B-2.11 Besluit B&W Kerst met de Zandtovenaar in Barneveld d.d. 12-11-24

Organisatieonderdeel: Bestuursondersteuning Behandelaar: Brigitte Veltman Telefoonnummer: 06-21485270 Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. 3564 Barneveld, 5 november 2024 Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken Op overzicht Bestaand beleid (website)

Kerst met de Zandtovenaar in de gemeente Barneveld

Gevraagde beslissing: 1. In te stemmen met de deelname aan mediaproductie “Kerst met de Zandtovenaar”; 2. Te dekken uit representatiebudget 3. In te stemmen met bijgevoegde co-financieringsovereenkomst en wethouder Pluimers te machtigen om deze overeenkomst te ondertekenen. 1.

Inleiding

Kerst met de Zandtovenaar is een evenement dat jaarlijks rond Kerst wordt gehouden, steeds op een andere locatie in Nederland. Hierin verbeeldt zandkunstenaar Gert van der Vijver het kerstverhaal aan de hand van zandschilderijen. Hierbij wordt hij ondersteund door diverse zangers die bijpassende nummers zingen. Korte compilatieclip: klik hier. Vorige editie van Kerst met de Zandtovenaar: klik hier. Locatiekeuze • Als locatie heeft de omroep gekozen vóór het Schaffelaarkasteel in Barneveld zodat het kasteel mooi uitgelicht kan worden. • Het productiebedrijf (MediaBrothers) nodigt voor het event namens KRO/NCRV publiek (leden van de omroep) uit, voornamelijk gezinnen/ouders met kinderen. Daarnaast krijgt de gemeente 100 vrijkaarten om weg te geven. • Het productiebedrijf maakt naast de opname bij het kasteel ook 3 videoclips in de gemeente, met diverse artiesten, op kenmerkende locaties. Deze (avond)clips worden 'live' ingestart in de show. Op deze wijze krijgt de gemeente op een positieve wijze ook aandacht op de landelijke televisie (en nadien is de uitzending terug te kijken via diverse mediakanalen). Het programma wordt rond de kerstdagen 3-4 keer uitgezonden op de televisie. Kernvraag is of de gemeente Barneveld haar medewerking verleent aan ‘Kerst met de Zandtovenaar’ 2024 én bereid is daarvoor een financiële bijdrage van € 49.500, - te leveren.

Beoogd effect1 - Op een andere, bijzondere manier aandacht besteden aan het kerstverhaal (daardoor aansprekend voor een breed publiek). - Een evenement dat draait om de verbindende kerstsfeer voor het hele gezin. - Op een positieve manier aandacht schenken aan onze gemeente, waardoor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties zich trots voelen. 1

Effecten gebaseerd op informatie mediabedrijf en navraag bij andere gemeente (Ede) die hun medewerking heeft verleend aan dit initiatief.

-2-

-

2.

Een mogelijkheid om gemeente Barneveld tijdens het event en in de televisie-uitzending in beeld te brengen als aantrekkelijke gemeente. Argumenten

Inhoudelijke argumenten: Zie inleiding en beoogd effect Qua uitvoer en ontwerp: Toestemming locatie Afgelopen periode heeft het productiebedrijf (MediaBrothers) met NextVenue (kasteel) en (de boswachter van het) Gelders Landschap (buitenruimte) contact gehad. Met hen is besproken of ze toestemming geven voor het event, beschikbaar zijn en deze opname mogelijk maken binnen het budget. Dit is mogelijk op voorwaarde van aanlevering van gedetailleerde informatie over de productie en inachtneming van aantal specifieke voorwaarden. Dit is bij het productiebedrijf bekend. Start voorbereiding Het productiebedrijf is gezien de grootte van productie en de tijdsspanne gestart met de eerste voorbereidingen. Team Vergunningen is op de hoogte en in contact gebracht met het productiebedrijf voor verdere afstemming. Videoclips De opnames van de drie videoclips zijn in het donker omdat productie "live" naar buiten schakelt tijdens de uitzending (de uitzending is in de avond). Hierin moeten we een keuze maken wat we het publiek willen laten zien. Deze keuze maken we in afstemming met de wethouder, de gebiedsregisseurs en het productiebedrijf (MediaBrothers). Gezien korte tijdsbestek doen we dit als volgt: Na akkoord, direct inplannen van een Teamsoverleg met wethouder, gebiedsregisseurs, productiebedrijf, Brigitte (Kabinet) en Allard (communicatie).

Mocht iemand niet aanwezig kunnen zijn, dan kan iemand van tevoren schriftelijk mogelijke locaties aanleveren. Omdat externe communicatie (nog) niet is opgestart, stel ik voor geen externen hierbij te betrekken. - Doel Teamsoverleg: verzamelen van mogelijke locaties inclusief (volgorde van) voorkeur. Dit gaat als advies naar de MediaBrothers. MediaBrothers maakt definitieve keuze van locaties op basis van geschiktheid om te filmen (waarbij we aan hen vragen spreiding van dorpen in acht te nemen). De definitieve keuze wordt teruggekoppeld aan de ‘meedenkers’. Vrijkaarten gemeente Als gemeente krijgen we 100 vrijkaarten tot onze beschikking. Na akkoord, in overleg met wethouder bepalen hoe dit weg te geven. Mogelijkheden zijn: kaarten beschikbaar stellen aan gezinnen die het niet breed hebben (in afstemming met het Sociaal Domein), aan vrijwilligers (via Welzijn Barneveld) of via gemeentenieuwsbrief of Barneveldse Krant kaarten weggeven. Let op: voorkeur gaat uit naar de optie met zo min mogelijk handling vanwege weinig tot geen beschikbare capaciteit de komende twee maanden.

-3-

Ervaring gemeente Ede Vorig jaar vond de opname in de gemeente Ede plaats. Hun ervaring met het event was positief. Het was een laagdrempelig evenement, goed gewaardeerd door de inwoners. De samenwerking met MediaBrothers was professioneel (goed georganiseerd) en heeft hen (gemeente) veel werk uit handen genomen. In Ede zijn vrijkaarten verstrekt aan minima (via Sociaal Domein). 4. Kanttekeningen Kijkcijfers volgens het productiebedrijf MediaBrothers circa 1 miljoen kijkers (totaal). Kosten per kijker: € 0,05. Werkelijke kijkcijfers (2021 t/m 2023) via Nationaal Media Onderzoek ligt iets lager. 5. Financiën De totale productie- en uitzendkosten liggen rond de 260.000 euro (excl. btw). De basisfinanciering van dit programma gebeurt door de NPO en de omroep KRO-NCRV. De vaste bijdrage voor de gemeente is €49.500,-. Zie in bijlage het conceptcontract bijgesloten voor definitief akkoord. Het voorstel is om wethouder Pluimers te laten tekenen bij mandaat van burgemeester Van der Tak. De kosten dekken we uit het representatiebudget (bedrag is door team financiën aan middelen toegevoegd). In de gevraagde (gemeentelijke) bijdrage zitten o.a. de volgende kosten: - locatiekosten - catering voor cast, crew en publiek - 3x productie van de videoclips (faciliteiten, cast, crew, props, styling, montage) 6.

Participatie en communicatie a) Participatie: Kaarten beschikbaar via omroep (voor leden) en via de gemeente (n.n.b. hoe te verdelen). b) Communicatie: Zowel in- als externe communicatieplanning rondom dit evenement moet direct worden opgestart na definitief akkoord. Hiervoor is samenwerking met team communicatie/woordvoering randvoorwaardelijk. Omdat er sprake is van een coproductie zal er over de communicatie altijd afstemming zijn met de omroep. • Promotie evenement gaat via het productiebedrijf (MediaBrothers) • Direct na besluitvorming: 1) Persbericht naar verschillende media: woordvoering gemeente (Allard) in afstemming met KRO/NCRV (Marieke). 2) Aankondiging evenement via gemeentenieuwsbrief, social media en website www.barneveld.nl

-4-

7. Uitvoering Geplande opnamedatum In overleg met locatie, artiesten staat de opnamedatum gepland op woensdag 11 december 2024. De dag ervoor dinsdag 10 december staat gepland om op te bouwen (podium/techniek) en repetities (ochtend en middag). Andere datum is planningstechnisch en qua locatie niet mogelijk. Het programma wordt rond de kerstdagen 3-4 keer uitgezonden. 8. Bijlagen 1. Conceptcontract KRO/NCRV Opmerkingen JZ t.a.v. contract KRO/NCRV: - Artikel 1.1: voordat we iets vanuit onze organisatie uitbetalen, zullen we een factuur moeten ontvangen. Dus het is zaak deze tekst te laten aanpassen. De factuur moet in ieder geval gericht worden aan het emailadres e-factuur@barneveld.nl. Ook de termijn die nu genoemd wordt (overmaken binnen 10 dagen) is organisatorisch niet haalbaar. Het is gebruikelijk binnen de gemeente om een betaaltermijn van 30 dagen te hanteren. Dus ik zou je willen adviseren om dit voor te stellen aan de KRO-NCRV, zodat we geen verplichtingen op ons nemen die we niet na kunnen komen. - Artikel 3.3: Een gedeelte van dit artikel is ietwat eenzijdig opgeschreven. KRO-NCRV kan hoe het er staat zomaar zonder reden besluiten om het media-aanbod (dus de uitzending) niet openbaar te maken, zonder dat wij ons geld terugkrijgen. Het is wel goed dat we ons dat realiseren.