VIC 2021 BD.pdf

VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Rapportage van bevindingen 2021

Opgesteld februari 2022 GV 401778

Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 3 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 6 1.1 Leeswijzer ...................................................................................................................................... 6

2.

Processen binnen de VIC ................................................................................................................. 7 2.1 Interne controle in de lijn .............................................................................................................. 7 2.2

Weergave per proces .............................................................................................................. 7

2.2.1

Europese aanbestedingen ............................................................................................... 7

2.2.2

Betalen en facturen ......................................................................................................... 8

Memorialen ..................................................................................................................................... 8 2.2.3

Inhuur personeel van derden .......................................................................................... 9

2.2.4

Treasury ........................................................................................................................... 9

2.2.5

Investeringen ................................................................................................................... 9

2.2.6

Personeel ....................................................................................................................... 10

2.2.7

Subsidieverstrekking aan derden en vaststellingen ...................................................... 10

2.2.8

Begraafrechten .............................................................................................................. 11

2.2.9

Leges Burgerzaken ......................................................................................................... 11

2.2.10

Leges WABO .................................................................................................................. 11

2.2.11

Verhuuropbrengsten ..................................................................................................... 12

Sociaal domein .............................................................................................................................. 12

3.

2.2.12

Sociaal domein/ Participatiewet ................................................................................... 12

2.2.13

Sociaal domein/ WMO .................................................................................................. 13

2.2.14

Sociaal domein/ Jeugd Lokaal ....................................................................................... 13

2.2.15

Sociaal domein/ Doelgroepenvervoer........................................................................... 13

Overzicht van de geconstateerde financiële onrechtmatigheden ................................................ 15

Samenvatting In het Intern controleplan 2021 van Barendrecht zijn de uitgangspunten voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) vastgesteld. Onderdeel van de verantwoording van de uitvoering van dit plan is het nu voorliggende jaarverslag over de VIC. Het verslag gaat in op de processen en de controles die zijn uitgevoerd binnen de lijn (IC) en vanuit de onafhankelijke positie (VIC). Let op Dit verslag gaat niet in op de resultaten van de IC en VIC over het 4de kwartaal van de Jeugdwet, WMO en Participatiewet. Deze processen worden afgerond medio maart 2022. De resultaten worden wel meegenomen in de jaarrekening en indien van toepassing in de rechtmatigheidsverantwoording. Afbakening Het is van belang te benadrukken dat de VIC in 2021 vooral gericht was op de financiële rechtmatigheid. Andere aspecten kunnen wel betrokken zijn en worden bij bevindingen wel gerapporteerd. In 2021 is vrijwel alle capaciteit nodig geweest om de financiële rechtmatigheid op orde te krijgen en de voorbereidingen te treffen voor de rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur. Als die zaken goed zijn ingeregeld ontstaat er meer ruimte voor andere taken zoals de juridische rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Successen om te delen De basis op orde, goede procesbeschrijvingen, risicoherkenning en –erkenning binnen processen en IC zijn stappen voorwaarts die goed zichtbaar zijn.

Vanuit de VIC is niet gecompenseerd op de IC, in alle processen heeft de lijn zelf deze taak opgepakt. Bevindingen en aanbevelingen Het afgelopen jaar is actief ingezet op de IC in de lijn, waardoor Concerncontrol zich steeds meer heeft kunnen focussen op de VIC. De implementatie van de IC in de lijn kost veel inspanning, maar verloopt naar wens. Het voorbereiden van de rechtmatigheidsverantwoording verloopt, in overleg met de controllers, cluster Financiën en de accountant, goed. De rechtmatigheidsverantwoording wordt in de jaarrekening 2021, bij wijze van proef, integraal opgenomen. Het overall beeld is dat de positieve ontwikkeling, die we zagen in 2020 ten aanzien van de rechtmatigheid, in 2021 doorzet. De ingezette verbetermaatregelen (en middelen) werpen hun vruchten af. Het is goed dat we deze ontwikkelingen vol hebben gehouden waardoor we het jaar 2021 bij de jaarrekening met een positieve rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur afronden op het voorwaardencriterium. Binnen Barendrecht zijn 17 processen benoemd waarop VIC en IC is uitgevoerd conform het controleplan. Er zijn financiële onrechtmatigheden ( € 156.429) geconstateerd binnen deze processen: - In een tweetal aanbestedingen is niet tijdig een nieuwe procedure opgestart.

Hierdoor zijn contracten verlopen en onrechtmatig verlengd tot een bedrag van rond € 128.000 bij de afvalverwerking zoals die door de NV BAR-Afvalbeheer wordt uitgevoerd. - Over de maanden januari tot en met september 2021 is elke burger die 18 jaar wordt niet aangemeld bij het CAK voor de bepaling van de eigen bijdrage WMO. Een eerste indicatie geeft aan dat het maximaal om € 2.000 gemiste eigen bijdragen gaat. Een controle op de volledigheid van het aangeschreven bestand en de werking van de aanpassing in het proces

wordt getest in het 2de halfjaar waarna de werkelijke omvang van de financiële onrechtmatigheid wordt vastgesteld. Hoofdlijn van de bevindingen en aanbevelingen is de volgende: - Het mandaatbesluit wordt niet in alle gevallen correct toegepast. We zien dat contracten en verlengingsbrieven worden ondertekend door niet bevoegde medewerkers. Een ‘veegbesluit’ hiertoe is op 22-12-2021 door de DR genomen waarmee alle contracten die (ten onrechte) door managers (of teamleiders) zijn getekend zijn bekrachtigd. - Het goed toepassen van de kostensoorten bij het boeken van facturen vraagt ook aandacht. De rol van de kredietbeheerder dient hierop aangescherpt te worden. Het belang van goed coderen vraagt aandacht. Het foutief coderen is niet alleen onrechtmatig, maar maakt goed begroten en de beheersing van kosten door het management ook lastiger. - Het onderscheid tussen uitbesteed werk en inhuur van derden wordt niet altijd juist toegepast in het boeken van de kosten op de juiste kostensoort. Dit vraagt aandacht. - Implementatie van het Prognose Model Gemeenten gaat helpen bij het grip krijgen op investeringsplannen en -budgetten. - Lange termijnplanning inzake grondexploitaties en de daaruit voortvloeiende toekomstige opbrengsten moeten verder bijdragen aan een sterke liquiditeitenplanning. Dit moet zorgen voor meer grip op kosten en opbrengsten van grondexploitaties.

- Wees kritisch op het toepassen van de kaders in de financiële regeling met name wanneer er tussentijds een investeringsbudget wordt aangevraagd. Toekennen van investeringsbudgetten is een bevoegdheid van de raad/ algemeen bestuur en dient vooraf te zijn verkregen. - Maak de afrekening van restant verlofuren bij uitdiensttreding transparant en leg dit vast. - Binnen het sociaal domein zijn basis informatie beveiligingsmaatregelen niet of (nog) beperkt in de processen en systemen ingericht en/ of geborgd. Goed om vast te stellen is dat hier is gestart met een opdracht tot verbetering van informatieveiligheid en implementatie van basis informatiebeveiligingsmaatregelen. - Vastgesteld is in de IC dat de eigen bijdrage niet wordt opgelegd bij jongeren die een voorziening hebben in het kader van de WMO en die 18 jaar worden. De lijn heeft de fout inmiddels gecorrigeerd en alle burgers die dit betreft aangeschreven om per 1 oktober 2021 de eigen bijdrage via het CAK te gaan innen. Tevens is het proces aangepast en dwingt het systeem de datum af waarop een jeugdige 18 jaar wordt en de eigen bijdrage in moet gaan. - De rechtmatige verstrekking van doelgroepenvervoer is niet vast te stellen over het eerste halfjaar 2021, zoals ook in 2020 vastgesteld. Voor het doelgroepenvervoer zijn in het eerste halfjaar verbeterafspraken gemaakt om de IC bij de regiecentrale te borgen.

Vooruitblik op 2022 Volledig integreren rechtmatigheidsverantwoording In het proces van de jaarrekeningcontrole 2021 wordt de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) volledig geïntegreerd. De RMV is van iedereen. Verantwoording begint bij planning en begroting. De hele P&C-cyclus maakt deel uit van de RMV. Op de jaarrekening 2021 voeren we de invoering van de RMV als proef uit om zo gedurende 2022 de noodzakelijke aanpassingen in planning en werkwijze door te kunnen voeren. Invoeren verbeterde manier van aantonen prestatielevering Er is inmiddels nieuw beleid van kracht waarbij met ingang van 1 januari 2022 bij iedere factuur groter dan € 500 een prestatielevering in K2F moet worden toegevoegd. (Sub)budgethouders en kredietbeheerders zijn meegenomen in de nieuwe werkwijze. In 2022 moet blijken of deze werkwijze zorgt voor een snellere en betrouwbare wijze van onderbouwen van de juistheid van facturen.

Het automatisch verwerken van voorschotfacturen voor o.a. energieleveranciers zorgt voor verlaging van de werkdruk. Het daadwerkelijk inrichten van de software en daarop aanpassen van de processen zal in 2022 plaats moeten vinden om per 1 januari 2023 van deze werkwijze voordeel te gaan ervaren. Onderzoek naar nieuwe technieken voor (geautomatiseerde) controles Het inzetten van het instrument data mining om digitale processen te doorgronden en zo mogelijk te verbeteren gaat mogelijke verbeteringen zichtbaar maken. Een eerste experiment met deze manier van procesdoorlichting in het proces inhuur gaat ons leren of dit een instrument is dat breder ingezet kan gaan worden. Robotisering van processen gaat meehelpen om de VIC steeds meer procesgericht vorm te geven. Eerste positieve signalen met de inzet van RPA zijn veel belovend om de VIC vanaf het gegevensgericht werken door te ontwikkelen naar steeds meer procesgericht werken. Allemaal nieuwe en vernieuwde ontwikkelingen die in 2022 goed gevolgd zullen worden.

1. Inleiding De Verbijzonderde Interne Controle (hierna VIC) over 2021 is uitgevoerd. De doelstelling van dit rapport is om gestructureerd aan te geven: o welke processen zijn opgenomen; o welke bevindingen er zijn geconstateerd; o welke aanbevelingen zijn gedaan ter verbetering; o wat de omvang is van de geconstateerde financiële fouten. VIC is het uitoefenen van intern toezicht door een onafhankelijke interne controleur vanuit Concerncontrol. Dit in tegenstelling tot interne controles die in de ‘lijn’ zijn belegd en onder leiding van de proceseigenaar worden uitgevoerd. De VIC alleen kan niet alle bouwstenen leggen onder de rechtmatigheidsverantwoording. De VIC levert een aandeel. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording, waar we in 2021 al op voorsorteren, bestaat uit de onderstaande 3 (van de 9) criteria: Begrotingscriterium (houden we ons aan de vastgestelde begroting)

Voorwaardencriterium

rechtmatigheidsaspecten

(houden we ons aan de wet- en regelgeving)

Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium (doen we voldoende om dit tegen te gaan)

Met name het begrotingscriterium is een samenspel tussen Financiën en de VIC. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. De werkzaamheden die door de VIC worden geleverd liggen vast in een plan dat jaarlijks wordt vastgesteld. In dat plan is aangegeven dat er tweemaal per jaar een rapport van bevindingen wordt opgeleverd.

1.1 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt aangegeven welke processen in 2021 binnen de VIC zijn betrokken. Tevens worden de bevindingen en de aanbevelingen opgenomen. Daarna wordt in hoofdstuk 3 een overzicht gegeven van de financiële onrechtmatigheden en onzekerheden die in de processen zijn aangetroffen.

2. Processen binnen de VIC De BAR-organisatie voert de processen uit die rechtstreeks binnen de programma’s van de gemeente in de jaarrekening effect hebben. Voor de helderheid wordt hier het overzicht gepresenteerd van alle processen zoals die binnen de BAR-organisatie voor Barendrecht worden uitgevoerd en betrokken zijn bij de VIC.

Tabel 1 overzicht VIC per bedrijf

2.1 Interne controle in de lijn Hier zien we dat binnen de afdelingen grote stappen zijn gezet. In alle gevallen is een interne controle (hierna IC) door de lijnafdeling uitgevoerd en gedocumenteerd. De bevindingen zijn door de lijnafdeling in een rapport opgenomen. Het is goed om vast te stellen dat de IC steeds meer wordt geborgd in de lijn. Dat betekent dat de lijn zelf de IC uitvoert. Ook wordt zichtbaar dat er binnen de teams aandacht is voor de bevindingen die uit de IC komen. Procesoptimalisatie, verbetering van instructies en systeemfouten worden opgepakt. Het voordeel van IC is dat fouten en onjuistheden tijdens het proces worden ontdekt en direct kunnen worden afgedekt door interne beheersmaatregelen (waarbij iemand controleert of het proces goed verloopt), en niet langer achteraf bij de VIC. Hierdoor kunnen direct binnen de lijn verbetermaatregelen en reparatiewerkzaamheden worden ingezet.

2.2 Weergave per proces 2.2.1 Europese aanbestedingen Bevindingen De aanbesteding voor KCA kan per 1-1-2021 niet worden verlengd. Het liggende contract is niet rechtmatig. De financiële onrechtmatigheid wordt voorlopig geraamd op € 32.200. Afvalstromen voor B-hout/ C-hout/ matrassen e.d. is ook in 2020 voor een deel als onrechtmatig aangemerkt. Voor 1-1-2021 tot 1-6-2021 toestemming om af te wijken van het inkoopbeleid. Per 1-6-

2021 wederom financieel onrechtmatig. De nieuwe aanbesteding is niet tijdig afgerond. De NV geeft aan dat het vermoeden is in week 40 af te kunnen ronden. Tot en met 31-5-2021 toestemming af te wijken van het inkoopbeleid. Geraamd bedrag € 68.320 1-12021 tot 1-5-2021. Per 1-6-2021 verlenging contract tot en met 31-12-2021. De geraamde kosten van € 95.648 worden als onrechtmatig aangemerkt. Definitieve financiële onrechtmatigheid is vast te stellen als alle facturen over deze periode binnen zijn. Aanbevelingen - Sturen op beter beheer van de contracten zoals die ter uitvoering bij de NV Afvalbeheer zijn overgebracht. -

2.2.2 Betalen en facturen Bevindingen Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is. 1. Het proces Betalen en facturen verloopt juist, tijdig en volledig. 2. In K2F wordt maar zeer beperkt aan de factuur een voldoende onderbouwende prestatielevering toegevoegd. Dit vraagt tijdens de Verbijzonderde Interne Controle werkzaamheden een forse inzet deze alsnog te verkrijgen. Er is inmiddels nieuw beleid van kracht waarbij met ingang van 1/1/2022 bij iedere factuur groter dan € 500 een prestatielevering in K2F dient te worden bijgevoegd. Het aantal vervallen facturen is substantieel. Hoofdzakelijk ingegeven door een onjuiste facturering/ adressering door crediteuren. In de opdrachtverstrekking blijft dit een aandachtspunt. 3. Functiescheiding en IC zijn goed georganiseerd. 4. De tendens van digitalisering, automatisering en robotisering zijn aandachtspunten cq verbeterpunten voor het proces van Factuurverwerking. Aanbevelingen De tendens van digitalisering, automatisering en robotisering zijn aandachtspunten cq verbeterpunten voor het proces van Factuurverwerking.

Memorialen Bevindingen Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is. 1. De dagboek 19 (correctie facturen) mutaties zijn met toestemming van de verantwoordelijk budgethouder verwerkt. 2. De dagboek 50 mutaties kennen een zichtbare controle op de invoering en zijn voldoende onderbouwd met onderliggende documentatie. Aanbevelingen Geen

2.2.3 Inhuur personeel van derden Bevindingen Het goed gebruiken van de kostensoort 300000 vraagt om aandacht. Hier worden kosten geboekt die niet op basis van het principe uur x tarief zijn ingekocht. Uitbesteedt werk en dergelijke moeten op een andere kostensoort geboekt worden. Hier wordt het systeem van de IV3 onvoldoende gehanteerd. Aanbevelingen Kredietbeheerders wijzen op de omschrijving die bij de kostensoorten horen. Bij de budgetgesprekken tussen de financieel-adviseur en budgethouders meer aandacht geven aan het boeken op de juiste kostensoorten.

2.2.4 Treasury Bevindingen 1. De aanlevering van opgevraagde stukken is volledig. De aangeleverde stukken zijn juist en voldoen aan de geldende wet –en regelgeving. 2. De IC op mogelijke overschrijdingen van de kasgeldlimiet heeft plaatsgevonden aan de hand van opgevraagde overzichten. Deze controle met betrekking tot de hoogte van de kasgeldlimiet past binnen de geldende wet –en regelgeving. 3. Tot en met boekjaar 2020 was er geen sprake van een meerjarige liquiditeitenplanning. Sinds enkele maanden is met de aanschaf van het Prognose Model Gemeenten en vulling van dit model met de meerjaren begroting t/m 2025 gehoor gegeven aan nut en noodzaak van een meerjarig inzicht. 4. Met de inzet van Pepperflow wordt getracht meer inzicht te verkrijgen in investeringen, de investeringsplanningen en de cashflow hierin maken uiteindelijk de meerjaren liquiditeitenplanning daarmee inhoudelijk beter. 5. Lange(re) termijnplanning inzake grondexploitaties en de daaruit voortvloeiende toekomstige opbrengsten moeten verder bijdragen aan een sterke liquiditeitenplanning. Aanbevelingen 1. Implementeer en verfijn het Prognose Model Gemeenten nog verder; a. Krijg grip op investeringsplanningen b. Krijg grip op opbrengsten (met name forse opbrengsten zoals Grondexploitaties)

2.2.5 Investeringen Bevindingen 4-ogen principe binnen het proces In het verleden is geconstateerd dat er bij het aanmaken van nieuwe nummers voor investeringen en activa geen zichtbare controle was op die invoer. Het ontbrak aan het 4-ogenprincipe. Dit punt is opgepakt, de implementatie hiervan is afgerond. Deze controle wordt in Key2Fin vastgelegd. In de managementletter 2021 is door Deloitte ook bevestigd dat dit punt nu is afgerond. Op basis van de steekproef Financiële fout: € 26.364,34 Tijdens de Interim Controle is vastgesteld dat er vanuit de NV Afvalbeheer in mei 2021 facturen zijn gestuurd die betrekking hadden op werkzaamheden in 2020. Dit betreft een fout op basis van het valuteringscriterium en zal voor het boekjaar 2021 als financiële fout moeten worden meegenomen. Tijdens de (V)IC in het 1e halfjaar is vastgesteld dat bij 1 investeringsbudget al uitgaven waren gedaan voordat de raad dit budget had goedgekeurd. Met het vaststellen van de 1e Turap heeft de raad dit

investering alsnog goedgekeurd waardoor er geen sprake is van een rechtmatigheidsfout, wel is er sprake van een juridische fout omdat niet is voldaan aan de eigen juridische kaders. Bij de controle over het 2e halfjaar zijn dit soort juridische fouten niet opnieuw aangetroffen. Met de (V)IC is vastgesteld dat bij alle facturen uit de steekproef de kosten terecht als investering zijn geboekt en dat de prestatielevering kan worden aangetoond. Aanbevelingen Wees kritisch op de toepassing van de kaders zoals die gesteld zijn in de financiële regeling met name wanneer er tussentijds een investeringsbudget wordt aangevraagd.

2.2.6 Personeel Bevindingen werking Robot In 2021 is er binnen HRS gewerkt aan de invoering van robotisering voor het verwerken van declaraties. In het najaar is de robot ook daadwerkelijk ingezet bij de controle van declaraties. In overleg met de procesbeheerder is de VIC over het 4e kwartaal gebruikt om een eerste oordeel te kunnen geven over de werking van de robot. Een groot deel van de declaraties die in de steekproef waren opgenomen zijn door de robot gecontroleerd. Het is mooi om te zien dat wanneer de Robot zaken constateert waar een menselijke controle voor nodig is dit wordt gemeld. De declaratie wordt dan niet door de robot geaccordeerd. Op basis van deze eerste indrukken kan worden vastgesteld dat het systeem goed werkt en zelfs meer zekerheid biedt dan handmatige menselijke controle. Bevindingen Binnen het personeelsbestand van de gemeente Barendrecht vinden gedurende het jaar geen tot weinig mutaties plaats. Bij de steekproef over het 1e tot en met het 3e kwartaal hebben we ons daarom alleen gericht op de controle van de declaraties. In het 4e kwartaal zijn ook de overige mutaties gecontroleerd. Hierbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd. Controle met betrekking tot de WNT vindt plaats bij de jaarrekeningcontrole. Aanbevelingen Op basis van de uitkomsten van de VIC hebben wij geen aanbevelingen.

2.2.7 Subsidieverstrekking aan derden en vaststellingen Bevindingen Een aanvraag voor subsidie wordt ongetekend in behandeling genomen. Een aanvraag dient ondertekend te zijn of via DigiD ingediend te worden. Bij de vaststelling een subsidie waarbij OAB-gelden zijn betrokken, is in de vaststelling 2018 geconstateerd dat er aanvullende OAB-subsidie verstrekt had kunnen worden. Deze SiSa-regeling is echter afgesloten, waardoor de aanvullende subsidie ten last is gebracht van het gemeentelijk budget. De vaststellingen voor 2019 en 2020 worden direct ook afgehandeld en kan wel via de SiSabijlage verrekend worden. Aanbevelingen De controle op de binnenkomende stukken verscherpen. Toezien op het in behandeling nemen van getekende aanvragen. Vaststellingen in het jaar na verstrekking direct beschikken, zo wordt voorkomen dat er oninbare vorderingen of verrekeningen met rijkssubsidies ontstaan.

2.2.8 Begraafrechten Bevindingen Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is. 1. Er is een gedegen controle op de aansluitingen sub administratie en financiële administratie. Met de afsluiting van het boekjaar 2021 zijn deze aansluitingen nu actueel, maar gedurende 2021 bestonden er forse administratieve achterstanden waardoor er niet tot een actuele en goede volledigheidscontrole gekomen kon worden. Aanbevelingen 1. Draag zorg voor een volledige en accurate dossieradministratie. Te allen tijde dient hieruit duidelijk te zijn welke (financiële) afspraken gemaakt zijn. Voer periodiek een volledigheidscontrole uit op de dossieradministratie en maak werkafspraken omtrent de minimale inhoud van een dossier. 2. Intensiveer de aansluitingen sub administratie en financiële administratie. Maak gebruik van de hieruit gesignaleerde achterstanden en afwijkingen om deze in te lopen cq te corrigeren. 3. Gelet op de eerdere bevindingen in het proces begraafrechten over het eerste half jaar 2021 en het verbeter -en inhaaltraject dat op de Begraafplaatsen is ingezet, zal over 2022 nadrukkelijk gemonitord en gecontroleerd worden op de verbeteringen. Zet stevig in op grondige verbeteringen op de dossieradministratie en financiële administratie. 4.

Harmoniseer de gebruikte applicaties Key2Begraven (Barendrecht en Albrandswaard) en GouwIT (Ridderkerk) naar één applicatie en de daarbij behorende werkwijzen.

2.2.9 Leges Burgerzaken Bevindingen Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is. 1. Er vindt ieder kwartaal een gedegen kascontrole plaats. De kascontrole vindt plaats door een medewerker backoffice/dienstverlening en een medewerker Financieel services, zichtbaarheid middels fysieke ondertekening van controlebewijzen. 2. De kascontroles richten zich op de kleine kas (kassa’s per lade), de kluis en het aantal Eigen Verklaringen. Er worden zichtbare aansluitingen gemaakt met Key2Betalen. 3. De systematiek en vastlegging van de controles is identiek voor de 3 gemeenten. 4. Er is door de VIC aansluiting gezocht tussen kasstaten en de financiële administratie, deze sluiten voor alle 3 de gemeenten. Aanbevelingen Geen

2.2.10 Leges WABO Bevindingen Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is. 1. Er zijn geen financiële onrechtmatigheden aangetroffen. 2. De in de steekproef opgenomen dossiers en de gefactureerde bedragen zijn aan te sluiten met de financiële administratie en de legesverordeningen/tarieventabellen 2021. 3. Er is een juiste grondslag (bouwsom) gehanteerd voor berekening van de leges.

Aanbevelingen De invoering van de Omgevingswet wordt met ten minste drie maanden en mogelijk met zes maanden uitgesteld. De komende weken wordt duidelijk of de Omgevingswet, die op 1 juli 2022 zou worden ingevoerd, nu op 1 oktober 2022 of op 1 januari 2023 zal in gaan. Het nieuwe vergunningverleningsproces in het kader van de Omgevingswet is met medewerking van Procesmanager uitvoerig beschreven. Zorg, ondanks het telkenmale uitstel, dat de laatste aanvullingen snel ook verwerkt worden om echt gereed te zijn bij inwerktreding van de Omgevingswet.

2.2.11 Verhuuropbrengsten Bevindingen Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is. 1. Op alle uitgevraagde documentatie is voldoende en juiste input aangeleverd door de vakafdeling. 2. De gerealiseerde huuropbrengsten (subadministratie) worden aangesloten met de gerealiseerde huuropbrengsten conform de financiële administratie. Hiermee wordt op objectniveau de volledigheid huur vastgesteld en ook gerelateerd aan de begrote huuropbrengsten. Ten opzichte van de begrote huuropbrengsten zijn er enkel geringe afwijkingen geconstateerd. 3. De verhuuradministratie (subadministratie) is uitvoerig en grondig ingericht. Per object, per huurder en per periode worden huuropbrengsten geregistreerd en aangesloten met notanummers (de factuur aan huurder) uit de financiële administratie. Aanbevelingen 1. Zet in op een Vastgoed informatiesysteem. De verhuuradministratie is thans volledig in Excel geregistreerd hetgeen het overzicht en de kans op fouten niet ten goede komt.

Sociaal domein Binnen het domein Maatschappij zijn basis informatie beveiligingsmaatregelen nog niet of zeer beperkt in de processen en bijbehorende informatiesystemen ingericht en/of geborgd. Er wordt gestart met een opdracht tot verbetering informatieveiligheid en het implementeren van een aantal basis informatie-beveiligingsmaatregelen.

2.2.12 Sociaal domein/ Participatiewet Bevindingen 1. De in de applicatie Suite4WIZ beschikbare bestanden geven de indruk dat binnen het proces veelvuldige controles in relatie tot de wettelijke kaders plaatsvinden. Met name de interne rapportage verslagen als ook de uitgaande correspondentie (beschikkingen, verstrekkingen, verzoeken voor nadere informatie) geven de indruk dat er gedegen beheersmaatregelen volgens gedefinieerde werkprocessen aanwezig zijn. 2. Van alle uit de steekproefbepaling geselecteerde cliënten zijn in Suite de cliënten dossiers gevonden en is dossiervorming opgebouwd. De interne controle is uitgevoerd door 2 kwaliteitsmedewerkers Sociaal domein Participatie. 3. Van alle uit de steekproefbepaling geselecteerde cliënten zijn de checklisten ingevuld en getoetst aan de onderliggende documentatie. Hieruit zijn geen bevindingen en/of onrechtmatigheden geconstateerd.

4. Voor het 1e en 2e kwartaal 2021 zijn in de steekproefbepaling enkel cliënten dossiers meegenomen waarbij de ingangsdatum na 1 januari 2021 ligt. In de controle 3e kwartaal zijn ook eerdere ingangsdata meegenomen en vervolgens in de controle 4e kwartaal worden weer enkel ingangsdata na 1 januari geselecteerd. Hiermee een getrouw beeld in combinatie met een redelijke werklast voor de IC uitvoerende medewerkers te borgen. Aanbevelingen Geen.

2.2.13 Sociaal domein/ WMO Per kwartaal is er door de kwaliteitsmedewerker WMO een Interne Controle (IC) uitgevoerd op de dossiers die in de steekproef zijn opgenomen. Deze steekproef treft alle onderdelen van de WMO, zijnde huishoudelijke hulp, begeleiding, vervoersvoorzieningen, rolstoelen en woonvoorzieningen. Bij de controle is zowel gekeken naar de Zorg in Naturen (ZIN) als naar de Persoons Gebonden Budgetten (PGB) De steekproef in het 2e tot en met het 4e kwartaal zijn specifiek gericht op verstrekking die in 2021 zijn gestart. Dit voor de kwaliteitsmedewerker aanvullend inzicht gegeven in de wijze waarop het proces wordt uitgevoerd en hierdoor kunnen eventuele verbeteracties direct worden uitgezet. Onzekerheden zijn hierdoor direct opgepakt en weggenomen. Bevindingen In ons verslag over het eerste halfjaar is gemeld dat er binnen de WMO voor de hulpmiddelen was verzuimd om wanneer de cliënt de leeftijd van 18 jaar bereikt te starten met het heffen van Eigen Bijdrage (EB). Op basis van deze constatering is een herstelactie uitgevoerd en is in het systeem een aanpassing gedaan dat er in alle gevallen direct een startdatum voor de EB wordt ingevoerd. Hiermee is er een adequate beheersmaatregel getroffen voor dit risico, bij de controle over het 3e kwartaal is vastgesteld dat deze beheersmaatregel in de praktijk ook functioneert.

In het 3e kwartaal zijn vanuit de VIC geen bevindingen te melden. Financiële fout € 1.881 Omdat de herstelactie met betrekking tot de EB pas in de loop van het jaar heeft plaatsgevonden is er over de maanden januari tot en met september sprake van een financiële fout met betrekking tot 11 cliënten boven de 18 waar ten onrechte geen EB werd geheven. Aanbeveling Vanuit de VIC zijn er geen nieuwe aanbevelingen.

2.2.14 Sociaal domein/ Jeugd Lokaal Het doel is vast te stellen dat de bestedingen juist zijn verantwoord op basis van toekenningen vanuit juiste toepassing van wet- en regelgeving. De verstrekking van lokale voorzieningen en PGB zijn binnen de IC en VIC betrokken. Op basis van een steekproef wordt vastgesteld dat de juiste wet- en regelgeving is toegepast.

2.2.15 Sociaal domein/ Doelgroepenvervoer Regiecentrale Voor het doelgroepenvervoer is een regiecentrale gecontracteerd. In het 2e kwartaal 2021 zijn er nieuwe afspraken gemaakt met de regiecentrale om de juistheid en volledigheid van de facturatie vast te stellen.

Controle op de door de regiecentrale gehanteerde tarieven heeft in het 1e halfjaar plaatsgevonden. In het 2e halfjaar hebben wij vanuit Concerncontrol een controle uitgevoerd op de juistheid van de facturen die op aangeven van de regiecentrale door de vervoerders zijn verstuurd. Om zekerheid te kunnen bieden op het gebied van IC door de regiecentrale is er door hen over de maanden augustus tot en met oktober 2021 op basis van een steekproef een controle gedaan, waarbij de onderliggende stukken zijn aangeleverd waarna deze door Concerncontrol beoordeeld zijn. Bevindingen 1. Vanuit deze IC door Concerncontrol is gebleken dat de facturen WMO-vervoer over september niet juist waren. Het totaal van de kosten over deze maand was wel juist, maar de verdeling over de gemeenten niet. De andere maanden waren wel juist. Correctie heeft inmiddels plaatsgevonden. Door de Regiecentrale worden diverse overzichten opgestuurd, ook de overzichten waarop de verdeling over de gemeenten is uitgewerkt. Dit is niet het document dat als prestatielevering aan de factuur wordt gekoppeld. 2. Er is geconstateerd dat er in de steekproeven over de gecontroleerde 3 maanden relatief vaak sprake is van “loosmeldingen”. Hierbij wordt er wel gereden naar het ophaaladres, maar blijkt cliënt toch niet mee te gaan. Kosten hiervoor worden conform bestek in rekening gebracht. 3.

De controles zoals deze nu zijn uitgevoerd geven een eerste beeld. Ze geven echter nog onvoldoende inzicht om een antwoord te kunnen geven op de vraag op welke manier een leerling binnen de regiecentrale wordt gevolgd van beschikking tot factuur en of mutaties zoals verhuizing goed worden verwerkt. Aanbeveling 1. Met betrekking tot de controle op juiste verdeling van de kosten over de 3 gemeenten moeten binnen de BAR-Organisatie nieuwe afspraken worden gemaakt. Controle op een juiste verdeling moet worden vastgesteld aan de hand van prestatielevering voordat de factuur betaalbaar wordt gesteld. 2. Op basis van een totaaloverzicht dat door de regiecentrale wordt aangeleverd, meer inzicht krijgen in de omvang van het aantal loosmeldingen. Wanneer dit bij bepaalde cliënten of scholen onevenredig vaak voorkomt, kan eventueel actie worden ondernomen. 3. Voor 2022 de IC op de regiecentrale continueren. Hiervoor zal er door de BAR-organisatie een checklist worden opgesteld waarin specifieke onderdelen worden uitgevraagd om de rechtmatigheid van de verstrekking vast te stellen. Leerlingenvervoer Naast de controle op de juistheid van de facturatie wordt voor het leerlingenvervoer ook gekeken naar de rechtmatigheid van de uitvoer van het proces leerlingenvervoer binnen de BAR-Organisatie. In 2020 is hiervoor een onderzoek gedaan door een extern bureau.

De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van dit onderzoek zijn in maart 2021 ontvangen. Alle aanbevelingen zijn opgepakt en zover mogelijk is het proces aangepast. Over de periode september tot en met december van het schooljaar 2021-2022 wordt opnieuw een controle uitgevoerd door hetzelfde externe bureau. Steekproeven hiervoor zijn getrokken door Concerncontrol. De uitkomst hiervan zal in maart 2022 bekend zijn. Daaruit kan ook worden vastgesteld of de aanpassingen naar aanleiding van de aanbevelingen uit het vorige rapport voldoende zijn geweest.

3. Overzicht van de geconstateerde financiële onrechtmatigheden Proces

Bevinding

Europese aanbestedingen

Afvalstromen (b-hout/ chout, matrassen e.d.) 16-21 t/m 31-12-21 geen rechtmatig contract.

Lokaal inkoopbeleid

KCA 1-1-21 t/m 31-1221 geen rechtmatige verlenging Niet aanmelden bij CAK voor inning eigen bijdrage bij bereiken 18 jarige leeftijd De NV BAR-Afvalbeheer heeft in mei 2021 facturen aangeboden die teruggrijpen op uitgevoerde werkzaamheden in 2020

WMO

Investeringen

Totaal

Financiële onzekerheid

Financiële onrechtmatigheid € 95.984

€ 32.200

€ 1.881

€ 26.364

€ 156.429