Aanbiedingsbrief begroting 2024 GR BAR

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Barendrecht

Uw brief van:

-

Kenmerk:

697997

Uw kenmerk:

-

Contactpersoon:

T. Werksma

Bijlage(n):

2

Afdeling:

Financiën

Onderwerp:

Concept begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl inclusief vermindering taken GR BAR

Doorkiesnummer: Datum:

0180 451 646 30 juni 2023

Geachte collegeleden, Wij nodigen u uit kennis te nemen van de conceptbegroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl en verzoeken u deze door te geleiden naar de gemeenteraad voor de zienswijzeprocedure. Traject opstellen begroting anders dan voorgaande jaren Het tijdschema waarbinnen deze nieuwe begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl wordt opgesteld is anders dan vorige jaren. U kreeg de nieuwe begroting altijd eind maart / begin april toegestuurd voor de zienswijzeprocedure. Dat was deze keer niet mogelijk door het besluit om met ingang van 1 januari 2024 beleid en uitvoering terug te laten gaan naar de gemeenten en de BAR-organisatie verder te laten gaan in een afgeslankte vorm met daarin de bedrijfsvoeringstaken, met uitzondering van gemeentelijke communicatie. Door dat besluit zaten we in de eerste maanden van 2023 in een traject van ontvlechting van de huidige BAR-organisatie en de opbouw van de 4 nieuwe organisaties voor de drie gemeenten en een gewijzigde BAR. Daardoor kon in maart nog geen nieuwe begroting opgeleverd worden, omdat nog diverse besluiten genomen moesten worden over de uitgangspunten voor de nieuwe begroting. Normaal gesproken moet een begroting van een gemeenschappelijke regeling voor 15 september worden ingezonden naar de provincie. Maar de provincie heeft deze keer uitstel verleend tot 15 november.

Daardoor was er langer de tijd voor het opstellen van de begroting en ontvangt u die begroting nu, drie maanden later dan gebruikelijk, voor de zienswijzeprocedure. Vermindering taken GR BAR per 1 januari 2024 Wij zijn voornemens om, als de begroting 2024 terug is van de zienswijzeprocedure en ter vaststelling naar het algemeen bestuur (AB) gaat, het AB voor te stellen: Met ingang van 1 januari 2024 het basistakenpakket van de BAR-organisatie aan te passen en te beperken tot: a. Human Rescource Management (HRM); b. Informatie en Communicatie Technologie (ICT) inclusief Informatieveiligheid en Privacy; c. Control; d. Financiën met uitzondering van Planning en Control-taken; e. Juridische zaken en inkoop; f. Facilitaire zaken; g. Administratie Zorg en Uitkeringen.

1

Uit artikel 4, vierde lid, van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie vloeit voort dat de deelnemende gemeenten gehouden zijn om in alle gevallen de diensten en producten, die behoren tot het basistakenpakket, af te nemen. Een deelnemer mag bepaalde taken of diensten pas zelf uitvoeren of uitbesteden na bestuurlijke besluitvorming van het algemeen bestuur. Met ingang van 1 januari 2024 verminderen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk de ambtelijke samenwerking in de BAR-organisatie. Concreet betekent dit dat de beleids- en uitvoeringstaken per 1 januari 2024 bij de drie eigen gemeentelijke organisaties worden belegd. Aanpassing van het basistakenpakket is dan noodzakelijk om uitvoering te kunnen geven aan de ontvlechting en overdracht van de betrokken taken. Op deze wijze worden de afspraken over het terugbrengen van de beleids- en uitvoeringstaken bij de drie gemeenten vastgelegd. Vertrekpunt begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl We zitten nog in het traject van de ontvlechting en er moet nog veel gebeuren. De nu voorliggende begroting is een basisbegroting. Waarbij het eind mei vastgestelde Organisatie-en Formatieplan van de BAR-organisatie nieuwe stijl de belangrijkste basis vormt. Dat betekent dat de formatie die nu is opgenomen in deze begroting gebaseerd is op de huidige situatie.

Immers het Organisatie en formatieplan is gebaseerd op de huidige formatie, onder andere om de plaatsing van medewerkers mogelijk te maken. Daarbij is het uitgangspunt dat we de huidige dienstverlening continueren. Relatie begroting met het dienstverleningspakket aan de gemeenten In de komende maanden werken we aan de doorontwikkeling van deze basisbegroting. Waarbij de begroting in verband wordt gebracht met de nog op te stellen dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met de gemeenten. We hebben een proces ingericht waarbij de BAR-organisatie samen met de gemeentelijke opdrachtgevers zal komen tot afspraken over de dienstverlening. Daarbij wordt een link gelegd met de begroting 2024. Uitgangspunt hierbij is wat op basis van de huidige begroting aan dienstverlening kan worden geleverd aan de drie gemeenten. We zullen daarbij onderscheid maken tussen twee soorten dienstverlening: generieke dienstverlening die noodzakelijk én voor iedere gemeente hetzelfde is; dit ten behoeve van schaalgrootte- en efficiëntie-voordelen, dienstverlening waarbij onderscheid per gemeente mogelijk is; dit ten behoeve van flexibiliteit en keuzemogelijkheid voor onze gemeenten. We werken daarvoor een model uit dat recht zal doen aan eerlijke verdeling waarbij individuele gemeentelijke wensen niet ten laste komen van de andere gemeente(n).

Voortschrijdend inzicht De nieuwe werkelijkheid van het ondersteunen van drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties is deels ook nog onbekend. In de praktijk doen we ervaring op over hoe dat werkt en kunnen we vanuit dat inzicht ook tot herziene afspraken met de gemeenten komen en de koppeling maken naar de begroting. Geen nieuwe ambities in begroting 2024 Bovenstaande maakt dat de begroting 2024 het bestaand beleid betreft voor de bedrijfsvoeringstaken. De belangrijkste ambitie voor 2024 is te zorgen dat de overgang van taken van de GR BAR naar de gemeenten goed verloopt. Daar komt bij dat we de drie gemeentelijke organisaties op een goede wijze willen ondersteunen bij de opbouw van hun organisaties, in het belang van de continuïteit van dienstverlening aan onze inwoners. Én daar hoort ook de opbouw en ontwikkeling van de BARorganisatie nieuwe stijl zelf bij. Ook in 2025 verwachten we hier nog mee bezig te zijn. In deze begroting is een aantal budgettaire aanpassingen gedaan. Dit betreft geen nieuw beleid maar noodzakelijke, onvermijdelijke mutaties om de basis dienstverlening te kunnen blijven continueren.

Opbouw begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl De vorming van de BAR-organisatie nieuwe stijl is als volgt geraamd:  Begrotingswijziging opheffen / ontvlechten huidige GR BAR Als eerste is een begrotingswijziging opgesteld waarin per 1 januari 2024 alle budgetten 2024 van de huidige GR BAR worden afgeraamd naar 0 en de gemeenten hun gemeentelijke bijdragen volledig terug krijgen. De begrotingswijziging is als bijlage bij deze brief gevoegd. 2



Ramen BAR-organisatie nieuwe stijl 2024 Vervolgens is de begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl per 1 januari 2024 geraamd. Net als bij de huidige GR BAR worden de gemeenten om een bijdrage gevraagd voor de BARorganisatie nieuwe stijl. De gemeentelijke bijdragen voor de nieuwe BAR zijn in de begroting berekend op basis van inwoneraantallen. Dit naar aanleiding van een besluit van de Bestuurlijke Stuurgroep waarbij werd ingestemd met de voorgestelde verdeelsleutel op basis van inwoneraantal, tenzij een andere verdeelsleutel handiger lijkt te zijn. Maar hierover is binnen ons DB nog geen consensus. De bestuurders van Barendrecht en Ridderkerk stemmen in met deze verdeling. Albrandswaard opteert voor een andere verdeelsleutel.



Begroting bestaand beleid De begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl bestaat in eerste instantie uit de bedrijfsvoeringbudgetten zoals die zijn opgenomen in de begroting van de huidige GR BAR. Concreet betreft dit de budgetten voor de afdelingen Control, Facilitair, Financiën met uitzondering van de Planning & Controltaken, HRM, Informatie & Automatisering inclusief Informatieveiligheid en Privacy, Inkoop, Juridische Zaken en de administratie van het Sociaal Domein. Die budgetten zijn in de begrotingswijziging voor het opheffen van de huidige BAR tezamen met alle andere budgetten afgeraamd naar 0 (zie hiervoor: begrotingswijziging opheffen huidige BAR). In de begroting van de BAR-organisatie nieuwe stijl worden die bedrijfsvoeringsbudgetten weer opgenomen. Dat is het startpunt voor de BAR-organisatie nieuwe stijl. Vervolgens zijn de ramingen voor de loonkosten aangepast aan de door de colleges en het bestuur van de GR BAR vastgestelde “Organisatie & Formatieplan BAR nieuwe stijl”. Voor de bedragen is uitgegaan van: formatie x werkgeverslasten, maximum schaal x 98,5%. Tot en met 2023 werden de salarislasten begroot op werkelijke lasten. Omdat de plaatsing van de medewerkers nog niet afgerond is ten tijde van het opstellen van de begroting is dit nu niet mogelijk.

Daarom is voor deze begroting aansluiting gezocht bij ervaringscijfers en zijn we uitgekomen op 98,5% van het maximum van de schaal. Hiermee zitten we gemiddeld tussen trede 10 en trede 11. Mocht na de plaatsing van de medewerkers blijken dat er een grote afwijking is ten opzichte van de werkelijke lasten dan kunnen we een wijziging doorvoeren in de 1e Tussenrapportage 2024.



Noodzakelijke budgetwijzigingen 2024 De volgende budgettaire aanpassingen zijn gedaan: 1. Inflatie 2024 - € 261.300, structureel 2. Opleidingen - € 104.000, structureel 3. Noodzakelijke extra formatie * Administratie Sociaal Domein - € 100.000, incidenteel * Applicatiebeheer (3 fte) als gevolg van de ontvlechting - € 265.700, structureel (inclusief 10% opslag overhead) 4. Voorziening verlofsparen en voorziening Regeling Vervroegd Uittreden - € 200.000, structureel 5. Budget extra ondersteuning bij opbouw gemeentelijke organisaties - € 500.000, incidenteel Dit bedrag wordt beschikbaar gesteld door Barendrecht en Ridderkerk (beide 50%) en wordt gestort in een reserve. Indien dit budget niet volledig wordt benut dan zal dit worden teruggegeven aan de 2 gemeenten.

Deze 5 noodzakelijke budgetverhogingen tellen op tot € 1.431.000 en zijn in de begroting toegelicht op de bladzijden 26-28. 3

Overleg gemeenten over begroting 2024 Er is overleg gevoerd met de gemeenten over de gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen van het opheffen van de huidige GR BAR en het opstellen van de begroting 2024 van de BAR nieuwe stijl. Ook over de verwerking van de wijzigingen die nadien komen zal overleg worden gevoerd met de gemeenten. De nieuwe werkelijkheid van het ondersteunen van drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties is deels nog onbekend. In de praktijk doen we ervaring op over hoe dat werkt en kunnen we vanuit dat inzicht ook tot herziene afspraken met de gemeenten komen en de koppeling maken naar de begroting. Nieuwe naam voor BAR-organisatie nieuwe stijl De naam BAR-organisatie nieuwe stijl is tijdelijk. Wij hebben akkoord gegeven op het proces om tot een nieuwe naam te komen. Bijdrage gemeente Barendrecht aan de BAR-organisatie nieuwe stijl 1. In de begrotingswijziging voor het opheffen / ontvlechten van de huidige GR BAR worden alle budgetten afgeraamd naar 0 en krijgen de gemeenten hun gemeentelijke bijdragen aan de GR BAR volledig terug. Voor Barendrecht gaat dit om € 37.116.500. 2. De bijdrage 2024 van Barendrecht is in de begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl berekend op € 13.441.300.

Vervolgens kunt u in uw gemeentebegroting de financiële gevolgen ramen van het besluit om met ingang van 1 januari 2024 beleid en uitvoering terug te laten gaan naar de gemeenten. Hierbij kunt u eigen keuzes maken. Als dit is gebeurd ontstaat er een totaaloverzicht van de structurele financiële gevolgen van de ontvlechting van de BAR-organisatie. Indienen zienswijze Wij verzoeken u een eventuele zienswijze voor woensdag 4 oktober 2023 12:00 uur in te dienen. De behandeling van de begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl in het algemeen bestuur staat geagendeerd voor dinsdag 7 november 2023.

Hoogachtend, het dagelijks bestuur van de GR BAR-organisatie,

de secretaris,

de voorzitter,

G.J. Bravenboer

Drs. R.E. Schneider

Bijlagen: - begrotingswijziging opheffen / ontvlechten huidige GR BAR-organisatie - begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl

4