Raadsvoorstel Vernieuwing beeld en geluid Raadzaal.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Vernieuwing Beeld en Geluid Raadzaal Barendrecht

Gemeenteraad: 18 februari 2025

BBV-nr.:

Portefeuillehouder: R.E. Schneider

Commissie: -

Raadsbesluit nr.:

Geadviseerd besluit 1. Een investeringskrediet van € 150.000 beschikbaar stellen voor nieuwe audio-/ visuele middelen in de Raadzaal. Het krediet ten laste brengen van de Algemene Reserve en de financiële gevolgen te verwerken in de tussenrapportage 2025.

Toelichting In de afgelopen periode is gebleken dat de audio-/visuele middelen van de raadszaal op regelmatige basis mankementen vertonen. Hierdoor is de betrouwbaarheid van beeld en geluid verminderd en daarmee ook de zekerheid en kwaliteit van uitzendingen. Tegelijkertijd verhogen de kosten van onderhoud. Daarnaast is er behoefte aan een toekomstbestendige techniek in de raadzaal.

Argumenten: 1.1. Bestaande apparatuur is verouderd De huidige apparatuur is aan ouderdom onderhevig en ingehaald door de huidige techniek. Ook zijn er in de loop van de jaren verschillende aanpassingen gedaan en is het huidige systeem op onderdelen aangepast, waardoor de samenhang van de systemen is verminderd en in samenhang hiermee de kans op storingen toeneemt. De afgelopen tijd zijn de kosten en de werkzaamheden rondom het laten functioneren van beeld en geluid van de raadzaal toegenomen. De huidige vergaderposten zijn verouderd en vertonen gebreken, waardoor het geluid hiervan niet goed doorkomt in de zaal en/of via de livestream. 1.2. Aanpassing is nodig naar de huidige stand van de techniek Tijdens de vergaderingen worden regelmatig presentaties gegeven. Deze presentaties zijn niet tegelijk met de presentator via de livestream te zien. Er wordt nu een keuze gemaakt om de presentatie te laten zien. Voor de kijkers thuis is het prettiger om ook de presentator te zien. Mocht er in de toekomst hybride moeten worden vergaderd, dan is dat op dit moment in de raadzaal alleen via MS-teams mogelijk. De huidige stand van techniek biedt hiervoor een betere mogelijkheid, wat zowel voor de deelnemers van de vergadering als de kijkers thuis prettiger is. Daarnaast is het prettig als voor overige bijeenkomsten de mogelijkheid er is om hybride te vergaderen.

pagina 1 van 2

1.3. Eenduidige en herkenbare werking techniek vergaderzalen Het is wenselijk dat de werking van de techniek bij zowel de vd Wouwzaal als de raadzaal (zo veel mogelijk) gelijk is. Op dit moment is de uitstraling en werking van de vd Wouwzaal anders dan van de raadzaal. Zowel voor intern gebruik als voor externe uitstraling is het wenselijk dat dit zoveel mogelijk eenduidig is.

Kantekeningen 1.1. Wanneer er gekozen wordt om geen aanpassingen te doen, is de kans reëel dat de gebreken van het huidige systeem toenemen. Het huidige systeem is door de jaren heen op onderdelen aangepast. Voor elke wens is een provisorische oplossing gekozen. De kans op storingen neemt hierdoor toe.

Financiële gevolgen Om een inschatting te maken van de kosten is een vrijblijvende uitvraag gedaan bij een leverancier. Op basis daarvan worden de kosten voor de hardware, bijbehorende licenties en inrichting gecalculeerd op circa € 150.000,-- exclusief btw. Dit is inclusief onvoorziene posten.

Juridische gevolgen Geen

Vervolgstappen Het aanbestedingstraject is momenteel in voorbereiding met een werkgroep, waar ook raadsleden de heren Heijboer en Schaap aan deelnemen. Na goedkeuring van de investering wordt de voorbereiding afgerond en het aanbestedingstraject gestart. Hierbij wordt rekening gehouden met de mogelijkheid om lokaal aan te besteden.

pagina 2 van 2