Raadsvoorstel rekenkamerrapport Doorwerkingsonderzoek

Raadsvoorstel Onderwerp: Doorwerkingsrapport Rekenkamer Barendrecht Portefeuillehouder:

Commissie AZ&F 081225 Gemeenteraad

BBVnr: Raadsvoorstelnr.: Openbaar

Geadviseerde beslissing raad: 1. Kennis te nemen van de conclusies uit het doorwerkingsonderzoek van de Rekenkamer Barendrecht over de opvolging van rekenkameronderzoeken uit 20182023. 2. De aanbevelingen uit het onderzoeksrapport integraal over te nemen. 3. Het college expliciet opdracht te geven om de aanbevelingen van de rekenkamer uit te voeren en hierover conform de Gemeentewet jaarlijks aan de raad te rapporteren. 4. Het college op te dragen om binnen zes maanden een opvolgings- en verantwoordingsplan aan de raad te presenteren waarin wordt vastgelegd:

a. b. c. d.

hoe de aanbevelingen worden uitgevoerd; welke verantwoordelijkheden waar in de organisatie worden belegd; hoe overdracht en borging worden gewaarborgd; op welke wijze en op welke momenten verantwoording aan de raad plaatsvindt.

Inleiding De Rekenkamer Barendrecht heeft een doorwerkingsonderzoek uitgevoerd naar vier rekenkameronderzoeken die tussen 2018 en 2023 zijn gepubliceerd door de voormalige Rekenkamer Barendrecht (destijds onderdeel van de Rekenkamer Rotterdam). Het doel hiervan is om te bepalen in welke mate de aanbevelingen uit deze onderzoeken daadwerkelijk zijn opgevolgd door raad, college en organisatie en welke lessen hieruit te trekken zijn voor de toekomst. De onderzochte rapporten betreffen: • Riolering uit beeld (2018) • In gebreke gebleven (2019) • Grond voor twijfel (2020) • Bouwen in balans (2022)

Beoogd effect Met dit onderzoek beoogt de rekenkamer inzicht te bieden in de mate van doorwerking, de factoren die doorwerking beïnvloeden en de verbeterpunten in het bestuurlijk proces. Het effect voor de gemeenteraad is dat zij: • beter zicht krijgt op de opvolging van eigen besluiten; • haar controlerende rol beter kan uitoefenen; • scherper kan sturen op de uitvoering van rekenkameronderzoeken; • de opvolging van aanbevelingen structureel kan monitoren.

Voor het college en de organisatie is het doel om: • verantwoordelijkheden rondom opvolging expliciet te maken; • transparantie in verantwoording te vergroten; • de kwaliteit en uitvoerbaarheid van aanbevelingen beter te borgen. De centrale vraag van het onderzoek luidt: Hoe is aan de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken in de periode 2018-2023 opvolging gegeven door de gemeente Barendrecht en welke lessen volgen hieruit om toekomstige doorwerking van rekenkameronderzoek te bevorderen? Relatie met beleidskaders .

Dit onderzoek sluit aan bij: • De Gemeentewet (artikelen m.b.t. Rekenkamers en verplichte jaarlijkse verantwoording door het college). • De controlerende taak van de raad. • Lokale kaders rondom planning & control, transparantie en verantwoord bestuur. • De eigen ontwikkeling van de nieuwe zelfstandige Rekenkamer Barendrecht (vanaf 2025). Hoofdconclusies Conclusie 1 Doorwerking is overwegend goed geborgd en afwijkingen zijn verklaarbaar De meerderheid van de 42 aanbevelingen is volledig of grotendeels opgevolgd. Factoren die doorwerking bevorderen zijn o.a.: • schriftelijke afspraken over opvolging bij 3 van de 4 rapporten; • draagvlak bij college en organisatie; • aansluiting van aanbevelingen op de uitvoeringspraktijk. Belemmerende factoren zijn o.a.: • aanbevelingen die niet goed aansluiten op de praktijk; • technische beperkingen of externe ontwikkelingen; • BAR-ontvlechting. Conclusie 2 Verantwoordelijkheden voor opvolging zijn intern niet expliciet belegd en dit is kwetsbaar Opvolging wordt in de praktijk uitgevoerd door betrokken beleidsmedewerkers, maar dit is nergens bestuurlijk vastgelegd. Bij personele wisselingen bestaat het risico dat kennis verdwijnt en aanbevelingen niet worden geborgd.

Conclusie 3 De raad heeft beperkt grip op de inhoudelijke opvolging De raad neemt aanbevelingen meestal over, maar geeft het college geen expliciete opdracht om deze uit te voeren. Daardoor bepaalt het college zelf hoe de aanbevelingen worden opgepakt. Ook ontbreekt structurele monitoring door de raad zelf. Dit leidt tot een gebrek aan overzicht en eigenaarschap bij de raad. Aanbevelingen Aanbeveling 1 Geef het college expliciet opdracht om aanbevelingen uit te voeren

Door dit als beslispunt in het raadsvoorstel op te nemen, creëert de raad duidelijkheid, stuurkracht en een stevigere basis voor controle en verantwoording. Aanbeveling 2 Vraag het college verantwoordelijkheden expliciet vast te leggen De raad wordt geadviseerd afspraken te maken over: • wie binnen de organisatie verantwoordelijk is; • hoe opvolging wordt geborgd; • hoe overdracht wordt geregeld bij wisselingen. Waar aanbevelingen op de raad zelf betrekking hebben, kan dit worden belegd bij de griffie, een raadscommissie of werkgroep. Aanbeveling 3 Maak afspraken over de jaarlijkse verantwoording en toets deze actief De Gemeentewet verplicht het college tot jaarlijkse verantwoording over doorwerking. De raad zou moeten vastleggen: • wanneer het college rapporteert; • hoe gedetailleerd deze rapportage moet zijn; • hoe de raad dit beoordeelt en opvolgt. Reactie B&W op de aanbevelingen Het college is in de gelegenheid gesteld te reageren op de aanbevelingen. aanbeveling 1 Het college kan zich vinden in deze aanbeveling aanbeveling 2 Het college kan zich vinden in deze aanbeveling aanbeveling 3 Het college kan zich vinden in deze aanbeveling Uitvoering/vervolgstappen 1. Het college stelt binnen zes maanden een verbeterplan op waarin staat: • • • •

hoe aanbevelingen worden uitgevoerd; welke verantwoordelijkheden waar in de organisatie worden belegd; hoe jaarlijkse verantwoording wordt vormgegeven; welke planning en monitoring wordt gehanteerd.

2. Het verbeterplan wordt aan de raad aangeboden voor toetsing. 3. De raad stelt vast op welke wijze zij jaarlijks de voortgang beoordeelt.