Concept begroting 2022 GR BAR-organisatie.pdf

26

Hieronder volgt een uitwerking per soort budgetverhoging: I. Autonome ontwikkelingen en volumegroei 1. Inflatie 211.500 2. Periodieken 199.200 3. Financiële gevolgen nieuwe cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO): - salarisverhoging 2.558.400 - thuiswerkvergoeding € 2 per dag 110.000 - vergoeding thuiswerkplek 113.700 2.782.100 4. BAR2020 herwaardering managementfuncties memorie 3.192.800 Voor deze uitgaven worden volgens afspraak de bijdragen van de gemeenten verhoogd. II. Nieuwe wettelijke taken 5. Interne controle - uitbreiding capaciteit en aanschaf automatiseringstool 6. Procesmanagement - extra capaciteit

139.800 69.000 208.800

Ook voor deze uitgaven worden hogere bijdragen van de gemeenten gevraagd. III. Handhaven ambitie huidige dienstverlening 7. Beleidscapaciteit Wmo Ook voor deze uitgaaf worden hogere bijdragen van de gemeenten gevraagd.

109.300

Totaal budgetverhogingen I, II en III

3.510.900

Opgemerkt wordt dat budgetverhoging 7 voor een deel ook wordt veroorzaakt door nieuwe en gewijzigde wetgeving. Bestuurlijke behandeling budgetverhogingen 2023 De bestuurlijke behandeling van de budgetverhogingen 2023 /de budgetclaims in de nieuwe begroting is deze keer anders verlopen dan gebruikelijk. Dat kwam door de bijzondere (overgangs)positie waarin wij ons in februari 2022 ten tijde van het afwegen van de budgetclaims bevonden. Er was net een nieuw kabinet aangetreden en de gemeenteraadsverkiezingen op 16 maart waren in aantocht. Beide zouden leiden tot nieuwe en gewijzigde ambities met gevolgen voor onze GR BAR. Maar daar was op dat moment nog geen inschatting van te maken. Ook zagen we ons geconfronteerd met: - het dilemma van enerzijds wat nodig is voor de bedrijfsvoering (de GR BAR) versus anderzijds de financiële positie van de gemeenten, - de variantenanalyse over de toekomst van de GR BAR, - de behoefte aan maatwerkoplossingen en snelle(re) besluitvorming en - werkdruk bij onze medewerkers. Daarom werd besloten vooralsnog alleen die budgetclaims te honoreren: - die hun oorsprong vinden in het begrotingsjaar 2022, of - waar bestaande afspraken over zijn dat hiervoor de gemeentelijke bijdragen mogen worden verhoogd , of - waarvoor besluitvorming in onze GR BAR heeft plaatsgevonden.

27

Die gehonoreerde budgetclaims zijn in het volgende onderdeel opgenomen en toegelicht. Met uitzondering van de claims nummers 1. Inflatie en 2. Periodieken (beide betrekking hebbend op 2023) en nummer 4. Herwaardering managementfuncties (kosten nog niet bekend) zullen ze alle structureel worden verwerkt in de 1e tussenrapportage 2022 omdat ze hun oorsprong vinden in het begrotingsjaar 2022. Claims 1 en 2 worden verwerkt in deze begroting 2023. Claim 4 wordt verwerkt in een tussenrapportage zodra de kosten bekend zijn. Het resterende deel van de claims heeft betrekking op het begrotingsjaar 2023. De besluitvorming hierover wordt overgelaten aan het nieuwe bestuur. Dat zal later in 2022 plaatsvinden en daarna zullen de begrotingen van onze GR BAR en de gemeenten hierop worden aangepast. Ook deze budgetclaims waarover de besluitvorming nog moet plaatsvinden worden hierna opgenomen en toegelicht. Toelichting bij de door het DB geaccordeerde budgetverhogingen 2023 1. Inflatie 2023 * € 211.500, structureel vanaf 2023 * te verwerken in deze begroting 2023 Voor het te hanteren inflatiepercentage in de primitieve begroting wordt altijd uitgegaan van de prognoses in het jaarlijks verschijnende Centraal Economisch Plan van het Centraal Plan Bureau (CPB).

In het Centraal Economisch Plan 2022 voorspelt het Centraal Planbureau een inflatie van 2,2% voor het jaar 2023, dat gaat om een bedrag van € 211.500. 2. Periodieken 2023 * € 199.200, structureel vanaf 2023 * te verwerken in deze begroting 2023 Bij goed functioneren ontvangen medewerkers binnen hun salarisschaal meestal jaarlijks een salarisverhoging door in de volgende trede van de salarisschaal te worden ingedeeld. Deze salarisverhoging wordt periodiek genoemd. Als de laatste trede van de schaal is bereikt worden in de regel geen periodieken meer toegekend en blijft het salaris gelijk. Het toekennen van periodieken aan de medewerkers heeft in 2023 een kostenstijging van € 199.200 tot gevolg. 3. Financiële gevolgen nieuwe cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) * Structureel vanaf 2022: - salarisverhoging € 2.558.400 - thuiswerkvergoeding € 2 per dag € 110.000 - vergoeding thuiswerkplek € 113.700 e * te verwerken in de 1 tussenrapportage 2022 Het uitgangspunt is dat de financiële consequenties van een nieuwe cao worden verwerkt in het eerstvolgende P&C-document na het verbindend worden van de cao. De onlangs afgesloten cao zal verwerkt worden in de 1e tussenrapportage 2022. Voor de werknemers van onze GR BAR is de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) van kracht.

De cao SGO 2021-2022 is op 27 januari 2022 bekrachtigd en loopt van 1 januari 2021 tot 1 januari 2023. In de cao zijn de volgende loonafspraken gemaakt: 2021:

28

-

een eenmalige uitkering van € 300 corona-onkostenvergoeding en € 900 eenmalige uitkering per 3 november 2021 naar rato van het aantal uren dienstverband; een generieke salarisverhoging van 1,5% per 1 december 2021.

2022: - een generieke salarisverhoging van 2,4% per 1 april 2022.

In de begroting van onze GR BAR nemen we geen stelposten op. Deze systematiek brengt met zich mee dat we op dit moment nog niets opnemen voor de volgende cao die voor 2023 zal worden afgesloten. Wel is het zo dat de gemeenten op basis van eigen inschattingen hier een stelpost voor opnemen in hun primitieve begroting. 4. BAR2020 herwaardering managementfuncties * memorie * te verwerken in tussenrapportage na bekend worden kosten In november 2021 heeft het dagelijks bestuur ingestemd met een herwaardering van de managementfuncties van onze GR BAR. De gevolgen van een eventuele herwaardering zullen met terugwerkende kracht per 1 januari 2021 ingaan. De opdracht voor de herwaardering is begin 2022 verstrekt aan een externe partij. De financiële effecten zullen rond de zomer van 2022 bekend zijn en worden dan verwerkt in een tussenrapportage. 5. Interne controle - uitbreiding capaciteit en aanschaf automatiseringstool * € 139.800, structureel vanaf 2022: € 30.000 tool en € 109.800 capaciteit * te verwerken in de 1e tussenrapportage 2022 Voor de interne controle wordt momenteel op basis van incidenteel budget ingehuurd. Het voorstel is met ingang van 2022 deze inhuur te vervangen door vast personeel en gedeeltelijke automatisering. Door de automatisering kunnen ook de extra werkzaamheden voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording worden opgevangen.

Dat is goedkoper - een besparing op jaarlijkse inhuur van ongeveer € 40.000 - en vanuit kwalitatief oogpunt beter. Deze interne controle dient sowieso op basis van wet uitgevoerd te worden. Voeren we het niet zelf uit dan leidt dit tot meerwerk en een hogere rekening van de accountant en mogelijk ook tot meer fouten en onzekerheden in de jaarrekening. Risico’s niet honoreren claim Niet kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden) om interne controle uit te voeren ten behoeve van de rechtmatigheid. Accountant kan niet steunen op de interne controle. Risico van ‘een verklaring met beperking’ of een ‘afkeurende verklaring’ van de accountant bij de jaarrekening 2022. Hogere rekening accountant. 6. Procesmanagement extra capaciteit * € 69.000, structureel vanaf 2022 * te verwerken in de 1e tussenrapportage 2022 Voor procesmanagement is er een beperkte eigen capaciteit en er wordt ingehuurd voor de extra aanpassing van processen. Op basis van A3 2022 blijft deze extra capaciteit nodig: 50% gedurende 23 dagen per week. Op deze wijze kan Concerncontrol ondersteuning bieden bij de aanpassing van processen. Zonder deze ondersteuning moeten de clusters dat zelf doen of inhuren. Het betreft met name de volgende in het A3 opgenomen proceswijzigingen: 1.

de nieuwe omgevingswet, 2. sociaal domein als gevolg van de digitalisering en nieuwe contracttering,

29

3. verbetering / digitalisering dienstverlening en 4. digitalisering van alle klantprocessen (inclusief Woo). Deze wijzigingen hebben een wettelijke basis om de processen anders in te richten. Deze claim bevat de capaciteit die tenminste nodig is - no regret strategie - om de eerste behoeften te ondersteunen en de bestaande procesbeschrijvingen (onder andere 21 cruciale processen uit 2021) te beheren. Voor de grote verbeteringen, waaronder de hierboven genoemde 4 proceswijzigingen, zijn in de planning eigen middelen opgenomen om ze vorm te geven. Procesmanagement levert ‘alleen’ de ondersteuning (planning, methodiek, tools) om dergelijke trajecten uit te kunnen voeren en om de resultaten (aangepaste processen) bij afronding van de programma’s in beheer te kunnen nemen. Het realiseren van de verbetering/procesverandering blijft, ook voor wat betreft de middelen, een verantwoordelijkheid van deze programma’s. Het tempo waarin de veranderingen kunnen worden doorgevoerd wordt bepaald door de beschikbare middelen - te weten eigen personeel en inhuur bij deze programma’s. Risico’s niet honoreren claim De 4 hierboven genoemde grote veranderingen kunnen niet ondersteund worden. De bestaande procesbeschrijvingen uit 2021 en daarvoor kunnen niet beheerd worden. Bestaande investeringen gaan verloren. 7.

Beleidscapaciteit Wmo * € 109.300 structureel vanaf 2022 * te verwerken in de 1e tussenrapportage 2022 De ontwikkelingen binnen het taakveld Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zijn zodanig dat deze niet opgevangen kunnen worden binnen de huidige beleidscapaciteit. Het gevolg is dat extra beslag wordt gelegd op het management, dat toch al zwaar belast is. Dit laatste is niet langer verantwoord. Om deze problematiek op te lossen is uitbreiding van de beleidscapaciteit voor de Wmo-taken noodzakelijk. Risico’s niet honoreren claim Een te kleine beleidscapaciteit waardoor bestuurlijke wensen niet altijd ingewilligd kunnen worden. Dit kan zich op allerlei vlakken van beleid voordoen. Er is geen ruimte om dingen anders of wat minder te doen. Gedwongen keuzes moeten maken tussen zaken waarvan we vinden dat ze alle prioriteit hebben. Extra beslag op het management, dat toch al zwaar belast is.

Overzicht gewenste budgetverhogingen 2023 waarvan het DB heeft besloten de besluitvorming over te laten aan het nieuwe bestuur * Toenemende digitalisering is de onvermijdelijke verandering van ‘nu’: ICT-budgetten toekomstvast! Structureel budget Scenario-BASIS: 2023: € 1.004.400 | 2024: € 1.313.900 | 2025: € 1.182.900 | 2026: € 1.010.400 Scenario Basis-SUB: 2023: € 632.400 | 2024: € 893.600 | 2025: € 762.600 | 2026: € 590.100 Om in de komende jaren onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven te kunnen blijven garanderen en om op relevante data gebaseerd beleid te kunnen ontwikkelen, moeten onze ICTkosten meegroeien. Die kostenontwikkeling is niet zozeer een keuze maar een gevolg van verdergaande digitalisering en het enorme belang daarvan voor onze dienstverlening en beleidsontwikkeling. Sinds de start van de BAR-samenwerking is sprake van een forse kostenbeheersing op het gebied van ICT. We zijn er in geslaagd om de totale gerealiseerde kosten tot

30

eind 2020 op het niveau van 2015 te houden. Dat is een prestatie van formaat. We zien dit ook terug in de ICT benchmark gemeenten van 2021. Hieruit komt duidelijk naar voren dat we per inwoner significant minder ICT-kosten hebben dan organisaties die een vergelijkbaar aantal inwoners bedienen. De ICT-kosten stijgen en om bij te kunnen blijven moeten de begrote budgetten meegroeien. Dit is geen overbodige luxe maar een onvermijdelijke ontwikkeling. Als we dit niet doen lopen we in toenemende mate risico’s in onze dienstverlening en beleidsontwikkeling en uitvoering. Aangetekend wordt dat scenario basis-SUB niet zonder negatieve impact is t.o.v. scenario- BASIS. Hierna worden beide scenario’s en de belangrijkste verschillen kort verwoord. Er is ook een uitgebreide notitie geschreven waarin een onderbouwing te vinden is en waarin gedetailleerd wordt aangegeven waarom het basis-sub scenario echt het minimum is. Enkele van de consequenties met de meeste impact: - In scenario basis-sub zijn de nodige rollen en budgetten geschrapt. Dit betekent dat de werkzaamheden voor deze rollen (intern of extern) voor een belangrijk deel bij onze huidige medewerkers terecht komen. Gezien de werkdruk is dit een risico op overbelasting. Sturen op het acceptabel houden van werkdruk leidt ook tot het risico dat er ‘nee’ gezegd moet worden tegen interne klanten.

- In scenario basis is budget opgenomen voor (piket-)dienstverlening aan de griffies en raden. In scenario basis-sub is dit budget verwijderd. Dit betekent óf geen additionele ondersteuning óf de gemeenten/griffies moeten hiervoor zelf budget regelen. - De rollen van ‘gegevensmakelaar’ en ‘data engineer’ zijn nodig voor de ‘basis op orde’ als het gaat om sturing, dashboards en managementrapportage. De grens op dit vlak is bereikt zoals in het afgelopen jaar 2021 is gebleken bij prioriteitsdilemma’s, te lange doorlooptijd projecten, niet kunnen voldoen aan sturingsvragen vanuit bestuur en management, kwetsbaarheid door uitval ten gevolge van ziekte. - Bedrijfs- en ICT-continuïteit: ICT is een cruciale productiefactor. Beschikbaarheid van onze ICTvoorzieningen is randvoorwaardelijk voor onze bedrijfscontinuïteit en continuïteit van dienstverlening. Naarmate meer ICT als SaaS1-dienst wordt afgenomen, wordt het monitoren, beheersen en sturen op deze continuïteit complexer. In scenario basis-sub hebben we hier vanaf 2024 0,5 fte minder opgenomen dan in scenario basis. Dit kan betekenen dat we later deze 0,5 fte alsnog moeten toevoegen. - Zoals hieronder aangegeven is de gevraagde budgetverhoging - zeker in het basis-sub scenario - nauwelijks genoeg om de prijsindexatie van leveranciers bij te houden.

Aangezien de basistaken uitgevoerd moeten worden, aan contractuele verplichtingen moet worden voldaan en er onvermijdelijk sprake is van bijkomende kosten (verSaaSing, nieuwe behoeftes) kan dit leiden tot budgetoverschrijdingen in de jaarrekening of aanvullende claims bij tussenrapportages. Context: I&A budget 2022: € 12,13M2. De budgetclaim voor 2023 is respectievelijk 7,3% (basis) dan wel 4,6% (basis-sub). Zoals te zien is, is basis-sub al nauwelijks voldoende om de reguliere indexeringsverhoging en de kosten van de groeiende organisatie (extra licenties, beheer et cetera) te dekken. Ter vergelijk: op basis van onze huidige kosten + scenario basis (het oorspronkelijke scenario) + de claim voor informatieveiligheid & privacy, zullen onze ict-kosten per inwoner in 2024 ongeveer € 99,80 zijn. De kosten per inwoner voor organisaties die een vergelijkbaar aantal inwoners bedienen,

1 Software as a Service uit ‘de cloud’: een onvermijdelijke marktontwikkeling. 2

Het genoemde I&A budget is exclusief kosten van decentrale functioneel applicatiebeheerders én exclusief kosten voor ons personeelssysteem (Raet) dat historisch bij cluster OMO ligt - dit betekent dat de claims percentueel lager liggen dan 7,3% resp. 4,6%.

31

zullen in 2024 naar schatting tussen de € 107 en € 112 liggen. Ook in 2024 met scenario ‘basis’ blijven we daar dus fors onder. Financiële beheersing, Bestuur, Sturing, Onderbouwd beleid en uitvoering: data gedreven werken. Wij zien een sterk groeiende vraag vanuit bestuur en management voor betere sturing op complexe processen. Financiële beheersing, outcome gerichte sturing en het strategisch dashboard zijn voorbeelden van de snel groeiende vraag. Op dit moment kennen wij een expertise-team ‘data gedreven werken’ dat zich kenmerkt door enorme inzet, maar vooral door onderbemensing en kwetsbaarheid, in geval van ziekte is werk niet over te nemen. Een gebrek aan aanvullend budget betekent dat we nóg meer achter gaan lopen, continuïteit niet gewaarborgd kan worden, aan de vraag niet tijdig voldaan kan worden. Op basis van de huidige vraag is de basis al onvoldoende, gezien de enorm snel groeiende vraag is de grens bereikt. De budgetclaim is gebaseerd op een aantal interne fte’s voor het borgen van cruciale kennis plus budget voor het structureel beleggen van een set aan beheertaken bij externe partijen (flexibele schil). Het gaat hierbij om: Bestuur, Sturing, Onderbouwing (Scenario BASIS)

vanaf 2023

vanaf 2024 (additioneel)

extra fin lasten (intern rollen)

€ 236.836

€ 96.455

extra fin lasten (externe inhuur)

€ 74.750

€ 23.000

totaal

€ 311.586

€ 119.455

Bestuur, Sturing, Onderbouwing (Scenario basis- SUB ) vanaf 2023

vanaf 2024 (additioneel)

€ 144.683

€ 48.228

extra fin lasten (externe inhuur)

€ 46.000

€ 23.000

totaal

€ 190.683

€ 71.228

extra fin lasten (intern rollen)

Wet & Regelgeving. Met de verdergaande digitalisering komt er ook telkens meer wetgeving op dit gebied. Deze heeft directe gevolgen op onze ICT-voorzieningen. Wetten zoals de AVG, Woo (Wet open overheid), WEP (Wet Elektronische Publicaties), WMEBV (Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk VerKeer), WDO (Wet Digitale Overheid), eIDAS (Europese verordening elektronische identiteit), Archiefwet, Wet Digitale Toegankelijkheid, WIODR ( Wet implementatie Open data richtlijn) vereisen allemaal aanpassingen in ons ICT-landschap. Voor AVG-gerelateerde zaken (informatieveiligheid en privacy) is een aparte claim ingediend. Voor de Woo is budget geregeld volgend op de meicirculaire. Voor deze twee wetten wordt hier dus géén extra claim gedaan. Een gebrek aan aanvullend budget betekent dat we niet (tijdig) in staat zijn te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving. Het betreft: Wet & Regelgeving (Scenario BASIS ) extra fin lasten (intern rollen) extra fin lasten (externe inhuur) totaal

vanaf 2023 vanaf 2024 (additioneel) € 59.682 € € 59.682 € -

Wet & Regelgeving (Scenario basis- SUB ) extra fin lasten (intern rollen) extra fin lasten (externe inhuur) totaal

vanaf 2023 vanaf 2024 (additioneel) € 28.750 € € 28.750 € -

32

Ontwikkelingen (landelijk, leveranciers, intern). We zien meerdere grote veranderingen in de ICT-wereld: zeer snel verdergaande digitalisering, grote technologische veranderingen (van big data tot kunstmatige intelligentie), veranderende leveringsmodellen van leveranciers (van verkopen licenties tot ‘cloud- of SaaS-diensten’), landelijke ontwikkelingen vanuit de VNG betreffende Samen Organiseren en ‘Common Ground’. Tegelijk hebben wij een traditionele I&A organisatie en nog altijd veel software in-huis. Onze rollen veranderen. Zoals de typiste van vroeger niet meer bestaat, zo zal ook een rol als (intern) systeembeheer verdwijnen. Tegelijk komen er andere rollen voor terug, gericht op regie, op leveranciersmanagement, op ICT-continuïteitsmanagement, op service level management. Ook zullen we telkens meer van in-huis naar SaaS diensten verschuiven, mede gedwongen door leveranciers. Dit brengt extra kosten met zich mee. En tot slot indexeren leveranciers ieder jaar hun prijzen, waarbij onze budgetten niet mee groeien. Dit kan leiden tot het niet kunnen betalen van de (geïndexeerde) contracten, het niet kunnen aansturen van leveranciers die ons bedrijfskritische softwarediensten leveren, overbelaste medewerkers (kwalitatief en kwantitatief overbelast) en, uiteindelijk, het in gevaar komen van de bedrijfsvoering.

Het betreft: Ontwikkelingen (landelijk, leveranciers, intern) (Scenario BASIS )

vanaf 2023

vanaf 2024 (additioneel) vanaf 2025 vanaf 2026

extra fin lasten (intern rollen)

€ 206.639

extra fin lasten (externe inhuur)

€ 333.500

extra fin lasten (prijsindexatie en verSaaSing) totaal Ontwikkelingen (landelijk, leveranciers, intern) (Scenario basis- SUB )

€ 115.000

€ -172.500 € -161.000

€ 93.000

€ 75.000

€ 30.000

€ 633.139

€ 190.000

€ -131.000

vanaf 2023

€ -172.500

vanaf 2024 (additioneel) vanaf 2025 vanaf 2026

extra fin lasten (intern rollen)

€ 72.712

extra fin lasten (externe inhuur)

€ 247.250

€ 115.000

€ -172.500 € -161.000

extra fin lasten (prijsindexatie en verSaaSing)

€ 93.000

€ 75.000

€ 30.000

totaal

€ 412.962

€ 190.000

€ -131.000

€ -172.500

In 2025 en 2026 verwachten we een daling van de structurele lasten zoals in de tabellen aangegeven. claim samenvatting BASIS

per jaar

cumulatief

2023

€ 1.004.405

2024

€ 309.455

€ 1.313.860

2025

€ -131.000

€ 1.182.860

2026

€ -172.500

€ 1.010.360

claim samenvatting basis- SUB 2023

per jaar

cumulatief

€ 632.395

2024

€ 261.227

€ 893.622

2025

€ -131.000

€ 762.622

2026

€ -172.500

€ 590.122

* Toegenomen werkzaamheden Burgerzaken - garanderen basis dienstverlening € 180.600 per jaar gedurende de jaren 2023, 2024 en 2025 Er is een forse toename van de werkzaamheden bij Burgerzaken als gevolg van landelijke ontwikkelingen, wetgeving en digitalisering. Voor 2022 is incidenteel € 75.500 voor extra formatie

33

beschikbaar gesteld in de drie gemeentebegrotingen. Inmiddels is meer bekend over de structurele effecten van het toegenomen werk. Het gaat om extra benodigde formatie tot een bedrag van € 180.600. Complexiteit dossiers: per dossier meer onderzoek nodig De complexiteit van dossiers neemt toe door de globalisering van de samenleving en de toestroom van vluchtelingen. De dossiers met buitenlandse brondocumenten nemen toe. Dit geeft meerwerk omdat meer onderzoek en meer afspraken nodig zijn. Daarnaast is er een forse toename van mensen die willen naturaliseren: in 2018 gaf dat 591 klantafspraken, in 2019 829. Mede hierdoor is ook het aantal verzoeken tot wijziging in de Basisregistratie Personen (BRP) gestegen. Nieuwe wetgeving en aangescherpte procedures Ook nieuwe wetgeving zorgt voor een toename van werk. Bijvoorbeeld de mogelijkheid tot registratie van levenloos geboren kinderen, de verruimde mogelijkheden bij naturalisaties en de mogelijkheid voor het ambtshalve registreren van een persoon op een briefadres. Op het gebied van adres- en identiteitsfraude is sprake van verder aangescherpte procedures. En vanuit het ministerie is er verhoogde aandacht voor de kwaliteit van de BRP waarvoor zij periodiek controlelijsten naar ons sturen. Risico’s niet honoreren claim De wacht- en behandeltijden zullen op een onacceptabel niveau terecht komen.

De mogelijkheid voor een afspraak is er pas na enkele weken. Bijvoorbeeld een erkenning van een geboren kind kan pas enkele weken later gedaan worden. Inschrijvingen van echtscheidingen worden niet op de dag van uitspraak gedaan maar later. Wettelijke beslistermijnen komen in de knel, bijvoorbeeld de beslistermijn voor naturalisatie (binnen 1 jaar) door de IND. Het grootste risico is dat burgers in hun leven getroffen worden door het te laat registeren en / of afhandelen van hun dossier. De werkdruk zal toenemen en daarmee ook de kans op fouten. * Basis beheer online dienstverlening 92.000, structureel De online dienstverlening is volop in ontwikkeling, inclusief de bijbehorende (Europese) wetgeving. In de nabije toekomst zullen onder andere de single digital gateway verordening (SDG) en de wet digitale overheid van kracht worden. De aanstaande wetgeving SDG brengt nieuwe taken met zich mee zoals controle, aanvulling, publicatie en beheer van zowel Nederlandse als Engelse webteksten op de gemeentelijke producten en diensten van - op termijn - 85 producten per gemeente. Hiervoor is structureel extra capaciteit nodig. Het beheer van de online dienstverlening is momenteel op een minimaal niveau ingericht. Het beheer van 400 webpagina’s kost volgens het onderzoeksbureau GBBO 1 fte. Wij beheren ruim 1.300 pagina’s met 2,1 fte aan capaciteit.

Dit zorgt voor een minimaal beheer en een zeer grote werkdruk. Daarnaast verzorgt het webteam ook de coördinatie en deels de uitvoering van het besluit digitale toegankelijkheid, de advisering bij de bouw van subsites en de deelname aan webprojecten bij andere clusters. Risico’s niet honoreren claim Niet voldoen aan wet- en regelgeving: de SDG, het besluit digitale toegankelijkheid en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv). Het beheer van de online dienstverlening zakt onder het huidige minimale niveau, waarbij we steeds verder gaan achterlopen.

34

* Communicatiefunctie € 209.000, structureel In het kader van de in het A3-plan aangegeven ambitie om naar een modernere, slagvaardigere communicatiefunctie door te ontwikkelen en de wensen van de drie gemeentebesturen op het gebied van communicatie (zoals webcare, social media-inzet en betere strategische advisering) is een aantal investeringen noodzakelijk. Op het gebied van digitale en sociale media is een flinke achterstand in te lopen. In het medialandschap van vandaag zijn sociale media en interactieve (participatie)platforms onontbeerlijk om de communicatiefunctie goed uit te kunnen voeren. Die moeten ontwikkeld en vervolgens beheerd en van relevante content voorzien worden. Daarnaast moeten dagelijks de (sociale) media gemonitord en geanalyseerd worden om tijdig en effectief te kunnen reageren. Ook is structureel onderzoek nodig naar de effectiviteit en het bereik van gemeentelijke content om beter in te kunnen spelen op de behoeften van inwoners en gemeentebesturen. Communicatie is binnen onze GR BAR en de drie gemeenten zeer traditioneel ingericht: met (bestuurs)communicatieadviseurs en (offline) redacteuren en sterk gericht op de productie van oude media. Er is geen specifieke deskundigheid en budget op het gebied van communicatieonderzoek, omgevingsanalyse, analyse van sociale en digitale media, social media-expertise en audiovisuele contentcreatie.

Hiervoor is uitbreiding van de formatie een noodzaak. Ook in een crisissituatie is deze specifieke expertise essentieel en momenteel wordt daar niet in voorzien. Communicatie is een klein team. Het is binnen de huidige capaciteit niet mogelijk om alle projecten, veranderprocessen, programma’s, et cetera van communicatieadvies te voorzien. Hierin staat onze GR BAR niet alleen, het dilemma van communicatiecapaciteit versus communicatiebehoefte geldt voor nagenoeg alle gemeentelijke organisaties zo blijkt uit extern onderzoek. Dat vraagt om het stellen van prioriteiten op welke projecten professionele communicatie inzet noodzakelijk is en om het communicatief vaardiger maken van de organisatie. Communicatie wil een digitaal format voor een communicatieparagraaf ontwikkelen en via BAR-plaza ontsluiten zodat beleidsadviseurs of projectleiders zelf een basis communicatieplan /-paragraaf kunnen maken. Daarnaast is het de wens een via BAR-plaza ontsloten videoportal en brandportal te introduceren. Met het videoportal kunnen medewerkers korte videoproducties maken, bewaren en delen. Toepassingsmogelijkheden zijn: presentaties, how-to-video’s, interne berichtgeving, social media inzet, berichten DR/DB, enzovoort.

Het brandportal biedt medewerkers de mogelijkheid om zelf huisstijlproducties te maken zoals flyers, posters, folders, nieuwsbrieven, rapporten, praatplaten, et cetera en deze bij hogere oplagen te laten printen of drukken. Risico’s niet honoreren claim Communicatie kan niet voldoen aan de opdracht van de DR zoals gesteld in het A3. Besturen blijven onvoldoende bestuurlijk comfort ervaren op het gebied van communicatie. Webcare kan niet effectief worden ingezet. Websites gemeenten blijven achterlopen in ontwikkeling, interactie en participatiedoelstellingen zullen niet worden verwezenlijkt. Sociale mediakanalen van de gemeenten zullen (nagenoeg volledig) irrelevant worden en niet bijdragen aan de communicatiedoelstellingen. De aansluiting met jongeren en jongvolwassenen wordt gemist. De interne communicatie verslechtert en werknemers voelen zich onthand bij gebrek aan moderne media(toepassingen). De crisiscommunicatie anno 2022 kan niet zonder media- en omgevingsanalyse en gemeenten lopen zonder deze kennis mogelijk ernstige reputatie- en imagoschade op bij een crisis. Communicatieprofessionals kunnen hun inspanningen niet of onvoldoende meten en daarmee niet

35

of onvoldoende accountable werken en de communicatiefunctie niet of onvoldoende verbeteren en ontwikkelen. * Team Werkvoorbereiding Kabels en Leidingen (K&L) budgettair neutraal: € 85.000 vanaf 2023 hiervoor is dekking is in de gemeentebegrotingen Momenteel is 1 Coördinator K&L in vaste dienst en wordt ad hoc een Werkvoorbereider civiel / K&L ingehuurd. Het voorstel is 1 Werkvoorbereider K&L aan de vaste formatie toe te voegen. Door de groei van de economie, de energietransitie en de aanleg van glasvezel nemen de werkzaamheden van de coördinator K&L toe. Op dit moment kan hij de werkzaamheden niet meer alleen uitvoeren. Het gevolg is dat door het ongecontroleerd graven van sleuven er meer schade aan verhardingen en overlast voor inwoners ontstaat. Als er ook nog eens minder degeneratievergoedingen worden ontvangen is er minder budget om de schades aan de verhardingen te herstellen. Als gevolg van de energietransitie zijn er in de komende jaren veel nieuwe traforuimtes nodig. De ruimtelijke inpassing van nieuwe traforuimtes in de bestaande openbare ruimte kost relatief veel tijd. Ook voor deze nieuwe taak is aanvullende capaciteit nodig. Het gaat om € 85.000 aan loonkosten. Hiervoor is dekking bij bestaande budgetten in de programmabegrotingen van de gemeenten wat maakt dat het budgettair neutraal kan verlopen.

Risico’s niet honoreren claim Kwaliteitsverlies en het risico dat er fouten hersteld moeten worden die veroorzaakt zijn door de discontinuïteit als gevolg van de tijdelijke inhuur. Schades en overlast bij inwoners door het ongecontroleerd graven van kabelsleuven. Het minder incasseren van degeneratievergoedingen veroorzaakt minder budget voor herstel waardoor de kwaliteit van de openbare ruimte minder wordt. Een toename van de aanvragen voor traforuimtes kan leiden tot wachtlijsten waardoor de energietransitie wordt vertraagd. Als capaciteit verschoven wordt naar deze prioriteit kan dat weer leiden tot achterstanden in het onderhoud en verlaging van de kwaliteit van de openbare ruimte.

36

Overzicht van baten en lasten Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) worden in dit overzicht de baten en lasten per programma weergegeven. Onze GR BAR heeft echter maar één programma: Bedrijfsvoering. Wel zijn de baten en de lasten gerubriceerd naar enkele kostensoorten.

37

3.2

Gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd

De volgende kaders gelden als uitgangspunt voor het opstellen van de begroting: Ontwikkeling personele kosten De afgesloten cao’s worden gevolgd. De GR BAR wordt door de gemeenten gecompenseerd voor de cao, gestegen werkgeverspremies, gestegen kosten dienstreizen en periodieken. Ontwikkeling overige kosten bedrijfsvoering * Voor het te hanteren inflatiepercentage voor 2023 wordt gebruik gemaakt van prognoses van het Centraal Planbureau. De GR BAR wordt door de gemeenten gecompenseerd voor de inflatie. * Voor de meerjarenraming (2024-2026) worden constante prijzen gehanteerd. Risico's De risico’s van de GR BAR worden opgenomen in de individuele risicoprofielen van de gemeenten. Verrekenen * Bij de jaarrekening:  het standaardpakket wordt volgens de afgesproken procentuele verdeelsleutel naar rato van ingebracht budget in rekening gebracht.  het maatwerkpakket wordt separaat aan de betreffende gemeente in rekening gebracht. * Bij aanvullende diensten: De GR BAR bespreekt dit vooraf met het desbetreffende college. Wettelijke nieuwe taken Het uitgangspunt is dat de GR BAR financieel wordt gecompenseerd door de gemeenten voor nieuwe taken die volgen uit nieuwe en gewijzigde wetgeving. Investeringen bedrijfsvoering * In de begroting wordt jaarlijks een meerjarig investeringsschema opgenomen.

* De meerjarige dekking van de nieuwe kapitaallasten vindt in principe plaats binnen de vrijval van de bestaande kapitaallasten. 15% opslag voor overhead bij formatie-uitbreiding Bij een uitbreiding van de formatie wordt een gemiddeld percentage van 15% voor overhead in rekening gebracht bij de gemeenten. - Opleidingskosten Het jaarlijkse opleidingsbudget is gefixeerd op 1,5% van de begrote loonkosten. Autorisatieniveau Het autorisatieniveau van de begroting van onze GR BAR ligt op het niveau van de totaalbedragen van de baten en lasten. Financieel toezicht door Provincie Uitgangspunt is repressief toezicht.

Verrekensystematiek In de Notitie Verrekenen in de BAR-samenwerking uit 2013 zijn afspraken gemaakt over de wijze van verrekenen tussen de drie gemeenten. In de verrekensystematiek wordt onderscheid gemaakt tussen standaard en maatwerk diensten. De standaard diensten worden voor alle gemeenten gelijk uitgevoerd waardoor de uitvoering efficiënt kan worden ingericht en gemeenten dus besparen op hun uitvoeringskosten. Daarnaast is er de mogelijkheid voor maatwerk. Hierbij wordt de dienst volledig naar wens van de betreffende gemeente ingericht en kan een gemeente maximaal invulling geven aan haar specifieke behoefte (‘couleur locale’). Omdat dit ten koste gaat van een efficiënte uitvoering wordt deze maatwerkdienstverlening apart met de betreffende gemeente ‘afgerekend’ zodat andere gemeenten niet mee betalen aan de extra kosten van lokaal maatwerk. Het

38

standaardpakket wordt volgens een verdeelsleutel naar rato van ingebracht budget verrekend. Om het maatwerk te kunnen toerekenen, is tijdschrijven ingevoerd. Hierbij wordt per medewerker bijgehouden voor welke gemeente werkzaamheden zijn uitgevoerd en wordt dit maatwerk naar rato afgerekend. De percentages van de verdeelsleutel voor het standaard pakket worden jaarlijks op 1 januari geactualiseerd om te zorgen dat ze blijven aansluiten op de begrotingswijzigingen die ieder jaar worden opgesteld. De laatste keer is dit gebeurd op 1 januari 2022. Toen is de volgende verdeelsleutel berekend: - Barendrecht: - Albrandswaard: - Ridderkerk:

38,84% 20,43% 40,73%

Op 1 januari 2023 zullen de percentages opnieuw geactualiseerd worden waarbij rekening zal worden gehouden met de begrotingswijzigingen die er in 2022 zijn geweest. Maar op dit moment gelden de percentages per 1 januari 2022 ook voor de begroting 2023. Voor het sociaal domein (de teams van Maatschappij) wordt een afwijkende verdeelsleutel gehanteerd en wordt het aantal klanten (indicaties) Wmo en aantal klanten participatie als verdeelsleutel gebruikt. Voorschot afrekening maatwerk gemeente Barendrecht De afrekening van het maatwerk met de gemeenten vindt plaats in de jaarrekening van de GR BAR. Sinds de oprichting van onze GR BAR kreeg de gemeente Barendrecht ieder jaar steeds geld terug bij de jaarlijkse afrekening van het maatwerk op basis van haar grote inbreng aan personeel bij de start van de GR BAR. Op verzoek van Barendrecht wordt met ingang van de begroting 2022 op voorhand al rekening gehouden met een terug te ontvangen bedrag door Barendrecht van € 250.000. Bij de verrekening na afloop van het jaar zal rekening gehouden worden met dit door Barendrecht vooraf al ontvangen bedrag. Dit heeft alleen betrekking op de bijdrage van Barendrecht aan de GR BAR. Het heeft geen invloed op de bijdragen van Albrandswaard en Ridderkerk of andere posten in de BARbegroting.

3.3

Overzicht incidentele baten en lasten

Structurele lasten dienen gedekt te worden door structurele baten wil er sprake zijn van een structureel evenwicht. Om vast te kunnen stellen dat er sprake is van een structureel evenwicht is inzicht nodig in welke baten en lasten incidenteel zijn en welke structureel. Daarom is voorgeschreven dat in de begroting een overzicht van de incidentele baten en lasten wordt opgenomen. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geeft geen scherpe definitie voor wat incidenteel en structureel is. In de Notitie structurele en incidentele baten en lasten van de commissie BBV staat dat bij het beoordelen of baten en lasten incidenteel of structureel zijn gekeken moet worden naar de aard van de begrotingspost, ofwel naar de soort of de eigenschap van de post. - Structurele baten en lasten zijn periodiek opgenomen in de jaarlijkse begroting, voor onbepaalde tijd en er is (nog) geen einddatum bekend. - Bij incidentele baten en lasten gaat het om eenmalige zaken, (meerjarige) projecten en subsidies die een tijdelijk karakter, c.q. een eindig doel hebben.

39

In de Toelichting op het BBV is incidenteel omschreven als: baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar of minder voordoen. Dit kan als hulpmiddel worden gebruikt. Maar het hierboven geschetste criterium van soort of eigenschap van een begrotingspost gaat altijd boven dit hulpmiddel. In deze begroting zijn geen incidentele baten en lasten opgenomen.

3.4

Overzicht beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves

In 2023 zijn er geen reserves aanwezig.

3.5

Geprognosticeerde meerjarenbalans

Deze geprognosticeerde balans geeft inzicht in de ontwikkeling van de investeringen, het aanwenden van reserves en voorzieningen en de financieringsbehoefte. De indeling is hetzelfde als de balans in de rekening, maar niet zo gedetailleerd. Activa Omschrijving 1-1-2023 1-1-2024 1-1-2025 1-1-2026 1-1-2027 Vaste activa * Materiële activa - economisch nut * Materiële activa - maatschappelijk nut Totaal activa

6.507.200 6.507.200 0

6.120.000 6.120.000 0

5.648.600 5.648.600 0

5.327.800 5.327.800 0

4.875.500 4.875.500 0

6.507.200

6.120.000

5.648.600

5.327.800

4.875.500

Passiva Omschrijving

1-1-2023

1-1-2024

1-1-2025

1-1-2026

1-1-2027

Vaste passiva * Reserves (eigen vermogen) * Voorzieningen * Langlopende schulden

360.000 n.v.t. 319.300 40.700

336.600 n.v.t. 319.300 17.300

330.200 n.v.t. 319.300 10.900

323.600 n.v.t. 319.300 4.300

319.300 n.v.t. 319.300 0

Vlottende passiva * Kortlopende schulden

6.147.200 6.147.200

5.783.400 5.783.400

5.318.400 5.318.400

5.004.200 5.004.200

4.556.200 4.556.200

Totaal Passiva

6.507.200

6.120.000

5.648.600

5.327.800

4.875.500

3.6

EMU-saldo

Het EMU-saldo is ingevoerd door de Europese Unie om vergelijkingen tussen de verschillende eurolanden te kunnen maken. Het is het vorderingensaldo op transactiebasis. Is het saldo positief dan is er sprake van een vorderingenoverschot. Is het saldo negatief, dan spreekt men van een vorderingentekort. Het tekort mag niet hoger zijn dan 3% van het bruto binnenlands product. Deze 3% geldt voor de Nederlandse overheid in haar geheel (Rijk en decentrale overheden). Om de afzonderlijke provincies en gemeenten een beeld te geven wat dit voor hen betekent publiceert het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties jaarlijks individuele EMU-

40

referentiewaarden. Dit betreft geen norm maar geeft een indicatie van het aandeel van een provincie of gemeente in de gezamenlijke tekortnorm. Gemeenschappelijke regelingen hebben geen individuele referentiewaarde. Het EMU-saldo van een gemeenschappelijke regeling maakt onderdeel uit van het EMU-saldo van de deelnemende gemeenten. In het geval van onze GR BAR dus van Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. De GR BAR heeft net als gemeenten het boekhoudstelsel van baten lasten. Om tot het EMU-saldo te komen is de volgende berekening nodig: Omschrijving

2022

2023

2024

2025

2026

0

0

0

0

0

1.597.800

1.732.200

1.646.400

1.580.800

1.562.300

-1.680.000

-1.345.000

-1.175.000

-1.260.000

-1.110.000

-82.200

387.200

471.400

320.800

452.300

Exploitatiesaldo voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Bij: afschrijvingen ten laste van de exploitatie Af: investeringen in (im)materiële activa die op de balans worden geactiveerd EMU-saldo

41

Bijlagen

42

Bijlage Investeringen

43

Bijlage Taakvelden Dit is een verplichte bijlage bij de begroting. De begroting is daarvoor gesplitst in directe kosten die naar deze Bijlage Taakvelden gaan en in kosten van overhead die naar het hierna volgende Overzicht Overhead gaan. Taakvelden zijn 53 - in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten - voorgeschreven zorggebieden die betrekking hebben op taken en daaraan gerelateerde activiteiten. De directe kosten zijn naar de taakvelden verdeeld op basis van verdeelsleutels gebaseerd op de staat van personeelslasten en een opgave van de managers en teamleiders over de werkzaamheden die de medewerkers verrichten. De cijfers zijn indicatief. De verdeling is bewust eenvoudig gehouden.

44

Bijlage Overzicht Overhead Dit is een verplichte bijlage bij de begroting. De begroting is daarvoor gesplitst in directe kosten die naar de Bijlage Taakvelden gaan (zie de bijlage hiervoor) en in kosten van overhead die naar dit Overzicht Overhead gaan. Overhead is gedefinieerd als: de kosten die verband houden met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Dit betreft de hiërarchisch leidinggevenden, financiën, control, HRM, inkoop, communicatie, juridische zaken, bestuurszaken en bestuursondersteuning, ICT, facilitaire zaken, huisvesting, DIV en managementondersteuning. De cijfers zijn indicatief. Er is bewust voor gekozen de verdeling eenvoudig te houden.

45