B-2.10 Besluit B&W inzake evaluatie evenementenfonds 2020 d.d. 8-6-21.pdf

-1Afdeling: Bestuur en Dienstverlening Behandelaar: Bos, Ies Telefoonnummer: 06-51833780 Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. 1463 Barneveld, 27 mei 2021 Portefeuillehouder: A.H. van de Burgwal Op overzicht Bestaand beleid (website)

Evaluatie Evenementenfonds 2020

Gevraagde beslissing: 1. Evaluatie ter kennisname 2. Akkoord te gaan met de verhoging van de subsidie per evenement tot € 3.500,-- voor 2021 en 2022.

1. Inleiding Na het overgangsjaar 2019 is op 1 januari 2020 het evenementenfonds formeel van start gegaan als onderdeel van het dorpspromotiebeleid. Doelstelling van het evenementenfonds zijn: het steunen van initiatieven, activiteiten, evenementen en projecten die een bijdrage leveren aan de doelstellingen op het gebied van evenementen in de gemeente Barneveld.

2. Beoogd effect a) Meetbaar effect: - evenementen dienen een maatschappelijk danwel economisch positief effect te hebben op Barneveld of één van haar kernen. b) Maatschappelijk effect: - evenementen dienen bij te dragen aan de aantrekkelijkheid van de kernen van de gemeente Barneveld voor haar inwoners en gasten

3.Kanttekeningen: door de coronacrisis hebben we geen inzage in de effecten gekregen

4. Financiën: er hoeft geen extra budget te worden toegekend 6. Uitvoering Communicatie: vanaf 1 juni 2021 Evaluatie/controle: voorjaar 2023

7. Bijlagen: evaluatie

Evaluatie Evenementenfonds 2020:

Het evenementenfonds is formeel op 1 januari 2020 van start gegaan.

Adviescommissie evenementenfonds: De samenstelling van de adviescommissie is als volgt: -

Jan Wessels, voorzitter;

-

Ies Bos, secretaris;

-

Bea Vissers, lid;

-

Bertil Rebel, lid.

Besloten wordt bij meerderheid van stemmen. Bij het staken der stemmen, geeft de stem van de voorzitter de doorslag. De adviescommissie vergaderde drie keer, te weten: 13 januari ,9 maart en 13 mei ( via teams ). In de zomerperiode en in het najaar werden een aantal aanvragen per mail afgehandeld. In de eerste vergadering zijn de reglementen vastgesteld en is gekeken naar publiciteit.

Publiciteit: De Barneveldse Krant heeft naar aanleiding van het Raadsbesluit op vrijdag 10 januari 2020 een redactioneel stuk opgenomen; Op 22 en 29 januari 2020 zijn er een tweetal informatie-avonden voor organisatoren van evenementen over het vergunningenbeleid geweest. Op die avond is het evenementenfonds gepresenteerd; Tijdens alle gesprekken met organisatoren van evenementen uit de gemeente Barneveld worden de organisatoren van evenementen door de relatiemanager evenementen gewezen op de mogelijkheden voor het indienen van een aanvraag; Tevens heb heeft de relatiemanager evenementen tijdens zijn rondgang langs de diverse verenigingen Plaatselijk Belang het evenementen-, sport- en cultuurfonds onder de aandacht gebracht. Op de site van de gemeente Barneveld is het aanvraagformulier te vinden met de voorwaarden en is er een verwijzing naar de relatiemanager evenementen opgenomen. Tevens is er een verwijzing opgenomen naar het evenementenhandboek van de VGGM voor algemene informatie mbt de organisatie van een evenement. De accountmanager evenementen heeft een structureel overleg met de coordinatoren van het Sportfonds en het Cultuurfonds. Tijdens dit overleg, vindt er afstemming plaats over de diverse aanvragen. Tevens vindt er afstemming plaats met Be Active & Creative en de cultuurmakelaar.

Corona: Sinds 15 maart 2020 is Nederland in de ban van het coronavirus. Dat heeft grote gevolgen voor het sociale- en maatschappelijke leven, dus ook voor de evenementen.

De 1,5 meter maatschappij heeft haar intrede gedaan. Sinds bovengenoemde datum waren alle evenementen afgelast tot 1 september, echter nadat bleek dat het aantal coronapatienten met name op de intensive care in de ziekenhuizen hard minderde werden met ingang van 1 juli bepaalde evenementen weer toegestaan met inachtname van de nodige Covid-19 maatregelen. De 1,5 meter afstand tot elkaar was daarbij een belangrijke voorwaarde. Aanvragen zijn door de adviescommissie evenementen in eerste instantie tot 1 juni aangehouden, omdat de verwachting was dat er de hele zomer geen evenementen doorgang konden vinden. Organisatoren van evenementen haakten in deze periode vaak voortijdig af omdat samenkomsten van mensen niet gewenst waren, maar ook omdat sponsoren en standhouders afhaakten. Toen uiteindelijk bleek dat gedurende het zomerseizoen van 2020 toch enkele kleinere evenementen doorgang konden vinden, is een aantal initiatieven met een subsidie ondersteund.

Aanvragen: De volgende aanvragen zijn ontvangen en behandeld: - 1. Wijkplatform Oldenbarneveld ten behoeve van hun 2 jaarlijkse activiteiten in de wijk: afgewezen, via Welzijn Barneveld werd er al € 900,-- ontvangen; - 2. Rotary Barneveld inzake Barneveldse Spelen: € 2.000,-- toegezegd, mits het evenement doorgang zou vinden. Zoals bekend werd het evenement afgelast; - 3. Oranjevereniging Voorthuizen inzake 75 jaar bevrijding Operation Cleanser: € 1.000,- toegezegd, mits het evenement plaats zou vinden. Ook dit evenement werd afgelast. Aanvragen die na 1 maart werden ontvangen werden aangehouden vanwege de onzekerheid of de evenementen ook doorgang zouden vinden. Met de aanvragers werd afgesproken af om de situatie einde april te bezien. De volgende aanvragen van organisaties zijn daardoor buiten behandeling gelaten: - 4. Vereniging “De Essenburcht” – Kootwijkerbroek inzake Het Huttenkamp ( afgelast ); - 5. Ondernemers Vereniging Voorthuizen inzake “Voorthuizen Straalt” ( afgelast ); - 6. Nederlands Dweilorkestenfestival – Voorthuizen ( afgelast ); - 7. Stichting Kootwijk Cultureel inzake Kootwijk op het Zand ( afgelast ); Einde april heeft de relatiemanager evenementen alle aanvragers en organisatoren van niet commerciële evenementen ( 2019 en 2020 ) een brief gestuurd om hen een hart onder de riem te steken.

Gedurende en na de zomerperiode zijn de volgende initiatieven gehonoreerd. - 8. Barneveldse Middenstands Vereniging inzake de modelbouwtentoonstelling; € 2.500,-- toegekend; - 9. M. Dokter inzake Music in the Park; € 1.000,-- toegekend; -10. Floralia Voorthuizen: € 1.000,-- toegekend; -11. Oranjevereniging Voorthuizen inzake Kermis: € 1.500,-- toegekend; -12. Stichting Wereld Ei Dagen: € 2.500,-- toegekend; -13. Stichting Epic Youth inzake online game-event: deze aanvraag is afgewezen, enerzijds omdat deze niet aan de voorwaarden voldeed en anderzijds omdat er een bijdrage van € 3.800,-- werd gevraagd, terwijl de toezeggingen zijn gemaximeerd op € 2.500,--.

Resumé: Toegewezen:

5 aanvragen, totaalbedrag: € 8.500,--.

Niet behandeld ivm niet doorgaan ):

6 aanvragen.

Afgewezen:

2 aanvragen.

Ondanks het feit dat er alleen gedurende de zomermaanden een aantal evenementen doorgang konden vinden vanwege corona zijn er 13 aanvragen ontvangen, waarvan er 5 konden worden gehonoreerd omdat deze ook doorgang vonden.

Proces: Terugkijkend kan geconcludeerd worden dat : -

De manier van toewijzen goed werkt; Er flexibiliteit wordt aangebracht in de vergaderfrequentie; Er een snel antwoord wordt gegeven aan de aanvragers middels telefonisch contact en bevestigingsbrief.

Budget: Voor de jaren 2019, 2020 en 2021 is in totaal € 75.000,- beschikbaar gesteld. De budgetten zijn in 2019 en 2020 niet geheel gebruikt en ook in 2021 is er tot op heden niets toegezegd omdat er geen evenementen kunnen worden gehouden vanwege corona. Overgebleven budget 2019: € 11.200,-Overgebleven budget 2020: - 16.500,-Budget 2021:

- 25.000,--

Totaal besteedbaar budget: € 52.700,--

Toekomst: Wat worden de mogelijkheden voor een evenement in 2021? Komen daar aparte voorwaarden voor zoals bijvoorbeeld de verplichting van een inentingsbewijs of negatieve test? Duidelijk is dat er, zoals het er thans naar uitziet, het eerste halfjaar als gevolg van corona geen evenementen kunnen plaatsvinden; Wat doen we met het overgebleven budget van 2019 en 2020 van het evenementenfonds van totaal € 27.700,tesamen met het budget van 2021 (totaal € 52.700,--) dat we niet geheel hebben kunnen uitgeven? Wat wordt de toekomst voor evenementen voor de komende 1,5 jaar, wetende dat de economie forse klappen heeft gehad en sponsoren daardoor eerder geneigd zullen zijn niet mee te willen doen?;

Het voorstel van de Adviescommissie Evenementen is:   

Het restant van het budget voor 2019 en 2020 volledig mee te nemen naar 2021; Het budget van 2021 doorschuiven naar 2022; In 2021 en 2022 de maximale subsidie per evenement verhogen van € 2.500,- naar 3.500,- Het doel is om evenementen in 2021 ruimhartiger te kunnen ondersteunen. De subsidielimiet wordt uitsluitend voor

2021 en 2022 van € 2.500,-- naar € 3.500,-- per evenement verhoogd nu de zomer van 2021 met weinig evenementen dreigt te verlopen, enerzijds vanwege het uitblijven van de regelgeving en anderzijds om ook in 2022 een ruimer jaarbudget te kunnen besteden nu de evenementen ruim een jaar hebben stilgelegen.

Motivatie: De hoop is dat vanaf het 3e kwartaal van 2021 weer een aantal evenementen kunnen worden gehouden. Omdat organisatoren van evenementen niet weten met welke regels men rekening moet houden en zaken al moeten vastleggen is het onzeker hoeveel evenementen daadwerkelijk zullen doorgaan. Een aantal evenementen zijn om die reden al afgelast. Een ander probleem waar organisatoren ongetwijfeld tegenaan zullen gaan lopen is het feit dat sponsoren moeilijker te krijgen zijn danwel afhaken, omdat zij er geen middelen voor hebben door de mindere resultaten die gedurende de coronacrisis zijn geboekt. Daarnaast zal het verzekeren van een evenement duurder worden. Positief is dat er vanuit de overheid een bijdrage beschikbaar is gesteld waar ( professionele ) organisatoren van evenementen een beroep op kunnen doen wanneer een gepland evenement na 1 juli geen doorgang kan vinden. Deze zijn in de gemeente Barneveld echter beperkt. Om te voorkomen dat evenementen geen doorgang zullen vinden vanwege een gebrek aan sponsoren, is het voorstel om voor de jaren 2021 en 2022 per aanvraag een ruimer budget ( € 3.500,-- ) te hanteren om de organisatoren op deze wijze tegemoet te kunnen komen. Voorwaarde moet dan wel zijn dat men niet geheel op de bijdrage van de gemeente leunt.

Met vriendelijke groet, Ies Bos Relatiemanager Evenementen 27-05-2021