B-1.6 Besluit B&W Ontsluiting minimaregelingen d.d. 25-3-25

Aandachtsgebied: Samenleving Team Beleid Behandelaar: S. Olthof - Jongbloed Telefoonnummer: 0621322879 Onderwerp:

Voorstelnr. 546062 Barneveld, 26 maart 2025 Portefeuillehouder: J. de Heer-Verheij

De ontsluiting van minimaregelingen (Sam – SO)

Gevraagde beslissing: 1. De ontsluiting van de gemeentelijke minimaregelingen anders in te richten, conform scenario 2 (bijlage 1). 2. Via een aanbestedingsprocedure software af te nemen bij een externe leverancier. 3. Voor het aanbestedings- en implementatieproces incidenteel in 2025 en 2026 in totaal € 100.000 beschikbaar te stellen en deze te dekken uit de reserve ‘Innovatie Sociaal Domein’. 4. Voor 2026 en 2027 incidenteel € 50.000 per jaar (totaal € 100.000) beschikbaar te stellen om de mogelijke meerkosten aan verstrekkingen te kunnen bekostigen en deze te dekken uit de SPUK-middelen Gemeentelijke hulp gedupeerden Toeslagenproblematiek die nog worden ontvangen voor de uitvoering van de taak ‘Hersteloperatie Toeslagenaffaire’. 5. De structureel hogere software-kosten (€ 40.000) te dekken uit regulier bestemd budget binnen de post ‘Onderhoud Software’. 6. Bijlage 1 bij dit collegevoorstel aan te merken als niet-openbaar als bedoeld in artikel 5.1, lid 2, onderdeel f van de Woo. 7. Dit besluit ter kennisgeving te delen met de raad via Rubriek B.

1. Inleiding Het Programma Bestaanszekerheid is op 11 december 2024 door de raad vastgesteld. Binnen het programma zijn strategische en operationele doelen en inspanningen opgenomen. De inspanningen dragen bij aan het behalen van de doelen die zijn vastgesteld. Voorbeeld: Het strategische doel: Het operationele doel: Inspanning:

Meer inwoners hebben financiële zekerheid en ervaren minder geldzorgen. Meer inwoners komen rond en hebben en inkomen op of boven de gehanteerde armoedegrens. Andere invulling van het minimabeleid realiseren.

Met deze aanpak beogen we de bestaanszekerheid van onze inwoners te verbeteren, daar waar we als gemeente invloed op uit kunnen oefenen. Voor de inspanning ‘Andere invulling van het minimabeleid realiseren’ wordt nu dit voorstel voorgelegd. Waarom deze inspanning? In Barneveld hebben we diverse regelingen om inwoners met een laag inkomen te ondersteunen. Het Nibud heeft (voor het laatst eind 2023) dit beleid doorgerekend. Daaruit blijkt dat de meeste mensen in Barneveld met een laag inkomen rond kunnen komen als men alle ondersteunende voorzieningen en regelingen optimaal gebruikt. Daar ligt voor de gemeente Barneveld een uitdaging. Nibud adviseert in te zetten op een hoger gebruik en betere toegankelijkheid. De huidige manier van aanvragen van regelingen en het gebruiken van de toegekende regelingen is voor inwoners ingewikkeld. Zowel het aanvragen als het gebruiken van de regelingen willen we voor inwoners eenvoudiger maken om er voor te zorgen dat iedereen voldoende mee kan doen en rond kan komen. Niet alleen op papier, maar ook in de praktijk. Uitwerken scenario’s richting toekomst Op dit moment wordt in het proces veel handmatig gewerkt, met uitzondering van het aanvraagproces. Het beeld is dat dit voor alle betrokkenen anders en beter kan. Er zijn (naast niets doen) zes mogelijke manieren van inrichten

-2verkend (zie bijlage 1) en uiteindelijk zijn er drie verder uitgewerkt. In grote lijn houden die drie scenario’s in: 1a Blijven werken zoals we doen en optimaliseren de huidige manier van werken. 1b De huidige inrichting uitbreiden met een web-oplossing. 2 De overstap maken naar een all-in software-oplossing. Onderbouwing keuze scenario 2 We kiezen ervoor de oplossing die ons in staat stelt de gestelde doelen te behalen. Dat betekent dat we fundamenteel anders gaan werken. Alleen binnen scenario 2 zijn we in staat om de gestelde doelen, zoals betere toegankelijkheid en een hoger gebruik, in de nabije toekomst te behalen. Bijkomend voordeel van dit scenario is dat we als gemeente beter in staat worden om (incidentele en structurele) maatschappelijke initiatieven te faciliteren en richting inwoners te ontsluiten. We kiezen ervoor om volledig software-ondersteund te gaan werken. We worden zo beter in staat op een veranderende samenleving te kunnen anticiperen en reageren.

2. Beoogd effect 1. 2. 3. 4.

Het huidige minimabeleid toegankelijker maken voor onze inwoners met een laag inkomen en/of schulden Het gebruik van de regelingen verhogen en er zo aan bijdragen dat meer inwoners met een laag inkomen, in het bijzonder gezinnen met kinderen, rond kunnen komen Beter in staat zijn om maatschappelijke initiatieven voor minima, groot en klein, te faciliteren. Bijdragen aan het behalen van operationele en strategische doelen, zoals geformuleerd binnen het Programma Bestaanszekerheid.

3. Argumenten 1.1 Scenario 2 is het meest passend om te zorgen dat meer inwoners financiële zekerheid en minder geldzorgen ervaren. Bijdragen aan het strategische doel ‘Meer inwoners hebben financiële zekerheid en ervaren minder geldzorgen’ kan, voor een deel, door het minimabeleid aan te pakken. Dat is mede de reden geweest om de inspanning ‘andere invulling van het minimabeleid’ in het eerste jaarplan binnen het programma op te nemen. Binnen deze inspanning ligt in dit jaar de focus op de structuur (ontsluiten van de regelingen), omdat we daarmee het meeste impact kunnen maken. In de verkenning zijn in totaal 7 mogelijke (in)richtingen verkend. Drie scenario’s zijn uitgewerkt. Twee scenario’s zien toe op het in meer of mindere mate actualiseren/innoveren op basis van de huidige inrichting en uitvoering. Alleen met het scenario dat een andere manier van werken behelst, scenario 2, is het mogelijk om de doelen die zijn opgenomen in het Programma Bestaanszekerheid te realiseren. In de huidige manier van werken is een verbetering op toegankelijkheid en bereik niet realistisch. 1.2 Een nieuw softwaresysteem draagt bij aan het vergroten van de toegankelijkheid en het verhogen van het bereik van de minima-regelingen. Alleen wanneer inwoners met een laag inkomen alle ondersteuning die er is, ontvangen, kunnen zij (in theorie) rondkomen.

Uit diverse onderzoeken weten we dat inwoners vaker niet dan wel de bestaande ondersteuning, zoals toeslagen en minimaregelingen, maximaal benutten. Soms omdat men het niet wil, maar veel vaker omdat het systeem voor het aanvragen en gebruiken van voorzieningen te ingewikkeld is. Dat is ook in Barneveld het geval, zo weten we uit diverse ervaringsverhalen en de analyse van de huidige manier van werken. 1.3 Met de keuze voor een nieuwe inrichting wordt gehoor gegeven aan de oproep uit de raad om toegankelijk en ruimhartig te zijn in de minima-ondersteuning. De afgelopen jaren zijn er in de raad meerdere gesprekken gevoerd en moties aangenomen die op verschillende manieren gaan over minima-ondersteuning. In 2022 zijn de moties ‘Barneveld-pas’ en ‘Minimaregeling diplomazwemmen’ aangenomen. In 2023 volgden de moties ‘Armoede-impuls’ en ‘Tussen-de-wal-en-het-schip’ en in 2024 de moties ‘Terughoudendheid bezuiniging minimabeleid en bijzondere bijstand’ en ‘Geen kind in armoede’. In alle gevallen zijn de moties aangenomen met een ruime meerderheid. Dit toont dat er politiek in Barneveld veel draagvlak is om passende toegankelijke ondersteuning te bieden voor inwoners met een laag inkomen. Een nieuw softwaresysteem helpt ons om de toegankelijkheid te verbeteren met als gevolg een hoger rechtmatig gebruik.

-32.1 Uit de marktconsultatie is gebleken dat er meerdere software-oplossingen zijn. Uit de gedane marktconsultatie, is gebleken dat er in de markt verschillende (mogelijk) passende softwareoplossingen zijn. Om tot de aanschaf van een dergelijk systeem over te gaan, wordt een aanbestedingsprocedure uitgezet. Dat geeft de mogelijkheid om niet alleen een goed werkend systeem aan te schaffen, maar vooral het voor Barneveld best passende. 2.2 Europees aanbesteden is, gezien de omvang van deze opdracht, verplicht. De omvang van de opdracht is financieel zo groot dat Europees aanbesteden verplicht is. Er zijn geen redenen om hiervan af te wijken. 3.1 Implementatieproces is omvangrijk en kan niet volledig uit bestaande budgetten bekostigd worden. Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan een nadere uitwerking van de benodigde inzet en dekking van het implementatieproces. Dit ziet voornamelijk toe op de kosten die de (toekomstige) aanbieder rekent voor de implementatie en overige interne kosten, waaronder personele inzet en trainingen. Die worden nu ingeschat op € 100.000 totaal. 3.2 De inzet van dit budget sluit aan bij de doelen van de reserve ‘Innovaties Sociaal Domein’. De kosten voor het aanbestedings- en implementatieproces sluiten goed aan bij het doel van de reserve "Innovaties Sociaal Domein". In deze reserve zit voldoende budget om deze kosten te dekken.

4.1 Het vergroten van toegankelijkheid en verhogen van het bereik leiden tot hogere uitgaven. Het hoofddoel van deze inspanning, is inwoners beter in staat stellen om de mogelijkheden voor minimaondersteuning te benutten. Als dit doel wordt behaald leidt dit tot een toename van het aantal aanvragen met hogere uitgaven tot gevolg. We schatten de groei van de uitgaven in op € 50.000 per jaar in 2026 en 2027. 4.2 De daadwerkelijke (extra) kosten worden richting 2028 structureel financieel verwerkt, na herijking van de inhoudelijke minimaregelingen. De verwachting is dat meer regelingen verstrekt worden, doordat het aanvragen en gebruiken van minimaregelingen voor inwoners toegankelijker wordt. Dat betekent hogere uitgaven. Omdat onzeker is hoe hoog de extra kosten zullen zijn, worden de verwachte extra kosten in eerste instantie incidenteel voor 2026 en 2027 in de begroting opgenomen. In de loop van 2026 en 2027 zal er een duidelijker beeld ontstaan van de hoogte van deze extra kosten. De verwerking hiervan wordt vervolgens meegenomen als autonome ontwikkeling bij de kadernota 2028. 4.3 Deze kosten kunnen worden gedekt uit de nog te ontvangen middelen binnen de Specifieke Uitkering (SPUK) voor de uitvoering van de taak ‘Hersteloperatie Toeslagenaffaire’.

Deze kosten kunnen worden gedekt uit de SPUK-middelen die we ontvangen voor de uitvoering van de taak "Hersteloperatie Toeslagaffaire", omdat de hersteloperatie volledig binnen bestaande capaciteit in de lijnorganisatie wordt uitgevoerd. De afgelopen jaren is de vergoeding (SPUK) voor uitvoering van deze taak in de ‘Algemene Reserve’ gevloeid. De vergoeding die in 2026 en 2027 wordt ontvangen, zetten we in voor deze inspanning. 5.1 De maximale structurele extra softwarekosten zijn inschat op € 40.000. Er is een schatting gemaakt van de structurele meerkosten ten opzichte van de huidige situatie, zie bijlage 1. Dit is gedaan op basis van nu beschikbare informatie. De verhoging omvat de meerkosten van software. Indien op termijn minder personele inzet nodig is, vallen de totale structurele meerkosten over de breedte van de nieuwe werkwijze lager uit. 5.2 De structurele softwarekosten dekken uit de post ‘Onderhoud Software’ sluit aan bij de bestaande werkwijze en interne afspraken. Intern is de werkwijze dat software-kosten vanuit ICT-budget gedekt worden. 6.1 De inhoud van de bijlagen, bevat vertrouwelijke informatie van aanbieders en omliggende gemeenten. Om de mogelijke opties te verkennen is een marktconsultatie gehouden. Hierin hebben diverse aanbieders hun beeld en hun aanbod met ons gedeeld. Ook hebben we verschillende gemeenten in en buiten onze regio

-4gesproken. De hieruit verkregen (en in bijlage 1 verwerkte) informatie is in veel gevallen vertrouwelijk en daarmee niet geschikt om openbaar te maken. 6.2 Tegen openbaar maken van de bijlagen bij dit collegevoorstel bestaan juridische bezwaren. Gezien de bedrijfs- en fabricagegegevens hierin weegt openbaarmaking van de bijlage niet op tegen de belangen van betrokken partijen. Dit volgt uit artikel 5.1, lid 2, onderdeel f van de Wet open overheid (Woo). Dit bezwaar bestaat niet ten opzichte van het collegevoorstel zelf. Die mag dan ook wel openbaar gemaakt worden. 6.3 De hoeveelheid vertrouwelijke informatie is groot. Een geanonimiseerde versie geeft geen goed beeld van de onderbouwing van de keuzes om tot de uiteindelijke 3 scenario’s te komen. Daarom is gekozen voor het niet openbaar maken van de bijlage. 7.1 De raad wordt via de gebruikelijke werkwijze op de hoogte gebracht. Het is de gebruikelijke werkwijze om een besluit als deze ter kennisgeving met de raad te delen via Rubriek B.

4. Kanttekeningen 1. Kostenverhoging als gevolg van doelen behalen. We willen niet financieel ‘ten onder gaan’ aan het behaalde succes. Dit risico is ondervangen, door een tijdelijk budget voor twee jaar beschikbaar te stellen (beslispunt 4). Dat geeft, in geval van meer verstrekkingen, de mogelijkheid om de hogere uitgaven te bekostigen en geeft de gemeente voldoende tijd om (als dat t.z.t. nodig is) kostenbesparende maatregelen door te voeren. 2. Een zorgvuldig inkoop- en implementatieproces is een randvoorwaarde. Het proces van inkoop en implementatie kost tijd. We zijn op onderdelen afhankelijk van (op dat moment) beschikbare interne kennis en capaciteit. We willen zorgvuldig overstappen. Dat kan betekenen, afhankelijk van het verloop en uitkomst van het aanbestedingsproces, dat volledige implementatie per 1-1-2026 te ambitieus is. Huidige systeem blijft bestaan, totdat er voldoende vertrouwen is om het nieuwe systeem in gebruik te nemen. 3. Implementatiekosten zijn geschat op basis van informatie verkregen uit de marktconsultatie. Voor de implementatiekosten wordt in dit voorstel met € 100.000 rekening gehouden. Dat is de best mogelijke schatting die op dit moment te maken is.

Die schatting is gebaseerd op verkregen informatie uit de marktconsultatie van 2024 en de voorlopige inschatting dat capaciteit voor dit proces het grootste deel uit de interne lijnorganisatie geleverd kan worden. De enige uitzondering hierop is de projectleider, die voor een deel wordt bekostigd uit budgetten die gereserveerd zijn binnen het Programma Bestaanszekerheid. Een meer nauwkeurige schatting van de implementatiekosten wordt gemaakt nadat de opdracht na aanbesteding aan een leverancier is gegund. Binnen het aanbestedingstraject wordt rekening gehouden met kostenbeheersing. 4. Structurele softwarekosten definitief duidelijk na aanbesteding. Pas na inkoop en implementatie van de aangekochte software zijn alle structurele kosten voor software definitief inzichtelijk. Dat komt doordat nu wordt besloten om een nieuw softwaresysteem aan te schaffen, maar de precieze kosten voor de software pas na gunning vanuit de aanbesteding duidelijk zijn.

-5-

5. Financiën Met dit collegevoorstel wordt voor drie onderdelen budget gevraagd: 1.

Aanbestedings- en implematieproces: in 2025 en 2026 in totaal € 100.000. Dekking uit de reserve Innovaties Sociaal Domein.

2.

Extra kosten voor toekenningen minimaregeling: € 50.000 in 2026 en 2027. Dekking uit de te ontvangen middelen voor de specifieke uitkering (SPUK) Gemeentelijke hulp gedupeerden Toeslagenproblematiek.

3.

Extra kosten voor voornamelijk software: € 40.000 in 2026 en 2027. Dekking uit het ICT-budget voor onderhoud software.

De kosten m.b.t. onderdeel 2 en 3 zijn structureel van aard, maar het is nog niet precies duidelijk hoe hoog deze kosten zullen zijn (zie kanttekeningen 1 en 4). Begin 2027 verwachten we hier meer duidelijkheid over en zal de structurele verwerking van deze kosten worden meegenomen in het proces van de kadernota 2028.

6. Participatie en communicatie a) Participatie In dit proces is geen participatie toegepast. Dat is al gedaan voorafgaand aan het vaststellen van de inspanning 'andere inrichting van het minimabeleid realiseren' binnen het Programma Bestaanszekerheid, waar dit een deel van de uitwerking van is. Indien conform advies wordt besloten, is participatie in het aanbestedingsproces een belangrijke component.

b) Communicatie Dit besluit wordt niet actief naar buiten gecommuniceerd. Het voornemen om anders te gaan werken is, zolang nog niet gerealiseerd, geen relevante informatie voor inwoners. De wens om informatie te delen weegt niet op tegen de mogelijke vragen en onrust die dit bij de doelgroep oproept. Pas op het moment dat een eventueel aanbestedingsproces rond is en een goed beeld is van welke zichtbare veranderingen voor inwoners en minimaaanbieders aanstaande zijn, wordt de doelgroep hierover geïnformeerd.

7. Vervolgstap Direct na besluitvorming wordt gestart met het voorbereidingsproces van de aanbesteding.

8. Bijlagen 1. Uitwerking scenario's marktconsultatie (niet openbare bijlage)