Jaarstukken BAR 2022 - versie Zienswijzeprocedure.pdf

GR BAR-organisatie Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk werken samen op basis van

vertrouwen, ruimte voor diversiteit en gezamenlijkheid

JAARSTUKKEN 2022 Versie zienswijzeprocedure

Inhoudsopgave A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR ........................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................4 Financiële samenvatting.......................................................................................................................6 1. Programmaplan ............................................................................................................................ 10 1.1 Doelstellingen ............................................................................................................................. 10 1.2 Prestatieafspraken en indicatoren .............................................................................................. 11 1.3 Financiën ..................................................................................................................................... 16 1.4 Financiële en overige ontwikkelingen ........................................................................................ 16 2. Paragrafen .....................................................................................................................................

22 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................ 22 2.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................................... 30 2.4 Paragraaf Bedrijfsvoering ............................................................................................................ 32 2.5 Openbaarheidsparagraaf ............................................................................................................. 34 B. Jaarrekening 2022 gemeenschappelijke regeling BAR..............................................................36 3.1 Balans ......................................................................................................................................... 37 3.2 Toelichting op de balans .............................................................................................................. 41 3.3 Overzicht van baten en lasten ..................................................................................................... 47 3.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ........................................................................ 48 3.5 Verrekenen van standaard en maatwerk - rapportage 2022......................................................

56 3.6 Staat van incidentele baten en lasten ......................................................................................... 63 3.7 Overzicht structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves ........................................... 65 3.8 Heffing vennootschapsbelasting ................................................................................................. 66 3.9 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen .......................................................................... 66 3.10 Begrotingsrechtmatigheid ......................................................................................................... 67 3.11 Nieuwe opzet rechtmatigheidsverantwoording met ingang van het boekjaar 2023................. 69 Bijlage Taakvelden ............................................................................................................................. 71 Overzicht Overhead........................................................................................................................... 72 C. Overige gegevens ....................................................................................................................73 Staat van kredieten 2022 ..................................................................................................................

74 Bijlage Overzicht (administratieve) begrotingswijzigingen ................................................................ 76 Bijlage Gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages............................. 80 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ..................................................................... 84

2

A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR

Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2022 van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (hierna GR BAR). In dit document legt het dagelijks bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid in 2022. De begroting 2022 is het uitgangspunt geweest voor de opstelling. De jaarstukken bestaan uit drie onderdelen: A. Het jaarverslag waarin een toelichting wordt gegeven op de uitvoering van de bedrijfsvoering, B. De jaarrekening, waarin de financiële weergave staat, C. Overige gegevens. A. Jaarverslag In de begroting 2022 zijn drie hoofddoelstellingen benoemd welke passen bij de visie van onze GR BAR. In het jaarverslag is aan de hand van deze hoofddoelstellingen in prestatieafspraken en indicatoren uitgewerkt op welke wijze de organisatie hier uitvoering aan heeft gegeven. In de paragrafen wordt inzicht gegeven in het weerstandsvermogen en de risico’s, de financiering, de kapitaalgoederen en is een nieuwe Openbaarheidsparagraaf opgenomen. B. Jaarrekening In de jaarrekening is de balans met toelichting opgenomen en het exploitatieresultaat inclusief een toelichting bij de relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting. Ook de Bijlage Taakvelden en het Overzicht Overhead maken onderdeel uit van de jaarrekening. C.

Overige gegevens Hier zijn de volgende bijlagen opgenomen: - de staat van kredieten 2022, - het overzicht van de (administratieve) begrotingswijzigingen 2022, - de gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages. De bedragen in de jaarstukken zijn afgerond op honderden euro's, tenzij anders aangegeven. Oorlog in Oekraïne Op 24 februari 2022 begon de grootschalige aanval van Rusland op Oekraïne. Deze oorlog heeft grote impact op de wereldeconomie. De huidige economische ontwikkelingen, zoals de schaarste in grondstoffen en menskracht, hebben een prijsopdrijvend effect waardoor de inflatie naar recordhoogte is gestegen. Dit heeft direct effect op de positie van onze inwoners door met name fors gestegen energiekosten. De oorlog heeft geleid tot grote vluchtelingenstromen, zowel in Oekraïne als naar de buurlanden toe. Een deel van de gevluchte Oekraïners is naar Nederland gekomen. Nederland heeft de Oekraïners ruimhartig opgevangen met vele initiatieven waarbij gemeenten een essentiële rol hebben vervuld. Vanuit onze GR BAR is het project Oekraïne-vluchtelingenopvang opgestart. Hiervoor is een projectstructuur ingericht voor de beleids- en uitvoerende taken. COVID 19 (corona) - virus De uitbraak van het COVID-19 virus sinds het voorjaar 2020 heeft een enorme impact gehad.

De beperkende maatregelen hebben geleid tot ingrijpende veranderingen in onze manier van werken: thuiswerken en een toename van het gebruik van digitale middelen en online samenwerken. In de loop van 2022 konden de beperkende maatregelen door een succesvolle vaccinatiecampagne en het milder worden van het virus worden opgeheven en ontstond er een situatie ‘na de pandemie’. Het lijkt erop dat de effecten van de oorlog in Oekraïne de effecten van COVID-19, ook op de langere termijn, gaan overschaduwen.

4

Loon- en prijsontwikkelingen Mede door de krapte op de arbeidsmarkt is er sinds het afgelopen jaar ook daadwerkelijk een oploop zichtbaar in de overeengekomen cao-loonstijgingen. Voor onze GR BAR heeft het hele jaar 2022 de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) 2021-2022 gegolden die een looptijd had van 1 januari 2021 tot 1 januari 2023. Op basis van deze cao kunnen medewerkers vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. In december 2022 hebben de medewerkers vooruitlopend op de nieuwe cao een eenmalige uitkering ontvangen De snel stijgende energieprijzen hebben in 2022 effect gehad op de algehele inflatie, zowel direct als indirect via de doorwerking op de prijzen van andere consumptiegoederen. Toekomst BAR-organisatie In oktober 2022 is het besluit genomen om de beleids- en uitvoerende taken van onze GR BAR met ingang van 2024 terug te brengen naar de gemeenten. In november en december 2022 is gestart met de opbouw van de projectorganisatie die deze overdracht mogelijk gaat maken.

5

Financiële samenvatting Resultaat jaarrekening Het jaarrekeningresultaat 2022 van onze GR BAR bedraagt € 642.700 negatief. Dit is het verschil tussen de begroting na wijziging en het totaal van de werkelijke uitgaven. Om op één A4’tje inzicht te krijgen in de cijfers van deze jaarrekening wordt verwezen naar het Overzicht van baten en lasten 2022 op bladzijde 48. Het resultaat is veroorzaakt door een nadeel bij de salarissen (inclusief inhuurkosten) van € 781.900, een voordeel van € 519.600 bij de overige bedrijfsvoeringskosten en een nadeel van € 380.400 omdat de werkelijke uitgaven bij de corona-uitgaven al op voorhand zijn doorberekend naar de gemeenten. (zie voor een verdere toelichting de Toelichting op het overzicht van baten en lasten) Het rekeningsaldo 2022 wordt via de bijdragen verrekend met de gemeenten. Dit gebeurt in het dienstjaar 2022. In tabel: De in de tabel genoemde bedragen zijn gesaldeerde bedragen van de baten en de lasten

Gesaldeerde bedragen (exclusief gemeentelijke bijdragen)

Rekening 2021

Begroting 2022

Salariskosten (incl. inhuurkosten)

-71.209.100

-63.245.300

-13.119.700

-76.365.000

-77.146.900

-781.900

Overige lasten bedrijfsvoering

-7.977.300

-11.546.300

-1.552.900

-13.099.200

-12.579.600

519.600

-

-

1.224.500

1.224.500

844.100

-380.400

-79.186.400

-74.791.600

-13.448.100

-88.239.700

-88.882.400

-642.700

Bijdragen gemeenten: coronakosten Totaal

wijziging

begroting na wijziging

werkelijk

verschil

De begroting van onze GR BAR bestaat uit bedrijfsvoeringskosten, oftewel de kosten van het ambtelijk apparaat. Op basis van de begroting na wijziging is de inbreng per gemeente: Ontwikkeling van gemeentelijke bijdrage

Barendrecht

Albrandswaard

Ridderkerk

Totaal

Oorspronkelijke begroting 2022

29.030.100

15.257.900

30.503.600

74.791.600

Mutaties op basis van 2 tussenrapportages

5.333.000

2.642.600

5.472.500

13.448.100

522.700

260.500

441.300

1.224.500

34.885.800

18.161.000

36.417.400

89.464.200

Bijdragen gemeenten: Coronakosten Begroting na wijziging

Zes jaaroverschrijdende projecten In het rekeningsaldo zijn de naar het jaar 2023 overlopende bedragen van zes jaaroverschrijdende projecten verwerkt. Dit zijn incidentele budgetten die op het eind van het jaar tegen de verwachting in niet of nog niet geheel zijn afgerond waardoor het budget doorschuift naar het volgende begrotingsjaar. De gemeenteraden hebben voor deze incidentele projecten middelen beschikbaar gesteld. De afspraak is dat onze GR BAR geen budget mag doorschuiven naar volgende jaren. Het rekeningsaldo wordt ieder jaar verrekend met de gemeenten / de gemeentelijke bijdragen. Met de verrekening van het rekeningsaldo gaan de naar 2023 overlopende bedragen bij de jaaroverschrijdende projecten ook naar de gemeenten. Om het mogelijk te maken deze al eerder beschikbaar gestelde budgetten ook in 2023 te kunnen 6

gebruiken, verzoeken wij de drie gemeenten om bij de gemeentelijke jaarrekeningen via de resultaatbestemming deze zes overlopende bedragen door te schuiven naar 2023 en in 2023 opnieuw ter beschikking stellen aan onze GR BAR. Dat gebeurt dan in de 1e tussenrapportages 2023 van de gemeenten en de GR BAR. Het gaat dit jaar om de volgende budgetten: 1. Implementatie Omgevingswet:  overloop naar het jaar 2023 € 566.000 2. Optimalisatie fiscale beheersing:  overloop naar het jaar 2023 € 45.000 3. Leidraad Inrichting Openbare Ruimte (LIOR):  overloop naar het jaar 2023 € 33.700 4. Implementatiekosten nieuwe Wet Inburgering 2021:  overloop naar het jaar 2023 € 55.000 5. Uitvoeringskosten ELIP - inzet klantmanager:  overloop naar het jaar 2023 € 28.100 6. Uitvoeringskosten Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo):  overloop naar het jaar 2023 € 143.900 Rekeningsaldo inclusief jaaroverschrijdende projecten De overschotten bij de hierboven genoemde jaaroverschrijdende projecten tellen op tot € 871.700.

Omdat de GR BAR de gemeenten vraagt deze overschotten in hun jaarrekeningen door te schuiven naar 2023 om het in 2023 te mogen besteden (waarbij de gemeenten het geld dus weer ter beschikking stellen aan onze GR BAR) is het voor een volledig inzicht goed om te vermelden dat met inbegrip van die jaaroverschrijdende projecten het rekeningsaldo (€ 642.700 (neg.) + € 871.700 =) € 1.514.400 negatief is. Nadere toelichting rekeningsaldo Dit negatieve rekeningsaldo oogt vreemd omdat door de overschotten bij de jaaroverschrijdende projecten een positief saldo mag worden verwacht. Een belangrijke oorzaak van het negatieve saldo is een drietal forse, niet begrote nadelen. Deze nadelen waren niet begroot door het late tijdstip van bekend worden: december en januari. Dat was te laat om ze mee te nemen in de 2e Tussenrapportage 2022 en de gemeenten hiervoor een bijdrage te vragen.

Als met het bovenstaande rekening wordt gehouden resteert een negatief saldo van € 158.300: Saldo 642.700Jaaroverschrijdende projecten 871.7001.514.400Laat bekend geworden en daardoor niet begrote nadelen: * eenmalige uitkering medewerkers in december vooruitlopend op de nieuwe cao 466.100 * toevoeging aan voorziening Regeling Vervroegd Uittreden 357.500 * toevoeging aan nieuwe voorziening Verlofsparen 532.500 1.356.100 158.300 Verrekening van standaard en maatwerk Afgesproken is dat het maatwerk op basis van nacalculatie wordt afgerekend per deelnemende gemeente. Alle kosten voor gezamenlijk gebruik (standaard), worden in rekening gebracht aan de hand van een afgesproken procentuele verdeelsleutel gebaseerd op ingebracht budget. De 7

kosten welke worden gemaakt ten behoeve van maatwerk worden separaat in rekening gebracht bij de betreffende gemeente. Om de werkelijke kosten van de standaardpakketten en maatwerkpakketten inzichtelijk te krijgen, wordt de tijdsbesteding per gemeente gemonitord. Voor het Cluster Maatschappij is afgesproken dat verrekening niet op basis van uren schrijven plaats vindt, maar op basis van de ontwikkeling van het aantal cliënten en indicaties. Per saldo krijgt de gemeente Barendrecht € 234.700 terug en de gemeenten Albrandswaard en Ridderkerk moeten respectievelijk € 233.700 en € 251.000 bijbetalen. (Verrekening maatwerk Barendrecht: Barendrecht krijgt in eerste instantie € 484.700 terug bij de verrekening van het maatwerk. Zie de berekening in het onderdeel 3.5 Verrekenen van standaard en maatwerk. Maar omdat Barendrecht in de primitieve begroting 2022 hier al een voorschot van € 250.000 op heeft ontvangen komt de eindafrekening per saldo uit op € 234.700.)

Ook dit resultaat bij het maatwerk wordt via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten. 

Verrekenen resultaat jaarrekening en nacalculatie standaard en maatwerk met de gemeentelijke bijdragen Het nadelige jaarrekeningsaldo van € 642.700 en de nacalculatie van standaard en maatwerk worden via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten. Jaarrekeningsaldo: a. de overschotten van de jaaroverschrijdende projecten die zijn opgenomen in het jaarrekeningsaldo worden verrekend op basis van de verdeelsleutels die zijn gehanteerd bij het beschikbaar stellen van deze budgetten. b. het restant jaarrekeningsaldo wordt verrekend volgens de afgesproken procentuele verdeelsleutel voor het standaardwerk. De percentages van de verdeelsleutel voor het standaardwerk worden jaarlijks op 1 januari geactualiseerd en voor het begrotingsjaar 2022 gelden de volgende percentages: Barendrecht 38,84% Albrandswaard 20,43% Ridderkerk 40,73% Dat geeft voor de gemeentelijke bijdragen 2022 het volgende beeld: Bijdrage gemeenten 2022 Begroting na wijziging Verrekening bestaat uit: - Jaaroverschrijdende projecten

Barendrecht

Albrandswaard

Ridderkerk

Totaal

34.885.800

18.161.000

36.417.400

89.464.200

-328.300

-190.800

-352.600

-871.700

- Verrekening jaarrekeningresultaat 2022

588.200

309.400

616.800

1.514.400

- Verrekening maatwerk en standaardpakket

-484.700

233.700

251.000

-

Subtotaal verrekening resultaat BAR 2022 - Voorschot Barendrecht afrekening maatwerk in primitieve begroting Definitieve jaarbijdrage 2022

-224.800

352.300

515.200

642.700

34.911.000

18.513.300

36.932.600

90.106.900

250.000

Als er rekening mee wordt gehouden dat de naar het jaar 2023 overlopende bedragen bij de jaaroverschrijdende projecten in de 1e tussenrapportage 2023 weer ter beschikking worden gesteld aan de GR BAR is de consequentie per gemeente:

8

Barendrecht

Albrandswaard

Ridderkerk

Verrekening 2022: verschil begroting en werkelijk

25.200

352.300

515.200

Saldo jaaroverschrijdende projecten (op te nemen in 1e tussenrapportage 2023)

328.300

190.800

352.600

Per saldo

353.500

543.100

867.800

hogere bijdrage

hogere bijdrage

hogere bijdrage

In de onderdelen Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2022 en Verrekenen van standaard en maatwerk wordt gedetailleerd ingegaan op de financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting en de afwijkingen bij het maatwerk.

9

1. Programmaplan 1.1 Doelstellingen Onze GR BAR-organisatie is het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Onze GR BAR ondersteunt op een professionele manier de drie gemeentebesturen bij hun activiteiten voor de lokale samenleving. Onze visie is: Als BAR-organisatie zijn we een nabije overheid die met een warm hart betrokken is bij de gemeenschappen van de drie gemeenten en alle inwoners en partijen die daarin een plek hebben. We ondersteunen de drie besturen en werken met een goede dienstverlening aan de woon- en leefomgeving en complexe maatschappelijke vraagstukken die daar bij horen. Die dienstverlening aan inwoners staat bij ons centraal. Onze visie is dan ook een visie op dienstverlening. Wij willen samen met inwoners een plezierige woon- en leefomgeving creëren in de drie gemeenten. Dat kan alleen als we onze oren en ogen goed openhouden. De maatschappelijke opgaven die spelen gaan we niet uit de weg. Integendeel, die pakken we proactief op. Het bestuurlijke organogram van onze GR BAR ziet er als volgt uit:

Onze centrale opgave is een optimaal functionerende ambtelijke organisatie die ervoor zorgt dat de drie gemeenten autonoom kunnen blijven opereren, ook met de huidige complexe opgaven zoals die van de drie decentralisaties. Daarbij zijn de drie hoofddoelstellingen: 1. een excellente dienstverlening, 2. acceptabele kosten, 3. een kwalitatief deskundige en robuuste organisatie. De vier doelstellingen die zijn geformuleerd in het kader van het doorontwikkelingstraject “BAR 10

2020” zijn: 1. meer aandacht voor medewerkers, 2. beter inspelen op maatschappelijk opgaven, 3. betere aandacht voor de besturen en 4. beter kunnen sturen.

1.2 Prestatieafspraken en indicatoren De doelstellingen van onze GR BAR zijn vertaald in prestatieafspraken, welke zijn onderverdeeld in indicatoren. Over de voortgang bij deze indicatoren wordt gerapporteerd in de planning & control cyclus (tussenrapportages en jaarrekening). Er wordt gewerkt met een strategisch dashboard waarin vanuit diverse bronnen in toenemende mate data geautomatiseerd wordt omgezet naar geverifieerde prestatie- en stuurinformatie. Deze rapportage is gebaseerd op de meest actuele prestatiegegevens uit dit strategische dashboard. Hieronder volgt het overzicht van de belangrijkste prestatie-indicatoren op basis van de beschikbare prestatiegegevens per 16 maart 2023. Als de gegevens nog niet zijn bijgewerkt is opgenomen wanneer deze beschikbaar zullen zijn. Aansluitend op het overzicht is een beknopte toelichting opgenomen waarin wordt teruggekeken op 2022. Norm

Realisatie 2020

Realisatie 2021

Realisatie 2022 KW1

Realisatie 2022 KW2

Realisatie 2022 KW3

Realisatie 2022 KW4

Realisatie 2022

Klanttevredenheid Wmo

7,0

7,7

7,6

-

7,4

-

7,5

7,5

Klanttevredenheid Jeugdhulp

7,0

7,7

7,3

-

7,2

-

7,2

7,3

Klanttevredenheid Balie

7,0

8,4

8,3

8,2

-

-

nnb

8,2

Klantevredenheid Digitaal

7,0

7,7

7,2

8,6

-

-

nnb

8,6

Klanttevredenheid Telefoon

7,0

7,2

8,3

7,6

-

-

nnb

7,6

68

88

181

224

101

40

136

90%

83%

88%

75%

82%

86%

Gem

Gem

4,11 min

5,24 min

min %

min %

min

min %

94%

93%

94%

88%

91%

92%

Indicator

Wachttijd aan de telefoon

<120 sec. 90%< 5

Wachttijd aan de balie (met afspraak)

min. Gem<5 min

Gem 4,26 Gem 5,47 Gem 5,02 Gem 3,26

83% Gem 4,75 min %

90% Betaaltermijn facturen

<|30d

91%

dagen

11

Indicator

Norm

Realisatie 2020

Realisatie 2021

Realisatie 2022 KW1

Realisatie 2022 KW2

Realisatie 2022 KW3

Realisatie 2022 KW4

Realisatie 2022

97%

98%

-

-

-

nnb

98%

90%

89%

85%

88%

-

nnb

87%

71%

56%

73%

76%

74%

69%

73%

64%

71%

75%

68%

75%

76%

73%

37%

37%

48%

41%

41%

96%

93%

92%

95%

94%

88%

75%

85%

92%

85%

65%

65%

81%

68%

70%

95% Subsidieaanvragen

binnen termijn

Aanvragen Levensonderhoud (participatiewet)

95% binnen termijn 95%

Aanvragen WMO

binnen termijn

Meldingen openbare ruimte

Afvalmeldingen

90% binnen

Buitenruimte meldingen

termijn

Overlast & Vandalisme 95% Klachtenafhandeling

binnen

63%

68%

termijn

Kwaliteit buitenruimte (klasse 1 t/m 5, D t/m A+)

Afhandeltermijn bezwaarschriften

Budgetafwijking BARbegroting

2.5>

3.76

4.01

3.89

B

A

A

A

90% binnen

80%

59%

86%

84%

95%

87%

88%

1%

2,80%

0%

-1,6%

-2%

-0,5/0,5

-

0,70%

100%

Ja

Ja

-

-

-

-

Ja

termijn

Goedkeurende controleverklaring van de accountant

Samenvatting In de jaarstukken worden de belangrijkste prestatie- en stuurgegevens opgenomen en afgezet tegen de prestaties in voorliggende periodes. De prestaties in 2022 zijn op een aantal onderdelen wisselend geweest maar over de hele breedte worden in het tweede halfjaar en met name in het 4e kwartaal 12

gemiddeld genomen uitstekende prestaties geleverd. Helaas zijn op het moment van het opstellen van deze jaarstukken 2022 de laatste tevredenheidsmetingen nog niet allemaal binnen. Dit betekent dat deze gegevens pas in de 1e tussenrapportage 2023 kunnen worden opgenomen. Uitleg en toelichting bij de indicatoren en prestaties In mei en juni 2022 was er over de hele breedte een opvallende prestatiedip waar te nemen. De oorzaak is niet los te zien van de onrustige situatie die is ontstaan rondom de toekomst van de BARorganisatie en daarmee de onbestemde toekomst voor de medewerkers. Dienstverlening Klanten Contact Centrum (KCC)  De wachttijd bij de balie is na een moeilijke fase in het tweede kwartaal, waarin de norm niet werd gehaald, gestabiliseerd. De extra drukte als gevolg van de Oekraïnecrisis is goed opgevangen. In het tweede kwartaal zijn duizenden bezoekers extra bediend. De wachttijden aan de balie hebben zich in de loop van het jaar naar uitstekende waarden hersteld.  De wachttijd telefonie is gedurende een periode flink boven de norm uitgekomen met een negatieve piek in april en mei. Dit herstelde zich weer in het derde kwartaal. De oorzaak lag voornamelijk in ziekteverzuim en noodzakelijk verlof in combinatie met toenemende drukte. Inmiddels wordt de norm ruim gehaald.

 Behalve de reguliere informatieverstrekking en het ondersteunen bij de reguliere producten dienstverlening kent het KCC ook een specifiek onderdeel waar inhoudelijk service wordt verleend aan cliënten van Maatschappij. Door een tekort aan capaciteit viel de prestatie tijdelijk negatief uit.  Maatregelen: - tijdelijk extra inhuur personeel en aanpassing in de routing van calls. - werving: er zijn in juli en augustus twee nieuwe, ervaren medewerkers gestart. - proces/sturing: er zijn aanpassingen doorgevoerd in de informatieverstrekking bij de keuzemenu’s (het bandje). Er wordt kanaalsturing toegepast in het extra keuzemenu waarin wordt ingespeeld op de FAQ’s (veel gestelde vragen). - intensieve verzuimbegeleiding: er wordt actief meegedacht met medewerkers en leidinggevenden bij onder meer begeleiding bij frequent verzuim, mogelijkheden die de organisatie biedt bij werk-gerelateerd verzuim en het inpassen van specifieke verlofopties (bijvoorbeeld bij hoge mantelzorgdruk). Meldingen openbare ruimte  Het aantal binnen de termijn afgehandelde meldingen openbare ruimte voldoet nog niet aan de norm van 90% waar het de afvalmeldingen betreft. Er heeft zich in 2022 een positieve trend ingezet bij de overlastmeldingen en de buitenruimtemeldingen waar de norm wel wordt gehaald.

 De dienstverlening bij de afvalmeldingen geeft een afwijkend negatief beeld wat veroorzaakt lijkt te worden door de wijze waarop de registratie en afmelding heeft plaats gevonden. De data laat zien dat er in het laatste halfjaar van 2022 structureel meer meldingen worden afgedaan dan dat er nieuwe meldingen bij komen. Participatie / Levensonderhoud  Het aantal lopende uitkeringen is al langere tijd stabiel. Vanuit een BAR-breed perspectief komt het aantal lopende dossiers bij de bijzonder lage waarde van rond de 1.800 dossiers uit. Van de aanvragen wordt iets minder dan 90% binnen de termijn afgehandeld. Het aantal uitkeringsdossiers jonger dan een jaar is in 2022 echter verdubbeld en over de afgelopen drie jaar zelfs bijna verdrievoudigd. Daarbij is de capaciteit van het team Poort/Inkomen hetzelfde gebleven.

13

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)  De gestelde norm voor de prestatie, het afhandelen van 95% van de aanvragen binnen de wettelijke termijn lijkt structureel ver af te liggen van wat werkelijk haalbaar is met de beschikbare capaciteit en competenties.  Ondanks de toename van de aantallen aanvragen en de herindicatieronde in 2022 is op deze specifieke prestatie-indicator Wmo over heel het jaar gemiddeld nog ruim 70% van aanvragen binnen de termijn afgehandeld.  In het vierde kwartaal is het aantal openstaande aanvragen dat pas buiten de termijn kon worden opgepakt opgelopen en is er voor wat betreft een tijdige afhandeling een negatieve trend waarneembaar. Dit wordt onder andere veroorzaakt door hoog ziekteverzuim en personeelsverloop. Klanttevredenheid Wmo  De tevredenheid van cliënten in het sociaal domein wordt apart gemeten. Er vindt nu drie jaar gericht klantonderzoek plaats voor de Wmo. Het is van belang er rekening mee te houden dat de toetsing naar de tevredenheid in de eindfase plaatsvindt van de dienstverleningstrajecten die vaak een lange periode beslaan.  Ten aanzien van 2021 is in 2022 de tevredenheid over de geleverde kwaliteit over de hele breedte met enkele procenten afgenomen. Hiertegenover wordt het contact met de gemeente zelf juist beter gewaardeerd. De klant weet goed zijn weg te vinden (76%) en voelt zich ook serieus genomen (82%).

De klant voelt zich ook vlotter geholpen dan in 2021 het geval was maar het blijft achter bij het streven (61%). Klanttevredenheid Jeugdhulp  De tevredenheid van cliënten in het sociaal domein wordt apart gemeten. Het is van belang er rekening mee te houden dat de toetsing van de tevredenheid in de eindfase van de dienstverleningstrajecten plaatsvindt die vaak over langere periode gaan.  De beoordeling vindt met betrekking tot jeugdhulp plaats over twee sporen en richt zich op de mate van tevredenheid van de cliënten en die van de ouders/verzorgers. Hierbij is de respons van cliënten (jongeren) over 2022 relatief laag en hierdoor minder bruikbaar voor brede conclusies.  De tevredenheidmeting over 2022 laat nogal wisselende beoordelingen zien met betrekking tot de contacten en samenwerking van cliënten met de wijkteams per gemeente, de geleverde ondersteuning door ingezette zorgverleners en het behaalde resultaat.  Over het gehele jaar genomen is de beoordeling BAR-breed in vergelijking met 2021 nagenoeg gelijk gebleven waar het de kwaliteit van de ondersteuning en de interactie met de wijkteams betreft. Klachtenafhandeling  Maart liet al een breuk zien met de negatieve trend. Waar er al sprake was van een kleine voorraad openstaande zaken is er inmiddels in 2022 meer afgehandeld dan er aan klachten is geregistreerd.

 Het beeld rond de afhandeling van klachten is onnodig negatief door het trage of niet uitvoeren van de laatste administratieve afsluiting in het systeem. De prestatie zou rond de 90% kunnen liggen bij een optimale administratieve  De klachtencoördinatie benut bij het verbeteren van de dienstverlening actief de positieve meerwaarde van het hoe en waarom achter klachten.

Kwaliteit buitenruimte

14



 

De buitenruimte van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk wordt op iedere meter geïnspecteerd. Alle bevindingen worden vastgelegd en conform de richtlijnen en normen gebruikt om op de kwaliteit van de buitenruimte te kunnen sturen. In 2022 is het hele gebied tenminste twee keer geschouwd. De verkregen informatie biedt veel inzicht en mogelijkheden tot het combineren met andere data. Over het geheel genomen wordt de norm in alle drie de gemeenten ruim gehaald. Hierbij is het wel belangrijk om kennis te hebben van de invloed van de seizoenen en het wisselend gebruik van onze omgeving.

Aandachtspunten De prestaties worden door tal van factoren beïnvloed. En in sommige gevallen is onze eigen invloed beperkt. Om een goed oordeel te kunnen geven over de geleverde prestaties is van belang bewust te zijn van de omstandigheden die spelen.  De zeer krappe arbeidsmarkt is een groeiend probleem. Het invullen van vacatures met ervaren / direct inzetbaar personeel wordt steeds moeilijker en zorgt voor extra kosten. Dit is een landelijk probleem.  Het ziekteverzuim (landelijk gemeenteambtenaren) is nog steeds bovengemiddeld hoog en direct van invloed op de beschikbare capaciteit en prestaties.  De (merkbare gevolgen van de) oorlog in Oekraïne heeft een toenemende invloed op de inzet van middelen van gemeenten en is op termijn van invloed op de prestaties / kerntaken. De directe gevolgen voor de inwoners, bedrijven en instellingen zijn ver strekkend en zullen de komende periode mee kunnen gaan wegen in een de beeldvorming ten aanzien van de prestaties en ambities. Vijf indicatoren bedrijfsvoering volgend uit het BBV In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staan 39 verplichte beleidsindicatoren genoemd.

De bedoeling van deze indicatoren is de begroting en het jaarverslag beleidsmatiger te maken, zodat het bestuur zich een beeld kan vormen over behaalde en te behalen beleidsresultaten en om een onderlinge vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. Een aantal van die beleidsindicatoren heeft betrekking op de bedrijfsvoering en is daarom opgenomen in onderstaand overzicht in de begroting en jaarstukken van onze GR BAR. Nr. Indicator

Omschrijving

Jaar

Uitkomst

Bron

1 Formatie

fte per 1000 inwoners

begroting rekening 2022 6,72 7,08 Eigen begroting

861,93 2 Bezetting 841,43

fte per 1000 inwoners

2022

6,64

6,91 Eigen begroting

3 Apparaatskosten

kosten per inwoner

2022

€ 617

€ 730 Eigen begroting

percentage van de totale loonsom (65.327.200) + het totaal van de externe inhuur (12.154.600) = € 77.481.800 percentage van de totale lasten € 93.720.900

2022

0,9%

15,7% Eigen begroting

2022

49,3%

46,0% Eigen begroting

€ 88.882.400 4 Externe inhuur €12.154.600

5 Overhead € 43.153.000

Het verschil tussen begroting en rekening bij 4. Externe inhuur wordt veroorzaakt door het gegeven dat er weinig inhuur in de primitieve begroting van onze GR BAR is opgenomen. Pas gedurende het jaar wordt er incidenteel ingehuurd om vacatures op te vangen en in specifieke expertise te voorzien. 15

Toelichting bij het staatje: 1. Dit betreft de toegestane formatie (formatieplan). 2. Dit betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de GR BAR (per 31 december 2022). 3. Apparaatskosten, ook wel organisatiekosten, zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. In het geval van onze GR BAR gaat het om het totaal van de begroting (netto). 4. Externe inhuur betreft de werkzaamheden uitgevoerd door externen in opdracht van de GR BAR, waarbij personele capaciteit en deskundigheid wordt ingezet zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling. 5. Overhead betreft alle kosten die samenhangen met de sturing van de organisatie en de ondersteuning van het primaire proces. - fte = full-time equivalent, oftewel voltijdsequivalent: het equivalent van een 36-urige werkweek - inwoners = 121.747, dit is het totaal aantal inwoners van de drie gemeenten per 1 januari 2022, bron: Gemeentefonds

1.3 Financiën Prestatieafspraak budgetafwijkingen BAR-begroting op totaalniveau Dit jaar heeft onze GR BAR een negatief rekeningsaldo van € 642.700. Bij de prestatieafspraak “een meerjarig sluitende exploitatie” is als prestatie-indicator opgenomen dat de budgetafwijking in de rekening van de GR BAR ten opzichte van de begroting niet meer dan 1% mag zijn. Ten opzichte van het totaal van de begroting (€ 92.309.700) is er een afwijking van 0,70% en daarmee wordt aan de prestatieafspraak voldaan.

1.4 Financiële en overige ontwikkelingen Uitwerking cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) Voor de werknemers van onze GR BAR is de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) van kracht. De cao SGO 2021-2022 werd op 27 januari 2022 bekrachtigd en had een looptijd van 1 januari 2021 tot 1 januari 2023. Voor 2022 werden in de cao de volgende loonafspraken gemaakt: - een generieke salarisverhoging van 2,4% per 1 april 2022, en - een eenmalige uitkering van bruto € 375 of € 750 (afhankelijk van de schaal) in december 2022. De financiële consequenties van de generieke salarisverhoging en de eenmalige uitkering zijn verwerkt in deze jaarrekening. De onderhandelingen over een nieuwe cao 2023 en verder zijn in 2022 gestart maar eind 2022 was er nog geen akkoord bereikt. Om in 2022 nog iets voor de medewerkers te doen werd de cao 20212022 opengebroken. Naast de eerder overeengekomen generieke salarisverhoging in april 2022 hebben de medewerkers in december 2022 een eenmalige uitkering ontvangen. Prijsstijgingen Voor de begroting 2022 werd uitgegaan van een inflatie van 1,4% wat destijds gebaseerd was op de prognose in het jaarlijks verschijnende Centraal Economisch Plan van het Centraal Planbureau van 31 maart 2021. Hiervoor is van de gemeenten compensatie ontvangen. Dit percentage is nadien niet aangepast in de begroting 2022 van onze GR BAR.

Maar in 2022 was sprake van een uitzonderlijke en veel hogere inflatie. De gemeenten ontvangen voor prijsstijgingen een vergoeding via de algemene uitkering. De prijsbijstelling in de algemene uitkering 2022 was gebaseerd op een definitieve raming voor de prijsontwikkeling 2022 in het Centraal Economisch Plan van maart 2022. Maar nadien is de 16

prijsontwikkeling aanzienlijk hoger geweest. Vanwege die uitzonderlijke stijging van de prijzen sinds de prijsbijstelling voor het jaar 2022 zal het kabinet eenmalig afwijken van de reguliere systematiek. Het kabinet zal in de Meicirculaire 2023 van het gemeentefonds een extra prijsbijstelling uitkeren die terugkijkt naar het jaar 2022. Dat extra accres (jaarlijkse groei gemeentefonds waarin ook de prijsbijstelling zit verwerkt) zal gebaseerd zijn op de prijsontwikkelingen voor 2022 in het Centraal Economisch Plan 2023. Dit zal voor de gemeenten leiden tot structureel extra accres voor de jaren 2023 en verder. Bezetting in de organisatie, exclusief vacatureruimte Per 31 december 2022 waren in onze GR BAR 841,43 fte (936 werknemers) in dienst met een vast of tijdelijk dienstverband: Cluster Directie Concerncontrol BBO RK, BBO BD, Regieteam AW Strategie Dienstverlening Maatschappij Ontwikkeling leefomgeving en regio Ruimtelijke ontwikkeling Uitvoering Vastgoed Veiligheid Voorbereiding en Beheer Financiën Informatie en Automatisering Ontwikkeling Mens en Organisatie Juridische Zaken en Inkoop Facilitair Nieuw Reijerwaard TOTAAL GR BAR

Totaal fte cluster 2,00 fte 8,56 fte 46,41 fte 9,47 fte 41,08 fte 206,20 fte 41,94 fte 53,27 fte 97,55 fte 33,00 fte 39,49 fte 63,09 fte 39,06 fte 68,01 fte 39,50 fte 24,08 fte 27,97 fte 0,75 fte 841,43 fte

Personeelsverloop (instroom, doorstroom en uitstroom) GR BAR Het instroompercentage is het percentage van de bezetting dat in 2022 in dienst is getreden bij onze GR BAR. Het doorstroompercentage is het percentage van de bezetting dat via een interne sollicitatieprocedure een andere functie is gaan vervullen of duurzaam van functie is veranderd. Het uitstroompercentage is het percentage van de bezetting dat uit dienst is getreden. Personeelsverloop Instroom Doorstroom Uitstroom

2021 11,4% 4,6% 9,3%

2022 16,9% 8,5% 13,1%

Ter vergelijking: in 2021 was het personeelsverloop bij gemeenten met 50.000-100.000 inwoners respectievelijk 13,0% (instroom), 5,4% (doorstroom) en 9,4% (uitstroom). Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR BAR hier het beste bij 17

past. De in-, door- en uitstroomcijfers van 2022 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend. Ziekteverzuim In 2022 was het verzuimpercentage in onze GR BAR gemiddeld 6,94% (2021: 5,69%). De ingezette daling is daarmee gestagneerd. Ter vergelijking: in 2021 was het verzuimpercentage bij gemeenten met 50.000-100.000 inwoners 5,8%. De verzuimnorm - gebaseerd op een normstelling waarbij een kwart van de gemeenten een verzuim heeft dat lager ligt dan dit cijfer - is in 2021 voor gemeenten met 50.000-100.000 inwoners 5,0%. Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR BAR hier het beste bij past. De verzuimcijfers van 2022 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend.

Het verzuimpercentage kan worden onderverdeeld in: - kort verzuim (tot 1 week), - middellang verzuim (1 tot en met 6 weken), - langdurig verzuim (langer dan 6 weken). In 2022 was het kortdurend verzuim 0,57%, het middellang verzuim 0,88% en het langdurig verzuim 5,48%. Ter vergelijking: in 2021 was het kortdurend verzuim in onze GR BAR 0,31%, het middellang verzuim 0,69% en het langdurig verzuim 4,68%. Invloed COVID-19 op verzuim De invloed van COVID-19 op het verzuim in 2022 was minimaal. Alleen in het eerste kwartaal was er sprake van een stijging in COVID-gerelateerde ziekmeldingen. Deze liep gelijk met de landelijke stijging van het aantal besmettingen. Medewerkers hebben zich ook kort ziek gemeld na een vaccinatie of boosterprik. Werknemers in de doelgroep banenafspraak (voorheen: garantiebanen) Voor het jaar 2022 is de norm voor het aantal arbeidsuren van werknemers die vallen binnen de doelgroep banenafspraak (voorheen genoemd “garantiebanen”) 42.300 uur. In 2022 is voor de doelgroep gerealiseerd: - in dienst bij onze GR BAR: 15.756 uur; - via inleenverbanden of detachering werkzaam bij onze GR BAR: 10.154 uur.

18

In 2022 zijn 25.910 arbeidsuren ingevuld door werknemers die vallen binnen de doelgroep banenafspraak. Onze GR BAR heeft daarmee de doelstelling niet behaald. Herwaardering managementfuncties BAR2020 In november 2021 heeft het dagelijks bestuur ingestemd met een herwaardering van de managementfuncties binnen onze GR BAR. Afgesproken werd dat de eventuele gevolgen met terugwerkende kracht per 1 januari 2021 zouden ingaan. De opdracht voor de herwaardering werd begin 2022 verstrekt aan een externe partij. De financiële effecten waren niet tijdig beschikbaar voor de jaarrekening 2021. Daarom werd hiervoor in de jaarrekening 2021 een “Niet uit de balans blijkende verplichting” opgenomen. In juni 2022 zijn de resultaten van de herwaardering bekend geworden. Het financiële effect voor het jaar 2021 bedroeg € 36.000. Vanaf dat moment maken deze hogere kosten onderdeel uit van de salarislasten van onze GR BAR. Formatieve wijzigingen BAR 2020 Twee belangrijke doelstellingen van de organisatiewijziging BAR2020 waren meer aandacht voor de medewerkers en betere aandacht voor het bestuur. Als gevolg hiervan zijn formatieve wijzigingen doorgevoerd. Bij de organisatiewijziging werden teamleiders geïntroduceerd die leiding gingen geven aan teams van 8-16 medewerkers.

Dat leidde tot een vermindering van de operationele capaciteit omdat de teamleiders een deel van hun tijd gingen besteden aan coördineren en leiding geven. Die capaciteit werd aangevuld. Dat ging om 18,25 extra fte en de extra uitgaven ad € 780.000 werden opgenomen in de begroting 2021. Hierbij werd afgesproken dat dit zou worden opgevangen binnen de reguliere begroting van onze GR BAR. Hier wordt gedurende een aantal jaren gefaseerd naar toegewerkt. Doorontwikkeling BAR-organisatie / Variantenanalyse In maart 2022 is het eindrapport “Sterk in nabijheid, slim in robuustheid” door het onderzoeksbureau & Van de Laar opgeleverd. Hierin is een variantenanalyse en een onafhankelijk advies opgenomen inzake de best passende toekomstige samenwerking tussen de deelnemende gemeenten in de GR BAR-organisatie. Na de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 is hierover door het nieuwe bestuur verder gesproken. In oktober 2022 is het besluit genomen om de beleids- en uitvoerende taken van onze GR BAR met ingang van 2024 terug te brengen naar de gemeenten. In november en december 2022 is gestart met de opbouw van de projectorganisatie die deze overdracht mogelijk gaat maken. Huisvesting In 2021 heeft een programmagroep de visie op het toekomstgericht werken uitgewerkt in een Kaderdocument Huisvesting.

In dit beleidsdocument staan de nieuwe uitgangspunten voor de toekomstige hybride werkomgeving van onze GR BAR, bedoeld voor de gemeentehuizen van Barendrecht en Ridderkerk. In 2022 is een start gemaakt met de uitvoering van dit Kaderdocument door het aanpassen van de werkomgeving en het realiseren van een nieuwe, aangepaste verdeling van de werkplekken van de verschillende clusters over de twee fysieke locaties. Er zijn extra vergaderruimten gerealiseerd en de diversiteit is vergroot. Het aantal projectenkamers is uitgebreid waarbij aan een aantal kamers ook een overlegfunctie is toegevoegd. Het aantal aanlandplekken is verhoogd en meer verspreid door de panden. Ook zijn de Hubs aangepast. Om het hybride vergaderen extra te ondersteunen zijn bel-/MS-Teamscellen aangeschaft. Door bovengenoemde aanpassingen zijn alle beschikbaar gestelde investeringsgelden benut. Naast de aanpassing van de werkomgeving is de thuiswerkplekvergoeding vastgesteld. Alle medewerkers hebben elke 5 jaar recht op een vergoeding van € 750 voor een thuiswerkplek. Deze 19

vergoeding kan ingezet worden voor een bureau, bureaustoel, beeldscherm et cetera. De aangekochte middelen moeten aan bepaalde Arbo-normen voldoen. Mocht een medewerker binnen vijf jaar uit dienst gaan, dan moeten de vergoeding naar rato terugbetaald worden. Klachtenloket aanbestedingszaken Het Rijk is voornemens beleidsmaatregelen te treffen die zien op de versterking van de klachtenloketten voor aanbestedingszaken. Elke aanbestedende dienst moet op termijn een klachtenregeling hebben. Er wordt onder meer onderzocht op welke wijze klachtenregelingen verplicht kunnen worden gesteld bij aanbestedende diensten. De onderliggende wijziging van de Aanbestedingsweg 2012 is in voorbereiding. In de begroting 2022 was het de verwachting dat dit in 2022 zijn beslag zou krijgen en middelen zou vragen. Maar op dit moment is nog niet bekend op welke termijn de in voorbereiding zijnde wetswijziging in werking zal treden. Koepelvrijstelling In 2022 heeft het Gerechtshof Den Haag een voor onze GR BAR gunstige uitspraak gedaan in de invorderingsrentezaak die te maken had met de vaststellingsovereenkomst koepelvrijstelling 20142017. De Staatssecretaris van Financiën heeft aangegeven geen beroep in cassatie in te stellen. Hiermee is deze zaak formeel bekrachtigd en is per saldo in 2022 incidenteel (afgerond) € 1,7 miljoen ontvangen wat direct ten gunste is gebracht van de drie gemeenten.

De Staatssecretaris heeft in zijn toelichting op het niet instellen van beroep in cassatie aangegeven dat hij berust in de betaling van het bovengenoemde rentebedrag. Maar uit de toelichting van de Staatssecretaris is af te leiden dat hij zich niet kan vinden in de argumentatie van het Hof Den Haag dat de koepelvrijstelling op 90% van de prestaties van de BAR van toepassing is. Verder overleg met de Belastingdienst heeft helaas ook uitgewezen dat mocht onze GR BAR nu of in de toekomst de toepassing van de koepelvrijstelling mogelijk achten, zij dat in een nieuwe gerechtelijke procedure zal moeten afdwingen. Rechtmatigheid financiële beheershandelingen De verbijzonderde interne controle (VIC) is in 2022 uitgevoerd op 16 processen. Daarnaast zijn controlewerkzaamheden uitgevoerd op de juiste invoering van leges. De VIC vindt plaats per kwartaal of halfjaar. Het betreft niet allemaal processen van de GR BAR, sommige zijn van de gemeenten maar worden uitgevoerd door onze GR BAR. In 2022 is wederom tijd geïnvesteerd in de borging van interne controle in de lijn. Er is door Concerncontrol samen met de vakafdelingen tijd geïnvesteerd in de nieuwe aanpak van de interne controle, de verbijzonderde interne controle en de borging van procesmanagement.

Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn:  een risicogerichte aanpak: alleen die processen bij de interne beheersing betrekken die er qua omvang en risico toe doen. Daarnaast vooral focussen op de processtappen waar de risico’s kunnen ontstaan.  een procesgerichte aanpak: zoveel als mogelijk de interne beheersing van de processen inpassen in de bestaande werkwijze zodat er geen extra werkzaamheden nodig zijn om dit uit te voeren. Dit ter vervanging van de gegevensgerichte controle die op dit moment nog veelal wordt toegepast.  borging: beheer en onderhoud van processen als vast onderdeel op de agenda waarbij efficiënt, effectief en rechtmatig werken voorop staan.  grip op de uitvoering: processen op orde, interne controle binnen de teams en verbijzonderde interne controle vanuit de onafhankelijke positie.

20

Concerncontrol heeft geconstateerd dat het borgen van interne controle en rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de processen een terugkerend aandachtspunt is. Het inrichten van interne processen in de lijn is een blijvend aandachtspunt wat is geborgd door de regie en coördinatie binnen Concerncontrol te beleggen. Bij de uitgevoerde VIC zijn geen financiële fouten geconstateerd. Er zijn wel bevindingen gedaan waaruit blijkt dat de uitvoering van diverse processen nog niet volledig in control is. Daartegenover staat dat er binnen belangrijke processen zichtbaar stappen zijn gemaakt. Oorlog in Oekraïne Op 24 februari 2022 begon de grootschalige aanval van Rusland op Oekraïne. Deze oorlog heeft grote impact op de wereldeconomie. De huidige economische ontwikkelingen, zoals de schaarste in grondstoffen en menskracht, hebben een prijsopdrijvend effect waardoor de inflatie naar recordhoogte is gestegen. Dit heeft direct effect op de positie van onze inwoners door met name fors gestegen energiekosten. De oorlog heeft geleid tot grote vluchtelingenstromen, zowel in Oekraïne als naar de buurlanden toe. Een deel van de gevluchte Oekraïners is naar Nederland gekomen. Nederland heeft de Oekraïners ruimhartig opgevangen met vele initiatieven waarbij gemeenten een belangrijke rol hebben vervuld. Vanuit onze GR BAR werd direct het project Oekraïne-vluchtelingenopvang opgestart.

Hiervoor is een projectstructuur ingericht voor de beleids- en uitvoerende taken. De hiermee samenhangende kosten van ruim € 534.200 voor de inzet van BAR-personeel is volledig gecompenseerd door het Rijk. Onze GR BAR loopt verder geen financiële risico’s en onderhoudt geen relaties met Rusland en/of Oekraïne. Coronapandemie De uitbraak van het COVID-19 (corona) virus sinds het voorjaar van 2020 heeft een enorme impact gehad. De coronacrisis en de bijbehorende beperkende maatregelen hebben gezorgd voor directe en ingrijpende veranderingen in onze manier van werken. Plotseling moest iedereen thuiswerken. Dat bracht naast praktische uitdagingen ook bij velen een toename van stress en een vermenging van werk en privé met zich mee. Het gebruik van digitale middelen en het online samenwerken nam sterk toe. Hierdoor is de kwaliteit en veiligheid van de ICT-infrastructuur van extra belang geworden. Net als de digitale vaardigheden van de medewerkers en het risico op internetcriminaliteit. Ook veranderde het gebruik van onder meer de gemeentelijke dienstverlening, de buitenruimte en kantoorruimte sterk met alle gevolgen van dien. In de loop van 2022 is gebleken dat de beperkende maatregelen door een succesvolle vaccinatiecampagne en het milder worden van het virus konden worden opgeheven en er weer een situatie ‘na de pandemie’ is ontstaan.

Ook in het najaar van 2022 zijn de effecten van corona beperkt gebleven en hebben deze nauwelijks effect gehad op de bedrijfsvoering. De uitkomsten van de ontwikkelingen op de middel- en lange termijn zijn echter onzeker. De richting en intensiteit van de ontwikkelingen zijn vrijwel niet te voorspellen en te kwantificeren. Het lijkt erop dat de effecten van de oorlog in Oekraïne, de effecten van COVID-19 - ook op de langere termijn - zullen overschaduwen.

21

2. Paragrafen 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onze GR BAR is de uitvoeringsorganisatie namens de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Voor deze gemeenten voert de GR BAR actief beleid op de beheersing van de risico’s die gezamenlijk gelopen worden. Door inzicht in de actuele risico’s en de mogelijke maatregelen worden organisatie en bestuur in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Alle risico’s worden tenminste twee keer per jaar herijkt en er wordt continu geanticipeerd op nieuwe risico’s. Alle geïdentificeerde onzekerheden of risico’s die niet in de begroting (kunnen) worden opgenomen, worden vanaf het moment dat zij kwantificeerbaar zijn opgenomen in het risicoprofiel. Dit risicoprofiel komt tot stand met behulp van het risicomanagementsoftware-programma NARIS. Weerstandvermogen, weerstandscapaciteit en risico’s Het weerstandsvermogen is het saldo van de weerstandscapaciteit en de risico’s, oftewel: weerstandscapaciteit - risico’s = weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit, het bedrag voor onvoorzien en stille reserves. Geen van deze componenten is aanwezig binnen onze GR BAR wat maakt dat de GR BAR geen weerstandscapaciteit heeft.

De in deze paragraaf geïnventariseerde risico’s van onze GR BAR zijn ondergebracht bij de gemeenten waar ze in de gemeentelijke risicoprofielen in de begrotingen zijn opgenomen. Top tien belangrijkste risico’s GR BAR Onze GR BAR gaat over gezamenlijk werkgeverschap en inkoop waardoor het risicoprofiel puur gericht is op bedrijfsvoering en daarmee de top tien bedrijfsvoeringsrisico’s met de grootste (financiële) impact toont welke zich voor kunnen doen. Onder bedrijfsvoering valt alles wat de BAR-organisatie inzet om de burgers, bedrijven en instellingen van de deelnemende gemeenten goed te bedienen. De bedrijfsvoering omvat tevens alle activiteiten die binnen de organisatie worden uitgevoerd, met uitzondering van het verlenen van diensten en het produceren van producten, oftewel het primaire uitvoeringsproces. Bedrijfsvoering betreft dus wel de ondersteuning van alle primaire processen, de technische inrichting ervan, de sturing en beheersing van de organisatie en de ervaring en deskundigheid van het personeel.

Het totaal aan risico’s van onze GR BAR, per 25 januari 2023, bedraagt ongeveer € 3.300.000 en wordt afgedekt door de deelnemende gemeenten. Deze top tien vertegenwoordigt 87,5 % van het totaal aan bedrijfsvoeringsrisico’s. Positie Nu / oud

Risicogebeurtenis

Gevolgen

Maatregelen / info

Gemiddeld risico*

Invloed (%)

1/1

Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatie techniek en informatiebeveiliging.

Financieel, imago

Kwaliteitsontwikkeling, organisatieontwikkeling, Jaarlijkse IT audit

€ 638.000

29,17%

2/ 5

Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen/-structuur

Financieel, tijd- uitstel doelstelling, imago

Consolidatie- en rationalisatieprogramma, procesmanagement, organisatieontwikkeling, Good governance

€ 498.000

12,32%

3/2

Aansprakelijkheid door fouten/onwetendheid/niet handelen van personeel

Financieel, imago

HRM, begeleiding en ontwikkeling

€ 399.000

11,03%

22

Positie Nu / oud

Risicogebeurtenis

Gevolgen

Maatregelen / info

Gemiddeld risico*

4/4

Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt. Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld/ aanwezig zijn kost meer dan geraamd.

Financieel, kwaliteit dienstverlening, imago

Business continuity management, HRM, begeleiding en ontwikkeling

€ 200.000

5/3

Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance)

Financieel, imago

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, ontwikkelen Governance, Risk en Compliance competenties

6/6

Risico’s Assetmanagement Vastgoed/ beheer/ onderhouden eigendommen

Financieel

Business Continuïteit management, accommodatiebeheersproces, procesmanagement, organisatieontwikkeling

7/9

Clusterrisico’s Fraude en Integriteit

Financieelextra kosten en boetes, imagoschade

8/-

Bedreiging business continuïteit door/tijdens crisissituatie(s)

Financieelextra kosten en boetes, imagoschade

Business Continuïteit management Risicomanagement, beveiliging

€ 201.000

9 / 10

Onvoorziene kosten doorontwikkeling

Financieel

monitoring, organisatieontwikkeling, procesmanagement

€ 250.000

10 / 7

Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten

Financieel, schade voor de gemeente

Contractbeheer-/management, procesmanagement, organisatieontwikkeling

€ 261.000

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, verbeteren compliance functie

€ 266.000

€ 210.000

€ 380.000

Invloed (%)

7,26%

6,97%

6,36%

5,55%

3,68%

3,21%

1,93%

87,48 %

* In de top 10 wordt de gemiddelde financiële schade getoond na simulatie en de invloed op de benodigde weerstandscapaciteit. Bedragen afgerond op € 1.000.

De bedragen die in de tabel zijn opgenomen zijn gemiddelde mogelijke schadebedragen uit de risicosimulatie. Deze simulatie laat alle bedrijfsvoeringsrisico’s, van minimaal tot maximaal, veelvuldig optreden om te bepalen hoeveel financiële reserves hiervoor tenminste aanwezig moeten zijn. Ontwikkeling risicoprofiel GR BAR 2022 Oorlog in Oekraïne Het actuele risicoprofiel toont onder invloed van de impact van de oorlog in Oekraïne over bijna de hele breedte van het risicoprofiel een lichte toename in kans en gevolg. We worden sinds de inval van Rusland in Oekraïne dagelijks geconfronteerd met de directe en indirecte gevolgen. Waar deze gevolgen merkbaar zijn in oplopende prijzen bij bijna alle grond-, brand- en voedingstoffen zijn er ook zorgen over het beschikbaar hebben en houden hiervan op de (middel)lange termijn. Het is onvermijdelijk dat de aanhoudende grote stroom oorlogsvluchtelingen vanuit dit gebied van invloed is en zal blijven op de weerstandscapaciteit van de gemeenten. Ambtenaren moeten hun beschikbare tijd vaker verdelen over meer dan hun reguliere rol. Project nieuwe organisaties 2024 In 2022 is duidelijk geworden dat de BAR-organisatie in een andere vorm invulling zal gaan geven aan 23

de ondersteuning van de uitvoering van de gemeentelijke primaire processen. Hiermee zal met name de uitvoeringsfase, waarin de ambtenaar actief invulling en uitvoering geeft aan de product- en dienstverlening richting de klant, als verantwoordelijkheid van de gemeente plaats gaan vinden. Dit geldt ook voor het te onderhouden en uit te voeren beleid. In 2022 is ook duidelijk geworden dat dit van grote invloed zal zijn op de wijze waarop de organisatie nu is ingericht en invulling geeft aan de ondersteuning en dienstverlening. Voor de circa 1.100 mensen die voor de BAR-organisatie werken is er een onzekere periode ingegaan. De risicoscenario’s die aan deze reorganisatie komen te hangen zijn nog niet te kwantificeren en worden in het eerste halfjaar van 2023 onderdeel van dit risicoprofiel gekoppeld aan het project nieuwe organisaties 2024. Top 10 risico’s met korte toelichting en opsomming belangrijke trends en ontwikkelingen 1. Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging De digitalisering van onze wereld en het continu optimaliseren van de beveiliging van kwetsbare gegevens kan niet worden afgeremd. We ontkomen niet aan de toenemende eisen die er worden gesteld aan een goed werkende en veilige digitale werkomgeving en de noodzakelijke doorontwikkeling en uitbreiding er van.

De verantwoordelijkheid om op de best mogelijke wijze met de gevoelige gegevensverzamelingen om te gaan dwingt gemeenten aan te haken bij de landelijke gemiddelden qua investering per inwoner. Trends/ontwikkelingen:  een afname van het mentaal welbevinden: medewerkers die door stress, drukte of vermoeidheid minder scherp zijn bij het in achtnemen van de beveiligingsrichtlijnen.  door het grotendeels thuiswerken is er meer kans op problemen / inbraak bij de ICTsystemen en staat de veiligheid van het online samenwerken onder druk (bij de verdere digitalisering van de samenleving en een aantal diensten).  een aanhoudend oplopende vraag naar een digitale transformatie van de dienstverlening van de overheid.  medewerkers die niet optimaal kunnen functioneren en taken niet kunnen uitvoeren door onvoldoende digitale vaardigheden.  niet of beperkt kunnen invullen van de bedrijfsfuncties conform de gemeentelijke modelarchitectuur.  cyberaanvallen waardoor de bedrijfsvoering (deels) stil komt te liggen.  arbeidsmarkt (ICT/informatisering) vormt een probleem als het om de concurrentiepositie van de gemeente gaat ten opzichte van de markt. 2. Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur Onze GR BAR investeert continu in het actualiseren en optimaliseren van de processen.

De actuele omstandigheden zetten de doorontwikkeling van processen echter in de wacht omdat er een nieuwe structuur wordt neergezet waarin ontwikkeling van beleid en de hieruit te borgen uitvoering van diverse primaire processen bij de gemeenten komen te liggen. Trends en ontwikkelingen:  opknippen / kopiëren van competenties en productiekracht naar meer uitvoeringslocaties en / of gelijksoortige teams vraagt om meer mensen op dezelfde wettelijke taken. De arbeidsmarkt voorziet hier momenteel niet / beperkt in.  afwijken van de gewenste eenduidige uitvoering van wetten en regels conform Gemeentelijke model architectuur en proceslandschap zorgt voor toenemende onzekerheid over uitvoerbaarheid kerntaken van gemeenten.  opknippen gemeentelijke bedrijfsfuncties ondersteuning en uitvoering over verschillende

24

 

eigenaren zorgt voor een periode van teruglopende resultaten. de burgerparticipatie komt in het gedrang. uitval van personeel door ziekteverzuim.

3. Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel Het personeel van de GR BAR toont veerkracht onder moeilijke omstandigheden en is in staat gebleken te schakelen en met beperkte mogelijkheden te blijven presteren. De kans dat er iets mis gaat is onder de huidige omstandigheden wel hoger. Het gemiddeld ziekteverzuim is hoog. De aanhoudende toename van het aantal taken en de vereiste kennis voor diverse nieuwe of aangepaste wetten en regels komen hier extra bij. De onzekerheid die in 2022 is ontstaan over de reorganisatie van de BAR-organisatie is van invloed op het werkplezier, de werkdruk en het aanpassingsvermogen van de medewerkers. Trends en ontwikkelingen:  een afname van het mentaal welbevinden: medewerkers die door stress, drukte of vermoeidheid minder scherp zijn.  een hogere werkbelasting van het personeel door een toename van de belasting van de lokale overheid en de invoering van nieuwe regelingen en/of maatregelen (zoals diverse steunmaatregelen en crisis-gerelateerde activiteiten).  nieuwe en gewijzigde wetten en regels vragen om bijkomende competenties. Een onvolledige of uitblijvende invulling van die competenties vormt inmiddels een aanzienlijk risico.  uitval personeel door (een hoger) ziekteverzuim.  inwerken van nieuwe medewerkers staat steeds meer onder druk. 4. Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt.

Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd. Onze GR BAR geeft invulling aan de taken van de deelnemende gemeenten. Om invulling te geven aan de vereiste gemeentelijke architectuur moet voortdurend een breed scala aan bedrijfsfuncties worden ingevuld. Dit is en blijft een grote uitdaging omdat het hier gaat over mensen en het invullen van competenties. Trends en ontwikkelingen:  het inwerken / binden van nieuwe medewerkers is steeds moeilijker binnen taakgebieden waar het verloop hoog is.  werven personeel met specifieke kennis, ervaring en specifieke vaardigheden (competenties) is lastig voor gemeenten door beperkte beschikbaarheid geschikt personeel en/of de concurrentiepositie ten opzichte van de markt. 5. Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance) De verantwoordelijkheid voor het compliant zijn is verdeeld over verschillende rollen en staat onder druk door de invoering en wijzigingen van wetgeving en daarmee de uitbreiding van de gemeentelijke taken en plichten. Trends en ontwikkelingen:  nieuwe en complexe regelgeving ontstaan als gevolg van crisis-gerelateerde taken die bij de gemeenten worden belegd.  de uitvoering van wetten en taken in het sociaal domein (Wmo, Participatie, Jeugdzorg) komt door een stijgende vraag in het gedrang.