B-2.18 Besluit B&W over tijdelijke subsidietenderregeling Evenementen 2025, d.d. 10 juni 2025

Aandachtsgebied: Dienstverlening Team Dienstverlening Behandelaar: A. van de Maat Telefoonnummer: 06 – 17068888 Onderwerp:

Voorstelnr. 4049 Barneveld, 10 juni 2025 Portefeuillehouder: M. Pluimers-Foeken

Tijdelijke subsidietenderregeling Evenementen 2025 gemeente Barneveld

Gevraagde beslissing: 1. 2. 3. 4.

In te stemmen met het openstellen van een tijdelijke subsidietender voor maatschappelijke evenementen in de gemeente Barneveld voor de periode van 10 juni t/m 1 september 2025, met een tijdelijk subsidieplafond van € 15.000. In te stemmen met het vaststellen van een verkorte indieningstermijn van 2 weken vóór aanvang van het evenement, gelet op het tijdelijke karakter van de tenderregeling. In te stemmen met het aanvragen van een subsidiebudget van € 15.000 via de 2e turap 2025. De raad te informeren over deze tijdelijke subsidietender via de lijst van ingekomen stukken.

1. Inleiding De huidige subsidieregeling van het Evenementenfonds Barneveld kent een jaarlijks subsidieplafond van € 30.000. Dit bedrag is inmiddels volledig uitgeput, terwijl er nog meerdere maatschappelijke evenementen in voorbereiding zijn voor de tweede helft van 2025. Onder deze evenementen bevinden zich ook jaarlijks terugkerende initiatieven die in voorgaande jaren structureel subsidie ontvingen, maar dit jaar nog geen aanvraag hebben gedaan. Zij dreigen nu, ondanks hun maatschappelijke waarde en waarbij voorzien wordt dat zij net als de afgelopen jaren aan de criteria voldoen, buiten de boot te vallen. De gemeente Barneveld erkent het belang van deze evenementen voor onder andere sociale cohesie, cultuurparticipatie, gezondheid en de lokale economie. Evenementen, veelal georganiseerd door vrijwilligers, leveren een belangrijke bijdrage aan de leefbaarheid en gemeenschapszin in alle dorpen van de gemeente. Het ontbreken van subsidieruimte voor deze evenementen leidt tot een ongewenste situatie waarin de continuïteit van deze initiatieven in gevaar komt. Binnen de huidige regeling ontbreekt echter een passende juridische of beleidsmatige oplossing om dit op te vangen.

De bestaande subsidieregeling Evenementenfonds Barneveld biedt namelijk onvoldoende grondslag om subsidieaanvragen die inhoudelijk aan de criteria voldoen af te wijzen, indien er subsidieplafond overschreden gaat worden. Dit veroorzaakt juridische, financiële en bestuurlijke risico’s en ondermijnt het vertrouwen van initiatiefnemers in ons gemeentelijk subsidiebeleid. Daarnaast kent de huidige regeling geen onderscheid naar maatschappelijke meerwaarde of prioritering, waardoor het risico van willekeur toeneemt bij overvraging. Vernieuwde subsidieregeling Evenementenfonds 2026 In lijn met het op 11 december 2024 vastgestelde raadsvoorstel 3768 (dd 23 oktober 2024) werkt de gemeente aan een vernieuwde subsidieregeling voor het Evenementenfonds Barneveld. Deze regeling zal op 1 januari 2026 in werking kunnen treden. Daarmee wordt de komende maanden voorzien in een inhoudelijk kader waarin afstemming wordt gezocht met het Maatschappelijk Cultuuren Sportfonds. Het doel is te komen tot een beter afgestemde en samenhangende subsidieregeling voor maatschappelijke evenementen. Deze vernieuwde subsidieregeling dient ook een concreter afwegingskader te bevatten dat meer duidelijkheid biedt over toekenningscriteria.

Om in de overgangsfase richting een vernieuwde toekomstbestendige regeling per 1 januari 2026 toch recht te doen aan waardevolle initiatieven en tegelijkertijd transparantie en rechtszekerheid te borgen, stelt het college voor een tijdelijke subsidietenderregeling open te stellen. Deze tijdelijke regeling biedt maatschappelijke initiatiefnemers de kans alsnog subsidie aan te vragen voor maatschappelijke evenementen die plaatsvinden in de 2e helft van 2025. Dat binnen een duidelijk afgebakend tijdelijk subsidieplafond van € 15.000 en op basis van inhoudelijke beoordelingscriteria. Uit artikel 4:25, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht volgt dat een subsidie geweigerd wordt als door verstrekking ervan dit plafond zou worden overschreden. Tijdelijke subsidietenderregeling

-2De tijdelijke subsidietenderregeling vindt grondslag in de Algemene Subsidieverordening gemeente Barneveld (ASV) en artikel 4:23 lid 3 sub d van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Deze tijdelijke subsidietender maakt het mogelijk om maatschappelijke evenementen alsnog te ondersteunen binnen een beperkt (aanvullend) subsidieplafond en op basis van inhoudelijke afweging. Deze subsidietender maakt geen onderdeel uit van de huidige subsidieregeling Evenementenfonds Barneveld. Afwegingskader tijdelijke subsidietenderregeling Het afwegingskader van de tijdelijke subsidietenderregeling biedt een transparante en inhoudelijke basis voor de beoordeling van subsidieaanvragen. De subsidieaanvragen worden beoordeeld op 6 criteria, waaronder maatschappelijke meerwaarde, bereik, lokale binding, innovatieve relevantie en organisatorisch vermogen van de evenementen. Daarbij is bijzondere aandacht voor de verhouding tussen gevraagde subsidie en de bijdrage aan culturele, sportieve en sociale doelstellingen van de gemeente Barneveld. Alleen de subsidieaanvragen, ingediend in de periode van 10 juni tot 1 september 2025, met de hoogste scores binnen het subsidieplafond komen voor honorering in aanmerking.

2. Beoogd effect De tijdelijke subsidietender biedt maatschappelijke initiatiefnemers alsnog de mogelijkheid om subsidie aan te vragen in de 2e helft van 2025 en daarmee het evenement mede mogelijk te maken. Dat binnen een helder en transparant afwegingskader en onder een nieuw tijdelijk subsidieplafond van € 15.000. Dit voorkomt willekeur en versterkt de legitimiteit van subsidieverlening in de overgangsfase richting een nieuwe regeling voor het Evenementenfonds in 2026.

3. Argumenten 1.1 Structurele overvraging van het Evenementenfonds Barneveld: Het subsidieplafond van het huidige Evenementenfonds (ad € 30.000) is inmiddels bereikt. Dit bevestigt dat de vraag naar financiële ondersteuning van evenementen structureel hoger ligt dan het beschikbare budget. De bestaande subsidieregeling Evenementenfonds Barneveld biedt nog onvoldoende grondslag om subsidieaanvragen die inhoudelijk aan de criteria voldoen af te wijzen. 1.2 Maatwerk in de overgangsfase: Het college onderkent de waarde van maatschappelijke evenementen voor de gemeente Barneveld. Deze evenementen verrijken de samenleving, versterken de sociale samenhang, stimuleren culturele dynamiek en dragen bij aan gemeentelijke beleidsdoelen. Ook in de overgangsfase richting een vernieuwde subsidieregeling per 2026 blijft het college deze maatschappelijke meerwaarde erkennen. Om recht te doen aan het vertrouwen van de subsidieaanvragers en het beginsel van rechtszekerheid, kunnen nieuwe subsidieaanvragen voor maatschappelijke evenementen in de 2e helft van 2025 onder de tijdelijke subsidietenderregeling ingediend worden. 1.3 Juridische borging binnen ASV en Awb: De tijdelijke subsidietender is juridisch verankerd binnen de kaders van de ASV en de Awb, mits het college instemt met het subsidieplafond en beoordelingswijze.

Het betreft een nieuwe tijdelijke subsidietenderregeling die niet onder de huidige subsidieregeling Evenementenfonds Barneveld valt. 1.4 Transparante verdeling van beperkte middelen: Door te werken met beoordelingscriteria in de subsidietenderregeling wordt de subsidieverdeling op inhoudelijke gronden beoordeeld en gerangschikt. Daarmee worden de meest waardevolle evenementen ondersteund. 1.5 Voorkomen van juridische en bestuurlijke risico’s: Het alternatief, namelijk het openhouden van de bestaande subsidieregeling Evenementenfonds Barneveld zonder budget, brengt het risico van willekeur, ongelijke behandeling en verdere overschrijding van het subsidiebudget/plafond met zich mee. Er is immers geen formeel plafond meer en geen juridische basis om aanvragen af te wijzen.

4. Kanttekeningen De belangrijkste kanttekeningen bij het openstellen van een tijdelijke subsidietenderregeling voor de 2e helft van 2025 zijn: • Tijdelijke subsidietender regeling met beperkte looptijd: De subsidietenderregeling geldt slechts voor de periode van 10 juni tot 1 september 2025. Deze tijdelijke regeling geldt alleen voor maatschappelijke evenementen die nog geen subsidie hebben ontvangen in 2025 (in bijvoorbeeld het Evenementenfonds of Sport- en Cultuurfonds).

• •

-3Beperkt subsidiebudget en -plafond: De subsidietender kent een tijdelijk plafond van maximaal € 15.000. Bij overvraging worden subsidieaanvragen gerangschikt op basis van de vastgestelde beoordelingscriteria (zie bijlage). Subsidieaanvragen die, op grond van deze rangorde, buiten het beschikbare budget vallen, worden op grond van artikel 4:25, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht afgewezen. Afwijking indieningstermijn: Afgeweken wordt van artikel 7 lid 2 van de ASV. Gezien het karakter van de tijdelijke subsidietenderregeling is een verkorte termijn van 2 weken voor aanvang van het evenement redelijk en verdedigbaar.

5. Financiën • •

De reeds ingediende en ontvankelijke aanvragen in de periode tot 10 juni 2025 worden, waar passend binnen de huidige subsidieregeling van het Evenementenfonds, nog gehonoreerd. Voor de tijdelijke subsidietenderregeling wordt een aanvullend budget van € 15.000 gevraagd via de 2e turap 2025. Er is momenteel geen regulier budget beschikbaar binnen het Evenementenfonds Barneveld. De subsidieverlening van evenementen in de 2e helft van 2025 vinden plaats binnen de tijdelijke subsidietenderregeling binnen het gestelde plafond.

6. Participatie en communicatie De subsidietenderregeling wordt gepubliceerd via gemeentelijke communicatiekanalen, inclusief publicatie van het beoordelingskader, aanvraagvoorwaarden en sluitingstermijn. Directe stakeholders (die mogelijk een subsidieaanvraag willen indienen voor hun maatschappelijke evenementen) worden per mail geïnformeerd.

7. Vervolgstap • • •

Na besluitvorming in het college op 10 juni 2025 wordt de subsidietender opengesteld. De beoordeling van de subsidieaanvragen vindt plaats na 1 september 2025, waarna besluitvorming plaatsvindt door het college op basis van de beoordelingscriteria. Tevens wordt in de 2e helft van 2025 gestart met de voorbereiding en uitwerking van de vernieuwde subsidieregeling Evenementenfonds Barneveld (in samenhang met het Maatschappelijk Cultuur- en Sportfonds), met als doel deze per 1 januari 2026 in werking te laten treden (conform raadsvoorstel 3768 d.d. 23 oktober 2024).

8. Bijlagen •

Samenvatting concept afwegingskader tijdelijke subsidietenderregeling maatschappelijke evenementen 2025.

Bijlage: Afwegingskader subsidietender maatschappelijke evenementen 2025 (te publiceren) Doel:

Ondersteunen van lokale maatschappelijke evenementen die bijdragen aan sociale cohesie, participatie en vitaliteit.

Scoretabel: Max. punten

Beoordelingscategorie

Toelichting

1. Maatschappelijke meerwaarde

Bijdrage aan sociale cohesie, inclusie, verbinding tussen inwoners; denk daarbij aan: • sociale cohesie en participatie (sociale waarde); • zichtbaarheid van cultuur in de dorpen (ruimtelijke waarde); • vernieuwende of thematisch relevante invulling (artistieke of maatschappelijke waarde); • versterking van lokale culturele infrastructuur of samenwerking.

25

2. Bereik en doelgroep

Omvang en diversiteit van doelgroep (jeugd, senioren, buurtgericht etc.); aantrekkingskracht van het evenement (herkenbaarheid voor de gemeente).

20

3. Lokale binding en continuïteit

Mate van lokale inbedding, vrijwilligersinzet, meerjarige traditie.

15

4. Thematische of innovatieve waarde

Relevantie voor duurzaamheid, gezondheid, actualiteit, vernieuwend karakter.

15

5. Organisatorisch vermogen

Realistische begroting, uitvoerbaarheid, samenwerkingspartners.

15

De mate waarin aanvullende middelen worden ingezet (zoals sponsoring, bijdragen van partners of inzet van vrijwilligers), gecombineerd met een realistische begroting in verhouding tot de 6. Cofinanciering / inzet maatschappelijke en culturele waarde van de organisatie. Bij de derden beoordeling wordt gekeken naar de verhouding tussen het gevraagde subsidiebedrag en de bijdrage aan de beoordelingscategorieën 1 t/m 5.

10

Totaal

100

Subsidieplafond (subsidietender): • Totaal: maximaal € 15.000 voor lokale maatschappelijke evenementen die bijdragen aan sociale cohesie, participatie en vitaliteit. Subsidieaanvragen die, op grond van deze rangorde, buiten het beschikbare budget vallen, worden op grond van artikel 4:25, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht afgewezen. Dit artikel bepaalt dat een subsidie moet worden geweigerd indien toekenning ervan leidt tot overschrijding van het subsidieplafond. Voorwaarden: • Indieningstermijn subsidietender: 10 juni 2025 tot 1 september 2025. • Locatie: evenement/ activiteit vindt plaats binnen de gemeente Barneveld. • Activiteit vindt plaats ná 23 juni t/m 31 december 2025. • Subsidieaanvrager is geen natuurlijk rechtspersoon, maar een vereniging of stichting. • Subsidieaanvrager heeft geen commercieel winstoogmerk. • Subsidieaanvrager heeft niet eerder in het boekjaar 2025 een subsidie ontvangen vanuit de subsidieregeling Evenementenfonds, Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds Barneveld of andere regelingen/ overeenkomsten van en met de gemeente Barneveld. • Maximale subsidiebedrag is € 1.500 per subsidieaanvraag/ evenement/ activiteit. • Staffels: er wordt gewerkt met vaste staffels om de verhouding tussen de gevraagde subsidie en de schaal, reikwijdte en impact van het evenement te waarborgen.

Aanvragers kunnen subsidie aanvragen in de volgende bedragen: € 500, € 750, € 1.000, € 1.250 of € 1.500. De hoogte van de toe te kennen subsidie wordt afgestemd op de inhoudelijke kwaliteit van de aanvraag, de verwachte maatschappelijke en culturele waarde, het bereik en de mate van Memo – Tijdelijke oplossing - Subsidietender “Evenementenfonds”

1

•

•

cofinanciering of eigen bijdrage. De score op deze criteria bepaalt of en in welke staffel het evenement wordt gehonoreerd. Subsidieaanvraag dient minimaal voorzien te zijn van een inhoudelijke projectbeschrijving (inclusief aantal deelnemers/ doelgroep), gevraagde subsidiebedrag, datum van de activiteit, NAW-gegevens aanvrager, KvK-uittreksel, bankrekeningnummer, kopie bankrekeningafschrift, begroting en financieringsplan, eventueel mandaatbesluit voor ondertekening van de subsidieaanvraag. De subsidieaanvraag dient ingediend te worden via de website van de gemeente Barneveld (middels DigiD of Eherkenning).

Besluitvorming: • Via het college van Burgemeester en Wethouders; ambtelijk voorbereid. Rangschikking op score indien overschrijding van het totaal subsidieplafond.

Memo – Tijdelijke oplossing - Subsidietender “Evenementenfonds”

2