Voorstel

Raadsvoorstel Onderwerp: Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik, Controleprotocol 2023

College van burgemeester en wethouders 11 april 2023

Zaaknummer 719730

Portefeuillehouder Margo Stolk

Commissie Algemene Zaken en Financiën BD 8 mei 2023

Openbaar

Gemeenteraad 30 mei 2023

Geadviseerd besluit 1. Het controleplan VIC 2023 Barendrecht vast te stellen. 2. Het normenkader 2023 Barendrecht vast te stellen. 3. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 vast stellen. 4. Het controleprotocol 2023 Barendrecht vast te stellen.

1/5

Raadsvoorstel Inleiding Normenkader 2022 De controle op het boekjaar 2022 verloopt zoals voorgaande jaren. De accountant controleert zowel op de rechtmatigheid als op de getrouwheid en geeft een controleverklaring af. Om dit mogelijk te maken is het nodig nog één besluit te nemen. Het normenkader 2022 moet vastgesteld worden. Daarmee sluiten we deze wijze van controle op de jaarrekening af. Controleplan VIC 2023, nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik en Normenkader 2023 Vanaf het boekjaar 2023 is er nieuwe wetgeving, de rechtmatigheidsverantwoording (voortaan afgekort RMV) officieel ingevoerd. Taken en verantwoordelijkheden zijn nu anders dan voorheen. Over het boekjaar 2023 geeft het college in de jaarrekening de verklaring af, het gehele boekjaar financieel rechtmatig te hebben gehandeld. Bij de conceptjaarrekening 2023 die wordt vastgesteld voorafgaand aan de controle door de accountant zal de RMV een vast onderdeel zijn. Het volledige college is inhoudelijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Dat vraagt vanaf nu een andere routing in de besluitvorming. Het college laat voorafgaand aan het controlejaar een plan vaststellen door de raad, het controleplan VIC 2023. Hierin staan de controlepunten op basis van materialiteit, bevindingen uit het verleden en eventuele toevoegingen vanuit uw raad.

Ook laat het college voorafgaand aan het controlejaar een normenkader vaststellen door de raad. Ook hier kan uw raad toetsingsnormen toevoegen. De nieuwe wetgeving regelt dat alleen de raad bevoegd is tot het vaststellen van de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik. Controleprotocol 2023 Met de aanbesteding van de accountant voor de periode 2021-2024 is een controleprotocol opgesteld en vastgesteld. Met de wetswijziging is ook hier aanpassing noodzakelijk en zal een nieuw protocol het oude moeten vervangen. Beoogd effect Wat we willen bereiken is dat de basis op orde is, processen beheerd en beheerst worden en van daaruit de financiële rechtmatigheid aangetoond kan worden. Relatie met beleidskaders Alle beleidskaders hebben met rechtmatig handelen te maken. Juridische rechtmatigheid, beleidsrechtmatigheid en financiële rechtmatigheid zijn thema's die in elk proces aan de orde moeten zijn. Argumenten 1.1 Het controleplan VIC 2023 Barendrecht moet door de raad worden vastgesteld. De raad bepaalt met ingang van de invoering van de RMV de controlepunten waarop het college toetst, aan de hand van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en op het voorwaarden criterium. Met de vaststelling van het controleplan VIC 2023 zijn de financieel gezien meest materiële processen hiermee afgedekt.

1.2 De raad kan extra controle items benoemen waarop het college controle uitvoert ter voorbereiding op de verantwoording in de RMV. Die aanvullende punten worden vooraf opgehaald in de auditcommissie en zullen dan worden toegevoegd/opgenomen in het jaarlijkse controleplan VIC. 2.1. Het normenkader 2023 moet door de raad worden vastgesteld. Het normenkader zoals nu opgesteld dekt de controlepunten in het controleplan VIC 2023 af. Aanvullende controlepunten zullen resulteren in aanvullende normen in het kader.

2/5

3.1 De nota Misbruik en Oneigenlijk moet door de raad worden vastgesteld. In 2022 is het beleidskader Misbruik en Oneigenlijk gebruik door het college vastgesteld. Een risicoregister met alle relevante wet- en regelgeving wordt vanaf dat moment beheerd. De wetgeving rondom de RMV vereist dat de nota misbruik en oneigenlijk gebruik door de raad wordt vastgesteld. Bij de nota is een register opgenomen dat up-to-date is. 4.1. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 moet door de raad worden vastgesteld. Met de aanbesteding van de nieuwe accountant in 2021 is ook een controleprotocol 2021-2024 vastgesteld met de mogelijkheid eenmalig met 4 jaar te verlengen als het contract met de accountant wordt verlengd. Dit protocol ziet echter toe op oude regelgeving en moet vernieuwd worden vastgesteld door de raad. 4.2 Vanaf 2023 is de RMV van kracht. Dat vraagt ook inhoudelijke aanpassing van het controleprotocol. De accountant toetst nu alleen op getrouwheid. Het college toetst en legt verantwoordelijkheid af op de financiële rechtmatigheid door het opstellen van de RMV zoals die in de jaarrekening opgenomen moet worden. 4.3 De raad wijst de accountant aan en stelt (dus) ook het controleprotocol vast. Overleg gevoerd met Accountant. Kanttekeningen 1-4.1 De RMV is ingevoerd en vanaf 1 januari 2023 van kracht.

We hebben over de boekjaren 2021 en 2022 proefgedraaid met het invullen van de RMV. Dat heeft ons geleerd dat we vooraf in de termijnagenda zaken moeten aanpassen om het mogelijk te maken een volledige jaarrekening inclusief de RMV als concept vast te laten stellen door het college alvorens deze aan te bieden aan de accountant. De accountant kijkt vanaf 2023 immers alleen naar het getrouwe beeld van de jaarrekening. 1-4.2 De organisatie gaat op 1 januari 2023 een spannend jaar in. De basis op orde, processen beheren en beheersen en de rechtmatigheid kunnen onder druk komen te staan. Er is sprake van verloop van personeel, diverse functies worden tijdelijk door inhuur medewerkers waargenomen en naast reguliere taken moet er gewerkt worden aan onthechten, ontvlechten en opbouw van nieuwe structuren. Financiële onrechtmatigheid kan op vele terreinen ontstaan, ook op terreinen waarin de VIC niet voorziet. Uitvoering/vervolgstappen Het bij de jaarrekening kunnen opstellen van een RMV conform alle vigerende wet- en regelgeving. Evaluatie/monitoring Het controleplan VIC 2023 wordt gedurende het gehele boekjaar uitgevoerd. Een eerste verslag volgt over de periode januari tot en met juni. Een tweede verslag ziet toe op de periode van juli tot en met oktober en de laatste stand van zaken wordt verwoord in de RMV zoals die in de jaarrekening wordt opgenomen.

Financiën Er zijn vooralsnog geen extra kosten voorzien. Juridische zaken Het opstellen van een RMV bij de jaarrekening moet via de geldende juridische kaders waarin voorliggende stukken voorzien. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie/participatie na besluitvorming N.v.t.

3/5

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

BD nota MO definitieve 17-1-2023.docx Control jaarplan VIC gemeente Barendrecht versie 1-0 13-1-2023 (1).docx Controleprotocol 2023 Barendrecht.doc Frauderisico analyse 2023.docx Normenkader Barendrecht 2022.pdf Normenkader Barendrecht 2023.pdf RIB - aanbieding div documenten.docx

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik, Controleprotocol 2023

Gemeenteraad: 30 mei 2023

Zaaknummer: 719730

Commissie algemene zaken en financiën bd 8 mei 2023

De raad van de gemeente Barendrecht, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 11 april 2023, gezien het advies van Commissie Algemene Zaken en Financiën BD op 8 mei 2023,

BESLUIT: 1. Het controleplan VIC 2023 Barendrecht vast te stellen.

2. Het normenkader 2023 Barendrecht vast te stellen.

3. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 vast stellen.

4. Het controleprotocol 2023 Barendrecht vast te stellen.

5/5