Notitie alternatieven Rekenkamer.pdf

Notitie alternatieven Rekenkamer Inleiding In de oriënterende vergadering van de commissie AZ&F van 26 juni jl. is ingegaan op de huidige rekenkamer en is een eerste aanzet gegeven om mogelijke alternatieven te verkennen. Verzocht is om op basis van de gemaakte opmerkingen een verdere uitwerking te maken. Deze treft u hierbij aan. Rekenkamer Rotterdam Op 4 juli jl. hebben de griffiers van de regiogemeenten Albrandswaard, Capelle a/d IJssel, Krimpen a/d IJssel, Lansingerland en Barendrecht een gesprek gevoerd met de directeur van de Rekenkamer, Marjolein van Asselt. Tijdens dit gesprek is ingegaan op het vervolg van het traject wat de Rekenkamer afgelopen maanden heeft gevolgd om een betere verdeling te krijgen tussen de gemeente Rotterdam en de regiogemeenten. Van de directeur Rekenkamer is op 31 augustus jl. een brief “herijking Rekenkamer” ontvangen. Deze brief is als bijlage aan deze notitie toegevoegd. In de brief wordt ingegaan op de programmering, de capaciteit, het budget en de gevolgen hiervan voor de uitvoering van de onderzoeken door de rekenkamer alsmede de gevolgen voor de gemeente Barendrecht. Tevens is in de brief aangegeven dat de Rekenkamer in het najaar 2023 een werksessie (met een afvaardiging) van de gemeenteraden en griffies van de regiogemeenten organiseert.

In deze sessie wordt ingegaan op de brief en staat de onderzoeksprogrammering voor 2024 en verder op het programma. Tijdens het gesprek van 4 juli jl. werd ook de visie op de rekenkamer van de overige regiogemeenten meer inzichtelijk. De regiogemeenten zijn, met 1 uitzondering, kritisch op de ontwikkelingen. Gezien de ervaringen, de geleverde kwaliteit en het aanwezige vertrouwen krijgt de rekenkamer het aankomende jaar de tijd om de door hen beoogde veranderingen goed vorm te geven. Als de rekenkamer daar naar de mening van de gemeenten onvoldoende in slaagt, is aangegeven dat de gemeenten zich in de loop van 2024 wellicht gaan oriënteren op alternatieven. Aangegeven knelpunten in de huidige opzet zijn: - Hoge kosten per onderzoek; - Mogelijkheid lokale onderzoeken; - Flexibiliteit van programmering; - Doorlooptijd van onderzoeken. Keuzemogelijkheden raad Zoals in de vorige notitie aangegeven zijn veel aspecten wettelijk vastgelegd. Bijlage 1 gaat hier nader op in. Kortweg zijn er twee rekenkamermodellen: het directiemodel en het collegemodel. Bij het directiemodel heeft de gemeenteraad 1 aanspreekpunt, de directeur. Meestal is de directeur onderdeel van een grotere organisatie die zich richt op rekenkameronderzoeken. Voorbeelden hiervan zijn de Rekenkamer Rotterdam en Amsterdam of organisaties als Necker van Naem.

Deze rekenkamers hebben eigen onderzoekers en stafleden in dienst en bedienen meerdere gemeenten. Bij het collegemodel heeft de rekenkamer een eigen voorzitter annex onderzoeksbegeleider(s). Afhankelijk van de keuze van de gemeenteraad kan binnen dit model ervoor gekozen worden dat de rekenkamer: - al of geen eigen secretaris heeft; - al of geen eigen onderzoekers heeft (voorzitter huurt in dan wel besteedt uit).

Rekenkamerleden ontvangen een vergoeding, waarbij gekozen kan worden voor een vaste en/of variabele vergoeding. Deze rekenkamer bedient 1 gemeente. In de vorige notitie is reeds ingegaan op de onderlinge verschillen. Voor de volledigheid worden deze verschillen kort benoemd in onderstaande tabel. Directiemodel Directeur

Collegemodel Voorzitter

Continuïteit

Professionele opzet, groot aantal medewerkers Goed geborgd

Kwaliteit

Overall goed

Flexibiliteit Binding

Overall goed Afhankelijk van directeur, risico voor onderzoekers

Invloed gemeenteraad onderzoeksprogramma Lokale onderzoeken Regionale onderzoeken

Afhankelijk van (afspraken met) organisatie Afhankelijk van (afspraken met) organisatie Door grootte vaak haalbaar

Variërend van 1 tot enkele personen Afhankelijk van opzet organisatie Afhankelijk van leden en/of onderzoekers Kwetsbaar Overall goed, afhankelijk van voorzitter; risico voor onderzoekers Overall goed

Benchmark

Door grootte realiseerbaar

Aanspreekpunt Rekenkamer Organisatie

Overall goed Door grootte minder vaak haalbaar Kwetsbaar

Ervaringen andere gemeenten Bij het kiezen van een rekenkamer die past bij de keuzes en doelstellingen van de raad, is het belangrijk om te kiezen voor een rekenkamermodel dat daarop aansluit. In de oriënterende bijeenkomst van 20 juni jl. is door uw raad aangegeven het volgende belangrijk te vinden in een rekenkamer: - Lokaal onderzoek; - Meeliften / profiteren van regionale onderzoeken; - Objectiviteit / onafhankelijkheid Rekenkamer; - Kwaliteit van de onderzoeken; - Doorlooptijd onderzoeken; - Mogelijkheid van kleine/snelle onderzoeken; - Druk op organisatie/griffie. Ook heeft u aangegeven bij andere gemeenten de organisatie van de betreffende rekenkamer te inventariseren. In onderstaande tabellen vindt u verschillende gemeenten. Per model is een tabel gemaakt.

Barendrecht

Gemeenten met Directiemodel Vlaardingen

Diemen

Nissewaard

Budget Budget per inwoner

€ 65.300 € 1,34

€ 63.000 € 0,84

€ 36.000 € 1,10

€ 59.000 € 0,68

Aantal Onderzoeken (incl. lokaal en doe-mee onderzoeken)

Ca. 1 per jaar en mogelijk doe-mee, geen lokale onderzoeken Ca. 10 maanden Goed beoordeeld Goed

3 per jaar lokaal en geen doe-mee

1 à 2 per jaar lokaal en doe-mee

2 à 3 per jaar lokaal en doe-mee

4 maanden 8 Ja Relatie, prettig contact, goed benaderbaar

6-8 maanden 7 Goed Redelijk goed

4 maanden Goed beoordeeld Ja Goed: goede afspraken met de organisatie.

Invloed raad onderzoeksprogramma

Jaarlijks workshop over mogelijke onderwerpen. Onderzoeksplan wordt aan raad voorgelegd.

Afgestemd met organisatie en naar tevredenheid raad ingevuld.

Lokale betrokkenheid

Goed in materie, geen specifieke lokale binding van onderzoekers.

Naar tevredenheid. Groslijst na input fracties. Keuze onderzoek wordt besproken in Klankbordgroep. Redelijk.

Doorlooptijd Kwaliteit Continuïteit Binding met gemeente

Goed. Meerwaarde t.o.v. vergelijk met andere gemeenten.

Toelichting De regiogemeenten van de Rekenkamer Rotterdam zijn in de vergelijking buiten beschouwing gelaten. Vanwege de variëteit in bovenstaande tabel in budget per inwoner is voor de volledigheid ook de bijdrage per inwoner van de regiogemeenten in beeld gebracht. Gemeente Rotterdam Capelle ad IJssel Lansingerland Krimpen ad IJssel Albrandswaard

Totale bijdrage € 1.597.559,€ 106.500,€ 98.250,€ 45.550,€ 40.250,-

Bijdrage per inwoner € 2,41 € 1,58 € 1,52 € 2,21 € 1,53

Geconstateerd wordt dat de gemeente Barendrecht in vergelijking met de 3 gemeenten uit de tabel de hoogste bijdrage per inwoner heeft. In vergelijking met de regiogemeenten van de Rekenkamer Rotterdam heeft Barendrecht de laagste bijdrage per inwoner. De doorlooptijd van de onderzoeken in de gemeente Barendrecht is in vergelijking met de andere gemeenten hoog, het aantal opgeleverde onderzoeken daarentegen laag. Gemeenten met het directiemodel zijn eenduidig in het oordeel over kwaliteit, continuïteit en invloed raadsprogramma. 1 gemeente waardeert de efficiency waarmee de betreffende organisatie het onderzoeksprogramma samenstelt. De binding met de gemeente alsmede de lokale betrokkenheid wordt redelijk tot goed beoordeeld. Dit is mede afhankelijk van de gemaakte afspraken met de betreffende organisatie alsmede de (gecreëerde) verwachtingen van de gemeenteraad. Bij de meeste gemeenten is binnen het directiemodel de mogelijkheid om te opteren voor kleine onderzoeken of follow-up onderzoeken van eerder uitgevoerde onderzoeken. Over het algemeen wordt hier weinig gebruik van gemaakt.

Gemeente Samenstelling Budget Budget per inwoner Secretariaat Onderzoeken zelf/uitbesteed? Aantal onderzoeken (incl. regionaal / doemee) Doorlooptijd Kwaliteit Borging objectiviteit

Invloed raad onderzoeksprogramma

Gemeenten met Collegemodel Ridderkerk HI-Ambacht 3 leden 3 leden € 60.600 € 29.556 € 1,28 € 0,92

Hoeksche Waard 3 leden € 124.000 € 1,38

Delft 6 leden € 132.000 € 1,24

Griffie, 5 uur per week Uitbesteed m.u.v. kleine onderzoeken 1 à 2, incidenteel doe-mee

Extern

Extern

Uitbesteed

Griffier, ca. 4 uur per week Uitbesteed

Griffie, 0,2 fte. (ca. 7 uur per week) Uitbesteed

2, incidenteel doemee

1 à 2, incidenteel doe-mee

1 grote en 2 kleine onderzoeken, geen doe-mee

4 à 5 per jaar, geen doe-mee

9 maanden 8 Rekenkamer wordt geadviseerd door klankbordgroep uit de raad.

Wisselend Selectie leden

Jaarlijks overleg met fractievoorzitters + jaarplan en onderzoeksopzet naar raad

8 Geen banden met gemeente(lijke organisatie) en regelmatig gesprek met begeleidingscie. Via begeleidingscie. Rekenkamer

6 maanden Voldoende Onafhankelijkheid van het bestuur

Jaarlijks ronde langs fracties + klankbordgroep raadsleden

9 maanden Voldoende Onafhankelijk. Bepaalt na overleg met seniorenconvent zelf onderzoeksonderwerp. Via seniorenconvent

Zwijndrecht 2 leden € 48.000 € 1,07

Uitbesteed

Tweemaandelijks via commissie Rekening & Audit

Toelichting Veelal wordt binnen dit model gekozen voor een voorzitter en een aantal leden aangevuld met een secretaris/medewerker. Bij drie gemeenten wordt het secretariaat (daarnaast) verzorgd door de griffie. Deze gemeenten hebben ten opzichte van de overige twee een lagere bijdrage per inwoner, echter de kosten voor de griffie zijn hierbij buiten beschouwing gelaten. Wanneer dit zou worden gecorrigeerd, neemt het budget bij benadering per inwoner bij Zwijndrecht en HI-Ambacht toe met ca. € 0,30 naar € 1,37 respectievelijk € 1,22. Delft zou met ca. € 0,20 toenemen naar € 1,441. Alle gemeenten besteden de (meeste) onderzoeken uit, onder andere aan organisaties die via het directiemodel ook zelf invulling geven aan de rekenkamer. Kleine onderzoeken, of follow-up onderzoeken worden vaker door de rekenkamer zelf uitgevoerd. Op de vraag hoe de continuïteit geborgd is, is weinig reactie gekomen. De rekenkamers hanteren een vaste aanstellingstermijn voor hun leden. De leden zijn onderzoeksbegeleiders en zoeken de onderzoekers die passen bij het onderwerp. Overall wordt de invloed van de raad op het onderzoeksprogramma alsmede de borging van de objectiviteit als goed beoordeeld.

1

Let op: de berekeningen zijn bij benadering en geven derhalve een indruk.

Toelichting op aangegeven aandachtspunten Tijdens de raadsvergadering heeft u aandachtspunten opgegeven. Deze worden onderstaand op basis van de inventarisatie behandeld. Budget De budgetten zijn zeer uiteenlopend, wat mede te maken heeft met de keuzes die de gemeente maakt. Echter uit de vergelijking blijkt dat een gemiddeld budget van ca. € 1,30 per inwoner passend is. De benodigde budgetten bij gemeenten met een directiemodel zijn gemiddeld lager dan bij gemeenten met een eigen Rekenkamer. Lokaal onderzoek en kleine onderzoeken Bij beide modellen wordt gebruik gemaakt van lokale onderzoeken en is de mogelijkheid aanwezig voor kleine onderzoeken. Doorlooptijden en kwaliteit van onderzoeken Bij het directiemodel zijn de doorlooptijden gemiddeld lager en wordt de kwaliteit gemiddeld hoger gewaardeerd dan bij gemeenten met een eigen Rekenkamer. Meeliften / profiteren van regionale onderzoeken Bij beide modellen kan worden meegelift met regionale onderzoeken. Kanttekening hierbij is dat bij gemeenten met een eigen rekenkamer dit afhankelijk is van waar de onderzoeken worden uitbesteed. Objectiviteit / onafhankelijkheid Rekenkamer Bij beide modellen wordt invulling gegeven aan de onafhankelijkheid. Beide naar tevredenheid, alhoewel de onafhankelijkheid bij gemeenten met een directiemodel groter lijkt.

Binding / lokale betrokkenheid Bij gemeenten met een eigen rekenkamer wordt de binding alsmede de lokale betrokkenheid overall hoger gewaardeerd dan bij het directiemodel. Druk organisatie/griffie Afhankelijk van de inrichting van de Rekenkamer is de druk op de griffie hoger dan bij een directiemodel. De druk op de ambtelijke organisatie is met name afhankelijk van het aantal onderzoeken.

Conclusie Zowel bij het directiemodel als bij het collegemodel kan op een goede manier vorm worden gegeven aan de Rekenkamer. Overwegingen om te kiezen voor 1 van beiden kunnen zijn: Directiemodel: - Gemiddeld hogere waardering van de kwaliteit; - Gemiddeld lagere doorlooptijd; - Gemiddeld lager benodigd budget; - Makkelijker meeliften op regionale onderzoeken; - Geen aanvullende organisatie vanuit griffie benodigd. Collegemodel: - Gemiddeld hogere binding ervaren met gemeente; - Gemiddeld hogere lokale betrokkenheid ervaren met gemeente. Aan u wordt gevraagd uw voorkeur uit te spreken op de volgende mogelijkheden: - Bestaande situatie met Rekenkamer Rotterdam (voorlopig) handhaven, in afwachting van de uitkomsten van de werksessie in het najaar en/of de ontwikkeling bij de overige regiogemeenten; - Een directiemodel Rekenkamer uitwerken en vóór 1 januari 2024 ter besluitvorming voorleggen aan de raad; - Een Rekenkamer Barendrecht uitwerken en vóór 1 januari 2024 ter besluitvorming voorleggen aan de raad.

Kanttekeningen Ondersteuning griffie Een eigen rekenkamer moet worden ondersteund. Dit kan door de griffie gedaan worden. Los van de capaciteit die hiervoor moet worden onderzocht, betekent dit ook dat de ondersteuning die de griffie aan de rekenkamer geeft onder de hiërarchie van de Rekenkamer valt. Dit kan conflicterend zijn aan de ondersteuning voor de raad. Advies is derhalve om de ondersteuning binnen de rekenkamer te organiseren. Aanbesteding Op het moment dat wordt gekozen voor een directiemodel, dan is een aanbesteding noodzakelijk. Dit betekent naar verwachting een iets langere doorlooptijd dan een collegemodel. Anderzijds is een wervingsprocedure niet nodig, wat bij een eigen rekenkamer wel het geval is. Uittreding In de brief van de Rekenkamer staat aangegeven dat bij de wens van uittreding de rekenkamer bereid is om mee te denken. Nadere afspraken hieromtrent zijn derhalve nog te maken.

Bijlage 1: Wet versterking decentrale rekenkamers Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Deze wet bepaalt dat elke gemeente een onafhankelijke rekenkamer instelt, eventueel samen met andere gemeenten. Raadsleden mogen vanaf 1 januari 2024 geen deel meer uitmaken van de rekenkamer. Met de huidige opzet met de Rekenkamer Rotterdam wordt voldaan aan de genoemde wet. De onafhankelijkheid van de rekenkamer is wettelijk geregeld. Die onafhankelijkheid komt tot uitdrukking in: - vrije keuze van onderzoeksonderwerpen; - vrijheid bij wijze en uitvoering van onderzoek; - vrijheid van publiceren; - toegang tot relevante informatie; - wijze van benoeming en ontslag van leden van de rekenkamer; - voldoende financiële middelen; - ambtelijke ondersteuning, waarbij ondersteuning onder de hiërarchie van (leden van) de rekenkamer valt. Voor een rekenkamer zijn veel aspecten wettelijk vastgelegd. Daardoor blijven de keuzemogelijkheden voor de raad bij de vorming van een rekenkamer beperkt tot de volgende vier onderdelen: - Benoeming leden en samenstelling: de keuze is die tussen één (directeursmodel) of meerdere leden (collegiale leiding). - Middelen: de raad kan het budget van de rekenkamer nader bepalen in overleg met de leden.

- Ambtelijke ondersteuning: de raad kan beslissen de leden de beschikking te geven over ambtelijke ondersteuning bij de uitoefening van hun taak, waarbij de ondersteuning uiteindelijk alleen verantwoording schuldig is aan de leden van de rekenkamer. - Samenwerking: de raad kan ervoor kiezen om een gemeenschappelijke rekenkamer met andere gemeenten op te richten op basis van een bestuursakkoord (convenant) of via een gemeenschappelijke regeling (WGR).