B-2.11 Besluit B&W over Vernieuwd Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld inclusief subsidietenderregeling, d.d. 16 december 2025

Aandachtsgebied: Dienstverlening Team Dienstverlening Behandelaar: A. van de Maat Telefoonnummer: 06 – 17068888 Onderwerp:

Voorstelnr. 761507 Barneveld, 16 december 2025 Portefeuillehouder: M. Pluimers-Foeken

Vernieuwd Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld incl. subsidietenderregeling.

Gevraagde beslissing: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kennisnemen en vaststellen van de evaluatie Evenementenfonds gemeente Barneveld; Vaststellen en openstellen van de “Subsidietenderregeling Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld”, met een jaarlijks subsidieplafond van € 40.000; inclusief jaarlijkse indexatie. In te stemmen met het vaststellen van een eenmalige verkorte indieningstermijn van 2 weken vóór aanvang van het evenement, gelet op de eerste opstellingen van de tenderregeling in 2026. In te stemmen met het structureel overhevelen van in totaal € 10.000 per jaar (bestaande uit € 5.000 vanuit het Maatschappelijk Cultuurfonds en € 5.000 vanuit het Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds) naar het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. Vaststellen (en openstellen) van de “Subsidieregeling Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds”, met een jaarlijks subsidieplafond van € 20.000; inclusief jaarlijkse indexatie. In te stemmen met het laten vervallen van de huidige regeling “Nadere regels subsidiëring Evenementenfonds gemeente Barneveld” en “Nadere regels subsidiëring Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds” per 1 januari 2026. De raad te informeren over het nieuwe Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld via de lijst van ingekomen stukken.

1. Inleiding Waarde van evenementen Evenementen zijn van waarde voor onze gemeente. Ze laten de gemeente bruisen, inwoners en gasten kunnen op diverse manieren genieten van wat onze gemeente te bieden heeft, evenementen geven mede invulling aan maatschappelijk opgaven (denk aan prettig wonen en leven in vitale dorpen, verbondenheid in groeiende gemeenschappen en economische ontwikkeling). Evenementen zijn publieke toegankelijke, kortdurende activiteiten in de openbare ruimte. De aard van de evenementen kan cultureel, sportief, maatschappelijk en/of dorpspromotie zijn. Deze evenementen worden vrijwel allemaal georganiseerd en gedragen door vele vrijwilligers die zich belangeloos inzetten voor de samenleving. De gemeente Barneveld heeft waardering voor evenementen en voor hen die dit mede mogelijk maken. Daarom is er destijds een evenementenfonds in het leven geroepen om een financiële bijdrage te leveren aan (niet-commerciële) evenementen die door de evenementenfonds mede mogelijk worden gemaakt. Het evenementenfonds is een succes gebleken als het gaat om de daadwerkelijke inzet ervan; het voorziet in een duidelijke behoefte en vele evenementen zijn jaarlijks mogelijk gemaakt. Bij dit evenementenfonds hoort een jaarlijkse evaluatie. De afgelopen jaren bleek ook dit succes.

Aanleiding nieuw Integraal Evenementenfonds De huidige subsidieregeling Evenementenfonds gemeente Barneveld beschikt over een jaarlijks subsidieplafond van € 30.000. Dit budget was in 2025 volledig uitgeput, terwijl binnen de gemeente nog diverse evenementen in voorbereiding waren die aantoonbaar voldeden aan de voorwaarden van de regeling. Door het ontbreken van beschikbare subsidieruimte ontstond in 2025 een situatie waarin waardevolle initiatieven die inhoudelijk aan de criteria voldeden, toch niet meer konden worden gehonoreerd. Er waren echter ook geen juridische gronden in de regeling om een aanvraag af te kunnen wijzen met als argument’ het bereiken van het bestaande subsidieplafond’. Om te voorkomen dat deze maatschappelijke evenementen, die reeds in de pijplijn zaten voor 2025, niet door zouden kunnen gaan en om recht te doen aan de inhoudelijke kwaliteit van de aanvragen, heeft het college in 2025 besloten om eenmalig een aanvullende subsidietenderregeling open te stellen. Deze tijdelijke tender had een eenmalig subsidieplafond van € 15.000 in 2025. Daarmee is in 2025 in totaal circa € 45.000 aan evenementenbudget

-2beschikbaar gesteld (en uiteindelijk zo’n € 42.750) verleend. Daarbij is opnieuw het belang van de reeds lopende evaluatie van het huidige evenementenfonds onderstreept. Daarnaast is in de huidige praktijk gebleken dat het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds verschillende subsidiemogelijkheden bevat voor evenementen die in doel, aard en maatschappelijke waarde sterk overeenkomen met de activiteiten die binnen het Evenementenfonds werden beoordeeld. Deze versnippering leidde tot onduidelijkheid bij initiatiefnemers, overlap in beoordelingscriteria en een uiteenlopend niveau van onderbouwing en afwegingsruimte tussen regelingen. In interne evaluaties werd bovendien zichtbaar dat aanvragen voor vergelijkbare evenementen in verschillende fondsen belandden, waardoor geen integraal beeld ontstond van de totale evenementontwikkeling binnen de gemeente. Deze bevindingen bevestigen dat het huidige Evenementenfonds structurele tekortkomingen kent. De regeling sluit niet langer aan bij de wens om enerzijds waardevolle evenementen die georganiseerd worden door vrijwilligers en een bijdrage leveren aan maatschappelijke opgave te ondersteunen en anderzijds de behoefte aan grip, regie op en begrenzing van de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. Daarnaast zien wij ook dat de omvang, diversiteit en professionele ontwikkeling van het Barneveldse evenementenlandschap in beweging is.

De behoefte nam toe aan een transparant instrument dat niet alleen juridisch toereikend is, maar ook een heldere structuur, sturing op subsidieplafond en een inhoudelijk en transparant afwegingskader biedt. Waarbij ook de positionering van de andere fondsen zorgvuldig is afgestemd en verduidelijkt. Inhoud Integraal Evenementenfonds In de praktijk blijkt dat de huidige regeling Evenementenfonds onvoldoende handvatten biedt om verantwoord en passend om te gaan met overvraging. Er is geen mogelijkheid om aanvragen inhoudelijk te rangschikken op maatschappelijke, culturele, sportieve of economische meerwaarde. Juridisch is er geen ruimte om aanvragen die wel voldoen aan de voorwaarden af te wijzen zodra het subsidieplafond is bereikt. Dit leidt tot bestuurlijke en juridische risico’s en doet afbreuk aan de rechtszekerheid van initiatiefnemers en de waarde van de evenementen. Daarnaast sluit de regeling niet meer aan bij de ambities uit de Integrale Cultuurvisie 2025–2035, de Economische Visie Barneveld 2030 en de centrumvisies van Barneveld en Voorthuizen, waarin evenementen een belangrijke rol vervullen in het versterken van sociale cohesie, identiteit, vitale dorpen en economische profilering. De huidige regeling biedt onvoldoende structuur om deze ambities daadwerkelijk te ondersteunen.

De nu voorgestelde vernieuwing gaat daarom nadrukkelijk verder dan een technische actualisatie. Met de nieuwe opzet ontstaat een integrale regeling die: • direct aansluit op de beleidsdoelen; • meer voorspelbaarheid biedt voor initiatiefnemers door een helder beoordelingskader, duidelijke categorieën en transparante afwegingen; • structureel goed is ingericht, zodat jaarlijks op een consistente, navolgbare en juridisch juiste wijze besluiten kunnen worden genomen. • dubbele aanvragen voorkomt bij de verschillende fondsen en de toekomstgerichtheid, passend bij de groei van de gemeente, inregelt. Een belangrijk onderdeel van de herijking is de integratie van de evenementgerichte onderdelen uit het Maatschappelijk Sportfonds en het Maatschappelijk Cultuurfonds. Door deze samen te brengen in het vernieuwde Evenementenfonds ontstaat één integraal subsidie-instrument voor maatschappelijke, sportieve en culturele evenementen. Dit vergroot de herkenbaarheid voor initiatiefnemers, voorkomt versnippering van beleid en zorgt voor een doelmatige en uniforme toepassing van de gemeentelijke doelstellingen. In lijn met het op 11 december 2024 vastgestelde raadsvoorstel 3768 is daarom een vernieuwde en toekomstbestendige Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld inclusief bijbehorende subsidietenderregeling opgesteld.

Dit evenementenfonds met regeling sluit beter aan bij de beleidsambities, verduidelijkt de beoordelingsruimte en maakt gebruik van een transparant en voorspelbaar rangschikkings- en beoordelingskader met duidelijk afgebakende categorieën en inhoudelijke criteria. Dit moet blijvend bijdragen aan het mede mogelijk maken van waardevolle evenementen, passend binnen de inhoudelijke en financiële ruimte die de gemeente daarvoor biedt. Positionering Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds

-3Met de integratie van de evenementgerichte onderdelen uit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds in het vernieuwde Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld ontstaat een duidelijk onderscheid tussen bestaande reguliere cultuur- en sportsubsidies voor activiteiten enerzijds en culturele en sportieve evenementenondersteuning anderzijds. De bestaande doelen en activiteiten voor cultuurparticipatie uit het Cultuurfonds wordt ondergebracht in een herziene cultuurregeling, waarin cultuurdeelname, educatie en inclusieve participatie centraal staan. Het Sportfonds blijft als afzonderlijke subsidieregeling bestaan voor sportactiviteiten, verenigingsondersteuning en sportstimuleringsprojecten. Alleen de sportieve evenementen met een openbaar en toegankelijk karakter worden voortaan beoordeeld binnen het Integrale Evenementenfonds. Door deze herpositionering blijven de doelen van beide fondsen intact, terwijl de evenementensubsidies vanuit één integraal en transparant kader worden toegekend. Hiermee ontstaat een heldere scheiding tussen structurele sport- en cultuuractiviteiten en sport- en culturele evenementensubsidies, wat bijdraagt aan consistentie, eenvoud en een duidelijke route voor initiatiefnemers.

De integratie van de evenementgerichte onderdelen uit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds in het vernieuwde Integraal Evenementenfonds vraagt ook om het aanpassen van het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds (waarbij nadrukkelijk de doelen overeind blijven en ondersteund worden). Het vernieuwde Maatschappelijke Sport- en Beweegfonds en de Cultuurregeling zullen eveneens per 1 januari 2026 opengesteld worden. Noodzaak van aanpassingen subsidieplafond 2026 Ontwikkelingen In 2024 en 2025 is incidenteel meer dan het huidige budget van € 30.000 nodig gebleken om aanvragen die voldoen aan de criteria van de bestaande regeling te kunnen honoreren. Er waren hierbij ook géén mogelijkheden om op inhoud onderscheid te maken tussen aangevraagde subsidies voor de evenementen. In het kalenderjaar 2025 is, inclusief de aanvullende tender, circa € 45.000 aan evenementensubsidies beschikbaar gesteld (€ 42.750 verleend), waarbij overigens ook in het Maatschappelijke Sport- en Cultuurfonds waardevolle initiatieven moesten worden afgewezen wegens budgettaire beperkingen. Verder is zichtbaar dat het evenementenaanbod in de gemeente Barneveld qua omvang en professionaliteit blijft groeien. Dat is logisch en passend bij de ontwikkeling van de gemeente Barneveld, zoals opgenomen in de Omgevingsvisie.

Herdenkingen en vieringen Herdenkingen en vieringen vervullen een bijzondere maatschappelijke en symbolische functie binnen de gemeente Barneveld. Het gaat hierbij onder meer om jaarlijks terugkerende herdenkingen en vieringen, zoals 4 en 5 mei activiteiten (zowel jaarlijks als bij kroonjaren) en lokale historische momenten, alsmede vieringen van jubilea, nationale feestdagen en lokale tradities (zoals Koningsdag en Sinterklaas). Deze evenementen dragen in belangrijke mate bij aan identiteit, gemeenschapszin en historisch bewustzijn. De gemeente vindt dat vanwege de bijzondere functie van herdenken en vieren dat deze categorie niet thuishoort als onderdeel van het vernieuwde Integraal Evenementenfonds en niet zo moet worden gepositioneerd. Daarmee zullen aanvragen voor subsidies van dergelijke evenementen niet meer vanuit dit Integrale evenementenfonds plaatsvinden. In 2026 zal deze categorie een plek krijgen en beleidsmatig worden geborgd binnen het te vernieuwen representatiebeleid van de gemeente Barneveld (zie ook vervolg). Passend plafond Met de nieuwe jaarlijkse regeling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld wordt voorgesteld het subsidieplafond per 2026 structureel te verhogen naar (vast te stellen op) € 40.000 per jaar, passend bij de doorontwikkelde vraag, de beleidsambities en de versterkte rol van evenementen in dorpen en centra.

Hiervoor is geen aanvullend subsidiebudget nodig, enkel budgetoverheveling vanuit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds ad € 10.000. Het subsidiebudget van het (vernieuwde) Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds zal worden verlaagd van € 25.000 naar € 20.000 als gevolg van een budgetoverheveling ad € 5.000 naar het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. Daarnaast zal er een budgetoverheveling structureel ad € 5.000 per jaar vanuit het Maatschappelijk Cultuurfonds naar het Integraal Evenementenfonds plaatsvinden. De structurele budgetoverheveling vanuit het Maatschappelijk Cultuurfonds betreft specifiek het evenementgerichte deel van dit fonds. De cultuuractiviteiten en participatiedoelen worden geborgd binnen de vernieuwde Cultuurregeling. Evenementen in het kader van herdenken en vieren zullen onderdeel gaan uitmaken van het in ontwikkeling zijnde

-4representatiebeleid. Daarom wordt het voorgestelde subsidieplafond van € 40.000 als passend gezien voor het nieuwe Integrale Evenementenfonds. Anticiperen op groei In het kader van de groei van de gemeente en rekening houdend met vastgesteld beleid, zoals de Omgevingsvisie, is het voorstelbaar dat er toename aan het aantal evenementeninitiatieven ontstaat. Uit het inzicht in de toename van de aanvragen en subsidiebehoefte kan later blijken dat de vraag naar ondersteuning voor evenementen wederom groter zijn dan de beschikbare middelen. Dit kan in de toekomst leiden tot een aanvullende financiële opgave. Dit vraagt een actieve monitoring van de aanvragen. Indien deze opgave zich voordoet, kan op basis van een zorgvuldige analyse, hiervoor een separaat voorstel worden voorgelegd bij de behandeling van de kadernota/kaderbrief daarop volgend de programmabegroting, zodat dit voorstel integraal kan worden afgewogen.

2. Beoogd effect De jaarlijkse subsidietender (subsidieronde) in het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld biedt initiatiefnemers de mogelijkheid om jaarlijks subsidie aan te vragen en daarmee evenement mede mogelijk te maken. Dat binnen een helder en transparant afwegingskader en onder een nieuw subsidieplafond van € 40.000. De herijkte subsidietenderregeling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld biedt met ingang van 2026: • één integrale, transparante en toekomstbestendige regeling voor lokale niet-commerciële evenementen op het gebied van cultuur, sport en economische/centrum-evenementen; • een heldere categorisering (cultuur, sport en economische/centrum -evenementen) met afzonderlijke subsidieplafonds; • de evenementencategorie ‘herdenkingen en vieringen’ gaat geborgd worden in het representatiebeleid van de gemeente. Immers herdenkingen (zoals 4 en 5 mei, lokale historische herdenkingen) en vieringen (zoals jubilea, nationale feestdagen of lokale tradities) vervullen een belangrijke rol in het versterken van identiteit, gemeenschapsbeleving en historisch bewustzijn. Uit onze evaluatie blijkt dat deze categorie evenementen niet alleen breed worden bezocht, maar ook essentieel zijn voor sociale cohesie en het doorgeven van cultureel erfgoed.

Door deze categorie expliciet op te nemen een nieuw representatiebeleid wordt recht gedaan aan de rol die dergelijke evenementen in de samenleving van de gemeente Barneveld vervullen; • een jaarlijks tenderproces met een duidelijk afwegingskader en uniforme werkwijze; • betere aansluiting bij gemeentelijke beleidsdoelen (cultuurparticipatie, sportparticipatie, sociale cohesie, vitaliteit dorpen, centra-economische aantrekkelijkheid); • integratie van de evenementenonderdelen uit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds; • het bieden van een gelijk speelveld voor subsidieaanvragers, het voorkomen van dubbele financiering (en versnippering) vanuit andere fondsen en regelingen van onze gemeente; • versterking van leefbaarheid, identiteit en brede welvaart in de dorpen. Met vaststelling van deze nieuwe regeling ontstaat één overzichtelijk subsidiekader, waarmee het gemeentelijke evenementenbeleid stuurbaar, duurzaam en toekomstgericht kan worden uitgevoerd.

3. Argumenten 1.1 Onderbouwing vaststelling evaluatie huidige Evenementenfonds gemeente Barneveld De bijgevoegde notitie evaluatie geeft een helder beeld van de werking van het huidige Evenementenfonds. Deze verdiepende evaluatie toont aan dat de bestaande regeling niet langer aansluit bij de wens om enerzijds waardevolle evenementen die georganiseerd worden door vrijwilligers en een bijdrage leveren aan maatschappelijke opgave te ondersteunen en anderzijds de de behoefte aan grip, regie op- en begrenzing van de daarvoor besteden middelen. Ook maakt de evaluatie duidelijk dat sprake is van overvraging, versnippering van budgetten en onvoldoende voorspelbaarheid voor initiatiefnemers. Door de evaluatie vast te stellen legt het college een actueel en onderbouwd fundament voor de noodzakelijke vernieuwing van het Integrale Evenementenfonds en de uitvoering van de gemeentelijke beleidsdoelen. 1.2 Een Integraal Evenementenfonds biedt uniformiteit, duidelijkheid en geeft grip De nieuwe subsidietenderregeling Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld is wenselijk en

-5noodzakelijk, omdat de huidige regeling niet langer aansluit bij de praktijk, de beleidskaders en de sterk gegroeide evenementenrealiteit in de gemeente Barneveld. Uit onze interne evaluatie blijkt duidelijk dat het bestaande Evenementenfonds onvoldoende instrumenten bevat om aanvragen objectief te kunnen rangschikken wanneer het subsidieplafond wordt bereikt. Hierdoor ontstaat een risico op willekeur, wat zowel juridisch als bestuurlijk onwenselijk is. Daarbij is integratie van de evenementgerichte onderdelen uit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds noodzakelijk gebleken. In de huidige situatie worden vergelijkbare evenementen via verschillende regelingen beoordeeld, met uiteenlopende criteria en verantwoordingsvereisten. Dit leidt tot inconsistentie, overlap en onduidelijkheid voor initiatiefnemers. Ook maakt deze situatie het lastig om de totale subsidieverlening op evenementen goed bestuurlijk af te wegen. Door deze onderdelen integraal onder te brengen in het vernieuwde Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld ontstaat een uniform en transparant beoordelingskader voor alle openbare, maatschappelijk relevante sport-, cultuur- en overige evenementen. Hiermee wordt versnippering tegengegaan, kan dubbele financiering worden voorkomen en ontstaat een samenhangend en doelmatig subsidie-instrumentarium.

De herijkte regeling biedt een integraal, helder en transparant kader dat in lijn is met de Integrale Cultuurvisie 2025–2035, de Economische Visie 2030 en de Omgevingsvisie Barneveld 2040. Deze beleidsdocumenten benoemen evenementen als belangrijke pijler voor cultuurparticipatie, identiteit, vitale kernen, ontmoeting, toeristische aantrekkelijkheid en economische profilering van de centra. De nieuwe regeling maakt het mogelijk om evenementen gerichter te beoordelen op deze maatschappelijke waarde, en daarmee te sturen op de doelen die raad en college hebben vastgesteld. Met het subsidieplafond van € 40.000 wordt aangesloten bij een reële subsidiebehoefte van de afgelopen jaren waarbij duidelijke positionering van diverse categorieën aan de orde is. Dit plafond houdt rekening met terugkerende structurele evenementen. Tegelijkertijd bewaakt de regeling, via een transparante afweging en jaarlijkse openstelling, dat het budget niet onbeheersbaar groeit en dat nieuwe initiatieven een eerlijke kans houden. 1.3 Deze indieningstermijn geeft aanvragers de ruimte om in 2026 tijdig in te dienen De nieuwe regeling wordt voor het eerst per 1 januari 2026 opengesteld. Daarmee is de reguliere indieningstermijn uit onze Algemene Subsidieverordening (ASV) voor het boekjaar 2026 niet haalbaar.

Het college moet daarom éénmalig afwijken van de gebruikelijke ASV indientermijn, zodat aanvragers hun aanvraag op tijd kunnen indienen binnen een werkbare en juridisch correcte startperiode. 1.4 Structurele budgetten en versterking subsidieplafond Integraal Evenementenfonds Vanuit de nieuwe praktijk is het realistisch en nodig om structureel € 5.000 vanuit het Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds (onderdeel evenementen) en eveneens structureel € 5.000 vanuit het Maatschappelijk Cultuurfonds per jaar over te hevelen naar het Integraal Evenementenfonds. Hierdoor wordt het subsidieplafond van € 40.000 (bestaande uit het huidige budget van het Evenementenfonds ad € 30.000 plus de overhevelingen in totaal € 10.000) structureel gedekt de komende jaren. Daarmee wordt de situatie van de afgelopen jaren, waarin incidentele budgetten werden aangesproken en er geen totaaloverzicht en afwegingskader voor evenementen bestond, structureel opgelost en bestuurlijk ordentelijk vastgelegd. 1.5 Herpositionering van Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds nodig De integratie van de evenementonderdelen uit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds in het vernieuwde Integraal Evenementenfonds maakt het noodzakelijk om het huidige Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds aan te passen.

Parallel daaraan wordt een vernieuwd Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds vastgesteld, waarin de evenementonderdelen zijn vervallen en een inhoudelijke actualisatieslag is doorgevoerd. De cultuuractiviteiten en participatiedoelen die voorheen binnen het Maatschappelijk Cultuurfonds vielen, worden geborgd binnen de herziene Cultuurregeling. Daarmee ontstaat een duidelijke scheiding tussen sport- en cultuuractiviteiten met specifieke doelen en evenementen. Eveneens wordt de ongewenste overlap in doelen, bekostiging en beoordelingskaders structureel voorkomen. 1.6 Een uniform, toekomstbestendig en overzichtelijk subsidie instrumentarium (Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld)

-6Om een heldere en eenduidige subsidielijn te waarborgen is het noodzakelijk om de huidige “Nadere regels subsidiëring Evenementenfonds Barneveld” en “Nadere regels subsidiëring Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds” per 1 januari 2026 in te trekken. Het naast elkaar bestaan van de oude regeling en de nieuwe subsidietenderregeling zou leiden tot juridische onduidelijkheid, rechtsongelijkheid en het risico dat aanvragen op basis van verschillende beoordelingscriteria worden behandeld. Daarnaast is het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds herzien. De evenementgerichte onderdelen binnen deze fondsen zijn integraal ondergebracht in een vernieuwd Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld respectievelijk geactualiseerde Maatschappelijke Sporten Beweegfonds. Dit voorkomt dat vergelijkbare evenementen voortaan via verschillende kaders worden beoordeeld en doorbreekt de versnippering die in de afgelopen jaren zichtbaar was. Met het intrekken van de oude regeling ontstaat een uniform, toekomstbestendig en overzichtelijk subsidie-instrumentarium dat past bij het vernieuwde evenementenbeleid en de bredere gemeentelijke ambities.

1.7 Gemeenteraad informeren over het nieuwe Integraal Evenementenfonds Het stelsel van evenementenfinanciering is door het vaststellen van de nieuwe subsidie-tenderregeling in het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld per 1 januari 2026 structureel verandert. Conform afspraak met de raad, zal de raad hierover worden geïnformeerd in het kader van transparantie, kaderbewustzijn en bestuurlijke voorspelbaarheid. De raad ontvangt daarom via de lijst van ingekomen stukken de nieuwe regeling en dit collegevoorstel.

4. Kanttekeningen 4.1 Juridische borging en implementatie De nieuwe regeling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld kan volledig worden uitgevoerd binnen de kaders van de ASV en de Awb. Met het vervallen van de oude regeling Evenementenfonds per 1 januari 2026 moeten lopende aanvragen of informele verwachtingen zorgvuldig worden gemanaged. Heldere communicatie richting initiatiefnemers is noodzakelijk om misinterpretatie of bezwaar te voorkomen.

5. Financiën • • •

• • •

Het nieuwe totaal benodigde subsidieplafond voor het vernieuwde Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld bedraagt structureel € 40.000 per jaar waarbij er jaarlijks geïndexeerd wordt. Jaarlijkse indexatie wordt mogelijk gemaakt op basis van CPI (CBS). Er is momenteel regulier/ structureel budget ad € 30.000 beschikbaar binnen het huidige Evenementenfonds Barneveld. Daarnaast wordt er jaarlijks structureel budget overgeheveld vanuit het vernieuwde Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds Barneveld ad € 5.000 en vanuit het Maatschappelijk Cultuurfonds ad € 5.000. Het nieuwe subsidieplafond voor het Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds bedraagt, als gevolg van de structurele budgetoverheveling ad € 5.000, structureel € 20.000 per jaar (huidige budget is € 25.000). De beoogde subsidieverlening in 2026 en verder vanuit het vernieuwde Integrale Evenementenfonds gemeente Barneveld vindt plaats onder begrotingsvoorbehoud. Het collegevoorstel is volledig consistent met een plafond van € 40.000 van het vernieuwde Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld: ✓ €30.000 bestaand budget Evenementenfonds; en ✓ €10.000 overhevelingen (uit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds).

6. Participatie en communicatie • •

De subsidietenderregeling wordt gepubliceerd via de rijks- en gemeentelijke communicatiekanalen, inclusief publicatie van het beoordelingskader, aanvraagvoorwaarden en sluitingstermijn. Potentiële subsidieaanvragers worden tijdig geattendeerd op de openstelling en geldende indieningstermijn van het nieuwe Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld.

7. Vervolgstap •

Na besluitvorming in het college wordt de subsidietender(ronde) van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld in januari 2026 opengesteld.

• • • • • •

-7Publicatie van de nieuwe regelingen en intrekking van de huidige regelingen (Evenementenfonds Barneveld en Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds) vindt per 1 januari 2026 plaats. De beoordeling van de subsidieaanvragen vindt na sluiting van de subsidietender plaats, waarna besluitvorming plaatsvindt door het college op basis van de beoordelingscriteria. In de communicatie richting initiatiefnemers wordt naast de inhoud van deze regeling expliciet toegelicht hoe de verschillende sporen voor subsidie en vergunningverlening op grond van de APV zich tot elkaar verhouden, zodat verwachtingen voor aanvragers helder zijn. Actieve monitoring van de ontwikkeling van de aanvragen voor evenementsubsidies. Na een jaar zal het vernieuwde Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld worden geëvalueerd. In 2026 zal de evenementen- en activiteitencategorie ‘herdenkingen en vieringen’ een plek krijgen en beleidsmatig worden geborgd in een te vernieuwen representatiebeleid van de gemeente Barneveld.

8. Bijlagen • • •

Bijlage 1 – Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld Bijlage 2 - Notitie evaluatie huidige Evenementenfonds gemeente Barneveld Bijlage 3 – Subsidieregeling Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld tot vaststelling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld; gelet op artikel 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Barneveld; besluit: tot vaststelling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. Artikel 1 Begripsbepalingen • Evenement: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Hieronder worden mede verstaan herdenkingsplechtigheden, optochten, feesten of wedstrijden op of aan de openbare weg. Onder dit begrip vallen in ieder geval niet: bioscoopvoorstellingen, reguliere markten, kansspelen en betogingen. • ASV: de algemene subsidieverordening van de gemeente Barneveld. • College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld. • Subsidietender: de jaarlijkse openstelling waarbij subsidieaanvragen onderling worden gerangschikt op kwaliteit, maatschappelijke waarde en bijdrage aan beleidsdoelen, tot het subsidieplafond is bereikt. Artikel 2 Doel en reikwijdte 1.

Bijdrage aan beleidskaders: de subsidietenderregeling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld geeft uitwerking aan de gemeentelijke ambities uit de Integrale Cultuurvisie 2025–2035, de Economische Visie 2030 Barneveld 2030, de Omgevingsvisie Barneveld 2040, de centrumvisies van Barneveld en Voorthuizen. Het college stimuleert met deze regeling evenementen die bijdragen aan ontmoeting, participatie, zichtbaarheid van erfgoed en identiteit, vitale dorpen en een aantrekkelijk leef- en vestigingsklimaat. Evenementen die levendigheid in de centra versterken, samenwerken met lokale partners en toegankelijk zijn voor diverse doelgroepen sluiten nadrukkelijk aan bij deze beleidsdoelen. Bij de beoordeling wordt gelet op maatschappelijke, culturele en sportieve meerwaarde, bereik en toegankelijkheid, spreiding over de kernen en samenwerking, alsmede op de bijdrage aan centrumlevendigheid en economische profilering. 2. Deze regeling heeft tot doel het ondersteunen van lokale evenementen die bijdragen aan: o Cultuur- en sportparticipatie; o sociale cohesie, ontmoeting en participatie; o brede welvaart en leefbaarheid in de dorpen; o sport gericht op het verbinden van inwoners en organisaties; o economische vitaliteit, profilering en beleving van de dorpen. 3.

Alleen evenementen die plaatsvinden binnen de gemeente Barneveld en georganiseerd worden door lokale stichtingen of verenigingen zonder winstoogmerk, komen voor subsidie in aanmerking.

1

Artikel 3 Categorieën en subsidieplafonds 1. Het totale subsidieplafond van deze subsidietenderregeling bedraagt maximaal € 40.000 per kalenderjaar, te verdelen over drie categorieën: Categorie

Omschrijving

I. Maatschappelijke Evenementen die bijdragen aan cultuurparticipatie, sociale culturele cohesie en gemeenschapszin, zoals dorpsfeesten, culturele evenementen festivals, amateurkunst- en muziekmanifestaties. Evenementen die sport, bewegen en gezondheid II. Maatschappelijke bevorderen en inwoners met elkaar verbinden, zoals sportevenementen dorpslopen, fietsevenementen en beweegdagen. III. Economische Evenementen die de levendigheid, aantrekkingskracht en promotie- en samenwerking in centra versterken, zoals een kerstmarkt, centrumbraderie, centrumactiviteiten of toeristisch-promotionele evenementen evenementen. Hieronder vallen niet de reguliere markten.

Subsidieplafond maximaal (€) € 17.500

€ 5.000

€ 17.500

2. Het maximale subsidiebedrag per subsidieaanvraag/ evenement bedraagt € 2.500. 3. Staffels: er wordt gewerkt met vaste staffels om de verhouding tussen de gevraagde subsidie en de schaal, reikwijdte en impact van het evenement te waarborgen. Aanvragers kunnen subsidie aanvragen in de volgende bedragen: € 1.000, € 1.500, € 2.000 of € 2.500. 4. De hoogte van de toe te kennen subsidie (staffelbedrag) wordt afgestemd op de inhoudelijke kwaliteit van de aanvraag, de verwachte maatschappelijke waarde, het bereik en de mate van cofinanciering of eigen bijdrage. De score op deze criteria bepaalt of en in welke staffel het evenement wordt gehonoreerd. 5. Aanvragen die leiden tot overschrijding van het subsidieplafond (per categorie en/of totaalregeling) worden op grond van artikel 4:25, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht geweigerd. 6. Het college kan het jaarlijkse subsidieplafond indexeren met een inflatiecorrectie, gebaseerd op de door het CBS vastgestelde consumentenprijsindex (CPI), teneinde de subsidiekracht van het beschikbare budget in stand te houden. 7. Aanvragen worden beoordeeld op basis van het in deze regeling opgenomen afwegingskader. Zolang het subsidieplafond per onderdeel niet is bereikt, kunnen aanvragen op inhoudelijke gronden worden gehonoreerd.

Indien uit de beoordeling blijkt dat een evenwichtigere verdeling gewenst is, kan het college binnen het totale subsidieplafond tussen de onderdelen schuiven. Wanneer het beschikbare budget wordt overschreden, vindt rangschikking plaats op basis van de puntentelling uit het afwegingskader. 8. In bijlage wordt een toelichting op de categorieën gegeven. Deze bijlage maakt deel uit van deze regeling. Artikel 4 Subsidiabele activiteiten 1. Voor subsidie komen in aanmerking evenementen die openbaar toegankelijk zijn en bijdragen aan ontmoeting, participatie, cultuur, sport en de promotie van de gemeente Barneveld. 2. Aanvullend zijn subsidiabel: • Dorpsfeesten, culturele evenementen/festivals en muziekmanifestaties. • Sportieve evenementen, zoals dorpslopen, beweegdagen en recreatieve fietstochten. • Centrumactiviteiten, jaarmarkten en promotionele evenementen gericht op samenwerking, ontmoeting en lokale levendigheid. • Activiteiten die bijdragen aan sociale cohesie, participatie en het versterken van de identiteit van de kernen binnen de gemeente Barneveld.

2

Artikel 5 Subsidievorm, aanvraag, procedure en termijn 1. Subsidie wordt in principe verstrekt in de vorm van een eenmalige subsidie (subsidietender). 2. Aanvragen kunnen jaarlijks worden ingediend van 1 juni tot en met 1 oktober voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het evenement plaatsvindt. 3. De aanvraag wordt digitaal ingediend via de website van de gemeente (met DigiD of eHerkenning) en bevat ten minste: o een inhoudelijke project-/ evenementbeschrijving/ lokaal programma (met doelgroep, datum en locatie); o een sluitende begroting en dekkingsplan (inclusief cofinanciering; geen winstmarge); o een uittreksel KvK en bankrekeningafschrift/ bewijs (met de naam van de subsidieaanvrager). o eventuele machtiging voor ondertekening. 4. Het college beslist binnen 13 weken na sluiting van de indieningstermijn. Artikel 6 Beoordelingscriteria 1. Aanvragen worden gerangschikt op basis van het onderstaande beoordelingskader (maximaal 100 punten): Categorie 1. Maatschappelijke meerwaarde

Toelichting

Bijdrage aan sociale cohesie, verbinding, inclusie, cultuurparticipatie of vitaliteit van de dorpen. Omvang en diversiteit van doelgroep; toegankelijkheid en 2. Bereik en doelgroep herkenbaarheid voor inwoners. 3. Lokale binding en Lokale inbedding, lokale programmering, vrijwilligersinzet, continuïteit herhaalbaarheid, samenwerking met lokale partners. 4. Thematische of Actualiteit, duurzaamheid, gezondheid/ sport, of vernieuwende innovatieve waarde invulling van het evenement. 5. Organisatorisch Realistische begroting, uitvoerbaarheid en coördinatie. vermogen 6. Cofinanciering / Inzet van eigen middelen, sponsoring of partners. inzet derden

Max. punten 25 20 15 15 15 10

Subsidie wordt alleen verleend aan aanvragen die ten minste 55 punten behalen. In het voorgeschreven aanvraagformulier dient de aanvrager per criteria te onderbouwing in hoeverre hij hieraan voldoet. Mede aan de hand daarvan kan door een passende en goed onderbouwde score worden toegekend. 3. In de bijlage wordt een toelichting op de beoordelingscriteria gegeven. Deze bijlage maakt deel uit van de subsidietenderregeling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. 2.

Artikel 7 Voorwaarden 1. De subsidieaanvrager: o is een vereniging of stichting zonder winstoogmerk met zetel in de gemeente Barneveld; o organiseert een evenement dat openbaar toegankelijk is en binnen het grondgebied van de gemeente plaatsvindt;

3

heeft geen winstoogmerk en voldoet aan de bepalingen van de Algemene subsidieverordening (ASV) en deze regeling. Een evenement komt niet in aanmerking voor subsidie uit deze regeling indien het (deels) subsidie ontvangt uit welke andere gemeentelijke subsidieregeling dan ook, waaronder mede begrepen: o de subsidieregeling exploitatiesubsidie cultuurorganisaties; o de cultuurregeling; o enige andere gemeentelijke subsidieregeling of overeenkomst met de gemeente Barneveld (zoals de gesubsidieerde activiteiten van een centrumorganisatie). Evenementen met een besloten of commercieel karakter komen niet in aanmerking. Evenementen waarbij (een aanzienlijk deel van) de deelnemers, standhouders of betrokken partijen een direct commercieel belang of winstdoel hebben, komen niet in aanmerking voor subsidie. De subsidie is uitsluitend bedoeld voor evenementen met een maatschappelijk, cultureel of verbindend doel, waarbij eventuele verkoop- of promotieactiviteiten ondergeschikt zijn aan dat doel. De activiteit vindt plaats binnen het kalenderjaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Bij de uitvoering van het evenement wordt waar mogelijk toepassing gegeven aan de principes van de Governance Code Cultuur, de Fair Practice Code en de Code Diversiteit en Inclusie, voor zover deze passend zijn bij de aard en schaal van de organisatie. o

2.

3.

4. 5.

Artikel 8 Verplichtingen subsidieontvanger 1. De ontvanger dient binnen drie maanden na afloop van het evenement een aanvraag tot subsidievaststelling in, voorzien van: o een inhoudelijk verslag; o een financieel overzicht. 2. In afwijking van het eerste lid geldt dat voor subsidies tot en met € 2.500: o geen afzonderlijke aanvraag tot subsidievaststelling hoeft te worden ingediend; o geen inhoudelijk of financieel verslag verplicht is; o geen accountants- of controleverklaring wordt verlangd; o de subsidie door het college direct wordt vastgesteld op het moment van verlening, conform artikel 13 van de Algemene subsidieverordening gemeente Barneveld. 3. Indien het college dit noodzakelijk acht, kan alsnog een lichte verantwoordingsplicht (in de vorm van een inhoudelijke en financiële eindrapportage) worden opgelegd bij twijfel over uitvoering of rechtmatigheid.

Artikel 9 Niet-subsidiabele activiteiten In ieder geval wordt geen subsidie verleend voor: • commerciële evenementen, kleine buurtgerichte evenementen, evenementen die niet openbaar toegankelijk zijn of zich uitsluitend richten op een afgebakende doelgroep (bijvoorbeeld buurt, scholieren, leden, cliënten, kerkgemeenten; zoals schoolfeesten, verenigingsjubilea of sportdagen/ schoolsporttoernooi zonder openbaar karakter); • evenementen waarbij het commerciële doel overheerst, of waarbij de opbrengst primair ten goede komt aan individuele ondernemers, komen niet voor subsidie in aanmerking. • activiteiten die al worden gefinancierd via andere gemeentelijke regelingen en gemeentelijke subsidies; • reguliere exploitatiekosten van organisaties; • activiteiten die uitsluitend bedoeld zijn voor onderwijsinstellingen of afgebakende doelgroepen; • alcohol en horecaverstrekking; • aflossing van schulden of boetes; • investeringen in vastgoed of duurzame goederen;

4

•

onbetaalde vrijwilligersuren zonder onderbouwing.

Artikel 10 Hardheidsclausule Het college kan in bijzondere gevallen afwijken van deze regeling, indien toepassing leidt tot onbillijkheden van overwegende aard. Artikel 11 Begrotingsvoorbehoud Subsidies worden verleend onder voorbehoud van beschikbaarheid van middelen. Dit betekent dat subsidieverlening plaatsvindt onder het uitdrukkelijke voorbehoud dat de benodigde financiële middelen voor deze regeling zijn opgenomen in de programmabegroting en de kadernota, zoals vastgesteld door de raad. Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2026, onder intrekking van: “Nadere regels subsidiëring Evenementenfonds gemeente Barneveld”. 2. Deze regeling wordt aangehaald als: “Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld.” Bijlage: • Bijlage : toelichting op het beoordelingskader en categorieën.

5

Bijlage : toelichting op het beoordelingskader en categorieën 1. Inleiding Deze bijlage geeft een nadere toelichting op artikel 3 (categorieën en subsidieplafonds) en artikel 6 (beoordelingscriteria) van de subsidietenderregeling van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. De toelichting heeft als doel om inzicht te geven in de aard van de categorieën en de inhoud van de beoordelingscriteria. 2. Categorieën Categorie I: maatschappelijke culturele evenementen Evenementen die cultuurparticipatie, creativiteit en sociale verbinding bevorderen. Voorbeelden zijn: dorpsfeesten met culturele component, muziekmanifestaties, amateurkunst, exposities en erfgoedactiviteiten. Doelgroep: deze categorie richt zich op een brede en diverse groep inwoners uit alle dorpen van de gemeente Barneveld. Het gaat om culturele evenementen die toegankelijk zijn voor: • gezinnen, kinderen en jongeren; • volwassenen en senioren; • inwoners die actief willen deelnemen (amateurkunst, muziek, optredens, workshops); • inwoners voor wie ontmoeting en gemeenschapszin belangrijk zijn, waaronder ook nieuwe inwoners; • doelgroepen die minder snel deelnemen aan cultuur, maar door laagdrempelig aanbod worden bereikt. De kern van deze categorie is brede cultuurparticipatie en het versterken van sociale cohesie onder inwoners met uiteenlopende achtergronden en leeftijden.

Categorie II: maatschappelijke sportevenementen Evenementen gericht op bewegen, gezondheid en ontmoeting. Voorbeelden: dorpslopen, fietstochten, beweegdagen en toegankelijke breedtesportevenementen. Doelgroep: de doelgroep voor deze categorie bestaat uit inwoners die willen bewegen, sporten of deelnemen aan laagdrempelige recreatieve sportactiviteiten. Het gaat om: • kinderen, jongeren en gezinnen die in groepsverband willen bewegen; • volwassenen en senioren (bijvoorbeeld bij wandelingen of dorpslopen); • breedtesporters en recreatieve deelnemers; • inwoners die sport zien als middel om elkaar te ontmoeten; • doelgroepen waarvoor sport en gezond bewegen belangrijk is ter bevordering van vitaliteit. De nadruk ligt op sportieve evenementen die inclusief en breed toegankelijk zijn en inwoners met elkaar verbinden. Categorie III: economische promotie- en centrum-evenementen Evenementen die de levendigheid, aantrekkingskracht en samenwerking in de centra versterken. Voorbeelden zijn: kerstmarkten, braderieën, centrumgerichte evenementen en toeristische promotie. Doelgroep: deze categorie richt zich op bezoekers en inwoners die centra bezoeken voor ontmoeting, beleving en activiteiten.

Doelgroepen zijn: • inwoners uit alle kernen die lokale winkels, horeca en activiteiten bezoeken; • gezinnen en recreanten die zoeken naar laagdrempelige vrijetijdsactiviteiten; • regionale bezoekers die bijdragen aan economische levendigheid;

6

ondernemers, verenigingen en centrumorganisaties die samenwerken aan een aantrekkelijk centrumaanbod; • doelgroepen die door evenementen worden gestimuleerd om het centrum te bezoeken en lokaal te besteden. De nadruk ligt op centrumbeleving, economische versterking en samenwerking tussen ondernemers en maatschappelijke partners. •

3. Toelichting op het beoordelingskader (artikel 6) Onderstaand wordt per beoordelingscriterium toegelicht wanneer een hoge score wordt toegekend, zodat de beoordeling transparant en navolgbaar is. 3.1 Maatschappelijke meerwaarde (max. 25 punten) Een hogere score wordt toegekend wanneer: • Het evenement aantoonbaar inwoners uit meerdere dorpen, leeftijden en achtergronden samenbrengt. • Er een sterke bijdrage is aan ontmoeting, gemeenschapszin en sociale cohesie. • Actieve cultuurparticipatie centraal staat (inwoners doen mee, in plaats van alleen kijken). • Het evenement binnen de identiteit en opgaven van de dorpen past en bijdraagt aan vitaliteit. • De maatschappelijke effecten concreet en overtuigend zijn onderbouwd. Een lagere score volgt bij beperkte of niet onderbouwde maatschappelijke impact. 3.2 Bereik en doelgroep (max. 20 punten) Een hogere score wordt toegekend wanneer: • Het evenement een groot en divers bereik heeft, realistisch onderbouwd. • Meerdere doelgroepen worden bereikt, waaronder jongeren, ouderen, gezinnen en kwetsbare groepen. • De toegankelijkheid hoog is (financieel, fysiek en qua communicatie). • Het evenement openbaar is voor iedereen. • De doelgroepomschrijving concreet en goed onderbouwd is. Een lagere score volgt bij een beperkte, vage of onvoldoende onderbouwde doelgroep. 3.3 Lokale binding en continuïteit (max.

15 punten) Een hogere score wordt toegekend wanneer: • Het evenement wordt gedragen door lokale organisaties, verenigingen en vrijwilligers. • Lokale makers, sportaanbieders en maatschappelijke partners actief betrokken zijn. • Er sprake is van traditie, continuïteit of sterke lokale verankering. • De samenwerking met dorpshuizen, scholen, verenigingen of ondernemers aantoonbaar is. Een lagere score volgt bij weinig lokale betrokkenheid. 3.4 Thematische of innovatieve waarde (max. 15 punten) Een hogere score wordt toegekend wanneer: • Het evenement vernieuwend is qua concept, doelgroep of aanpak. • Het evenement aansluit op gemeentelijke thema’s zoals duurzaamheid, gezondheid, jongeren, erfgoed of inclusie. • Nieuwe samenwerkingen tussen cultuur, sport, welzijn of ondernemers ontstaan. • Het programma onderscheidend is binnen de Barneveldse evenementenkalender. Een lagere score volgt bij beperkte thematische of vernieuwende waarde.

7

3.5 Organisatorisch vermogen (max. 15 punten) Een hogere score wordt toegekend wanneer: • De begroting volledig, realistisch en sluitend is. • De organisatie aantoonbare ervaring heeft of werkt met deskundige partners. • De planning realistisch en volledig onderbouwd is. Een lagere score volgt bij onduidelijke begrotingen, planning of organisatorische risico’s. 3.6 Cofinanciering / inzet derden (max. 10 punten) Een hogere score wordt toegekend wanneer: • Er sprake is van een gezonde financieringsmix (eigen middelen, sponsoring, bijdragen fondsen). Er mag geen winst met het evenement worden gemaakt. • Lokale ondernemers of maatschappelijke partners bijdragen. • Er zichtbaar maatschappelijk draagvlak is via vrijwilligers, donaties of materiële ondersteuning. • Indien er sprake is van subsidiering vanuit andere regelingen en fondsen van de gemeente Barneveld (betreft eveneens een knock-out criterium; het evenement komt dan niet voor subsidie vanuit het Evenementenfonds in aanmerking). Een lagere score volgt wanneer het evenement volledig of grotendeels afhankelijk is van gemeentelijke subsidie. 4. Slotbepaling Deze bijlage maakt deel uit van het Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld en de daarin opgenomen subsidietenderregeling.

8

Onderwerp: Versie: Team: Behandelaar:

Evaluatie huidige Evenementenfonds gemeente Barneveld. 16 december 2025. Bestuursondersteuning A. van de Maat

1. Aanleiding en doel van deze evaluatie In 2024 heeft de gemeente Barneveld een eerste evaluatie uitgevoerd van het Evenementenfonds over de gehele periode 2020 – 2024. Deze evaluatie is bestuurlijk vastgelegd in collegevoorstel 3768 (23 oktober 2024) en vormde de basis voor het besluit om het fonds in 2025 voort te zetten en te moderniseren. Deze evaluatie toonde op inhoud het succes van de regeling aan. Zo bleek dat er duidelijk behoefte is aan financiële ondersteuning van waardevolle evenementen die door vrijwilligers worden georganiseerd. Er is veelvuldig gebruik gemaakt van het Evenementenfonds waardoor deze evenementen, die op tal van manieren bijdragen aan tal van maatschappelijke opgaven, konden plaatsvinden. De evaluatie liet eveneens een duidelijke behoefte zien aan aanscherping van het beoordelingskader, actualisering van de regeling en het voorkomen van overvraging van het subsidiebudget. Ook bleek dat er overlap bestond tussen de drie fondsen: Evenementenfonds, Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds. Daarom is in het raadsvoorstel 3768, dat in december 2024 door de raad is vastgesteld, aangegeven dat het jaar 2025 gebruikt zou gaan worden voor een verdere verdiepende evaluatie van het Evenementenfonds in samenhang van het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds. In 2025 heeft het verdiepende interne evaluatie plaatsgevonden.

Daarin is gekeken naar het subsidieproces, het afwegingskader, de administratieve afhandeling en de beleidsmatige positionering van het Evenementenfonds en het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds. Eveneens is deze integrale beleidsanalyse van deze drie fondsen gericht op de overlap, verschuivingen en beleidsconsistentie. Deze analyse was essentieel voor de voorbereiding van het vernieuwde integrale Evenementenfonds per 2026. Doel van deze evaluatienotitie is om de evaluatie/ analyse resultaten over het jaar 2025 te beschrijven. Deze uitkomsten zijn geplaatst in de ontwikkeling van de afgelopen evaluaties en de beleidsmatige conclusies zijn verbonden met de herijking van het Evenementenfonds gemeente Barneveld in de nieuwe subsidietenderregeling die per 2026 in werking treedt (collegevoorstel van 16 december 2025). 2. Ontwikkelingen in het jaar 2025 2.1. Overvraging van het bestaande subsidieplafond Het reguliere subsidieplafond van het Evenementenfonds ad € 30.000 voor 2025 bleek in het eerste halfjaar volledig uitgeput. Hierdoor konden diverse kwalitatief goede aanvragen niet meer worden gehonoreerd. Om maatschappelijke evenementen toch doorgang te laten vinden, stelde het college in 2025 een eenmalige aanvullende subsidietender open met een extra plafond van € 15.000. Daarmee kwam de totale beschikbare subsidiebudget in 2025 uit op € 45.000.

In totaal is zo’n € 42.750 aan subsidies in 2025 verleend. 2.2. Afwezigheid van een transparant afwegingskader De interne evaluatie in 2025 laat zien dat het huidige Evenementenfonds (regeling) geen mogelijkheid biedt om aanvragen te rangschikken wanneer het budget is bereikt. Immers een subsidieplafond was niet vastgelegd. Hierdoor ontstaat een risico op willekeur en worden aanvragen die voldoen aan de voorwaarden in principe allemaal toegekend, ook bij budgetoverschrijding. Dit leidde in 2024 al tot een budgetoverschrijving, maar ook in 2025 tot een noodzaak van het extra budget toekennen aan maatschappelijke evenementen in de derde kwartaal 2025.

2.3. Versnippering en overlap tussen fondsen

-2-

Uit de interne evaluatie en analyse van april 2025 blijkt dat veel evenementen met een maatschappelijke of culturele grondslag, ondanks passende alternatieven/ evenementen, toch worden ingediend bij het Evenementenfonds. Dit leidt tot structurele verwachtingen en een verschuiving van aanvragen vanuit het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds richting het Evenementenfonds. Deze praktijk is in 2025 verder zichtbaar geworden. 2.4. Administratieve tekortkomingen en procesrisico’s Uit de uitvoeringsanalyse blijkt dat 2025 dezelfde knelpunten liet zien als eerdere jaren, waaronder: • onvolledige of verouderde aanvraagdocumenten; • ontbrekende begrotingen of financieringsplannen; • onduidelijke tekeningsbevoegdheid bij aanvragers; • inconsistent gebruik van aanvraag- en registratieformulieren; • ontbreken van een sluitend proces voor toetsing van bankrekeningnummers; • onduidelijkheid bij subsidieaanvragers over het onderscheid en de onafhankelijke verantwoordelijkheden tussen subsidieverlening (beleidsmatig/ financieel) en vergunningverlening op grond van de APV. Subsidieverlening impliceert geen vergunning en omgekeerd. Deze knelpunten onderstrepen de noodzaak om het proces in 2026 volledig te moderniseren. 3. Beleidsmatige reflectie op basis van ontwikkelingen in 2025 3.1.

Beleidsmatige wens en noodzaak van één integraal evenementenfonds Uit de verdiepende evaluatie en analyse blijkt dat het onderscheid tussen incidentele, structurele en inhoudelijk passende subsidieaanvragen onvoldoende scherp was. Evenementen die inhoudelijk thuishoren in het Maatschappelijk Sport- of Cultuurfonds, verplaatsen hun aanvraag vaak naar het Evenementenfonds zodra de eenmalige subsidie daar niet meer beschikbaar is. Hierdoor vervaagt het beleidsdoel van de verschillende fondsen. De conclusie uit 2025 bevestigt dat: • het Evenementenfonds een te brede inhoudelijke reikwijdte heeft gekregen en een grote maatschappelijke (meer)waarde kent om evenementen te kunnen laten plaatsvinden; • de gemeente Barneveld wil blijven bijdragen aan de continuïteit van waardevolle (jaarlijkse) evenementen binnen daarvoor vastgestelde kaders; • het nu nog ontbreken van duidelijke categorieën leidt tot beleidsmatige inconsistentie; • structurele verwachtingen bij aanvragers kunnen ontstaan zonder formele basis; • overlap tussen de verschillende fondsen bestaat. De voorgestelde integratie van de evenementgerichte onderdelen uit het maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds in het nieuwe Evenementenfonds per 2026 biedt een oplossing. 3.2.

Onvoldoende onderscheid incidenteel versus structureel In 2025 bleek opnieuw dat terugkerende evenementen vaak impliciet rekenen op voortzetting van subsidie. Rechtspraak laat zien dat gemeenten bij structurele toekenningen een afbouwplicht kunnen hebben. Door het ontbreken van een beleidscategorie “meerjarige evenementen” was dit in 2025 niet transparant. Het nieuwe tenderregeling binnen het vernieuwde Evenementenfonds (ingangsdatum 2026) biedt ruimte om terugkerende evenementen binnen een duidelijke categorie te beoordelen. De initiatiefnemers dienen wel jaarlijks een aanvraag te doen en worden beoordeeld conform het afwegingskader uit de regeling. 3.3. Onvoldoende sturing op maatschappelijke en economische doelen De onze interne analyse bleek dat bijna 70% van de aanvragen een maatschappelijk en/of cultureel profiel heeft. Economische impact, centrumversterking en regionale aantrekkingskracht worden in het huidige systeem minder expliciet beoordeeld. Het nieuwe kader (vanaf 2026) maakt een onderscheid tussen: 2

-3-

cultuurparticipatie en maatschappelijke cohesie; sportieve evenementen en maatschappelijke cohesie; economische en centrumversterkende evenementen. Dit onderscheid ontbrak volledig in 2025. Daarnaast ontbrak een goed afwegingskader inclusief beoordelingscriteria. Daarnaast zijn culturele- en sportieve evenementen ook van economische betekenis voor de dorpen en de centra. • • •

3.4. Noodzaak van een toekomstbestendig subsidieplafond Uit de evaluatie blijkt eveneens dat een structureel subsidieplafond van € 30.000 niet langer aansluit bij de feitelijke subsidiebehoefte en de groei van het evenementenaanbod in de gemeente Barneveld. In 2025 is in totaal circa € 42.750 aan evenementensubsidies verstrekt (regulier € 30.000 plus eenmalig € 12.750 aanvullend). Daarmee lag het daadwerkelijke gebruik hoger dan het eerdere beschikbare budget. Daarnaast blijkt dat een deel van de evenementgerichte aanvragen vanuit het Maatschappelijk Cultuurfonds en het Maatschappelijk Sportfonds structureel verschuift naar het Evenementenfonds, omdat deze evenementen inhoudelijk daar thuishoren. Deze verschuiving laat zien dat ook binnen deze fondsen sprake is van groei en overvraging op het onderdeel ‘openbare evenementen’. Met een nieuw subsidieplafond (begroot jaarlijks op € 40.000) wordt het huidige evenementenniveau vastgehouden voor de structureel terugkerende evenementen. In combinatie met de voorziene demografische en economische groei van de gemeente Barneveld en de daarmee mogelijk toenemende maatschappelijke evenementendruk, is een actieve monitoring van de ontwikkeling van aanvragen voor evenementsubsidies, nodig. 4.

Conclusie: 2025 heeft als schakeljaar naar een nieuw Integraal Evenementenfonds gefunctioneerd Het jaar 2025 bevestigt zowel de betekenis als de systeemfouten van het huidige Evenementenfonds: • het Evenementenfonds vervult een belangrijke maatschappelijke rol die de gemeente Barneveld wil voortzetten; • het vernieuwde Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld sluit qua (beoordelings)proces en beoordelingskader beter aan op de hedendaagse evenementenpraktijk; • integratie met evenementenonderdelen van het huidige Maatschappelijke Sport- en Cultuurfonds is logisch en noodzakelijk; • het subsidieplafond moet realistisch worden vastgesteld op basis van feitelijk gebruik van de fondsen (op de onderdelen openbare evenementen); • introductie van een subsidietender (subsidieronde) met beoordeling- en rangschikkingscriteria (in een goed afwegingskader) is juridisch en beleidsmatig gewenst en noodzakelijk. Het collegevoorstel van 16 december 2025 inzake het vaststellen van een vernieuwd Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld (inclusief subsidietenderregeling) biedt hiervoor een toekomstbestendige oplossing en komt tegemoet aan de evaluatiepunten uit eerdere evaluaties en analyses. 5. Aanbevelingen Op basis van de bevindingen van de evaluatie/ analyse wordt aanbevolen om: 1.

De vernieuwde (subsidietenderregeling) Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld per 2026 vast te stellen, conform collegevoorstel. 2. Het subsidieplafond structureel vast te stellen op € 40.000, met duidelijke categorieën en objectieve rangschikkingscriteria. Het subsidieplafond jaar te indexeren. 3. De evenementgerichte onderdelen van het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds formeel te integreren in het vernieuwde Evenementenfonds per 2026. 4. De administratieve processen te standaardiseren, inclusief actualisering aanvraagformulieren en verificatiestappen. 3

-4-

5. De categorie ‘herdenken en vieren’ in 2026 positioneren en beleidsmatig borgen binnen het te vernieuwen representatiebeleid van de gemeente Barneveld. 6. Een actieve monitoring van de ontwikkeling van aanvragen voor evenementsubsidies. Eventueel met separaat voorstel voorgeleggen bij de behandeling van de kadernota/ kaderbrief daarop volgend de programmabegroting, zodat dit voorstel integraal kan worden afgewogen. 6. Slot Het jaar 2025 markeert het einde van de oude regeling Evenementenfonds Barneveld en de overlap met het Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds. Daarmee is een overgang naar een modern, integraal en beleidsmatig helder Evenementenfonds gemeente Barneveld (inclusief afwegingskader) gerealiseerd. De bevindingen uit de evaluatie zijn meegenomen in het nieuwe Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. Deze bevindingen bevestigen de noodzaak van deze gerealiseerde herijking die per 2026 zal worden ingevoerd en bieden een solide basis voor verdere professionalisering van het evenementenbeleid van de gemeente Barneveld.

4

Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld tot vaststelling van de subsidieregeling Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds gemeente Barneveld. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld; gelet op Algemene subsidieverordening gemeente Barneveld en de Algemene wet bestuursrecht; besluit: vast te stellen de Subsidieregeling Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds gemeente Barneveld Artikel 1. Omschrijving en beleidsdoel Het subsidiëren van initiatieven, activiteiten, objecten en projecten die de maatschappelijke functie van sportverenigingen- of organisaties zonder winstoogmerk in de gemeente Barneveld versterken. Onder maatschappelijke doelen Sport- en Beweegfonds wordt verstaan: • Groeien naar zelfstandigheid (specifieke aandacht voor pedagogiek); • Verhogen beweeg- en sportparticipatie bij kwetsbare inwoners; • Signalering van kwetsbare inwoners; • Verbetering van zelfbeeld en zelfvertrouwen; • Ontdekken van talenten; • Verhogen van de weerbaarheid; • Verhogen van de integratie van nieuwkomers / statushouders; • Stimuleren maatschappelijke participatie individu (ontmoeting als duidelijk doel); • Stimuleren sociale cohesie in dorp, wijk of buurt; • Stimuleren domein overstijgende samenwerking (sport, welzijn, onderwijs, bedrijfsleven); • Bijdragen aan de re-integratie van werkzoekenden; • Kennismaken met ‘nieuwe’ sporten. Artikel 2.

Budget en maximale subsidie per aanvraag 1. Budget voor het Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds is structureel als subsidie in de begroting opgenomen. Per kalenderjaar is voor het Maatschappelijk Sport- en Beweegfonds € 20.000 (subsidieplafond) beschikbaar met jaarlijkse indexatie. 2. De maximale subsidie per aanvraag in een kalenderjaar bedraagt € 2.500. Artikel 3. Voorwaarden en criteria 1. Alleen sportverenigingen en -organisaties zonder winstoogmerk komen in aanmerking voor het Maatschappelijk Sportfonds. Aanvragen in combinatie met een andere maatschappelijke organisatie of het onderwijs kan alleen als de initiatiefnemer zelf een sportvereniging- of organisatie is en het doel van de aanvraag geschaard kan worden onder één van de omschreven doelen zoals opgesomd in artikel 1 van onderhavige regeling;