B-1.14 Besluit B&W verlenging vervoersovereenkomst gymvervoer d.d. 9-7-24

Organisatieonderdeel: Samenleving Behandelaar: D. Feteris - Scholten Telefoonnummer: Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Onderwerp:

Voorstelnr. 3591 Barneveld, 25 juni 2024 Portefeuillehouder: W. Oosterwijk Op overzicht Bestaand beleid (website)

Verlenging vervoersovereenkomst gymvervoer per 1-8-2025

Gevraagde beslissing: 1. akkoord gaan met de verlenging van de huidige vervoersovereenkomst voor gymvervoer dat uitgevoerd wordt door Noot Touringcar Ede BV 2. deze verlenging van de vervoersovereenkomst in te laten gaan met ingang van 01-08-2025 voor de duur van 1 jaar 3. Noot Touringcar Ede BV middels de bijgevoegde brief informeren over de verlenging

1. Inleiding In 2020 is het gymvervoer Europees aanbesteed. Dit is destijds gelijktijdig met de aanbesteding voor het leerlingenvervoer & jeugdwetvervoer geweest. Deze aanbesteding heeft geleid tot een gunning voor het gymvervoer aan vervoersbedrijf Noot Touringcar Ede BV. Het contract heeft een looptijd van 5 jaar met een mogelijkheid om daarna nog drie maal te verlengen met één jaar. De startdatum van het contract is 1 augustus 2020 en de definitieve einddatum is 31 juli 2028. Uiterlijk 31 december 2024 moet er schriftelijk een besluit aan Noot Touringcar Ede BV zijn gedaan over het wel of niet verlengen van de overeenkomst. De vervoerder is vervolgens verplicht om hieraan mee te werken. Wij adviseren het college om de huidige vervoersovereenkomst te verlengen. Dit advies is tot stand gekomen door te kijken naar de effecten van de huidige samenwerking, klanttevredenheid en de huidige vervoersmarkt. Op het moment dat er wordt gekozen om niet te verlengen, zullen we moeten starten met de voorbereidingen van een nieuwe aanbesteding. Het nieuwe contract zou dan moeten ingaan op 1 augustus 2025.

2. Beoogd effect

Een kwalitatief goede uitvoering van het gymvervoer, op basis van heldere contract afspraken.

3. Argumenten 1.1 De scholen hebben geen beschikbaarheid over een sportaccommodatie dichtbij De scholen die gebruik maken van het gymvervoer hebben geen eigen gymzaal. Zij zijn afhankelijk van een gemeentelijke accommodatie. Deze zijn verder gelegen dan de 1 kilometer zoals omschreven in de verordening onderwijshuisvesting. Met ingang van schooljaar 2025/2026 zullen er naar verwachting nog 4 scholen gebruik maken van deze voorziening. 1.2 de huidige samenwerking verloopt uitstekend De afgelopen vier jaar hebben nu geleid tot een prettige, coöperatieve wijze van samenwerken. Dit wordt ook zo ervaren door de vervoerder. In dit kader zou het goed zijn om de samenwerking nog verder te kunnen voortzetten.

-21.3 de scholen zijn tevreden over het gymvervoer Uit een snelle rondgang bij de scholen die gebruik maken van het gymvervoer blijkt dat deze tevreden zijn over het vervoer dat geleverd wordt. Ook vanuit Optisport zijn er geen opmerkingen gemaakt over dit vervoer. 1.4 de huidige vervoersmarkt is kwetsbaar Afgelopen jaren komen de problemen binnen het leerlingenvervoer vaak naar voren in de media. Hierbij gaat het o.a. over de grote hoeveelheid klachten, de lange rittijden en de te late aankomst van leerlingen op school. De problemen worden vooral veroorzaakt door het landelijke chauffeurstekort. Al hebben we hier in het gymvervoer nagenoeg geen problemen in ondervonden, een nieuwe aanbesteding in deze huidige markt brengt het risico met zich mee dat er geen inschrijvingen komen van (nieuwe) partijen, inschrijvingen tegen een hoger tarief, of de kwaliteit van het vervoer omlaag gaat. In de huidige vervoersmarkt is het dan ook een risico om opnieuw aan te besteden. De kwaliteit van het vervoer is goed, daarom is het advies om de huidige vervoersovereenkomst te verlengen. 1.5 een aanbesteding vraagt de nodige inzet en capaciteit Een verlenging vraagt geen nieuwe of extra inzet om de huidige samenwerking voort te kunnen zetten. Indien gekozen wordt voor een nieuwe aanbesteding, zal hier spoedig mee gestart moeten worden in verband met looptijd en proces.

Deze aanbesteding zullen we als gemeente Barneveld alleen moeten doen, aangezien we in tegenstelling tot het leerlingenvervoer als enige gemeente in deze samenwerking gymvervoer hebben. Bij een aanbesteding zal extra personele inzet en capaciteit vrijgemaakt moeten worden. Binnen de huidige krapte, is dat een uitdaging. 2.1 mogelijkheid om het huidige contract te verlengen Er is in de huidige vervoersovereenkomst opgenomen dat het contract nog drie maal verlengd kan worden voor een periode van 1 jaar. Deze verlenging moet in ieder geval voor 31 december 2024 schriftelijk bij de opdrachtnemer meegedeeld zijn. We kunnen door een besluit de vervoerder tijdig informeren over deze verlenging.

4. Kanttekeningen

1.1 wettelijk niet verplicht gymvervoer te bekostigen Er is geen directe wettelijke taak voor de gemeente om te voorzien in bekostiging van het vervoer naar een sportaccommodatie. Wij zien het echter als onze verantwoordelijkheid om scholen die geen mogelijkheid hebben tot een sportaccommodatie dichtbij te voorzien in gymvervoer.

5. Financiën

Wanneer er wordt gekozen voor verlenging, vinden er geen wijzigingen plaats in de financiële afspraken. De prijzen zijn contractueel vastgesteld en zijn enkel nog onderhevig aan een jaarlijkse prijsindexatie (NEAindex). De totale kosten zijn afhankelijk van het feitelijke gebruik en worden na afloop van de kalendermaand gefactureerd. Als er gekozen wordt voor een aanbesteding, wordt er een tariefstijging verwacht. De hoogte hiervan is echter niet duidelijk. Bovendien gaan er kosten gemoeid met het aanbestedingsproces.

6. Participatie en communicatie a.

Participatie nvt b. Communicatie De gemeente geeft met het besluit een akkoord op een verlenging voor de periode van 1 jaar. De opdrachtnemer wordt middels een brief op de hoogte gesteld van dit besluit en wordt hierdoor tijdig geïnformeerd.

-3-

7. Uitvoering a.

Planning: Na instemming van het college, informeren we de opdrachtnemer. Het vervoer wordt vervolgens gecontinueerd volgens de huidige contractafspraken, b. Evaluatie/controle De samenwerking wordt voortgezet.

8. Bijlagen 1.

Brief voor de vervoerder

Raadhuisplein 2 Postbus 63 3770 AB Barneveld Telefoon 14 0342 Internet www.barneveld.nl Whatsapp +3161445927

Noot Touringcar Ede BV t.a.v. de Heer Kersing Horaplantsoen 2 6717 LT Ede

Beste heer Kersing, Datum: 2 juli 2024 Ons kenmerk:

Uw brief van:

Organisatieonderdeel: Team Beleid Behandeld door: D. Feteris - Scholten

De huidige vervoersovereenkomst is gesloten voor een periode van vijf jaar, ingegaan op 01-08-2020 tot en met 31-07-2025. Er is een optie tot verlenging. Dit kan maximaal drie keer met een periode van 1 jaar worden verlengd met als definitieve einddatum 31-07-2028. Hierbij laten we u weten dat wij de vervoersovereenkomst gymvervoer graag verlengen voor de duur van 1 jaar. Deze verlenging gaat in per 01-08-2025 en eindigt op 31-07-2026. Alle overige bepalingen en afspraken die zijn gesloten voor de uitvoering van deze vervoersovereenkomst blijven onverminderd van kracht. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Doorkiesnummer

Met vriendelijke groet, Onderwerp: Verlenging vervoersovereenkomst gymvervoer

(150,50)}} Wethouder W. Oosterwijk Gemeente Barneveld