3. communicatie- en participatieplan azc Barneveld def.docx.pdf

Communicatie- en participatieplan Realisatie Asielzoekerscentrum in Barneveld

Maart 2023

Inleiding Besluit gemeenteraad Door oorlogen en geweld ontvluchten duizenden mensen hun land. De nood aan opvangplekken voor vluchtelingen is hoog. De verwachting is dat dit de komende jaren verder toeneemt. Voortdurend dreigen onwenselijke situaties van (crisis)noodopvang in tenten en sporthallen. De urgentie rondom de opvang van vluchtelingen is de afgelopen periode steeds duidelijker naar voren gekomen. Het college van B en W van Barneveld wil haar verantwoordelijkheid nemen door een azc in de gemeente te realiseren. De vestiging van een azc draagt bij aan de dringende en urgente opvang van vluchtelingen. De gemeenteraad van Barneveld heeft op 6 juli jl. ingestemd met de vestiging van een asielzoekerscentrum (azc) in de gemeente. Zelfstandig Azc De gemeente Barneveld heeft gekozen voor de opvang van 300 personen voor de duur van ten minste vijf jaar. Dat is het minimale aantal en de minimale termijn waarmee het voor het COA mogelijk is om een zelfstandige opvanglocatie neer te zetten met alle daarbij behorende faciliteiten. Het COA levert het personeel en de locatiemanager. Het voordeel van een opvang voor meerdere jaren is dat het voor vluchtelingen en de lokale samenleving meer duidelijkheid en rust geeft. Er kunnen betere voorzieningen worden getroffen, zoals onderwijs, zorg en vrijwilligerswerk.

Ook is er meer gelegenheid om dat in goede samenwerking met alle betrokken partijen te organiseren. Het doet een appel op de kracht van de Barneveldse samenleving. Locatie Na het besluit van de gemeenteraad heeft er een locatieonderzoek plaatsgevonden. De samenleving heeft locaties aangedragen en ook vanuit de gemeente waren er enkele potentieel kansrijke locaties. Het college stelde in overleg met het COA criteria vast, waar een locatie minimaal aan moet voldoen. De aangedragen plekken zijn eerst op deze criteria getoetst. De locaties die aan de basiscriteria voldeden, zijn vervolgens diepgaander onderzocht. Uiteindelijk kwam er als voorkeurslocatie de Nijkerkerweg132 uit. Het college van b en w stelt de gemeenteraad begin juli voor om akkoord te gaan met deze locatie. Bij het voorstel komt een verslag van reacties van belanghebbenden. Draagvlak Het is belangrijk om de belanghebbenden te betrekken bij de komst van het azc in hun buurt. Dit communicatie- en participatieplan is gericht op het informeren en betrekken van deze belanghebbenden. Een zorgvuldig communicatie- en participatietraject met oog voor eventuele zorgen van de belanghebbenden én mogelijke oplossingen draagt bij aan de acceptatie van het azc. Communicatie en participatie Dit plan gaat eerst in op de participatie van belanghebbenden. Bij de uitwerking ervan speelt ook communicatie een belangrijke rol.

Kanttekening De huisvesting van vluchtelingen is een politiek en maatschappelijk gevoelig onderwerp. Van 2000 2004 is er een AZC gevestigd geweest in Voorthuizen. Dit kan van invloed zijn op het sentiment.

Participatie realisatie AZC in de gemeente Barneveld De komst van een asielzoekerscentrum in de gemeente wordt over het algemeen vooraf door inwoners en ondernemers als ingrijpend ervaren. Het is van belang om hen te betrekken bij het proces. De focus ligt daarbij vooral op luisteren, verbinding maken en houden, bruggen bouwen en informeren. Op sommige momenten in het proces kunnen de belanghebbenden meedenken/adviseren. Het is belangrijk om het gesprek met omwonenden en andere belanghebbenden zorgvuldig te voeren. Uit ervaringen van andere gemeenten blijkt, dat wanneer belanghebbenden te weinig zijn betrokken bij het proces, dit leidt tot problemen aan de achterkant. We willen dat iedereen zich zo comfortabel mogelijk voelt binnen het gegeven dat het azc er komt. Een goed participatie- en communicatieproces kan bijdragen aan de volgende doelen: • • • •

Omwonenden en betrokkenen weten waarom Barneveld het belangrijk vindt om asielzoekers te huisvesten en waarom de Nijkerkerweg 132 Barneveld is gekozen als locatie. Bij de latere uitwerking van het plan zijn ze ook op de hoogte van meer details. (‘meeweten’). Omwonenden en betrokkenen kunnen hun zorgen uiten en vragen stellen. Omwonenden en betrokkenen kunnen meedenken over flankerende maatregelen. Zij voelen zich gehoord en er wordt naar ze geluisterd, zodat alle bewoners van de wijk zo goed mogelijk kunnen samenleven. Omwonenden en betrokkenen accepteren de komst van het azc in hun buurt.

Participatiemeter en participatietrede Conform het participatiebeleid hebben we gebruik gemaakt van de participatiemeter om de participatie goed in te kunnen richten. Daaruit volgt dan de manier van participatie die passend is voor het project.

De vier vragen van de participatieladder hebben we als volgt beantwoord: 1. In hoeverre voorziet de komst van het azc in algemene maatschappelijke behoeften? Antwoord: Score 5. De opvang van vluchtelingen is maatschappelijk gezien een groot, urgent en landelijk gedeeld probleem. 2. Verwacht u veel media/politieke aandacht? Antwoord: Score 5. Het onderwerp azc is een onderwerp waar media over het algemeen veel aandacht aan besteden. Ook vanuit de gemeenteraad wordt het proces op de voet gevolgd. 3. Hoeveel impact heeft het azc op inwoners en de omgeving? Zowel ruimtelijke effecten als leefbaarheid. Antwoord: 2. Het azc heeft feitelijk gezien weinig effect op de leefomgeving of de fysieke omgeving. De asielzoekers wonen in de buurt, gaan naar school en waar mogelijk naar werk, wonen in nette huizen die het COA laat bouwen. 4. Wie ondervinden er gevolgen van het azc (belanghebbenden)? Antwoord: 4 (het dorp). Omdat het deelgebied direct aangrenzend aan het azc-terrein nog moet worden ontwikkeld, ligt het azc nog niet in een dichtbevolkte wijk. In het kader van integratie gaan de vluchtelingen wel gebruikmaken van voorzieningen die niet alleen voor hen

zijn. Ze gaan bijvoorbeeld naar de taalklas en op een gegeven moment naar een bestaande school. Ook doen ze hun boodschappen in het dorp. Wanneer we de aantallen punten optellen komen we op 5+5+2+4 = 16. Gemiddeld is dat dus het cijfer 4. Volgens de participatieladder is het dan raadzaam om de belanghebbenden te laten adviseren. Dat past ook goed binnen de kaders: over sommige punten kunnen belanghebbenden meedenken. Andere punten staan vast in randvoorwaarden. Randvoorwaarden Randvoorwaarden voor de komst van het asielzoekerscentrum zijn: - Er is geen discussie over de vraag óf er een azc in de gemeente Barneveld komt De gemeenteraad heeft hierover een positief besluit genomen. - De locatie waar het azc komt, staat wat het college betreft vast. Hier is een gedegen onderzoek aan vooraf gegaan op basis van vastgestelde criteria. - Voor sommige voorzieningen is de gemeente afhankelijk van het COA of van een besluit van de gemeenteraad - Aangedragen ideeën worden ook afgewogen tegen een financieel kader Beleidsruimte Graag gaan we met de omwonenden en andere belanghebbenden in gesprek over de vraag ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen de komende jaren zo plezierig mogelijk samen kan wonen in de wijk”. Daarbij inventariseren we welke zorgen er leven. Gezamenlijk inventariseren we ook mogelijke oplossingsrichtingen, om rekening mee te houden bij de inrichting van het terrein.

De opbrengst van de participatie wordt als advies meegenomen in het bepalen van de aanvullende maatregelen op en rond de locatie. Capaciteit en geld (voor bijvoorbeeld aanvullende maatregelen) zal vrijgemaakt moeten worden door de betrokken partijen en in eerste instantie door COA. Dit, om de belanghebbenden ook daadwerkelijk tegemoet te kunnen komen waar wenselijk. Participatie op drie momenten De participatie met betrekking tot het azc vindt plaats op drie momenten: a. Participatie voorafgaand aan de voorlopige locatiekeuze b. Participatie direct na de voorlopige locatiekeuze c. Participatie bij de invulling/uitwerking van de locatie a. Participatie voorafgaand aan de locatiekeuze In de zomer van 2021 kon iedereen die dat wilde, mogelijk kansrijke locaties voor de realisatie van een azc melden via het mailadres azc@barneveld.nl. Zij waren daartoe diverse malen opgeroepen via de gemeentelijke website, social media, de gemeentelijke informatiepagina in de krant en een redactioneel artikel in de Barneveldse Krant. Bij de oproep stonden enkele randvoorwaarden over een terrein. Vijfentwintig mensen maakten van deze gelegenheid gebruik. Zij leverden in totaal 45 locaties aan. Nadat de dubbelingen daar uit waren gehaald, bleven er 33 locaties over.

Deze locaties zijn allemaal beoordeeld op basis van de randvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld grootte, grondeigendom, nabijheid van voorzieningen, enzovoorts. De locaties die na deze eerste selectie overbleven, werden allemaal gewogen via een beoordelingsmodel met criteria. Daarbij werd gekeken naar bijvoorbeeld bodemverontreiniging, bestemmingsplan, mogelijkheden op het terrein goed te ontsluiten, aanwezigheid van zeldzame flora en fauna, enzovoorts. Uit deze weging kwam een voorkeurslocatie, die het college van B en W ter besluitvorming voorlegt aan de gemeenteraad. Alle mensen die een mogelijk kansrijke locatie hebben aangemeld, krijgen een schriftelijke terugkoppeling over het proces en over hoe de locatie is beoordeeld. b. Participatie direct na de voorlopige locatiekeuze Tussen de voorlopige locatiekeuze van het college van B en W (eind maart/begin april 2023) en de definitieve besluitvorming in de gemeenteraad (begin juli 2023) is het tweede moment van communicatie en participatie voor de belanghebbenden. Een (Factor-C-)analyse van de omgeving draagt bij aan het bepalen van de kring van belanghebbenden. De gebiedsregisseurs worden hierbij ook betrokken. We informeren de belanghebbenden over de argumenten die ten grondslag liggen aan

de locatiekeuze. Zij kunnen vragen stellen en hun input geven. Centraal staat dan de vraag ‘‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen de komende jaren zo plezierig mogelijk samen kan wonen in de wijk”. Daarbij inventariseren we ook welke eventuele zorgen er leven. Gezamenlijk bedenken we mogelijke oplossingsrichtingen, om rekening mee te houden bij de inrichting van het terrein. De belanghebbenden hebben daar dus weer een adviserende rol. We zullen daarbij ook duidelijk aangeven wat de kaders en randvoorwaarden zijn waarbinnen zij hun advies kunnen geven. De gemeente is er om een afweging te maken tussen verschillende belangen, de regels, de beleidsdoelen, kosten en kansen. Waar mogelijk willen we rekening houden met wensen van belanghebbenden. En daarbij geldt ook: verschillende wensen zijn niet altijd goed samen te brengen. De opmerkingen en adviezen van de belanghebbenden gaan in een participatieverslag mee met het raadsvoorstel naar de gemeenteraad. De gemeenteraad kan dit gebruiken bij de besluitvorming over de locatie en over wat er eventueel verder nodig is om het samen leven in de wijk positief te beïnvloeden. Ook gaan we in gesprek met de maatschappelijke organisaties, bijvoorbeeld kerken. Samen bekijken we dan welke rol zij kunnen spelen om de komst en het verblijf van de vluchtelingen tot een succes te maken. c.

Participatie bij de invulling/uitwerking van de locatie Na de definitieve besluitvorming over de locatie, starten de daadwerkelijke voorbereiding, uitwerking en realisatie van het azc. Gedurende die periode kunnen belanghebbenden (bijvoorbeeld via een kleine groep vertegenwoordigers) adviseren/meedenken over de invulling van de locatie. Daarbij worden de zorgpunten met mogelijke oplossingsrichtingen uit het participatieverslag betrokken. Doelgroepen Er zijn veel actoren die te maken hebben met de komst van het azc. Zij zijn in meerdere of mindere mate betrokken en hebben verschillende rollen. Er vindt nog een stakeholders-analyse volgens de methodiek van Factor-C plaats als check, om zeker te weten dat we alle belanghebbenden in beeld hebben. Daarbij worden ook de gebiedsregisseurs betrokken. Actoren

Factoren die een rol spelen

Omwonenden

- beeldvorming over asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - zicht op locatie - overlast, veiligheid, leefbaarheid - negatieve berichtgeving rond opvanglocaties/aantallen elders in het land - eigen mensen krijgen moeilijk een woning stikstof - beeldvorming over asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - zicht op locatie - overlast, veiligheid, leefbaarheid - negatieve berichtgeving rond opvanglocaties/aantallen elders in het land - namen van deze kopers zijn bij de gemeente niet bekend (privacywetgeving; ontwikkelaars, woningbouwstichting)

Mensen die een kavel gekocht hebben in Bloemendal voordat bekend werd dat het azc hier komt

Kansen & bedreigingen Kans: - acceptatie aanwezigheid azc

Impact

Bedreiging: - negatief beïnvloeden proces

- angst voor waardedaling huis/pand - Verandering uitzicht/leefomgeving - aantasting imago woonomgeving -Angst voor veiligheid

Kans: -Acceptatie aanwezigheid azc - meeste woningen worden opgeleverd ruim nadat het azc er staat. Mogelijk loopt alles dan al op rolletjes

Impact: angst voor waardedaling huis/pand - Verandering uitzicht/leefomgeving - aantasting imago woonomgeving -Angst voor veiligheid

Bedreiging: -negatief beïnvloeden proces -mogelijk willen mensen door vooroordeel van hun kavel af

Belangengroepen (wijkplatform, plaatselijk belang)

Ondernemers in de omgeving (incl Harselaar)

Bewoners in de kern Barneveld

(lokale) organisaties/ Instellingen/vereniging en/kerken enz

Onderwijsinstellingen

Overige geïnteresseerden in de gemeente Barneveld

Lokale samenwerkingspartners , zoals Vluchtelingenwerk

- beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - vertegenwoordigen belangen inwoners - overlast, veiligheid, leefbaarheid - berichtgeving rond opvanglocaties /aantallen elders in het land - beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - overlast, veiligheid/diefstal - bedrijfsvoering - berichtgeving rond opvanglocaties / aantallen elders in het land - beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen in gemeente en COA - overlast, veiligheid, leefbaarheid - berichtgeving rond opvanglocaties / aantallen elders in het land

- beeldvorming asielzoekers en huisvesting - rol en betrokkenheid richting omgeving - maatschappelijke verantwoordelijkheid - mogelijkheden tot betrokkenheid bij azc - leerplicht kinderen asielzoekers - school op terrein of onderwijs azc-kinderen op bestaande scholen? - relatie met gemeente (onderwijs) -beeldvorming asielzoekers en huisvesting - vertrouwen gemeente en COA - berichtgeving rond opvanglocaties/aantallen elders in het land - Begeleiding asielzoekers

Kans: - meenemen in proces en benutten als schakel/ambassadeur Bedreiging: - zorgen leefbaarheid - Gegroepeerde weerstand Kans: - extra klandizie/omzet - leveren aan azc Bedreiging: - aansluiten bij eventuele negatieve gevoelens bevolking Kans: - acceptatie aanwezigheid azc - nemen maatschappelijke verantwoordelijkheid (helpen medemens, vrijwilliger) Bedreiging: - negatief beïnvloeden proces - angst voor overlast Kans: - ambassadeurs/ sleutelfiguren scharen zich achter komst azc (ervaring met crisisnoodopvang) Bedreiging: - onvoldoende vrijwilligers Kans: - extra leerlingen

- zorgen bij achterban - druk van achterban

- azc kan zorgen voor extra inkomsten of personeel - maatregelen ter begeleiding van asielzoekers om eventuele overlast te voorkomen - aantasting imago woonomgeving - gevoelens van sociale onveiligheid

- uitbreiding doelgroep, meer leden meer hulp nodig - meer druk op vrijwilligers door grotere vraag

- extra leerlingen met extra zorg - aanpassen lesprogramma

Bedreiging: - capaciteitsproblemen Kans: - acceptatie - NIMBY Bedreiging: - discussie over locatie -negatief beïnvloeden proces Kans: -positieve verhalen uit ervaring - inzetten als ambassadeur

- meer beroep doen op samenwerkingspartners door meer vraag

Politie/GHOR/GGD

Projectontwikkelaars /verkopers van grond die actief zijn in Bloemendal

- Extra inzet (beeldvorming)

Kans: - positieve ervaringen van andere locaties delen -laten zien dat er extra controle is> bijdrage aan veiligheidsgevoel Bedreiging: - capaciteit Kans: -acceptatie van azc -hulp bij bereiken kopers grond

-grond verkopen met andere uitgangspunten (een azc in de buurt) -hebben de adressen van de kopers van de grond

Media

- imago (asielopvang)locaties - beeldvorming noodzaak opvang - feiten en cijfers (betrouwbaarheid, media zal kritisch volgen of partijen doen wat ze zeggen) -

Gemeenteraad

-- imago (asielopvang)locaties - beeldvorming noodzaak opvang - feiten en cijfers -ervaringen met voormalig azc, opvang Oekraïners en crisisnoodopvang

Gemeentelijke organisatie

COA

- imago (asielopvang)locaties - beeldvorming noodzaak opvang - feiten en cijfers -KCC op de hoogte om vragen te beantwoorden

-beeldvorming over COA

-

- meer inzet

Beeldvorming over locatie waar zij grond verkopen

Bedreiging: Negatieve gevoelens Kans: - media pakken verhaal positief op Bedreiging: - platform voor tegenstanders Kans: -ambassadeurs

-meer vragen/reacties van inwoners

Bedreiging: -Inwoners proberen via de gemeenteraad een ander besluit te forceren Kans: -ambassadeurs

-meer vragen/reacties van inwoners

Bedreiging: -Overbelasting KCC Kans: -delen positieve ervaringen, inzetten ambassadeur

-

Strategie Zorgvuldige participatie en communicatie met aandacht is van groot belang. We zetten in op de relatie met de betrokkenen. We sluiten aan op hun beleefwereld. Aan de voorkant maken we duidelijk waar mensen wel en geen invloed op kunnen hebben. Van belang zijn informatievoorziening, betekenisgeving en schadebeperking. •

Informatievoorziening Doelgroepen kennen de feiten en cijfers rond het azc (aantallen/duur/maatregelen) en waarom deze locatie geschikt is. Zo snel, transparant en nauwkeurig mogelijk. Als het nog niet

mogelijk is om ergens inhoudelijk over te communiceren, is er altijd de mogelijkheid van procesinformatie. •

Betekenisgeving Doelgroepen zien de noodzaak van het realiseren van opvanglocaties en accepteren dat het op deze locatie is. Daarvoor is het nodig om te luisteren naar en aansluiten bij de emoties van de buitenwereld. Puur feitelijke communicatie, leidt tot weerstand. Het is waardevol om regelmatig signalen en sentimenten uit de buurt op te halen. Bijvoorbeeld via de gebiedsregisseurs of de maatschappelijke partners. In het omgaan met de emoties van de buitenwereld passen we ‘BAM’ toe: Benoemen, Aansluiten, Meenemen. We benoemen de emoties en zorgen die we zien en vatten ze samen. We sluiten aan door aan te geven dat we begrip hebben voor die gevoelens. En we nemen ze mee in waarom we als gemeente toch overgaan tot asielopvang. Kortom: je hoeft het niet eens te zijn met elkaars mening, maar je moet ze wel erkennen. Dat gaat twee kanten op.

•

Schadebeperking Doelgroepen weten in hoeverre zij betrokken kunnen zijn bij de ontwikkeling van het azc, welke ruimte er is om invloed te hebben (en welke niet). Zij weten wat ze moeten doen als ze vragen hebben, of bijvoorbeeld waar ze zich kunnen melden als zij overlast ervaren, of zich kunnen aanmelden als vrijwilliger.

Uitgangspunten in de communicatiestrategie: • We zorgen voor commitment in de gemeenteraad • Participatie op drie momenten (1 al afgerond); communicatie regelmatig tijdens het gehele proces. • Gericht op het bouwen van relaties: niet alleen zenden, maar steeds blijven luisteren • Open, tijdig, persoonlijk en eenduidig (persoonlijk is dus ook kleinschalig, in sommige gevallen zelfs 1 op 1). • Aansluiten bij zorgen en emoties, zonder er in mee te gaan • Verwachtingen managen: geen participatie over de locatie, wel over maatregelen die eventuele zorgen (enigszins) weg kunnen nemen. • Wisselgeld geven: welke extra maatregelen kunnen wij/COA bieden mbt de zorgen/vragen die bij betrokkenen leven. Maar ook bijvoorbeeld wisselgeld in de vorm van ideeën, bijvoorbeeld mogelijkheden voor ondernemers om iets op te zetten op het terrein. • Dilemma’s delen • Samen optrekken, maar wel met heldere rolverdeling (gemeente en COA). • We geven de nieuwe bewoners (vluchtelingen) een gezicht: kinderen die spelen, mensen die een toekomst opbouwen, die onze huizen bouwen, lekkende kraan repareren, enz. • Aandacht geven aan positieve geluiden/initiatieven in de samenleving zonder de negatieve geluiden te negeren. Hierbij kan ook het succes van de crisisnoodopvang genoemd worden.

Wellicht zijn er omwonenden van de CNO die bereid zijn om iets te vertellen over hun (uiteindelijk positieve) ervaringen? • We benoemen regelmatig dat het vluchtelingen zijn; ons (christelijke) hart staat open voor het opvangen van mensen die alles achter hebben moeten laten, omdat ze niet meer veilig waren. • We betrekken stakeholders, zoals kerken, verenigingen en het wijkplatform uit de omgeving bij de opvang. Leerpunten bij andere azc-locaties in het land Waardevolle leerpunten vanuit diverse andere locaties kunnen ons helpen om eerder draagvlak te krijgen. Uit gesprekken met vertegenwoordigers van andere locaties blijkt: • • • •

Het initiatief om asielzoekers op te vangen wordt door inwoners altijd als een risico ervaren. Men is bang voor een negatieve impact op het persoonlijk leven en de eigen leefomgeving. Hoe sneller het proces verloopt (dus hoe minder je de omwonenden meeneemt), hoe meer weerstand er is. Als je aan de voorkant aan mensen onvoldoende mogelijkheden biedt om zich te uiten, zoeken zij zelf andere mogelijkheden (tijdens vergaderingen van de gemeenteraad, via de pers enz). Maak de kring waarmee je communiceert rondom de locatie groot. Mensen willen gezien worden, erkend worden in het gevoel “dat zij er ook direct mee te maken hebben”.

• • • • • • • • •

Hoe meer vluchtelingen worden opgevangen, hoe negatiever het sentiment. De locatie is van belang. Wijken met een redelijk tot goede sociale structuur reageren veel positiever (minder weerstand) dan achterstandswijken. Er is significant minder kans op agressie als (sociale) partners (GGD, wijkagenten, buurtcoaches etc.) aan de voorkant worden betrokken bij het proces. Zij kunnen vaak goed inschatten wat het sentiment is in een wijk en gemeenschap. Inwoners willen weten of het besluit om een azc te realiseren rechtmatig was. Daarom willen zij uitleg krijgen hoe het besluitvormingsproces verloopt. Door goede procesinformatie krijgen zij meer begrip. Vooraf duidelijkheid geven in waar betrokkenen inspraak in hebben en waarin dat niet het geval is, zorgt voor minder weerstand. De perceptie kan afwijken van de feiten: inwoners kunnen voelen dat een risico groter is dan het daadwerkelijk is. Heb begrip voor die emotie. Er moet ruimte zijn voor inwoners om hun zorgen en emoties te ventileren. Inwoners die te laat of te vluchtig worden geïnformeerd, voelen zich overvallen. Dat zorgt voor meer weerstand en het risico op escalatie stijgt. Organiseer meerdere bewonersavonden/klankbordgroepen/etc. waar omwonenden hun zorgen en emoties kunnen uiten. Wees je bewust van wat er speelt in de buurt, of er gevoelige issues zijn, wat voor soort buurt het is, enz

Kernboodschap Fase 1, het delen van de voorkeurslocatie van het college van B en W: “De gemeente Barneveld en het COA hebben het locatieonderzoek voor de realisatie van een asielzoekerscentrum afgerond. De voorkeurslocatie van het college van B en W voor de opvang van 300 vluchtelingen gedurende 10 jaar, is de Nijkerkerweg 132 Barneveld. Deze locatie komt als meest geschikt naar voren na een uitgebreid onderzoek met een beoordelingskader. Daarin zijn 43 locaties beoordeeld op basis van vastgestelde criteria. De locaties waren deels ingediend door inwoners van de gemeente Barneveld. Aan het einde van de opvangperiode volgt er een evaluatie om te bepalen voor welk doeleinde deze bebouwing daarna kan worden ingezet. Wij willen de komende maanden graag met de omwonenden en belanghebbenden in gesprek. De voorkeurslocatie staat vast. Maar graag horen wij hoe u tegen de komst van het azc aankijkt en wat er voor u nodig is om de komst van het azc zo goed mogelijk te laten verlopen. Zodat iedereen in de wijk zo goed mogelijk kan samenleven.” Fase 2, na besluitvorming in de gemeenteraad: “Er komt rond XX-XXXX een asielzoekerscentrum op de locatie Nijkerkerweg 132 Barneveld. Er worden gedurende tien jaar 300 vluchtelingen opgevangen. Dat heeft de gemeenteraad van Barneveld besloten nadat het college van B en W deze als voorkeurslocatie had voorgedragen.

Hier ging een uitgebreid locatieonderzoek aan vooraf. We betrekken alle input vanuit het participatieproces bij de invulling van het terrein. En via de klankbordgroep blijven we u betrekken bij de invulling van de locatie. Participatie- en communicatiemiddelen De direct-betrokkenen (belanghebbenden) worden op verschillende manieren geïnformeerd en kunnen participeren. -

Persoonlijk gesprek: collegeleden informeren de direct aanwonenden / betrokkenen in een persoonlijk gesprek aan de ‘keukentafel’. Verschillende stakeholders vanuit het maatschappelijk middenveld en projectontwikkelaars worden door collegeleden gebeld.

-

Brieven: geselecteerde doelgroepen worden door middel van een brief geïnformeerd en uitgenodigd voor (een) bijeenkomst(en). Doelgroepen: direct aanwonenden, de cirkel omwonenden daar omheen, de mensen die net een kavel hebben gekocht, ondernemers, gemeenteraad en maatschappelijke organisaties. Bijvoorbeeld over het voornemen, als de werkzaamheden beginnen, enz.

-

Participatiebijeenkomsten: De belanghebbenden worden uitgenodigd voor bijeenkomsten. Vooraf wordt duidelijk gemaakt waarover zij kunnen adviseren en wat randvoorwaarden zijn. Ze worden plenair bijgepraat over de plannen. Na afloop is er de mogelijkheid om aan statafels in kleine groepjes of 1- op- 1 iets te delen. Mogelijke zorgen worden geïnventariseerd. In een tweede bijeenkomst kunnen mensen op thema meedenken over oplossingsrichtingen voor de zorgen die zijn geuit. Daarbij staat ook de vraag centraal: ”Hoe zorgen we ervoor dat iedereen in de wijk zo prettig mogelijk kan samenleven’.Er zijn steeds medewerkers van de gemeente, het COA en eventueel ambassadeurs aanwezig om vragen te beantwoorden. Overigens is de precieze invulling van de bijeenkomsten ook afhankelijk van het aantal aanmeldingen. Mogelijk zijn meerdere dezelfde bijeenkomsten op 1 avond of kort na elkaar nodig wanneer de belangstelling groot is.

-

Verdiepende bijeenkomst met omwonenden en ondernemers die zich hiervoor aanmelden. Inventariseren over welke aspecten mensen zorgen/vragen hebben. Daarna per onderwerp met groepjes inwoners nadenken over maatregelen die de zorg (gedeeltelijk) wegnemen. Tzt rondleiding op locatie voordat de vluchtelingen er zijn. Filmpje met toelichting + laten zien hoe het erbinnen uitziet (voorbeeld Oegstgeest) of filmpjes van het COA (algemener van aard). Telefoonnummer delen voor vragen/klachten/overlast, aanmelden als vrijwilliger enz. In de loop van het traject kunnen we gaan werken met een afvaardiging van de belanghebbenden, wanneer zij dat ook willen (klankbordgroep). Mailadres azc@barneveld.nl om input te geven.

-

De volgende communicatiemiddelen kunnen op verschillende momenten in het proces voor de andere doelgroepen worden ingezet. Algemeen (voor iedereen) - Gemeentenieuws op de wekelijkse eigen pagina in de Barneveldse Krant plaatsen we informatie - Website: op www.barneveld.nl is alle informatie te vinden, incl. schetsen/tekeningen - Q & A (zowel op website, als bij KCC, voor beantwoorden van vragen) - Mailbox: via het e-mailadres azc@barneveld.nl kunnen vragen gesteld worden. - Social media: persberichten of andere nieuwtjes worden doorgeplaatst op de gemeentelijke social media. - Eventueel na het besluit van de gemeenteraad op 5 juli: Inloopbijeenkomst voor alle belangstellenden. Tijdens een inloopbijeenkomst in de buurt van de locatie wordt het plan toegelicht, worden schetsen getoond, medewerkers van de gemeente, het COA en eventueel ambassadeurs zijn aanwezig om vragen te beantwoorden. - Maillijst: doelgroepen kunnen hun e-mailadres achterlaten bij bijeenkomsten of via de website en zo op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen. - Vragen die op welke manier dan ook binnenkomen, verwerken in de Q&A op de website. - Klankbordgroep met omwonenden en anderen (medewerkers van gemeente, Coa enz). De klankbordgroep komt gedurende de opvangperiode meerdere keren bij elkaar om te praten over de opvang.

Hier worden zowel de dingen die goed gaan gedeeld, als de dingen die niet goed gaan. Afstemming en korte lijntjes om zaken aan te passen/op te pakken. Maatschappelijke partners (vrijwilligersorganisaties, kerken, verenigingen, onderwijs enz) - Collegeleden informeren enkele stakeholders persoonlijk. - Informatiebrief - Bijeenkomst om informatie te geven en samen te bekijken of en zo ja welke hulp de organisaties eventueel kunnen geven. Ook luisteren naar hun zorgen. (bijvoorbeeld van sportverenigingen in de buurt). - Telefoonnummer delen voor vragen, aanmelden als vrijwilliger enz. Ondernemers - Informatiebrief - Aansluiten bij een vergadering die zij zelf hebben om vragen te beantwoorden - Bijeenkomst

Gemeenteraad - Burgemeester informeert fractievoorzitters persoonlijk. - Collegevoorstel met rapportage versturen naar de raadsleden - Uitnodigen als toehoorder bij participatiebijeenkomsten - Rondleiding op locatie voordat de vluchtelingen er zijn - Presentatie voor raadsleden/presidium Pers -

Persgesprek: tijdens een persgesprek lichten collegeleden de locatiekeuze toe. Persbericht: rond belangrijke communicatiemomenten wordt een persbericht verspreid Rondleiding op locatie voordat de vluchtelingen er zijn

Interne organisatie • Intranetberichten incl. waar/bij wie zij meer informatie kunnen krijgen. • Filmpje met toelichting + laten zien hoe het erbinnen uitziet (voorbeeld Oegstgeest) • Informatie via de wekelijkse “Even bijpraten” van de gemeentesecretaris. • Informatie via de wekelijkse Interne nieuwsbrief