Stappenplan om te komen tot erkennen en herkennen van fraude en frauderisico.pdf

Stappenplan om te komen tot erkennen en herkennen van fraude en frauderisico’s Doel De frauderisicoanalyse borgen in de lijn en het thema bespreekbaar maken en borgen. Beoogt effect Frauderisico’s spelen door de hele organisatie en op alle lagen. Dat is de eerste stap in erkenning. Fraude en frauderisico’s mogen op de agenda staan en elke manager is zich bewust van dit thema, geeft het aandacht erkent en herkent fraude en acteert op signalen. Om dit uit te kunnen voeren is fraudebewustzijn en beheersing via een frauderisicoanalyse noodzakelijk. Tot op heden is er een frauderisicoanalyse van de GR BAR-organisatie opgesteld door Concerncontrol. Gezien bovenstaande is het wenselijk dat een frauderisicoanalyse vanuit de lijn wordt opgebouwd en bestuurlijk wordt behandeld om het toezichthoudend orgaan te faciliteren. Concerncontrol kan en wil hierin faciliteren. Bijkomend aandachtspunt is dat de accountant vanaf het boekjaar 2022 verplicht rapporteert in de controleverklaring over fraude. Hoe Vanuit Concerncontrol ondersteuning bieden in het uitvoeren van het plan van aanpak. Aanpak Stappenplan om dit thema voor het voetlicht te brengen en te borgen. Stap 1 Verspreiding van het format frauderisicoanalyse onder de managers/ kwartiermakers. Stap 2 Inplannen van een startbijeenkomst per entiteit.

Aanwezigen: - Gemeentesecretaris/ Directeur - Managers/ kwartiermakers - Controller Doel van die startbijeenkomst is bespreekbaar maken van het thema en uitdragen dat frauderisico’s aandacht nodig hebben/ moeten krijgen. Het format frauderisicoanalyse bespreken, frauderisico’s bespreken en afspraken maken met de managers om de processen zoals die binnen hun eigen teams spelen te inventariseren, beheersmaatregelen te benoemen en bewustwording te creëren over restrisico’s. Stap 3 Managers gaan met de teamleiders aan de slag om de frauderisico’s te inventariseren en het format invullen. Die bruto risico’s voorzien van beheersmaatregelen en komen tot netto risico’s. Stap 4 Inplannen tweede bijeenkomst per entiteit. Aanwezigen: - Gemeentesecretaris/ Directeur

-

Managers/ kwartiermakers Controller

Doel van die bijeenkomst is ervaringen uitwisselen over het bespreekbaar maken van het thema. Kennis met elkaar delen over de beheersmaatregelen en de restrisico’s. Stap 5 Tweemaal per jaar een inventarisatie maken door uitvraag van de frauderisico’s aan de managers. Doel hiervan is het thema levendig te houden en daar waar noodzakelijk ondersteuning te bieden aan de managers en teamleiders om het thema te blijven belichten. Wanneer Eerste themabijeenkomst begin februari 2024 beleggen. Personeelsverloop, veel inhuur en de veranderingen vragen juist op dit moment aandacht voor dit thema. Tijdpad in het kort Februari 2024 startbijeenkomst Mei 2024 tweede bijeenkomst Augustus 2024 eerste inventarisatie December 2024 tweede inventarisatie