plan. U legt de belanghebbenden verschillende keuzes voor. De keuze die de meeste stemmen krijgt, wordt gerealiseerd.

Extra info: De handleiding voor het betrekken van de omgeving vindt u hier: www.barneveld.nl/participatie/handleiding Extra informatie over de voorbeelden die in deze gids staan, vindt u hier www.barneveld.nl/participatie/inspiratiegids Vragen of advies nodig? Kijk op www.barneveld.nl/omgevingswet of bel 14 0342 (netnummer niet nodig). Wij helpen u graag verder.

INSPIRATIEGIDS

Barneveld

OMGEVINGSWET

Inspiratiegids voor het goede gesprek bij (ver)bouw en andere veranderingen van de omgeving Heeft u een plan om te (ver)bouwen of andere veranderingen aan te brengen in de omgeving? Dan bent u zelf verantwoordelijk voor het betrekken van de omgeving. De handleiding voor het betrekken van de omgeving en deze inspiratiegids helpen u daarbij. Hoe gebruikt u deze het beste?

STAP 1

Lees eerst de handleiding voor het betrekken van de omgeving. De handleiding vindt u hier: www.barneveld.nl/participatie/handleiding

STAP 2

Bepaal met behulp van de participatiemeter in de handleiding op welk participatieniveau u de omgeving moet betrekken. Mogen zij meeweten, meedenken, meewerken of meebepalen?

2. MEEDENKEN

1. MEEWETEN

VOORAF

STAP 3

Klik op de button van het participatieniveau dat bij uw plan past. U vindt dan per participatieniveau een aantal voorbeelden van hoe u met de omgeving in gesprek kan. Welke manier spreekt u aan?

3. MEEWERKEN

STAP 4

Klik op het voorbeeld of de voorbeelden, die u inspirerend vindt, voor meer informatie en een stappenplan.

4. MEEBEPALEN

1. MEEWETEN | INFORMEREN

2. MEEDENKEN | RAADPLEGEN

3. MEEWERKEN | ADVISEREN

4. MEEBEPALEN | CO-CREATIE

Brief of mail Inloopuur/inloopbijeenkomst Inloopmoment op de bouwplaats Informatiebijeenkomst

5 7 9 10

Vragenlijst (enquête) Keukentafelgesprek Debatavond Speeddate Participizza Participatieplatform

14 16 17 18 19 20

Werkgroep Klankbordgroep Brainwrite Stemmen tellen

23 24 26 27

Ontwerpatelier Samenwerkingsverband Keuze bijeenkomst

30 33 34

VOORAF In de gemeente Barneveld kijken we naar elkaar om en zijn we er voor elkaar. Daar zijn we trots op en dit willen we graag zo houden. Daarom gaan we in gesprek met elkaar wanneer we een plan hebben dat invloed heeft op de omgeving. En dat geldt voor bijna alle plannen. Heeft u een plan om de omgeving te veranderen? Dan vraagt de omgevingswet dat we met elkaar in gesprek gaan over wensen, bezwaren en belangen. Dat is voor iedereen van belang, ook voor u als initiatiefnemer. Want zo’n plan wordt daardoor meestal beter en krijgt vaak meer steun, zodat een eventuele procedure om een vergunning te krijgen sneller gaat. Heeft u een plan? Dan bent u zelf verantwoordelijk voor het betrekken van de omgeving. De handleiding voor het betrekken van de omgeving en deze inspiratiegids helpen u daarbij. De voorbeelden uit deze gids zijn succesvol gebleken, in de gemeente Barneveld of in andere Nederlandse gemeenten. U kiest zelf of u de ideeën uit deze inspiratiegids gebruikt. U bent ook vrij om iets anders te bedenken. Houd wel rekening mee dat wat u kiest goed aansluit bij mensen die u bij uw plan moet betrekken. Het doel is tenslotte om samen het goede gesprek over uw plan te voeren. inspiratiegids gemeente Barneveld

In deze inspiratiegids spreken we vaak over belanghebbenden. Dit zijn personen of rechtspersonen (stichtingen, verenigingen e.d.) die een rechtstreeks betrokken belang hebben bij uw initiatief of daarvan gevolgen ondervinden. Deze moet u in elk geval betrekken. U kunt ook andere geïnteresseerden betrekken, die geen rechtstreeks belang hebben, maar uw plan wellicht wel beter kunnen maken. Voorbeeld 1 U wilt een uitbouw in de tuin. Hierdoor krijgt de tuin van uw buren minder zon. Zij zijn daarom belanghebbend. Voorbeeld 2 U wilt woningen bouwen in agrarisch gebied, vlakbij Natura2000. Dit kan gevolgen hebben voor omwonenden en bedrijven in de omgeving, bijvoorbeeld vanwege extra verkeersbewegingen of een minder aantrekkelijk uitzicht. Het kan ook gevolgen hebben voor de agrarische sector en voor de natuur. Organisaties die de belangen van boeren behartigen (zoals LTO) of van de natuur (zoals Natuur en Milieu Gelderland) zijn dus ook belanghebbenden.

In deze inspiratiegids spreken we over het goede gesprek. Hiermee wordt bedoeld dat u contact opneemt met de belanghebbenden. Dat kan in de vorm van een gesprek. Maar er zijn ook andere manieren om dat te doen, bijvoorbeeld via een brief.

Heeft u een plan om de sfeer en onderlinge contacten in een straat buurt of wijk ter verbeteren? Dan kunt u buurtbudget aanvragen bij Welzijn Barneveld. Het Buurtbudget mag u besteden aan (bijna) alles behalve aan de aanschaf van eten en drinken. Denk bijvoorbeeld aan de huur van een sprinkussen, partytent, tafels en stoelen. Alleen buurtbewoners kunnen Buurtbudget aanvragen. Kijk voor meer informatie op: www.welzijnbarneveld.nl/dienst/buurtbudget.

Participatieniveau 1:

MEEWETEN | INFORMEREN U heeft in de handleiding de Participatiemeter ingevuld en de uitkomst is: informeren. Dat betekent dat u als initiatiefnemer de omgeving vertelt wat uw plan is. De omgeving kan u vragen stellen over uw plan, die u in alle redelijkheid beantwoordt.

1. MEEWETEN

Punten om op te letten • Ook wanneer u een klein bouwplan heeft, heeft dit invloed op uw omgeving. Denk bijvoorbeeld aan geluidsoverlast bij het plaatsen van een dakkapel of dakopbouw. In de gemeente Barneveld houden we rekening met onze omgeving. Daarom is het belangrijk dat u ook bij kleine plannen de omgeving op tijd informeert. • Wanneer u een informatiemoment organiseert nodig de belanghebbenden dan op tijd uit. Doe dit minimaal 2-3 weken van tevoren. Nodig niet té ver van tevoren uit. Te vroeg uitnodigen kan ervoor zorgen dat mensen de uitnodiging weer vergeten zijn of kwijt zijn. • Gebruik meerdere communicatiekanalen om belanghebbenden voor een informatiemoment uit te nodigen. Denk aan de krant, sociale media, wijk/buurtplatforms, gemeentelijke website, posters enzovoort. • Biedt belanghebbenden verschillende mogelijkheden om informatiemomenten bij te wonen, zo mogelijk/ wenselijk ook digitaal. Stuur ongeveer 1 week voor de informatiebijeenkomst een herinnering. • Schep vanaf het begin duidelijke verwachtingen. Dus geef aan de belanghebbenden duidelijk aan dat u hen informeert en dat zij u vragen kunnen stellen over uw plan. U als initiatiefnemer blijft verantwoordelijk voor de uitwerking van het plan. • Communiceer open en duidelijk zodat de omgeving weet waar ze aan toe is. Kom met uitgewerkte voorstellen en inspiratiegids gemeente Barneveld

•

bespreek deze. Denk aan duidelijke tekeningen van een project, een filmpje of zelfs 3d beelden. Denk van tevoren na welke vragen belanghebbenden kunnen stellen. Maak eventueel van tevoren een lijst met vragen en antwoorden. Denk aan vragen als: Kan het project het uitzicht verstoren? Zorgt het voor geluidsoverlast? Maak dit meteen aan het begin bespreekbaar. Hiermee voorkomt u verderop in het proces vragen of onduidelijkheden. Maak afspraken over hoe u communiceert over het vervolgtraject.

Hieronder vindt u voorbeelden van hoe u de omgeving kunt informeren over uw plan. Wilt u meer informatie over het voorbeeld? Klik er dan op.

1.1 Brief of mail

1. MEEWETEN

Hebt u een kleine verbouwing of gaat u een boom kappen? Stuur dan een bericht aan de mensen in de buurt. Dat kan via een brief in de bus, een email of app-berichtje. Vertel hen wat u gaat doen, wanneer en wat voor overlast ze kunnen verwachten. Zorg dat de mensen in de buurt weten hoe ze u kunnen bereiken als ze vragen hebben. En vraag tijdig een vergunning aan bij de gemeente. Kenmerken U informeert belanghebbenden schriftelijk over uw plan, bijvoorbeeld via brief, mail of app? (dus niet in een gesprek). Belanghebbenden kunnen de informatie lezen wanneer zij willen. Belanghebbenden kunnen u later vragen stellen over uw plan. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn en hoe u deze het beste kunt informeren (briefje in de bus, per (buurt)app?). 2. Informeer de belanghebbenden. 3. Beantwoord eventuele vragen. 4. Bedank de buren na afloop van de verbouwing voor het getoonde begrip. Via een briefje, e-mail of whatsapp of mondeling. Tips ★ Informeer de buren op tijd (3 weken voor de start van verbouwing). Dat geeft de buren de kans om – wanneer zij dat willen – te plannen om even uit huis te zijn op de momenten van overlast. ★ Beantwoord eventuele vragen van buren zo snel mogelijk, het liefst binnen 2 dagen. ★ Misschien vinden sommige buren het leuk om het eindresultaat van de verbouwing te komen bekijken. Nodig hen daarvoor uit als u dat zelf ook wilt.

inspiratiegids gemeente Barneveld

Voorbeeldbrief of mail Hier vindt u voorbeeldbrief en voorbeeld bouwplanning om uw omgeving te informeren over uw bouwplan. U kunt deze brief en bouwplanning bij de buren door de brievenbus doen. Of stuur het per mail of app (eventueel in een buurtapp). U mag deze brief en planning gebruiken, maar het is geen verplichting. U kunt de brief of planning aanpassen of uw omgeving op een andere manier informeren. Voorbeeld brief kleine verbouwing:

Beste buren, Hierbij stellen we jullie op de hoogte van onze ……… (concreet benoemen wat u gaat verbouwen) verbouwing in de periode ………… tot………… (concreet maken). Bij deze brief vindt u de bouwplanning waarin mogelijke overlastmomenten staan. In de praktijk kan deze planning afwijken. We proberen echter zo goed mogelijk de werktijden en geplande dagen aan te houden. Heeft u vragen of ervaart u overlast? Bel, mail of app me even of kom persoonlijk langs. Telefoonnummer: …………………………….. E-mailadres: …………………………………… Met vriendelijke groet, ………………………………………………(naam) ………………………………………………(adres)

Benoem in uw bouwplanning alleen de activiteiten die bij uw plan voorkomen. De andere activiteiten kunt u weglaten.

1. MEEWETEN

Voorbeeld bouwplanning:

BOUWPLANNING Activiteiten Data Start verbouwing op ………………………………….... (Sloop)werkzaamheden op ………………………………….... Mogelijke overlast zoals geluidshinder / stof / parkeerdruk / iets anders (specificeer) van ……………… tot ……………… Afgesproken werktijden van ……………… tot ……………… Afvalcontainer voor het huis van ……………… tot ……………… Afval afvoeren op ………………………………….... Water afgesloten van ……………… tot ……………… Op-/afbouw op ………………………………….... Mogelijke overlast zoals geluidshinder / stof / parkeerdruk / iets anders (specificeer) van ……………… tot ……………… Kraan/hoogwerker/steiger voor het huis van ……………… tot ……………… Werkbus/verhuiswagen voor het huis van ……………… tot ……………… Verhuizen op ………………………………….... Einde verbouwing op ………………………………….... Mogelijke uitloop tot ………………………………….... Bovenstaande planning kan wijzigen. Wij doen er alles aan om u op de hoogte te houden van belangrijke wijzigingen. Aan deze planning kunnen geen rechten ontleend worden. Voor vragen of klachten kunt u contact opnemen met (contactgegevens initiatiefnemer).

inspiratiegids gemeente Barneveld

1. MEEWETEN

1.2 Inloopuur/inloopbijeenkomst

Wilt u belanghebbenden op een informele manier informeren over uw plan? Organiseer dan een moment dat belanghebbenden kunnen langskomen om informatie te krijgen over uw plan. Ze mogen zelf weten binnen de tijden die u aangeeft wanneer ze komen en hoelang ze blijven. U kunt informatie over uw plan neerleggen en er kunnen vragen gesteld worden. Kenmerken U informeert belanghebbenden over uw plan en belanghebbenden kunnen meteen vragen stellen over uw plan. Op een vooraf geplande tijd en plek. Geen vast programma. Bezoekers kunnen tijdens het inloopuur/inloopbijeenkomst in- en uitlopen wanneer zij willen. Hierdoor hoeven ze niet de hele tijd te blijven. Stappenplan Om een inloopuur/inloopbijeenkomst goed te organiseren volgt u de volgende stappen: 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. Organiseer eventueel voor verschillende groepen verschillende momenten, bijvoorbeeld direct omwonenden versus geïnteresseerde kopers van een woning. 2. Bedenk hoe u de belanghebbenden het beste kunt uitnodigen. 3. Kies het moment/de momenten voor het inloopuur of de

4. 5.

6. 7.

inloopbijeenkomst (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend). a. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project kunt u ervoor kiezen of u één uur reserveert of dat u er meerdere uren voor vrijmaakt. b. Bedenk ook hoeveel tijd u denkt nodig te hebben voor het aantal belanghebbenden dat u uitnodigt. c. Houd er rekening mee dat de momenten die u kiest, ook handige momenten zijn voor degenen die u uitnodigt. Organiseer de plek: fysiek of digitaal. Houd er rekening mee dat deze goed bereikbaar is voor degenen die u uitnodigt. Nodig de belanghebbenden uit. Doe dit op tijd uit (2-3 weken van tevoren). Dit geeft belanghebbenden de tijd om ruimte te maken in hun agenda. Bereid het inloopuur/ de inloopbijeenkomst voor (zie ook de tips). Tijdens het inloopuur/de inloopbijeenkomst: a. Stel u zelf voor en vertel wat uw plan is. Vertel wat het doel van het plan is, waar uw plan komt en welke planning u heeft. Dit kan aan de hand van een tekening, maar ook in een presentatie of filmpje dat van tevoren is opgenomen. Tijdens het inloopuur/de inloopbijeenkomst kunnen de bezoekers dit bekijken. b. Vertel op welke manier uw plan invloed kan hebben op de belanghebbenden. Kunnen zij bijvoorbeeld overlast van het plan ervaren en wanneer zal deze overlast zijn? c. Beantwoord vragen. De vragen die u niet ter plekke kunt beantwoorden, schrijft u op en beantwoordt u later.

Spreek met de vragensteller af hoe deze persoon u later kunt bereiken om de vraag alsnog te beantwoorden. d. Geef een doorkijk voor na het inloopuur/de inloopbijeenkomst. Hoe kunnen belanghebbenden op de hoogte blijven van de ontwikkeling van het plan? En hoe ziet het vervolg eruit? Komt er op een ander moment nog een inloopuur/ inloopbijeenkomst?

inspiratiegids gemeente Barneveld

8. Na het inloopuur/de inloopbijeenkomst: zorg dat bezoekers informatie over uw plan thuis kunnen nalezen of nakijken. Via papier of digitaal (bijvoorbeeld een folder, presentatie of filmpje). Wanneer u informatie wilt nasturen, noteer de (e-mail)adressen of telefoonnummers. Of zet de informatie op een website en deel het webadres tijdens het inloopuur/de inloopbijeenkomst. 9. Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp, via de website of een andere weg). Tips ★ Biedt meer dan één moment en verschillende plekken aan om naar het inloopuur/de inloopbijeenkomst te komen. Zo kunnen belanghebbenden zelf kiezen op welk moment en op welke plek zij geïnformeerd willen worden. ★ Wilt u belanghebbenden de kans geven voor een 1-op-1 inloopuur dan kan dit natuurlijk ook. ★ Hang een uitnodiging voor de inloopmomenten op in de buurt waar het plan komt. Doe dit ook op de plek waar u het inloopmoment organiseert. ★ Organiseer de momenten in de wijk/buurt waar het plan plaatsvindt. Zo krijgen belanghebbenden meteen een beter beeld bij de plek van het project en kan er mogelijk ook een betere inschatting worden gemaakt van de impact op de omgeving. ★ Zorg voor beeldmateriaal dat duidelijk laat zien wat de toekomstige situatie van het plan is.

Bij een 3D ontwerptekening, foto’s of filmpje kan men beter een beeld vormen van hoe het plan eruit komt te zien dan bij een technische tekening. Of gebruik een verschuifbare maquette. Mocht u beschikken over beeldmateriaal van een zelfde soort project maar dan op een andere locatie, is dit natuurlijk ook goed om te laten zien. Mocht het ontwerp nog niet vast staan, geef dan duidelijk aan wat de verschillende mogelijkheden zijn. ★ Zorg er zo mogelijk voor dat belanghebbenden ook digitaal kunnen deelnemen aan het inloopuur/de inloopbijeenkomst. Op deze manier kunt u ook weer een breder publiek bereiken. Denk ook aan

bijvoorbeeld jongeren die over het algemeen sneller digitaal actief zullen zijn.

1. MEEWETEN

Ondersteunende werkvormen ✚ filmpje: voor de bijeenkomst kunt u met de belanghebbenden een filmpje delen over het project. Zo beschikt iedereen van tevoren over dezelfde basisinformatie. Een andere optie is om tijdens de inloopbijeenkomst een filmpje met basisinformatie over uw plan te laten zien. ✚ thematafels: dit zijn gesprekstafels op het inloopuur/ inloopbijeenkomst over een specifiek thema van uw plan. Belanghebbenden kunnen kiezen aan welke tafel(s) zij aanschuiven. Op deze manier kunnen belanghebbenden zelf kiezen over welk onderwerp zij informatie willen verkrijgen. Zorg ervoor dat er per tafel iemand staat die de vragen over dat thema goed kan beantwoorden. Let er op dat u ook een tafel maakt voor nietthemagebonden (algemene) vragen.

Verschuifbare maquette inspiratiegids gemeente Barneveld

1. MEEWETEN

geplande project is of waar bouwwerken komen te staan. Of u kunt laten zien of een bepaalde boom behouden blijft. Op deze manier kunnen belanghebbenden een beter beeld krijgen van de toekomstige situatie, dan via alleen tekeningen of ontwerpen.

1.3 Inloopmoment op de bouwplaats

Wilt u belanghebbenden een concreet beeld geven van uw plan? Nodig belanghebbenden dan uit op de locatie van uw plan. U kunt aanwijzen waar u wat gaat doen. De belanghebbenden kunnen u concreet vragen stellen over bijvoorbeeld het weghalen van groen of schaduwwerking. Kenmerken Op een vooraf geplande tijd. Bezoekers kunnen in- en uitlopen wanneer zij willen. Plek: de bouwplaats. Belanghebbenden krijgen een concreet beeld van het project. U kunt bijvoorbeeld met paaltjes in de grond laten zien hoe groot het

Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bedenk hoe u de belanghebbenden het beste kunt uitnodigen. Organiseer eventueel voor verschillende groepen verschillende momenten, bijvoorbeeld direct omwonenden versus geïnteresseerde kopers van een woning en geef informatie wat voor die groep interessant is. 3. Kies het moment/de momenten voor het inloopmoment (ochtend/ middag/avond, doordeweeks of weekend). a. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project kunt u ervoor kiezen of u één uur reserveert of dat u er meerdere uren voor vrijmaakt. b. Bedenk ook hoeveel tijd u denkt nodig te hebben voor het aantal belanghebbenden dat u uitnodigt. c. Houd er rekening mee dat de momenten die u kiest, ook handige momenten zijn voor degenen die u uitnodigt. 4. Zorg ervoor dat de bouwplaats ook goed bereikbaar is voor degenen die u uitnodigt. 5. Nodig de belanghebbenden uit. Doe dit op tijd uit (3 weken van tevoren). Dit geeft belanghebbenden de tijd om ruimte te maken in hun agenda. 6. Bereid het inloopmoment voor (zie ook de tips). 7. Tijdens het inloopmoment: a. Stel u zelf voor en vertel wat u plan is. Vertel wat het doel van het plan is, waar uw plan komt en welke planning u heeft. Dit kunt u direct op de bouwplaats laten zien. b. Vertel op welke manier uw plan invloed kan hebben op de belanghebbenden.

Kunnen zij bijvoorbeeld overlast van het plan ervaren en wanneer zal deze overlast zijn? inspiratiegids gemeente Barneveld

c. Beantwoord vragen. De vragen die u niet ter plekke kunt beantwoorden, schrijft u op en beantwoordt u later. Spreek met de vragensteller af hoe deze persoon u later kunt bereiken om de vraag alsnog te beantwoorden. d. Geef een doorkijk voor na het inloopmoment. Hoe kunnen belanghebbenden op de hoogte blijven van de ontwikkeling van het plan? En hoe ziet het vervolg eruit? Komt er nog een inloopmoment? 8. Na het inloopmoment: zorg dat bezoekers informatie over uw plan thuis kunnen nalezen of nakijken. Geef eventueel aan in een disclaimer wat mogelijk nog kan wijzigen. Via papier of digitaal (bijvoorbeeld een folder, presentatie of filmpje). Wanneer u informatie wilt nasturen, noteer de (e-mail)adressen of telefoonnummers. Of zet de informatie op een website en deel het webadres tijdens het inloopmoment. 9. Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp, via de website of een andere weg). Tips ★ Organiseer op verschillende momenten voor en tijdens de bouw een inloopmoment op de bouwplaats. Zo kunnen belanghebbende het bouwproces volgen en ook gedurende het bouwproces nog vragen stellen. Afhankelijk van hoelang het project duurt, kunnen de inloopmomenten wekelijks, tweewekelijks of maandelijks worden georganiseerd.

★ Hang op de bouwplaats en ook in de buurt een uitnodiging voor het inloopmoment/de inloopmomenten op (bijvoorbeeld als poster).

1.4 Informatiebijeenkomst

1. MEEWETEN

Wilt u belanghebbenden op een formele manier informeren over uw plan? Organiseer dan een informatiebijeenkomst. Nodig belanghebbenden uit voor een duidelijk programma, waarin u uw plannen presenteert. Kenmerken U informeert belanghebbenden over uw plan en belanghebbenden kunnen meteen vragen stellen over uw plan. Op een vooraf geplande tijd en plek. Meerdere tijden en plekken zijn ook mogelijk. U kunt ook onderscheid maken tussen verschillende belanghebbenden, bijvoorbeeld potentiële kopers en omwonenden. Vast programma. Bezoekers volgen het hele programma en kunnen niet in- en uitlopen wanneer zij willen. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bedenk hoe u de belanghebbenden het beste kunt uitnodigen. 3. Kies het moment/de momenten voor de informatiebijeenkomst (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend). a. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project kunt u ervoor kiezen of u één uur reserveert of dat u er meerdere uren voor vrijmaakt. b. Bedenk ook hoeveel tijd u denkt nodig te hebben voor het aantal belanghebbenden dat u uitnodigt. c. Houd er rekening mee dat de momenten die u kiest, ook handige momenten zijn voor degenen die u uitnodigt. 4. Organiseer de plek: fysiek of digitaal. a. Houd er rekening mee dat deze goed bereikbaar is voor degenen die u uitnodigt. 5. Nodig de belanghebbenden uit.

Verstuur de uitnodiging op tijd (2-3 weken van tevoren). Dit geeft belanghebbenden de tijd om ruimte te maken in hun agenda. inspiratiegids gemeente Barneveld

6. Bereid de informatiebijeenkomst voor (zie ook de tips). 7. Tijdens de informatiebijeenkomst: a. Stel u zelf voor en vertel wat u plan is. Vertel wat het doel van het plan is, waar uw plan komt en welke planning u heeft. Dit kan ook in een presentatie of filmpje dat van tevoren is opgenomen. Tijdens de informatiebijeenkomst kunnen de bezoekers dit bekijken. b. Vertel op welke manier uw plan invloed kan hebben op de belanghebbenden. Kunnen zij bijvoorbeeld overlast van het plan ervaren en wanneer zal deze overlast zijn? c. Beantwoord vragen. De vragen die u niet ter plekke kunt beantwoorden, schrijft u op en beantwoordt u later. Spreek met de vragensteller af hoe deze persoon u later kunt bereiken om de vraag alsnog te beantwoorden. d. Geef een doorkijk voor na de informatiebijeenkomst. Hoe kunnen belanghebbenden op de hoogte blijven van de ontwikkeling van het plan? En hoe ziet het vervolg eruit? Komt er op een ander moment nog een informatiebijeenkomst? 8. Na de informatiebijeenkomst: zorg dat bezoekers informatie over uw plan thuis kunnen nalezen of nakijken. Geef eventueel aan in een disclaimer wat mogelijk nog kan wijzigen. Via papier of digitaal (bijvoorbeeld een folder, presentatie of filmpje). Wanneer u informatie wilt nasturen, noteer de (e-mail)adressen of telefoonnummers. Of zet de informatie op een website en deel het webadres tijdens de informatiebijeenkomst. 9.

Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp, via de website of een andere weg).

1. MEEWETEN

★ Hang een uitnodiging voor de informatiebijeenkomst op in de buurt waar het plan komt. Doe dit ook op de plek waar u de informatiebijeenkomst organiseert. ★ Organiseer de momenten in de wijk/buurt waar het plan plaatsvindt. Zo krijgen belanghebbenden meteen een beter beeld bij de plek van het project en kan er mogelijk ook een betere inschatting worden gemaakt van de impact op de omgeving.

Tips ★ Biedt meer dan één moment en verschillende plekken aan om naar de informatiebijeenkomst te komen. Zo kunnen belanghebbenden zelf kiezen op welk moment en op welke plek zij geïnformeerd willen worden. inspiratiegids gemeente Barneveld

★ Leg uw plan uit in een presentatie of een filmpje. Gebruik duidelijk beeldmateriaal (dus geen technische bouwtekeningen). ★ Bouw een vragenmoment in na de presentatie. Als de groep niet te groot is, kunt u er ook voor kiezen om vragen tijdens de presentatie te beantwoorden. ❍ Met een microfoon voorkomt u dat mensen door elkaar heen roepen. Degene die de microfoon heeft, kan een vraag stellen. Zo is het heel duidelijk wie aan de beurt is om een vraag te stellen. ❍ Verwacht u veel vragen? Laat de deelnemers hun vragen opschrijven en inleveren (bij de organisatie of op een prikbord). In de pauze voegt u de vragen samen naar het thema waar het bij hoort. Na de pauze beantwoordt u de meest gestelde vragen. De overige vragen en de meest gestelde vragen werkt u na de bijeenkomst uit in een vraag en antwoord lijst. Deze deelt u na de bijeenkomst met alle belanghebbenden (via mail of een website). ★ Maak de bijeenkomst actiever. Zo wordt het minder snel saai en het levert betere gesprekken op. Voor ideeën: zie kopje Ondersteunende werkvormen. ★ Deel tijdens de bijeenkomst een emailadres waarop belanghebbenden na de bijeenkomst nog vragen kunnen stellen. ★ Maak een website waarop alle informatie over uw plan staat: ❍ Doel, inhoud en planning van uw plan. Zo blijft de omgeving op de hoogte wanneer wat wordt gedaan en wanneer men mogelijk overlast kan ervaren.

❍ Presentaties en verslagen van informatiebijeenkomst(en). ❍ E-mailadres en/of telefoonnummer waar men terecht kan met vragen of opmerkingen. ❍ Overzicht van de meest gestelde vragen en antwoorden. ★ Zorg dat de website op tijd wordt bijgewerkt en steeds de laatste informatie bevat. Zo blijven de belanghebbenden van nieuwe ontwikkelingen of wijzigingen goed op de hoogte.

1. MEEWETEN

Ondersteunende werkvormen ✚ Catchbox: een grote zachte dobbelsteen met microfoon. Deze gooit u in het publiek om zo willekeurig mensen aan het woord te laten. Degenen die de dobbelsteen vangt, stelt een vraag over het plan. Zo komen er ook mensen aan het woord die minder snel hun hand opsteken in een groep.

✚ 3D-beelden van uw plan: deze maken de veranderingen in de leefomgeving écht zichtbaar. Denk bijvoorbeeld aan Virtual Reality (VR)-brillen waarmee deelnemers het toekomstige plan in 3D kunnen zien en beleven. Of het programma van de gemeente Barneveld waarin woonwijken en straten in de gemeente zijn nagemaakt in 3D. In deze 3D-omgeving kunnen bijvoorbeeld toekomstige bomen worden geplant. Het programma laat bewoners dan zien welk effect de bomen in verschillende seizoenen hebben op lichtinval en schaduw. inspiratiegids gemeente Barneveld

Participatieniveau 2:

MEEDENKEN | RAADPLEGEN U heeft in de handleiding de Participatiemeter ingevuld en de uitkomst is: meedenken. Dit betekent dat u als initiatiefnemer de omgeving laat meedenken over uw plan. Via gesprekken met belanghebbenden haalt u hun meningen, standpunten, ervaringen en ideeën op. U als initiatiefnemer beslist of u uw plan hierop aanpast. Besef wel dat u met informatie uit de omgeving een sterker plan kunt maken, dat beter aansluit op de omgeving.

2. MEEDENKEN

Punten om op te letten: • Informeer de omgeving 2-3 weken van tevoren over momenten waarop ze kunnen meedenken. Zo hebben belanghebbenden voldoende tijd om zich voor te bereiden op de bijeenkomsten. Nodig niet té ver van tevoren uit. Te vroeg uitnodigen kan ervoor zorgen dat mensen de uitnodiging weer vergeten zijn of kwijt zijn. • Gebruik hierbij meerdere communicatiekanalen om belanghebbenden voor een meedenkmoment uit te nodigen. Denk aan de krant, sociale media, wijk/buurtplatforms, gemeentelijke website, posters enzovoort. • Biedt belanghebbenden verschillende mogelijkheden meedenkmomenten bij te wonen, zo mogelijk/wenselijk ook digitaal.

• Stuur ongeveer 1 week voor het meedenkmoment een herinnering. • Schep meteen vanaf het begin duidelijke verwachtingen aan belanghebbenden. Dus geef duidelijk aan dat u hen wilt raadplegen. Vertel dat dit niet betekent dat alle inbreng van de belanghebbenden wordt overgenomen in uw plan. U als initiatiefnemer weegt de inbreng en bepaalt vervolgens of u uw plan erop aanpast.

inspiratiegids gemeente Barneveld

• Communiceer open en duidelijk zodat de omgeving weet waar ze aan toe is. • Kom niet met uitgewerkte voorstellen, maar zorg ervoor dat het plan nog aangepast kan worden. Of laat de belanghebbenden stemmen op 2 of 3 varianten van uw plan. • Zorg voor een goede terugkoppeling naar de deelnemers die hebben meegedacht in het project. Voor de deelnemers is het waardevol om te zien wat er met hun inbreng gedaan wordt. Hierna vindt u voorbeelden van hoe u de omgeving kunt laten meedenken over uw plan. In deze voorbeelden wordt steeds één contactmoment beschreven. Voor elk voorbeeld kan dit uitgebreid worden naar meerdere contactmomenten. Bedenk zelf goed hoeveel contactmomenten bij uw plan en de behoeften van de belanghebbenden passen.

2.1 Vragenlijst (enquête)

2. MEEDENKEN

Wilt u belanghebbenden op een schriftelijke manier raadplegen? Laat belanghebbenden dan een vragenlijst invullen. Op die manier haalt u overzichtelijk hun standpunten en meningen op over uw plan. Kenmerken Een lijst met vragen aan belanghebbenden om hun standpunten en meningen over uw plan op te halen. U heeft geen gesprek met de belanghebbenden (behalve wanneer u de vragenlijst persoonlijk afneemt). Op papier of digitaal. U kunt de vragenlijst naar de belanghebbenden toe brengen (opsturen per post/mail of langs de deur gaan). Of u kunt de vragenlijst aanbieden op een bepaalde plek (bijvoorbeeld de bouwplaats, de markt of het buurthuis) waar de belanghebbenden de vragenlijst kunnen invullen. Belanghebbenden kunnen de vragenlijst invullen wanneer het hun uitkomt. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bedenk hoe u hen het beste kunt bereiken (per brief, app, mail, oproep in de krant, sociale media, poster, iets anders?). 3. Bedenk wat voor de belanghebbenden de makkelijkste manier is om de vragenlijst in te vullen. a. Papier of digitaal? b. Thuis of op een andere plek? 4. Maak een korte en duidelijk uitleg over uw plan. Deze doet u bij de vragenlijst. In de uitleg vertelt u: a. Het doel van het plan. b. Waar het plan komt. c. Welke planning u heeft. d. Op welke manier uw plan invloed kan hebben op de belanghebbenden. inspiratiegids gemeente Barneveld

e. Hoe belanghebbenden u kunnen bereiken. f. Wat u met de antwoorden op de vragenlijst doet en of u uw plan hierop aanpast. 5. Maak de vragenlijst. Gebruik hierbij de tips. 6. Verstuur de vragenlijst. Of stuur/doe een oproep om de vragenlijst op een bepaalde pek in te vullen. 7. Stuur 1 week voordat de vragenlijst ingevuld moet zijn een herinnering. 8. Sluit de vragenlijst. 9. Onderzoek de ingevulde vragenlijsten. 10. Pas uw plan eventueel aan. 11. Koppel de resultaten terug aan de belanghebbenden. Geef aan wat u met de inbreng vanuit van de vragenlijsten heeft gedaan. En vertel of er nog andere momenten komen waarop de belanghebbenden kunnen meedenken. 12. Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg). Tips ★ Geef belanghebbenden ruim de tijd (3 tot 4 weken) om de vragenlijst in te vullen. ★ Vertel duidelijk tot wanneer de vragenlijst ingevuld kan worden. ★ Bied de kans om de vragenlijst zowel op papier als digitaal in te vullen. Zorg ervoor dat de digitale versie vindbaar is en makkelijk te bereiken is. ★ Wissel vragen en stellingen af. ★ Gebruikt foto’s of plaatjes waaruit u de invuller laat kiezen. Dat kan bijvoorbeeld een foto of plaatje zijn van verschillende versies hoe uw plan eruit kan komen te zien.

★ Vraag niet alleen naar de wensen van belanghebbenden, maar ook naar wat ze ervoor over hebben om hun wens over uw plan te laten uitvoeren. Dus zijn belanghebbenden in staat om bepaalde wensen te moeten wegstrepen om iets nieuws op te starten? ★ Stel de vragen kort en bondig. ★ Gebruik maximaal 15 woorden in 1 zin.

2. MEEDENKEN

★ Gebruik makkelijke woorden die iedereen gebruikt en begrijpt. We noemen dat B1 taalniveau. Op deze website ziet u snel of een woord B1 is: www.ishetb1.nl. Moet u toch een moeilijke woord gebruiken? Leg deze dan in de vragenlijst uit in makkelijke woorden. ★ Stel geen suggestieve vragen. Een suggestieve vraag is een vraag waarin een oordeel zit of waar u een ander woorden mee in de mond legt. ★ Stel één vraag tegelijk. Dus geen twee vragen in één vraag, want dan krijgt u geen goed antwoord op beide vragen. ★ Stel niet teveel open vragen. Het kost meer tijd om deze uit te werken en terug te koppelen dan meerkeuze vragen. ★ Maak de vragenlijst niet te lang. Anders haken mensen af. Zorg daarom dat het invullen van de vragenlijst niet langer dan 5 tot 10 minuten duurt. Dat komt vaak neer op maximaal 15 vragen. ★ Bedank de mensen die de vragenlijst hebben ingevuld. ★ Neem de vragenlijst af tijdens een leuke activiteit waar veel belanghebbenden komen. Denk aan monumentendag, sportdag, burendag, een foodtruck-festival of muziekfestival. Uiteraard stemt u dit af met de organisatoren van de evenementen. U kunt er ook voor kiezen om aan te sluiten bij de dagelijkse routine van belanghebbenden (door bijvoorbeeld de vragenlijst af te nemen op de markt of langs het voetbalveld). Zo bereikt u veel mensen die deze activiteiten bezoeken.

U kunt de vragenlijst ter plekke via een tablet afnemen/laten invullen. Of laat een QR-code scannen waarmee de mensen direct naar de digitale vragenlijst. Deze kunnen ze dan op hun eigen telefoon of tablet invullen. ★ Het verloten van een prijs of waardebonnen kan het aantal reacties op uw vragenlijst verhogen. Zorg er dan wel voor dat mensen die de vragenlijst invullen hun contactgegevens achterlaten. ★ Wilt u snel een aantal vragen stellen aan uw belanghebbenden, denk dan ook eens aan een poll. Dit kan op verschillende platformen zoals Linkedin, Facebook, Instagram of Whatsapp, maar ook via de Microsoft-outlook of Teams.

inspiratiegids gemeente Barneveld

2.2 Keukentafelgesprek

Wilt u betrokkenen op een persoonlijke manier raadplegen? Ga dan bij de belanghebbenden langs en bespreek aan de keukentafel wat hun standpunten en meningen over uw plan zijn. Zorg er wel voor dat het een open gesprek is en belanghebbenden alle ruimte hebben om een mening te geven. Kenmerken Een persoonlijk gesprek: 1-op-1 of in een groep van maximaal 4 personen. Meestal aan de keukentafel bij een belanghebbende thuis. Kan ook op een andere plek of digitaal.

Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn.

2. MEEDENKEN

2. Bepaal de plek van het gesprek. Kunt u bij de belanghebbenden thuis langs gaan? Of is een andere plek geschikter een gesprek over uw plan? 3. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend). 4. Nodig belanghebbenden ongeveer 3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met de volgende punten: a. Bedenk hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken. Een persoonlijke uitnodiging past goed bij het persoonlijke en open gesprek dat u wilt voeren. Ga persoonlijk langs de deuren, bel of stuur een persoonlijk bericht. b. Nodig niet meer dan 4 personen uit per gesprek. Zo houdt u het gesprek persoonlijk en komt iedereen aan het woord. Heeft u meer belanghebbenden? Deel ze dan op in groepen van maximaal 4 personen en plan voor elke groep een apart keukentafelgesprek. c. Benoem in de uitnodiging duidelijk waarover u in gesprek wilt gaan en dat de deelnemers kunnen meedenken over uw plan. 5. Stuur een week voor het gesprek een herinnering. 6. Ga open het gesprek in. Vraag door naar de standpunten, zorgen en wensen die belanghebbenden hebben. Maak tijdens het gesprek aantekeningen (of laat dat door iemand doen), zodat er geen waardevolle informatie verloren gaat. 7. Geef na afloop van het gesprek duidelijk aan hoe het vervolg eruit ziet. Komen er nog vervolggesprekken? Of wordt er nog gebruik gemaakt van een andere werkvorm? 8.

Stuur de belanghebbenden een verslag van het gesprek. Vraag de belanghebbenden of het verslag het gesprek goed beschrijft. En geef bij het verslag aan wat er met de inbreng van de belanghebbenden gedaan wordt. 9. Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg). inspiratiegids gemeente Barneveld

2.3 Debatavond

Wilt u op een interactieve manier de standpunten over uw plan horen van belanghebbenden? Organiseer dan een debatavond. Aan de hand van stellingen krijgt u een beeld van de ideeën en meningen van de verschillende belanghebbenden. Een goede debatleider/gespreksleider en een zorgvuldige verslaglegger zijn hierbij belangrijk. Kenmerken Een interactieve manier om standpunten en ideeën op te halen uit de omgeving. Een avond waarin discussiëren met elkaar centraal staat. Op een centrale plek. Er is een vast programma.

2. MEEDENKEN

6. Zorg voor iemand die tijdens de avond mee kan schrijven met wat er allemaal gezegd wordt. 7. Stuur de belanghebbenden het verslag. Geef daarbij aan wat er met hun inbreng gedaan wordt. 8. Geef deelnemers de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg). Tips ★ Zorg voor een gespreksleider met een microfoon om het debat in goede banen te leiden. Een leuke afwisseling kan zijn om een catchbox hiervoor te gebruiken. Dit is een grote zachte dobbelsteen met microfoon. Deze gooit u in het publiek om zo willekeurig mensen aan het woord te laten. Degenen die de dobbelsteen vangt, deelt hun standpunt of idee over het plan. Zo komen er ook mensen aan het woord die minder snel hun hand opsteken in een groep.

Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bepaal het moment (doordeweeks of weekend) en de plek van de avond. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). En leg in de uitnodiging het doel van de avond uit. 4. Stuur een week voor de debatavond een herinnering. 5. Bereid de avond voor: a. Start met een korte uitleg over uw plan (doel, planning, mogelijke effecten op de omgeving) b. Geef duidelijk aan dat de deelnemers kunnen meedenken over uw plan. U beslist of en hoe u uw plan hierop aangepast. c. Bedenk een aantal stellingen. Doe dit over punten in uw plan waarop u de omgeving wilt laten meedenken. Maak de stellingen scherp genoegd zodat er discussie ontstaat. En laat ruimte aan de deelnemers om met een eigen stelling te komen. inspiratiegids gemeente Barneveld

★ Voor een actieve avond: laat de deelnemers stemmen op de stellingen door fysiek door de ruimte te lopen. Hiervoor zijn verschillende manieren: ❍ Maak een streep op de vloer in het midden van de ruimte (met bijvoorbeeld schilderstape) of werk met een denkbeeldige grens. De ene kant van de streep is ‘eens met de stelling’ en de andere kant is ‘oneens met de stelling’. Bij elke stelling lopen de deelnemers naar het vak ‘eens’ of ‘oneens’. ❍ Zet de deelnemers in een ruime cirkel. Bij iedere stelling: nodig deelnemers uit om hun mening over die stelling te delen. De eerste deelnemer die de hand opsteekt gaat in het midden van de kring staan en deelt zijn of haar mening. Vraag de deelnemers: wanneer je deze mening deelt, ga achter de persoon in de kring staan. Wanneer je een andere mening hier tegenover wilt zetten, ga tegenover de persoon in het midden staan. De gespreksleider vraagt uit de groep met de andere mening één persoon om hun mening toe te lichten. Daarbij is het belangrijk dat de deelnemer vanuit zijn eigen standpunt praat en niet de mening van de ander aanvalt. Vervolgens vraagt de gespreksleider de rest opnieuw om achter het nieuw ingebrachte standpunt te gaan staan of een andere mening er tegenover te zetten. Dit kunt u per stelling een paar keer herhalen.

2.4 Speeddate

2. MEEDENKEN

Wilt u op een snelle, aantrekkelijke manier de standpunten over uw plan horen van belanghebbenden? Ga dan speeddaten. Ga korte 1 op 1 gesprekken aan tussen de initiatiefnemers en de belanghebbenden. Belanghebbenden kunnen een van hun vragen, wensen en bezwaren voorleggen aan een initiatiefnemer en daarop een reactie krijgen. Daarna schuiven ze door naar de volgende initiatiefnemer. Kenmerken Voor ophalen van korte reacties van belanghebbenden op uw plan Op een vooraf geplande tijd en plek. De starttijd van de bijeenkomst staat vast. Afhankelijk van hoeveel mensen zich aanmelden kunt u een eindtijd inschatten. Geen vast programma, deelnemers kunnen in- en uit lopen wanneer zij dit wensen. Actief. Belanghebbenden en organisatoren zitten in groepjes van twee tegenover elkaar. De belanghebbenden geeft zijn of haar reactie op het plan en de organisator beantwoordt eventuele vragen. Na een paar minuten schuiven de belanghebbenden één stoel door en zitten ze tegenover een andere organisator. Dit doorschuiven is alleen relevant wanneer elke organisator een ander aspect of thema van het plan behandelt. De gesprekken zijn kort en krachtig. Deze worden getimed. Na 2-3 minuten gaat er steeds een bel af en moeten de belanghebbenden doorschuiven. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2.

Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de speeddate. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt inspiratiegids gemeente Barneveld

5. 6.

8. 9.

bereiken (brief, flyer, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg?). Gebruik het liefst verschillende manieren om de speeddate aan te kondigen. En leg in de uitnodiging het doel van de speeddate uit. Werk met een aanmeldlijst. Op basis van het aantal aanmeldingen bepaalt u de eindtijd van de speeddate. Ongeveer 1 week van te voren kunt u de eindtijd communiceren met de deelnemers. Houd er rekening mee dat op de speeddate zelf mensen spontaan kunnen inlopen. Reserveer hier tijd en voldoende organisatie voor. Stuur een week voor de speeddate een herinnering. Bereid de speeddate voor: a. Start met een korte uitleg over uw plan (doel, planning, mogelijke effecten op de omgeving) b. Geef duidelijk aan dat de deelnemers kunnen meedenken over uw plan. U beslist of en hoe u uw plan hierop aangepast. c. Leg uit hoe het speeddaten werkt. Zorg ervoor dat u voldoende mensen beschikbaar heeft voor de speeddates. En laat hen de inbreng die tijdens de speeddates gegeven wordt opschrijven. Stuur belanghebbenden een verslag van de speeddates. Geef daarbij aan wat er met hun inbreng gedaan wordt. Geef deelnemers de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg).

2.5 Participizza

2. MEEDENKEN

Wilt u op een gezellige meer informele manier de standpunten over u plan horen van belanghebbenden? Ga dan een open gesprek aan onder het genot van een stukje pizza (of ontbijt, lunch, BBQ etc). Kenmerken Een open gesprek met belanghebbenden onder het genot van een stukje pizza. Een ander hapje kan ook. Op een gemeenschappelijke plek in de wijk zoals in een buurthuis of sporthal. Er is geen vast programma. Deelnemers kunnen in- en uitlopen wanneer zij willen. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de participizza. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). Gebruik het liefst verschillende manieren om de participizza aan te kondigen. En leg in de uitnodiging het doel van de avond uit. 4. Werk met een aanmeldlijst met dieetwensen. Zodat u genoeg pizza heeft. Houd bij het bestellen van de pizza rekening met dieetwensen, zoals vegetarisch of halal. 5. Stuur een week voor de participizza een herinnering. 6. Bereid de participizza voor: a. Maak een korte uitleg over uw plan (doel, planning, mogelijke effecten op de omgeving).

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Barneveld&id=5a655afc-11b3-4475-b2ae-465a43ccdd35