3.1 Bijlage Fase 1 communicatie en planning azc def.docx.pdf

Bijlage 1: Communicatie / participatie fase 1 Fase 1: Communiceren voorlopige locatiekeuze NB: Besluitvorming + eerste indicatie van gesprekken met omwonenden: - Collegevergadering maart /april 2023 - Raadsvergadering juni/begin juli 2023 (voor de zomervakantie) Het plan is nog niet tot in detail klaar. Er is een voorlopige schets en er zijn ideeën/onderzoeken geweest. De voorkeurslocatie van het college is bekend. Voor de omwonenden van de locatie brengt deze eerste boodschap de meeste emotie met zich mee. De ervaring leert, dat zij een AZC niet “in hun achtertuin” willen. In een latere fase van de communicatie richten zij zich meer op ‘het voorkomen van zoveel mogelijk problemen, binnen het gegeven dat het besluit nu eenmaal is genomen’. Dat betekent dat juist deze eerste communicatie erg belangrijk is. Proces-informatie en het horen en erkennen van hun gevoelens zijn erg belangrijk. Het moet heel duidelijk zijn, waar ze over mee kunnen praten en wat randvoorwaarden (vaste gegevens) zijn. Zorgvuldig, met aandacht en persoonlijk communiceren, omdat: - Als er aan de voorkant geen ruimte wordt geboden om het gevoel te uiten, zoeken mensen hun eigen mogelijkheden op. Ze zullen dan bijvoorbeeld naar de raadszaal komen, de media opzoeken, enz.

- Hoe zorgvuldiger de communicatie al vanaf het begin is, hoe meer draagvlak er uiteindelijk zal zijn - Als gemeente willen we onze inwoners zo goed mogelijk bedienen. Als zij door gemeentelijke keuzes negatieve emoties ervaren, verdienen ze het ook dat de gemeente daarnaar luistert en hun zorgen meeneemt in het vervolgproces. Voorstel communicatiemiddelen en -planning fase 1 Doelgroep

Wat

Wie

Wanneer

Omwonenden (incl. kopers van kavels in nieuwbouwwijk Bloemendal)

Brief met informatie en uitnodiging

Communicatie + projectondersteuning voor adressen, versturen en bezorgen

Woe 12 april

Informatieavond

Burgemeester, wethouders, Projectgroep, COPA, politie, Vluchtelingenwerk Organisatie door projectondersteuner idem

Do 11 mei

Burgemeester, wethouders in tweetallen

Tussen 12 april en 11 mei, hiervoor paar momenten in de agenda's collegeleden.

Eventueel een tweede avond voor mensen die zich te laat hebben aangemeld en daardoor niet meer naar binnen kunnen omdat het vol zit Persoonlijk bezoeken direct aanwonenden Bij de brief voor een kleine groep mensen zit een aparte voetnoot waarin wordt aangegeven dat ze het in hun aanmelding kunnen aangeven als ze een persoonlijk bezoek van een collegelid willen. Verdiepende bijeenkomst om in te zoomen op belangrijke thema’s en samen

Woensdag 24 mei

6 juni

oplossingsrichtingen voor eventuele zorgen te bedenken Gemeenteraad

Ondernemers (in de buurt + Harselaar)

Maatschappelijke organisaties

Burgemeester informeert de fractievoorzitters vertrouwelijk persoonlijk

Burgemeester

Collegevoorstel naar de raad

Griffie

Brief met informatie en uitnodiging om als toehoorder aanwezig te zijn bij bijeenkomsten

Projectleider/Communicatie/Griffie

In de week van het collegebesluit (week 28 maart of week 4 april) Op de dag dat de fractievoorzitters worden geïnformeerd, worden het collegevoorstel en de rapportage verstuurd onder embargo. Vertrouwelijk tot en met 12 april. 12 april

Brief met informatie en uitnodiging Bijeenkomst

Projecteider/communicatie

12 april

Projectondersteuner, projectleider, communicatie Projectondersteuner, projectleider, communicatie

11 mei voor de bewonersbijeenkomst

Leden van het college

Tussen het moment van collegebesluit en bijeenkomst op 11 mei 12 april

Verdiepende bijeenkomst om in te zoomen op belangrijke thema’s en samen oplossingsrichtingen voor eventuele zorgen te bedenken Telefonisch contact met enkele stakeholders Brief met informatie en uitnodiging voor gesprek Bijeenkomst maatschappelijke partners

Communicatie met Soc. Domein Projectondersteuner, projectleider, communicatie

11 mei einde middag met broodje (voor de andere bijeenkomst aan)

Partijen die in Bloemendal bezig zijn met verkoop grond (projectontwikkelaars, makelaars, woningstichting?)

Persoonlijk telefoontje van contactpersoon bij gemeente

Programmadirecteur fysieke ontwikkelopgaven

12 april tweede helft van de middag

Pers

Persbericht en persgesprek Aanwezig bij informatiebijeenkomst(en) + indien gewenst dan interview met collegeleden

Communicatie en burgemeester

12 april middag

Communicatie/burgemeester

11 mei

Interne organisatie

Bericht op intranet ‘Even bijpraten’ Wabe Reguliere interne nieuwsbrief

Communicatie Gemeentesecretaris Webteam

12 april 17 april Overleggen met webteam, maar na 12 april

Algemeen (voor iedereen)

Q&A op website Mailadres azc@barneveld.nl in gebruik en bijhouden Gemeentepagina in huisaan-huisblad Reguliere externe gemeentelijke nieuwsbrief Social media

Webteam Al gereed

Blijven bijwerken Voor 12 april

Communicatie

13 april

Webteam

Overleggen met webteam, maar na 12 april 12 april namiddag

Communicatie

Belangrijk: directe belanghebbenden en gemeenteraadsleden informeren vóórdat de informatie in de krant staat Uitwerking Brieven In de brief naar omwonenden staat: - Wat, waar, hoe lang, hoeveel (de informatie die we wel hebben) - Proces (wat gebeurt er de komende weken) - Uitnodiging voor informatieavond - Doel avond (Locatie azc staat niet ter discussie, waarom dan toch avond) - Dat we vervolgavonden organiseren om in gesprek te gaan over de verdere invulling van het azc *Brieven worden per post verstuurd. Mensen die er nog niet wonen, maar wel een kavel hebben gekocht benaderenvia projectontwikkelaar *Direct omwonenden waar collegeleden 1-op-1 mee gaan praten, krijgen aangepaste brief waarin aangegeven wordt dat ze een afspraak kunnen maken voor bezoek van collegeleden.

In de brief naar maatschappelijke organisaties (ook scholen, kerken enz.) en ondernemers staat: - Wat, waar, hoe lang, hoeveel (de informatie die we wel hebben) - Proces wat gebeurt er de komende weken) - Dat we hen graag in het nieuwe jaar uitnodigen om in gesprek te gaan over hoe we er samen voor kunnen zorgen dat de komst van het azc zo goed mogelijk verloopt In de brief naar de gemeenteraad staat: - Wat, waar, hoe lang, hoeveel (de informatie die we wel hebben) - Proces (wat gebeurt er de komende weken) - Hoe we de belanghebbenden betrekken - Dat ze als toehoorder aanwezig kunnen zijn bij deinformatiebijeenkomsten - Doel avond (Locatie staat niet ter discussie, waarom dan toch avond)

Participatie avond Datum: donderdag 11 mei - Het kost tijd om via diverse partijen de adressen te krijgen, de cirkel van genodigden te bepalen, ervoor te zorgen dat ook alle andere communicatiemiddelen tegelijkertijd klaarstaan (Q en A, persbericht, brieven naar raad, andere doelgroepen, interne communicatie, enz.).

-

Voorafgaand aan de informatieavond moeten de direct omwonenden zijn bezocht door collegeleden. Ook dat kost tijd, aangezien dat op afspraak gaat. Er moet wat tijd zitten tussen de uitnodiging en het moment van de informatieavond. Anders hebben mensen het gevoel dat ze niet serieus worden genomen; ze moeten hun eventuele afspraken kunnen verzetten, oppas regelen enz. De direct omwonenden worden daarvoor al persoonlijk bezocht.

Voorstel locatie - In elk geval een zaal enigszins in debuurt van de locatie van het azc - Hulpverleningscentrum aan de Nijkerkerweg (grote vergaderzaal of de kantine), indien mogelijk voor aantal genodigden - De Oosterboshal in Barneveld. - Johannes Fontanus College in Barneveld - Veluwehal - Indien niets vrij: gemeentehuis of Midden Nedeland Hallen. Genodigden Er moet door een groep mensen worden gekeken naar de exacte cirkel. - In ieder geval worden de mensen uitgenodigd in het gebied begrensd door A1(West), spoorlijn (Noord), Bloemendaallaan (Oost) en Laan van Verzet (Zuid)). Daarin liggen bijvoorbeeld straten als Nijkerkerweg, Peutweg, Buitenhuisweg). - Omdat de beoogde locatie aan de Nijkerkerweg in/bij plangebied 2a van nieuwbouwwijk Bloemendal ligt, is het verstandig om ook toekomstige bewoners van Bloemendal uit te nodigen (kopers/bewoners gebied 1 en potentiële kopers 2b, verkoop onlangs gestart). Ze krijgen op deze manier toch de mogelijkheid om de informatie te krijgen en hun mening te geven. - Plaatselijk Belang Barneveld en Wijkplatform Noord-Oost - Raadsleden - Men moet zich vooraf aanmelden via het mailadres azc@barneveld.nl Gespreksleider Het is verstandig om een externe gespreksleider voor de informatieavond in te huren. Deze kan de orde bewaren, structuur aanbrengen, enzovoorts.

Dit is ook gebleken tijdens de informatieavonden rondom de crisisnoodopvang in Voorthuizen. Voorstel: Hans Etman, hans.etman@dagvoorzitters.nl / 0655362275 Opzet van de eerste bijeenkomsten op 11 mei - Persoonlijk welkom heten bij de deur (burgemeester en wethouder(s)) - Opening door gespreksleider, incl. spelregels, duidelijk aangeven wat het eindtijdstip is, inkadering van waar het over gaat (locatie niet ter discussie, wel graag horen hoe men er tegenaan kijkt en wanneer/waarover men nog mee kan praten) - Inleiding + welkom+ formatie geven over nut, noodzaak, hoe lang, hoeveel enz. (burgemeester) - Ruimte geven voor reacties uit de zaal (gespreksleider leidt in goede banen) - Aan het einde van het plenaire stuk aangeven hoe het vervolgproces eruitziet en dat we bij hen terugkomen zodra er meer bekend is. - Indien gewenst kunnen mensen nog 1 op 1 praten met leden van de projectgroep, politie, COA, collegeleden enz aan statafels om hun individuele vragen/zorgen te delen. Aandachtspunten - We zijn er deze avond voor de aanwezigen - Een duidelijke eindtijd noemen. Eventuele uitloop mag, als dat bijdraagt aan het verminderen van de emotie in de groep, aan het geven van duidelijkheid enz. - Vooral input ophalen, niet direct inhoudelijk reageren, vooral luisteren.

- Achter de keuze staan, duidelijk laten merken dat de gemeente vluchtelingen opvangt vanuit overtuiging - Vriendelijk blijven; dit zijn mensen met zorgen, die deze soms ongenuanceerd brengen - Nadenken over veiligheidsplan

Inhoud die aan bod moet komen - informatie geven over noodzaak, waarom die locatie en feiten en cijfers (hoeveel, hoe lang, wanneer, enz.) - informatie over het proces en waar men invloed op heeft - Gevoelens en gedachten van omwonenden ophalen. - Vervolgproces schetsen: nog vervolgavonden en eventueel een klankbordgroep Persoonlijke gesprekken met direct omwonenden - Bepalen welke woningen horen bij de direct omwonenden - In die brieven aangeven dat een collegelid graag een half uurtje langskomt om te praten over de komst van het azc. Zij kunnen daarvoor een afspraak maken met het secretariaat - Gesprek bestaat uit: i. Kort vertellen wat de plannen zijn ii. Luisteren naar reactie iii. Aangeven dat er nog een informatieavond komt endat we ook de komend e maanden bij hen terugkomen.