Werkafspraken COA - Gemeente Barendrecht .pdf

Bestuurlijke werkafspraken Over het ter beschikking stellen van Tijdelijke Gemeentelijke Opvang voor Asielzoekers inclusief het leveren van hospitality en zorgen voor begeleiding

tussen

Gemeente Barendrecht

&

Centraal Orgaan opvang Asielzoekers

Gemeente rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Hierna te noem de 'de Gemeente'; Centraal Orgaan Asielzoekers (COA en Projectbureau), gevestigd te Leersum, aan de Hoogstraat 8, 3956 NB rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R. van Ooijen, hierna te noemen: 'COA'; Hierna ook te noemen gezamenlijk "partijen" of afzonderlijk "partij"

Overwegen het volgende:

• Dat de projectorganisatie bestaande uit de projectleider, Hoofd- en leden van het Projectbureau, locatiemanagement, Woonzorgbegeleiders en Verpleegkundigen als zelfstandige organisatie functioneert on de paraplu van het COA;

• dat de Projectorganisatie haar functie kan blijven uitoefenen zoals zij dat deed onder de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond en naar de wens van het gemeentebestuur;

• dat Partijen deze bestuurlijke werkafspraken te goeder trouw en naar beste kunnen zullen uitvoeren zoals van professionele partijen mag worden verwacht en zij zullen zich op een eerlijke, billijke en professionele wijze inzetten voor elkaars belangen;

• dat Partijen voornemens zijn gezamenlijk een project c.q. projecten uit te voeren (middels de Projectorganisatie), bestaande uit de opvang van asielzoekers in het kader van de verplichtingen zoals gevraagd door het ministerie Justitie en Veiligheid;

• dat Partijen van mening zijn dat een gezamenlijke inspanning, alsmede een efficiënt gebruik van binnen Partijen aanwezige specialistische kennis en middelen tot wederzijds voordeel strekt;

• dat het uitgangspunt is dat de tijdelijke noodopvang voor de Gemeente kostenneutraal zal plaatsvinden;

• de kosten hiervan zullen, via het COA, door het Rijk worden vergoed i . Hiervoor worden met het COA nadere afspraken gemaakt;

• dat de opvang zal plaatsvinden op de locatie: • dat het COA met het ondertekenen van deze overeenkomst akkoord gaat met de gemaakte afspraken tussen de Gemeente en COA en de positie van het Projectbureau;

• dat Partijen afspraken hieromtrent bindend willen vastleggen.

Pagina 2

Komen overeen: Artikel 1 - Definities Externe

Projectbureau :

Tijdelijke Gemeentelijke Opvang:

I

De Partij die door een van de Partijen wordt ingeschakeld om (een deel van) de overeengekomen werkzaamheden te verrichten en geen partij is bij deze Werkafspraken. Zoals eerde functionerend onder de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond , bestaande uit de projectleider, Hoofd- en leden van het Projectbureau, locatiemanagement, Woonzorgbegeleiders en Verpleegkundigen als zelfstandige organisatie functioneert onder paraplu van het COA.

De term Tijdelijke Gemeentelijke Opvang (TGO) vervangt de begrippen Nood Opvang en Crisis Noodopvang.

Conform brief van J&V met kenmerk: 2021-0000668845 d d, 14 december 2021

Artikel 2 - Duur van de Werkafspraken 1. Deze Werkafspraken worden aangegaan voor bepaalde tijd. De duur van de opvang is maximaal 4 maanden (exclusief opbouw en afbouw) tot uiterlijk 31 mei 2024. Deze werkafspraken eindigen op de dag dat partijen aan al haar verplichtingen hebben voldaan, alle asielzoekers de opvanglocatie hebben verlaten, alle faciliteiten zijn beëindigd, de locatie is gesloten, partijen aan hun verplichtingen hebben voldaan en over en weer niets meer van elkaar te vorderen hebben.

Artikel 3 - Afspraken met het COA 1. De asielzoekers betreffen eerstelijns instroom asielzoekers (nieuwkomers) die zich aanmelden voor regime in Nederland, waarbij de procedure nog niet is gestart en niet eerder doorlopen is. De groep asielzoekers voor de gemeente bestaat uit maximaal 50 personen; 2. De duur van de acute noodopvang van asielzoekers bedraagt 4 maanden met uiterlijke datum van beëindiging 31 mei 2024.

Artikel 4 - Handelingsbevoegdheid, verhouding tussen en vertegenwoordiging van Partijen 1. De Gemeente dient voor iedere te geven opdracht en te maken (personele) kosten voorafgaand toestemming te vragen aan de leiding van het Projectbureau. 2. Tussen Partijen bestaat geen hiërarchische verhouding, noch enige andere relatie dan beschreven in deze Werkafspraken. Dit laat onverlet dat Partijen elkaar kunnen instrueren over de te verrichten werkzaamheden.

Artikel 5 — Kosten en facturatie 1 . Het Projectbureau houdt een deugdelijke administratie bij van de gemaakte kosten c.q. investeringen en de verrichte werkuren. 2. In het kader van de Samenwerking zullen Partijen kosten maken. Partijen spreken af dat: l. De kosten door de Gemeente worden gefinancierd door het COA na accordering door de leiding van het Projectbureau.

Pagina 3

II. De kosten zo laag mogelijk worden gehouden. Er rust op Partijen hierop een inspanningsverplichting; III. De Gemeente voor alle door haar te maken uitvoeringskosten voorafgaand toestemming vraagt aan de leiding van het Projectbureau. IV. Het COA zal uitsluitend de (personele) kosten vergoeden waar de leiding van het Projectbureau akkoord voor heeft gegeven 3. De factuur dient te voldoen aan de wettelijke vereisten en is minimaal voorzien van: a. naam, adres, postcode, woonplaats/vestigingsplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN-en BIC-gegevens, btw-nummer, KvK-nummer; b. het factuuradres van Partij; c. het totale factuurbedrag inclusief en exclusief btw; d. het factuurnummer, inkoop(opdracht)nummer van XXX, periode waarop de factuur van toepassing is en omschrijving/ specificatie van de dienstverlening. 4. De in te dienen facturen dienen overeenkomstig nader te maken afspraken gestuurd te worden naar: Arthurvanden Brand.nl 5. Bij gerede twijfel over een factuur zal direct contact opgenomen worden met de inkoper van het Projectbureau en zal overleg plaats vinden over de betwiste kosten. 6. Indien partijen overeenstemming hebben bereikt over een betwiste (deel-) declaratie wordt het betwiste deel gecrediteerd.

Artikel 6 - Communicatie I

Omdat bij de uitvoering van deze werkafspraken op diverse niveaus overleg wordt gepleegd, is in bijlage 1 een overzicht gemaakt wie contactpersoon is voor wat en met wie over welke aspecten gecommuniceerd kan worden. In dit document staan de communicatiegegevens van het Projectbureau en de Gemeente die worden gebruikt voor het uitvoeren van inhoudelijke taken. Bijlage 1 is een levend document en zal indien de situatie daarom vraagt worden aangepast.

Artikel 7 — Werkwijze 1 De werkwijze voor zaken waar de Het Projectbureau geen (raam-)overeenkomst mee heeft afgesloten is als volgt:

a. De Gemeente geeft een indicatie van de te verwachten kosten. Personele kosten dienen conform bijlage 4 te worden ingediend;

b. Het Projectbureau overlegt de te verwachten kosten aan de leiding van het Projectbureau; c. de leiding van het Projectbureau geeft akkoord op de kosten; d. de leiding van het Projectbureau geeft akkoord op de kosten aan de Gemeente met een ordernummer;

e. De Gemeente factureert onder vermelding van het ordernummer en een duidelijke f.

specificatie (als bijlage) aan het COA. Voor personele kosten wordt bijlage 4 gebruikt voor de specificatie hiervan; Zodra de leiding van het Projectbureau de vergoeding van de kosten van de Gemeente heeft goedgekeurd, wordt de factuur door het COA betaald.

Pagina 4

g. Indien de leiding van het Projectbureau geen akkoord geeft op de kosten vindt er afstemming plaats tussen de leiding van het Projectbureau en de Gemeente hierover hoe dit op te lossen. 2 De werkwijze voor zaken waar het Projectbureau een (raam-)overeenkomst mee heeft afgesloten is als volgt: a. De Gemeente stemt met de contractant van het Projectbureau (COA) af over de behoefte; b. De contractant legt een raming/ offerte voor bij de leiding van het Projectbureau (COA) voor akkoord; c. de leiding van het Projectbureau geeft akkoord op de kosten met een ordernummer aan de contractant en informeert de Gemeente; d. Indien nodig geeft de Gemeente een akkoord voor de geleverde prestatie van de contractant (bijvoorbeeld urenstaten); e. De contractant stuurt conform overeenkomst een factuur naar de inkoper van het Project Projectbureau; f. Het COA betaalt de factuur.

Artikel 8 - Wijziging van de Werkafspraken 1. Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die zodanig zijn, dat van (een van) Partijen in redelijkheid geen ongewijzigde instandhouding van deze Werkafspraken kan worden verwacht, proberen Partijen te komen tot een voor alle Partijen aanvaardbare wijziging van de Werkafspraken. 2. Wijzigingen en/of aanvullingen op deze Werkafspraken zijn enkel geldig indien zij schriftelijk met alle Partijen zijn overeengekomen. 3. Toetreding tot deze Werkafspraken van een of meerdere nieuwe Partijen is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van Partijen.

Pagina 5

Bijlage 2 Verantwoordelijkheden en uitvoeringsafspraken Voor de realisatie van opvanglocaties wordt onderscheid gemaakt in (werk)processen:

Grijs Bouwfase - fysiek Schepen Landlocaties opbouwen •Gebouw ombouwen

Aansluiten nutsvoorziening, aanpassing fysieke ruimte

Groen Logistiek Inrichten fysieke locaties Locatiemanager Hospitality zoals catering, schoonmaak en beveiliging

Wit Uitvoering

Verzorgende taak bewoners zoals Tandzorg. gezondheidszorg, kleding, taallessen, stad leren kennen, Inhoudelijke taak asielproces Schakel tussen COA, AVIM, IND

Tabel f. Toelichting drie fasen

Grijs: Is het op — en inrichten van een tijdelijk gebouw en in dit geval op het plaatsen en inrichten van bouwwerk (verder locatie genoemd). Bij de bouw is inbegrepen het aansluiten en als nodig is het realiseren van nutsvoorzieningen (of vervangende voorzieningen), Wifi etc. Bij het opzetten van de locatie wordt ook gekeken naar de inrichting van de buitenruimte en als nodig worden daarin aanpassingen gedaan. Door het Projectbureau is voor dit resultaat een overeenkomst afgesloten met een aannemer.

Rol van de gemeente in deze fase van het proces die de opvang faciliteert: Verstrekken van tekeningen over o.a. leidingen, meewerken aan het realiseren van de nutsaansluitingen, een aanspreekpunt met mandaten aanwijzen voor de aannemer. Eindresultaat in dit werkproces is: Een tijdelijk gebouw met slaapkamers, eenvoudige verblijfsruimte(n), sanitair, nutsvoorzieningen en Wifinetwerk.

Groen: Is het logistieke gedeelte. Hierin vindt de inrichting van de tijdelijke locatie plaats. Voor de locatie betekent dit het plaatsen van meubilair, eenvoudige keukenapparatuur, wasmachine(s), droger(s) en het plaatsen van een beveiligingscamera ( bij goedkeuring gemeente) . Daarnaast maakt het inhuren van het logistieke personeel / catering / schoonmaak etc. onderdeel uit van deze fase. Door de PROJECTBUREAU is voor dit resultaat een overeenkomst afgesloten met een aannemer. Voor het compleet maken van dit werkproces: Heeft het Projectbureau een raamovereenkomst gesloten met een beveiligingsbedrijf dat per locatie 24/7 twee beveiligers levert wanneer de asielzoekers op locatie zijn. Heeft het Projectbureau tijdelijke inhuurovereenkomsten gesloten met zogenaamde locatiemanagers. Aanwezig dag / dagelijks van 08.00 — 23.00 uur. het Projectbureau verzorgt de werving / verloning / planning en daarmee de regie. Rol van de gemeente in deze fase van het proces die de opvang faciliteert: Eventueel voordragen van locatiemanagers. Eindresultaat in dit werkproces is: Een tijdelijk gebouw dat bouwtechnisch is opgeleverd en logistiek klaar voor operationeel gaan

Zodra de werkprocessen Grijs en Groen zijn opgeleverd volgt er een formele toetsing (na verkorte procedure of andere vorm van aanvraag): Aanvrager is de aannemer of het Projectbureau (in dat laatste vindt er een extra externe toetsing brandveiligheid nodig).

Pagina 6

Werkwijze is dat een (tijdelijk) bouwwerk wordt opgericht en ingericht dat wordt getoetst op: Fysieke veiligheid (BINT — Gemeente) Brandveiligheid (het Projectbureau, BRW — brand-preventisten)

GHOR Infectiepreventie deskundige (GGD) en Politie kijkt bij de schouw ook altijd mee. Dat heeft meer met externe dreiging te maken, Gemeente is normaal de vergunningverlener en neemt in dit geval de gedoogbeslissing. Afweging of dat de maatregelen afdoende zijn en voldoen aan de redelijke normen t.a.v. het bouwbesluit. Conclusie is dan (brand)veilig te gebruiken.

Rol van de gemeente in deze fase van het proces die de opvang faciliteert: Nemen van de gedoogbeslissing of; Verstrekken van een omgevingsvergunning tijdelijk bouwwerk. Kennis en expertise en eventueel capaciteit om te helpen bij de toetsing en het opstellen van de beslissing zijn bij het Projectbureau en gemeente beschikbaar. Betreffende gemeente neemt zelf de beslissing of geeft de vergunning af. Eindresultaat in dit werkproces Griis en Groen Een tijdelijk gebouw dat fysiek operationeel veilig is en geschikt is voor het ontvangen van asielzoekers.

WIT: In dit werkproces staat het welbevinden van de asielzoekers centraal. Het gaat dan om het faciliteren van de huisvesting, fysieke en mentale gezondheid. Dagbesteding, taal en uiteraard de asielprocedure. Elementen die in Rotterdam tot een goed werkbare situatie hebben geleid zijn: Aansluiten bij huisartsen(praktijk) en het maken van werk- en financiële afspraken. Aansluiten bij een tandartsenpraktijk. Het aanstellen van een (ambulant) verpleegkundige voor eerstelijnsgezondheidszorg en belangrijker het kunnen doen van triage voor de huisartsen (vervangt daarmee de vaal moeilijk bereikbare GZAtelefoon). Het aanstellen van (woon)begeleiders. Medewerkers die zorgen voor dagindeling, toe geleiding tot activering, samenhang met verpleegkundige op gezondheidszorg, eenvoudige vragen in het de asielprocedure etc. Het aanstellen een Stichting die het vrijwilligerswerk coördineert en activeert. Koppelen asielzoekers aan kennismaken en leren in en van de omgeving, eventueel moskee bezoek etc. Het aanstellen van een taalaanbieder om zo veel als mogelijk de Nederlandse taal machtig te worden. Om dit werkproces te faciliteren heeft het Projectbureau -raamovereenkomsten afgesloten voor de inzet op de locaties: Rijnmond dokters voor het leveren van huisartsenzorg en de administratieve inzet hieromtrent. Zorgwerk voor het leveren van de ambulant verpleegkundige en de (woon)begeleiders.

Werkafspraken met een Stichting voor de coördinatie van het vrijwilligerswerk. Werkafspraken met één of meerdere taal aanbieders. Opgedane ervaring, kennis en advies zijn beschikbaar. Het is aan de faciliterende gemeente om als in een cafetariamodel diensten af te nemen uit de raamcontracten. Onderdeel van het werkproces in deze fase is de specifieke COA-taak als eindverantwoordelijke voor de huisvesting en gezondheid van de asielzoeker en het faciliteren van de asielprocedure met IND en AVIM (Vreemdelingenpolitie) en Vluchtelingenwerk Nederland. Rol van de gemeente in deze fase van het proces die de opvang faciliteert: Een coördinator aanstelt:  die de werkzaamheden in het witte (werk)proces coördineert en samen met de locatiemanager toeziet op orde en rust in en om de locatie; dat de COA specifieke taak wordt uitgevoerd en zicht houdt op de asielprocedure met IND en A VIM (Vreemdelingenpolitie); de verbinding legt met een huisartsen- en een tandartsenpraktijk; die het omgevings-management coördineert,  • afspraken met de basiseenheid van de politie, afspraken en uitvoering van handhaver en toezichthouders, gemeente werken; o communicatie met de omgeving / bewoners / ondernemers.

Pagina 7

Algemeen: Het is niet aan het Projectbureau /COA om in de autonomie van de faciliterende gemeente te treden of taken, verantwoordelijkheden of bevoegdheden over te nemen. Om die reden is het van belang dat de faciliterende gemeente een projectleider aanstelt / aanwijst die met gezag en mandaat gesprek partner is voor de eigen organisatie (directie) en bestuur (B&W) En ook gesprekspartner is van de (algemeen) projectleider het Projectbureau. het Projectbureau coördineert en faciliteert: Afspraken op hoofdlijnen met het COA en escaleert daar waar nodig Houdt totaaloverzicht op bezetting asielzoekers, totaal en per locatie, in en uitstroom Sluit waar nodig (mantel)overeenkomsten. Is het financieel loket. Voert planning en regie op locatiemanagers (uitvoering is op gemeentelijk niveau).

Pagina 8

Bijlage 3 Beknopte organisatiebeschrijving gemeenten t.b.v. noodopvang asielzoekers Algemeen projectleider: Bestuurlijk inzicht Eerste aanspreekpunt voor Projectbureau Samenstellen kernteam Organiseren terugkerende overleggen kernteam en externe partners Overzicht in planning en voortgang alle kleur-fases Communicatie extern Afstemmen financiën vooraf met budgethouder Projectbureau Deelprojectleider Opbouwfase (grijs): Profiel: Technisch/bouwkundige achtergrond Vergunningsproces Nutsvoorzieningen realiseren Oplevering locatie (i.s.m. met Projectbureau) Ontmanteling locatie Deelprojectleider Inrichtingsfase (groen): Profiel: Facilitair/organisatorische achtergrond Inrichten locatie (via contractpartners Projectbureau) Hospitality en faciliteiten organiseren (via contractpartners Projectbureau) Werven locatiemanagers Deelprojectleider Verzorging (wit): Profiel: Sociaal/medische achtergrond Huisartsen en (ambulante) verpleegkundigen organiseren Aanspreekpunt 24/7 in operationele fase Op peil houden aantal locatiemanagers en aanspreekpunt planning door PROJECTBUREAU Werkafspraken borgen, aanpassen locatiemanagement Veiligheid, wekelijks operationeel overleg met partners (politie, BOA etc.) Dagbesteding, (woon)begeleiding, tolken, cursussen etc. Activeren vrijwilligerswerk, liefdadigheid

Pagina 9