B-3.17 Memo B&W over aanbesteding maaiwerkzaamheden d.d. 19-12-23

i

Datum: Onderwerp: Ter attentie van: Afzender:

19 december 2023 Aanbesteding maaiwerkzaamheden De gemeenteraad College van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

M.H.J. Pluimers-Foeken/ W. Oosterwijk

Mail behandelaar

m.heijn@barneveld.nl Telefoonnummer 06-15665007 Geachte leden van de raad, Na de ingetrokken aanbesteding voor het maaien van het gras voor het jaar 2023, vanwege te weinig concurrentie (er was maar één inschrijver) en een te hoge inschrijfprijs, is op 09 mei 2023 een nieuwe en tevens gewijzigde wijze van aanbesteding opgestart. In deze memo geven wij u een korte toelichting op de stand van zaken, waarbij gestart wordt met een toelichting op de wijziging in de nieuwe wijze van aanbesteding ten opzichte van de hiervoor genoemde ingetrokken aanbesteding. Tijdens het opstellen en in procedure brengen van dit raadsmemo zijn er schriftelijke vragen binnengekomen van de VVD-fractie. De beantwoording van deze vragen zijn weliswaar separaat, maar gelijktijdig door ons aan u aangeboden. De wijziging bestaat uit het opsplitsen van de maaiwerkzaamheden in twee verschillende bestekken en aanbestedingsprocedures. De eerste aanbesteding bestaat uit het maaien van de grasvelden. Dit werk is Europees openbaar in drie percelen op de markt gezet. Uitvraag op beste prijs/ kwaliteit. Twee percelen zijn inmiddels al definitief aan Growepa gegund. Op het derde perceel heeft de aannemer aan wie dit voorlopig was gegund zich teruggetrokken. Inmiddels is ook dit perceel definitief aan Growepa gegund bij brief van 28 november jl. Dit bestek is een beeldbestek.

Dat betekent dat de aannemer gedurende de gehele contractperiode aan het beeld moet voldoen welke in het bestek is beschreven. Hoe wordt de aannemer gehouden aan de gemaakte afspraken betreffende het beeld? De directievoerder draagt de verantwoordelijkheid over het vaststellen en nakomen van de gemaakte werkafspraken. De werkafspraken zijn tweeledig:

1. Werkafspraken ten aanzien van beeld, financiën en algehele werkwijze conform het bestek en de geldende aanbestedingsstukken; 2. Werkafspraken die gemaakt worden tijdens de uitvoering. Denk aan praktische afspraken vanwege bereikbaarheid en begaanbaarheid. Steeds geldt hiervoor dat het bestek, plan van aanpak en de uitgangspunten binnen de aanbesteding leidend zijn. De toezichthouder zal bij aanvang wekelijks monitoren op het beeld en daarop rapporteren in de zogenoemde beeldschouw. De schouw is leidend in het aansturen van de aannemer. Bij afwijking van de beeldkwaliteit zal de aannemer worden aangestuurd de geconstateerde gebreken op te lossen, bij achterwege blijven van adequaat handelen kan de aannemer een financiële korting opgelegd krijgen die met de termijn verrekend dient te worden. Werkafspraken worden wekelijks door de toezichthouder en de uitvoerder van de aannemer besproken. Tijdens de maandelijkse vergaderingen worden de afspraken geborgd en vastgelegd. De tweede aanbesteding bestaat uit het maaien van ruigte en bollenloof. Dit werk is meervoudig onderhands op de markt gezet. Er zijn drie partijen uitgenodigd in te schrijven. Uitvraag is eveneens op beste prijs / kwaliteit. De indiening en opening van de kluis in TenderNed staat gepland voor 12 december. De definitieve gunning staat gepland voor 17 januari 2024.

Dit bestek is geen beeldbestek maar een frequentiebestek; deelopdrachten worden per keer aan de aannemer gegeven. Aannemer stelt zelf een werkplan en tijdschema op voor de verschillende onderdelen van de opdracht. Hoe wordt de aannemer gehouden aan de gemaakte afspraken betreffende een frequentiebestek. Directievoerder / toezichthouder heeft het mandaat om de werkzaamheden van de aannemer op een aantal aspecten te controleren en goed- of af te keuren. Te weten: 1. Kwaliteit van de uitvoering conform bestekseisen 2. Veiligheid van uitvoering voor medewerkers en omgeving 3. Netheid en orde op de werkplek 4. Ecologisch werkprotocol Tijdens en na de werkzaamheden, welke zijn uitgevoerd door de aannemer, zal de toezichthouder steekproefsgewijs een controle uitvoeren. Hierbij wordt nagegaan of er gewerkt is conform bestekseisen. Indien de aannemer niet voldoet zal de aannemer teruggestuurd worden om het werk volgens de juiste uitvoeringseisen af te ronden. Mocht de aannemer dan nog niet voldoen dan wordt de termijn niet goedgekeurd en de kan de aannemer geen factuur sturen. Als blijkt dat werkzaamheden niet veilig worden uitgevoerd kan directievoerder/ toezichthouder het besluit nemen om het werk direct stil te leggen en pas weer te laten aanvangen als de onveilige situatie is opgelost. De mogelijkheden en middelen die het bestek daarbij geeft zullen worden gehanteerd.

Dit geldt ook voor situaties met betrekking tot orde en netheid van de werkplek. Deze kan immers leiden tot onveilige situaties voor het publiek. Indien geen gehoor gegeven wordt aan deze aanwijzing kan door directie een boete worden opgelegd. Dit kan als de betreffende melding als besteksmelding is aangeduid en de afgesproken hersteltermijn niet wordt gehaald. Aannemer is gehouden aan de geldende termijnen die het bestek voorschrijft, directie/ toezicht zal hier ook op handhaven.

Op het gebied van ecologie dient de aannemer zich te houden aan de geldende wet- en regelgeving. Dienaangaande zal de aannemer een Ecologisch werkprotocol overleggen waar de aannemer aan gehouden wordt. Deze zaken kunnen door de directievoerder worden afgedwongen binnen het bestek. In geval van niet nakomen van dergelijke afspraken kan een korting worden opgelegd conform artikel 01 28 deel 3 van het bestek. Uiteraard heeft het de voorkeur van directie en toezicht om het werk in goed overleg en vertrouwen onderling te kunnen uitvoeren. Juridische procedures Naast deze aanbestedingen lopen er twee juridische procedures, aangespannen door Growepa tegen de gemeente. Eén procedure over compensatie in het vorige contract. Deze procedure ligt nu bij de Raad van Arbitrage; het College doet er alles aan om de belangen van de gemeente Barneveld in te brengen en zal daar achteraf verantwoording over afleggen. De andere procedure gaat over het afbreken van de eerste aanbesteding; ook hierin zal het College de belangen van onze gemeente inbrengen. Beide procedures horen bij de uitvoering van het aanbestedingsbeleid van onze gemeente Financiën Voor gunning is er een raming opgesteld. De raming op het totaal van de drie percelen + het bestek maaien ruigte en bollenloof bedroeg afgerond: € 410.000.

De aanbesteding van de drie percelen + bestek maaien ruigte en bollenloof bedroeg in totaal afgerond: € 720.000. In de begroting > 2024 is rekening gehouden met een flinke prijsstijging, mede op basis van de aanbesteding die we voor 2023 niet gegund hebben. Er is daarom voor diverse percelen samen € 715.000 opgenomen in de begroting. Helaas heeft een nieuwe aanbesteding in 2023 geen financieel voordeel opgeleverd, wel is er meer concurrentie geweest tijdens de aanbesteding. Conclusie is dan ook dat de prijzen die we ontvangen hebben de prijzen zijn die de markt rekent. Conclusie De nieuwe en tevens gewijzigde wijze van aanbesteding, ten opzichte van de hiervoor genoemde ingetrokken aanbesteding, heeft ertoe geleid dat Growepa de grasvelden op basis van een beeldbestek in de Gemeente Barneveld de komende twee jaar gaat maaien. Op de uitvoering wordt zoals hiervoor beschreven toezicht uitgeoefend op basis van werkafspraken en het monitoren daarop. Ook voor de tweede aanbesteding inzake ruigte en bollenloof maaien (op basis van een frequentiebestek) die op 17 januari 2024 staat voor definitieve gunning zijn hiervoor de middelen genoemd op basis waarvan controle op de werkzaamheden zal plaatsvinden.