verordening commissie t.b.v. klankbordgesprekken.pdf

De raad van de gemeente Barendrecht gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995; gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017; Gelezen het voorstel van de griffier en de voorzitter van de gemeente Barendrecht; Besluit: vast te stellen de Verordening op de commissie klankbordgesprekken 2023

ONDERDEEL A: ALGEMENE BEPALINGEN Hoofdstuk A: Algemene bepalingen

1. 2. 3.

1. 2. 3.

1.

2.

3.

Artikel A.1 Samenstelling commissie De commissie bestaat uit de fractievoorzitters. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Artikel A.2 Ambtelijke ondersteuning De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie. De raad kan bepalen dat de plaatsvervangend griffier ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd. De (plaatsvervangend) secretaris heeft geen stemrecht in de commissie. Artikel A.3 Vergaderingen De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de meerderheid van het aantal leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op: a. de leden van de commissie; b. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 7 dagen voorafgaand aan de vergadering.

Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel A.4 Stemming De commissie besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen. 1

1. 2. 3.

4. 5.

6.

1.

2.

Artikel A.5 Geheimhouding Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel A.6 Archivering De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

ONDERDEEL B: BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN Hoofdstuk B: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken

1. 2.

1. 2.

1. 2. 3.

Artikel B.1 Aantal De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Artikel B.2 Voorbereiding en Inhoud De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. Artikel B.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning. 2

Hoofdstuk S: Slotbepalingen Artikel S.1 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

1. 2.

Artikel S.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel S.3 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

3