B-2.2 Besluit B&W inzake evaluatie evenementenstimuleringsbeleid d.d. 19-4-22.pdf

-1Afdeling: Bestuur en Dienstverlening Behandelaar: Wessels, Jan Telefoonnummer: 0641736897 Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. <Neem dossiernr over uit Ibabs> Barneveld, Portefeuillehouder: A.H. van de Burgwal Op overzicht Bestaand beleid (website)

Evaluatie evenementenstimuleringsbeleid

Gevraagde beslissing: 1. Kennis te nemen van de uitgevoerde evaluatie naar de pilot van het evenementenstimuleringsbeleid. 2. Te besluiten om een vervolg te geven aan de pilot in 2022. 3. De functie van relatiemanager evenementen te verbreden naar relatiemanager detailhandel en leisure (evenementen, detailhandel, horeca, recreatie & toerisme en markten) en het structureel maken van de functie af te wegen bij de implementatie van het groeiplan voor de organisatie. 4. De financiële consequenties van beslispunt 3 inclusief het structureel maken van het evenementenstimuleringsbudget van € 25.000 per jaar ter afweging in brengen bij de begrotingsvoorstellen 2023. 5. Dit besluit en de evaluatie van het evenementenstimuleringsbeleid ter kennisname van de raad te brengen middels plaatsing in rubriek B van de lijst van inkomende en uitgaande stukken van de raad.

1. Inleiding Vanaf september 2019 is er in de gemeente Barneveld een pilot in uitvoering met het voeren van accountmanagement voor evenementen. Het doel van deze pilot is om beleid te ontwikkelen en te implementeren ten behoeve van het stimuleren van evenementen. Het beleidskader wat tot nog toe op evenementen van toepassing was, was vooral ingegeven vanuit de regulering van evenementen vanuit openbaar orde en veiligheid. De eerste ervaringen met het accountmanagement en het stimuleringsbeleid zijn verwerkt in deze evaluatie. In het voorliggende voorstel wordt u geadviseerd om in 2022 een vervolg te geven aan pilot ten behoeve van het stimuleren van evenementen alsmede de functie van relatiemanager evenementen te verbreden naar relatiemanager detailhandel en leisure en als vaste formatieplaats op te nemen in de formatie.

2. Beoogd effect a) Meetbaar effect: De kwantiteit, kwaliteit en onderlinge afstemming van evenementen zal verbeteren.

b) Maatschappelijk effect: Betere afstemming met en ondersteuning van de sectoren detailhandel en leisure.

3. Argumenten 3.1 De evaluatie geeft inzicht in de resultaten van het evenementenstimuleringsbeleid zoals dit vanaf september 2019 is geïmplementeerd. Op 27 februari 2017 heeft de gemeenteraad unaniem de motie “Opstellen promotiebeleid gemeente Barneveld” aangenomen. In de motie draagt de gemeenteraad het college op om beleid te ontwikkelen op het gebied dorpspromotie (voorheen citymarketing genoemd) en beleid op het gebied van evenementenstimulering. Als eerste stap in de uitvoering hiervan heeft de raad op 6 maart 2019 de kaders vastgesteld voor zowel het beleid voor dorpspromotie als het beleid voor evenementenstimulering. Ook is de raad akkoord gegaan met het parallel bewandelen van sporen: enerzijds starten met opstellen van het dorpspromotiebeleid en gelijktijdig starten met het opstellen van evenementenstimuleringsbeleid. In het kader van het opzetten van evenementenstimuleringsbeleid is een evenementencoördinator aangesteld In september 2019 is deze aan de slag gegaan om de contacten met bestaande organisatoren van evenementen te intensiveren, uitbreiding van evenementen te realiseren en een evenementenfonds op te zetten. In de bestaande begroting was voor het uitvoeren van het evenementenfonds voor de jaren 2019, 2020 en 2021 een bedrag van € 25.000,-- per jaar beschikbaar.

Dit bedrag is ingezet als subsidie in de vorm van het beschikbaar stellen van een financiële bijdrage aan evenementen. Op basis van de uitgevoerde evaluatie kunnen de volgende conclusies getrokken worden: - Ondanks corona zijn de ervaringen met het voeren van het stimuleringsbeleid voor evenementen positief.

-2-

-

Het is wenselijk dat er een functionele scheiding is tussen stimulering en regulering van evenementen. De behoefte is om de pilot relatiemanager evenementen te vervolgen waarbij de nadruk ligt op intake, voorlichting, verbindingen leggen, netwerk onderhouden en stimulering evenementen middels subsidies Pilot van 0.5 FTE doorzetten, omdat er slechts een korte periode aan gewerkt is en we geconfronteerd werden met de coronacrisis.

3.2 Als gevolg van de beperkende maatregelen in verband met het tegengaan van de verspreiding van het corona-virus zijn er in 2020 en 2021 minder evenementen georganiseerd. Door het corona-virus zijn er in 2020 en 2021 slechts een beperkt aantal evenementen georganiseerd. Hierdoor is het beschikbare subsidiebudget niet geheel besteed. Bij de jaarrekeningen van 2020 en 2021 is het restant budget overgeheveld naar het volgende jaar waardoor voor 2022 budget beschikbaar is om de pilot te vervolgen. Aan het eind van 2022 zal een eindevaluatie worden uitgevoerd naar het evenementenstimuleringsbeleid. 3.3 Los van het evenementenstimuleringsbeleid is er structureel behoefte aan de inzet van een relatiemanager evenementen. Naast het beoordelen van subsidieaanvragen van evenementenorganisatoren heeft de relatiemanager evenementen een belangrijke taak in het onderhouden van de contacten met de organisatoren van evenementen en het leggen van de verbinding met wet- en regelgeving en vergunningverlening. In die zin heeft de relatiemanager zijn meerwaarde bewezen. Op dit moment maakt de formatie van relatiemanager geen onderdeel uit van de vaste formatie en vindt bemensing plaats via externe inhuur. Het voorstel is om 0,5 FTE toe te voegen aan vaste formatie om de functie van relatiemanager evenementen te structureren.

De kosten voor de inzet van de relatiemanager evenementen in 2022 kunnen gedekt worden uit nog niet ingevulde vacatureruimte (functie public affairs) binnen de afdeling. Mede gelet op de te verwachten aandachtsgebieden in het post-corona tijdperk is er daarnaast structureel behoefte aan extra operationele ondersteuning van de beleidsterreinen: - Detailhandel - Recreatie & Toerisme - Horeca - Weekmarkten Binnen de bestaande formatie is op dit moment geen ruimte aanwezig om deze gewenste ondersteuning structureel te leveren. Een koppeling met de werkzaamheden van de relatiemanager evenementen kan leiden tot een inhoudelijke kwaliteitsslag. Voorgesteld wordt om hiervoor in totaal 1.0 FTE (dus 0,5 FTE ten behoeve van evenementenstimulering en 0,5 FTE ten behoeve van de verbreding van de functie. Urenbeslag per onderdeel is een inschatting en dus indicatief) toe te voegen aan de bestaande ambtelijke formatie.

4. Kanttekeningen Er kan ook voor gekozen worden om geen vervolg te geven aan het evenementenstimuleringsbeleid. Er kan ook gekozen worden om geen vervolg te geven aan de pilot. Dit kan gevolgen hebben voor de wederopbouw van de evenementen en de detailhandel in het post-corona tijdperk. Detail en evenementen vormen echter een belangrijk onderdeel van de belevingswaarde van het voorzieningenniveau, zowel voor inwoners als bezoekers. In het kader van de implementatie van het groeiplan zal een kwantitatieve en kwalitatieve scan van de ambtelijke organisatie plaatsvinden. In het kader van de implementatie van het groeiplan zal een kwantitatieve en kwalitatieve scan van de ambtelijke organisatie plaatsvinden. De voorstellen met betrekking tot het structureel maken en verbreden van de functie van de relatiemanager evenementen dienen in deze bredere scan van de organisatie te worden afgewogen.

5. Financiën Het toevoegen van 1,0 FTE aan de bestaande formatie kost ongeveer € 90.000,-- (schaal 11, inclusief werkgeverslasten) per jaar. Op dit moment is hiervoor geen dekking aanwezig in de bestaande begroting. Om die reden wordt voorgesteld de financiële consequenties op te nemen in de begroting voor 2023. Voor 2022 zal de inhuur worden gecontinueerd. Hiervoor is dekking beschikbaar. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden (stimuleringssubsidies) was voor de jaren 2019, 2020 en 2021 een incidenteel budget van €

-325.000,-- per jaar beschikbaar. Voorgesteld wordt om eveneens dit budget structureel te maken en op te nemen in de voorstellen voor de begroting 2023.

6. Bijlagen - Evaluatie evenementenstimuleringsbeleid.

Evaluatie evenementenstimuleringsbeleid Aanleiding Vanaf september 2019 is er in de gemeente Barneveld een pilot in uitvoering met het voeren van accountmanagement voor evenementen. Het doel van deze pilot is om beleid te ontwikkelen en te implementeren ten behoeve van het stimuleren van evenementen. Het beleidskader wat tot nog toe op evenementen van toepassing was, was vooral ingegeven vanuit de regulering van evenementen vanuit openbaar orde en veiligheid. De eerste ervaringen met het accountmanagement en het stimuleringsbeleid zijn verwerkt in deze evaluatie. Kaders evenementenstimulering Op 27 februari 2017 heeft de gemeenteraad unaniem de motie “Opstellen promotiebeleid gemeente Barneveld” aangenomen. In de motie draagt de gemeenteraad het college op om beleid te ontwikkelen op het gebied dorpspromotie (voorheen citymarketing genoemd) en beleid op het gebied van evenementenstimulering. Als eerste stap in de uitvoering hiervan heeft de raad op 6 maart 2019 de kaders vastgesteld voor zowel het beleid voor dorpspromotie als het beleid voor evenementenstimulering. Ook is de raad akkoord gegaan met het parallel bewandelen van sporen: enerzijds starten met opstellen van het dorpspromotiebeleid en gelijktijdig starten met het opstellen van evenementenstimuleringsbeleid.

Doel: de behoefte bestaat om tot netwerkversteviging/accountmanagement te komen Door bureau Seinpost is een behoefte-onderzoek uitgevoerd. Naar aanleiding van dit onderzoek adviseert Seinpost een evenementencoördinator aan te stellen. In september 2019 is de Relatiemanager Evenementen aangesteld om de contacten met bestaande organisatoren van evenementen te intensiveren, uitbreiding van evenementen te realiseren en een evenementenfonds op te zetten. Periode voor corona: ( sept 2019 - mrt 2020 ) Begin 2020 werd Nederland geconfronteerd met de gevolgen van de Coronacrisis en werd het organiseren van evenementen zeer beperkt en gedegradeerd tot het organiseren van activiteiten. De coronacrisis geeft daarmee een vertekend beeld van de uitkomsten van deze evaluatie. Waar hebben de activiteiten in de periode voor corona zich opgericht: 1. Contacten aangehaald met de diverse Verenigingen Plaatselijk Belang; 2. Contacten aangehaald met Organisatoren van Evenementen en ondernemersverenigingen; 3. In samenwerking met de afdeling Vergunningen zijn er in februari 2020 een tweetal informatieavonden gegeven aan organisatoren van evenementen waarop het evenementenfonds is gepresenteerd. 4. Het Evenementenfonds is opgezet en geïntroduceerd; Het aantal behandelde aanvragen bedraagt: 2019: 3 , 2020: 13 , 2021: 12. Toegewezen: 2019: 3( € 13.800,-), 2020: 5( € 8.500,-), 2021: 9( €19.909,20 ).

In totaal is derhalve € 42.209,20 aan subsidie verstrekt. Door de coronacrisis konden een aantal aanvragen niet worden toegekend omdat ze vanwege corona niet doorgingen. Vanaf medio maart 2020 vielen de werkzaamheden met betrekking tot Evenementen stil en werd de coronadesk in het leven geroepen, welke door de Relatiemanager Evenementen werd bemenst. Evenementen in 2021

Als gevolg van de versoepeling van de coronamaatregelen kwamen in de zomer van 2021 de aanvragen voor evenementen weer op gang. In het vergunningentraject kregen we te maken met een

vaak lastig uit te leggen regelgeving. Evenementen werden afgelast omdat organisatoren deze alleen op de gebruikelijke wijze wilden organiseren ( zonder concessies ). Gelukkig konden ook een aantal evenementen doorgaan, zoals de Zomermarkten XXL, de Smaak- en Sfeerdagen, Bourgondisch Voorthuizen en de Floralia. Door vertrek en pensionering van de medewerkers bij afdeling Vergunningen zijn daar een tweetal nieuwe medewerkers aangesteld. Deze gelegenheid is aangewend om het proces van intake van evenementen richting vergunningverlening beter te kunnen stroomlijnen. De verwachting is dat we dit proces verder kunnen bespoedigen en het palet aan evenementen verder uit kunnen breiden Plannen voor 2022 Er vanuit gaande dat de Covidperiode zo goed als voorbij is en evenementen genormaliseerd kunnen worden, willen we voor het komende jaar op de volgende punten inzetten; -

Intensivering accountmanagement bestaande organisatoren; Koppeling maken tussen dorpspromotie organisatie en evenementen; Koppeling maken tussen Cultuur en Sport Kijken of er een koppeling is te maken bepaalde thema`s die hier spelen. ( Foodvalley ) Intensivering samenwerking met de afdeling Vergunningen; Uitbreiding van het relatienetwerk en nieuwe evenementen binnenhalen; Het evenementenfonds verder op de kaart zetten.

Conclusies -

-

Ondanks corona zijn de ervaringen met het voeren van het stimuleringsbeleid voor evenementen positief. Het is wenselijk dat er een functionele scheiding is tussen stimulering en regulering van evenementen. De behoefte is om de pilot relatiemanager evenementen te vervolgen waarbij de nadruk ligt op intake, voorlichting, verbindingen leggen, netwerk onderhouden en stimulering evenementen middels subsidies Pilot van 0.5 FTE doorzetten, omdat er slechts een korte periode aan gewerkt is en we geconfronteerd werden met de coronacrisis. Beperkende maatregelen waren aanwezig /rol gespeeld.