B-1.8 Memo B&W inzake gevolgen uitvoering energietoeslag op andere taken d.d. 14-6-22.pdf

Raadsmemo Gevolgen uitvoering energietoeslag voor andere taken

Datum:

Onderwerp: Ter attentie van: Afzender: Portefeuillehouder: Mail behandelaar

2 juni 2022 Gevolgen uitvoering energietoeslag voor andere taken De raad College van Burgemeester en Wethouders P.J.T. van Daalen j.kervel@barneveld.nl

Telefoonnummer

06-10224644

Samenvatting Gevolgen uitvoering energietoeslag voor andere taken. Doel De raad informeren. Inhoud memo Extra taken gemeente bovenop reguliere uitvoering De afgelopen jaren zijn er diverse (steunmaat)regelingen door het Rijk bij gemeenten neergelegd ter uitvoering. Hierbij is vaak sprake van onvoldoende of geen uitvoeringsbudget en een korte termijn waarop regelgeving bekend wordt gemaakt alvorens over wordt gegaan tot uitvoering. Ervaring leert dat de diverse medewerkers die bij de uitvoering betrokken zijn de schouders eronder zetten en op die manier inwoners en ondernemers zo snel mogelijk van (een beoordeling op) de gevraagde ondersteuning voorzien. Helaas is het hierbij in sommige gevallen onoverkomelijk dat een aantal andere taken hierdoor langer blijven liggen. Door de diverse extra taken die bovenop de reguliere werkzaamheden komen (in het kader van corona, maar meer recent de energietoeslag én de taken die de gemeente heeft op het vlak van Oekraïense ontheemden) ontstaan langere doorlooptijden en een hoge werkdruk. Inhuur van personeel kan deze werkdruk en doorlooptijden van afhandeling slechts in beperkte mate verlichten. De werkzaamheden vragen kennis van en het mogen werken met specifieke systemen. Normaliter vraagt inhuur een inwerkprogramma op onze werkwijze alvorens iemand aanvragen kan afhandelen.

Door de huidige arbeidsmarkt is voldoende geschikt personeel dat snel inzetbaar is moeilijk te vinden, waarmee het mogelijk nog langer duurt alvorens inhuur kan worden ingezet op werkzaamheden. Energietoeslag Het zo snel mogelijk toekennen van de energietoeslag draagt bij aan het voorkomen van (verdere) betalingsproblemen bij huishoudens die mogelijk al langere tijd geconfronteerd worden met sterk gestegen energieprijzen en dit met

een laag inkomen niet kunnen opvangen. We vinden het daarom wenselijk dat deze aanvragen met prioriteit worden opgepakt. Binnen het werkproces rond de aanvragen energietoeslag zijn al diverse taken opgeknipt. Zo worden andere medewerkers ingezet op het inscannen van documenten en het klaarzetten van werkprocessen, waarmee enkel het beoordelingsproces hoeft te worden opgepakt door hiervoor gekwalificeerd personeel. Het beoordelen van een dergelijke aanvraag vraagt 45-75 minuten. Deze afhandelingsduur is inclusief tijd die het kost om contact te zoeken met het huishouden om ontbrekende gegevens aan te leveren, zodat een aanvraag z.s.m. kan worden afgehandeld. We zetten maximaal in op de afhandeling van deze zaken, door iedere medewerker die hiertoe bevoegd is in te zetten op de beoordeling van deze aanvragen. Aantal aanvragen Naar schatting bedraagt de doelgroep die in aanmerking komt voor de energietoeslag 1.700 a 1.800 huishoudens. Een deel van deze huishoudens heeft deze al ambtshalve (automatisch) ontvangen: • Ambtshalve verstrekking bekend vanuit de Participatiewet, minimaregelingen, Bbz, AIO, schuldhulpverlening: 582 • Ambtshalve verstrekking bekend vanwege kwijtschelding gemeentebelastingen: 140 Van overige minima zijn 532 aanvragen reeds ontvangen en de verwachting is dat er dagelijks ongeveer 10 bijkomen. Hiervan zijn er 179 afgehandeld.

Wanneer de maximale afhandelingscapaciteit wordt ingezet, kunnen 30 aanvragen per dag worden afgehandeld. De energietoeslag kan gedurende het hele jaar worden aangevraagd. Dat betekent dat er het hele jaar aanvragen binnen kunnen komen. De verwachting is dat het grootste gedeelte van aanvragen momenteel binnenkomt. Maar mogelijk zorgt de winterperiode voor extra aanvragen. Ook kunnen gedurende het jaar nieuwe inwoners deel uitmaken van de doelgroep, doordat bijvoorbeeld het inkomen daalt. Gevolgen voor andere dienstverlening Gelet op de hoeveelheid aanvragen, afhandelduur, (verplichte) vrije dagen en beperkte externe inzet komen wij tot de conclusie dat een snelle afhandeling van de energietoeslag gevolgen heeft voor onze andere dienstverlening: • Vertraging afhandeling aanvragen bijzondere bijstand en minimaregelingen, gehandicaptenparkeerkaarten en overige ontheffingen, • Reguliere werkzaamheden zoals de begeleiding van inwoners in het kader van de Participatiewet en het bewaken van de voortgang en het inzetten van nieuwe begeleidingstrajecten in het kader van de Participatiewet, • De ontwikkeling van interne processen en team-overleggen, • Heronderzoeken, mutaties op lopende dossiers, • Het afhandelen van signalen die we ontvangen van het Inlichtingenbureau en werkzaamheden op het vlak van het verhalen van inkomsten.

Spoedzaken zoals de toekenning van uitkeringen, aanvragen van leefgeld van Oekraïense ontheemden en het beantwoorden van de telefoon zijn hiervan uitgezonderd. Tegelijkertijd wordt ingezet op inhuur van personeel. Vooralsnog gaan we er van uit dat de situatie die betrekking heeft op de uitvoering van de energietoeslag 5 weken gaat duren. Daarmee komen wettelijke termijnen van aanvragen niet in het geding, maar duurt afhandeling langer dan gebruikelijk. Na deze 5 weken zullen mogelijk achterstanden zijn ontstaan op de taken die eerder zijn blijven liggen, welke moeten worden ingehaald. Hiermee zal onze

dienstverlening mogelijk langere tijd minder optimaal zijn dan gebruikelijk. Ook leert de ervaring van het afgelopen jaar dat er nieuwe taken en maatregelen ter uitvoering bij de gemeente worden neergelegd. Leefgeld en Brp inschrijvingen Oekraïense ontheemden Sinds april verstrekken wij ook leefgeld aan Oekraïense ontheemden. We voeren hiermee een aparte financiële regeling uit naast al onze andere taken. Omdat de situatie in Oekraïne aanhoudt, is de verwachting dat deze regeling voorlopig onderdeel blijft van de taken van de gemeente. Op dit moment zijn er bijna 145 aanvragen leefgeld binnengekomen van één- of meerpersoons huishouders. Nieuwe aanvragen om leefgeld worden zo snel als mogelijk verwerkt en verstrekt, maar andere taken binnen de regeling blijven soms langer liggen dan gebruikelijk. Ook bij vragen kost contact vaak extra tijd, omdat of een particulier moet helpen in vertaling of dit via een tolk moet gebeuren. Daarnaast betreft het extra werk dat informatie van deze regeling in de beschikkingen worden uitgevoerd in 3 talen (Nederlands, Engels en Oekraïens). Gezien de looptijd van deze leefgeldregeling wordt voor de komende periode ook gezocht naar inhuur als extra ondersteuning. Dit wordt gefinancierd uit het budget dat door de Rijksoverheid wordt verstrekt voor opvang en ondersteuning van Oekraïners.

Ook de inschrijving in het Brp van deze Oekraïense vluchtelingen vraagt veel van onze capaciteit. We voeren tijdelijk andere taken zo sober mogelijk uit (bijvoorbeeld rondom naturalisaties) om voldoende capaciteit vrij te maken hiervoor. Vervolg De uitvoering van extra taken heeft invloed op andere taken die we als organisatie uitvoeren, zowel op het vlak van uitvoering als de inzet van beleid, juridische zaken, publiekszaken, communicatie etcetera. In 2022 vindt in het kader van portfoliomanagement een scan plaats op personele inzet. Deze scan heeft ook betrekking op het borgen van going concern zaken en het oppakken van reguliere (beleids)ontwikkelingen.