B-2.7 Besluit B&W inzake evaluatie evenementenfonds d.d. 28-3-23.pdf

-1Organisatieonderdeel: Dienstverlening Behandelaar: I. Bos Telefoonnummer: Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. 2712 Barneveld, 22 maart 2023 Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken Op overzicht Bestaand beleid (website)

Evaluatie Evenementenfonds 2022

Gevraagde beslissing: 1. Kennis te nemen van de evaluatie van het Evenementfonds 2. In te stemmen met definitieve vaststelling van de verleende subsidies aan de organisatoren van evenementen. 3. In te stemmen om komend jaar te starten met een inventarisatie naar de haalbaarheid van samenvoeging van het evenementenfonds met het sport- en cultuurfonds.

1. Inleiding Per 1 januari 2020 is het evenementenfonds van start gegaan. Het evenementenfonds is gericht op het steunen en stimuleren van initiatieven, activiteiten en evenementen in de gemeente Barneveld en haar kernen. Jaarlijks stellen we een evaluatie van het evenementenfonds op. Naar aanleiding van de evaluatie van vorig jaar heeft uw college ingestemd met een inventarisatie of het haalbaar is om het evenementenfonds samen te voegen met het cultuur- en sportfonds. Wegens het vertrek van zowel de ambtelijk verantwoordelijke voor het sportfonds als de ambtelijk verantwoordelijke voor het cultuurfonds, is dit stil gelegd. Het voorstel is om hier komend jaar alsnog mee te starten. 2. Beoogd effect a) Meetbaar effect: Instemmen met de beslispunten heeft tot gevolg dat de reeds toegekende subsidies voor evenementen definitief vastgesteld worden. Tevens heeft instemmen met de beslispunten tot gevolg dat dit jaar gestart kan worden met de inventarisatie van de haalbaarheid van het samenvoegen van het sport-, cultuur en evenementenfonds. b) Maatschappelijk effect: Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid en de aantrekkelijkheid van de gemeente Barneveld en haar kernen, zowel voor inwoners als voor gasten. Evenementen zorgen ook voor economische spinoff doordat bezoekers ook geld uitgeven in winkels, horeca, e.d.

De subsidies uit het evenementenfonds stimuleren organisatoren van evenementen om hun bestaande evenementen te professionaliseren en om nieuwe evenementen op te zetten. Samenvoeging fondsen: Met samenvoegen geven we meer duidelijkheid, zowel intern als extern: één loket met één aanvraagformulier en voorwaarden en één adviescommissie die de aanvragen behandeld. 4. Argumenten 3.1 Het evenementenfonds draagt bij aan de stimulering van evenementen in de gemeente Barneveld en haar kernen. Uit de evaluatie van het evenementenfonds blijkt o.a. dat: - Er 21 keer een subsidie is verstrekt, verdeeld over 6 kernen waarbij het leeuwendeel aan subsidie voor evenementen in Barneveld (10) en Voorthuizen (7) is verstrekt. - Er tijdens Corona slechts een beperkte hoeveelheid evenementen heeft plaatsgevonden. Vanaf maart 2022 kon het evenementenseizoen echter weer volledig van start. 3.2 Het beschikbare budget uit het evenementenfonds is in 2022 volledig toegekend aan evenementen die bijdragen aan de leefbaarheid en aantrekkelijkheid van Barneveld en haar kernen. In 2022 zijn de subsidies voor evenementen als voorschot verleend. Nadat uw college ingestemd heeft kunnen deze bedragen definitief vastgesteld worden. Omdat het bij de toegekende subsidies gaat om bedragen onder de € 5.000,- per evenement, hoeven organisatoren van evenementen geen financiële verantwoording te overleggen.

Dit is conform de subsidieverordening.

-23.3 Een samenvoeging van het evenementenfonds met het sport- en cultuurfonds zorgt voor een vereenvoudiging van de aanvraagprocedure. Tevens voorkomt het overlap, waarbij organisatoren van evenementen soms bij meerdere fondsen een aanvraag indienen. De planning was om in 2022 al te inventariseren of het samenvoegen van de drie fondsen haalbaar is. Echter wegens vertrek van de ambtelijke verantwoordelijken voor zowel het sport- als het cultuurfondsen is dit on hold gezet. Zowel voor cultuur als voor sport zijn inmiddels nieuwe ambtenaren geworven. Beiden zullen uiterlijk vanaf 1 april voor onze gemeente werkzaam zijn. Nadat zij ingewerkt zijn, zullen de gesprekken over samenvoegen starten (medio 2023). De samenvoeging zal op zijn vroegst in 2024 uitgewerkt kunnen worden, met als invoeringsdatum 1 januari 2025. 5. Kanttekeningen In de huidige samenstelling van de fondsen dienen organisatoren van evenementen soms bij meerdere fondsen een aanvraag in en dan moeten soms twee afzonderlijke adviescommissies een besluit nemen. Dit is niet efficiënt. Nu een eventuele samenvoeging uitgesteld is zal deze situatie langer bijven bestaan. Beoogd was dit voorjaar met een voorstel te komen om het evenementen-, sport- en cultuurfonds samen te voegen (mits alle partijen zich daarin konden vinden).

Door het vertrek van de ambtelijk verantwoordelijken bij het sport- en cultuurfonds is dat vooralsnog niet aan de orde. 6. Financiën Instemmen met de beslispunten betekent dat de subsidies voor evenementen definitief toegekend kunnen worden. Verder zijn er geen financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. De gemeenteraad had voor de periode van 2019, 2020 en 2021 per jaar € 25.000,- ter beschikking gesteld. Door Corona is dat geld toen niet volledig gebruikt. Het overgebleven geld van in totaal circa € 35.000,- is daarom doorgeschoven naar 2022. In de bijlage kunt u lezen aan welke evenementen dit in 2022 besteed is. Voor 2023 heeft de gemeenteraad vervolgens wederom € 25.000,- ter beschikking gesteld (bij de kadernota/ begroting). Voor 2024 is er nog geen budget ter beschikking gesteld. Dit zal wederom aangevraagd worden bij de kadernota. 7. Communicatie en Participatie a. Communicatie: Het evenementenfonds wordt bekend gemaakt middels: - De website van de gemeente Barneveld; - Actieve communicatie met organisatoren van evenementen; - Middels bijeenkomsten over evenementen. b. Participatie: Met betrekking tot de samenvoeging van de fondsen zullen we komende zomer, nadat de nieuwe ambtelijk verantwoordelijken bij het cultuur- en sportfonds zijn ingewerkt, het overleg over eventuele samenvoeging opstarten en de mogelijkheden inventariseren.

Als daar voldoende draagvlak voor is zullen de verantwoordelijken voor de fondsen dit uitwerken in nieuwe voorwaarden ter vervanging van de bestaande alsmede één nieuw aanvraagformulier en dit aan het college voorleggen. Mocht er geen draagvlak zijn dan zullen we dit in de evaluatie over 2023 opnemen 8. Uitvoering Planning: Rond de zomer dit jaar starten we met de inventarisatie of samenvoeging van het evenementenfonds met het sport- en cultuurfonds haalbaar is. Evaluatie: maart 2024 zal het evenementenfonds geëvalueerd worden en zal nadere informatie over een eventuele samenvoegingen van het cultuur-, sport- en evenementenfonds worden voorgelegd.. 9. Bijlagen Evaluatie Evenementenfonds 2022

Evaluatie Evenementenfonds 2022:

Het evenementenfonds is formeel op 1 januari 2020 van start gegaan.

Adviescommissie evenementenfonds: De samenstelling van de adviescommissie is als volgt: -

Jan Wessels, voorzitter ( tot 31-12-2022);

-

Ies Bos, secretaris;

-

Bea Vissers, lid;

-

Lysette Lubbers, lid.

Besloten wordt bij meerderheid van stemmen. Bij het staken der stemmen, geeft de stem van de voorzitter de doorslag. De adviescommissie vergaderde drie keer, te weten: 13 januari ,9 maart en 13 mei ( via teams ). In de zomerperiode en in het najaar werden een aantal aanvragen per mail afgehandeld.

Publiciteit: Tijdens alle gesprekken met organisatoren van evenementen uit de gemeente Barneveld worden de organisatoren van evenementen door de relatiemanager evenementen gewezen op de mogelijkheden voor het indienen van een aanvraag; Op de site van de gemeente Barneveld is het aanvraagformulier te vinden met de voorwaarden en is er een verwijzing naar de relatiemanager evenementen opgenomen. Tevens is er een verwijzing opgenomen naar het evenementenhandboek van de VGGM voor algemene informatie mbt de organisatie van een evenement. De accountmanager evenementen heeft indien noodzakelijk overleg met de coordinatoren van het Sportfonds en het Cultuurfonds. Tijdens dit overleg, vindt er afstemming plaats over de diverse aanvragen. Tevens vindt er afstemming plaats met Be Active & Creative en de cultuurmakelaar.

Corona: Van 15 maart 2020 tot 25 februari 2022 was Nederland in de ban van het coronavirus. Dat heeft grote gevolgen gehad voor het sociale- en maatschappelijke leven, dus ook voor de evenementen. Bij de start van 2022 was Nederland nog in een lockdown en waren evenementen niet toegestaan. Vanaf 25 februari veranderde dit en kwam Nederland stapsgewijs uit de lockdown. Evenementen konden weer plaatsvinden. In de weken daarna was er veel contact met organisatoren van evenementen. Zij wilden graag weten wat de mogelijkheden waren, omdat zij voorbereidingstijd hadden gemist en toch wilden bekijken of hun evenement doorgang kon vinden. We liepen daarbij regelmatig tegen deadlines aan voor de indiening van een aanvraag , echter met wat kunst en vliegwerk hebben we e.e.a. in goede banen kunnen leiden.

Aanvragen Evenementenfonds: De volgende aanvragen zijn ontvangen en behandeld: - 1. Smaak – en Sfeerdagen Barneveld tbv de organisatie:

€ 2.500,--;

- 2. Operation Faust tbv optocht Keep them Rolling:

-

500,--;

- 3. Schietvereniging De Eendracht Barneveld tbv World Police & Fire Games:

-

250,--;.

- 4. Comité 4 en 5 mei Barneveld tbv organisatie bevrijdingsfestival:

- 2.500,--;

- 5. Oranjevereniging Voorthuizen inzake organisatie Operation Cleanser:

- 1.000,--;

- 6. Ondernemers Vereniging Voorthuizen tbv Voorthuizen Straalt

- 2.500,--;

- 7. Floraliavereniging Voorthuizen tbv inzake organisatie Floralia 2022:

- 3.500,-- ;

- 8. Stichting Patrijzenhof Darttournooi inzake organisatie Lustrumtoermooi 2023;

-

- 9. Stichting De Barneveldse Beiaard tbv de zomercomcerten naar Cultuurfonds;

250,--;

naar Cultuurfonds

-10. Stichting Nationaal Kampioenschap Dweilorkesten inzake organisatie NKD 2022:

- 1.200,--;

-11. Brandweer Kootwijkerbroek inzake activiteiten 90 jarig bestaan

- 2.500,--;

-12. Wielervereniging Tour de Force Barneveld inzake organisatie TdF 2022

- 1.000,--;

-13. Stichting Kootwijk Cultureel inzake Kootwijk op `t Zand 2022:

- 2.500,--;

-14. M. Dokter inzake Music in the Park Barneveld:

- 1.000,--;

-15: R. van de Krol inzake Proefrondje Stroe

- 1.000,--;

-16: Muziekvereniging Crescendo inzake Bourgondisch Voorthuizen

- 1.500,--

-17: Ondernemers Vereniging Voorthuizen inzake de Meer voor Mannen dag:

- 2.500,--;

-18: Stichting Wereld Eidagen inzake Wereld Eidagen 2022:

- 2.500,--;

-19: F.J. van der Lubbe inzake Run by Night te Barneveld

- 1.000,--

-20: Barneveldse Middenstands Vereniging inzake Candlelight

- 2.500,--;

-21. OVV inzake Sinterklaasintocht en Kerstmarkt

- 2.500,--.

-22. A. Heimel inzake DorpsPubQuiz Garderen 2023:

-

Resumé: Aantal aanvragen:

22

Toegewezen:

21 aanvragen, totaalbedrag: € 35.200,00.

Doorverwezen:

1 aanvraag.

500,--

Overzicht naar kern: Barneveld:

10 aanvragen;

€ 14.000,--;

Voorthuizen:

7 aanvragen;

€ 14.700,--;

Garderen:

1 aanvraag;

€

Kootwijkerbroek:

1 aanvraag;

€ 2.500,--;

Kootwijk:

1 aanvraag:

€ 2.500,--;

Stroe:

1 aanvraag;

€ 1.000,--;

Terschuur:

geen aanvragen;

Zwartebroek:

geen aanvragen;

De Glind:

geen aanvragen;

500,--;

Proces: Terugkijkend kan geconcludeerd worden dat : -

Nog niet alle kernen het evenementenfonds weten te vinden, waarbij corona daar mede oorzaak van is; De meeste aanvragen komen uit de kernen met de meeste activiteiten; De manier van toewijzen goed werkt, omdat er goed naar de motivatie wordt gekeken; Er flexibiliteit wordt aangebracht in de vergaderfrequentie; Er een snel antwoord wordt gegeven aan de aanvragers middels telefonisch contact en bevestigingsbrief.

Budget: Voor 2022 is er geen budget beschikbaar gesteld maar zijn de overgebleven budgetten van de jaren 2019 tm 2021 besteed, zijnde € 35.200,--. Vanwege corona mochten de voorgaande jaren weinig tot geen evenementen worden gehouden. Voor het jaar 2023 is € 25.000,-- beschikbaar gesteld. Drie Fondsen: Naast het evenementenfonds kent de gemeente Barneveld ook een sport- en cultuurfonds. Alle drie de fondsen hebben € 25.000,-- beschikbaar en een eigen adviescommissie. Er zijn een tweetal aanvraagformulieren ontwikkeld: één voor het sport- en cultuurfonds gezamenlijk en één voor het evenementenfonds ( hiervoor is de pilot later opgestart ). Tevens kennen de fondsen overlap, want uit welk fonds worden nu sportevenementen en culturele evenementen gesubsidieerd? Vaste grenzen zijn niet te trekken en overleg is in dat soort gevallen noodzakelijk. De vraag rijst of het niet zinvoller zou zijn de 3 afzonderlijke fondsen samen te voegen met één adviescommissie, één aanvraagformulier en een heldere budgetverdeling. Thans constateren we dat het cultuuren evenementenfonds volledig worden besteed en dat er in het sportfonds geld overblijft. Met samenvoegen geven we meer duidelijkheid, zowel intern als extern: één loket met één aanvraagformulier en één adviescommissie die de aanvragen behandeld.

Helaas zijn de ambtelijk verantwoordelijken van het cultuur- en sportfonds eind 2022 bij de gemeente vertrokken. Dat betekent dat de voortgang die er in de gesprekken was om tot één fonds te komen is gestaakt. Voor het cultuurfonds is inmiddels iemand werkzaam bij de gemeente maar voor het sportfonds start deze eerst 1 april a.s. Medio 2023 willen we ( nadat de nieuwe functionarissen zijn ingewerkt ) deze gesprekken opnieuw opstarten. Het komend jaar wordt gebruikt om te inventariseren hoe de andere fondsen hierin staan en bezien of we ( met uw instemming ) tot een gezamenlijk fonds kunnen komen.

Toekomst: 2023 geeft goede vooruitzichten voor evenementen. Corona is voorbij en de organisatoren zijn druk bezig met de organisatie. Voor de adviescommissie zijn we op zoek naar een nieuwe voorzitter nu Jan Wessels is afgetreden en een beoogd nieuw lid te ziek blijkt te zijn. Op 17 en 25 januari 2023 zijn er een tweetal goedbezochte voorlichtingsavonden gegeven in Voorthuizen en Barneveld, waarbij vergunningstechnisch nog eens de aandachtspunten zijn aangehaald en het evenementenfonds is gepresenteerd.

We hopen op een mooi evenementenjaar!

Met vriendelijke groet, Ies Bos Relatiemanager Detailhandel, Horeca, Toerisme en Evenementen 22-03-2022