B-3.11 Besluit B&W inzake voorlopige gunning na aanbesteding maaibestek d.d. 30-3-21.pdf

-1Afdeling: Beheer Openbare Ruimte Behandelaar: Heijn, Marc Telefoonnummer: 518 Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. 1192 Barneveld, 24 maart 2021 Portefeuillehouder: A.H. van de Burgwal Op overzicht Bestaand beleid (website)

voorlopige gunning na aanbesteding maaibestek

Gevraagde beslissing: 1. Instemmen met het voornemen tot gunning van de opdracht “maaien van het gazon" aan Growepa bv te Rhenen en de inschrijvers hiervan op de hoogte stellen; 2. De inhoud van het collegevoorstel en de bijlagen als niet openbaar aanmerken op grond van artikel 10, lid 2, sub b en g van de Wet openbaarheid bestuur. 3. De extra lasten á € 131.000 per jaar voor 2021 te verantwoorden in de maandrapportage als negatieve afwijking ten opzichte van het jaarresultaat; 4. Dit besluit door de raad te laten autoriseren via de maandrapportage (rubriek F) 5. Wanneer in 2021 binnen het beleidsproduct 322 een onderbesteding gerealiseerd wordt, het budget wat gemoeid gaat met deze onderbesteding (met een maximum van € 131.000) met terugwerkende kracht te bestemmen voor het Maaibestek, door middel van een dotatie aan de algemene reserve.

1. Inleiding Voor de dienst ‘maaien van het gazon” is een Europees openbare aanbesteding gevolgd, conform de Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) hoofdstuk 2 met als gunningscriterium “Beste PrijsKwaliteitsverhouding” (BPK). De raming van de totale opdracht was meer dan € 214.000, zodat de Europese drempel voor diensten wordt overschreden en Europees aanbesteden verplicht is volgens ons eigen inkoopen aanbestedingsbeleid. Op 6 januari 2021 zijn 7 inschrijvingen, via de kluis van TenderNed, ontvangen. Van de opening van de kluis is via TenderNed een proces verbaal van opening opgemaakt en kenbaar gemaakt aan de inschrijvers.

2. Beoogd effect Door in te stemmen met de gevraagde beslissingen, wordt voldaan aan de wet- en regelgeving op het gebied van het aanbestedingsrecht.

3. Argumenten 1.1 De uitslag in de beoordeling geeft aan dat Growepa als eerste voor gunning in aanmerking komt. In het aanbestedingsdocument staat de gehele aanbestedingsprocedure verwoord zoals bijvoorbeeld de te volgen procedure, de geschiktheidseisen, de gunningscriteria en de beoordeling van de inschrijvingen. De ingediende offertes zijn door team inkoop beoordeeld op de geschiktheids- en gunningscriteria aan de hand van de beoordelingssystematiek zoals gesteld in de aanbestedingsdocumenten en de nota van inlichtingen. Na de toets op de geschiktheids- en gunningscriteria zijn door het beoordelingsteam de detailbegroting en de prestatiemeter beoordeeld. De gehele beoordeling is vastgelegd in het gunningsadvies.(bijlage 1). U wordt voorgesteld in te stemmen met dit gunningsadvies en een gunningsbeslissing te nemen. De inschrijver aan wie de opdracht gegund zal worden voldoet aan het gestelde zoals vermeld in het aanbestedingsdocument. Tevens wordt u voorgesteld om aan de inschrijvers kenbaar te maken dat de gemeente Barneveld voornemens is de opdracht ‘maaien van het gazon” aan Growepa bv te Rhenen te gunnen.

1.2

Gunning kan plaats vinden na stand still termijn van 20 dagen.

Voordat tot definitieve gunning kan worden overgegaan, zal, volgens het aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW2016), eerst aan alle inschrijvers de gunningsbeslissing middels een 'voornemen tot gunnen'

-2bekend moeten worden gemaakt. Na deze bekendmaking gaat een verplichte stand still termijn van 20 kalenderdagen lopen. Binnen deze termijn kan een afgewezen inschrijver zich verzetten tegen de gunningsbeslissing door een kortgeding aanhangig te maken. Indien geen kortgeding wordt aangespannen, kan, na het vestrijken van de stand still termijn, het werk definitief worden gegund. In alle andere gevallen zullen wij u nader inlichten. Het college neemt in deze de gunningsbeslissing en is ondertekenaar van de voorgenomen gunning- en afwijzingsbrieven. Indien geen bezwaren kenbaar worden gemaakt in de stand still periode is het afdelingshoofd Beheer Openbare Ruimte op grond van het mandaatregister gemandateerd om de definitieve gunningsbrief te ondertekenen.

2.1

Bijlage van de gunning niet openbaar.

Onder verwijzing naar artikel 10, lid 2, sub b en g van de Wet openbaarheid bestuur (Wob), dient de inhoud van het collegevoorstel met de bijlagen als niet openbaar te worden aangemerkt. Geadviseerd wordt de inhoud van het collegevoorstel en de bijlagen als niet openbaar aanmerken op grond van artikel 10, lid 2, sub b en g van de Wet openbaarheid bestuur.

3.1

Toename van areaal te onderhouden oppervlakte en andere gunningscriteria vraagt hoger benodigd budget.

Barneveld groeit. De arealen worden bijgehouden in een beheersysteem. Hieruit blijkt dat er een flinke toename van het te onderhouden areaal is. Dit brengt hogere totaal kosten met zich mee. Daarnaast zijn er andere gunningscriteria gehanteerd. Gunning van de opdracht vindt plaats op basis van “Beste Prijs-Kwaliteitverhouding” (BPK). Het gunningscriterium BPK bestaat uit 2 onderdelen, te weten de kwaliteit en de prijs. Het onderdeel kwaliteit telt voor 20% (20 punten) mee en het onderdeel prijs voor 80% (80 punten). In een schema ziet dit er als volgt uit: a. Kwaliteit (maximaal 20 punten)  K.1 Inzet duurzaam materieel (maximaal 12 punten)  K.2 CO2-prestatieladder (maximaal 8 punten) b. Meest marktconforme prijs (maximaal 80 punten) Daarnaast is de aannemer verplicht 11% van de loonsom in te vullen met mensen die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. De kwalitatieve criteria geven invulling aan onze duurzame inkoopdoelstellingen. Hierbij is gebruik gemaakt van in de markt bekende instrumenten. De verwachting was en is ook terug te zien in de inschrijvingen, dat de verschillen niet erg groot zouden zijn. Er is daarom gekozen voor een relatief lage weging van 20%. Bij marktconformiteit zoeken we een inschrijver die voor alle kostenposten de meest gemiddelde prijs heeft ingediend. Dit voorkomt prijsduiken en inschrijven met onrealistische prijspeil.

Bij dergelijke inschrijvingen is kwaliteit van uitgevoerde werkzaamheden geen speerpunt wat zal leiden tot een minder mooi beeld buiten en daarbij tot continue prijsdiscussies. Aanbesteden middels marktconformiteit brengt hogere totaal kosten met zich mee. Daarnaast is er in het groenonderhoud geen crisis geweest. De prijzen die aannemers rekenen zijn als gevolg hiervan ten opzichte van 4 jaar geleden met 10 tot 15% gestegen. Op een bedrag van €225.000 (nu in de begroting) is dat € 22.000 tot € 33.000 toename van de kosten. Als laatste punt is er een aparte opdracht voor het maaien van de begraafplaatsen. Dit geeft niet een veel hogere prijs maar zat voorheen in het bestek en nu niet meer. Zie argument 3.2. Als gevolg van voorgenoemde is er een verschil van € 131.000 dat toegevoegd moet worden aan de reguliere begroting voor het maaien van het gazon.

3.2

Aanbesteding onderhoud begraafplaatsen pas in 2022 waardoor het maaien van de begraafplaatsen voor één jaar apart wordt uitgevoerd.

-3In 2022 zal één bestek worden opgesteld voor onkruidbestrijding op verharding en het maaien op de begraafplaatsen. Hierdoor is het mogelijk een betere en meer constante kwaliteit in het onderhoud te verkrijgen. Bovendien is met het verminderen van het aantal aannemers op de begraafplaatsen minder kans op het ontlopen van aansprakelijkheid bij het ontstaan van schade aan grafmonumenten. Er hoeft maar één aannemer aangestuurd te worden waardoor toezicht op deze onderhouds-intensieve locaties wordt vereenvoudigd. Het maaibestek is echter geëindigd op 31 december 2020 en daarom is het noodzakelijk het maaien op de begraafplaatsen voor één jaar apart uit te voeren. Hiertoe zijn bij enkele aannemers prijzen opgevraagd. De aannemer met de laagste prijs heeft de opdracht gegund gekregen.

4. Kanttekeningen Elk project van vergelijkbare omvang maar ook elke aanbesteding kent zijn risico's. Vooruitlopend op de aanbesteding, zijn in projectgroep verband de mogelijke risico's onderzocht en waar mogelijk ondervangen.

6. Financiën De aanbesteding komt uit op een bedrag van € 305.869 per jaar (waarbij het bedrag voor het maaien van de het begraafplaatsen opgeteld moet worden). Er is € 225.000 per jaar begroot. De structurele extra lasten zijn € 131.000. Voor 2021 geldt dat deze extra lasten in de maandrapportage verantwoord worden als negatieve afwijking op het jaarresultaat. De structurele lasten voor 2022 en verder worden meegenomen in de kadernota voor 2022. Het deel van de actuele programmabegroting dat toegewezen is aan de afdeling Beheer Openbare Ruimte wordt structureel gemonitord. De budgetten worden op grootboek niveau door de betrokken budgetbeheerders nauwlettend in de gaten gehouden. Basis voor de begroting is de zogeheten Zero Based Budgetting methodiek. Daar waar afwijkingen ontstaan wordt gerapporteerd. Wanneer er positieve afwijkingen ontstaan binnen hetzelfde beleidsproduct als waar het maaibestek onder valt dan worden deze voordelen verrekend binnen dit product. De kluis van Tendernet waarin alle inschrijvingen van aannemers zijn ontvangen is 6 januari 2021 geopend. Hierna is de inschrijfstaat beoordeeld en de detailbegroting beoordeeld op volledigheid, juistheid en redelijkheid van de eenheidsprijzen, conform de Standaard RAW-bepalingen 2015. Zodoende kon niet eerder het verschil tussen begroting en bedrag van inschrijving gemeld worden.

Toetsing op onvoorzien, onuitstelbaar, onontkoombaar. - Onvoorzien: Definitieve areaaluitbreiding was pas eind 2020 bekend. Te laat om af te prijzen en tijdig op te nemen in de begroting. Ook ander onderdelen die invloed hebben op de prijsstijging zijn onvoorzien. Vooraf is niet in te schatten hoe aanbesteden op marktconformiteit precies uit zal pakken. Los hiervan is niet te voorzien wat de werkvoorraad in de markt is. Weinig werk in de portefeuille is een lage prijs veel werk is een hoge prijs. - Onuitstelbaar: Het gras groeit al. Er moet op de korte termijn gemaaid worden. - Onontkoombaar: Het vorig bestek (inclusief te mogelijkheid tot verlengen) voor het maaien was afgelopen. Inkoopbeleid laat geen mogelijkheid om door te gaan met de “oude” aannemer. Dit maakt het noodzakelijk opnieuw aan te besteden.

6. Uitvoering Na bestuurlijke goedkeuring is de planning, communicatie evenals evaluatie / controle als volgt:

Planning: Na het verstrijken van de stand still termijn van 20 kalenderdagen, zonder bezwaar tegen de gunningsbeslissing, kan de opdracht definitief worden gegund.

Communicatie: Evaluatie/controle Elke termijn (vier weken) zal er een directieoverleg plaatsvinden met de aannemer om de voortgang van de werkzaamheden en de schouwresultaten te bespreken.

7. Bijlagen Gunningsadvies