B-3.10 Besluit B&W inzake exploitatie rouwcentrum De Plantage d.d. 9-5-23.pdf

Organisatieonderdeel: Leefomgeving Behandelaar: D. van Hagen Telefoonnummer:

Voorstelnr. <Neem dossiernr over uit Ibabs> Barneveld, Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken

Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Op overzicht Bestaand beleid (website)

Exploitatie rouwcentrum De Plantage

Gevraagde beslissing: 1. Het beheer van het rouwcentrum zelf te regelen als gemeente met ingang van juni 2023 voor een periode van anderhalf jaar.

1. Inleiding Op 25 mei 2022 heeft de raad besloten een krediet beschikbaar te stellen voor de renovatie en uitbreiding van het rouwcentrum. De (ver)bouw is gestart en gereed in juni 2023. Voor u ligt het voorstel om een besluit te nemen over beheer en exploitatie. De Laatste Eer (DLE) heeft tot de renovatie het beheer van het rouwcentrum uitgevoerd. Omdat in 2018 al een onderzoek naar de exploitatie van het rouwcentrum is uitgevoerd en er plannen gemaakt werden om te kijken naar de renovatie van de aula is met een allonge, behorend bij de beheersovereenkomst d.d. 17 november 2009, op 27 maart 2018 overeen gekomen met DLE, dat de beheersovereenkomst opgezegd kan worden zodra de renovatie van start gaat. De overeenkomst is beëindigd per eind januari 2023 conform de allonge. Voorgesteld wordt om het beheer als gemeente voorlopig zelf uit te voeren. De gemeente wil de ruimten beschikbaar stellen, maar niet de uitvaarten zelf regelen/begeleiden, etc. Als gemeente waren we al verantwoordelijk voor het onderhoud, vervanging inventaris, orgel, verzekering, grote schoonmaak, en diverse (schoonmaak) artikelen. Wat erbij komt als de gemeente het beheer zelf overneemt is o.a. inhuur wekelijkse schoonmaak, aannemen reserveringen (nieuw digitaal), sleutelbeleid, toezicht op gebruik. Wat voor de gemeente vervalt is de vergoeding aan DLE.

Na anderhalf jaar voeren we een evaluatie uit, waarbij onderzocht zal worden of het beheer zo kan blijven of dat het alsnog gewenst is het beheer of de exploitatie aan te besteden.

2. Beoogd effect a) Meetbaar effect - Dienstverlening is voor alle uitvaartondernemers gelijk. - Aanvragen/reservering van ruimten wordt digitaal mogelijk.

b) Maatschappelijk effect - Een rouwcentrum beschikbaar voor iedere inwoner en uitvaartondernemer, om een herdenking, dienst, condoleance en/of nazit/koffietafel naar eigen inzicht te organiseren en te gebruiken. - Een representatief, toegankelijk en eigentijds gebouw, waar waardig afscheid genomen kan worden van de overledene.

3. Argumenten 1.1 Het pand is neutraal en het beheer is budgettair neutraal. Het pand is voor iedereen toegankelijk ongeacht achtergrond of levensovertuiging. De ondernemer creëert zelf in overleg met de nabestaanden de uitvaart. Daarnaast is het beheer budgettair neutraal. 1.2 Eigen beheer en een eigentijdse exploitatie van het rouwcentrum. In een oriënterend gesprek (9-9-2021) is door DLE aangegeven wel te willen doorgaan met beheer. DLE was van mening, dat zij de beheertaak niet goed kan uitvoeren, omdat de uitvaartondernemers gevestigd in de gemeente Barneveld zelf eigen personeel mee kunnen nemen (voor catering etc.). De uitvaartondernemers gevestigd buiten de gemeentegrens van Barneveld waren verplicht om alle faciliteiten zoals catering van DLE af te nemen. Dit onderscheid is niet wenselijk.

-2Aan de andere kant willen we het rouwcentrum voor iedereen op dezelfde wijze toegankelijk houden, dus geen onderscheid in uitvaartondernemers meer maken. Daarnaast werd de vergoeding voor het regelen van afspraken etc. verstrekt door de gemeente, als ontoereikend ervaren. In het gesprek met DLE is aangegeven, dat de gemeente zich beraadt over beheer en exploitatie ná de renovatie. Daarbij lagen diverse beheeropties open. 1.3 Exploitatie en beheer op een toekomstbestendige wijze Tot nu toe is er een 24/7 telefonische bereikbaarheid geregeld door DLE. Dit is niet meer nodig als digitaal het rooster zichtbaar is en de aanvraag/reservering ook digitaal kan via de app begraafplaatsagenda. 1.4 Elke uitvaartondernemer kan onder de zelfde voorwaarden het rouwcentrum gebruiken. Geen onderscheid meer of een uitvaartondernemer van binnen of buiten de gemeente Barneveld komt. Ook geen onderscheid meer voor wat betreft catering of horecafaciliteiten. Hiermee hebben alle uitvaartondernemers dezelfde mogelijkheden. 1.5 Gemeentelijk beheer zorgt voor grip en regie op het functioneren van het rouwcentrum De verwachting is niet dat er problemen komen, maar dan kun je als gemeente direct bijstellen als er hulp nodig is bij de apparatuur, inrichting, streaming etc. zonder daarmee een externe beheerder te belasten.

4. Kanttekeningen 1.1.Waarom geen aanbesteding van de gehele exploitatie In 2018/2019 is onderzocht of er belangstelling was van derden om het rouwcentrum geheel te exploiteren. Hiervoor was geen belangstelling. Onder andere door te weinig gebruik (ca 130 diensten per jaar). 1.2 Tijdelijk extra inzet van eigen personeel nodig. Gedurende de anderhalf jaar dat de gemeente de exploitatie op zich neemt, komt er een aantal taken bij. Een kort overzicht: - Reserveren via begraafplaatsagenda.nl. Dit levert nauwelijks extra werk op, omdat de begrafenis ook wordt vastgelegd via dit systeem en de reservering van de aula direct wordt meegenomen. - Schoonmaak wekelijks: dit is de reguliere schoonmaak en wordt aan een schoonmaakbedrijf uitbesteed. - Beheer en toezicht: de uitvaartverzorgers die veel gebruik maken van het rouwcentrum krijgen een eigen sleutel en kunnen zelfstandig het pand gebruiken voor de uitvaartbijeenkomst of condoleance. Zij krijgen uiteraard een goede instructie bij ingebruikneming van het pand. -Om uitvaartondernemers te ondersteunen die niet vaak of nooit komen, is er de mogelijkheid om, de eerste vier maanden van gebruik van het rouwcentrum, een vaste medewerker een tijdelijke uitbreiding van 32 naar 36 uur te geven om eventuele ondersteuning te regelen. Deze extra uren passen binnen de formatie van het team Beheer.

-Alle overige taken, zoals (grote) schoonmaak, onderhoud, orgel stemmen, opstellen van facturen voor gebruik aula etc. waren al belegd bij de gemeente. 1.3. Beëindiging van jarenlang beheer door De Laatste Eer Na jarenlang het rouwcentrum beheerd te hebben, komt er nu een einde aan het beheer door De Laatste Eer in het straks vernieuwde rouwcentrum. Het voorstel is om met een persoonlijk gesprek met de wethouder en het bestuur van DLE dank en waardering uit te spreken voor de jarenlange inzet van het beheer van het rouwcentrum.

5. Financiën De financiële effecten kunnen binnen de begroting opgevangen worden.

6. Participatie en communicatie a) Participatie In 2021 is gestart met de renovatie van de aula. De allereerste stappen die zijn gezet is het ophalen van informatie bij de uitvaartondernemers. Gedurende het hele traject zijn zij meegenomen in het proces door middel van bijeenkomsten (zowel via Teams als fysiek) en e-mailnieuwsberichten. De laatste gezamenlijke bijeenkomst was een inloopbijeenkomst in het rouwcentrum om kennis te maken met de

-3materialen, schetsontwerpen, interieur etc. op 8 juli 2021. Vervolgens is het aanbestedingstraject gestart. Dat heeft langer geduurd dan gebruikelijk vanwege de prijsstijgingen en uiteindelijk is in september de definitieve aanbesteding afgerond waarbij de daadwerkelijke renovatie is gestart op 23 januari 2023.

b) Communicatie - Communicatieplan opstellen. - De Laatste Eer informeren. - De gemeenteraad informeren middels dit besluit - Begrafenisondernemers informeren over het collegebesluit. - Voor de opening een goede instructie voor uitvaartondernemers voor gebruik rouwcentrum. - Open dag organiseren voor belangstellenden.

7. Uitvoering Planning: Juni 2023: Start beheer en exploitatie door de gemeente na de renovatie en uitbreiding Voorafgaande daaraan: - Aanpassen mogelijkheid reservering in de begraafplaatsagenda - Tarieven in Key2Begraven aanpassen conform collegebesluit mei 2022. - Formulier/overeenkomst maken voor gebruik ruimten rouwcentrum

Evaluatie/controle Na anderhalf jaar wordt een evaluatie uitgevoerd waarbij de volgende aandachtspunten aan bod komen: - Bezetting en gebruik - Indeling van tijd en ruimte, sluit dit aan bij wensen van nabestaanden/uitvaartverzorgers - Werkzaamheden en ingezette uren ten behoeve van het rouwcentrum - Onderzoeken van exploitatie- of beheer mogelijkheden - Aanbeveling hoe verder te gaan

8. Bijlagen