B-3.3 Memo B&W proces aanvraag sporthal voor de Kieviten d.d. 25-10-24 (1)

Raadsmemo

Datum: Onderwerp:

Ter attentie van: Afzender:

25 oktober 2024

Aanvraag van ADVIOM namens de Stichting Accommodatie de Kieviten van 18 maart 2024 voor een sporthal aan de Oude Zeumerseweg 3 in Voorthuizen. De Raad College van Burgemeester en Wethouders

Portefeuillehouder

B. Wijnne

Mail behandelaar

l.aben@barneveld.nl Telefoonnummer 06 28594152

Samenvatting Naar aanleiding van de beslissing van de bovengenoemde aanvraag van ADVIOM heeft de aanvrager u op 9 oktober 2024 een brief geschreven. Met deze memo informeert het college u over het verdere verloop van de behandeling van deze brief. Doel De raad informeren Inhoud memo Inleiding Op 18 maart 2024 heeft Adviesbureau ADVIOM, namens de Stichting Accommodatie de Kieviten, een aanvraag gedaan om de mogelijkheid te onderzoeken voor de realisatie van een sporthal aan de Oude Zeumerseweg 3 in Voorthuizen. (het zgn. “Vooronderzoek”). Op 11 september 2024 is de aanvrager schriftelijk van het resultaat op de hoogte gesteld. De uitkomst van de beoordeling was, dat het plan in zijn aangevraagde vorm op deze locatie niet wenselijk is. Hierop heeft de aanvrager u een brief gestuurd waarin zij haar ongenoegen uit over de behandeling van haar aanvraag. De aanvrager is van mening dat daarmee niet wordt voldaan een de “Ja, mits…”-houding, die de Omgevingswet voorschrijft. Gemeentelijke reflectie op het proces

Proces:

Aanvrager heeft met haar kritiek op het gelopen processen een punt. Niet alleen heeft een en ander veel te lang geduurd, maar ook ontbraken er communicatiemomenten, waarop de aanvrager had mogen rekenen.

De aanvrager heeft steeds zelf om informatie moeten vragen. Van de kant van de gemeente mocht een meer proactieve houding worden verwacht.

Communicatie:

De manier van communiceren is hier onvoldoende geweest. In een telefonisch contact had de op handen zijnde afwijzing al kunnen worden meegedeeld en besproken. Daar komt bij dat inderdaad verdere informatie over de mogelijkheden, om eventueel wél een dergelijke sporthal te kunnen realiseren, ontbreekt. Interactie en contact tussen gemeente en aanvrager Op 22 oktober 2024 heeft er een gesprek plaatsgehad tussen de aanvragers en de betrokken portefeuillehouder, waarin de aanvrager excuses voor het gelopen traject is aangeboden. In het gesprek is afgesproken dat er op korte termijn een vervolgafspraak gemaakt zal worden met inhoudelijk specialisten van de gemeente om toelichting te geven op de argumentatie waarom de aanvraag niet past in de huidige planologische beleidskaders en daarom als zodanig als niet-wenselijk wordt beschouwd. Ook is het gesprek bedoeld om te bespreken welke alternatieve mogelijkheden er zijn voor de wensen van de aanvrager. Vervolg Leren en verbeteren Mede naar aanleiding van deze kwestie zullen we ons proces van vooronderzoek en behandeling op de intaketafel evalueren en waar nodig verbeteren. Dit zal op korte termijn plaats vinden. Ook de wijze van terugkoppelen, zowel schriftelijk en mondeling zal daarbij worden betrokken. Uiteraard zijn we graag bereid om hierover met uw Raad van gedachten te wisselen.