B-3.31 Memo B&W inzake svz implementatie participatiebeleid Omgevingswet d.d. 6-12-22.pdf
Tekst van het document
Bedenk hoe u deze uitleg tijdens de bijeenkomst makkelijk aan de deelnemers kunt laten zien (poster, flyer, filmpje). b. Geef duidelijk aan dat de deelnemers kunnen meedenken over inspiratiegids gemeente Barneveld
19
uw plan. U beslist of en hoe u uw plan hierop aangepast. c. Noteer de inbreng van de deelnemers op uw plan. Regel voldoende mensen die tijdens de avond deze inbreng kunnen opschrijven. Of vraag de deelnemers aan het einde van de avond om hun inbreng zelf op te schrijven en in te leveren. 7. Stuur alle belanghebbenden een verslag van de avond. Geef daarbij aan wat er met hun inbreng gedaan wordt. 8. Geef deelnemers de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg). Tips ★ Houd de participizza op de plek waar u uw plan wilt uitvoeren. Dat spreekt meteen beter tot de verbeelding. ★ Uiteraard kunt u iets anders dan pizza aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan een bbq, ontbijt, lunch of een borrel op een leuke plek. Stem uw keuze af op de belanghebbenden die u uitnodigt: op welk moment kunnen zij het makkelijkst komen?
2.6 Participatieplatform
2. MEEDENKEN
Wilt u belanghebbenden snel laten meedenken over uw plan? Kies dan voor een digitaal platform, zoals www.ikpraatmee.nl, of gebruik een fysiek platform, bijvoorbeeld een prikbord op een plek waar veel mensen komen. U kunt dan een keuze in uw plan voorleggen, belangen en wensen inventariseren of deelnemers om concrete ideeën vragen. Belanghebbenden kunnen meedenken op het moment dat het hen het beste uitkomt.
Kenmerken
Snelle manier om uw doelgroep te laten meedenken over uw plan. U kunt namelijk via een fysiek of digitaal platform (dat is een plek waar belanghebbenden iets kunnen opschrijven) een keuze in uw plan voor leggen, belangen en wensen inventariseren of deelnemers om concrete ideeën vragen. Belanghebbenden kunnen meedenken op het moment dat het hun uitkomt. U heeft geen direct gesprek met de belanghebbenden. Fysiek of digitaal.
Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bepaal de plek van het platform: fysiek of digitaal. 3. Bedenk welk onderwerp u op het participatieplatform wilt zetten. 4. Kies een open vraag waar u de belanghebbenden over wilt laten meedenken. Dit nodigt hen uit om te reageren. 5. Nodig belanghebbenden uit om hun reactie te geven op het participatieplatform. a. Doe dit op verschillende manieren. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg).
inspiratiegids gemeente Barneveld
20
.
b. Zet in de uitnodiging: - een korte uitleg over uw plan (doel, planning, mogelijke effecten op de omgeving). - het doel van het participatieplatform - Geef duidelijk aan dat de deelnemers kunnen meedenken over uw plan. U beslist of en hoe u uw plan hierop aangepast. 6. Maak een verslag van de inbreng die via het participatieplatform is gegeven. Deel dit verslag met de belanghebbenden. Geef daarbij aan wat er met de inbreng gedaan wordt. 7. Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg).
2. MEEDENKEN
Tips ★ Voor een fysiek platform: ❍ Kies een plek waar de belanghebbenden gemakkelijk komen of in hun dagelijkse bewegingen langs komen. ◆ Hang of leg op die plek een korte uitleg over uw plan (doel, planning, mogelijke effecten op de omgeving). ◆ Hang een groot (prik)bord of poster op waar belanghebbenden hun ideeën, wensen of zorgen op kunnen schrijven. ★ Digitale platformen die u kunt gebruiken zijn: ❍ www.ikpraatmee.nl ❍ www.citizenlab.co ❍ www.argu.co ❍ www.mett.nl ★ Niet iedereen kan een digitaal platform gebruiken. Omdat ze niet weten hoe het werkt of omdat ze geen internet hebben. Houd hier rekening mee wanneer u een digitaal platform organiseert. Bied belanghebbenden ook de mogelijkheid om per telefoon, mail of post hun inbreng te geven.
inspiratiegids gemeente Barneveld
21
Participatieniveau 3:
MEEWERKEN | ADVISEREN U heeft in de handleiding de thermometer ingevuld. Deze geeft als resultaat dat u advies moet vragen aan de omgeving over uw plan. Dit houdt in dat u als initiatiefnemer de belanghebbenden laat meewerken aan uw plan. Dat kan via verdiepende gesprekken en werkbijeenkomsten, maar ook door het schriftelijk uit te vragen.
3. MEEWERKEN
Punten om op te letten: • Informeer de omgeving op tijd over momenten waarop ze kunnen meewerken. Doe dat ongeveer 2-3 weken van te voren. Zo hebben belanghebbenden voldoende tijd om zich voor te bereiden op de bijeenkomsten. • Schep meteen vanaf het begin duidelijke verwachtingen aan belanghebbenden. Dus geef duidelijk aan dat u de omgeving wilt laten meewerken aan uw plan. En geef hierbij aan binnen welke kaders zij kunnen meewerken. Vertel belanghebbenden dat zij niet kunnen meebeslissen over uw plan. U als initiatiefnemer weegt de inbreng en neemt uiteindelijk de beslissingen over uw plan. • Geef bij het uitnodigen van de belanghebbenden duidelijk aan wat het onderwerp en het doel is van de meewerkbijeenkomsten. • Wees duidelijk over de planning en de momenten waarop belanghebbenden kunnen meewerken. • Laat alle belanghebbenden weten hoe de meewerkbijeenkomsten zijn gegaan. En vertel hoe dat uw plan heeft meegenomen. Zo zien de mensen die hebben meegewerkt wat er met hun inbreng is gedaan. Hierna vindt u voorbeelden van hoe u de omgeving kunt laten meewerken aan uw plan.
inspiratiegids gemeente Barneveld
22
3.1 Werkgroep
Wilt u met een kleine, vaste groep mensen een paar gespreksbijeenkomsten organiseren om uw plan te bespreken? Een werkgroep is dan een prima middel. De wensen van de belanghebbenden bepalen het programma. Kenmerken Interactief. Geen vast programma (kan wisselen naar de wensen van de werkgroep). Voorbereiding en begeleiding tijdens de werkgroep is nodig. Groepsgrootte tussen de 10-12 personen. Meerdere bijeenkomsten nodig (minimaal 3). Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn (zie ook de tip). Zorg ervoor dat de werkgroep niet te groot is. Dit om het meewerken interactief en efficiënt te houden. Denk aan een groepsgrootte van ongeveer 10-12 personen. Wanneer u meer aanmeldingen voor de werkgroep heeft, deel de groep dan op in meerdere werkgroepen. Elke werkgroep werkt dan aan een ander thema binnen het plan. 2. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de bijeenkomst. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 2-3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). Gebruik het liefst verschillende manieren om de bijeenkomst aan te kondigen. En leg in de uitnodiging het doel van de werkgroep uit en wat er verwacht wordt van de belanghebbenden.
Op deze manier kunnen de belanghebbenden zich goed voorbereiden en komen ze niet voor verassingen te staan. 4. Stuur de belanghebbenden 1 week voor de werkgroep een herinnering.
3. MEEWERKEN
5. Bereid de werkgroep voor en zorg voor een begeleider van de werkgroep. 6. Tijdens de werkgroep: Om de werkgroep goed te laten meedenken zijn meestal meerdere bijeenkomsten nodig. Het goed uitwerken van ideeën kost namelijk tijd. Houd bij het organiseren van werkgroepen daarom rekening met minimaal 3 werkbijeenkomsten. Zodat alle belangrijke fasen aan bod komen: a. Schets-fase: meeschetsen over uw plan. U vraagt belanghebbenden om ruwe ideeën die ze hebben over het plan te formuleren of zelfs uit te tekenen. In de uitnodiging voor deze bijeenkomst bereid u belanghebbenden al voor. Door te vertellen over uw plan en het kader waarbinnen ze kunnen meewerken. b. Uitwerk-fase: na de schets-fase laat u de belanghebbenden de ideeën uit de vorige fase uitwerken. Is uw plan complex
inspiratiegids gemeente Barneveld
23
en zijn er veel verschillende standpunten binnen de werkgroep? Organiseer dan meerdere uitwerk-bijeenkomsten. Belanghebbenden hebben dan meer tijd om gezamenlijk tot een plan te komen. U kunt ook simpelweg aan de werkgroep vragen waar ze nog behoefte aan hebben. Misschien is dat een extra uitwerk-bijeenkomst of een andere werkvorm. c. Presentatie-fase: u als initiatiefnemer presenteert het gezamenlijke plan aan de omgeving. Hier kunt u de laatste feedback ophalen en deze meenemen in uw eindproduct. 7. Maak een verslag van de bijeenkomst. 8. Deel het verslag van de bijeenkomst met alle belanghebbenden. Geef daarbij het doel van de volgende bijeenkomst van werkgroep aan. 9. Geef deelnemers de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg). 10. Vergeet niet om ook de voortgang van het project te delen met de werkgroep wanneer er geen bijeenkomsten zijn, dit kunt u bijvoorbeeld doen door een website bij te houden of per mail updates te sturen. 11. Deel na de laatste bijeenkomst een verslag van de werkgroepen met alle belanghebbenden. Geeft daarbij aan wat u met de inbreng van de werkgroep gedaan heeft. En vertel hoe u hen op de hoogte houdt van de uitvoering van uw plan. Dat kan bijvoorbeeld via een website of per mail. Tip
★ Zorg ervoor dat de deelnemers aan de werkgroep een goede vertegenwoordiging van alle belanghebbende zijn. Het liefste wilt u zoveel mogelijk verschillende standpunten uit de omgeving verzamelen. Zodat u een plan kunt maken dat bij de omgeving past. Denk bij het betrekken van belanghebbenden voor een werkgroep ook aan wijk-of buurtverenigingen. Deze verenigingen hebben vaak veel kennis over wat er in een buurt of wijk afspeelt.
3.2 Klankbordgroep
3. MEEWERKEN
Wilt u dat belanghebbenden op verschillende momenten en in verschillende fasen van uw plan kritisch meewerken en adviseren over nog te maken keuzes? Dan biedt een klankbordgroep mogelijk uitkomst. Het is een goede manier om informatie uit te omgeving te verzamelen. Kenmerken Interactief. Geen vast programma (kan wisselen naar de wensen van de klankbordgroep). Belanghebbenden denken mee op verschillende momenten, in verschillende fasen van uw plan. Een klankbordgroep stelt kritische vragen over keuzes die gemaakt worden en geeft advies. Een goede manier om informatie uit te omgeving te verzamelen. Groepsgrootte tussen de 8-10 personen. Tussen de 3-5 bijeenkomsten. Stappenplan 1. Stel uzelf van te voren de volgende vragen: a. Wat is het doel van mijn plan? b. Wat is het doel van de klankbordgroep? c. Welke belanghebbenden moeten een plek hebben in de klankbordgroep? d. Welke kennis moeten zij met zich meebrengen? e. Wat is en wordt de rol van elke deelnemer? 2. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. Zorg ervoor dat de werkgroep niet te groot is. Dit om het meewerken interactief en efficiënt te houden. Denk aan een groepsgrootte van ongeveer 8-10 personen. 3. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de bijeenkomst. 4. Nodig belanghebbenden ongeveer 2-3 weken van te voren uit. inspiratiegids gemeente Barneveld
24
a. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). b. Gebruik het liefst verschillende manieren om de bijeenkomst aan te kondigen. c. Leg in de uitnodiging het doel van de klankbordgroep uit. En vertel wat er verwacht wordt van de belanghebbenden. d. Beantwoord in de uitnodiging meteen de vragen bij punt 1 uit dit stappenplan. Zo weten de deelnemers meteen wat het doel is van de klankbordgroep. 5. Bereid de klankbordgroep voor en zorg voor een begeleider. 6. Stuur de belanghebbenden minimaal 2 weken vóór de klankbordgroep het programma van de bijeenkomst.
3. MEEWERKEN
7. Moeten de deelnemers voor de bijeenkomst thuis informatie doorlezen of bekijken? Stuur deze informatie dan minimaal 1 week van tevoren. Zo hebben de deelnemers de tijd om hun voor te bereiden. 8. Zorg dat er tijdens de bijeenkomst aantekeningen gemaakt worden. Dit om te voorkomen dat er geen waardevolle informatie verloren gaat. 9. Stuur alle deelnemers binnen 1 week na de bijeenkomst een verslag van de bijeenkomst. Geef hen 1 week de tijd om te reageren of het verslag de bijeenkomst goed weergeeft 10. Deel tussen de bijeenkomsten nieuwe ontwikkelingen van uw plan. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een website bij te houden of per mail updates te sturen. 11. Geef deelnemers de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg). 12. Deel na de laatste bijeenkomst een verslag van de werkgroepen met alle belanghebbenden. Geef daarbij aan wat u met de inbreng van de werkgroep gedaan heeft. En vertel hoe u hen op de hoogte houdt van de uitvoering van uw plan. Dat kan bijvoorbeeld via een website of per mail. Tips ★ Zorg ervoor dat de deelnemers aan de werkgroep een goede vertegenwoordiging van alle belanghebbenden zijn. Het liefste wilt u zoveel mogelijk verschillende standpunten uit de omgeving verzamelen. Zodat u een plan kunt maken dat bij de omgeving past.
Denk bij het betrekken van belanghebbenden voor een werkgroep ook aan wijk-of buurtverenigingen. Deze verenigingen hebben vaak veel kennis over wat er in een buurt of wijk afspeelt. ★ Is uw plan complex? Organiseer dan meer bijeenkomsten met de klankbordgroep.
inspiratiegids gemeente Barneveld
25
3.3 Brainwrite
Wilt u snel persoonlijke ideeën ophalen, waarbij de luidste stemmen niet de overhand krijgen? Organiseer dan een brainstormbijeenkomst, waarbij iedereen persoonlijk zijn of haar ideeën en wensen kan opschrijven. De wensen van de belanghebbenden bepalen het programma. Kenmerken Een brainstorm bijeenkomst, maar dan persoonlijk en niet als groep. Deelnemers schrijven hun persoonlijke ideeën op. Iedereen heeft gelijke inspraak en niet alleen de luidste stemmen gelden. Geen vast programma (kan wisselen naar de wensen van de groep). Fysiek of digitaal. Groepsgrootte tussen de 5-20 personen. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de bijeenkomst. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 2-3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). Gebruik het liefst verschillende manieren om de bijeenkomst aan te kondigen. En leg in de uitnodiging het doel van de bijeenkomst uit. 4. Bereid de brainwrite voor. 5. Tijdens de bijeenkomst: a. U legt de groep van te voren een bepaald idee, punt of dilemma van uw plan voor. b. Vervolgens werken de deelnemers persoonlijk hun ideeën uit op papier. c. Daarna delen de deelnemers hun ideeën met elkaar.
Dat kan met de hele groep (1), of met degene die naast hen zit
3. MEEWERKEN
(2). Bij de laatste vorm (2) kiest u er dan voor om de deelnemers door te laten denken op elkaars ideeën. Kiest u voor deze laatste werkvorm? Laat de deelnemers dan doordraaien totdat iedereen elkaars idee verteld heeft. Bij beide werkvormen is het de bedoeling dat de ideeën gezamenlijk met elkaar gedeeld worden. Werkvorm 2 kost hierbij meer tijd omdat de ideeën eerst nog bij de buurman wordt weggelegd. d. Zijn alle ideeën bij de gehele groep bekend? Laat de groep dan een eindselectie maken van de beste ideeën. e. Geef aan het einde van de bijeenkomst een korte samenvatting van wat er besproken is. f. Vertel de deelnemers dat u de ideeën verder oppakt. Geef aan wanneer u de deelnemers een voorstel van uw plan stuurt. 6. Stuur de deelnemers uiterlijk op de afgesproken datum het voorstel van uw plan. 7. Geef de deelnemers ongeveer 2 weken de tijd om op uw voorstel te reageren. Verwerk de reacties van de deelnemers en maak uw voorstel definitief. 8. Deel uw definitieve voorstel met alle belanghebbenden. Geef daarbij aan hoe u hen op de hoogte houdt van de uitvoering van uw plan. Dat kan bijvoorbeeld via een website of per mail. Tip
★ Digitaal kunt u een brainwrite bijeenkomst houden via Miro.com.
inspiratiegids gemeente Barneveld
26
3.4 Stemmen tellen
Wit u dat belanghebbenden hun mening delen door te stemmen over verschillende onderdelen van uw plan? Dan biedt deze praktische werkvorm uitkomst. De resultaten worden meteen samen met de deelnemers op papier uitgewerkt. Kenmerken Belanghebbenden geven hun mening en stemmen over verschillende onderdelen van uw plan. Bijeenkomst op een vooraf geplande tijd en plek. Een vast programma. Praktische werkvorm waarbij de resultaten meteen samen met de deelnemers op papier worden uitgewerkt.
• •
Neem een groot leeg vel. Laat de deelnemers hier post-its (kleefnotities) op plakken met hun ideeën voor uw plan.
3. MEEWERKEN
ENERGIE & KLIMAAT
VerkeerWoningbouw & infra Dorpscultuur SPORT ONDERWIJS
PLATTELAND FINANCIEEL VERANTWOORD NATUUR & RECREATIE LEEFBAARHEID ENERGIE
Gemeentebelangen SENIOREN
Verenigingsleven ONDERWIJS Groenbeheer
SAMEN DOEN
SAMEN DOEN
Woningbouw
ONDERNEMERSCHAP
SENIOREN
ENERGIE & KLIMAAT Gemeentebelangen TRANSPARANT PUUR & LOKAAL ZORG JONGEREN ONAFHANKELIJK
Dorpscultuur
JONGEREN ZORG KINDEREN
Groenbeheer
FINANCIEEL VERANTWOORD TRANSPARANT SPORT ONDERNEMERSCHAP PLATTELAND
KRITISCH
Verenigingsleven
Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de bijeenkomst. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). Gebruik het liefst verschillende manieren om de bijeenkomst aan te kondigen. En leg in de uitnodiging het doel van de bijeenkomst uit. 4. Tijdens de bijeenkomst: a. Geef een korte uitleg over uw plan (doel, planning, mogelijke effecten op de omgeving). b. Geef duidelijk aan dat de deelnemers kunnen meewerken aan uw plan. c. Laat de deelnemers stemmen op verschillende versies van uw plan. Dit kan digitaal of fysiek en op verschillende manieren. Bijvoorbeeld: I. Laat de deelnemers mogelijkheden voor uw plan zelf inbrengen en daarop stemmen:
Woordwolk
•
Vat de ideeën samen. Dat kan bijvoorbeeld in een woordwolk. Of vat de ideeën samen in een plaatje. Bijvoorbeeld een ladder, waarbij elke trede een andere mogelijkheid voor de uitvoering van uw plan is. Kijk voor een voorbeeld hiervan in op de volgende pagina. Dat is de Barneveldse zonneladder als uitkomst van het participatietraject. Op elke trede staan andere soorten gebieden met daarbij aangegeven of en zo ja hoe zonnepanelen hier in passen. • Laat de deelnemers vervolgens stemmen op samengevatte ideeën. II. Werk zelf een aantal versies van uw plan uit en laat de deelnemers daarop stemmen: • Zet op een groot vel van tevoren al een aantal mogelijke versies van uw plan. Plaatjes of foto’s helpen om de deelnemers een beeld te geven. • Laat de deelnemers een sticker laten plakken bij de versie die hun voorkeur heeft. Bijvoorbeeld: laat inspiratiegids gemeente Barneveld
27
5. 6. 7.
8.
de belanghebbenden kiezen uit 3 verschillende speeltoestellen voor de speeltuin. • U kunt er ook voor kiezen om de deelnemers in groepjes te verdelen van ongeveer 5 - 6 personen. In ieder groepje gaan de deelnemers in gesprek met elkaar over de verschillende versies van uw plan. Laat hen bij iedere versie hun ideeën en bezwaren opschrijven. Laat de deelnemers tot slot een sticker plakken bij de versie(s) die hun voorkeur heeft/ hebben. • Breng alle deelnemers weer bij elkaar. • Laat elk groepje kort vertellen wat er in hun groepje is besproken en welke versie de meeste stemmen (stickers) heeft gekregen. • Geef belanghebbenden de ruimte om vragen te stellen. De gesprekken of discussies die hieruit volgen geven u meer inzicht over wat er in de omgeving speelt. d. Presenteer na de stemronde de uitkomsten. e. Noteer de inbreng van de deelnemers op uw plan. Doe dit zelf of regel van tevoren hulp om dit tijdens de bijeenkomst voor u te doen. Maak foto’s van de vellen met inbreng van de deelnemers. Neem na afloop van de bijeenkomst de uitgewerkte vellen mee naar huis. Voeg de uitgewerkte vellen samen tot één eindversie. Deel de eindversie met alle belanghebbenden. Dit kan op verschillende manieren, via: een informatieavond, verslag, website of misschien een filmpje. Geef daarbij aan wat u met hun inbreng gedaan heeft.
En vertel hoe u hen op de hoogte houdt van de uitvoering van uw plan. Dat kan bijvoorbeeld via een website of per mail. Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg).
Tip
3. MEEWERKEN
★ Kies ervoor om belanghebbenden te laten stemmen op de geplande plek van uw plan. Dan kunnen de belanghebbenden zich direct een goed beeld bij uw plan vormen.
Voorbeeld uit gemeente Barneveld: de zonneladder De zonneladder laat zien hoe u ideeën uit een bijeenkomst kan samenvatten in een ladder. Deze afbeelding is de Barneveldse zonneladder als uitkomst van het participatietraject. De 5 treden geven verschillende gebieden in de gemeente weer: natuurgebied, landelijk gebied aan water, landelijk gebied aan de weg, enzovoort. Bij elk gebied staat of en zo ja hoe zonnepanelen hier in passen. Deze voorwaarden zijn opgehaald bij bewoners, lokale energiecoöperaties, en interne en externe experts.
De Barneveldse zonneladder als uitkomst van het participatietraject
inspiratiegids gemeente Barneveld
28
Participatieniveau 4:
MEEBEPALEN | CO-CREATIE U heeft in de handleiding de thermometer ingevuld. Deze geeft als resultaat dat u uw omgeving moet laten meebepalen in uw plan. U als initiatiefnemer en de belanghebbenden maken samen een plan dat past bij de omgeving. We noemen dit co-creatie. De belanghebbenden zijn medebepalend voor hoe uw plan eruit komt te zien. Het doel is om te komen tot één gezamenlijk plan. Het voordeel van co-creatie is dat u direct tijdens de bijeenkomsten de informatie die u ophaalt samen in het plan verwerkt. Bepaal van tevoren wel de kaders: wat kan er echt niet en wat moet er in ieder geval gebeuren.
4. MEEBEPALEN
Punten om op te letten: • Vraag de omgeving van tevoren hoe zij willen meebepalen in uw plan. Willen zij zelf met ideeën komen die u overneemt? Of willen zij dat u als initiatiefnemer met een voorzet komt waar zij op kunnen stemmen? Bedenk wel dat bij meebepalen de meeste stemmen bepalen hoe uw plan eruit komt te zien. • Informeer de omgeving op tijd over de momenten waarop ze kunnen meebepalen. Doe dat ongeveer 2-3 weken van te voren. Zo hebben belanghebbenden voldoende tijd om zich voor te bereiden op de bijeenkomsten. • Schep meteen vanaf het begin duidelijke verwachtingen. Dus geef duidelijk aan dat u de omgeving wilt laten meebepalen in uw plan. En geef hierbij ook aan binnen welke kaders zij kunnen meebepalen. • Geef bij het uitnodigen van de belanghebbenden duidelijk aan wat het onderwerp en het doel is van de bijeenkomst. • Zorg voor een goede terugkoppeling naar de deelnemers die hebben meegedacht in het project. Voor de deelnemers is het waardevol om te zien wat er met hun inbreng gedaan is. inspiratiegids gemeente Barneveld
29
Stappenplan 1. Introductie en verkenning: zorg ervoor dat er voldoende tijd wordt genomen om elkaar te leren kennen. Start met een interactieve introductie. Bespreek ook meteen duidelijk de doelen en verwachtingen uit naar elkaar.
2. Elkaar inspireren: juist omdat er verschillende partijen aan tafel zitten is het goed om elkaars ervaringen te delen over bepaalde projecten of processen. Op deze manier kunnen de partijen leren van elkaar en elkaar ook vooral inspireren met verschillende ideeën/ standpunten. 3. Ophalen van ideeën: wanneer de verwachtingen helder zijn kan er begonnen worden met het ophalen van ideeën. Dit kan gedaan worden door bijvoorbeeld een brainstorm bijeenkomst. 4. Ideeën concreet maken: na het brainstormen kunnen de ideeën duidelijk gemaakt worden. Doe dit door samen de ideeën uit te werken. 5. Delen van resultaten: presenteer vervolgens de ideeën aan elkaar door middel van een pitch. Hieruit volgt een waardevol feedbackmoment, waar vervolgens dieper met elkaar het gesprek over kan worden aangegaan.
Hierna vindt u voorbeelden van hoe u de omgeving kunt laten meebepalen in uw plan. In deze voorbeelden wordt steeds één contactmoment beschreven. Voor elk voorbeeld kan dit uitgebreid worden naar meerdere contactmomenten. Bedenk zelf goed hoeveel contactmomenten bij uw plan en de behoeften van de belanghebbenden passen.
4.1 Ontwerpatelier
4. MEEBEPALEN
Wilt u de belanghebbenden uitdagen om na te denken over de beste manier om een plan te realiseren en dit ook te ontwerpen? Kies dan voor dit intensieve en creatieve traject van vier bijeenkomsten, bestaand uit 3 ontwerpbijeenkomsten en 1 afsluitende bijeenkomst. Kenmerken Intensief en creatief traject. Belanghebbenden worden uitgedaagd om na te denken over wat de beste manier is om een plan te realiseren en dit ook in een ontwerp vorm te geven. Vraagt om een goede voorbereiding. Bestaat bij voorkeur uit 4 bijeenkomsten: 3 ontwerpbijeenkomsten en 1 afsluitende bijeenkomst. De bijeenkomsten duren 1 dagdeel per keer. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de bijeenkomst. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 2-3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). Gebruik het liefst verschillende manieren om de bijeenkomst aan te kondigen. En leg in de uitnodiging het doel en de kaders van de bijeenkomst uit. 4. Bereid het ontwerpatelier voor en zorg voor een begeleider. 5. Tijdens de bijeenkomsten: Programma ontwerpbijeenkomst 1: a. Begin met een aantal hoofdvragen over uw plan.
Dit zijn vragen waarmee u een algemeen beeld krijgt van de mening van uw deelnemers. Zoals bijvoorbeeld: “Welk woord komt het eerste bij u op als u denkt aan..?” Ga met de deelnemers inspiratiegids gemeente Barneveld
30
hierover open in gesprek. Schrijf de resultaten op posters of vat ze samen in een woordwolk. b. Laat de deelnemers in groepjes van 5 personen hun eerste ontwerpen voor uw plan schetsen. c. Bespreek de ontwerpen met alle deelnemers en laat deelnemers reageren op elkaars ontwerpen. d. Laat de groepjes na de gezamenlijke bespreking de ontwerpen aanpassen. 6. Programma ontwerpbijeenkomst 2: a. Start met de ontwerpen die de vorige keer zijn gemaakt. Laat de deelnemers nu wisselen van groepje zodat ze ook kunnen meedenken over de ontwerpen die in een andere groep zijn bedacht. Laat de deelnemers nadenken over mogelijke overeenkomsten of verschillen tussen de ontwerpen. En laat de deelnemers hiervan de voor- en nadelen van opschrijven. b. Ga met de hele groep deelnemers in gesprek. Vraag naar de laatste aandachtspunten die de deelnemers zijn tegengekomen bij het beoordelen van de andere ontwerpen.
4. MEEBEPALEN
c. Geef de groepjes de tijd om het ontwerp verder uit te werken. d. Geef de deelnemers als huiswerk mee om na te denken wat ze in de laatste ontwerpbijeenkomst nog willen doen. 7. Programma ontwerpbijeenkomst 3: a. Laat de groepjes zelf kiezen hoe ze verder aan de slag willen om hun ontwerp te verbeteren. b. Ieder groepje presenteert aan elkaar hun definitieve ontwerp. Dit is meteen een oefening voor de presentaties die zij geven in de afsluitende bijeenkomst aan alle belanghebbenden. c. Laat de groepjes aan elkaar feedback geven op de presentaties. Zijn er nog vragen of onduidelijkheden? Mochten die er zijn dan kunnen de groepjes hun ontwerp nog verduidelijken vóór de afsluitende bijeenkomst. d. Zorg ervoor dat de groepjes in hun presentatie gebruik maken van duidelijk beeldmateriaal (dus geen technische bouwtekeningen). 8. Programma afsluitende bijeenkomst: a. Laat de verschillende groepjes hun definitieve ontwerp presenteren. b. Bouw na elke presentatie een vragenmoment in. Als de groep niet te groot is, kunt u er ook voor kiezen om vragen tijdens de presentatie te beantwoorden. c. Beantwoord vragen. De vragen die u niet ter plekke kunt beantwoorden, schrijft u op en beantwoordt u later. Spreek met de vragensteller af hoe deze persoon u later kunt bereiken om de vraag alsnog te beantwoorden. d. Geef een doorkijk voor na de bijeenkomst.
Hoe kunnen belanghebbenden op de hoogte blijven van de ontwikkeling van het plan? En hoe ziet het vervolg eruit? 9. Deel na elk van de 3 ontwerpbijeenkomsten de verslagen van de bijeenkomsten met de deelnemers. 10. Verwerk na de afsluitende bijeenkomst de vragen/aandachtspunten van de belanghebbenden in uw plan. Maak de laatste aanpassingen en deel uw definitieve ontwerp met alle belanghebbenden. Geef
inspiratiegids gemeente Barneveld
31
hierbij ook aan welke aanpassingen er zijn doorgevoerd en waarom deze aanpassingen zijn gedaan. 11. Geef belanghebbenden de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg). Tips ★ Benadruk steeds dat de deelnemers werken aan een gezamenlijk doel. Zo voelen alle deelnemers zich eigenaar van het proces. ★ Vertel dat het belangrijk is om tijdens de ontwerpateliers goed naar elkaar te luisteren. Zo is iedereen op de hoogte van elkaars belangen. Alleen dan kun je goed met elkaar in gesprek om verschillende belangen samen te brengen in een gezamenlijk eindresultaat. ★ Deel ook tussen de bijeenkomsten nieuwe ontwikkelingen van uw plan. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een website bij te houden of per mail updates te sturen.
4. MEEBEPALEN
Ondersteunende werkvormen ✚ Legoblokjes of huisjes van een monopoly spel. Kijk ook eens bij Lego Serious Play spellen, dit is een aanpak waarbij deelnemers ondersteund worden in een proces van creatief denken en het oplossen van problemen. ✚ Moodboards (collages) ter inspiratie. ✚ Crazy 8 schetsmethode: laat u deelnemers acht schetsen maken in acht minuten.
Voorbeeld uit gemeente Barneveld: meebepalen clubgebouw VV Stroe
Een mooi praktijkvoorbeeld van meebepalen binnen de gemeente Barneveld is het nieuwe clubgebouw van de voetbalvereniging Stroe. De gemeente Barneveld heeft samen met VV Stroe en een tekenbureau een schets voor het clubgebouw uitgewerkt. In het clubgebouw zitten de kleedkamers, een clubruimte en een zittribune. Drie jaar lang hebben vrijwilligers van de voetbalvereniging gewerkt aan de bouw van het nieuwe clubhuis. Dit hebben zij gedaan met steun van sponsors en in samenwerking met de gemeente. Deze samenwerking heeft geleidt tot Het maken van een sterkte-zwakte analyse in gemeente Zwartewaterland
een mooi nieuw clubgebouw voor VV Stroe.
inspiratiegids gemeente Barneveld
32
Voorbeeld uit gemeente Barneveld: meebepalen vernieuwen speelplekken Kootwijkerbroek Een ander mooi voorbeeld uit de gemeente Barneveld is het vernieuwen van 4 speelplekken in Kootwijkerbroek. De nieuwe inrichting van de speelplekken is in de winter van 2019 samen met de bewoners ontworpen. In het voorjaar van 2020 zijn de speelplekken vernieuwd. Twee speelplekken met verouderde toestellen hebben een nieuwe indeling en nieuwe speeltoestellen gekregen. Eén speelplek is zonder toestellen ingericht. Van de andere speelplek is een grote centrale speelplek gemaakt. Praktische methoden die bij deze co-creatie zijn ingezet: • Nieuwsbrief in de brievenbus om het project aan te kondigen. • Het plakken van een poster op het bankje bij de speelplek om omwonenden uit te nodigen. Op de poster staat dat de speelplek gaat veranderen en dat de buurtbewoners welkom zijn om hierover mee te denken. • Online enquête om de belangrijke thema’s uit de buurt op te halen. • Het plaatsen van een grote partytent in de buurt om de wensen op te halen in de buurt en te weten wat er allemaal speelt. Een goed leerpunt uit deze co-creatie is vooral geweest dat het in gesprek gaan op locatie echt goed helpt. Beide partijen weten op deze manier waar ze het over hebben en kunnen het ook concreet aanwijzen in de omgeving. • Ontwerpateliers om samen de speelplekken te ontwerpen.
Poster op speelplek met uitnodiging tot meedenken over verandering speelplek
4.2 Samenwerkingsverband
4. MEEBEPALEN
Wilt u uw plan samen met belanghebbenden vormgeven? Dan biedt dit intensieve traject zeker mogelijkheden. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de betrokken partijen elkaar goed kennen. Zij maken met elkaar samenwerkingsafspraken over het realiseren van het plan. Kenmerken Een intensief traject, het kost veel tijd om op te zetten. Partijen kennen elkaar goed. Er is vertrouwen nodig om de samenwerking goed te laten verlopen. Het verschilt per samenwerkingsverband hoeveel partijen er zijn aangesloten. Vaak tussen de 2 - 6 partijen. Stappenplan 1. Situatie verkennen: a. Partijen vertellen elkaar waarom ze willen samenwerken. De partijen spreken elkaar veel. Op deze manier ontdekken zij van elkaar welke doelstellingen, problemen en belangen ze hebben. Openheid is hierbij een belangrijke voorwaarde om elkaar te leren kennen. b. Doel: elkaar leren kennen en het doel van de samenwerking benoemen. 2. Verdiepen van ambities en belangen: a. Partijen geven meer inhoud aan de beelden die zij hebben bij uw plan en de vorm van de samenwerking. De partijen worden steeds duidelijker over de gedeelde ambitie in relatie tot hun eigen belangen. Wat willen ze halen en wat kunnen ze brengen? b. Doel: beter inzicht in elkaars belangen. Partijen stellen hun gezamenlijke ambities vast. 3. Overeenkomen: a. Partijen onderhandelen met elkaar over hun belangen.
Dit om samen een oplossing te vinden waarbij alle belangen voldoende worden behartigd. Stel uzelf nogmaals de vraag: wat is de reden dat ik wil samenwerken met deze partij(en)?
inspiratiegids gemeente Barneveld
33
b. Doel: afspraken maken over koers en richting van de samenwerking. 4. Het vormgeven van de oplossing: a. Partijen zetten de samenwerking op. Denk hierbij aan afspraken over wie doet wat, wie is waar verantwoordelijk voor en wat gaan we doen? b. Doel: afspraken over hoe de samenwerking uitgevoerd wordt. 5. Het uitvoeren en vernieuwen van een samenwerking: a. De gemaakte afspraken worden uitgevoerd. In deze fase is het belangrijk om eens in de zoveel tijd met elkaar te bespreken of de gezamenlijke ambitie nog klopt. b. Doel: de samenwerking in uitvoering brengen. Tips ★ Zorg voor een goede procesbegeleider die de verschillende fasen om te komen tot een samenwerkingsverband kan begeleiden. Zorg ervoor dat deze procesbegeleider onafhankelijk is en dus geen belangen heeft bij een van de partijen. ★ Zorg ervoor dat het samenwerkingsverband niet uit meer dan 6 partijen bestaat. Dit om het proces overzichtelijk te houden. ★ Wissel de formele gesprekken ook eens af met bijvoorbeeld een leuk uitje, zoals een gezamenlijk(e) ontbijt, lunch, diner of borrel. Dit kan op persoonlijk vlak voor extra binding zorgen.
4. MEEBEPALEN
4.3 Keuze bijeenkomst
Het woord zegt het al. Tijdens deze interactieve gespreksbijeenkomst bepalen de keuzen van belanghebbenden de toekomst van uw plan. U legt de belanghebbenden verschillende keuzes voor. De keuze die de meeste stemmen krijgt, wordt gerealiseerd. Kenmerken Een bijeenkomst om keuzes te maken met elkaar. De meeste stemmen zijn hierin bepalend voor uw plan. Interactieve bijeenkomst. Fysiek of digitaal. Stappenplan 1. Bedenk wie de belanghebbenden zijn. 2. Bepaal het moment (ochtend/middag/avond, doordeweeks of weekend) en de plek van de bijeenkomst. 3. Nodig belanghebbenden ongeveer 2-3 weken van te voren uit. Houd hierbij rekening met hoe u de belanghebbenden het beste kunt bereiken (brief, flyer, ansichtkaart, mail, buurtapp, sociale media, oproep in de krant of via een andere weg). Gebruik het liefst verschillende manieren om de bijeenkomst aan te kondigen. En leg in de uitnodiging het doel van de bijeenkomst uit. 4. Bereid de keuze bijeenkomst voor en zorg voor een begeleider. 5. Tijdens de bijeenkomst: a. Leg verschillende onderdelen van uw plan aan de deelnemers voor als stellingen, dilemma’s of botsingen. Met stellingen kunnen deelnemers het wel of niet eens zijn. Bij een dilemma laat u de deelnemers kiezen tussen 2 mogelijkheden. Bij botsingen moeten de deelnemers kiezen tussen 2 dingen die niet samen gaan. Het één gaat ten koste van het ander.
Bijvoorbeeld: meer groen in de wijk of meer parkeerplaatsen?
inspiratiegids gemeente Barneveld
34
b. Laat de deelnemers stemmen op de stellingen, dilemma’s of botsingen. c. Vat de uitkomsten samen. d. Vertel de deelnemers wat u met de uitkomsten gaat doen en wat de volgende stappen zijn. 6. Verwerk de resultaten van de stemrondes in uw plan en deel deze resultaten met de belanghebbenden. Licht hierin ook uw keuzes toe bij de aanpassingen die zijn gemaakt. 7. Geef deelnemers de mogelijkheid om achteraf nog vragen te stellen (per mail, telefoon, whatsapp of een andere weg).
Tips ★ Via Mentimeter kunt u deelnemers digitaal op stellingen laten
4. MEEBEPALEN
stemmen. Dat kan ook tijdens een fysieke bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst gaan de deelnemers naar menti.com. Hier kunnen ze op een eigen apparaat (smartphone, iPad of laptop) inloggen met een specifieke code (deze code deelt u met de deelnemers). Deelnemers hoeven zelf dus geen account aan te maken van Mentimeter. Via Mentimeter kunt u live op het scherm de stemmen volgen en meteen de resultaten zien. Zo kan u na elke stelling meteen in gesprek met de deelnemers over de uitslag. Ook kunt u via Mentimeter een overzicht van de stemmen op alle stellingen, dilemma’s of botsingen uitdraaien. Dat is makkelijk voor in het verslag van de bijeenkomst. ★ Wissel stellingen, dilemma’s en botsingen met elkaar af. Zo houd u de bijeenkomst actief. ★ Laat belanghebbenden kiezen tussen foto’s of plaatjes die horen bij een bepaalde stelling, dilemma of botsing. Zo zorgt u voor een leuke afwisseling. ★ Werk de stellingen, dilemma’s of botsingen van te voren uit. Merkt u tijdens de bijeenkomst dat deze niet helemaal worden begrepen of voor verwarring zorgen? Pas de stelling, het dilemma of de botsing dan tijdens de bijeenkomst aan. ★ Niet iedereen is goed in digitale dingen. Omdat ze niet weten hoe het werkt of omdat ze geen internet hebben. Hou hier rekening mee.
Bied belanghebbenden ook de mogelijkheid om per telefoon, mail of post hun inbreng op de stellingen, dilemma’s of botsingen te geven.
inspiratiegids gemeente Barneveld
35
Barneveld
OMGEVINGSWET
De handleiding vindt u online op www.barneveld.nl/participatie/handleiding Vragen of advies nodig? Kijk op www.barneveld.nl/omgevingswet of bel 14 0342 (netnummer niet nodig). Wij helpen u graag verder. inspiratiegids gemeente Barneveld
36
Barneveld
OMGEVINGSWET
HANDLEIDING PARTICIPATIE Ik heb een (ver)bouwplan, wil iets slopen, kappen of aanleggen. Hoe betrek ik de omgeving? Volg het stappenplan met praktische tips
INHOUD STAP 0
5
STAP 1
7
STAP 2
9
STAP 3
19
STAP 4
27
PARTICIPATIE HANDLEIDING Gaat u bouwen, verbouwen, slopen, kappen, iets aanleggen of op een andere manier de omgeving veranderen? Dan vinden wij het in de gemeente Barneveld belangrijk om rekening te houden met de omgeving. Zoals de buren of anderen die te maken krijgen met uw plan. Wat hierin van u verwacht wordt, hangt af van uw plan en de gevolgen ervan voor de omgeving. Hoe groter de gevolgen, hoe meer u de omgeving moet betrekken. In deze handleiding leest u wat dat voor u als initiatiefnemer betekent. Als initiatiefnemer bent u zelf verantwoordelijk voor het betrekken van de omgeving bij uw plan. U heeft altijd contact met de omgeving Of u nu een particulier bent met een klein plan of een projectontwikkelaar met een groot plan, of uw plan nu wel of geen vergunning nodig heeft, betrek altijd de omgeving erbij. Het levert begrip op en uw plan kan er beter van worden. Betrek de omgeving bovendien op tijd. Dat voorkomt vertraging. U bent vrij om te kiezen hoe u de omgeving betrekt, waarbij wij u wel vragen het participatiebeleid van de gemeente Barneveld te volgen. Dat doet u door de volgende stappen te volgen:
VOORWAARDEN
STAP 0 2
RANDVOORWAARDEN
STAP 1
GESPREKS KADER
STAP 2 Handleiding Participatie - 3
HET GOEDE GESPREK
STAP 3
DE OPBRENGST
STAP 4
VOORWAARDEN
STAP 0
RANDVOORWAARDEN
STAP 1
GESPREKS KADER
STAP 2
HET GOEDE GESPREK
STAP 3
DE OPBRENGST
STAP 4
STAP 0 | VOORWAARDEN CHECK Check de volgende zaken voordat u begint: ❑ Heeft u een omgevingsvergunning nodig? Kijk hiervoor op de website: www.barneveld.nl/belastingen-en-vergunningen/ verbouwen-of-slopen. ❑ Wanneer de Omgevingswet van kracht is: heeft u een participatieverplichting? Kijk in deze lijst of de participatieverplichting ook voor uw plan geldt: www.barneveld.nl/participatie/participatieplicht. Heeft u beide hokjes aangekruist? Laat dan in de vergunningaanvraag zien hoe u de omgeving betrokken heeft. Heeft u de omgeving onvoldoende betrokken, dan kan de gemeente u alsnog vragen dat te doen. Betrek uw omgeving daarom op tijd. Volg daarvoor de stappen uit deze handleiding. Geef bij de vergunningaanvraag aan wie u betrokken heeft, hoe u dat gedaan heeft en wat u heeft gedaan met hun inbreng. Heeft u één of geen van beide hokjes aangekruist? Dan geldt nog steeds dat wij u vragen rekening te houden met de omgeving. Volg hiervoor de stappen uit deze handleiding.
4
Handleiding participatie - 5
VOORWAARDEN
STAP 0
RANDVOORWAARDEN
STAP 1
GESPREKS KADER
STAP 2
HET GOEDE GESPREK
STAP 3
DE OPBRENGST
STAP 4
STAP 1 | RANDVOORWAARDEN VOOR HET GOEDE GESPREK Zorg als initiatiefnemer voor de volgende randvoorwaarden:
In deze handleiding spreken we over het goede gesprek. Hiermee wordt bedoeld dat u contact opneemt met de belanghebbenden. Dat kan in de vorm van een gesprek. Maar er zijn ook andere manieren om dat te doen, bijvoorbeeld via een brief. In deze inspiratiegids spreken we vaak over belanghebbenden. Dit zijn personen of rechtspersonen (stichtingen, verenigingen e.d.) die een rechtstreeks betrokken belang hebben bij uw initiatief of daarvan gevolgen ondervinden. Deze moet u in elk geval betrekken. U kunt ook andere geïnteresseerden betrekken, die geen rechtstreeks belang hebben, maar uw plan wellicht wel beter kunnen maken.
6
Tijd: Is er tijd om bewoners te betrekken bij of te informeren over uw plan? In de regel geldt dat hoe meer invloed een plan heeft op de omgeving (qua gebruik / bouwmassa / ingreep in de fysieke leefomgeving), hoe meer tijd de participatie kost. Capaciteit en middelen: het betrekken van bewoners kost uren en afhankelijk van de vorm en middelen ook geld. Creatieve ruimte: wat ligt er al vast en hoeveel ruimte is er voor de bewoners om mee te denken met het initiatief? Zorg dat dit vooraf duidelijk is. Meerwaarde: zorg dat het doel van de participatie duidelijk is en zorg ervoor dat iedereen kan begrijpen waarover het gaat. Veiligheid: hoe zorgt u ervoor dat belanghebbenden hun stem durven te laten horen, ook als ze het niet eens zijn met uw plan. En dat alle belanghebbenden tot hun recht komen en geen ruzie gaan maken. Soms kan een onafhankelijke voorzitter of buurtbemiddeling daarbij helpen.
Handleiding participatie - 7
VOORWAARDEN
STAP 0
RANDVOORWAARDEN
STAP 1
GESPREKS KADER
STAP 2
HET GOEDE GESPREK
STAP 3
DE OPBRENGST
STAP 4
STAP 2 | HET GESPREKSKADER Bedenk wat uw plan voor de omgeving betekent, wie u betrekt en op welke participatietrede. Doe dit voordat u met uw plan begint. En voordat u een melding doet of een vergunning aanvraagt. Het beantwoorden van de volgende vragen helpt u om het contact met de omgeving goed voor te bereiden: Over het algemeen geldt: hoe meer invloed uw plan heeft op de omgeving, hoe meer u de omgeving moet betrekken.
8
Wat gaat u doen of maken? Wat merken anderen daarvan? Wie merken dat? Deze personen of organisaties betrekt u bij uw plan. U betrekt de mensen die mogelijk last of plezier van uw plan hebben. Bij grote bouwplannen kijkt u verder dan de buren. Denk aan alle personen of organisaties in de buurt die te maken krijgen met uw plan. Zoals andere mensen uit de wijk, scholen, kerken, verenigingen of winkels en andere bedrijven. Maar denk ook aan belangenorganisaties, zoals dorpsraden, wijkplatforms, natuurorganisaties zoals IVN Barneveld en stichting natuurgetrouw, de jongerenraad, ouderen- en gehandicaptenorganisaties zoals MEE en Welzijn Barneveld. Wanneer merken zij dat? Hoelang en wanneer betrekt u uw omgeving bij uw plan?
Handleiding participatie - 9
GESPREKS Hoe betrekt u de omgeving bij uw plan? KADER De manier waarop dit uitvoert mag u zelf STAP 2 kiezen. Kijk in de Inspiratiegids voor ideeën: www.barneveld.nl/participatie/inspiratiegids. Welke rol heeft de omgeving bij uw plan? Het is belangrijk om hier duidelijk over te zijn. Vertel de omgeving of u hen laat:
1. weten dat u een plan heeft (Meeweten | Informeren) 2. meedenken over uw plan (Meedenken | Raadplegen) 3. meewerken aan uw plan (Meewerken | Adviseren) 4. meebeslissen over uw plan (Meebepalen | Co-creatie) De inspiratiegids
Bepaal de rol van de omgeving (participatietrede) met de participatiemeter.
2. MEEDENKEN
1. MEEWETEN
10
3. MEEWERKEN
Handleiding participatie - 11
4. MEEBEPALEN
Hier ziet u de Participatiemeter. U vult deze zo in:
GESPREKS KADER
1. De eerste 4 kolommen geven thema’s aan (algemeen belang, media/politieke aandacht, impact op mens en leefomgeving, kring van belanghebbenden). Geef hier per thema aan welke score uw plan heeft op dat thema (1, 2, 3, 4 of 5). 2. Tel de scores van de 4 thema’s bij elkaar op en deel het totaal door 4 (zie ook het rekenvoorbeeld in Afbeelding 3). Dit is uw eindscore.
3. Kijk in de laatste kolom op welk niveau uw eindscore uitkomt: meeweten (1), meedenken(2), meewerken(3) of meebepalen(4). De uitkomst is het participatieadvies van de gemeente Barneveld: het niveau waarop u uw omgeving moet betrekken bij uw plan. Hoe u dat doet mag u zelf kiezen. Volg wel altijd de stappen uit deze handleiding en kijk in de inspiratiegids voor ideeën.
Algemeen belang
Media/politieke aan dacht
Impact op mens en leefomgeving
Kring van belanghebbende
In hoeverre voorziet uw initiatief in algemene maatschappelijke (dus niet individuele) behoeften?
Verwacht u veel media/ politieke aandacht?
Hoeveel impact heeft uw initiatief op inwoners en omgeving? Zowel ruimtelijk
Wie ondervinden er gevolgen van het initiatief?
STAP 2
Participatieladder Wat is de rol van de deelnemers per trede en wat is het doel is van Het goede gesprek ?
leefbaarheid.
5. Heel veel
5. Heel veel
5. Heel veel
5. De gemeente
4. Veel
4. Veel
4. Veel
4. Het dorp
3. Gemiddeld
3. Gemiddeld
3. Gemiddeld
2. Weinig
2. Weinig
1. Niet
1. Niet
12
4,1-5
4. Meebepalen | Co-creatie
3. De buurt
3,1-4
3. Meewerken | Adviseren
2. Weinig
2. De straat
2,1-3
2. Meedenken Raadplegen
1. Niet
1. Directe buren
1-2
1. Meeweten | Informeren
Handleiding participatie - 13
GESPREKS KADER
STAP 2
14
Handleiding participatie - stap 0 - 15
GESPREKS KADER
STAP 2
Tips
z Heeft u nog vragen over de participatie of heeft u een (complexe) vergunningaanvraag? Zo ja, bespreek uw plan en aanpak om de omgeving te betrekken met de gemeente. z Betrek de omgeving zo vroeg mogelijk. Hoe hoger de score op de participatiemeter, hoe eerder u de omgeving betrekt. Daarnaast raden wij u aan om zo snel mogelijk uw plan te delen de gemeente. Wij kunnen dan verkennen of uw initiatief wenselijk en kansrijk is. Hiervoor kunt u een vooronderzoek indienen via het formulier dat op de website staat: www.barneveld.nl/belastingen-envergunningen/vooronderzoek-verbouwen-aanvragen. z Gebruik de inspiratiegids: www.barneveld.nl/participatie/inspiratiegids. Hierin staan per participatieniveau verschillende manieren waarop u het goede gesprek met de omgeving kunt voeren.
16
Handleiding participatie - 17
VOORWAARDEN
RANDVOORWAARDEN
STAP 0
STAP 1
GESPREKS KADER
STAP 2
HET GOEDE GESPREK
STAP 3
DE OPBRENGST
STAP 4
STAP 3 | HET GOEDE GESPREK MET DE OMGEVING Hoe u de omgeving betrekt, hangt af van uw plan.
Kleine plannen (participatie thermometer score 1-1,9) Hieronder valt bijvoorbeeld het plaatsen van een dakkapel of het bouwen van een schuur. Bij kleine plannen is het voldoende om uw buren op tijd te laten weten wat uw (ver)bouwplan is. Vertel ze: Wat uw plan is. ✚ Wanneer u het gaat uitvoeren. ✚ Welke activiteiten zij op welk moment kunnen verwachten. ✚ Welke overlast ze daarbij kunnen ervaren. ✚ Hoe ze u kunnen bereiken bij overlast en vragen. In de inspiratiegids (www.barneveld.nl/participatie/inspiratiegids) vindt u een voorbeeldbrief en bouwplanning die u kunt gebruiken om uw buren te informeren. Laat de buren ook weten wanneer u klaar bent met uw (ver)bouwing. En bedank ze voor hun begrip. 18
Handleiding participatie - 19
HET GOEDE GESPREK
Grote plannen (participatie thermometer score 2-5)
STAP 3
Bij grote plannen, zoals het bouwen van nieuwe woningen of de aanleg van een zonnepark, betrekt u ook de omgeving bij het maken van uw plan. Dat gaat verder dan informeren. U laat de omgeving meedenken, meewerken of meebeslissen. Dat kan bijvoorbeeld via een meedenkavond, een klankbordgroep of een werkgroep. In de Inspiratiegids vindt u nog meer ideeën. (www.barneveld.nl/participatie/ inspiratiegids). Leg het contact met de omgeving en de resultaten vast. Deel dit met alle betrokkenen. Laat zien wat u met hun inbreng heeft gedaan. Tip
a. De uitnodiging aan belanghebbenden z Denk na over welke manier van contact aansluit bij de mensen die u moet betrekken. En is dat digitaal of fysiek? ➞ Benadert u vooral jongeren? Dan doet u er slim aan om digitale kanalen te gebruiken. ➞ Zijn de deelnemers ouderen? Zij ontvangen misschien liever een folder in hun brievenbus, of lezen een advertentie in de krant. Het inzetten van sociale media ligt dan minder voor de hand. ➞ Betrekt u werkende ouders? Dan is het slim om contactmomenten in de avond te houden en te starten na bedtijd van de kinderen. Of houdt de contactmomenten digitaal zodat er geen oppas geregeld hoeft te worden. ➞ Zijn er juist veel ondernemers bij het project betrokken? Plan de contactmomenten dan na werktijd. Digitaal is voor veel ondernemers ook een goede en snelle uitkomst.
b. Het gesprek
We noemen dit een gesprek, maar er zijn heel veel verschillende manieren waarop u de omgeving kunt betrekken. Het is belangrijk om aan de omgeving te vragen naar de belangen, bezwaren, zorgen of ideeën en daarnaast ook te zoeken naar het gezamenlijke belang. Zorg dat iedereen zich welkom voelt, houd bijvoorbeeld ook rekening met de locatie voor 20
Handleiding participatie - stap 0 - 21
minder validen of met de taal voor mensen met een allochtone achtergrond. Tips: z Investeer in een goede relatie met de omgeving De volgende Barneveldse waarden helpen u het contact met de omgeving goed te (onder)houden: ➞ Gastvrij: Iedereen is welkom, want iedereen is een expert van zijn of haar leefomgeving. Blijf met elkaar in gesprek, ook als de meningen verschillen. Ook mensen die moeite hebben met het plan of normaal gesproken niet zo snel hun mening laten horen, moeten zich welkom voelen. ➞ Ondernemend: toon initiatief. Vraag tips aan de omgeving, mogelijk hebben zij al ervaring met een vergelijkbaar plan. ➞ Betrouwbaar: geef duidelijke kaders voor het gesprek met de omgeving. Communiceer duidelijk en helder. ➞ Verbindend: betrek de omgeving vroegtijdig en zorg dat u bereikbaar bent voor vragen. Luister en wees nieuwsgierig naar wat de ander u vertelt. Maak bijvoorbeeld een whatsappgroep waarin u de buren op de hoogte houdt. ➞ Wendbaar: sta open voor suggesties of hulp. Het kan zo maar zijn dat uw plan er beter van wordt. z Wees duidelijk in het contact wat de omwonenden kunnen verwachten van het gesprek. ➞ Maak het een aantrekkelijk en leuk gesprek, gebruik afbeeldingen, tekeningen of foto’s en maak het concreet.
22
HET GOEDE
➞ Als de omgeving een idee heeft hoe uw plan er straks uit GESPREK komt te zien, kunnen ze er makkelijker over meepraten. STAP 3 z Moet iedereen het eens zijn met mijn plan? Nee, dat is niet altijd mogelijk. Verschillende wensen zijn soms gewoon niet goed samen te brengen. De gemeente is er om uiteindelijk een afweging te maken tussen de verschillende belangen, de regels en beleidsdoelen van de gemeente. U blijft als initiatiefnemer verantwoordelijk om de omgeving op tijd te betrekken. En om de omgeving en de gemeente te laten zien op welke punten u uw plan wel en niet heeft aangepast z Sta open voor suggesties en vraag door. Deze suggesties kunnen hierbij helpen: ➞ NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander. Vul niet zelf in wat de ander vindt, denkt of wil zeggen. Als iets onduidelijk is stel vragen. ➞ Laat OMA thuis: Oordelen, Meningen en Aannames. Als een ander wat zegt, luister en laat uw eigen gedachten even rusten. U kunt dan open luisteren naar de ander en de ander kan open vertellen. z Bewegen helpt om actief mee te doen in een gesprek. ➞ Laat deelnemers de eerste 3 minuten van een bijeenkomst iets actiefs doen of bewegen. ➞ Bijvoorbeeld, laat hen stemmen op een stelling door op te staan of te gaan zitten, of naar een bepaald deel van de ruimte te lopen.
➞ Of laat de deelnemers met hun voor- of achter buurman in gesprek gaan over een concreet onderwerp dat iedereen aanspreekt. ➞ Bewegen zorgt voor een actieve houding en helpt deelnemers ook actiever deel te nemen in het gesprek erna. z Kleinere groepen helpt soms het gesprek op gang te brengen. ➞ Als belanghebbenden bijvoorbeeld tijdens een informatieavond niet actief meedoen, deel de groep dan op in kleinere groepjes. Breng aan het einde van de avond alle groepjes weer bij elkaar en laat ieder groepje kort vertellen Handleiding participatie - 23
wat ze besproken hebben. U kunt ook persoonlijk in gesprek gaan met belanghebbenden, wanneer zij dit willen.
c. Het participatieverslag
Maak een verslag van wat de omgeving heeft ingebracht en wat u daarmee heeft gedaan. Deel dit verslag met de belanghebbenden en de gemeente. Tips: z Zorg ervoor dat deelnemers hun bijdrage herkennen in het eindresultaat. Bijvoorbeeld in de tekst of in bepaald beeldmateriaal. Mocht er gekozen zijn voor een andere optie dan die een belanghebbende heeft aangedragen, leg dan ook concreet uit waarom er gekozen is voor deze andere optie. Door de keuze uit te leggen en te onder-
24
bouwen zal de belanghebbende ook eerder het belang van de optie gaan inzien. z Zorg ervoor dat het proces van de gesprekken en de resultaten goed vindbaar zijn. Plaats ze bijvoorbeeld digitaal of maak het mogelijk om het op te vragen. Houd er daarbij rekening mee hoe de belanghebbenden van uw project hun informatie zoeken: digitaal of fysiek. z Koppel de resultaten terug. Doe dit aan belanghebbenden. Houd het duidelijk, overzichtelijk en makkelijk te begrijpen. Bijvoorbeeld in een mooi vormgegeven factsheet.
d. Het vervolg
Blijf na het betrekken van de omgeving communiceren en wees beschikbaar voor vragen of overleg.
Handleiding participatie - stap 0 - 25
HET GOEDE GESPREK
STAP 3
VOORWAARDEN
STAP 0
RANDVOORWAARDEN
STAP 1
GESPREKS KADER
STAP 2
HET GOEDE GESPREK
STAP 3
DE OPBRENGST
STAP 4
STAP 4 | DE OPBRENGST EN VERGUNNINGSAANVRAAG Deze stap is alleen van belang als u een omgevingsvergunning nodig heeft én daarbij een participatieverplichting hebt (zie stap 1). In dat geval moet u bij de vergunningaanvraag een verslag toevoegen waarin staat hoe u de omgeving betrokken heeft. De gemeente beoordeelt dit verslag als onderdeel van de aanvraag. In dit participatieverslag moet staan: Wie u heeft betrokken (overzicht van alle belanghebbenden en wie daadwerkelijk hebben deelgenomen) Hoe u dat heeft gedaan (welke participatietrede en de procedure) Wat de reacties waren en wat u heeft gedaan met de reacties (zienswijzen en reactie op zienswijzen) Of dat nog heeft geleid tot aanpassing van uw plan Tips z Vergunning gekregen? Hou tijdens de bouw of uitvoer van uw plan ook contact met de omgeving.
Laat hen op tijd weten wanneer acties uitgevoerd worden, welk overlast ze hiervan kunnen ervaren en hoe ze u kunnen bereiken.Laat het weten als de planning verandert. Geef tussendoor aan hoever u bent en vraag hoe de omgeving de werkzaamheden ervaart. z Heeft u nog vragen of twijfels? Zo ja, bespreek het participatievraagstuk aan de intake-/omgevingstafel.
26
Handleiding participatie - 27
Vragen of advies nodig? Kijk op www.barneveld.nl/omgevingswet of bel 14 0342 (netnummer niet nodig). De inspiratiegids vind u hier: www.barneveld.nl/participatie/inspiratiegids Wij helpen u graag verder.
28